Diagram as de Flujo

Introducción

El diagrama de flujo además de ser una representación gráfica es la secuencia o rutina simple que tiene como finalidad facilitar la comunicación entre personas. Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este; el diagrama de flujo como su nombre lo dice representa el flujo de información de un procedimiento. Existen varios tipos de diagramas de flujo para: Ingeniería, Software, Datos, en este trabajo se estarán presentando los elementos para crear un Diagrama de Flujo de Procesos, como los utilizados en nuestras oficinas e inclusive a nivel institucional.

los flujos de los reprocesos. · Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. La expresión de los procesos/procedimientos en un diagrama de flujo genera valor agregado para la institución. quienes podrán aportar nuevas ideas para cambiarlos y mejorarlos. los diagramas de flujo o flujogramas.Diagramas de Flujo o Flujogramas Un diagrama de flujo es la representación gráfica de flujo de un algoritmo o de una secuencia de acciones rutinarias. En el contexto del análisis administrativo o de la gestión de organizaciones públicas y privadas. . pues la representación gráfica de los mismos permite que sean analizados por los que tienen a su cargo su realización y además por otros actores interesados. Dentro de las ventajas de realizar Diagramas de Flujo podemos encontrar: · Favorecen la comprensión del proceso/procedimiento al mostrarlo como un dibujo. las responsabilidades. Esto por cuanto el cerebro humano reconoce más fácilmente los dibujos que la escritura en prosa. Se basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas. Se identifican los pasos redundantes. cuando se realizan mejoras en el proceso. la secuencia lógica en que estas realizan.proveedor y las transacciones que en ellas se realizan. los cuellos de botella. · Muestran las interfaces cliente . y la interacción o relación de coordinación entre los encargados de llevarlas a cabo. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto. · Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea. los conflictos de autoridad. son representaciones gráficas que emplean símbolos para representar las etapas o pasos de un proceso. y los puntos de decisión. Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de la operación. facilitando a los empleados el análisis de las mismas.

no sólo por quienes lo llevan a cabo. identificar quién proporciona insumos o recursos a quién. . El trazado de un flujograma establece la comunicación y el conocimiento general del proceso. mostrando gráficamente quién proporciona insumos o recursos y a quién van dirigidos. · La creación del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor. establecer áreas importantes para la observación o recopilación de datos. pues el proceso que representa está disponible para ser analizado. · Permiten identificar problemas tales como cuellos de botella o posibles duplicidades que se presentan durante el desarrollo de los procedimientos. el flujo de información. Esta herramienta ayuda también a buscar los elementos clave de un proceso. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. · Facilitan a los funcionarios el análisis de los procedimientos. los diagramas de flujo se usan para identificar los miembros adecuados del equipo. el flujo de materiales. Cuando se usa El diagrama de flujo sirve para aclarar cómo funcionan las cosas y cómo pueden mejorarse. Además. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.Así mismo esta herramienta es de gran utilidad para una organización. debido a que su uso contribuye en con el desarrollo de una mejor gestión institucional. y de apoyo cuando el titular responsable del procedimiento se ausenta. los procesos de atención clínica o las combinaciones de estos procesos. Los flujogramas pueden usarse para examinar los procesos para el flujo de pacientes. identificar las áreas para mejorar o hacer más eficientes. en aspectos como: · Muestran de manera global la composición de un proceso o procedimiento por lo que favorecen su comprensión al mostrarlo como un dibujo. y para generar hipótesis sobre las causas. de manera que otra persona pueda reemplazarlo. · Sirven como herramienta para capacitar a los nuevos funcionarios. a la vez que se delinea claramente dónde termina un proceso y dónde empieza el próximo. así como las responsabilidades y los puntos de decisión. sino también por todas las partes interesadas que aportarán nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.

pero no se deje de anotarlas para usarlas en el futuro.Cómo se usa Para hacer el diagrama. Preguntar a otras personas que participen en el proceso si creen que refleja lo que hacen. cómo debe hacerlo “Registros ". Aquellas áreas o aspectos que no estén claros pueden representarse con el símbolo de una nube (para implicar un área dudosa) y aclararse más adelante. los registros y/ o documentos que se hayan generado y que nutren la siguiente actividad. o en su caso actividades. hecho. Los pasos y los puntos o momentos decisivos del diagrama de flujo deben reflejar el verdadero proceso (lo que en realidad se hace). Luego se determinará la actividad. mismos que sirven de guía para su diseño. se irá rellenado una "plantilla" en la que se indica: “Qué ". Construcción de los diagramas La construcción de los diagramas de flujo implica la consideración de una serie de pasos. Después del transcurrido de un día o dos. para las actividades en que se considere necesario. A medida que se realiza el diagrama. se empezará identificando qué actividad. Se trata de la única manera de ver lo que puede mejorarse o lo que tiene que mejorarse. inmediatamente posterior o posteriores. no las analice a esta altura. quién lo hace “Cuándo " debe hacerlo “Cómo ". analizar el flujograma junto con el grupo para ver si el grupo está contento con su labor. Si se generan ideas para efectuar mientras se elabora el flujograma. Hacer un análisis para comprobar si los pasos siguen un orden lógico. estos se presentan a continuación: . que es lo que se hace “Quién ". información o producto inicia el proceso: este hecho irá dentro de un rectángulo de aristas redondeadas.

se procede a la identificación de los pasos que están incluidos dentro de los límites de cada procedimiento y su orden cronológico. . previendo así la omisión de pasos relevantes. Criterios para el diseño de los diagramas de flujo Al momento de elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los siguientes criterios: · Encabezado del diagrama de flujo. Al realizar la ubicación de los pasos se deben identificar los puntos de decisión y desarrollarlos en forma de pregunta. ya que esto permitirá definir el grado de detalle y tipo de diagrama a utilizar. la presentación de las dos ramas posibles correspondientes se identifica con los términos SI/NO. o sea diagrama de flujo. Denominación del proceso o procedimiento. · Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos. · Definir los límites de cada procedimiento mediante la identificación del primer y último paso que lo conforman. Título.· Conformar un grupo de trabajo donde participen aquellos que son responsables de la ejecución y el desarrollo de los procedimientos que se encuentran debidamente interrelacionados y que constituyen un proceso. considerando que en los procedimientos que están interrelacionados el comienzo de uno es la conclusión del proceso previo y su término significa el inicio del proceso siguiente. este debe contener la siguiente información: • • • • Nombre de la institución. Denominación del sector responsable del procedimiento. es recomendable hacer una revisión del procedimiento con el fin de corroborar que el mismo se encuentra completo y ordenado. · Establecer el objetivo que se persigue con el diseño de los diagramas y la identificación de quién lo empleará. · Una vez que se han delimitado los procedimientos. · Al tener identificados y ubicados los pasos en orden cronológico.

• Deben utilizarse frases cortas. • Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible. • No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer uso excesivo de ellos. Estructura del diagrama de flujo. en ella debe considerase: • Describir los pasos del procedimiento especificando quién hace. preciso. nunca diagonales. evitando el uso de muchas palabras. • Nombre del analista que realizó el trabajo. . puede hacerlo leyendo una o dos páginas del diagrama. cómo hace. • Simbología utilizada y su significado. • Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida. cuándo hace y dónde hace cada paso. pero completas. pues para recordar los pasos de un procedimiento. • Cada flecha representa el flujo de una información. enumerar y emplear los conectores correspondientes. • Las líneas deben ser verticales u horizontales. deben seguirse estas recomendaciones: • Debe de indicarse claramente dónde inicia y dónde termina el diagrama. • Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o procedimiento y de los responsables. • Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo.• Fecha de elaboración. Descripción narrativa del diagrama de flujo. • En el caso de que el diagrama sobrepase una página. Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas. Esta es la parte más importante y útil para el personal de ejecución de una institución. • Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de salida. • Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de dicha actividad. sin tener que volver a leer el manual de procedimientos completo. • Las líneas de flujo deben de entrar a un símbolo por la parte superior y/o izquierda y salir de él por la parte inferior y/o derecha. • No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores. a excepción del símbolo inicial y final.

• Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular. los términos técnicos y/o que puedan tener más de una interpretación: usar en todos los casos términos sencillos y uniformes para que el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el significado de su contenido. control. En las líneas se destaca la secuencia de los pasos y se hace referencia en cada paso a los funcionarios involucrados en la rutina. ayudar en la capacitación del personal y racionalizar el trabajo. Tipos de Diagramas Existen tres tipos de diagramas de flujo o flujogramas: Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del proceso. Por ejemplo: Recibe. Controla. Es un gráfico en donde existen columnas y líneas. En las columnas están los símbolos (de operación. el espacio recorrido para la ejecución y el tiempo invertido. . espera y archivo). Remite. • Deben evitarse. etc. Archiva. transporte. en lo posible. estas dos últimas son opcionales de inclusión en el diagrama de flujo. Este tipo de diagrama es extremadamente útil para armar un procedimiento. del tiempo presente indicativo.

Este diagrama sirve para destacar a las personas.Diagrama de flujo horizontal: En este diagrama de flujo se utilizan los mismos símbolos que en el diagrama de flujo vertical. Aunque su elaboración resulta más compleja que la del diagrama vertical. este diagrama facilita la visualización de los sectores de una organización que intervienen en un procedimiento determinado. unidades u organismos que participan en un determinado procedimiento o rutina. sin embargo la secuencia de información se presenta de forma horizontal. permite una . además. y es bastante común que sea utilizado para visualizar las actividades y responsabilidades asignadas a cada uno de estos actores y así poder comparar la distribución de tareas y racionalizar o redistribuir el trabajo.

cada cual con su significado. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los diagramas anteriores. Diagrama de flujo de bloques: Este es un diagrama de flujo que representa la rutina a través de una secuencia de bloques encadenados entre sí. . Es una forma sencilla de representar un proceso mediante la utilización de bloques que muestran paso a paso el desarrollo del mismo.mejor y más rápida comprensión del procedimiento por parte de los usuarios. y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas en el gráfico.

.

La ASME ha desarrollado signos convencionales que se presentan. son diseñados para que su interpretación sea universal. así como definir reglas claras con respecto a la aplicación de estos. fue fundada en 1880 como una organización profesional sin fines de lucro que promueve el arte. Los principales valores de ASME están arraigados en su misión de posibilitar a los profesionales de la ingeniería mecánica a que contribuyan al bienestar de la humanidad. . porque no ha surgido algún símbolo convencional que satisfaga mejor todas las necesidades. lo que garantiza que tanto la interpretación como el análisis del diagrama se realicen de forma clara y precisa. la práctica de la ingeniería mecánica y multidisciplinaria y las ciencias relacionadas en todo el mundo. Asimismo. es decir. siendo las más reconocidas y utilizadas las siguientes: American Society of Mechanical Enginners (ASME) La Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos –ASME por sus siglas en inglés-. la simbología utilizada para la elaboración de diagramas de flujo es variable y es escogida según criterio discrecional de cada institución. la ciencia. para asegurar la interpretación unívoca del diagrama de flujo resulta necesario el diseño y escogencia de determinados símbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado preciso. se busca evitar que diferentes usuarios u organizaciones hagan uso de sus propios símbolos para representar procesos Diagramas de flujo. cada uno de ellos tiene un significado diferente. Al normalizar o estandarizar el uso de estos símbolos. en el trabajo de diagramación administrativa es limitada. diversas organizaciones se han establecido diferentes tipos de simbologías para graficar diagramas de flujo. Frecuentemente los símbolos que se utilizan para el graficar flujogramas se someten a un proceso de normalización.Simbología El lenguaje gráfico de los diagramas de flujo está compuesto de símbolos. No obstante lo anterior. a pesar de la amplia aceptación que ha tenido esta simbología. En este contexto.

.American National Standard Institute (ANSI) El Instituto Nacional de Normalización Estadounidense –ANSI por sus siglas en inglés.es una organización privada sin fines lucrativos que administra y coordina la normalización voluntaria y las actividades relacionadas a la evaluación de conformidad en los Estados Unidos.

comercio y comunicación para todas las ramas industriales a excepción de la eléctrica y la electrónica.con el propósito de representar los flujos de información. . International Organization for Standardization (ISO) La Organización Internacional para la Normalización –ISO por sus siglas en inglés. comprendiendo que ISO es un organismo no gubernamental y no depende de ningún otro organismo internacional. de la cual se han adoptado ampliamente algunos símbolos para la elaboración de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa.El ANSI ha desarrollado una simbología para que sea empleada en los diagramas orientados al procesamiento electrónico de datos –EDP. Las normas desarrolladas por ISO son voluntarias.es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación. por lo tanto. no tiene autoridad para imponer sus normas a ningún país.

Se componen de estándares y guías relacionados con sistemas de gestión y de herramientas específicas como los métodos de auditoría. que esté orientada a la producción de bienes o servicios.La Norma ISO 9000 establece otro tipo de simbología necesaria para diseñar un diagrama de flujo. son normas de "calidad" y "gestión continua de calidad". que se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad sistemática. . siempre enfocada a la Gestión de la Calidad Institucional.

igualmente enfocado al tema de calidad. la ciencia. Elabora. El DIN establece otro tipo de simbología necesaria para diseñar un diagrama de flujo. los consumidores e instituciones públicas.es el organismo nacional de normalización de Alemania. la industria. .El Instituto Alemán de Normalización (Deutches Institut fur Normung e. en cooperación con el comercio.V – DIN) El Instituto Alemán de Normalización –DIN por sus siglas en inglés. estándares técnicos (normas) para la racionalización y el aseguramiento de la calidad.

. pero existen organizaciones que han optado por esta técnica para diagramar sus procesos.Símbolos del Flujograma de Ingeniería de Operaciones Administración y Mejora de la Calidad del Proceso (DO) y de La simbología DO no es una técnica que sea común para representar procesos rutinarios en instituciones públicas o privadas.

si duda qué decisión tomar con respecto a un símbolo o un recuadro. Usar la regla de los cinco minutos que dice lo siguiente: “no deje pasar cinco minutos sin poner un símbolo o un recuadro. De ésta manera puede efectuar cambios sin problemas con sólo mover los símbolos a medida que el grupo va aclarando el proceso.Diagramas integrados de flujo (DIF) en las versiones de Yourdon-De Marco y Gene & Sarson. dibujar y cortar los símbolos antes y colóquelos sobre la mesa. sin embargo se han encontrado algunos casos de organizaciones que la han utilizado para representar sus diagramas de flujo. Consejos para la construcción de un diagrama de flujo Tratar de elaborar un borrador preliminar de una sola vez. use el símbolo de la nube o escriba una nota y siga adelante”. Al igual que la técnica anteriormente citada. . la simbología DIF es una técnica que no se utiliza frecuentemente en campo administrativo. Para evitar tener que borrar y tachar ideas que surjan. para luego volver a él y efectuar los ajustes necesarios.

Al usar símbolos de decisión. Por ejemplo. la forma de desglosar cada uno de los pasos generales). la persona seguirá una serie de pasos y si el resultado es NO. Por ejemplo. Por ejemplo. hay que tener en cuenta el propósito del diagrama de flujo. Una vez que se ha construido el flujograma para representar la forma en que funciona el proceso. Fijarse en lo que está escrito adentro del símbolo de decisión de manera tal que las respuestas sean SÍ o NO. cuando el resultado de la decisión o pregunta sea SÍ. usarlos cuando aquellas personas que trabajan en el proceso tienen que tomar una decisión que afectará la forma en que proseguirá el proceso. para que el flujo del diagrama sea lógico. un flujograma destinado a entender mejor el problema de las largas esperas tendría que desglosarse en forma detallada solamente en aquellos pasos que pudiera afectar a las esperas. Tener presente que el diagrama de flujo no tiene por qué incluir todos los símbolos posibles. Análisis de los flujogramas detalladas para identificar las áreas problemáticas. Al tratar de decidir el grado de detalle con que se preparará el flujograma (es decir. la persona recurrirá a otra serie de pasos. se deben estudiar las potenciales áreas problemáticas o los aspectos a mejorar haciendo uso de algunas de las siguientes técnicas: • Fijarse en cada símbolo de decisión: ¿Se trata de una actividad que permite ver si todo funciona bien? ¿Es eficaz? ¿Es redundante? • Estudiar cada ciclo que indica que se vuelve a repetir una actividad: ¿Este ciclo de repetición del trabajo evita que el problema se vuelva a presentar? ¿Las reparaciones se llevan a cabo mucho después del paso en el que se produjeron los problemas? • Fijarse en cada símbolo de actividad: ¿Es este paso redundante? ¿Agrega valor al producto o servicio? ¿Es problemático? ¿Se pueden evitar los errores en esta actividad? • Fijarse en cada símbolo de documentación o base de datos: ¿Es necesario? ¿Está actualizado? ¿Hay una sola fuente de . el símbolo de espera no es necesario si el flujograma no se relaciona con las esperas. Los pasos que no afectan a las esperas pueden mantenerse en términos amplios (sin demasiado detalle).

información? ¿Se puede usar esta información para controlar y mejorar el proceso? • Fijarse en cada símbolo de espera: ¿Qué aspectos complejos o problemas adicionales ocasiona esta espera? ¿Cuánto dura la espera? ¿Podría reducirse? • Estudiar cada transición en la que una persona termina su parte del proceso y otra persona inicia la suya: ¿Quién participa? ¿Qué puede salir mal? ¿El producto o servicio intermedio responde a las necesidades de la siguiente persona del proceso? • Estudiar todo el proceso en general. ¿Sigue un flujo lógico? ¿Hay aspectos o lugares confusos que no conducen a nada? ¿Hay flujos paralelos? ¿Hay algún fundamento para ello? .

Conclusiones En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema. bien distribuida en las personas. debido a que permiten la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada. o sea. Su utilización en estos ámbitos es tan importante. sin sobrecargo para algunas mientras que otros trabajan con mucho desahogo. .

Un diagrama de flujo debe reflejar lo que sucede realmente. Haga participar a aquellas personas que conocen el proceso. no el ideal.Recomendaciones • • • Los flujogramas deben reflejar siempre el proceso real. . ya sea mientras se elabora el flujograma o para que lo revisen y analicen una vez terminado. Analizar de que el diagrama de flujo aborde realmente el problema identificado.

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