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Administración Operativa
Administración Operativa
Administración Operativa
De la Unidad Didáctica:
ADMINISTRACIÓN
OPERATIVA
Administración de
Empresas
CICLO II
PRESENTACIÓN DE LA
UNIDAD DIDÁCTICA (UD)
Propósito de la UD
Debemos revisar y resolver cada una de las actividades, preguntas o casos que
se propongan durante el desarrollo de cada indicador. Esto lo podemos realizar
antes de llegar a clase, durante la clase o después de clase.
Conexión Resumen de lo
de saberes aprendido
Se presenta información, enlaces Es el momento donde se sintetiza la
o un conjunto de actividades información comprendida.
que al leer o resolver permiten
que se realicen las conexiones
necesarias para contrastarla con la
problemática inicial.
2.1. Coordina la ejecución de las actividades del plan operativo, en función a los
procedimientos establecidos por la empresa y a la normativa vigente.
3.1. Organiza la ejecución de las actividades del plan operativo, en función a los
procedimientos y a la normativa de la empresa.
5.1. Controla la ejecución de las actividades del plan operativo, en función a los
procedimientos establecidos por la empresa y a la normativa vigente.
5.2. Demuestra respeto por los diferentes aportes que realizan sus pares.
6.1. Contrasta los resultados obtenidos en la ejecución con los objetivos del plan
operativo, en función a los procedimientos establecidos por la empresa y a la
normativa vigente.
7.1. Interpreta los resultados producto del control sobre la ejecución de las actividades
del plan operativo, en función a los procedimientos establecidos por la empresa
y a la normativa vigente.
3
ESQUEMA GENERAL
DE LA UD
Actividades necesarias para la
ejecución del plan operativo
COORDINA Y ORGANIZA
LA EJECUCIÓN DE
Mapeo de actividades
ACTIVIDADES DEL PLAN
OPERATIVO
Recursos necesarios para el
despliegue del plan operativo
ADMINISTRACIÓN
OPERATIVA Control orientado al
cumplimiento de objetivos
CONTROL DE LAS
Controles aplicables sobre la
ACTIVIDADES DEL PLAN ejecución del plan operativo
OPERATIVO
Tipos de control
4
ÍNDICE
5
Indicador de logro 5 .......................... 39 Indicador de logro 7 .......................... 55
Situación problemática: Cebichería Situación problemática: Empresa de
Manotas ...................................................... 39 transportes interprovincial Meteoro ........ 55
Conexión de saberes: Control en la Conexión de saberes: Interpretando
ejecución de las actividades del plan resultados obtenidos del control sobre el
operativo .................................................... 40 plan operativo ............................................ 56
Transfiriendo lo aprendido: ¿Qué tipo de Transfiriendo lo aprendido: Evaluando
control necesita la tienda de carteras? .... 43 resultados de un plan operativo .............. 59
Reflexión sobre lo aprendido ................... 44 Reflexión sobre lo aprendido ................... 60
Resumen de lo aprendido ........................ 44 Resumen de lo aprendido ........................ 60
Actividades complementarias de Actividades complementarias de
autoaprendizaje ......................................... 44 autoaprendizaje ......................................... 60
6
Indicador
de logro 1
Identifica las
actividades para
la ejecución del
plan operativo que
corresponden a
su área y puesto
de trabajo, en
función a los
procedimientos
establecidos. Toda empresa, cualquiera sea su tamaño, trata
de tener un plan que le permita desarrollar sus
Reflexionar y compartir
Situación
problemática
Trazando la ruta
para llegar a la meta
7
Si fueras el gerente de una de las tiendas, ¿qué actividades realizarías
para llevar a cabo este plan?
Conexión
de saberes
Plan operativo
1. Planificación empresarial
Partimos de la idea de que las empresas cuentan con un plan
estratégico y varios planes operativos para realizar sus actividades.
2
ANÁLISIS
EXTERNO
1 3
MISIÓN, VISIÓN, ANÁLISIS
VALORES INTERNO
PLAN
ESTRATÉGICO
6 4
SISTEMA DE FORMULACIÓN
MONITOREO Y DE OBJETIVOS
EVALUACIÓN ESTRATÉGICOS E
5 INDICADORES
IMPLANTACIÓN DE
ESTRATEGIAS
OBJETIVO
RESPONSABILIDAD ESPECÍFICO
PLANES
OPERATIVOS
ACTIVIDADES
PLAZO DE
Y METAS
EJECUCIÓN
ESTRATEGIAS
DE TRABAJO
Glosario
plan operativo. Se
trata de una estrategia
general, la cual indica
qué se quiere conseguir
y cuáles son los
Ahora podemos concluir que: pasos para lograrlo.
Normalmente un plan
operativo se realiza
• El plan operativo es la culminación del detalle de un plan
con carácter anual, por
estratégico. Debido a esta circunstancia, el POA debe adaptar
los objetivos generales de la compañía a cada departamento este motivo se utilizan
y traducir la estrategia global de la misma en el día a día de las siglas POA (Plan
sus trabajadores. Operativo Anual).
• Toda empresa desea tener un plan que le asegure poder DefiniciónABC. (s.f.) Plan
cumplir con los objetivos trazados y lograr las mejores Operativo. Recuperado de
condiciones en el futuro. goo.gl/TnqUUZ
9
Ahora que has observado y leído la información de estos gráficos,
responde lo siguiente:
Enlace ¿Cuál es tu interpretación con respecto a estos tres gráficos?
En el siguiente enlace
podrás ampliar mayor
información sobre el
Elabora un objetivo específico de una empresa de transporte,
plan estratégico y plan
plantea una actividad concreta para lograrlo y especifica quiénes la
operativo:
implementarán.
goo.gl/jQodVc
10
ORGANIZACIÓN PREPARACIÓN APROBACIÓN
b. ¿Qué tipo de actividad crees que debería realizar esta área para la
ejecución del plan operativo?
INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA
(Ej: Financiación, planificación, relación con inversores)
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Actividades
de Soporte
DESARROLLO DE TECNOLOGÍA
(Ej: Diseño de productos, investigación de mercados)
n
COMPRAS
(Ej: Componentes, maquinarias, publicidad, servicios)
LOGÍSTICA OPERACIONES
LOGÍSTICA MARKETING SERVICIOS
INTERNA EXTERNA Y VENTAS POSTVENTAS
(Ej: Almace- (Ej: Montaje, (Ej: Procesa- (Ej: Fuerza de (Ej: Instala-
Ma
publicidad,
en
Actividades Primarias
11
La Cadena de Valor es un concepto que describe el modo en el
que se desarrollan las acciones y actividades de una empresa.
Para nuestro estudio solo vamos a observar las principales áreas o
funciones de una empresa, más adelante revisaremos con mayor
detalle este esquema.
Para lograr esta visión, uno de sus planes es abrir una planta de
procesamiento primario en el lapso de un año, lo cual le permitirá
ahorrar grandes sumas de dinero al realizar todo el proceso
productivo, aparte de la comercialización de sus productos que
ya viene realizando. Para concretar este proyecto, Nilton se ha
comunicado con los gerentes de finanzas, recursos humanos,
logística y operaciones. Este es uno de los planes más importantes
para la empresa; por ello, él necesita de la participación de todos.
Transfiriendo lo
aprendido ¿Cuáles son las actividades para
realizar nuestro plan de ventas?
Ya sabemos cuáles son las actividades necesarias para ejecutar un
plan operativo y lo demostraremos desarrollando el siguiente caso.
Fundamenta tus respuestas.
12
quedó listo. Cada semana se revisaban los avances, para verificar si
se estaban cumpliendo con los compromisos o ver qué mejoras se
podían aplicar en las secciones con dificultades. Gracias a ello, luego
de tres meses el gerente de la tienda se encuentra por encima del
avance.
Reflexión sobre
lo aprendido
Resumen de lo
aprendido
Estas actividades las desarrollarán en hojas adicionales, léelas con atención y responde las
preguntas.
En el caso Gerente de tienda, indica cuál es la actividad del plan operativo que tuvo que
realizar la gerencia central para poder comunicar los objetivos, metas e indicadores de
todas las tiendas a sus gerentes.
Dentro del plan estratégico de Saga recordemos que uno de sus planes era ampliar su
cadena de tiendas. Indica a qué actividad del plan operativo corresponde cada una de las
siguientes acciones:
14
Todas estas acciones van a contribuir para mejorar las ventas en el concesionario; sin
embargo, hay algunas actividades del plan operativo que Rubén no ha contemplado en
estas acciones. Encierra en un círculo las actividades que Rubén no ha tomado en cuenta y
sustenta el motivo.
Con respecto al caso anterior y una vez identificado cuáles son las actividades del plan
operativo que Rubén no tomó en cuenta, ¿qué acciones adicionales realizarías para
completar el plan operativo de Rubén?
15
Indicador
de logro
Coordina la
2
ejecución de las
actividades del plan
operativo, en función
a los procedimientos
establecidos por
la empresa y a la Un reconocido chef peruano, dentro de sus
normativa vigente. planes de crecimiento, tiene como objetivo
abrir un restaurante en Dubai. Para ello, ha
Reflexionar y compartir
Situación
problemática ¿Quién es el
responsable?
16
Conexión
de saberes
Áreas que intervienen
en la ejecución del plan
operativo
Operaciones
LOGÍSTICA LOGÍSTICA
Recursos
Humanos
Finanzas Marketing
$
Estas tres áreas están unidas por una columna central: recursos
humanos. Asimismo, están apoyadas por una quinta área: logística.
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2. Acciones del plan operativo
correspondientes a cada área
A continuación, estudiaremos las actividades que realiza cada área y
cómo estas generan una cadena de valor, leamos el siguiente caso y
respondamos las interrogantes:
Caso: Caminito
Caminito es un Restaurante-Club que quiere ofrecer un ambiente
innovador e íntimo, para poder explorar y desarrollar relaciones
personales. Por ello, las áreas del negocio se han propuesto realizar
las siguientes actividades en sus planes operativos:
Actividades primarias
ELEMENTOS A CONSIDERAR
A
C Fundamental el Para darnos a Venta de
T reconocimiento conocer, utilizaremos nuestros
de marca. Estamos los canales que servicios/
I
obligados a realizar habitualmente utilizan productos
V una cuidada campaña los singles cuando online a través
Marketing &
I de marketing. buscan lugares de internet
ventas
D de esparcimiento o mediante
A (internet, boca oreja, llamada
asociándonos con telefónica.
D bares y discotecas).
E
S
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Actividades secundarias
ELEMENTOS A CONSIDERAR
Acceso y Formación Cuidada política
cuidada continua de retributiva: nuestro
selección todos nuestros personal es
del personal empleados nuestro principal
requerido en todos los activo y debemos
para la aspectos tenerlo satisfecho
prestación relacionados económicamente.
de los con la calidad Cualquier pérdida
Recursos
servicios del servicio de un recurso
humanos
ofrecidos. (restauración, tendrá un gran
bailarines, impacto (pérdida
animadores, de la inversión
etc.). realizada en
su formación,
formación de la
A nueva persona,
C etc.).
T
Organización a tres niveles:
I
V • Dirección general
I • Tres áreas operativas: restauración–animación–
D hotel + personal adscrito a las áreas
Organización
A • Área de mantenimiento + personal adscrito al área
D
• Área financiera + personal adscrito al área
E
• Área de formación y RRHH
S
Joost, N.; Rodríguez, V. y Joana, J. (2009). Caminito Restaurante Argentino. Slideshare. Recuperado
de goo.gl/c6gHWx
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3. Coordinación orientada a los objetivos
Para que puedas comprender cómo se realiza una coordinación
orientada a los objetivos, te invitamos a leer el siguiente caso y
responder las siguientes preguntas:
Para aclarar las dudas sobre estas preguntas revisemos los siguientes
conceptos:
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Según Dessler, los pasos a seguir para establecer metas y evaluarlas
son:
Establecer metas de
la organización
Retroalimentar Establecer
(por periodos a metas para los
los subalternos) departamentos
Definir los
resultados
esperados
(individuales)
Objetivos SMART
Específicos
Alcanzables
Realistas
Medible
Tiempo
21
Al observar el gráfico te habrás dado cuenta que los objetivos SMART
cuentan con una serie de criterios que ayudan en su formulación,
para que puedan ser una herramienta que oriente el trabajo, pues su
precisión da información que permite realizar un trabajo eficaz.
Transfiriendo lo
aprendido
¡A coordinar las actividades
del restaurante!
Ya sabemos cuáles son las áreas que intervienen para ejecutar un plan
operativo y qué acciones le corresponden a cada una, orientadas en
base a los objetivos de la empresa.
Reflexión sobre
lo aprendido
22
¿Qué pasos o estrategias he realizado para relacionar las acciones
del plan operativo correspondiente a cada área?
Resumen de lo
aprendido
Actividades
complementarias de
autoaprendizaje
Estas actividades las desarrollarás en hojas adicionales, léelas con atención y responde las
siguientes preguntas:
Con respecto a las cinco áreas fundamentales de la empresa, ¿dónde podrías ubicar a las
siguientes unidades?
Contabilidad
Control de calidad
Ventas
Selección y capacitación
Atención de reclamos
23
Actividad de trabajo N.° 2
Con respecto al caso del chef peruano, menciona por lo menos tres áreas que participen
en el plan operativo para abrir su nuevo restaurante en Dubai y qué acciones tendría que
realizar cada área.
Tomando en cuenta las características de los objetivos Smart, menciona tres objetivos para
cumplir con el plan de crecimiento de la empresa de galletas (en el caso: ¿Quién es el
responsable?).
¿Qué acciones realizarías con las diferentes áreas involucradas en la empresa, para poder
cumplir los tres objetivos que has propuesto?
24
Indicador
de logro 3
Organiza la
ejecución de las
actividades del plan
operativo, en función
a los procedimientos
y a la normativa de
la empresa. Sabemos que la ejecución del plan operativo está
conformada por una serie de pasos o actividades.
Reflexionar y compartir
Situación
problemática
El restaurante de
comida rápida
Un restaurante de comida rápida está planificando su próxima
apertura y ha comenzado por analizar los pasos a seguir para la
venta de una hamburguesa.
25
Si fueras el gerente de este restaurante, ¿qué harías para que todo el
personal del restaurante entienda a cabalidad el proceso de la venta
de hamburguesa?
Conexión
de saberes Mapeo de actividades para la
ejecución del plan operativo
Espera para
ser atendido
Cliente
¿Envolver o Envolver
solo obtener Escoger papel Escoger lazo Llevar regalo
papel de de regalo
regalo?
Papel de
regalo
26
¿Con este flujograma te queda más claro cuál es la secuencia de
actividades para la atención a un cliente en la envoltura de sus
regalos?
Glosario
proceso. Conjunto
de actividades que
1.Propósito del mapeo transforman una entrada
en salida, insumos en
Mostrar gráficamente por medio de símbolos cuáles son las productos o recursos
actividades que se llevan a cabo dentro de una organización o en resultados. Agrega
un proceso. Todo aquel que lo lea será capaz de comprender el valor a la entrada para
alcance o llevar a cabo el proceso. conseguir una utilidad
Identificarlos parámetros con los que se debe formular el perfil vendible a la salida,
de la estructura y los procesos internos, para que la empresa con el fin de buscar una
tenga éxito en el cumplimiento de sus objetivos, metas, así como productividad adecuada.
la cobertura de sus funciones.
mapeo de procesos.
Identificar las ineficiencias de un proceso, de manera que se También llamado
facilite el diseño y se busquen soluciones. diagrama de proceso o
flujograma, consiste en
Como se puede apreciar, realizar un mapeo de las actividades
establecer la secuencia
es sumamente importante para la correcta ejecución del plan
de operaciones,
operativo. Veamos el siguiente caso para complementar nuestros
movimientos,
conocimientos:
inspecciones,
manipulación,
actividades de
Caso: El taller mecánico
transporte, retrasos o
Carlos era el nuevo administrador de un taller de un concesionario y esperas y actividades
tenía el reto de mejorar la productividad en su trabajo. Era la primera de almacenamiento,
vez que trabajaba en este tipo de negocios. por medio del cual
las materias primas
Una de las primeras cosas que hizo fue observar la forma de trabajo se convierten en un
y cada una de las actividades en el taller. Luego, Carlos consultó producto terminado, listo
a cada uno de los trabajadores si sabían estas actividades, con la para enviarlo al cliente.
finalidad de comprobar el conocimiento y la relación entre cada uno
El mapeo es el primer
de ellos.
paso antes de la
Carlos elaboró un mapeo del proceso y se lo mostró a todos, evaluación.
identificando algunas actividades (resaltadas en rojo) que se podían
mejorar, por ello pidió la colaboración de cada uno para la mejora
de este proceso. Asimismo, identificó las funciones en cada puesto
de trabajo y los respectivos responsables.
27
obteniendo grandes resultados a fin de año. De esta manera,
alcanzarón todos los objetivos trazados.
28
Nombrar responsables para cada actividad: por último, hay que
tener presente que todas las actividades deben de tener una
persona responsable para cada actividad.
Ahora que has reflexionado podemos concluir lo siguiente:
Transfiriendo lo
aprendido
Organiza las
actividades del taller
mecánico
Ya sabemos organizar las actividades necesarias para ejecutar un
plan operativo.
Reflexión sobre
lo aprendido
29
¿Qué dificultades has tenido al organizar las actividades necesarias
para ejecutar el plan operativo?
Resumen de lo
aprendido
Actividades
complementarias de
autoaprendizaje
Estas actividades las desarrollarán en hojas adicionales, léelas con atención y responde las
preguntas.
Realiza un mapeo del proceso de venta de hamburguesa para el caso del restaurante de
comida rápida (lo vimos al inicio de este tema).
¿Será importante que este restaurante de comida rápida tenga un mapeo del proceso de la
venta de hamburguesa? ¿Por qué?
30
Actividad de trabajo N.° 3
31
Indicador
de logro 4
Discrimina la
secuencia de
actividades a
ejecutarse que
requiera mayor
control, dependiendo
de su impacto en el Hemos visto que para ejecutar un plan operativo
cumplimiento de sus se deben desarrollar diversas actividades, las
objetivos. cuales deben identificarse de manera precisa
y detallada para llevarlas a cabo y cumplir los
Reflexionar y compartir
objetivos trazados.
A continuación, respondemos las siguientes
interrogantes:
m ¿Todas las actividades tienen el mismo
impacto para el cumplimiento de objetivos?
m ¿Cómo hago para discriminar qué
actividad es la más importante dentro del
plan operativo?
Situación
problemática
¿Qué pasó con
el alcalde?
El Sr. Percy era alcalde de una ciudad del norte del país, tenía varios
planes para mejorar las condiciones de su ciudad, los cuales estaban
muy bien estudiados. Se habían definido las actividades a seguir
para cumplir con los objetivos trazados, tomando en cuenta todas
las áreas que tuvieran participación en cada uno de los planes, así
como los responsables de cada actividad y los recursos necesarios.
32
¿Por qué no se lograron los objetivos?
Glosario
el control. Proceso que ¿De qué manera controlarías la ejecución de estos planes para que
permite garantizar que se logren los objetivos trazados?
las actividades reales se
ajusten a las actividades
proyectadas (James
Stoner). El control
En la reflexión te habrás dado cuenta que el control operativo:
sirve para monitorear
la eficacia de las Permitecorregir en forma oportuna las fallas detectadas en los
actividades del plan procesos.
operativo. Es un conjunto
Mantener acciones efectivas hacia las metas asignadas
de acciones que
desarrolla la empresa Mejorar la capacidad de respuesta de la empresa
para corregir y prevenir Establecer normas y métodos para medir el rendimiento
fallas e incumplimientos
en el logro de las metas Medir los resultados
del negocio (Stephen Determinar si los resultados corresponden a los parámetros
Robbins).
Tomar acciones correctivas
2. Niveles de control
Sabemos que el control nos permite prevenir fallas o incumplimientos
Enlace en el logro de las metas. Veamos ahora en qué niveles se realiza este
control.
Podrás tener mayor
información sobre
control en el siguiente Caso: Seguritec
enlace:
Seguritec es una empresa dedicada a brindar soluciones tecnológicas
goo.gl/DtlyA9
para dar seguridad al hogar de sus clientes. Entre sus servicios
resaltan la instalación de cámaras y sistemas de seguridad, control
de aplicaciones de alarmas mediante celulares, manipulación y
monitoreo de luminarias mediante dispositivos móviles, entre otros.
La empresa se encuentra en franco proceso de expansión en todo
el Perú y debido a este crecimiento su gerente general ha creado
mecanismos de control, para poder monitorear el avance de los
objetivos generales de la empresa.
34
¿Crees que el control que se aplica en Seguritec está correctamente
diseñado? ¿Por qué?
Por lo tanto, los niveles de control están definidos por los mismos
niveles de la planeación: estratégico, táctico y operativo.
Aprendizaje y
Crecimiento
Para alcanzar nuestro
objetivo, ¿cómo mantener
la habilidad de cambiar y
progresar?
35
Como se puede apreciar, esta herramienta nos muestra cuatro
perspectivas de la empresa para el logro de los objetivos.
Transfiriendo lo
aprendido Secuencia de actividades
para la apertura de Zara
36
El grupo Inditex, dueños de la marca Zara, tienen planificado abrir
una tienda de esta marca en un centro comercial de Lima.
Reflexión sobre
lo aprendido
Resumen de lo
aprendido
37
Actividades
complementarias de
autoaprendizaje
Estas actividades las desarrollarán en hojas adicionales, léelas con atención y responde las
preguntas.
En el caso del alcalde, si tu fueras el Sr. Percy ¿qué actividades controlarías con mayor énfasis
para lograr los objetivos trazados y realizar todas las obras planificadas? (Toma en cuenta la
metodología del cuadro de mando integral)
Según la metodología del cuadro de mando integral, indica qué actividades se tendrían
que realizar en cada perspectiva para el caso de un supermercado.
Uno de los planes operativos de la empresa Casalinda es abrir una tienda en el centro de
Lima. Haz una lista ordenada de todas las actividades que se deberían de realizar para
concretar este plan e indica el grado de importancia de cada una de ellas, según su impacto
en el cumplimiento del objetivo.
38
Indicador
de logro 5
Controla la ejecución
de las actividades
del plan operativo,
en función a los
procedimientos
establecidos por
la empresa y a la
normativa vigente. Una vez que tenemos definido cuáles son las
actividades que requieren mayor control debido
Reflexionar y compartir
Situación
problemática
Cebichería
Manotas
39
veces los platos que figuraban en la carta no estaban disponibles por
falta de insumos que no llegaban a tiempo. En varias ocasiones los
clientes querían conversar con el encargado del negocio, pero este
no se encontraba.
Conexión
de saberes Control en la ejecución de las
actividades del plan operativo
Caso: Bimbo
La empresa Bimbo cuenta con un sistema de aseguramiento de
calidad, el cual incluye un control de la misma en cada una de
las etapas del proceso de fabricación. Los responsables de dicho
control son todos los empleados que estén involucrados en cada
etapa, desde el manejo de insumos de producción hasta el manejo
del producto terminado.
¿Por qué es importante que los empleados sean parte del sistema
de control?
ESTABLECER NORMAS Y
Las metas definidas mejoran las habilidades de los
MÉTODOS PARA MEDIR EL
empleados.
RENDIMIENTO
DETERMINAR SI
LOS RESULTADOS Comparar los resultados medidos con las metas o
CORRESPONDEN A LOS criterios previamente establecidos.
PARÁMETROS
41
2. Tipos de control para el plan operativo
de una empresa
Para profundizar este tema, revisemos la siguiente noticia:
a. ¿Qué debió hacer Samsung para evitar esta falla en sus celulares?
Información
Antes Durante
resultados anteriores
Creación de
Corregir posibles
políticas,
Supervisión directa desviaciones futuras de
procedimientos y
estándar aceptable
reglas
42
Control preliminar: son los realizados antes que el proceso
operacional comience. Esta incluye la creación de políticas,
procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las
actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.
Control concurrente: se aplican durante la fase operacional. Esta
incluye dirección, vigilancia, sincronización de actividades que
ocurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones
requeridas. Por ejemplo, si se produce un producto químico se
tendrían que verificar las temperaturas y las presiones del sistema,
para verificar si está en las condiciones adecuadas.
Control de retroalimentación: se enfoca sobre el uso de la
información de los resultados anteriores para corregir posibles
desviaciones. Por ejemplo, tras la elaboración de un producto,
el porcentaje de humedad en comparación con lo anterior (lo
estándar) ha variado, es decir, se detecta un error e inmediatamente
se hace aviso para que se tome la acción correctiva oportuna.
Transfiriendo lo
aprendido
¿Qué tipo de control
necesita la tienda de
carteras?
Una empresa dedicada a la producción y venta de distintos tipos
de modelos de carteras de cuero, ha tenido algunos problemas en
su gestión y resultados. Con cinco tiendas en total, ninguna de ellas
llegó a los objetivos planteados.
43
Reflexión sobre
lo aprendido
Resumen de lo
aprendido
Actividades
complementarias de
autoaprendizaje
Estas actividades las desarrollarán en hojas adicionales, léelas con atención y responde las
preguntas.
En el caso de la empresa Samsung, ¿qué tipo de control consideras que debieron realizar?
Sustenta tu respuesta.
44
Actividad de trabajo N.° 2
En el mismo caso de Samsung, indica qué áreas estuvieron involucradas y qué indicadores
hubieras manejado para controlar las actividades de producción y venta del celular Note 7.
Averigua el funcionamiento de una empresa real y menciona tres indicadores que utilicen
para el control de sus actividades.
¿Qué otros indicadores tomarías en cuenta para controlar las actividades de la empresa
que has investigado?
45
Indicador
de logro
Contrasta los
6
resultados obtenidos
en la ejecución con
los objetivos del plan
operativo, en función
a los procedimientos
establecidos por Las empresas pueden obtener información
la empresa y a la sobre la gestión de sus operaciones mediante
normativa vigente. herramientas de control, las cuales recopilan datos
sobre el resultado de las acciones ejecutadas. Sin
embargo, en ocasiones, las autoridades principales
de las empresas no revisan estos datos de manera
objetiva, ya que no están familiarizados al 100 %
Reflexionar y compartir
Situación
problemática
El rey de las
ventas
Diego era un vendedor de una reconocida empresa de seguros y
siempre ocupaba los primeros lugares en cada campaña de ventas.
Su supervisor estaba muy contento con su desempeño; sin embargo,
tenía algunas preocupaciones sobre la manera en cómo Diego
cerraba sus ventas y hacía sus contratos con los clientes. Muchas
veces ingresaba ventas al sistema sin tener todos los documentos
necesarios firmados por el cliente. Debido a la falta de tiempo para
explicar todos los detalles, Diego abreviaba algunos pasos de la
venta, lo peor es que casi nunca regularizaba esos documentos
pendientes. Otra cosa que notó su supervisor era que Diego en
muchas ocasiones omitía o agregaba información al cliente que no
era del todo correcta, para de esta forma convencer al cliente que
tomara el seguro.
46
Su supervisor estaba al tanto de estas acciones, pero lo dejaba pasar
con tal de que su equipo de vendedores llegue a la cuota de ventas
establecida por la empresa. Sin embargo, el supervisor estaba
preocupado debido a que en estos días su equipo de vendedores
iba a ser sometido a una auditoría operacional.
Conexión
de saberes
Auditoría operacional y
sistema de cotejo
1. Auditoría operacional
Glosario
auditoría. Es una
valoración de la
AUDITORÍA idoneidad de los
OPERACIONAL controles de la gerencia
para asegurar un uso
eficiente y económico
de los recursos; la
salvaguarda de los
INVESTIGA, REVISA activos; la fiabilidad de
Y EVALÚA la información financiera
y de otra índole; el
cumplimiento de los
LAS ÁREAS FUNCIONALES
DE LA EMPRESA
reglamentos, normas y
políticas establecidas;
la eficacia del control
de riesgos; y la
adecuación de procesos,
PARA DETERMINAR sistemas y estructuras
institucionales.
La evaluación está
estrechamente
vinculada a la GpRD y al
Si se tienen controles Si los controles permiten aprendizaje, mientras que
adecuados operar con eficiencia
la auditoría se centra en
la observancia.
DISMINUIR COSTOS E
INCREMENTAR LA PRODUCTIVIDAD
47
La auditoría operacional investiga, revisa y evalúa las áreas funcionales
Es una revisión y
de la empresa con los propósitos de determinar:
evaluación parcial o
total de las operaciones Si se tienen controles adecuados.
y procedimientos
Si los controles permiten realizar las actividades con eficiencia.
adoptados en una
empresa, con la finalidad Si se puede lograr una disminución de costos e incremento de la
principal de auxiliar a la productividad.
dirección a eliminar las
deficiencias por medio
de la recomendación
de medidas correctivas.
Comprende además de
la financiera, el examen Enlace
y evaluación de la Puedes revisar el
planeación, organización, siguiente enlace donde
dirección y control encontrarás mayor
interno administrativo; información del tema:
de la eficiencia, eficacia goo.gl/AL8Wlt
y economía con que
se han empleado los
recursos humanos, Para profundizar este tema analicemos el siguiente caso:
materiales y financieros;
y de los resultados
de las operaciones
programadas para saber Caso: La visita de fin de año
si se han logrado o no los Se acercaba el fin de año y el equipo de auditores del banco
objetivos propuestos. estaba preparado para realizar su visita de auditoría a las diferentes
Fuente: goo.gl/0UJ8pr agencias de la capital, para verificar si las agencias cumplen con
los estándares operativos. Para esto, ellos ya habían analizado
cada actividad necesaria para la ejecución de los planes de las
agencias, las posibles causas y consecuencias que originaban los
problemas. Además, tenían evidencia de algunos indicadores que
habían obtenido de los archivos de las operaciones de las agencias
realizadas durante todo el año.
2. Sistema de cotejo
Para poder responder las preguntas del caso, hay que tomar en
cuenta que todo control se basa en la medición de resultados para
lograr los objetivos. Esta medición se realiza mediante indicadores
que son establecidos por la empresa y cada indicador tiene un peso
ponderado distinto, de acuerdo al impacto en el plan operativo.
Fecha:
Número de sobre:
LISTA DE COTEJO SÍ NO
49
9 Dentro del sobre, se encuentra la relación de contenido que explique
brevemente lo que contiene la remesa.
3.Técnicas auxiliares
Veamos mediante este caso qué técnicas se utilizan para realizar una
auditoría en una empresa.
50
extintores, señalización de seguridad, entre otras cosas. La tienda
abría a las 8:30 a. m. y en ese lapso el auditor conversó con el personal
haciendo preguntas sobre su labor diaria en torno a sus técnicas de
ventas, medidas de seguridad y procedimientos administrativos.
REVISIÓN
CONCILIACIÓN
SELECTIVA
51
Transfiriendo lo
aprendido
¡Contrastando
resultados!
Ya estamos en condiciones de contrastar los resultados obtenidos
en la ejecución con los objetivos del plan operativo.
Si tuvieras que visitar una agencia del banco para verificar los
indicadores evaluados, ¿qué tipo de técnicas auxiliares de auditoría
aplicarías?
Reflexión sobre
lo aprendido
52
Resumen de lo
aprendido
Actividades
complementarias de
autoaprendizaje
Estas actividades las desarrollarán en hojas adicionales, léelas con atención y responde las
preguntas.
En el caso la visita de fin de año, ¿qué pesos ponderados le pondrías a las actividades que
se realizan para la operación de la agencia durante todo el día? Sustenta tu respuesta.
Con respecto a la situación problemática el rey de las ventas, ¿qué tipo de control implantarías
si fueras un auditor?
¿Cuál es el orden de actividades que se deben realizar para llevar a cabo un proceso de
auditoría operacional?
53
Actividad de trabajo N.° 4
54
Indicador
de logro 7
Interpreta los
resultados producto
del control sobre
la ejecución de
actividades del plan
operativo, en función
a los procedimientos
establecidos y a la
normativa vigente. Cuando terminaste el primer ciclo, estamos
Reflexionar y compartir
Situación
problemática
Empresa de transportes
interprovincial Meteoro
Nicolás, dueño de la empresa de transporte interprovincial Meteoro,
en su acostumbrada reunión mensual con sus gerentes, estaba
evaluando los resultados de los planes operativos.
55
¿Cuál es tu primera impresión de los resultados obtenidos por la
empresa?
Conexión
de saberes
Interpretando resultados obtenidos
del control sobre el plan operativo
a. Evaluación de resultados de la
ejecución del plan operativo
Veamos el siguiente cuadro:
DESARROLLAR DE MANERA
INTEGRAL LAS COMPETENCIAS Nivel de satisfacción laboral (clima
94,52 % 91,61 % Correcto
Y CAPACIDADES DEL CAPITAL laboral)
HUMANO EN LA INSTITUCIÓN
56
¿Qué diferencia encuentras con el cuadro visto en la situación
problemática?
b. Interpretación de resultados de la
ejecución del plan operativo
Observa el cuadro que se muestra a continuación:
resueltos dentro
LA TRAMITACIÓN DE
Y ADMINISTRATIVOS
57
Porcentaje de 100 % 53.46 % Ello ha generado que durante el ejercicio
expedientes 2015, las OPS no contaran con un equipo
resueltos dentro completo que permita atender dentro de
del plazo legal PS3 los plazos legales la creciente demanda
de casos, lo que afectó también el
Porcentaje de 100 % 19.70 % cumplimiento de la meta de productividad
expedientes en laboral.
trámite dentro del
plazo legal PS1 Acción de mejora:
58
Este cuadro muestra las metas en las que se obtuvieron menores
resultados en cuanto al plan operativo propuesto de Indecopi del
año 2015.
Transfiriendo lo
aprendido
Evaluando resultados
de un plan operativo
Ya sabemos interpretar los resultados producto del control sobre la
ejecución de actividades del plan operativo.
59
Reflexión sobre
lo aprendido
Resumen de lo
aprendido
Actividades
complementarias de
autoaprendizaje
Estas actividades las desarrollarán en hojas adicionales, léelas con atención y responde las
preguntas.
60
Actividad de trabajo N.° 2
De los cuatro objetivos trazados dentro del plan operativo de la gerencia de estudios
económicos, ¿cuál consideras que tiene una oportunidad de mejora? Sustenta tu respuesta.
61
Indicador
de logro
Plantea alternativas
8
de solución frente
a problemáticas
presentadas durante
el control de las
actividades de
ejecución del plan
operativo, en función
Reflexionar y compartir
Situación
problemática El ingeniero
Pérez
El ingeniero Alfredo Pérez dirige la empresa Productos Alimenticios
S. A., la cual elabora: pastas, galletas, harinas y aceite comestible, de
buena calidad y a bajos costos.
Conexión
de saberes
Planteamiento de
alternativas de solución
y toma de decisiones
Se dice que la experiencia es un factor muy importante para poder
tomar decisiones acertadas; sin embargo, el proceso de toma de
decisiones no es tan sencillo como eso, tiene una secuencia de pasos
lógicos que nos ayudarán a asegurar el futuro de la empresa.
63
Es importante tomar en cuenta que tomar una decisión tiene las
siguientes características.
Toma de decisiones
NO SON REVERSIBLES
FUTURO INVOLUCRAN RIESGO
DE LA EMPRESA
EFECTOS A
DIFÍCILMENTE
LARGO PLAZO
REPLICABLES
64
¿Qué pasos siguió Casa Andina para aplicar su cultura de servicio?
IDENTIFICACIÓN
Y SELECCIÓN DEL
PROBLEMA
IDENTIFICACIÓN
ANÁLISIS DEL
Y SELECCIÓN DEL
PROBLEMA
PROBLEMA
GENERACIÓN
APLICACIÓN DE LA
DE SOLUCIONES
SOLUCIÓN
POTENCIALES
SELECCIÓN Y
PLANIFICACIÓN DE
LA SOLUCIÓN
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El impacto describe el potencial al cual se encuentra vulnerable
y la urgencia muestra el tiempo disponible que se cuenta para
evitar o al menos reducir el impacto.
Transfiriendo lo
aprendido
Planteando mejoras
al Metropolitano
Ahora que ya estás en la capacidad de plantear alternativas de
solución frente a problemáticas presentadas, te presentamos el caso
del Metropolitano para que respondas en una hoja adicional.
Muchas de las personas que viven en Lima han usado alguna vez en
su vida el Metropolitano. El Metropolitano es el primer transporte
público, urbano y masivo de Lima que atiende alrededor de 700 mil
viajes diarios. Cuenta con 35 estaciones intermedias, una estación
central subterránea y dos terminales de transferencias. Las rutas
troncales se integran con las rutas alimentadores y logran conectar
el Norte y Sur de la ciudad uniendo 18 distritos. A diferencia de los
sistemas de transporte de Bogotá, Curitiba y México, el Metropolitano
66
es el primer sistema el mundo que opera buses a Gas Natural
Vehicular - GNV. Sin embargo, aún presenta algunas problemáticas.
Reflexión sobre
lo aprendido
67
Resumen de lo
aprendido
Actividades
complementarias de
autoaprendizaje
Estas actividades las desarrollarán en hojas adicionales, léelas con atención y responde las
preguntas.
Carla, jefa operativa de una financiera, está un poco preocupada porque en el primer
trimestre no ha llegado a su meta de ventas. Ella tiene a su cargo un equipo de ocho
representantes de servicio, de los cuales solo dos han llegado a cumplir su meta. Su equipo
tiene en promedio una experiencia de dos años trabajando en la financiera; sin embargo,
Carla ha notado que sus colaboradores no están bien capacitados y el clima laboral no es
de los mejores. Las personas en la agencia se dejan llevar por chismes y se puede notar que
existen dos bandos bastante marcados.
Indica cuáles son los problemas existentes en la financiera de Carla y establece la importancia
de cada uno de ellos asignándoles una ponderación.
Plantea dos alternativas de solución para Carla, tomando en cuenta las fases de la toma
de decisiones.
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Actividad de trabajo N.° 3
Una empresa dedicada a la producción y venta de panetones tiene entre sus planes de
crecimiento aumentar sus ventas en 15 % este año. Fernando, jefe de producción, ha tenido
problemas últimamente con el área de marketing y ventas.
El último mes, el área de ventas le pidió una producción de 10 mil panetones para ser
entregado en una semana, producción que normalmente se realiza en un mes. Por este
motivo, Fernando decidió aumentar las horas de trabajo en la planta de producción y
abreviar algunos pasos para la producción del panetón, como el control de calidad.
Fernando sabía que era imposible cumplir con la producción solicitada dado que la
capacidad instalada de la planta estaba usada en un 100 %. Por ello, decidió tercerizar
parte de la producción de los panetones para cumplir con el pedido del área de ventas en
el tiempo solicitado.
Plantea otras dos alternativas de solución al problema que enfrenta Fernando y sustenta la
elección de esas dos alternativas.
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