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PMBOOK CAPITULO 7

Gestión de los Costos del Proyecto


Objetivo
 El proyecto se pueda completar dentro
del presupuesto aprobado, mediante el
desarrollo de los procesos involucrados
en la planificación, estimación,
preparación del presupuesto y control
de costos.
Temas claves a controlar
 Estimación de
Costos

 Preparación del
Presupuesto de
Costos

 Control de Costos
Ejemplo de decisión
 Limitar el número de revisiones del diseño
puede reducir el coste del proyecto a
expensas de un aumento de los costes
operativos del cliente.

 ¿Qué se debe hacer?


 El cálculo de costes del ciclo de vida,


junto con las técnicas de ingeniería del valor,
puede mejorar la toma de decisiones, y se
usa para reducir el coste y el tiempo de
ejecución, y para mejorar la calidad y el
rendimiento del producto entregable del
proyecto.
Concepto
 La gestión de
los Costos del
Proyecto está
precedido de un
esfuerzo de
planificación por
parte del equipo
de dirección del
proyecto.
Precisiones
 Nivel de precisión.
(por ejemplo, $100,
$1.000).
 Unidades de
medida.
 Enlaces con los
procedimientos
de la
organización
 Umbrales de
control.
 Reglas de valor
ganado.
 Formatos de
Estimación de costos
Preparación del presupuesto de
costos
Control de costos
1.Qué es la estimación de
costos?
 La estimación de costes de las actividades
del cronograma implica desarrollar una
aproximación de los costes de los recursos
necesarios para completar cada actividad
del cronograma.

 ¿Qué beneficia?
 En la mayoría de las áreas de aplicación, se
considera que el trabajo adicional durante
la fase de diseño tiene el potencial de
reducir el coste de la fase de ejecución y
de las operaciones de productos.
 ¿De que se compone?

 Las estimaciones de costes generalmente se expresan en


unidades monetarias (dólares, euros, yen, etc.) para
facilitar las comparaciones tanto dentro de los proyectos
como entre los proyectos.

 Las estimaciones de costes pueden mejorarse a través de
refinamientos durante el transcurso del proyecto para
reflejar los detalles adicionales disponibles

 Los costes de las actividades del cronograma se estiman


para todos los recursos que se cargarán al proyecto. Esto
incluye, entre otros, la mano de obra, los materiales, los
equipos, los servicios y las instalaciones, así como
categorías especiales tales como una asignación por
inflación o un coste por contingencia

 Estimador de Costos formal.
Estimación de costos
 ¿De que se compone?

 Entradas
•Factores ambientales
 •Activos de los Procesos de la Organización
•Enunciado del Alcance del Proyecto

•Estructura de Desglose del Trabajo
•Diccionario de la EDT
•Plan de gestión del proyecto

Condiciones del mercado


Bases de datos comerciales Ambientales

Políticas de estimación de costes
Plantillas de estimación de costes
Información histórica Activos de los
Archivos del proyecto procesos de la
Conocimiento del equipo del proyecto organización
Lecciones aprendidas
 ¿De que se compone?

Entradas
  Una de las restricciones más comunes para muchos
proyectos es un presupuesto de proyecto limitado.
 La descripción del alcance del producto, dentro
del enunciado del alcance del proyecto, proporciona
 descripciones de productos y servicios, e Enunciado del
información importante acerca de todos los temas o alcance

aspectos técnicos que se consideran durante la
estimación de costes.

La estructura de desglose del trabajo (EDT) del


proyecto suministra la relación entre todos los EDT
componentes del proyecto y los productos
entregables del proyecto.

El diccionario de la EDT y los enunciados


detallados del trabajo relacionados proporcionan
una identificación de los productos entregables y
una descripción del trabajo en cada Diccionario EDT
componente de la EDT necesario para producir cada
producto entregable.
 ¿De que se compone?

Entradas
 El plan de gestión del proyecto suministra el plan
general para ejecutar, supervisar y controlar el
 proyecto, e incluye planes subsidiarios que
proporcionan orientación e instrucciones para la
 planificación y el control de la gestión de costos. Plan de
En el caso de que estén disponibles otras salidas Gestión del

de planificación, se tienen en cuenta durante la Proyecto
estimación de costes.

Los atributos de selección del personal del proyecto


y los Plan de gestión de
costes de personal son componentes necesarios para personal
desarrollar las estimaciones de costes del
cronograma.
Los riesgos, que pueden ser amenazas u oportunidades,
en general ejercen un impacto tanto en la actividad Registro de riesgos
del
cronograma como en los costes del proyecto.
 ¿De que se compone?

Herramientas y Técnicas
 La estimación de costes por analogía implica usar
el coste real de proyectos anteriores similares
 como base para estimar el coste del proyecto Estimación
actual. por Analogía
 La estimación de costes por analogía utiliza el
juicio de expertos.

La persona que determina las tarifas o el grupo que


prepara las estimaciones debe conocer las tarifas de
costes unitarios, tales como el coste del personal
por hora y el coste del material a granel por yarda Determinación de
Tarifas de Costes de
o metro cúbico, correspondientes a cada recurso para Recursos
estimar los costes de la actividad del cronograma.

El coste y la exactitud de la estimación de costes


ascendente en general está motivada por el tamaño y Estimación
la complejidad de la actividad del cronograma o del Ascendente
paquete de trabajo individuales.
 ¿De que se compone?

Herramientas y Técnicas
 La estimación paramétrica es una técnica que
utiliza una relación estadística entre los datos
 históricos y otras variables (por ej., metros Estimación
cuadrados en la construcción, líneas de códigos en Paramétrica
 el desarrollo de software, horas de mano de obra
requeridas) para calcular una estimación de costes

para un recurso de la actividad del cronograma.

Las aplicaciones de software de estimación de costes,


las hojas de cálculo computarizadas, y las Software de Gestión
herramientas de simulación y estadísticas, es de Proyectos
ampliamente utilizado para asistir en el proceso de
estimación de costes.

Entre otros métodos de estimación de costes se


incluyen el análisis de propuestas para licitaciones Análisis de
y un análisis de lo que debería costar el proyecto Propuestas para
Licitaciones
 ¿De que se compone?

Herramientas y Técnicas
 Muchos estimadores de costes incluyen reservas,
también llamadas asignaciones para contingencias,
 como costes en muchas estimaciones de costes de las
actividades del cronograma.
 Una opción para gestionar las reservas para
contingencias de coste es sumar la reserva para Análisis de

contingencias de coste de cada actividad del Reserva
cronograma correspondiente a un grupo de actividades
relacionadas para obtener una única reserva para
contingencias que se asigna a una actividad del
cronograma

El coste de la calidad también puede utilizarse para


preparar la estimación de costos de las actividades Costo de la Calidad
del cronograma.
 ¿De que se compone?

Salidas
 Este tipo de estimación puede presentarse en forma
de resumen o en detalle. Los costes se estiman para
 todos los recursos que se aplican a la estimación de
costes de la actividad. Esto incluye, entre otros, la
mano de obra, los materiales, los equipos, los Estimaciones de
 Costes de las
servicios, las instalaciones, la tecnología de la Actividades

información, y categorías especiales como una
asignación por inflación o una reserva para
contingencias de coste.

La información de respaldo para las estimaciones de


costes de las actividades deberá incluir:

Descripción del alcance del trabajo del proyecto de la


actividad del cronograma Información de
Documentación de los fundamentos de la estimación (es Respaldo de la
decir, cómo fue desarrollada) Estimación de Costes
Documentación de todas las asunciones realizadas de las Actividades
Documentación de todas las restricciones
Indicación del rango de estimaciones posibles (por ejemplo,
$10.000 (-10% / +15%) para indicar que se espera que el
artículo cueste entre $9.000 y $11.500).
 ¿De que se compone?

Salidas
 El proceso Estimación de Costes puede generar
cambios solicitados que pueden afectar al plan de
 gestión de costes Cambios Solicitados

Si del proceso Estimación de Costes resultan


solicitudes de cambio aprobadas, el componente plan


de gestión de costes, del plan de gestión del Plan de Gestión de
proyecto, se actualiza si esos cambios aprobados Costes
causan un impacto sobre la gestión de costes. ( Actualizaciones )
2. ¿Qué es la Preparación del
Presupuesto de Costos?
 La preparación del presupuesto de costes
implica sumar los costes estimados de las
actividades del cronograma o paquetes de
trabajo individuales para establecer una
línea base de coste total, a fin de medir el
rendimiento del proyecto.

 ¿Qué beneficia?
 Entrega la totalidad del costo del proyecto.
En caso de ser una licitación valida si se
esta muy lejos de cumplir la meta o
permite verificar si la empresa esta
facturando muy por encima del mercado.
Preparación del presupuesto de
costos
 ¿De que se compone?

 Entradas
•Enunciado del Alcance del Proyecto
 •Estructura de Desglose del Trabajo
•Diccionario de la EDT

•Estimaciones de Costes de las Actividades
•Información de Respaldo de la Estimación de Costes de las Actividades
•Cronograma del Proyecto
•Calendarios de Recursos
•Contrato
•Plan de Gestión de Costes

Entradas
Las limitaciones periódicas formales de
los gastos de fondos del proyecto
pueden incluirse en el acta de
Enunciado del
constitución del proyecto o en el Alcance del
contrato. Proyecto
 ¿De que se compone?

Entradas
 La estructura de desglose del trabajo (EDT) del
proyecto proporciona la relación entre todos los
 componentes del proyecto y los productos Estructura de
entregables del proyecto. Desglose del
Trabajo

El diccionario de la EDT y los enunciados detallados


del trabajo relacionados proporcionan una
identificación de los productos entregables y una Diccionario de la EDT
descripción del trabajo en cada componente de la EDT
necesario para producir cada producto entregable.

Las estimaciones de costes para cada actividad del


cronograma dentro de un paquete de trabajo se suman Estimaciones de
para obtener una estimación de costes para cada Costes de las
paquete de trabajo. Actividades
 ¿De que se compone?

Entradas
 La información de respaldo para las estimaciones
de costes de las actividades deberá incluir:

Descripción del alcance del trabajo del proyecto
 de la actividad del cronograma
Documentación de los fundamentos de la estimación

(es decir, cómo fue desarrollada) Información de
Respaldo de la
Documentación de todas las asunciones realizadas Estimación de Costes
Documentación de todas las restricciones de las Actividades
Indicación del rango de estimaciones posibles (por
ejemplo, $10.000 (-10% / +15%) para indicar que se
espera que el artículo cueste entre $9.000 y
$11.500).

El cronograma del proyecto incluye las fechas de


inicio y finalización programadas para las
actividades del cronograma del proyecto, los hitos
del cronograma, los Cronograma del
paquetes de trabajo, los paquetes de planificación y Proyecto
las cuentas de control. Esta información se utiliza
para sumar costes a los períodos del calendario
cuando se planifica incurrir en dichos costes.
 ¿De que se compone?

Entradas
 El calendario de recursos del proyecto define, por
lo Calendarios
 general, días festivos específicos de los recursos de Recursos
y períodos de disponibilidad de los recursos

La información del contrato relacionada con los


productos, servicios o resultados que se han
comprado, y sus costes, se usa para desarrollar el Contrato
presupuesto.

Durante la preparación del presupuesto de costes se


consideran el componente plan de gestión de Plan de Gestión de
costes, del plan de gestión del proyecto, y otros Costes
planes subsidiarios.
 ¿De que se compone?

 Herramientas y Técnicas
•Suma de costos
 •Análisis de reserva
•Estimación paramétrica

•Conciliación del limite de la financiación

Herramientas y Técnicas
Las estimaciones de costes de las actividades del
cronograma se suman por paquetes de trabajo de
acuerdo con la EDT. Las estimaciones de costes de
los paquetes de trabajo luego se suman para los Suma de
Costes
niveles superiores de componentes de la EDT, tales
como las cuentas de control, y finalmente para todo
el proyecto.

El análisis de reserva establece las reservas para


contingencias, como por ejemplo, la reserva para
contingencias de gestión, que son asignaciones para
cambios no planificados, pero potencialmente Análisis de Reserva
necesarios. Dichos cambios pueden resultar de
riesgos
identificados en el registro de riesgos.
 ¿De que se compone?

Herramientas y Técnicas
 Las estimaciones de costes de las actividades del
cronograma se suman por paquetes de trabajo de
 acuerdo con la EDT. Las estimaciones de costes de
los paquetes de trabajo luego se suman para los
niveles superiores de componentes de la EDT, tales Suma de
 Costes
como las cuentas de control, y finalmente para todo

el proyecto.

El análisis de reserva establece las reservas para


contingencias, como por ejemplo, la reserva para
contingencias de gestión, que son asignaciones para
cambios no planificados, pero potencialmente Análisis de Reserva
necesarios. Dichos cambios pueden resultar de
riesgos
identificados en el registro de riesgos.
 ¿De que se compone?

Herramientas y Técnicas
 Tanto el coste como la exactitud de los modelos
paramétricos varían ampliamente. Es más probable que
 sean fiables cuando:
La información histórica usada para desarrollar el
 modelo es exacta
Los parámetros usados en el modelo son fácilmente Estimación

cuantificables Paramétrica
El modelo es escalable, es decir, funciona bien
tanto para un proyecto grande como para uno pequeño.

La conciliación requerirá que se ajuste el


cronograma de trabajo para allanar o regular dichos
gastos, lo que se logra aplicando restricciones de
fecha impuestas para algunos paquetes de trabajo, Conciliación del
hitos del cronograma o componentes de la EDT en el Límite de la
Financiación
cronograma del proyecto
 ¿De que se compone?


Salidas

•Línea base de costo
•Requisitos de la financiación

•Plan de gestión de costos
 •Cambios solicitados

Se desarrolla sumando los costes estimados por


período y normalmente se representa por una curva S

Línea Base de
Coste
 ¿De que se compone?

Salidas

 Los requisitos de financiación, totales y periódicos


(por ejemplo, anuales o trimestrales ), se derivan de
 la línea base de coste y pueden establecerse para Requisitos para la
excederlos, en general por un margen, a fin de estar Financiación del

preparado para el avance temprano o los sobrecostes. Proyecto

El proceso Preparación del Presupuesto de Costes


puede generar cambios solicitados que afecten al
plan de gestión de costes u otros componentes del
plan de gestión del proyecto. Los cambios Cambios Solicitados
solicitados se procesan para su revisión y
disposición a través del
proceso Control Integrado de Cambios .
3. Control de Costos
 La preparación del  Influir sobre los factores que producen
cambios en la línea base de coste .
presupuesto de
Asegurarse de que los cambios
costes implica sumar

solicitados sean acordados.


los costes estimados  Gestionar los cambios reales cuando y a
de las actividades medida que se produzcan.
del cronograma o  Asegurar que los posibles sobrecostes no
paquetes de trabajo excedan la financiación autorizada
individuales para periódica y total para el proyecto

establecer una línea  Realizar el seguimiento del rendimiento


del coste para detectar y entender
base de coste total, las variaciones con respecto a la
a fin de medir el línea base de coste
rendimiento del  Registrar todos los cambios pertinentes
proyecto. con precisión en la línea base de
coste
  Evitar que se incluyan cambios

incorrectos, inadecuados o no
aprobados en el coste o en el uso de
recursos informados
 Informar los cambios aprobados a los
interesados pertinentes
Control de costos
 ¿De que se compone?


Entradas

•Línea base de costos
•Requisitos de la financiación del proyecto

•Informes de rendimiento
 •Información del rendimiento del trabajo
•Solicitudes de cambio aprobadas
•Plan de gestión del proyecto

Se desarrolla sumando los costes estimados por


período y normalmente se representa por una Línea Base de
Costos
curva S

Productos entregables que se han completado y


aquellos que todavía no se han completado
Costos autorizados e incurridos
Estimaciones hasta la conclusión de las actividades Información sobre el
del cronograma Rendimiento del
Porcentaje físicamente completado de las Trabajo
actividades del cronograma.
 ¿De que se compone?

Entradas

P la n d e g e stió n d e l
 S o licitu d e s d e p ro y e cto
ca m b io

In fo rm a ció n In fo rm e s de
re n d im ie n to re n d im ie n to
 ¿De que se compone?


Herramientas y Técnicas
•Sistema de control de cambios del proyecto
•Análisis de medición del rendimiento

•Proyecciones
 •Revisiones del rendimiento
•Software de gestión de proyectos
•Gestión de Variación

Un sistema de control de cambios del costo, Sistema de
documentado en el plan de gestión de costes, define Control de
los procedimientos por los cuales la línea base de Cambios del
coste puede ser modificada Costo

La técnica del valor ganado (EVT) compara el Análisis de Medición


valor acumulativo del coste presupuestado del del Rendimiento
trabajo realizado (ganado) en la cantidad original
del presupuesto asignada tanto con el coste
presupuestado del trabajo planificado (programado)
como con el coste real del trabajo realizado (real).
 ¿De que se compone?

Herramientas y Técnicas


Software Revisiones del
Rendimiento del
 Proyecto

Gestión de
variación

Proyecciones Análisis de Medición


del Rendimiento
¿De que se compone?
Herramientas y Técnicas

 Análisis de Medición del Rendimiento


Técnica del valor ganado


 Valor planificado
 Valor ganado EV
 Costo real AC
 Estimación hasta la conclusión y estimación a la conclusión
 Variación del Costo
 Variación del cronograma
 Índice de rendimiento del coste CPI=EV/AC
 CPI Acumulativo
 Índice Del Rendimiento Del Cronograma

¿De que se compone?
Herramientas y Técnicas

 Proyecciones

Técnica del Proyección



 ETC basada en una nueva estimación
 ETC basada en variaciones atípicas
 ETC basada en variaciones típicas
 EAC utilizando una nueva estimación
 EAC usando el presupuesto restante
 EAC usando el CPI

¿De que se compone?
Herramientas y Técnicas

 Revisiones del Rendimiento del Proyecto


Técnicas de informe del rendimiento


 Análisis de variación
 Análisis de tendencias
 Técnica del valor ganado

 ¿De que se compone?


Salidas

•Estimación de costos actualizado
•Línea de base de costo actualizado

•Mediciones del Rendimiento
 •Conclusión proyectada
•Cambios Solicitados
•Acciones correctivas recomendadas
•Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones)
•Plan de gestión del proyecto actualizado