INSTRUCTIVO Código: INS-GC-001

Versión: 01
Proceso Analista de Fecha Elaboración/
selección Modificación: Marzo
2022

INFORMACIÓN GENERAL

1. OBJETIVO

NOTA: Corresponde al propósito que se desea enmarcar para garantizar el

buen desarrollo del procedimiento y cada una de sus etapas.

Un objetivo claro del proceso es tener una eficiencia y una eficacia con
cada dato que se diligencia en las diferentes bases para si tener un dato
verídico

2. ALCANCE.

NOTA: Corresponde a la extensión de cada una de las etapas del

procedimiento desde donde inicia y en donde finaliza.

Teniendo en cuenta el alcance que tiene cada dato y la importancia por

parte de otros entes de control al revisar y sacar los indicadores claves

3. RESPONSABILIDAD

NOTA: Se deja claridad de la responsabilidad que maneja los implicados en

el procedimiento que se describe de forma detallada.

Este proceso de total importancia y de total responsabilidad por que es de

donde se lleva a cabo todos los datos que nosotros como área de selección
tocamos para una vacante especifica

4. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

NOTA: Favor tener en cuenta que, a partir de este capítulo, se debe iniciar a
hacer la descripción de las actividades del proceso con el nivel de detalle,
así mismo pueden ser empleadas fotografías, imágenes, flujogramas,
tablas, gráficos

Cualquier documento impreso que no tenga el sello digital de COPIA CONTROLADA se considera solo de referencia
como “Copia No Controlada“.
Página 1 de 11
 CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIÓN
INS-001 INSTRUCTIVO ------ EL MISMO NOMBRE DEL 0
DOCUMENTO QUE APERECE EN EL CABEZOTE INICIAL
1

Ejemplo:

Iniciamos con el diligenciamiento adecuado del informe a la ministerio

donde se dispone varios campos como lo es :
Fecha de reclutamiento: importante tener la claridad cuando el candidato
fue contactado para iniciar proceso cabe aclara que todas estas variables
son diligencias ya que el analista de reclutamiento tiene el contacto inicial

Cedula o documento de identidad: en este campo es impórtate por parte

del analista de selección coloque claro el documento, si el es caso
relacionar que tipo de documento maneja en caso de candidatos con
diferentes nacionalidades (PERMISO ESPECIAL DE PERMANENCIA, CEDULA
DE EXTRAJAERIA, PASAPORTE ETC

Nombre del candidato: en este campo el analista de reclutamiento tendrá

de la responsabilidad de colocar el debidamente nombre y apellidos tal
cual como aparece en la cedula

Género: De igual forma el silenciamiento oportuno con el género donde se

tendrá la claridad del sexo si es femenino o masculino.

Fecha de Nacimiento: En este campo se deberá diligenciar el día el mes y

año correspondiente del candidato postulado al requerimiento

Formación académica: se clasifica de la siguiente manera

Analfabeta :cuando la persona no sabe

Formación académica:
-Unidad de negocio en esta columna debe colocar si es Admitalentos,
Protemporales, at servicios debemos tener claro la unidad de negocio ya
que es primordial para el proceso
-Tipo de contrato: si es el caso outsourcing, Misión, Bpo, Payroll
-ciudad: en esta casilla se colocará la ciudad del requerimiento
-centro de costos: es centro de costos es código de la plataforma dmp
-el cargo: en este campo se debe colocar el cargo solicito por el cliente

Cualquier documento impreso que no tenga el sello digital de COPIA CONTROLADA se considera solo de referencia
como “Copia No Controlada “.
Página 2 de 11
 CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIÓN
INS-001 INSTRUCTIVO ------ EL MISMO NOMBRE DEL 0
DOCUMENTO QUE APERECE EN EL CABEZOTE INICIAL
-clasificación: operativo, administrativo, profesional
-fecha y hora recepción requerimiento: en este campo es prioridad colocar
la precisión de la fecha y hora de requerimiento que nos llega por vía
correo electrónico
-fecha solicitud retroalimentación o ajuste al cliente: en este caso si el
cliente hace un cambio de perfil se deberá colocar la fecha en que se hizo
la solicitud o si el caso la cancelación del requerimiento si el cliente a si lo
pide
Fecha envió de candidato: en este se coloca la fecha en que se envía al
candidato al cliente por medio de correo electrónico
Fecha y hora de activación de requerimiento protemporales: en este campo
se debe diligenciar la fecha en se registro el requerimiento en la
plataforma de dmp
-código de cliente: dependiendo la unidad de negocio algunos clientes
tienen su código interno en caso de no tenerlo estaría en blanco
-código dmp: este código lo asigna el dmp al ingresarlo a la plataforma
-Analista de reclutamiento: en esta casilla es importante colocar el
analista de selección quien será el encargado de buscar el requerimiento
del cliente
Status de la vacante: esta casilla tenemos varias opciones
*requerimiento cerrado contratado en outsourcing
*Requerimiento aplazado
*Requerimiento cancelado por el cliente
*No aprobó proceso de selección

Estás opciones deben ser claras por parte del coordinador de selección ya
que esta final se debe tener clara el estatus adicional las variables de
facturación deben coincidir todo el estatus general del requerimiento con
las siguientes variables

Cualquier documento impreso que no tenga el sello digital de COPIA CONTROLADA se considera solo de referencia
como “Copia No Controlada “.
Página 3 de 11
 CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIÓN
INS-001 INSTRUCTIVO ------ EL MISMO NOMBRE DEL 0
DOCUMENTO QUE APERECE EN EL CABEZOTE INICIAL

1 iniciamos con la ubicación de clara de las carpetas donde los analistas

de reclutamiento diligencian cada una de la información de los candidatos
que se llaman para indicarle las diferentes ofertas

1.1
Carpeta de selección le damos clic luego

1.2 luego le damos clic en la carpeta de seguimiento

Cualquier documento impreso que no tenga el sello digital de COPIA CONTROLADA se considera solo de referencia
como “Copia No Controlada “.
Página 4 de 11
 CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIÓN
INS-001 INSTRUCTIVO ------ EL MISMO NOMBRE DEL 0
DOCUMENTO QUE APERECE EN EL CABEZOTE INICIAL

1.2 Luego le damos clik en la carpeta Base

Cualquier documento impreso que no tenga el sello digital de COPIA CONTROLADA se considera solo de referencia
como “Copia No Controlada “.
Página 5 de 11
 CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIÓN
INS-001 INSTRUCTIVO ------ EL MISMO NOMBRE DEL 0
DOCUMENTO QUE APERECE EN EL CABEZOTE INICIAL

1.3 luego el analista de recluatmiento selecciona la carpeta correspondiente donde encontrara un archivo
en excel

Cualquier documento impreso que no tenga el sello digital de COPIA CONTROLADA se considera solo de referencia
como “Copia No Controlada “.
Página 6 de 11
 CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIÓN
INS-001 INSTRUCTIVO ------ EL MISMO NOMBRE DEL 0
DOCUMENTO QUE APERECE EN EL CABEZOTE INICIAL

1.4 Luego el analista de reclutamiento seleccióna el excel (BASE DATA )

Cualquier documento impreso que no tenga el sello digital de COPIA CONTROLADA se considera solo de referencia
como “Copia No Controlada “.
Página 7 de 11
 CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIÓN
INS-001 INSTRUCTIVO ------ EL MISMO NOMBRE DEL 0
DOCUMENTO QUE APERECE EN EL CABEZOTE INICIAL

1.3 El analista de reclutamieto debera diligenciar los siguintes datos diarimente y deberan ser
consignados veridicamente

A–Debera indicar que fuente de reclutamiento que utilizo para realizar el reclutamiento de los candidatos
B- Debera indicar cuantos candidatos recluto para el requerimiento asignado
C-Debera diligenciar la base del miniterio que compone de la siguiente manera
-Nombre del candidato
-Cedula
-Contacto
-Fecha de Nacimiento
-Genero(Femenino,Masculino)
-Formacion Academica(Primaria,Segundaria,Bachiller,Tecnico, Tecnologico, Profesional)
-ciudad y localidad (Caso Bogota)
-Cargo
-Correo
- Proyecto

1.4 el auxiliar de selección quien es el encargado de realizar las validaciones tendra la reponsabilidad
de diligenciar los siguientes datos

Claisficacion (Operativos,Administrativos,Profesionales)
Validacion Ias, Ruaf, Andress
Autorizaciones Tratamiento y Privacidad de datos Personal
Fotocopia
Fotocopia permiso de trabajo (Si aplica para el cargo)
Hoja de vida actualizada
Certificaciones Laborales
Referencias Personales

Cualquier documento impreso que no tenga el sello digital de COPIA CONTROLADA se considera solo de referencia
como “Copia No Controlada “.
Página 8 de 11
 CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIÓN
INS-001 INSTRUCTIVO ------ EL MISMO NOMBRE DEL 0
DOCUMENTO QUE APERECE EN EL CABEZOTE INICIAL
Certificado de eps y pensiones
Verificacion de residencia fotocopia recibo publico
Fotocopia del soporte de situacion militar (hombres )
Licencia Cursos-Tarjetas-Tecnicos
Certificados a Tener en Cuenta para retencion en la fuente (candidatos que van a firmar contrato en mision y
ganas mas de 3 salarios minimos )
Curso de manipulacion de alimentos (si aplica para cargo es decir todo cargo relacionado con alimentos)
Curso de primeros auxilios y curso 50 horas curso de coordinador (inspectores sst auxiliares sst )
Tarjeta de Propiedad y/o licencia de conduccion (conductores mensajeros)
Autorizacion consulta lista Inibitatorias
Status(ok vaidado por ias, Péndiete Validacion,No completo Proceso de validacion/enviar a control interno,hoja
de vida /enviar a contral interno)

Nota :Este estatus debera ser diligenciado en tiempo real por el auxilar de selección

1.5 Por parte del area psicologia debera tener un status en tiempo real de los candidatos que estan preperfilados a
los cuales se le realicen en entrevista el encargado del proceso debera terner una respuesta por medio de las
siguientes variables
-Cumple con el perfil requerido
-No cumple tecnicamente con el perfil tener en cuenta para otro requerimiento
-En pruebas tecnicas psicotecnicas o en Proceso de entrevista
-No cumple perfil ok aprobado psicologia
1.6 de acuerdo a la matriz el asistemte de selección debe tener claridad del proceso en que estado el proceso
colocando variables claves como:

-Candidato enlistado
- Citar a entrevista
- Aprobo entrevista :programar examen y demas requisitos
- No completa proceso especifico del cliente /formato unico hv
- Candidato disponible por la no respuesta del cliente /formato unico de hoja de vida
- En proceso de retroalimentacion
- No completa proceso especifico del cliente /formato unico hv
- Contratado en mision
- Aprobado outsourcing
- No apto perfil aplazado
- Candidato desiste desiste del proceso
- No apto no cumple perfil /enviar hv a control interno

1.5.1 Adicional el analista de selección sera la persona encargada de llevar un control desde el area de selección
como lo es la facturacion donde se realizara el seguimiento adecuado donde se medira:
Fecha reporte a nomina en esta se indicara fecha de reporte del candidado
Examen medico de ingreso en este campo se reporta numero de factura
Curso de manipulacion de alimentos se reporta el numero de factura
Curso de de maniejo defensivo se reporta el numero de factura
Curso de alturas se reporta el numero de factura
Examen control se reporta el numero de factura
Examen pos incapacidad
Dotacion numero de factura
Poligrafo numero de factura
Visita domiciliaria

Cualquier documento impreso que no tenga el sello digital de COPIA CONTROLADA se considera solo de referencia
como “Copia No Controlada “.
Página 9 de 11
 CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIÓN
INS-001 INSTRUCTIVO ------ EL MISMO NOMBRE DEL 0
DOCUMENTO QUE APERECE EN EL CABEZOTE INICIAL

1.5.2 Como ultimo paso el encargado del proceso en este caso el asistente de selección debera tener un
seguimiento de fecha de entrega del candidato si la unidad de negocio fue outsourcing contra la fecha de
cumplimiento de 30 dias calendario para si tener un control eficiente si el caso colocar una observacion
pertinente del requerimiento

Cualquier documento impreso que no tenga el sello digital de COPIA CONTROLADA se considera solo de referencia
como “Copia No Controlada “.
Página 10 de 11
 CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIÓN
INS-001 INSTRUCTIVO ------ EL MISMO NOMBRE DEL 0
DOCUMENTO QUE APERECE EN EL CABEZOTE INICIAL

5. REVISIÓN Y CAMBIOS EFECTUADOS

NOTA: En la tabla que se presenta a continuación se describe claramente

los cambios realizados al documento cada vez que son requeridos por el
dueño del proceso, esta información será consignada por el departamento
de calidad una vez se haya efectuado el cambio de versión.

VERSI
RAZÓN DE LA MODIFICACIÓN FECHA
ÓN
Abril
0 Creación del documento inicial.
2021

NOTA: La tabla de firmas será acorde al circuito de la revisión del

documento es decir que será quien elabore el documento coloca su cargo y
su firma el revisado será por parte del Coordinador de Calidad y la
aprobación será responsabilidad del Gerente General.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Dueño del Proceso Profesional en Calidad Gerente General

Cualquier documento impreso que no tenga el sello digital de COPIA CONTROLADA se considera solo de referencia
como “Copia No Controlada “.
Página 11 de 11