Instructivo para la elaboración de documentos

ISIG-001
V1

1. OBJETO:

Definir los lineamientos para la elaboración y presentación de los documentos asociados al Sistema
Integrado de Gestión de RAMEDICAS OPERADOR LOGISTICO FARMACÉUTICO.

2. ALCANCE: Aplica a todos los documentos internos que se utilicen dentro del Sistema Integrado de
Gestión.

3. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

3.1 Documento: Información y su medio de soporte.

3.2 Documento Externo: Aquel que tiene su origen en otras organizaciones y es usado en

3.3 Especificación: Documento que establece requisitos.

3.4 Formato: Plantilla destinada especialmente a la consignación o anotación de datos.

3.5 Instructivo: Descripción escrita y detallada sobre como efectuar las actividades y procesos de manera
coherente, llegando a un nivel de detalle amplio.

3.6 Manual Integrado de Gestión: Documento que enuncia las Políticas, los objetivos establecidos y
describe el Sistema Integrado de gestión.

3.7 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo un proceso.

3.8 Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada
en resultados.

3.9 Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades efectuadas o de resultados
alcanzados.

3.10 SIG: Sistema Integrado de Gestión

Pagina: 1 de: 5
 Instructivo para la elaboración de documentos
ISIG-001
V1

4. DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

4.1. IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos del Sistema Integrado de Gestión establecidos en RAMEDICAS OPERADOR LOGISTICO
FARMACÉUTICO se codifican de la siguiente forma:

ABBB - CCC

 A: Hace referencia al tipo de documento. La codificación está definida así:

CÓDIGO TIPO DE DOCUMENTO

F Formato
I Instructivo
M Manual
P Procedimiento
L Política

 BBB: Hace referencia al proceso que generó el documento. Los procesos establecidos en el Sistema
Integrado de Gestión de RAMEDICAS OPERADOR LOGISTICO FARMACÉUTICO, son los siguientes:

CÓDIGO PROCESO
GER Gestión Gerencial
COM Gestión Comercial
CPR Gestión Compras
AYD Gestión Almacenamiento y Despacho
FIN Gestión Financiera
ADM Gestión Administrativa
SIG Gestión Sistema Integrado de Gestión
GTH Gestión Talento Humano
LIC Gestión Licitaciones
TEC Gestión Técnica

 CCC: Consecutivo dentro del proceso.

A continuación se presenta unos ejemplos:

PGER-001: Hace referencia al procedimiento número uno (1) del proceso Gestión Gerencial.

FAYD-003: Hace referencia al formato número tres (3) del proceso de Almacenamiento y Despacho

4.2 PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Pagina: 2 de: 5
 Instructivo para la elaboración de documentos
ISIG-001
V1

Los documentos del Sistema Integrado de Gestión de RAMEDICAS OPERADOR LOGISTICO

FARMACÉUTICO, se presentan bajo los lineamientos del siguiente esquema:

4.2.1 Encabezado: Debe presentarse al inicio de cada hoja del documento.

Nombre del Documento

ABBB-CCC
V#

 Nombre del Documento: Denominación con el cual se titula el documento.

 Código: Se asigna de acuerdo a los parámetros establecidos en el punto 4.1 Identificación de los
documentos.

 Versión: Identificar el documento de acuerdo al número de veces en que se ha actualizado (la

primera versión inicia en 1).

4.2.2 Pie de Página: o numeración de páginas, se ubica en la parte inferior de cada hoja del documento.

Página: X de X

4.2.3 Tipo de Fuente: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de RAMEDICAS OPERADOR
LOGISTICO FARMACÉUTICO deben elaborarse en fuente Calibri, con un tamaño de: 16 para el Nombre, 7
para el código y la versión, y 11 para el contenido.

4.3 ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión de RAMEDICAS OPERADOR LOGISTICO

FARMACÉUTICO, tienen la siguiente estructura:

4.3.1 Objeto: Describir el resultado esperado o propósito final del conjunto de actividades mencionadas en el
procedimiento.

4.3.2 Alcance: Indicar el cubrimiento o limitación de la aplicación de las actividades.

4.3.3 Definición de Términos: Escribir los términos que se consideren necesarios para un claro entendimiento
del documento.

4.3.4 Desarrollo de Actividades: El cuerpo de los procedimientos se presentan bajo el siguiente esquema:

Pagina: 3 de: 5
 Instructivo para la elaboración de documentos
ISIG-001
V1

ACTIVIDAD RESPONS.
CÓMO / DÓNDE DOCUMENTO /REGISTRO
QUÉ QUIÉN

 Actividad / Qué: Enuncie de manera general de que se trata la actividad; por ejemplo Aprobación de
los documentos.

 Cómo / Dónde: Describa las actividades en forma secuencial de acuerdo al proceso, utilizando verbos
en infinitivo (Ej: Describir, Proponer, Verificar, etc.) y detallar si se requiere donde se debe realizar.

 Responsables/Quién: Escribir el cargo del responsable de desarrollar las actividades mencionadas.

 Documento/Registro: Relacionar los códigos y/o nombres de los documentos y registros que apoyan
o evidencian el desarrollo de las actividades.

4.4 ESTRUCTURA DE LOS INSTRUCTIVOS

Los instructivos que se elaboren en el Sistema Integrado de Gestión de RAMEDICAS OPERADOR

LOGISTICO FARMACÉUTICO deben cumplir con la siguiente estructura:

4.4.1 Objeto: Describir el resultado esperado o propósito final del conjunto de actividades mencionadas en el
procedimiento.

4.4.2 Alcance: Indicar el cubrimiento o limitación de la aplicación de las actividades.

4.4.3 Definición de Términos: Escribir los términos que se consideren necesarios para un claro entendimiento
del documento.

4.4.4 Desarrollo de Actividades: Describir las guías generales y/o indicaciones que deben relacionarse en la
guía o instructivo en mención, de acuerdo a la información específica que ella requiera.

4.5 ESTRUCTURA DE LOS MANUALES

Los manuales generados en el Sistema Integrado de Gestión de RAMEDICAS OPERADOR LOGISTICO

FARMACÉUTICO, como por ejemplo, el Manual Integrado de Gestión y el Manual de Responsabilidades y
Competencias, tendrán un contenido que se ajustará y se elaborará de acuerdo a las necesidades de la
organización.

Pagina: 4 de: 5
Instructivo para la elaboración de documentos
ISIG-001
V1

Pagina: 5 de: 5