2 - Documento Guia

FECHA DE
GUÍA PARA EL MANEJO DE HOJA DE RUTA ÚNICA Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA ACTUALIZACION:

Marzo 2017
ÍNDICE
CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES
ARTÍCULO 1.- OBJETIVOS ...................................................................................................................2

ARTÍCULO 2.- ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LA GUÍA .....................................................3
ARTÍCULO 3.- ACTUALIZACIÓN DE LA GUÍA. ......................................................................................3
ARTÍCULO 4.- APROBACIÓN DE LA GUÍA ...........................................................................................3
ARTÍCULO 5.- DIFUSIÓN DE LA GUÍA ..................................................................................................3
ARTÍCULO 6.- INCUMPLIMIENTO A LA APLICACIÓN DE LA GUÍA .....................................................3
ARTÍCULO 7.- GLOSARIO DE DEFINICIONES .....................................................................................4
CAPITULO II
CONSIDERACIONES PREVIAS
ARTÍCULO 8.- RESPONSABILIDADES ................................................................................................5

ARTÍCULO 9.- PROHIBICIONES ..........................................................................................................5
ARTICULO 10.-ENCABEZADO DE PÁGINA ..........................................................................................6
ARTÍCULO 11.-PIE DE PÁGINA ...........................................................................................................6
ARTÍCULO 12.- HABILITACIÓN DE LIBRO DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y
DESPACHADA LIBRO DE REGISTRO DE NÚMEROS DE CITES ................................6
ARTÍCULO 13.- HABILITACIÓN DE LIBROS AUXILIARES DE REGISTRO DE TRÁMITES .................6
ARTÍCULO 14.- RECOMENDACIONES GENERALES ...........................................................................7
CAPITULO III
CLASIFICACIÓN Y MANEJO DE CORRESPONDENCIA INTERNA Y/O EXTERNA
ARTÍCULO 15.-CLASIFICACIÓN DE CORRESPONDENCIA. ................................................................8

ARTÍCULO 16.- MANEJO DE CORRESPONDENCIA INTERNA. ............................................................9
ARTÍCULO 17.- MANEJO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA. ........................................................10
CAPITULO IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO DE HOJA DE RUTA UNICA DE CORRESPONDENCIA Y LIBRO DE
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y DESPACHADA
ARTÍCULO 18.- HOJA DE RUTA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA (INTERNA Y/O EXTERNA). ........12
ARTÍCULO 19.- LIBRO DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y DESPACHADA ........15
ANEXOS
ANEXO 1 COMUNICACIÓN INTERNA

ANEXO 2 CIRCULAR
ANEXO 3 MEMORÁNDUM
ANEXO 4 CARTA
ANEXO 5 HOJA DE RUTA ÚNICA CORRESPONDENCIA
ANEXO 6 CARATULA DE LIBRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y DESPACHADA
ANEXO 7 LIBRO DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y DESPACHADA
ANEXO 8 CARATULA DE Nº DE CITES
LIBRO DE REGISTRO DE Nº DE CITES
ELABORADO POR: Secretaría Departamental de Finanzas y Administración y Dirección de Comunicación 1 de 17

COORDINADO POR: SDPLA - Unidad de Organización y Métodos
APROBADO: Por Gobernadora o Gobernador
FECHA DE
Marzo 2017
EXPOSICIÓN DE MOTIVOS
En fecha 17 de abril de 2014 mediante Resolución Administrativa 094/2014 se aprueba la Guía para el
Manejo de Hoja de Ruta de Correspondencia con 2 capítulos, 12 artículos y 5 anexos, así mismo, el
formato de la Comunicación Interna, Circular, Memorándum y Carta, son diseñados acorde de las
diferentes dependencias de la Institución.
Es en este sentido, por la nueva dinámica administrativa institucional, cambios estructurales en el marco
a la nueva estructura orgánica y nueva imagen institucional existe la necesidad de mejorar y uniformizar
criterios únicos para el manejo de Hoja de Ruta de Correspondencia y de esta manera elevar la eficiencia
del flujo de información tanto al interior como al exterior del Órgano Ejecutivo Departamental de
Cochabamba.
Por lo cual, con el objetivo de contar con un instrumento que sirva de Guia en el manejo del trabajo de las
secretarias y secretarios, las servidoras y servidores públicos (personal de planta, eventual y consultores
individuales de línea) de todas las dependencias del Órgano Ejecutivo Departamental, incluidas las
desconcentradas, programas y proyectos; En tal sentido, existe la necesidad de actualizar la “Guia para
el Manejo de Hoja de Ruta de Correspondencia” como resultado del trabajo interactuado y levantamiento
de criterios e información de todas las instancias de la institución, documento que tendrá la nueva
denominación “Guia para el Manejo de Hoja de Ruta Única y Registro de Correspondencia”.

FECHA DE
Marzo 2017
CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES
ARTÍCULO 1.- OBJETIVOS

Objetivo General
Elevar la eficiencia administrativa de la institución a través de un manejo ágil, ordenado, integrado y único
que permita optimizar el flujo de correspondencia interna/externa, recibida/despachada, en el Órgano
Ejecutivo del Gobierno Autónomo Departamental de Cochabamba incluidas las dependencias
desconcentradas, programas y proyectos.
Así mismo el presente documento servirá para uniformizar la Hoja de Ruta Única de Correspondencia,
Comunicaciones Internas, Circulares, Memorándums, Cartas, Libros de Registro de Correspondencia y
libros de registros de números de CITES en la institución.
Objetivos Específicos
a. Fortalecer el flujo de información oportuna entre las Unidades Administrativas y Técnicas de la

institución.
b. Disminuir los tiempos de respuesta de los requerimientos de la documentación.
c. Brindar información oportuna a todas las instancias de la institución sobre documentos y trámites en
proceso que realiza el Órgano Ejecutivo Departamental, incluidas las dependencias
d. Permitir el registro de datos relevantes que agilice el seguimiento y ubicación de la Correspondencia.
e. Uniformar criterios y definir pautas para la elaboración y presentación de la correspondencia interna
y/o externa generada en la institución.
f. Organizar y preservar en forma ordenada los antecedentes documentales de los trámites realizados
por cada dependencia para su efectivo aprovechamiento y consulta.
g. Contar con un instrumento que sirva de Guía en el trabajo de las secretarias y secretarios y las
servidoras y servidores públicos (personal de planta, eventual y consultores individuales de línea) de
todas las instancias del Órgano Ejecutivo Departamental, incluidas las dependencias
desconcentradas, programas y proyectos al momento de encaminar la correspondencia.
ARTÍCULO 2.- ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LA GUÍA
La Guía para el Manejo de Hoja de Ruta Única y Registro de Correspondencia y sus anexos, es de
aplicación y cumplimiento obligatorio por todas las servidoras y servidores públicos (personal de planta,
eventual y consultores individuales de línea) del Órgano Ejecutivo del Gobierno Autónomo Departamental
de Cochabamba, incluidas las dependencias desconcentradas, programas y proyectos.
ARTÍCULO 3.- ACTUALIZACIÓN DE LA GUÍA
La Secretaría Departamental de Finanzas y Administración, Área de Recepción, Despacho de

Correspondencia e Información (dependiente de la Unidad de Gabinete y Protocolo) y la Dirección de
Comunicación, deberán actualizar el presente documento con el asesoramiento, coordinación y
acompañamiento de la Unidad de Organización y Métodos como resultado de las siguientes causales:
a. Evaluación en su aplicación en la Institución mínimamente de 1 año

b. Cuando exista cambios estructurales en categorías jerárquicas
c. Cuando se sugieran cambios procedimentales administrativos
d. Cuando se dicten nuevas disposiciones legales a nivel departamental y/o nacional que afecten al
documento.
e. A solicitud de la Secretaria Departamental de Finanzas y Administración, Área de Recepción,
Despacho de Correspondencia e Información (dependiente de la Unidad de Gabinete y Protocolo)
y/o Dirección de Comunicación, por necesidad institucional.

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ARTÍCULO 4.- APROBACIÓN DE LA GUÍA
La presente Guía para el Manejo de la Hoja de Ruta Única y Registro de Correspondencia y sus anexos
serán aprobadas mediante instrumento legal correspondiente por la Gobernadora o Gobernador del
Órgano Ejecutivo del Gobierno Autónomo Departamental de Cochabamba.
ARTÍCULO 5.- DIFUSIÓN DE LA GUÍA
La Secretaria Departamental de Planificación a través de la Unidad de Organización y Métodos, queda

encargada de la difusión e implantación de la presente Guía para el Manejo de la Hoja de Ruta Única y
Registro de Correspondencia a todas las instancias del Órgano Ejecutivo del Gobierno Autónomo
Departamental de Cochabamba, incluidas las dependencias desconcentradas, programas, proyectos y
posterior seguimiento en su aplicación.
Así mismo todas las servidoras y servidores públicos dependientes del Órgano Ejecutivo Departamental
incluidas las dependencias desconcentradas, no podrán alegar desconocimiento de la presente Guía
como excusa o justificación de omisión, infracción o incumplimiento de cualquiera de sus artículos.
ARTÍCULO 6.- INCUMPLIMIENTO A LA APLICACIÓN DE LA GUÍA
El incumplimiento a la aplicación de la presente Guía para el Manejo de Hoja de Ruta Única y Registro
de Correspondencia y sus anexos generará responsabilidad de acuerdo a lo establecido en la ley
Nº 1178 de Administración y Control Gubernamentales y sus Decretos Reglamentarios 23215, 23318-A y
reglamentaciones internas de la institución.
ARTÍCULO 7.- GLOSARIO DE DEFINICIONES
a. Comunicación Interna.- Es la documentación escrita utilizada para dar a conocer internamente

diferentes asuntos y temas de coordinación entre las distintas dependencias de la institución.
b. Circular.- Es la documentación escrita utilizada para dar a conocer internamente actividades de la

Institución, órdenes o instrucciones de carácter permanente, también para informaciones de carácter
general.
c. Memorándum.- Es la documentación escrita de carácter interno, que se utiliza para transmitir

información, orientaciones, designaciones e instructivos y/o cualquier tipo de actividades.
d. Carta.- Es la documentación que utiliza el Órgano Ejecutivo del Gobierno Autónomo Departamental
de Cochabamba a través del cual da conocimiento de sus resoluciones a otra entidad o solicita
alguna petición para cumplir diligencias, así mismo se utiliza esta documentación con entidades y
Personas Naturales o Jurídicas externas a la institución.
e. Correspondencia.- Es el documento escrito (Comunicación Interna, Circular, Memorándum y Carta)

que utiliza la institución para comunicarse interna y/o externamente.
f. Correspondencia Interna.- Es aquella documentación escrita de carácter oficial originada y remitida

al interior de las distintas dependencias incluidas las desconcentradas, programas y proyectos.
g. Correspondencia Externa.- Es toda clase de documentación escrita, que se remite o recepciona al

o del entorno institucional; según su destino la correspondencia externa se divide en:
Correspondencia Externa (despachada): Es la que se origina al interior del Órgano Ejecutivo del
Gobierno Autónomo Departamental de Cochabamba de carácter oficial y se remite a un
destinatario externo a través del despacho de la Gobernadora o Gobernador o Secretaría
Departamental según corresponda.
Correspondencia Externa (recibida).- Es la que llega al Órgano Ejecutivo del Gobierno
Autónomo Departamental de Cochabamba de entidades o personas ajenas a la institución, por

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medio del servicio de mensajería, Courier, fax, correo electrónico y entrega personal en Área de
Recepción, Despacho de Correspondencia e Informacion y/o Despachos de las Secretarías
Departamentales.
h. Libro de Registro de Correspondencia.- Documento donde se debe registrar toda la

documentación interna/externa, recibida y despachada por las diferentes dependencias del Órgano
Ejecutivo del Gobierno Autónomo Departamental de Cochabamba.
i. Libro de Registro de Nº CITES.- Documento donde se debe registrar el nombre de la servidora o

servidor publico q solicita el numero correlativo CITE, motivo resumido de la correspondencia y
fecha de emisión del documento para Comunicaciones Internas, Circulares, Memorándums y Cartas.
j. Conducto Regular Jerárquico.- Es el respeto a los niveles jerárquicos aprobados en la estructura

Orgánica para el Órgano Ejecutivo del Gobierno Autónomo Departamental de Cochabamba, para la
correspondencia interna/externa, recibida/despachada.
k. Custodia.- Es la tenencia de documentos (temporaria o definitiva) así mismo el cuidado, protección

y conservación de documentos.
l. Derivación.- Documentación que se asigna al personal según la temática para su atención según
corresponda, respetando el conducto regular jerárquico.
m. Instrucción y/o proveído.- Es la delegación escrita de una actividad o tarea a ser cumplida por la
servidora y servidor público.
CAPITULO II
CONSIDERACIONES PREVIAS
ARTÍCULO 8.- RESPONSABILIDADES
Las servidoras y servidores públicos (personal de planta, eventual y consultores individuales de línea) sin
distinción de jerarquía del Órgano Ejecutivo del Gobierno Autónomo Departamental de Cochabamba,
incluidas las dependencias desconcentradas, programas y proyectos, deberán realizar las siguientes
acciones:
a. Despachar el proveído respectivo de cada trámite de manera ágil e inmediata.

b. Registrar la hora, fecha, cantidad de hojas/anexos en la Hoja de Ruta Única de Correspondencia,
para realizar trámites interna/externa, datos que deben ser registrados, en el libro de registro de
correspondencia.
c. Al momento de encaminar la Hoja de Ruta Única de Correspondencia interna/externa, cada
servidora y servidor público deberá respetar el conducto regular jerárquico establecido en la
institución.
d. En caso de pérdida y/o extravío de documentación, el responsable será el último destinatario donde
se derivó el documento por conducto regular jerárquico.
e. Hacer seguimiento a la correspondencia interna/externa despachada de la Institución e informar
sobre documentación no atendida o anormalidades en el proceso de su encaminamiento, en primera
instancia a los responsables de atender las comunicaciones y si es necesario a los responsables de
su emisión.
f. Las casillas y espacios en la primera parte y la segunda parte de la Hoja de Ruta Única de
Correspondencia deberán estar debidamente registradas y marcadas.
ARTICULO 9.- PROHIBICIONES
Las servidoras y servidores públicos (personal de planta, eventual y consultores individuales de línea) sin
distinción de jerarquía del Órgano Ejecutivo del Gobierno Autónomo Departamental de Cochabamba
están prohibidos de realizar las siguientes acciones:

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a. Recibir o despachar de manera directa correspondencia interna/externa, a las distintas instancias

del Órgano Ejecutivo (Direcciones, Unidades, Áreas), sin respetar el conducto regular jerárquico de
la institución, incluidas las dependencias desconcentradas, programas y proyectos.
b. Dar a conocer a terceros correspondencia clasificada como confidencial.
c. En caso de generación de correspondencia externa de la institución a otras instancias del entorno,
no se deberá adjuntar la Hoja de Ruta Única de Correspondencia.
d. Enviar correspondencia o paquetería de carácter personal que implique erogación económica a la
institución.
e. Utilizar logotipos establecidos por la institución para trámites personales.
f. Utilizar otros sellos y logotipos que no corresponda a la institución para el manejo de
correspondencia.
g. Modificar los logotipos de la Hoja de Ruta Única de Correspondencia, Comunicación Interna,
Circular, Memorándum y Carta aprobadas por la institución.
h. Separar y/o extraviar la Hoja de Ruta Única de Correspondencia del documento al cual se encuentra
adherida por constituirse parte indivisible del mismo.
i. Sustraer, destruir y utilizar indebidamente la correspondencia o documento.
j. Alterar la originalidad de la Hoja de Ruta Única de correspondencia con borrones, tachaduras,
correcciones o enmiendas, debiendo ser estás presentables garantizando la nitidez del documento.
k. Recepcionar y encaminar la Hoja de Ruta Única de Correspondencia que no refiera destinatarios
claros, completos, sin firma y sello del remitente en la primera parte de la Hoja de Ruta Única.
l. Encaminar o tramitar documentos que no reúnan los requisitos para el envió de correspondencia
tales como: anexos incompletos, modelo diferente a lo establecido y en general todos aquellos
aspectos que afectan la buena imagen de la institución.
m. Duplicar la numeración correlativa para el registro de correspondencia interna/externa, recibida
/despachada.
n. Generar otro tipo de registro de número correlativo adicionales a los cuatro tipos de correspondencia
ya establecidos en la presente Guía (Comunicación Interna, Circular, Memorándum y Carta).
o. Dejar en blanco las casillas y espacios de registro establecidos en la Hoja de Ruta Única de
Correspondencia.
ARTÍCULO 10.- ENCABEZADO DE PÁGINA
El encabezado de las páginas de la correspondencia estará destinado para el o los logotipos de la

institución, según dispuesto por la MAE en coordinación con la Dirección de Comunicación siendo esta
última instancia la responsable de hacer conocer y difundir la nueva imagen institucional mediante
instructivo correspondiente.
En caso de que exista la necesidad de modificar la imagen institucional (logotipos), únicamente la MAE,
en coordinación con la Dirección de Comunicación y la Unidad de Organización y Métodos, podrán
realizar los cambios del encabezado sin afectar otros aspectos definidos en la Hoja de Ruta Única de
Correspondencia (Comunicación Interna, Circular, Memorándum y Carta).
ARTÍCULO 11.- PIE DE PÁGINA
Espacio destinado para el Nombre de la Oficina Central (plaza 14 de septiembre), Secretarías

Departamentales, ubicación, apartado postal (si tuviera), correo electrónico, fax, teléfono, ciudad; mismo
que deberá ser elaborado por la Dirección de Comunicación en coordinación con la Unidad de
Organización Métodos.
En caso de las dependencias desconcentradas, en el pie de página, deberá constar lo siguiente: nombre
de la Secretaria Departamental seguido del nombre de la dependencia desconcentrada, ubicación,
apartado postal (si tuviera), correo electrónico, fax, teléfono, ciudad; mismo que deberá ser elaborado por
la Dirección de Comunicación en coordinación con la Unidad de Organización Métodos.

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ARTÍCULO 12.- HABILITACIÓN DE LIBRO DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y

DESPACHADA Y LIBROS DE REGISTROS DE Nº DE CITES
Todas las dependencias del Órgano Ejecutivo del Gobierno Autónomo Departamental de Cochabamba
que cuenten con secretarias o secretarios, asistentes, personal designado y/o reponsables para la
recepción y despacho de correspondencia, obligatoriamente deberán contar con sus propios libros de
registro de correspondencia recibida y despachada; así mismo deberán contar con sus propios libros de
números correlativos de “CITES”, (ver anexo 9) únicamente para los 4 tipos de correspondencia
establecidos por la institución según art. 15 de la presente Guía para el manejo de la Hoja de Ruta Única
de Correspondencia.
En el caso de las dependencias desconcentradas, programas y proyectos, de acuerdo a su estructura

orgánica de funcionamiento, obligatoriamente deberán contar con sus propios libros de registro de
correspondencia recibida y despachada; así mismo deberán contar con sus propios libros de números
correlativos de “CITES”, (ver anexo 8) únicamente para los 4 tipos de correspondencia establecidos por
la institución según art. 15 de la presente Guía para el manejo de la Hoja de Ruta Única de
Correspondencia.
ARTÍCULO 13.- HABILITACIÓN DE LIBRO AUXILIARES DE REGISTRO DE TRÁMITES
Todas las dependencias de la institución incluidas las desconcentradas, programas y proyectos que de
acuerdo a su naturaleza, funcionamiento y tengan atribuciones para realizar TRÁMITES CONTABLES Y
PROCESOS DE CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS, podrán habilitar su Libro Auxiliar de
Registro previa aprobación de su Secretaria o Secretario Departamental (aprobación que deberán
realizar de manera inmediata a la difusión e implantación de la presente Guia) y posteriormente hacer
conocer formalmente a la Unidad de Organización y Métodos dicho instrumento para su archivo y
posterior seguimiento.
ARTÍCULO 14.- RECOMENDACIONES GENERALES
Todas las dependencias incluidas las desconcentradas, programas y proyectos del Órgano Ejecutivo del
Gobierno Autónomo Departamental de Cochabamba, para optimizar el flujo de correspondencia
interna/externa, recibida/despachada del interior de la institución y/o del entorno, deberán cumplir de
manera obligatoria los siguientes aspectos:
I. Hoja de Ruta Única de Correspondencia:
a. Verificar que el llenado de la Hoja de Ruta Única de Correspondencia esté debidamente marcada,
registrada en las casillas y espacios correspondientes a lo enunciado en la documentación
(Comunicación Interna, Circular, Memorándum y Carta) y sea de competencia de la dependencia
receptora para efectos de su registro, de su atención correcta.
b. Si la documentación cumple los requisitos del punto anterior, se procederá previamente a estampar el
sello de recepción, debiendo verificar el destinatario, documentos de respaldo, copias, firmas, anexos,
fecha y hora.
c. Cuando se emita un solo documento con copias para conocimiento de diferentes destinatarios, el
receptor deberá enviar las copias a las dependencias referidas con sus correspondientes Hojas de
Ruta Única de Correspondencia, consignando los mismos datos del documento adjunto.
d. Para correspondencia interna y/o externa al momento de generar Hojas de Ruta Única de
Correspondencia por las instancias solicitantes que inicien un trámite, obligatoriamente deben
imprimir el número de destinatarios en ambas caras de la hoja.
II. Libro de Registro de Correspondencia:
a. El Libro de Registro de Correspondencia (ver anexo 7), deberá llevar carátula (ver anexo 6) así mismo
deberá estar foliado.

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b. Cuando se reciba correspondencia, se deberá registrar los datos establecidas en: Comunicación
Interna, Circular, Memorándum y Carta y sea de competencia de la dependencia receptora para
efectos de su registro y atención correcta.
III. Correspondencia:
a. Conocer las actividades de la institución, los servicios que presta y las servidoras o servidores
públicos (personal de planta, eventual y consultores individuales de línea) encargados de dar curso a
los trámites de los diferentes asuntos a fin de realizar la correcta distribución de los documentos.
b. La correspondencia interna/externa, recibida/despachada en el Órgano Ejecutivo del Gobierno
Autónomo Departamental de Cochabamba, deben transmitir una imagen de seriedad de la institución,
por tanto, su presentación, su distribución y adecuada redacción ayuden que el mensaje llegue
adecuadamente al destinatario.
c. Las Comunicaciones Internas, Circulares, Memorándums y Cartas, deben ser redactadas con
claridad, precisión y exactitud, no debiendo presentar errores ortográficos, gramaticales y puntuación.
d. La presentación de correspondencia original y/o copia, deben ser presentables garantizando la nitidez
en todo el documento, sin borrones, tachaduras o enmiendas que alteren su originalidad.
e. La correspondencia considerada de suma urgencia (Ejem.Requerimientos Fiscales, legalizaciones y
otros), deberán ser encaminados por la recepción de cada área organizacional sellado con la leyenda
“URGENTE”, no haciendo uso indiscriminado del mismo de manera que se priorice la atención de
aquellos trámites de real urgencia.
f. La correspondencia (Comunicación Interna, Circular, Memorándum y Carta) que haya sido dirigida a
una servidora o servidor público (personal de planta, eventual y consultores individuales de línea) que
por razones diversas no se encuentre o ya no ocupe el cargo, deberá ser derivada a la servidora o
servidor público que pueda atender el requerimiento.
g. El color y el tamaño del papel utilizado en la correspondencia, deben ser los mismos en todas las
hojas, el tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto, los márgenes utilizados deberán
facilitar y permitir el anillado o empastado del documento mismo que deberán respetar los siguientes
aspectos :
Margen Superior: 5 cm. Incluido el logotipo establecido por la institución.

Margen Inferior: 2 cm. Incluido el pie de página establecido por la institución
Margen Izquierdo: 3,5 cm.
Margen Derecho: 2 cm.
Tipo de letra y tamaño: arial Nº 10
Interlineado: 1.0 mm
CAPITULO III
CLASIFICACION Y MANEJO DE CORRESPONDENCIA INTERNA Y/O EXTERNA
ARTÍCULO 15.- CLASIFICACIÓN DE CORRESPONDENCIA.

El Órgano Ejecutivo del Gobierno Autónomo Departamental de Cochabamba para comunicarse con el
interior y/o exterior de la institución, tiene aprobado los siguientes instrumentos de comunicación (ver
anexo 2, 3, 4, 5):
I. Correspondencia Interna
a. Comunicación Interna (Informes, solicitudes, etc.)
b. Circular
c. Memorándum
II. Correspondencia Externa
a. Carta Oficial

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ARTÍCULO 16.- MANEJO DE CORRESPONDENCIA INTERNA
Cuando la correspondencia es generada al interior del Órgano Ejecutivo Departamental, se deberá

respetar el conducto regular jerárquico establecido en la estructura organica según niveles jerárquicos
correspondientes. Ello indica que si la correspondencia se origina en la dependencia operativa, esta debe
ser encaminada vía jefatura de Área o Unidad a la Dirección, luego a la Secretaría Departamental y éste
al Despacho de la Gobernadora o del Gobernador, si fuera el caso tal como se muestra en el siguiente
gráfico:
MODELO REFERENCIAL SEGÚN CONDUCTO REGULAR JERÁRQUICO PARA

CORRESPONDENCIA INTERNA
GOBIERNO AUTÓNOMO
DEPARTAMENTAL DE COCHABAMBA
CORRESPONDENCIA
DESPACHADA
GOBERNADOR
DESPACHO
DE LA
GOBERNACIÓN
SECRETARÍAS
DEPARTAMENTALES
DIRECCIÓNES/
DEPENDENCIAS
DESCONCENTRADAS
UNIDADES
ÁREAS
CORRESPONDENCIA
RECIBIDA
SERVIDORAS O SERVIDORES
PUBLICOS (personal de planta, eventual
y consultores individuales de línea)

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ARTÍCULO 17.- MANEJO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA
La Correspondencia enviada por el entorno de la Gobernación (Personas Naturales o Jurídicas) dirigida a

la Gobernadora o Gobernador deberá ser entregada en Área de Recepción, Despacho de
Correspondencia e Información; esta instancia deberá entregar al Despacho de la Gobernación, siendo,
Asesoría del Gobernador quien deberá revisar clasificar y preparar la correspondencia para conocimiento
de la Máxima Autoridad Ejecutiva; posteriormente será encaminada si fuera el caso, a la dependencia
correspondiente, respetando el conducto regular jerárquico.
En casos excepcionales donde la Correspondencia externa sea entregada de manera directa en algunas
secretarias departamentales (cuando se de el caso) el remitente necesariamente deberá realizar dicha
entrega de correspondencia al despacho de la Secretaría Departamental donde será revisada, clasificada
y preparada para conocimiento de la Secretaria o Secretario Departamental respectiva, posteriormente
será encaminada a la dependencia correspondiente de acuerdo a conducto regular jerárquico.
Para la emisión de correspondencia externa, se deberá respetar el conducto regular jerárquico

establecido por la institución, debiendo ser despachada y/o entregada por servicio de Courier para envío
nacional, provincial, municipal o entregado mediante mensajería tal como se muestra en el siguiente
gráfico:

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MODELO REFERENCIAL SEGÚN CONDUCTO REGULAR JERÁRQUICO PARA

CORRESPONDENCIA EXTERNA
ENTORNO INSTITUCIONAL
PERSONA PERSONA
NATURAL NATURAL
O O
JURIDICA JURIDICA
GOBERNACIÓN
SECRETARÍAS DEPARTAMENTALES
ÁREA DE RECEPCIÓN,
DESPACHO DE
CORRESPONDENCIA E DESPACHO
DE LA
INFORMACIÓN
GOBERNACIÓN
DIRECCIONES / DEPENDENCIAS
DESCONCENTRADAS
UNIDADES
ÁREAS
SERVIDORAS /SERVIDORES PUBLICOS

(personal de planta, eventual y consultores
individuales de línea)

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CAPITULO IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO DE HOJA DE RUTA ÚNICA Y LIBRO DE REGISTRO
CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y DESPACHADA
ARTÍCULO 18.- HOJA DE RUTA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA (INTERNA Y/O EXTERNA)
La Hoja de Ruta Única de Correspondencia (ver anexo 1) servirá para canalizar los documentos de
correspondencia interna y/o externa, facilitando la delegación de tareas a través de proveídos e
instructivos, permitiendo la comunicación, coordinación, control y seguimiento de trámites.
Toda correspondencia que ingresa al Órgano Ejecutivo del Gobierno Autónomo Departamental de
Cochabamba sea de manera interna y/o externa, será registrada y canalizada por cada despacho de
Secretaría Departamental según corresponda, registrando y/o marcando la casilla respectiva
(correspondencia interna y/o externa) en la primera parte de la Hoja de Ruta Única de
Correspondencia.
La Hoja de Ruta Única de Correspondencia consta de dos partes:
Primera parte, corresponde al encabezado donde se registran los datos de origen (emisión)
Segunda parte, corresponde al espacio donde se registra la instrucción/proveídos a ser
atendidas (receptor).
En este sentido, se describe a continuación la forma del llenado de la Hoja de Ruta Única de
Correspondencia, considerando las casillas y espacios habilitados tal como se describe a
continuación:
DETALLE FORMA DE LLENADO
I. PRIMERA PARTE:
Marcar en esta casilla con una (X) cuando la
1. CORRESPONDENCIA correspondencia sea interna y/o documentos originados al
INTERNA interior de las diferentes instancias del Órgano Ejecutivo
Departamental, incluidas las dependencias
Marcar en esta casilla con una (X) cuando la
2. COPIA correspondencia Interna sea dirigida a varios destinatarios
del Órgano Ejecutivo Departamental en calidad de COPIA.
Marcar en esta casilla con una (X) cuando se reciba
3. CORRESPONDENCIA
correspondencia externa de entidades, personas naturales
EXTERNA
o jurídicas.
Esta casilla está destinada únicamente para el registro del
número correlativo generado únicamente por el Área de
4. Nº DE CORRESPONDENCIA
Recepción, Despacho de Correspondencia e
EXTERNA
Información cuando se reciba correspondencia de
entidades externas personas naturales o jurídicas.
EMISION/RECEPCION:
Registrar en esta casilla, la fecha de emisión de la
5. FECHA
correspondencia.
Registrar en esta casilla, la hora del momento de emisión o
6. HORA
recepción de la correspondencia.
Registrar en esta casilla (sin incluir la Hoja de Ruta Única
7. CANTIDAD DE de Correspondencia) el número total de hojas que
HOJAS/ANEXOS compone la correspondencia interna o externa y anexos
como ser: número de anillados, folders, sobres, CD u otros.

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DATOS DE ORIGEN:
a. Registrar en este espacio el dato alfanumérico de
identificación de correspondencia de origen establecido
en la parte superior de la Comunicación Interna o carta
externa.
8. CITE
b. En caso de correspondencia externa, de personas
naturales, se deberá marcar en este espacio
únicamente con una línea continua.
a. Cuando la correspondencia sea interna, registrar en
esta casilla, el número correlativo del Libro de Registro
de Correspondencia recibida y despachada de cada
dependencia que emite la documentación.
9. Nº DE REGITRO INTERNO
b. Cuando la correspondencia sea externa, registrar en
(correlativo)
esta casilla el Nº correlativo del libro de registro de
correspondencia de la dependencia que recibe la
documentación (únicamente para Asesoría del
Gobernador y Despacho de las Secretarías
Departamentales)
este espacio el nombre de la servidora o servidor
público (personal de planta, eventual y consultores
individuales de línea) que emite la correspondencia.
10. REMITENTE
b. Cuando la correspondencia sea externa, registrar en
este espacio el nombre de la persona natural o jurídica
que remite la correspondencia.
este espacio el nombre del cargo y dependencia de la
servidora o servidor público (personal de planta,
eventual y consultores individuales de línea) que emite
la correspondencia.
11. CARGO/DEPENDENCIA Y/O b. Cuando la correspondencia sea externa, registrar en

INSTITUCION este espacio el nombre del cargo/dependencia y/o
institución de la persona jurídica que remite la
correspondencia.
c. En caso de correspondencia externa, de personas

naturales, deberá, llenar en este espacio la palabra
“PERSONA NATURAL”
Registrar en este espacio el Nombre de la servidora o
servidor público (personal de planta, eventual y
12. DESTINATARIO
consultores individuales de línea) a quien va dirigida la
correspondencia.
Registrar el Nombre del Cargo y dependencia de la
servidora o servidor público (personal de planta, eventual
13. CARGO/DEPENDENCIA
y consultores individuales de línea) a quien va dirigida la
correspondencia.

FECHA DE
Marzo 2017

a. En caso de correspondencia interna, copiar en este
espacio el motivo y/o la referencia detallada en la
correspondencia.
14. REFERENCIA
b. En caso que la correspondencia externa, no detallen
motivo y/o referencia, se deberá describir de manera
resumida el objetivo de la nota.
SALIDA:
Registrar en esta casilla, la fecha de salida de la

15. FECHA
correspondencia.
Registrar en esta casilla la hora de salida de la

16. HORA
correspondencia.

de Correspondencia) el número total de hojas que
17. CANTIDAD DE
compone la correspondencia interna o externa y anexos
HOJAS/ANEXOS
como ser: el número de anillados, folders, sobres, CD u
otros al momento de despachar la correspondencia

este espacio el destinatario descrito en el numeral 12
de la Hoja de Ruta Única de Correspondencia.
18. PRIMER DESTINATARIO
b. Cuando la correspondencia sea externa,
(Nombre y Cargo)
obligatoriamente se deberá registrar en este espacio el
nombre o cargo de la servidora o servidor público
(personal de planta, eventual y consultores individuales
de línea) ha quien va dirigido la instrucción como
primer destinatario.
Registrar en este espacio de manera breve y resumida la
tarea a ser realizada por la servidora o servidor público a
19. INSTRUCCIÓN/ PROVEHIDO
quien va dirigida la instrucción/proveído, sea esta
correspondencia interna o externa.
Registrar en esta casilla el número correlativo del Libro de
20. Nº DE REGISTRO INTERNO
Registro de Correspondencia Recibida y Despachada de
(correlativo)
la dependencia que recibe la documentación.
Consignar en esta casilla únicamente el SELLO DE

21. SELLO DE RECEPCIÓN IDENTIFICACIÓN de la dependencia que recibe la
correspondencia.
Consignar en este espacio la firma y sello, de la servidora
o servidor público (personal de planta, eventual y
22. FIRMA Y SELLO
consultores individuales de línea) que emite el
instructivo/proveído.
INGRESO:
Registrar en esta casilla la fecha de recepción de la

23. FECHA
correspondencia interna o externa.

FECHA DE
Marzo 2017
Registrar en esta casilla la hora de recepción de la

24. HORA
correspondencia interna o externa
La instancia receptora deberá registrar en esta casilla (sin

incluir la Hoja de Ruta Única de Correspondencia), el
25. CANTIDAD DE número total de hojas que compone la correspondencia
HOJAS/ANEXOS interna o externa y anexos como ser: el número de
anillados, folders, sobres, CD u otros al momento de
despachar la correspondencia
SALIDA:
Registrar en esta casilla, la fecha de salida de la

26. FECHA
correspondencia
Registrar en esta casilla la hora del momento de salida de

27. HORA
la correspondencia.
de Correspondencia) el número total de hojas que
28. CANTIDAD DE
compone la correspondencia interna o externa y anexos
HOJAS/ANEXOS
como ser: número de anillados, folders, sobres, CD u
otros, al momento de despachar la correspondencia
II SEGUNDA PARTE:
DETALLE INSTRUCTIVO DE LLENADO

Registrar en este espacio el nombre y cargo de la
servidora o servidor público (personal de planta, eventual
29. SEGUNDO y consultores individuales de línea) a quien va dirigida la
DESTINATARIO instrucción para su atención; siendo el llenado de las
demás casillas similar al llenado de las opciones del
primer destinatario.
NOTA: Toda Hoja de Ruta Única de Correspondencia debe ser llenada con letra legible, utilizando bolígrafo y sin borrones.
ARTÍCULO 19.- LIBRO DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y DESPACHADA
Será utilizada al interior de todas las dependencias incluidas las desconcentradas, programas y
proyectos para la correspondencia recibida o despachada, debiendo registrar de manera cronológica
la documentación interna y/o externa, permitiendo el control y seguimiento de los mismos.
En este sentido se describe a continuación la forma de llenado del Libro de Registro de

Correspondencia Recibida y Despachada:

Registrar en este espacio la numeración automática
1. Nº
y/o manual de foliación.
2. N° DE REGISTRO Registrar en esta columna el número correlativo,
( correlativo), fecha y hora de fecha y hora de la correspondencia interna/externa,
recepción/emisión recibida/despachada.

FECHA DE
Marzo 2017

3. TIPO DE DOCUMENTO Registrar cuando corresponda:
CE,CI, CIR, MEM a. Comunicación Externa (Carta)(CE)
b. Comunicación Interna (CI)
c. Circular (CIR)
d. Memorándum (MEM)
Registrar en esta columna el dato alfanumérico de
4. N° CITE identificación descrita en la Correspondencia
interna/externa, recibida/despachada.
Registrar en esta columna (sin incluir la Hoja de Ruta
Única de Correspondencia) el número total de hojas
5. CANTIDAD DE que compone la correspondencia interna o externa y
HOJAS/ANEXOS anexos como ser: número de anillados, folders,
sobres, CD u otros, al momento de recibir/despachar
la correspondencia.
a. Cuando se emite la correspondencia interna y/o
externa registrar en esta columna el nombre de la
eventual y consultores individuales de línea) que
genere la correspondencia.
6. REMITENTE (Nombre, Cargo,
Dependencia/Institución) b. Cuando se reciba la correspondencia interna y/o
externa registrar en esta columna el nombre de la
eventual y consultores individuales de línea)
persona natural o jurídica que remite la
correspondencia.
a. En caso de correspondencia interna, copiar el
motivo y/o referencia detallada en la nota.
7. REFERENCIA
b. En caso de la correspondencia externa que no
detallen motivo o referencia se deberá describir
de manera resumida el objetivo de la nota.
Registrar la tarea a ser realizada de la servidora o
servidor público (personal de planta, eventual y
8. INSTRUCCIÓN/PROVEÍDO
consultores individuales de línea) a quien va dirigida
la instrucción /proveido.
Registrar en esta columna, la sigla o abreviación de
la dependencia y el nombre de la servidora o
9. DESTINATARIO 1 servidor público (personal de planta, eventual y
fecha, hora y firma consultores individuales de línea) a quien van
dirigida la instrucción, así mismo fecha, hora y firma
del receptor.
Registrar en esta columna, la sigla o abreviación de
la dependencia y el nombre de la servidora o servidor
10. DESTINATARIO 2 público (personal de planta, eventual y consultores
fecha, hora y firma individuales de línea) que recepcionará la
correspondencia para su atención así mismo la fecha,
hora y firma del receptor.

FECHA DE
Marzo 2017

a. Cuando la correspondencia reingresada en su
respuesta, mantenga el mismo Nº de CITE de la
nota inicial, se considerará como REINGRESO.
11. DESTINATARIO 3
fecha, hora y firma
b. En caso que la respuesta de reingreso sea
utilizada con otro Nº de CITE diferente al inicial, se
deberá registrar con un nuevo número correlativo.
Cuando el número de destinatarios sobrepasen a lo
establecido en el formato, se deberá registrar en esta
12. RELACIÓN DOCUMENTARIA
columna el nuevo número correlativo habilitado para
identificar la continuidad del trámite.
NOTA: El Libro de Registro de Correspondencia (ver anexo 7), deberá llevar carátula (ver anexo 6), en la columna de Nº
correlativo no se deberá saltar el orden de la numeración correlativa, así mismo no deberá ser extraviado ni presentar
enmiendas, tachaduras, sobre escrituras y otros que alteren su confiabilidad.


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FECHA DE

GUÍA PARA EL MANEJO DE HOJA DE RUTA ÚNICA Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA ACTUALIZACION:

ARTÍCULO 1.- OBJETIVOS ...................................................................................................................2

ARTÍCULO 8.- RESPONSABILIDADES ................................................................................................5

ARTÍCULO 15.-CLASIFICACIÓN DE CORRESPONDENCIA. ................................................................8

ANEXO 1 COMUNICACIÓN INTERNA

ELABORADO POR: Secretaría Departamental de Finanzas y Administración y Dirección de Comunicación 1 de 17

ELABORADO POR: Secretaría Departamental de Finanzas y Administración y Dirección de Comunicación 2 de 17

ARTÍCULO 1.- OBJETIVOS

a. Fortalecer el flujo de información oportuna entre las Unidades Administrativas y Técnicas de la

ARTÍCULO 2.- ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LA GUÍA

ARTÍCULO 3.- ACTUALIZACIÓN DE LA GUÍA

La Secretaría Departamental de Finanzas y Administración, Área de Recepción, Despacho de

a. Evaluación en su aplicación en la Institución mínimamente de 1 año

ELABORADO POR: Secretaría Departamental de Finanzas y Administración y Dirección de Comunicación 3 de 17

ARTÍCULO 4.- APROBACIÓN DE LA GUÍA

ARTÍCULO 5.- DIFUSIÓN DE LA GUÍA

La Secretaria Departamental de Planificación a través de la Unidad de Organización y Métodos, queda

ARTÍCULO 6.- INCUMPLIMIENTO A LA APLICACIÓN DE LA GUÍA

ARTÍCULO 7.- GLOSARIO DE DEFINICIONES

a. Comunicación Interna.- Es la documentación escrita utilizada para dar a conocer internamente

b. Circular.- Es la documentación escrita utilizada para dar a conocer internamente actividades de la

c. Memorándum.- Es la documentación escrita de carácter interno, que se utiliza para transmitir

e. Correspondencia.- Es el documento escrito (Comunicación Interna, Circular, Memorándum y Carta)

f. Correspondencia Interna.- Es aquella documentación escrita de carácter oficial originada y remitida

g. Correspondencia Externa.- Es toda clase de documentación escrita, que se remite o recepciona al

ELABORADO POR: Secretaría Departamental de Finanzas y Administración y Dirección de Comunicación 4 de 17

h. Libro de Registro de Correspondencia.- Documento donde se debe registrar toda la

i. Libro de Registro de Nº CITES.- Documento donde se debe registrar el nombre de la servidora o

j. Conducto Regular Jerárquico.- Es el respeto a los niveles jerárquicos aprobados en la estructura

k. Custodia.- Es la tenencia de documentos (temporaria o definitiva) así mismo el cuidado, protección

ARTÍCULO 8.- RESPONSABILIDADES

a. Despachar el proveído respectivo de cada trámite de manera ágil e inmediata.

ARTICULO 9.- PROHIBICIONES

ELABORADO POR: Secretaría Departamental de Finanzas y Administración y Dirección de Comunicación 5 de 17

a. Recibir o despachar de manera directa correspondencia interna/externa, a las distintas instancias

ARTÍCULO 10.- ENCABEZADO DE PÁGINA

El encabezado de las páginas de la correspondencia estará destinado para el o los logotipos de la

ARTÍCULO 11.- PIE DE PÁGINA

Espacio destinado para el Nombre de la Oficina Central (plaza 14 de septiembre), Secretarías

ELABORADO POR: Secretaría Departamental de Finanzas y Administración y Dirección de Comunicación 6 de 17

ARTÍCULO 12.- HABILITACIÓN DE LIBRO DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y

En el caso de las dependencias desconcentradas, programas y proyectos, de acuerdo a su estructura

ARTÍCULO 13.- HABILITACIÓN DE LIBRO AUXILIARES DE REGISTRO DE TRÁMITES

ARTÍCULO 14.- RECOMENDACIONES GENERALES

I. Hoja de Ruta Única de Correspondencia:

II. Libro de Registro de Correspondencia:

ELABORADO POR: Secretaría Departamental de Finanzas y Administración y Dirección de Comunicación 7 de 17

Margen Superior: 5 cm. Incluido el logotipo establecido por la institución.

ARTÍCULO 15.- CLASIFICACIÓN DE CORRESPONDENCIA.

ELABORADO POR: Secretaría Departamental de Finanzas y Administración y Dirección de Comunicación 8 de 17

ARTÍCULO 16.- MANEJO DE CORRESPONDENCIA INTERNA

Cuando la correspondencia es generada al interior del Órgano Ejecutivo Departamental, se deberá

MODELO REFERENCIAL SEGÚN CONDUCTO REGULAR JERÁRQUICO PARA

ELABORADO POR: Secretaría Departamental de Finanzas y Administración y Dirección de Comunicación 9 de 17

ARTÍCULO 17.- MANEJO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA

La Correspondencia enviada por el entorno de la Gobernación (Personas Naturales o Jurídicas) dirigida a

Para la emisión de correspondencia externa, se deberá respetar el conducto regular jerárquico

ELABORADO POR: Secretaría Departamental de Finanzas y Administración y Dirección de Comunicación 10 de 17

MODELO REFERENCIAL SEGÚN CONDUCTO REGULAR JERÁRQUICO PARA

SERVIDORAS /SERVIDORES PUBLICOS

ELABORADO POR: Secretaría Departamental de Finanzas y Administración y Dirección de Comunicación 11 de 17

ARTÍCULO 18.- HOJA DE RUTA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA (INTERNA Y/O EXTERNA)