CAPACITACIÓN ORGANIZACIONAL

Semana 6
Ejecución de la capacitación en una organización
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APRENDIZAJE ESPERADO
El estudiante será capaz de:
• Organizar un programa de capacitación a partir de los requerimientos
administrativos en una organización, considerando los lineamientos del
SENCE, con la finalidad de responder a los requerimientos de la empresa.

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ÍNDICE
APRENDIZAJE ESPERADO ..................................................................................................................................................... 2
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................................... 4
RESUMEN ............................................................................................................................................................................ 5
PALABRAS CLAVE ................................................................................................................................................................. 5
PREGUNTAS GATILLANTES ................................................................................................................................................... 5
1. EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN EN UNA ORGANIZACIÓN .................................................................................................... 6
1.1. LISTADO DE ASISTENCIA ..................................................................................................................................................... 7
1.2. ESPACIO FÍSICO O VIRTUAL PARA EL APRENDIZAJE ........................................................................................................... 7
1.3. PRESUPUESTO Y COTIZACIONES ......................................................................................................................................... 7
1.4. CONTACTO CON EL RELATOR ............................................................................................................................................. 8
1.5. MATERIALES ....................................................................................................................................................................... 8
2. SENCE Y REQUISITOS ................................................................................................................................................................ 8
2.1. LISTADO DE ASISTENCIA ..................................................................................................................................................... 9
2.2. EVALUACIÓN DE LA ACTIVIDAD.......................................................................................................................................... 9
3. CIERRE DEL PROCESO SENCE .................................................................................................................................................... 9
COMENTARIO FINAL .......................................................................................................................................................... 11
REFERENCIAS ..................................................................................................................................................................... 12

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INTRODUCCIÓN

La capacitación, tal como se ha planteado anteriormente, es un proceso dinámico y complejo que debe
considerar no solo la mirada de la organización, sino que también la mirada de los trabajadores, para así
poder responder de forma eficiente a las reales necesidades de capacitación.
Las etapas del proceso de capacitación, como se ha expuesto, deben ser coherentes y consistentes unas
con otras, de manera de que se evidencie el proceso para cumplir el propósito definido, a través de la
ejecución de la capacitación, etapa que para muchas empresas es la que genera más ansiedad, debido a
que no se sabe cuál es la recepción que tendrán los trabajadores en relación con el programa diseñado.
Pero ¿qué elementos será fundamental considerar para la correcta ejecución de la capacitación? Tal como
se revisará a lo largo del documento, para una correcta ejecución de este proceso, los organizadores
deberán considerar el lugar, el relator y los materiales, entre otros elementos. Cada uno de ellos debe estar
alineado al diseño de la capacitación, con el fin de que la ejecución evidencie claramente el objetivo del
programa.
La ejecución de la capacitación podrá ser realizada de manera presencial o virtual, dependiendo de las
condiciones de la empresa, y también respondiendo a las necesidades de las personas, pues no se debe
olvidar que, si bien las personas están al servicio de las empresas, son estas últimas quienes deben brindar
las condiciones necesarias para que los trabajadores puedan desarrollar de manera óptimas las laborales
asociadas a su cargo.

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RESUMEN

La ejecución de la capacitación se refiere a la implementación propiamente tal del programa de

capacitación que se ha diseñado, en donde se pondrán en marcha las actividades planificadas, de acuerdo
con la metodología definida para dicha actividad.
Esta etapa del proceso de capacitación implica la coordinación de diversos factores, tales como horarios,
traslados (si aplica), personal involucrado en la realización de los eventos de capacitación, entre otros.
También se requiere el diseño de instrumentos y las formas de comunicación para supervisar que se esté
cumpliendo con lo que se planificó, para dar respuesta a las necesidades de capacitación.
A la vez, se verá que es fundamental registrar la asistencia de los participantes, así como procurar que estos
obtengan al menos 75% de asistencia para poder validar su participación y, a la vez, utilizar la franquicia
tributaria acorde con los requerimientos SENCE.

PALABRAS CLAVE

• Ejecución de la capacitación
• Lista de asistencia
• Espacio físico o virtual
• Relator
• Informe de cierre

PREGUNTAS GATILLANTES

• ¿En qué consiste la etapa de ejecución de la capacitación?

• ¿Qué elementos se deben considerar para una correcta ejecución de la capacitación?
• ¿Por qué es importante que las empresas respondan a los requisitos de SENCE?

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1. EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN EN UNA ORGANIZACIÓN

La ejecución del programa de capacitación en ocasiones es vista como la etapa más importante del proceso,
aunque es solo la expresión concreta, real y tangible de un proceso que viene llevándose a cabo, y en el
cual esta es una etapa más. En este sentido, no se puede desconocer que es importantísima y que es en
donde se materializan los esfuerzos anteriores, pero creer que es más trascendente que otros aspectos es
un error.
La ejecución presupone que existe un binomio compuesto por un instructor y por un aprendiz. Los
aprendices son las personas que necesitan aprender, los cuales han sido escogidos por la empresa o ellos
mismos han manifestado que desean ser parte del personal que requiere de capacitación, por parte de la
organización. Por otra parte, los instructores son personas que se consideran expertos o especialistas en
alguna área, actividad o trabajo, y que son capaces de transmitir el conocimiento que poseen a los
aprendices. Si pensamos en cómo se desarrolla la capacitación, en sus requisitos y en las definiciones que
ya hemos planteado, podemos entender que un auxiliar, un jefe o un gerente pueden ser aprendices, tal
como pueden ser instructores; todo depende de la capacitación que vaya a llevarse a cabo, los contenidos
que se revisarán, los objetivos planteados, entre otros aspectos (Chiavenato, 2000, p. 576).
La capacitación también implica una relación instrucción/aprendizaje, en donde la instrucción es la
enseñanza planificada de alguna tarea o actividad, y el aprendizaje es la incorporación de lo enseñado al
comportamiento y a la cognición de las personas. Dicho de otra manera, según Chiavenato (2000),
aprender es modificar el comportamiento gracias a lo enseñado.
Para iniciar la ejecución del programa, deben estar concretados los siguientes aspectos:
• Objetivos generales y específicos, a corto, mediano y largo plazo, que especifiquen el cambio de
conductas que se espera en los trabajadores.
• Contenido temático del evento.
• Técnicas grupales que facilitarán el proceso instrucción-aprendizaje.
• Los recursos didácticos que apoyarán y facilitarán la asimilación de conocimientos de los
participantes.
• Recursos financieros y materiales requeridos para efectuar las acciones.
• Duración total en horas de cada uno de los eventos que se programen.
• Instructor(es) y/o institución capacitadora responsable de los eventos previstos.

Los problemas que pueden ocurrir en la ejecución, muchas veces se relacionan con el hecho de que los
puntos anteriores no han sido debidamente analizados, lo que puede llevar a que, posteriormente, la
evaluación de una capacitación sea negativa y, por consiguiente, no se logren los objetivos planteados en
un comienzo. En esta fase deben estar considerados los diversos medios de capacitación y decisiones de
todos los aspectos del proceso: cómo motivar al personal, distribuir la enseñanza en el tiempo, asegurar el
impacto, que se aplique lo aprendido, por nombrar algunos.

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Lo anterior dependerá del contenido, de la enseñanza y características del alumno. Hay que reiterar la
importancia de los principios del aprendizaje, tales como la motivación, el reforzamiento de conductas, la
repetición, la participación y la retroalimentación. La ejecución es la puesta en marcha del plan de
capacitación, lo que implica la coordinación de intereses, esfuerzos y tiempos del personal involucrado en
la realización de los eventos de capacitación.

1.1. LISTADO DE ASISTENCIA

Toda actividad de capacitación debe contemplar el registro de asistencia de los participantes, pues esto
permitirá establecer un control de los trabajadores que han recibido capacitación por parte de la empresa.
Esta información puede utilizarse con el propósito de entregar un certificado de reconocimiento de los
aprendizajes obtenidos, o bien ser para ser parte de la evaluación de desempeño del trabajador, en donde
se considerarán los elementos aprendidos en la capacitación para evaluar su comportamiento en el
trabajo.

1.2. ESPACIO FÍSICO O VIRTUAL PARA EL APRENDIZAJE

Cuando se habla de espacio físico o virtual para el aprendizaje, se hace referencia al lugar en donde se
ejecutará la capacitación, es decir, el auditorio que se utilizará para desarrollar el evento, el cual debe
considerar un lugar al aire libre, si es una capacitación con actividades outdoor.
Hasta antes del 2020, la gran mayoría de las capacitaciones eran de forma presencial, ya fuese en el salón
de capacitaciones de la empresa o en otro lugar que la empresa hubiese arrendado. Sin embargo, desde
que inicio la pandemia de Coronavirus, las empresas se vieron obligadas a buscar alternativas para poder
generar los espacios de aprendizaje, con lo que tomaron relevancia las plataformas en donde los
participantes pudieran conectarse sincrónicamente, siendo hoy en día Meet y Teams, y entre otras, las más
utilizadas por las empresas para desarrollar las capacitaciones.

1.3. PRESUPUESTO Y COTIZACIONES

Todas las empresas que realizan actividades de capacitación deben detallar sus presupuestos y
cotizaciones, ya sea si la actividad es de forma particular, es decir, costeada totalmente por la empresa o
es con franquicia tributaria.
Las cotizaciones le permitirán a la empresa seleccionar el lugar y materiales que se ajusten al presupuesto
establecido para la capacitación, dentro de lo cual debe considerarse al o los relatores, el lugar, los
materiales, los costos de traslado y el alojamiento, si es que aplica.

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Normalmente las empresas trabajan con 3 o 4 cotizaciones, las cuales son solicitadas a los lugares en donde
se desea realizar la actividad, contemplando costos de salón y materiales asociados, alimentación y
alojamiento, si corresponde. A la vez, se debe contemplar costos de traslado si es que esto es necesario.
Por último, se debe considerar en el presupuesto el valor del relator, cuyo costo variará de acuerdo con la
experiencia del profesional, estableciéndose el valor aproximado por hora entre 1 UF para relatores junior
y entre 1,5 a 3 UF para profesionales intermedio o senior.

1.4. CONTACTO CON EL RELATOR

Para la ejecución de la capacitación, se debe prever de un profesional que realice la capacitación y que sea
experto en el tema que se abordará. Normalmente, las empresas terminan sus diseños de programa de
capacitación junto con el experto-relator, con el fin de establecer las actividades más idóneas para lograr
el objetivo planteado.
En el caso de las empresas privadas, se contrata a los relatores a través de un contrato a honorarios por la
prestación de servicios. En cambio, en las empresas públicas debe realizarse una licitación y quien se la
adjudique, es contratado.

1.5. MATERIALES

Para el correcto desarrollo de la ejecución de la capacitación, se debe prever qué materiales serán
necesarios y cuándo, cómo y quién se hará cargo de esta tarea.
Los materiales que se deben considerar corresponden a todo tipo de artículos que utilice el relator para
generar su exposición y facilitación de la capacitación, como proyector, pizarra, plumones y materiales de
escritorio, como cartulinas, plumones y cualquier artículo que se emplee en las dinámicas programadas.
También se deberá considerar los materiales que se les entregarán a los participantes, como por ejemplo
cuadernos o block de apuntes y lápices. Existen algunas empresas que consideran un regalo corporativo
como tazón, agenda u otro artículo de recuerdo.
Por último, se deberá tener en mente que, si la actividad considera ejecutar tareas de manera outdoor, se
deberán contemplar todos los implementos para el desarrollo de la planificación.

2. SENCE Y REQUISITOS

Cuando una organización decide ejecutar su capacitación utilizando franquicia tributaria, debe saber que
hay acciones que debe desarrollar, pues son parte de los requisitos que solicita SENCE para validar la
actividad que se ha realizado.

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Los requisitos solicitados por SENCE sirven para comprobar que la capacitación se haya realizado
efectivamente y que hayan participado las personas que se inscribieron en el curso, resguardando así los
recursos establecidos para dicha actividad.

2.1. LISTADO DE ASISTENCIA

Una de las más importantes acciones que se deben realizar cuando se ejecuta una actividad de
capacitación, utilizando franquicia tributaria, es registrar el listado de asistencia. Antiguamente, SENCE
solicitaba la presentación de un libro de asistencia manual, en donde todos los participantes debían firmar
al ingreso y término de la actividad, lo que muchas veces generaba procesos engorrosos por la
comprobación de la firma de los participantes.
Desde mediados de 2014, aproximadamente, este organismo modernizó sus procesos y estableció el
registro de asistencia digital, en donde los participantes dan cuenta de su asistencia en un aparato de
registro biométrico. Este aparato reconoce la huella que los participantes tienen registrada en el Registro
Civil y, con ello, se genera la comprobación automática de la identidad de la persona. No obstante, existen
algunas dificultades, como, por ejemplo, que la huella no sea reconocida, situación en la que el relator
deberá generar un registro manual, en donde el participante deberá presentar su Cédula de Identidad y se
deberán ingresar su RUN y número de documento.
El registro de asistencia es fundamental pues a partir de ello, la empresa podrá descargar la lista de
asistencia con los porcentajes de asistencia de cada participante. Para hacer efectiva la franquicia
tributaria, el participante deberá tener al menos un 75% de asistencia.

2.2. EVALUACIÓN DE LA ACTIVIDAD

Otro requerimiento establecido por SENCE y que es registrado al momento de la inscripción del programa
de capacitación en este organismo, es la evaluación de la actividad, en donde todos los participantes, al
finalizar la actividad, deberán responder un instrumento que permitirá evaluar la capacitación. Esto puede
realizarse, por ejemplo, a través de una encuesta de satisfacción que permita medir la percepción de los
trabajadores sobre la aplicabilidad de la capacitación al puesto de trabajo.
La empresa deberá presentar los resultados de dicha encuesta, con el fin de evidenciar la apreciación de
los trabajadores respecto de la actividad que han experimentado.

3. CIERRE DEL PROCESO SENCE

Par dar por finalizado el proceso que las empresas han desarrollado con SENCE, se deben desarrollar un
informe que evidencie la siguiente información.

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1. Nombre de la actividad: en este punto se deberá señalar el nombre de la actividad de capacitación,

el cual debe coincidir con el nombre inscrito en la plataforma SENCE, de lo contrario no será
validada la actividad.
2. Objetivos: se deberán consignar cuáles fueron los objetivos de la capacitación.
3. Lista de asistencia de participantes: se deberá establecer el número de asistentes y adjuntar
certificado de asistencia, el cual detalla los porcentajes de participación de cada trabajador.
4. Lugar (interna – externa): se debe registrar dónde se desarrolló la capacitación, información que
también debe coincidir con la información proporcionada a SENCE.
5. Tiempo de duración – horarios: esta información también debe coincidir con lo proporcionado a
SENCE, para la validación de la actividad.
6. Persona responsable de la capacitación – instructor: se debe señalar quién fue el relator. Se sugiere
adjuntar su currículum vitae.
7. Metodología utilizada (técnica de capacitación): se deberá desarrollar un breve resumen de cómo
se llevó a cabo la capacitación, señalando la modalidad en que se desarrolló y la metodología
empleada.
8. Recursos y costos: se deberá detallar todos los costos asociados a la capacitación, para que SENCE
pueda realizar los reembolsos correspondientes.
9. Evaluación: se debe adjuntar el resultado de la encuesta aplicada.
10. Anexos: la empresa debe adjuntar fotografías que evidencien la actividad y todo tipo de evidencia
que considere pertinente, como facturas que acrediten costos asociados.

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COMENTARIO FINAL

La ejecución de la capacitación corresponderá a la implementación de lo planificado, es decir, es la

actividad propiamente tal en donde las empresas llevan a cabo la actividad diseñada, cuyo propósito es
proporcionar a los trabajadores herramientas para fortalecer aquellas áreas del conocimiento, habilidades,
o destrezas necesarias para desarrollar de mejor forma su trabajo.
Toda empresa deberá considerar una serie de elementos que le permitan ejecutar de forma exitosa dicho
programa de capacitación, entre ellos la elección rigurosa del relator, acorde a la temática a desarrollar, el
lugar y materiales y, por último, los traslados y alojamiento, si así se considera en el diseño del programa.
Por último, será fundamental para las empresas que realicen su capacitación bajo los parámetros de SENCE,
cumplir con los requisitos establecidos, como lista de asistencia y evaluación, con el fin de corroborar la
participación efectiva de los asistentes y poder generar el pago correspondiente.

Los profesionales ligados a los departamentos de administración, formación y recursos humanos deben,
reconocer cada una de las acciones asociadas a la ejecución de la capacitación, pues en muchas ocasiones
serán estos profesionales quienes liderarán los procesos de planificación y coordinación de dichas acciones.

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REFERENCIAS

Chiavenato, I. (2000). Administración de Recursos Humanos. Colombia: McGraw-Hill Interamericana.

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2022). Ejecución de la capacitación en una organización. Capacitación Organizacional. Semana 6.

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