I-TIC-16 - Modulo 4117 Tramite Garantias

INSTRUCTIVO Código: I-TIC-16
Vigencia: 03/01/2018
MODULO 4117 TRAMITE DE GARANTIAS Versión: 00
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DOCUMENTO CONTROLADO
1. Objetivos
Tramitar, diligencia y facturar las operaciones y repuestos cuya clase de trabajo sea por
garantía a cada una de las importadoras o fabricantes.
Es importante que en el módulo 4103 se especifique correctamente la clase de trabajo,
ya que cuando se trate de una garantía (G) al facturar la orden el programa
automáticamente envía los ítems correspondientes al módulo 4117 para que sea
tramitada la correspondiente garantía. Recuerde que al facturar una orden en el módulo
4103 que incluya operaciones o repuestos por garantías, éstos no se facturaran.
2. Tramitando Garantías
Para mejores resultados ubíquese en la bodega del taller que va a facturar. Una vez
facturada una orden por el módulo 4103 la cual contenga ítems por garantías, ingrese
desde el menú principal digitando 4117 y enter, vera la pantalla siguiente:
La imagen superior nos muestra a la OT 12 pendiente de tramitar garantías. Si ya se

encuentra listo para tramitar esta garantía proceda de la siguiente manera:
Dé doble clic sobre el número de orden a tramitar…
La multiplicación de este documento se considera Copia No controlada

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Saldrá una nueva ventana que mostrará los ítems de la orden cuya garantía va a
tramitar. De clic sobre cada una de las casillas de la columna tramitar según sea el caso.
Deberá aparecer una X…
Con la X usted está marcado los ítems que desea tramitar. Deje sin la X los que no desea
incluir en el trámite. Luego de doble clic a la casilla de la columna #BONO, aparecerá la
siguiente ventana…
Ingrese en BONO el número que le suministro la importadora o fabrica para dicha

garantía. De clic en ACTUALIZAR. Haga lo mismo para cada ítem.
Una vez hecho lo anterior de clic al botón PROCESAR.

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El DMS automáticamente desaparece la orden tramitada de la pestaña TRAMITAR

PENDIENTES y la traslada a la pestaña OPERACIONES TRAMITADAS, como vemos en la
siguiente imagen…
A continuación de doble clic sobre la orden…
En esta ventana diligenciará el valor que le fue aprobado en la garantía, para eso de
doble clic a la línea del ítem que va a ingresar el valor…
Ingrese el valor aprobado, una nota y de clic en regresar….

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Observe el cambio en los valores…
Posteriormente de clic a la casilla de cada ítem bajo la columna AUT. Se pondrá una X a
cada ítem que haya sido autorizado.
Seguidamente de clic en el botón GUARDAR y posteriormente clic al botón PROCESAR…

El programa deja de mostrar la orden en la pestaña OPERACIONES TRAMITADAS, hecho
esto el trámite queda listo para facturar.
3. Facturando Garantías Autorizadas
Una vez tramitada la garantía, se procederá a facturar. Haga lo siguiente:
De clic a la pestaña PROCESOS Y CONSULTAS, marque el estado AUTORIZADAS y luego

clic en CONSULTAR, vera las ordenes que están listas para facturar. También podrá filtrar
las ordenes autorizadas por el número de bodega y la fecha inferior y superior de las
ordenes de servicio.

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De clic al botón FACTURAR AUTORIZADOS, ubicado en la parte inferior derecha de la

ventana.
Luego de clic a cada una de las casillas de cada ítem bajo la columna FACTURAR, debe
de quedar una X.
De clic nuevamente al botón FACTURAR AUTORIZADOS, verá la siguiente ventana…

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Acá ingrese el CICLO, NOTAS y el TERCERO será el configurado según la bodega desde
donde está realizando el trámite. De clic a VISTA PREVIA...
Revise si los valores corresponden al trámite realizado y a lo autorizado por la fábrica o

importadora. Hecho esto de clic al botón PRODUCIR FACTURAS DEFINITIVAS. Imprima
la factura.
Con esto finaliza el proceso de garantías autorizadas.
4. Facturando Garantías Negadas
En el trámite de garantías es muy posible que por una u otra razón las reclamaciones a
las importadoras sean negadas ya sea de forma parcial, o sea algunas operaciones o
toda la orden. Esta condición tendrá una forma también de facturación.
Proceda de la misma manera que se vio anteriormente para pasar las ordenes de la
pestaña TRAMITAR PENDIENTES a la pestaña OPERACIONES TRAMITADAS.
En esta pestaña el procedimiento cambia, ya que las ordenes no se autorizan, sino que
se niegan. Proceda de la siguiente manera.
Dé doble clic a la orden que quiera negar. Una vez ingresado de clic a la celda de cada
ítem bajo la columna NEG. Deberá quedar marcado con una X.

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Luego dé clic en el botón PROCESAR. La orden de servicio pasará de Operaciones

Tramitada a la pestaña Procesos y Consultas.
Facturar Ordenes de Servicio Negadas
Ingrese a la pestaña Procesos y Consultas y mediante filtros visualice la información.

Para este caso marque Negados sin Contabilizar. También seleccione el rango de fechas
de las ordenes de servicio.
En la parte de abajo verá las ordenes que cumplen la condición.

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De clic al botón FACTURA INTERNA NEGADOS, ubicado en la parte inferior izquierda de

la ventana.
Luego de clic a cada una de las casillas de cada ítem bajo la columna FACTURAR, debe
de quedar una X.
De clic nuevamente al botón FACTURA INTERNA NEGADOS, verá la siguiente ventana…

Página: 9 de 9
Como podrán observar el documento a generar es una factura por consumo interno. Acá
ingrese el NOTAS y el TERCERO será siempre el concesionario. No habrá necesidad de
ingresar el CICLO. De clic a VISTA PREVIA...
Revise si los valores corresponden al trámite realizado y a lo autorizado por la fábrica o

importadora. Hecho esto de clic al botón PRODUCIR FACTURAS DEFINITIVAS. Imprima
la factura.
Con esto finaliza el proceso de garantías negadas.

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Ingrese el valor aprobado, una nota y de clic en regresar….

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Observe el cambio en los valores…

Seguidamente de clic en el botón GUARDAR y posteriormente clic al botón PROCESAR…

3. Facturando Garantías Autorizadas

Una vez tramitada la garantía, se procederá a facturar. Haga lo siguiente:

De clic a la pestaña PROCESOS Y CONSULTAS, marque el estado AUTORIZADAS y luego

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De clic al botón FACTURAR AUTORIZADOS, ubicado en la parte inferior derecha de la

De clic nuevamente al botón FACTURAR AUTORIZADOS, verá la siguiente ventana…

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Revise si los valores corresponden al trámite realizado y a lo autorizado por la fábrica o

Con esto finaliza el proceso de garantías autorizadas.

4. Facturando Garantías Negadas

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Luego dé clic en el botón PROCESAR. La orden de servicio pasará de Operaciones

Facturar Ordenes de Servicio Negadas

Ingrese a la pestaña Procesos y Consultas y mediante filtros visualice la información.

En la parte de abajo verá las ordenes que cumplen la condición.

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De clic al botón FACTURA INTERNA NEGADOS, ubicado en la parte inferior izquierda de

De clic nuevamente al botón FACTURA INTERNA NEGADOS, verá la siguiente ventana…

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Revise si los valores corresponden al trámite realizado y a lo autorizado por la fábrica o

Con esto finaliza el proceso de garantías negadas.

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