FC Procesos

PROCESOS
Principales características de algunos procesos

básicos de una organización comercial/productiva
Autores:
• Lic. Claudio Guanciarossa
• Lic. Laura Lucero
• Lic. Julieta Odriozola
CONTENIDO
CONTENIDO..................................................................................................................................................... 2
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................................. 3
PROPÓSITO DE ESTE MATERIAL .................................................................................................................. 3
CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LOS PROCESOS.................................................................................. 4
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS TÍPICOS......................................................................................................... 5
VENTAS ......................................................................................................................................................... 5
GESTIÓN DE CUENTA CORRIENTE de CLIENTES ................................................................................... 10
COMPRAS ................................................................................................................................................... 14
GESTIÓN DE CUENTA CORRIENTE de PROVEEDORES ........................................................................ 19
GESTIÓN DE INVENTARIOS ...................................................................................................................... 23
PRODUCCIÓN (FABRICACIÓN) ................................................................................................................ 30
GESTIÓN DE FONDOS............................................................................................................................... 33
Cátedra: DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Página 2 de 38

INTRODUCCIÓN
Este material ha sido confeccionado con el propósito de recopilar algunos conceptos básicos
abordados en diferentes asignaturas y disponerlos de un modo conveniente para poder ser
aplicados en el ámbito del diseño de los sistemas de información.
En tal sentido, se expone una reseña introductoria de las principales características inherentes a los
procesos, para luego abordar una sintética descripción -basada de las características antes
reseñadas- de algunos de los procesos básicos presentes en organizaciones comerciales/
industriales.
En relación con dichos procesos, se persigue el objetivo de poder describirlos desde varios puntos
de vista, ya sea que se ponga el foco en las responsabilidades de quienes están involucrados en tal
o cual proceso, las actividades y tareas que desarrollan, los comprobantes o documentos
comerciales involucrados, los controles aplicables, las registraciones contables y extracontables
derivadas, la información que a partir de las transacciones procesadas es posible generar, etc.
Queda claro que todos estos aspectos y la configuración o caracterización que en definitiva los
procesos (los descriptos aquí o cualesquiera otros) puedan adoptar en casos particulares,
dependerán del tipo o tamaño de la organización, el volumen de actividad, la “industria” en la que la
organización se desempeñe y otras cuestiones de igual trascendencia.
No es el objetivo de este trabajo mostrar todas estas particularidades debido a que, entre otras
cosas, eso resultaría imposible. Antes bien, se trata de presentar aquellas características básicas y
fundamentales que hacen a los procesos analizados, enfatizándolas convenientemente y dejando
detalles sutiles o particulares para analizarlos en otro momento y lugar.
Desde otra óptica, se intenta presentar un modelo de referencia que nos permita comprender la
esencia de la cuestión sin profundizar en los detalles que seguramente deriven de algunas
situaciones específicas.
La lectura y comprensión de este material acerca al lector la posibilidad de observar la problemática
en términos generales de modo que, al momento de analizar una situación real se tenga un mejor
posicionamiento para distinguir con mayor detalle aquellas particularidades que derivan de una
situación puntual. A partir de allí, se estará en condiciones de profundizar el análisis y concluir en
que las áreas o sectores involucrados son más o menos numerosos, que los actores involucrados son
diferentes, que el léxico aplicable es sutilmente diverso, que la documentación involucrada es
diferente, que la registración contable y extracontable derivada es otra, etc.
Por último, debe resaltarse que cualquiera de las enumeraciones incluidas en este material de
ninguna manera debe tomarse como taxativa. Son meras enumeraciones a los efectos de ilustrar las
principales características de cada una de las cuestiones presentadas.
PROPÓSITO DE ESTE MATERIAL

• Identificar, caracterizar y comprender los procesos de negocio (funciones, tareas y
procedimientos) típicos que tienen lugar en el seno de una organización.
• Comprender cómo dichos procesos se relacionan entre sí, mediante la aplicación de un
enfoque de sistemas (entrada-proceso-salida, encadenamiento de procesos).
• Valorar las ventajas y conveniencias de que dichos procesos sean normalizados.

• Ponderar las implicancias mutuas existentes entre la estructura orgánico-funcional y la
gestión y ejecución de los procesos de negocio.
• Comprender el modo en que la información operativa generada por cada uno de los
procesos aporta a los requerimientos informativos para el control de gestión.
• Mejorar la posibilidad de identificar oportunidades de mejora mediante la incorporación
de software aplicativo ya sea en el ámbito del procesamiento de transacciones como en
el de la generación de información administrativa.
CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LOS PROCESOS

A continuación, se enumeran algunas de las principales características de los procesos, útiles a la
hora de comprenderlos, describirlos y -eventualmente- redefinirlos en alguna situación particular.
Para comenzar: ¿qué se entiende por proceso? Seguramente se podrá buscar y encontrar tantas
definiciones de procesos como interesados en lograr tal definición se lo hayan propuesto. Algunas
prestando atención a ciertos aspectos, otras poniendo el énfasis en otros, otras más expuestas
contemplando el interés de quienes las elaboran.
En el ámbito del análisis de procesos tal como se ha propuesto al inicio, una buena conceptualización
de proceso podría comenzar por decir que un proceso es un:
Conjunto de tareas mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman ciertos
elementos (entradas) en resultados (salidas).
Sin embargo, tomando como punto de referencia a la normalización de procesos como un efectivo
-y, por lo tanto, necesario- mecanismo de coordinación, la conceptualización antes expuesta resulta
un tanto estrecha o reducida.
A los efectos del propósito que se persigue en este trabajo, y teniendo presente lo mencionado en
el sentido de la normalización, resulta adecuada una conceptualización de proceso como la que
sigue:
PROCESO NORMALIZADO
Conjunto de tareas mutuamente
relacionadas o que interactúan, realizadas
siempre de la misma forma, las cuales
transforman ciertos elementos normalizados
(entradas normalizadas) con el objeto de
obtener siempre los mismos resultados
(salidas normalizadas), bajo las mismas
circunstancias.
Veamos a continuación las características que de un proceso interesan, a propósito de su

descripción.

OBJETIVO
El objetivo de un proceso es lo que el proceso se propone, o bien aquello que el proceso genera, o
lo que la ejecución del proceso permite obtener.
ALCANCE
El alcance de un proceso se refiere a aquellas
tareas o actividades que están comprendidas
en el proceso. Generalmente se describe con
un criterio del tipo desde (tarea)-hasta
(tarea). El proceso comprende desde que
sucede cierto acontecimiento que indica el
comienzo del proceso, hasta que sucede otro
acontecimiento (que generalmente se
corresponde con la salida esperada).
En algunas ocasiones, se puede agregar en la
descripción del alcance algún detalle de lo
que el proceso NO contempla.
Finalmente, en algunos casos, si indica el
alcance en términos de que a quienes
impacta en la organización.
ACTORES
Siendo que nos referimos a procesos
operativos, las personas son quienes
ejecutan las actividades y tareas
contempladas en el alcance del
proceso. Pero esas personas no son
cualquier persona, sino que se trata de
las personas que integran la dotación
de alguno de los puestos que
conforman la estructura orgánico
funcional de la organización. De modo
que a esas personas que ejecutan las
tareas contempladas en un proceso se
las denomina ACTORES y, por
extensión, son ACTORES del proceso.
Al momento de identificar los actores que participan en un proceso, se los denomina con idéntico
nombre al que tienen en la estructura orgánico funcional. Una situación especial se da cuando varios
puestos pueden despeñar una actividad ó tarea en un proceso dado, en cuyo caso se habla de rol
(por ejemplo, cuando se requiere un nivel de autorización de una transacción de compra que excede
el presupuesto disponible para un área puede aparecer como actor el Autorizante, que se vincula
con los puestos de Tesorero y Gerente Financiero de la estructura de la organización supuesta, esto
permite indicar que cualquiera de esos puestos que autorice la transacción son válidos).
En algunos procesos en particular, puede ocurrir que uno o más actores no pertenezcan a la
organización. En tales casos, se utiliza una denominación que sea lo más explícita posible.

CICLO
El ciclo de un proceso es UNA ejecución o UNA “corrida” del proceso, que permite obtener la salida
que el proceso genera. Ciclo es todo lo que ocurre dentro del proceso cada vez que el mismo es
ejecutado. Desde que sucede el evento o acontecimiento que lo “dispara”, hasta que se obtiene la
salida.
La ejecución de UN ciclo del proceso permite obtener como resultado UNA transacción. Una
transacción es el resultado que un ciclo del proceso genera en términos de creación de un nuevo
registro (alta), la modificación de uno existente o su eliminación (baja).
DIMENSIÓN TRANSACCIONAL y DIMENSIÓN INFORMATIVA

Tal como se anticipó en el punto anterior los procesos generan una transacción en cada ciclo.
Las características del proceso (actividades
realizadas, actores participantes, controles
aplicados, registración producida, etc.) conforman
la dimensión transaccional del proceso.
Los procesos que se ejecutan al nivel operativo de
la organización, cuyo objeto primordial y específico
es justamente brindar apoyo o aún posibilitar que
tales operaciones tengan lugar son denominados
comúnmente procesos transaccionales.
El mayor énfasis en su diseño o rediseño está puesto en su dimensión transaccional.
Sin embargo, los procesos no se ejecutan una sola vez y nada más. No son concebidos y diseñados
para utilizarlos sólo durante un ciclo. Muy por el contrario, se espera que los procesos normalizados
perduren un tiempo considerable. Como ya comentamos, UN ciclo genera
UNA transacción. A lo largo del tiempo,
entonces, VARIOS ciclos generarán
VARIAS transacciones. Muchas.
Esas transacciones, al ser la salida de un
proceso normalizado, son también
normalizadas. Es decir, son idénticas en
cuanto al tipo de datos que contienen.
Ese conjunto de transacciones acumuladas luego de la ejecución de varios ciclos del proceso se
convierte en una muy importante y significativa fuente de datos para genera información relevante
y valiosa.
La posibilidad de obtener información a partir de las transacciones generadas luego de varios ciclos
de un proceso, así como la calidad y relevancia de dicha información constituyen la dimensión
informativa del proceso.
En la siguiente grilla se muestran algunos ejemplos de procesos, así como sus dimensiones
transaccional e informativa.

GRANULARIDAD
La granularidad se refiere al mayor o
menor nivel de detalle que se tiene en
cuenta al momento de describir un
proceso.
Es una característica que no es
exclusivamente inherente al proceso en
sí, sino que se refiere al grado de detalle
según el cual se describe el proceso en
relación con otros a los cuales esté
vinculado.
Así, podrán aparecer procesos que
contengan subprocesos o bien un proceso que esté contenido en otro que lo abarca. En tal sentido,
un subproceso presenta una mayor granularidad respecto del proceso en el cual está contenido.
Este depende del punto de vista del analista, de las políticas de la organización en cuanto al grado
de detalle en la descripción de sus procesos y en algunos a las definiciones normativas de organismos
de control externos.

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS TÍPICOS
En una organización comercial típica, usualmente se identifican ciertos procesos que siempre están
presentes. Tal como se expuso en la introducción de este documento, la enumeración que sigue es
meramente ilustrativa de lo que típicamente ocurre en las organizaciones y, por lo tanto, no debe
tomarse de un modo taxativo.
En el siguiente gráfico se exponen tales procesos y la forma en que se relacionan o vinculan entre sí.
Dicha vinculación debe entenderse desde el punto de vista del enfoque entrada-proceso-salida, en
el que la salida de un proceso (transacción/es generadas) es la entrada de otro proceso.
VENTAS
OBJETIVO
El objetivo o fin de la gestión de ventas en las organizaciones, puede resumirse en ejecutar las tareas
tendientes a que los clientes reciban los bienes o servicios que la organización comercializa,
ejecutando para ello las operaciones de contacto a clientes, conocimiento de sus necesidades y
evaluación de su capacidad de pago.
ALCANCE
Las operaciones comprendidas en una gestión de ventas típica abarcan desde que un cliente
comunica su intención de adquirir un bien o contratar un servicio, hasta que los mismos son
entregados o prestados.

TIPOS DE VENTA
Tal lo mencionado en el comentario preliminar, la siguiente tipología no es taxativa, como tampoco
lo son los ejemplos incluidos en cada caso.
Según el objeto de la venta:
● Bienes
● Servicios
Según el destino del bien comercializado:
● Bienes de consumo
● Bienes de uso
Según el tipo de cliente:
● Particulares
● Industrias
● Agro
● Estado
Según el ámbito de la gestión:
● Local
● Exportación
Según la frecuencia:
● Única vez
● Esporádicas
● Frecuentes
Según la forma de comercializarlos:
● Venta presencial (Venta en comercios, ambulante, a domicilio, etc.)
● Venta no presencial (Venta por teléfono, por catálogo, Internet, a través de máquinas
expendedoras)
Según la cantidad de oferentes en el mercado y el grado de control sobre los precios:
● Competencia perfecta (Commodities)
● Monopolios (estatales o privados)
● Oligopolios
● Cárteles
¿Por qué es importante conocer estas diferentes tipologías? Porque en cada caso podrán existir
diferencias –sutiles o sustanciales- en cuanto a los actores involucrados (tanto internos como
externos), la documentación que se genere o se reciba, las registraciones resultantes, los controles
a realizar, etc.
En una situación particular, la gestión de ventas y por lo tanto los procesos involucrados podrán
presentar características que surjan de cualquier combinación de los tipos antes mencionados.

Principales tareas de una gestión de ventas
Sin perjuicio de las particularidades que en casos puntuales puedan observarse respecto de la
gestión de ventas, podemos decir que en general la misma conlleva las siguientes etapas o
momentos:
1. Atención de la necesidad de compra por parte de algún cliente
2. Elaboración de eventuales cotizaciones o presupuestos.
3. Recepción del pedido del cliente (nota de pedido, solicitud de servicio, etc.)
4. Evaluación y aprobación del pedido hecho por el cliente (nota de pedido aprobada, contrato
de servicios).
5. Generación de la factura de venta.
6. Autorización del despacho del producto o prestación del servicio.
7. Conformidad de recepción por parte del cliente del producto adquirido o el servicio
contratado.
Nota: dependiendo del ámbito y del tipo de bien comercializado o el servicio prestado, algunas de
éstas etapas pueden no estar presentes o variar su secuencia (por ejemplo: que la prestación del
servicio sea anterior a la puesta en marcha de la gestión de cobranza, que no exista una emisión
formal de una cotización, etc.).
Documentación/comprobantes típicos
Atento la caracterización típica contenida en este documento, en una gestión de ventas aparecen
los siguientes documentos:
● Cotización o presupuesto: emitida por el sector hacia el Cliente. Es un documento en el que
se detallan las características de los productos o servicios de interés del cliente, que incluye
tanto el valor comercial de los mismos a un momento determinado, como así también las
formas de pago y los plazos de entrega o condiciones de la prestación. Si bien no implica
compromiso de compra alguno por parte del cliente, las condiciones de venta allí indicadas
deberán respetarse en caso de que el cliente decida realizar la transacción dentro del período
de validez de la misma.
● Nota de pedido o solicitud de servicios, emitida por el sector hacia el Cliente. Es un
documento en el que se identifican los productos o servicios que el cliente desea adquirir,
que incluye principalmente las cantidades de cada producto, el plazo de entrega y la forma
de entrega. Puede incluir aspectos económicos y financieros de la transacción si no existe
una cotización. Es nominativa e implica que el cliente se comprometerá a cumplir con la
contraparte de la transacción si el pedido se cumple en tiempo y forma. Es por ello que estos
documentos ya firmados por ambas partes pueden operar como contratos.
● Factura de venta: documento comercial emitido por el sector al Cliente, que detalla los
productos o servicios vendidos, cantidades, precios, eventuales impuestos, recargos,
descuentos y demás detalles de la operación. En caso de venta en cuenta corriente, se
registra el débito en la cuenta del cliente para que luego la gestión de cobranza proceda a su
cancelación. Una variante de éste documento cuando operan devoluciones por parte del
cliente, o entregas/prestaciones por mayor valor de lo facturado inicialmente, pueden dar
lugar a las notas de crédito o de débito respectivamente.

● Orden de despacho o entrega: documento interno emitido por el sector hacia Despacho o
Centro de Servicios, autorizándolo a entregar una determinada cantidad de productos (o
prestación de servicios) al cliente. La importancia de este documento reside en el hecho de
haber verificado que las condiciones que deba cumplir el cliente para recibir lo comprado, ya
han sido debidamente formalizadas, en forma previa a la entrega del bien o prestación de
servicios.
● Remito: documento comercial emitido por el sector hacia el cliente, en el que detalla los
productos entregados o servicios prestados. Acompaña a los productos o servicios vendidos,
detallando en la identificación de los mismos su identificación y la cantidad. Este documento
comercial, por razones que obedecen a cuestiones de control interno, no tiene los precios de
los productos o servicios involucrados. La importancia de este documento reside en dar por
cumplida la obligación puntual o periódica por parte de la organización hacia el cliente en
cuanto a la entrega de lo que el mismo ha adquirido. Es por ello que debe estar consignada
la firma del cliente a modo de conformidad por los artículos o servicios recibidos.
Registraciones contables y extracontables

Contablemente se registra lo que hace a la transferencia de la propiedad del bien o la ejecución del
contrato de servicios, así como la eventual necesidad de que posteriormente sea emitida la
correspondiente factura.
Extracontablemente debe ser posible:

● conocer el momento de la salida de los artículos (movimiento en el inventario).
● el aval formal de cada etapa
● el conocimiento del estado de toda la tramitación
● el análisis del procedimiento en general y de cada etapa del mismo
● emitir información estadística para el control y la planificación de la gestión.
ACTORES
En una gestión de ventas típica, identificamos principalmente a los siguientes actores:
● El cliente, quien solicita cotización, decide la compra, paga y retira o recibe lo adquirido.
● El vendedor, quien atiende, asesora y cierra la venta, y eventualmente puede también tener
a cargo la emisión de la factura y la orden de entrega de lo vendido.
● Administración de ventas, quien tiene la función de controlar todo el proceso de venta
(fijación y control de las condiciones de venta tales como listas de precios vigentes, formas
de pago, descuentos, etc.) e intervenir directamente en casos de tratamientos por ventas
extraordinarias.
● Despacho, quien entrega lo consignado en la orden de despacho o remito al cliente y recibe
su conformidad.
● El responsable de registrar los movimientos de inventario
● El responsable de registrar los movimientos contables.
NORMAS DE CONTROL INTERNO

En toda gestión o proceso de ventas, se observan ciertos aspectos relacionados con los controles
que mínimamente deben observarse, como sigue:
1. Separación de funciones – Control por oposición de intereses
1.1. Control de existencias y manejo físico de bienes.
1.2. Control de pedidos pendientes.
1.3. Determinación de las condiciones de venta, su ejecución y control.
1.4. Autorización de condiciones especiales de venta.
1.5. Gestión de la venta y su cobranza.
1.6. Registración de movimientos físicos, contables, contables auxiliares, etc.
1.7. Autorización para entregar o despachar.
1.8. Control de entregas pendientes.
1.9. Control de lo recibido por parte del cliente.
1.10. Seguimiento y control de devoluciones, reclamos y quejas.
2. Control de la aplicación de normas y políticas internas de ventas.
3. Consistencia entre lo pedido, lo vendido, lo cobrado y lo entregado.
4. Numeración de los comprobantes o documentos críticos.
5. Formalidades presentes en los valores entregados por el cliente (ver Gestión de Cobranza).

GESTIÓN DE CUENTA CORRIENTE de CLIENTES
OBJETIVO
El objetivo o fin de esta gestión consiste en el mantenimiento de los datos de clientes y en la
cancelación de los activos generados a partir del proceso de venta.
De este objetivo general o global, se desprenden otros de igual trascendencia como:
● Mantener actualizados los datos comerciales, financieros y fiscales de los clientes.
● Determinar un cronograma de cobros de acuerdo a las distintas fechas de vencimiento
acordadas con los clientes y a las condiciones comerciales pautadas.
● Determinar el cash-flow para conocer las disponibilidades con las que contaremos para hacer
frente a los vencimientos y detectar la necesidad de financiamiento.
● Hacer una adecuada gestión de la cartera de cobros y de los incobrables.
ALCANCE
Las operaciones comprendidas en una gestión de cuenta corriente de clientes típica abarcan desde
que el cliente recibe la factura emitida por nosotros y el bien o servicio vendido, hasta que el cobro
es realizado.
No obstante, se menciona que hay determinados casos en los que los cobros son anteriores a la
entrega del bien o servicio, como por ejemplo cuando se reciben anticipos a cuenta por parte de los
clientes.
En cuanto al mantenimiento de datos alcanza desde que se identifica un nuevo cliente y se obtienen
sus datos, se definen las condiciones comerciales y financieras con las que operara, se actualizan los
mismos, hasta que el mismo es dado de baja como cliente habitual.
TIPOS DE COBRO
Tal lo mencionado la introducción, la siguiente tipología no es taxativa, como tampoco lo son los
ejemplos incluidos en cada caso.
Según el plazo de cobro:
● Contado
● Cuenta corriente (30, 60, 90, días, entre otros)
Según la modalidad:
● Contra entrega del bien o servicio
● Diferido de la entrega del bien o servicio
Según la moneda utilizada:
● Moneda local
● Moneda extranjera
Según el medio de cobro utilizado:
● Efectivo

● Cheque
● Tarjeta de crédito
● Transferencia
● Depósito
Según el importe cancelado por el cliente
● Pago total
● Pago parcial (cuenta corriente)
Según la relación comercial:
● Clientes habituales
● Clientes ocasionales
PRINCIPALES TAREAS DE UNA GESTIÓN DE CUENTA CORRIENTE DE CLIENTES

gestión de cobros, podemos decir que en general la misma conlleva las siguientes etapas o
momentos:
1. Conformidad de la factura por parte del cliente (ver también Gestión de Ventas).
2. Verificación de que los conceptos e importes facturados se correspondan con bienes o
servicios entregados.
3. Recepción del cobro y verificación de los aspectos legales que deben reunir los valores.
4. Emisión del recibo.
5. Guarda de los valores recibidos.
6. Emisión de información para registración contable, registración de movimientos de caja, etc.
Adicionalmente, en relación al mantenimiento de datos de clientes, las principales etapas o

momentos son las siguientes:
1. Recepción de los datos del potencial cliente.
2. Análisis crediticio y financiero del mismo.
3. Definición de política comercial y financiera aplicable al mismo (condiciones comerciales y
financieras con las que operara).
4. Autorización a operar como cliente.
DOCUMENTACIÓN/COMPROBANTES TÍPICOS
Atento la caracterización típica contenida en este documento, en una gestión de pagos aparecen los
siguientes documentos:
● Remito: documento comercial emitido por el sector hacia el cliente, en el que detalla los
productos entregados o servicios prestados. Acompaña a los productos o servicio vendido,
detallando en la identificación de los mismos, la cantidad y otras circunstancias. Este
documento comercial, por razones que obedecen a cuestiones de control interno, no tiene
los precios de los productos o servicios involucrados. La importancia de éste documento

reside en dar por cumplida la obligación puntual o periódica por parte de la organización
hacia el cliente, es por ello que debe estar consignada la firma del cliente a modo de
conformidad por lo recibido o el servicio prestado.
● Factura de venta: documento comercial emitido por el sector al Cliente, que detalla los
productos o servicios vendidos, cantidades, precios, eventuales impuestos, recargos,
descuentos y demás detalles de la operación. En caso de venta en cuenta corriente, se
registra el débito en la cuenta del cliente para que luego la gestión de cobranza proceda a su
cancelación. Una variante de éste documento cuando operan devoluciones por parte del
cliente, o entregas/prestaciones por mayor valor de lo facturado inicialmente, pueden dar
lugar a las notas de crédito o de débito respectivamente.
● Recibo: documento comercial que detalla la suma recibida del cliente, así como el medio de
cobro, en concepto de la venta efectuada.
● Cheque: documento comercial librado contra una entidad bancaria, el cual, emitido a favor
de la empresa, es utilizado para saldar la deuda del cliente.
● Comprobante de depósito o transferencia: documento emitido por la entidad financiera en
el que consta la suma que fue depositada o transferida desde la cuenta del cliente.
● Nota de crédito: documento comercial emitido que indica un saldo a favor en la cuenta del
cliente.
● Legajo de cliente: documentos donde constan los datos comerciales y fiscales del cliente, así
como los análisis crediticio y financiero realizados y las condiciones autorizadas para operar
al mismo.
REGISTRACIONES CONTABLES Y EXTRACONTABLES

Contablemente se registra lo que hace a los movimientos de Caja (Caja, Bancos, por ejemplo), así
como la deuda que cancela el cliente (rubros Clientes, Deudores por Ventas, etc.) Dependiendo de
situaciones o detalles de alguna operación en particular, podrán entrar en juego otras cuentas tales
como Diferencia de Cambio (para el caso de los cobros realizados en moneda extranjera).

● apoyar el análisis previo al cobro de la correspondiente factura
● apoyar la gestión de deudores morosos
ACTORES
En una gestión de cuenta corriente de clientes típica, identificamos principalmente a los siguientes
actores:
● El cobrador, quien recibe y controla los valores entregados por el cliente o los comprobantes
de depósito/transferencia.
● El responsable de llevar adelante la gestión de deudas de clientes.

● El cliente, quien salda los compromisos adquiridos mediante una venta.
● El responsable de registrar los movimientos de inventario de valores. Habitualmente el
tesorero.
● El responsable comercial que identifica un nuevo cliente
● El autorizante, que define las políticas comerciales y financieras aplicables a cada cliente.

En toda gestión o proceso de cuenta corriente de clientes, se observan ciertos aspectos relacionados
con los controles que mínimamente deben observarse, como sigue:
1.1. Control de pedidos pendientes de cobrar.
1.2. Determinación de las condiciones de cobro, su ejecución y control.
1.3. Autorización de condiciones especiales de cobro.
1.4. Gestión de la venta y su cobranza.
1.5. Registración de movimientos físicos de valores, contables, contables auxiliares, etc.
1.6. Seguimiento y control de devoluciones, reclamos y quejas.
2. Control de la aplicación de normas y políticas internas de cobranzas.
3. Consistencia entre lo pedido, lo vendido, lo cobrado y lo entregado.
5. Formalidades presentes en los valores entregados por el cliente.

COMPRAS
OBJETIVO
El objetivo o fin de la gestión de compras en las organizaciones puede resumirse en satisfacer las
necesidades operativas (funcionamiento interno) o comerciales (artículos de reventa o insumos de
fabricación) con elementos que no pueden obtenerse internamente.
● Aunar criterios con la gestión de inventario en cuanto a frecuencia y cantidades a adquirir
cada vez.
● Analizar los potenciales proveedores en términos de calidad de bienes y servicios ofrecidos,
tiempos de entrega, precio, trayectoria en el mercado.
● Minimizar el costo de cada gestión de compra.
● Optimizar los tiempos acordados de entrega según las necesidades de la empresa.
ALCANCE
Las operaciones comprendidas en una gestión de compras típica abarcan desde que se conoce o
detecta la necesidad de adquirir un bien, contratar un servicio o una obra, hasta que los mismos son
recibidos y su ingreso –cuando corresponde- es debidamente registrado.
TIPOS DE COMPRA
Según el mecanismo para seleccionar al proveedor:
● Adjudicación directa
● Análisis de cotizaciones o presupuestos
● Concurso de precios
● Licitación privada
● Licitación pública
Según el destino de lo adquirido:
● Consumo o utilización inmediatos
● Inventario
Según la cosa adquirida:
● Muebles de oficina
● Herramientas
● Máquinas
● Equipamiento
● Materias primas

● Insumos
● Materiales
● Servicios
Según el origen del bien o servicio adquirido:
● Mercado Local
● Mercado externo
Según la frecuencia:
● Única vez
● Esporádicas
● Frecuentes
a realizar, la normativa legal aplicable, etc.
En una situación particular, la gestión de compras y por lo tanto los procesos involucrados podrán
presentar características que surjan de cualquier combinación de los tipos antes mencionados.
PRINCIPALES TAREAS DE UNA GESTIÓN DE COMPRAS

gestión de compras, podemos decir que en general la misma conlleva las siguientes etapas o
momentos:
1. Detección de la necesidad de compra.
2. Solicitud del sector o área requirente hacia el área responsable de gestionar la compra.
3. Autorización de la compra, que implica decidir en base a la razonabilidad de la adquisición, a
su factibilidad (centralmente desde el punto de vista financiero) y a otras circunstancias que
deban contemplarse en casos particulares según la organización.
4. Detección o identificación de posibles proveedores.
5. Contacto con los proveedores para que presenten información relativa a la compra que se
está gestionando.
Nota: dependiendo del ámbito (v.gr.: público o privado) en el que se esté gestionando la compra, así
como la relevancia de lo que se adquiere o su impacto financiero o económico, existen diversos
mecanismos conducentes a contactar a los proveedores para que éstos brinden la información
correspondiente.
Así, se podrá utilizar un simple pedido de cotización o presupuesto o echar mano de mecanismos
más complejos tales como el concurso de precios, la licitación privada, la licitación pública o, en
general, cualquier mecanismo que permita tener una base objetiva y transparente para comparar lo
que cada proveedor ofrece. La información solicitada a los proveedores no sólo refiere al precio,
sino que también incluye otros aspectos de la operación tales como formas de pago, características
del producto, bien, servicio u obra, plazo de entrega o finalización, entre otras.
5.1. Invitación a potenciales proveedores

5.2. Recepción de información de los proveedores conforme el mecanismo utilizado.
5.3. Análisis comparativo.
5.4. Selección del proveedor.
6. Emisión de la Orden de Compra.
7. Colocación de la Orden de Compra (comunicación fehaciente al proveedor).
8. Recepción de la mercadería, los artículos, los servicios, etc. y el correspondiente remito
emitido por el proveedor.
9. Conformidad formal por la recepción de la mercadería, los bienes, los artículos o los servicios.
10. Aprobación de la factura presentada por el proveedor, para su posterior cancelación. No
incluye dicha cancelación pues, como ya puntualizamos más arriba, dicha cancelación
corresponde a la gestión de CUENTAS A PAGAR.
11. Emisión de información para registración contable, registración de movimientos de
inventario, etc.
Atento la caracterización típica contenida en este documento, en una gestión de compras aparecen
● Solicitud o requerimiento interno: emitida por cualquier sector hacia el responsable de
Compras. Es la constancia de haber detectado la necesidad y de haberla comunicado al
área/sector responsable de gestionar la adquisición. Según el caso, este comprobante
contendrá también la correspondiente autorización conformidad del nivel responsable a
tales efectos.
● Solicitud de cotización: enviada a los “candidatos” detectados como posibles proveedores.
Recordar que en este momento pueden entrar en juego otros documentos o comprobantes,
dependiendo del modo en que los potenciales proveedores participen del proceso:
cotización, concurso de precios, licitación privada, licitación pública, etc.
● Orden de Compra: emitida nominativamente al proveedor seleccionado. Es la comunicación
formal de la intención de “comprar” y, entre otras cosas, establece la identificación de la
“cosa” (artículo o servicio) a comprar, precio, condiciones de pago, fecha de entrega y demás
detalles inherentes a la operación.
● Remito del proveedor: documento comercial emitido por el proveedor, en el que detalla las
mercaderías o servicios entregados o prestados. Acompaña a los artículos o servicio vendido,
detallando en la identificación de los mismos, la cantidad y otras circunstancias. Este
documento comercial, por razones que obedecen a cuestiones de control interno, no tiene
los precios de las mercaderías o servicios involucrados.
● Informe de recepción: este documento es emitido por quien en la empresa recibe los
artículos, mercaderías o servicios entregados o prestados por el proveedor. Es la constancia
formal de que lo enviado por el proveedor (remito) es lo recibido y que ello, además, es lo
que se pidió en su momento (orden de compra).
● Factura del proveedor: documento comercial que detalla los artículos o servicios vendidos o
prestados, cantidades, precios, eventuales impuestos, recargos, descuentos y demás
detalles de la operación. Entre otras cosas, se registra en la cuenta corriente del proveedor
para luego (en otro proceso) proceder a su cancelación.

Contablemente se registra lo que hace a la transferencia de la propiedad del bien (rubros Bienes de
Uso o Mercaderías, por ejemplo), así como la deuda que se contrae con el proveedor (rubros
Proveedores, Deudas Comerciales, etc.) Dependiendo de situaciones o detalles de alguna operación
en particular, podrán entrar en juego cuentas regularizadoras (tal sería el caso de las consignaciones,
por ejemplo)
● apoyar el análisis previo al pago de la correspondiente factura
ACTORES
En una gestión de compras típica, identificamos principalmente a los siguientes actores:
● El requirente, quien detecta la necesidad de disponer de algo.
● El autorizador, es decir, quien tiene la responsabilidad de determinar si la adquisición es
plausible.
● El responsable de llevar adelante la gestión de compra propiamente dicha.
● Los proveedores. Aquí se hace una mención general ya que, en principio, están involucrados
todos los proveedores posibles, luego los que son eventualmente convocados para una
compra en particular y, por último, el proveedor seleccionado.
● El receptor de lo adquirido, quien prestará la conformidad correspondiente.
● El área de calidad (en algunos casos), para prestar conformidad de las especificaciones
técnicas de cada producto
● El responsable de registrar los movimientos de inventario o los movimientos contables.

En toda gestión o proceso de compras, se observan ciertos aspectos relacionados con los controles
1.1. Detección de la necesidad de comprar
1.2. Gestión de la compra.
1.4. Manejo físico de bienes.
1.5. Autorización a pagar.
2. Iniciación del trámite (procedimiento) mediante solicitud emitida o avalada por funcionario
responsable.

3. Obtención de varias alternativas a analizar (cotizaciones, precios, condiciones, etc.), o bien
aplicación de normas y políticas internas referentes a compras recurrentes.
4. Selección de proveedor avalada formalmente por funcionario responsable. Definición de escalas
de autorización.
5. Consistencia entre lo recibido físicamente, la orden de compra, el informe de recepción y el
remito y la factura emitidos por el proveedor.
6. Consistencia entre precios según cotización, orden de compra y factura.
8. Formalidades presentes en los documentos emitidos por el proveedor: datos del proveedor,
datos AFIP, etc.

GESTIÓN DE CUENTA CORRIENTE de PROVEEDORES
OBJETIVO
El objetivo o fin de esta gestión consiste en el mantenimiento de los datos de proveedores y en la
cancelación de los pasivos generados a partir del proceso de compra.
● Mantener actualizados los datos comerciales, financieros y fiscales de los proveedores.
● Determinar un cronograma de pagos de acuerdo a las distintas fechas de vencimiento
acordadas con los proveedores.
● Determinar el cash flow para conocer las disponibilidades con las que contaremos para hacer
frente a estos vencimientos y detectar la necesidad de financiamiento.
ALCANCE
Las operaciones comprendidas en una gestión de cuenta corriente de proveedores típica abarcan
desde que se recibe la factura emitida por el proveedor y se verifica la recepción del bien o servicio,
hasta que el pago es realizado.
No obstante, se menciona que hay determinados casos en los que los pagos son anteriores a la
recepción del bien, como, por ejemplo, cuando se adquieren mercancías en el exterior.
En el siguiente diagrama se esquematizan las actividades alcanzadas:
En cuanto al mantenimiento de datos alcanza desde que se identifica un nuevo proveedor y se
obtienen sus datos, se actualizan los mismos, hasta que el mismo es dado de baja como proveedor
habitual.
TIPOS DE PAGO
Según el plazo de pago:
● Contado
● Cuenta corriente
Según el medio de pago utilizado:
● Efectivo
● Cheque
● Tarjeta de crédito
● Transferencia
● Depósito
Según la moneda utilizada:
● Moneda local
● Moneda extranjera

Según el importe cancelado
● Pago total
● Pago parcial (cuenta corriente)
Según la relación comercial:
● Proveedores habituales
● Proveedores ocasionales (generalmente no se mantienen sus datos)
PRINCIPALES TAREAS DE UNA GESTIÓN DE PAGOS

gestión de pagos, podemos decir que en general la misma conlleva las siguientes etapas o
momentos:
1. Recepción de la factura.
2. Conformación de la factura por parte del sector o área requirente del producto/servicio y
envío al área responsable de gestionar el pago. (ver también Gestión de Compras)
3. Verificación de que los conceptos e importes facturados hayan sido los acordados y se hayan
recibido los bienes o servicios relacionados.
4. Autorización del pago, por parte del responsable del área, y definición del medio de
cancelación.
5. Cancelación del pago.
6. Emisión de información para registración contable, registración de movimientos de caja, etc.
Adicionalmente, en relación al mantenimiento de datos de proveedores, las principales etapas o

momentos son las siguientes:
1. Homologación de proveedores.
2. Análisis crediticio y financiero del mismo.
3. Evaluación de proveedores de obras y servicios.
4. Definición de política comercial y financiera aplicable al mismo (condiciones comerciales y
financieras con las que operara).
Atento la caracterización típica contenida en este documento, en una gestión de pagos aparecen los
siguientes documentos:
● Informe de recepción: este documento es emitido por quien en la empresa recibe los
artículos, mercaderías o servicios entregados o prestados por el proveedor. Es la constancia
formal de que lo enviado por el proveedor (remito) es lo recibido y que ello, además, es lo
que se pidió en su momento (orden de compra).
● Factura del proveedor: documento comercial que detalla los artículos o servicios vendidos o
prestados, cantidades, precios, eventuales impuestos, recargos, descuentos y demás
detalles de la operación. Entre otras cosas, se registra en la cuenta corriente del proveedor
para luego (en otro proceso) proceder a su cancelación.

● Recibo del proveedor: documento comercial que detalla la suma recibida por el proveedor,
en concepto de la venta efectuada.
● Cheque: documento comercial librado contra una entidad bancaria, el cual, emitido a favor
del proveedor, es utilizado para saldar la deuda.
● Comprobante de depósito o transferencia: documento emitido por la entidad financiera en
el que consta la suma que fue depositada o transferida en la cuenta del proveedor.
● Nota de crédito: documento comercial emitido por el proveedor que indica un saldo a favor
en la cuenta del comprador.
● Nota de débito: documento comercial emitido por el proveedor que indica un saldo que la
deuda del comprador se ha incrementado.

Contablemente se registra lo que hace a los movimientos de Caja (Caja, Bancos, por ejemplo), así
como la deuda que se cancela con el proveedor (rubros Proveedores, Deudas Comerciales, etc.)
Dependiendo de situaciones o detalles de alguna operación en particular, podrán entrar en juego
otras cuentas tales como Diferencia de Cambio (para el caso de los pagos realizados en moneda
extranjera).

● apoyar el análisis previo al pago de la correspondiente factura
ACTORES
En una gestión de cuenta corriente de proveedores típica, identificamos principalmente a los
siguientes actores:
● El analista contable, quien recibe y controla los comprobantes de gastos.
● El responsable de llevar adelante la gestión de deudas con proveedores.
● El proveedor, quien salda recibe la cancelación de los compromisos adquiridos mediante una
compra.
● El responsable de registrar los movimientos de inventario de valores. Habitualmente el
tesorero.

En toda gestión o proceso de gestión de cuenta corriente de proveedores, se observan ciertos
aspectos relacionados con los controles que mínimamente deben observarse, como sigue:

1.1. Gestión del pago.
1.3. Manejo físico de valores.
1.4. Autorización a pagar.
2. Consistencia entre lo recibido físicamente, la orden de compra, el informe de recepción, el
remito y la factura emitidos por el proveedor.
3. Consistencia entre precios según cotización, orden de compra y factura.
datos AFIP, etc.

GESTIÓN DE INVENTARIOS
OBJETIVO
El objetivo planteado para la gestión de compras se definía como. “Se resume en satisfacer las
necesidades operativas (funcionamiento interno) o comerciales (artículos de reventa o insumos de
fabricación) con elementos que no pueden obtenerse internamente.”
En el caso de la gestión de inventarios se resume como la de satisfacer las necesidades operativas
(funcionamiento interno) o comerciales (artículos de reventa o insumos de fabricación) con
elementos que pueden obtenerse en sus propios almacenes; también podemos decir que
entendemos por gestión de inventarios el organizar, planificar y controlar el conjunto de elementos
de inventarios pertenecientes a una empresa. Usualmente se denomina inventarios o existencia al
conjunto de materiales y artículos que se almacenan, tanto aquellos que son necesarios para el
proceso productivo como los destinados a la reventa”.
La gestión de existencias, gestión de inventarios o gestión de stocks regula el flujo entre las entradas
de existencias y las salidas; la forma de regular ese flujo es variando la frecuencia y el tamaño de los
pedidos que se realicen a los proveedores. El control sobre el flujo de salida es mucho menor pues
las situaciones que lo determinan son, mayormente, impuestas por los clientes.
La gestión de inventarios debe garantizar que siempre exista lo que el cliente necesite o requiera,
en tiempo y forma. Se entiende que lo ideal sería que el flujo de entrada fuese igual al de salida, pero
esto no es materialmente posible, pues es necesario un tiempo para responder adecuadamente a
todas las solicitudes de una organización. Por lo que se ha de intentar que el nivel de inventarios sea
mínimo, sin que se produzcan faltantes o lo que se conoce como “rotura de inventario”.
Uno de los objetivos fundamentales de la gestión de existencias es conseguir satisfacer las
necesidades de los clientes, garantizando la llegada de los productos en tiempo, forma y cantidad
esperados. Sin embargo, este no es el único objetivo, pues es fundamental mantener un equilibrio
entre lo anterior y los costos que derivan de mantener esas existencias.
De estas definiciones y objetivo general o global, se desprenden otros de igual trascendencia como:
● Determinar los niveles de inventario más adecuados:
Elevados inventarios implican inmovilización financiera en capital de trabajo, mayores costos de
almacenamiento y manipulación, mayor riesgo de roturas, deterioro u obsolescencia, entre otros
aspectos.
Reducidos niveles de inventario conllevan el riesgo de no disponer de las cantidades necesarias ante
eventuales inconvenientes en el aprovisionamiento, mayores costos derivados de adquisiciones
“urgentes”, entre otros aspectos.
● Determinar para las gestiones de compras recurrentes (artículos de reventa, materias primas,
etc.) la cantidad adecuada a adquirir en cada caso.
Compra de una gran cantidad, implica mayor nivel de inmovilización, mayores costos de fletes y
seguros.
Compra de cantidades pequeñas, hace necesario comprar con mayor frecuencia y por lo tanto con
mayor frecuencia deben afrontarse los costos involucrados en la gestión de compra.
Compra de cantidades pequeñas, hace necesario comprar con mayor frecuencia y por lo tanto con
mayor
● En almacenes de grandes (gran variedad de artículos y gran cantidad de cada uno), minimizar
el costo de gestión de recepción, estiba y entrega, conocido en la jerga de la logística como

“slotting”. Esto es referido a la logística en los almacenes para optimizar el uso de los mismos
en cuanto a la ubicación que debe darse a cada producto dentro de ellos, considerando
cuestiones de volumen, peso, dimensiones y fundamentalmente la frecuencia de uso entre
otras. Esto lleva a tratar de minimizar los recorridos que deben hacer los operarios para
estibar (almacenar en el lugar designado para ese producto) grandes cantidades y entregar a
los clientes pequeñas cantidades muchas veces al día.
Analicemos algunos factores que motivan la acumulación de inventario y permiten comprender
mejor la importancia de la gestión del mismo:
● Escasez: en esto va la idea de acumular elementos para evitar afrontar una situación de
escasez, esto es no poder afrontar la demanda de insumos para el proceso de fabricación lo
que implicaría una parada de fábrica, o productos para la venta con la consiguiente pérdida
económica por la pérdida de esa venta y eventualmente de un potencial cliente.
● Economía de escala: si tenemos en cuenta que el costo de producir una unidad no es el
mismo que el de producir miles, el mismo concepto es aplicable a la hora de tener que
adquirir los elementos para insumos o artículos para la venta. Por ejemplo: un comercio de
prendas deportivas no puede llamar a su proveedor cada vez que un cliente pretende
comprar una camiseta de su equipo de futbol favorito, esto se hace por cantidades
importantes; el fabricante hace miles de una sola vez y el comerciante compra de a cientos.
● Razones comerciales: estar bien aprovisionado implica una mayor oferta para que el cliente
elija y compre, de manera que el comercio siempre está cubriendo la demanda o sea
manteniendo al cliente satisfecho. Pero con esto hay que tener mucho cuidado porque un
excesivo inventario aumenta los costos de almacenamiento e inmovilización de capital y
como consecuencia puede aumentar el precio de venta y sacarlo del mercado.
Como se observa el nivel de los inventarios debe estar equilibrado. Esto supone que se debe vigilar
mucho la gestión de los inventarios si se pretende que la organización tenga competitividad, tener
mucho inventario genera costos y tener poco genera riesgos, de manera que la gestión para
mantenerse en equilibrio es lo importante.
ALCANCE
Las operaciones comprendidas en una gestión de inventario típica abarcan desde que se conoce o
detecta la necesidad de utilizar un suministro que se encuentra almacenado (materia prima o
materiales varios), hasta que los mismos son entregados en tiempo y forma para ser utilizado por el
solicitante.
De otra manera se podría decir que el alcance de la gestión de inventario no contempla la gestión
de compra. Y a modo de ejemplificar este asunto, podríamos decir que en las organizaciones que
mantienen una serie de artículos en inventario (organizaciones industriales o comerciales), existe un
proceso de reaprovisionamiento encargado de reponer los inventarios de las MP, insumos y demás
elementos utilizados para la fabricación o de aquellos destinados a la reventa. Este proceso de
reaprovisionamiento se “dispara” la gestión de compra a partir de la detección de la necesidad de
reaprovisionar. Para el resto de los elementos requeridos (los que no se usan para fabricar o para
revender) existe el proceso de compra.
TIPOS DE INVENTARIO
Tal lo mencionado en el comentario preliminar, la siguiente tipología no es taxativa, como tampoco
lo son los ejemplos incluidos en cada caso. De esta manera podríamos incluir como distintos tipos
de inventario a los siguientes.

Por su grado de transformación:
● Materias Primas: Materiales utilizados para hacer los componentes del producto terminado.
● Componentes: Partes o submontajes que se incorporan al producto final.
● Productos en curso de fabricación: Se trata de materiales y componentes que están
experimentando transformaciones o que están en la planta entre dos operaciones
consecutivas.
● Productos semiterminados: Los que han sufrido ya parte de las operaciones de producción y
cuya venta no tendrá lugar hasta tanto no se complete dicho proceso productivo.
● Productos Terminados: Los artículos finales destinados a su venta.
● Subproductos: De carácter accesorio y secundario a la fabricación principal. (scrab)
● Materiales para consumo y reposición: Tales como combustibles, repuestos, material de
oficina.
● Embalajes y envases: Los necesarios para el transporte en condiciones adecuadas.
● Artículos o mercadería para la reventa
Por su categoría funcional:

● Inventarios de ciclo: En la mayoría de las ocasiones, no tiene sentido producir o comprar
artículos a medida que van siendo demandados. En estos casos, se lanza una orden de pedido
de un tamaño superior a las necesidades del momento, dando así lugar a un inventario que
es consumido a lo largo del tiempo. Así por ejemplo, un supermercado realizará un pedido
determinado de tambores de detergente, en lugar de esperar a que se produzca la demanda
del cliente, para pedir el tambor que satisfaga dicha demanda. Este inventario recibe el
nombre de inventario de ciclo, ya que se presenta periódicamente, dando lugar a una pauta
de comportamiento cíclica.
● Inventarios de Seguridad: Constituidos como protección frente a la incertidumbre de la
demanda y del plazo de entrega del pedido. Evitando, dentro de lo posible, la inexistencia de
inventarios en un momento dado o roturas de inventarios.
● Inventario de presentación: Es el que está para atender las ventas más inmediatas, es decir
que están a la vista del consumidor. La cantidad dependerá de la venta media, del tipo de
producto y de la política comercial que se mantenga.
● Inventarios Estacionales: Su objeto es hacer frente a un aumento esperado de las ventas, por
ejemplo, el material escolar a principios de marzo que acopia una papelería situada junto a
un colegio.
● Inventarios en Tránsito: Se denomina así a los artículos que están circulando entre las
diferentes fases de producción y de distribución como, por ejemplo, entre el almacén de
productos terminados y un almacén regional de distribución, o entre distintas fases del
montaje, o entre el almacén de materias primas y el almacén de fábrica.
● Inventarios de desacoplamiento: Son los inventarios acumulados entre dos operaciones
interdependientes, a manera de protección en caso de averías o imprevistos en las tasas de
producción de maquinarias, reduciendo de esta manera la necesidad de sincronizar el ritmo
de producción. También es llamado inventario intermedio.
● Inventario de recuperación: Son artículos o productos usados, pero que pueden ser
reutilizados en parte o en su totalidad para otros nuevos.

● Inventario muerto: Son los artículos obsoletos o viejos que ya no sirven para ser utilizados y
deben ser desechados.
Por su categoría operativa:

● Inventario óptimo: Es el que compatibiliza una adecuada atención a la demanda y una
rentabilidad maximizada teniendo en cuenta los costes de almacenaje.
● Inventario cero: Este tipo de inventario se identifica con el sistema de producción Just in
Time (JIT) o «justo a tiempo», que consiste en trabajar bajo demanda, es decir, sólo se
producirá cuando sea necesario para atender una demanda concreta. Por ejemplo, las
empresas fabricantes de automóviles tienden a un inventario cero.
● Inventario físico: Es la cantidad de artículo disponible en un momento determinado en el
almacén. Nunca puede ser negativo.
● Inventario neto: Es el inventario físico menos la demanda no satisfecha. Esta cantidad sí
puede ser negativa.
● Inventario disponible: Es el inventario físico, más los pedidos en curso del artículo a los
proveedores, menos la demanda insatisfecha.
En muchas ocasiones, un mismo artículo puede presentar situaciones de inventario que
corresponden a varias de estas categorías.
a realizar, etc. En una situación particular, la gestión de inventario y por lo tanto los procesos
involucrados podrán presentar características que surjan de cualquier combinación de los tipos
antes mencionados.
Lo importante es saber con la mayor exactitud posible y a un costo razonable, cuánto vale la
globalidad del almacén. Para ello, sería necesario establecer un sistema de control de Inventarios.
PRINCIPALES TAREAS DE UNA GESTIÓN DE INVENTARIO

gestión de inventarios, podemos decir que en general la misma conlleva las siguientes etapas o
momentos:
1. Monitorear las existencias de los productos. Detectar oportunamente la necesidad de su
reposición.
2. Comunicar al área responsable de las compras la necesidad de reposición
3. Recibir los requerimientos de otras áreas, usuarias de los artículos mantenidos en stock.
4. Efectuar las operaciones físicas (logística) involucradas en la gestión de inventarios:
recepción de lo adquirido, despacho de lo vendido, distribución interna.
5. Registrar las operaciones que afectan los niveles de existencias.
6. Definir las cantidades a reponer, cuánto y cuándo
7. Definir la ubicación de cada tipo de material dentro del almacén en función a variables tales
como, dimensión, peso, cantidad movimiento, tipo de elemento, etc.

DOCUMENTACIÓN / COMPROBANTES TÍPICOS
Atento la caracterización típica contenida en este documento, en una gestión de compras aparecen
1. Solicitud o retiro de material de inventario: emitida por cualquier sector
habilitado/autorizado hacia el responsable del Almacén. Es la constancia de haber detectado
la necesidad y haberla solicitado. Según el caso, este comprobante contendrá también la
correspondiente autorización –conformidad- del nivel responsable a tales efectos.
2. Solicitud o requerimiento interno: emitida por el Almacén hacia el responsable de Compras.
Es la constancia de haber detectado la necesidad de reponer inventario y de haberla
comunicado al área/sector responsable de gestionar la adquisición. Según el caso, este
comprobante contendrá también la correspondiente autorización del nivel responsable a
tales efectos.
3. Vale de retiro: lo emite el Almacén cuando entrega lo requerido en la Solicitud de retiro,
luego de entregado se requiere la “conformidad” de quien lo solicitó. Este documento puede
ser parte del enunciado en el punto 1.
4. Informe de Recepción: Es emitido también por el Almacén para registrar la aceptación de los
elemento recibidos de un proveedor como resultado de una gestión de compra. Es la
constancia formal de la entrega del proveedor y en donde constan los controles de cantidad
y calidad. Normalmente es acompañado por el Remito del Proveedor y en algunas
organizaciones es un desglose de la Orden de Compra. En muchos casos ( normalmente
pymes) se utiliza el remito del proveedor con el tilde de lo recibido y firma, o con un ok o
similar.
5. Remito del proveedor: documento comercial emitido por el proveedor, en el que detalla las
mercaderías o servicios entregados. Acompaña a los artículos vendidos, detallando la
identificación de los mismos, la cantidad y otras circunstancias. Este documento comercial,
por razones que obedecen a cuestiones de control interno, no tiene los precios de las
mercaderías o servicios involucrados y, por otra parte, contempla las formalidades fiscales
que deben observarse (en el caso de Argentina, establecidas por AFIP).
6. Vale de Ajuste: también emitido por el Almacén, refleja los movimientos por ajuste de
inventarios (usados para dar de baja cuando existen roturas, o deterioro por el tiempo,
conteo de inventario o por cualquier otra causa ajena a la operatoria cotidiana, etc.), requiere
la conformidad de distintos niveles de acuerdo a la importancia económica del mismo.

Contablemente, varias son las registraciones contables que se pueden generar con los movimientos
de los elementos en los almacenes, ellos son: registrar lo que hace a la transferencia de estado de
los elementos del inventario, dando la baja a la cuenta Materias Primas o Suministros y generando
un alta en Materiales en proceso o Productos Terminados. También en caso de la industria puede
generarse un gasto con aquellos elementos que no hacen directamente a un producto determinado,
como puede ser un elemento de limpieza general en una industria metalúrgica. Otro es el caso de
una empresa comercial, aquí se da la baja del inventario cuando se hace una venta generando un
movimiento que deriva en la facturación del producto vendido
En la recepción de la cosa cuando la entrega el proveedor se da el alta a las cuentas de Materias
Primas o Suministros y se confirma la deuda con el proveedor pasando de la provisión a la cuenta

proveedores. Dependiendo de situaciones o detalles de alguna operación en particular, podrán
entrar en juego cuentas regularizadoras (tal sería el caso de las consignaciones, por ejemplo).

● el conocimiento del estado de todas las solicitudes
● apoyar el análisis previo a la reposición del inventario
● generar la información necesaria para optimizar el uso del espacio en el Almacén
● monitorear constantemente el estado de los niveles de inventario
ACTORES
En una gestión de inventario típica, identificamos principalmente a los siguientes actores:
● El requirente, quien detecta la necesidad de utilizar un elemento del inventario y, luego,
recibe lo solicitado y presta la conformidad correspondiente
● El autorizador, es decir, quien tiene la responsabilidad de determinar si lo solicitado es
plausible.
● El o los responsables de llevar adelante la gestión de entrega propiamente dicha.
● El responsable de registrar los movimientos de inventario y los movimientos contables.
● El o los responsables de mantener los elementos en el almacén en la ubicación más adecuada
para su guarda

En toda administración de almacenes, se requieren ciertos aspectos relacionados con los controles
1.1. Detección de la necesidad de comprar
1.2. Gestión de la compra.
1.4. Manejo físico de bienes.
1.5. Autorización de recepción, y entrega.
2. Iniciación del trámite (procedimiento) mediante solicitud emitida o avalada por funcionario
responsable.
3. Verificación de varias alternativas o sustitutos a analizar (cotizaciones, precios, especificaciones
técnicas, etc.), o bien aplicación de normas y políticas internas referentes a compras recurrentes.
4. Para cada uno de los artículos (materia prima, insumos o suministros) que se mantienen en
inventario, es necesario la determinación objetiva de cantidades y momentos:

4.1. Inventario mínimo
4.2. Punto de pedido
4.3. Lote de compra
La determinación de estos valores es un punto extremadamente importante ya que tiene
consecuencias económicas y financieras de trascendencia para la organización y requiere de un
tratamiento muy especial.
En la generalidad de las organizaciones esta tarea puede tener entre dos o cuatro responsables, Si
la organización es una industria de base este indicador tan importante es fijado por el área de
Almacenes o por el área de Planeamiento de la Producción, En el caso de una organización comercial,
el mismo es definido por el área de Compras o Por la de Planificación de ventas. Son muy pocos los
casos en que esta responsabilidad es asignada a otra área de una organización, normalmente
estamos en presencia de transgresiones en organizaciones de menor tamaño
5. Consistencia entre lo recibido físicamente, la orden de compra, el informe de recepción y el
remito “Control de Cantidad”.
6. Consistencia entre lo recibido y las especificaciones técnicas.
datos AFIP, etc.

PRODUCCIÓN (FABRICACIÓN)
OBJETIVO
El objetivo o fin de la gestión de la producción en las organizaciones productivas, contempla todo lo
relacionado con la conversión de ciertas materias primas e insumos en productos terminados o
fabricados que luego pueden comercializarse.
A partir de este objetivo general o global, es posible identificar otros de similar importancia:
● Definir los niveles de calidad/aceptación que deben reunir los productos fabricados.
● Planificar las tareas de fabricación contemplando las fechas en que los productos deben estar
disponibles.
● Monitorear los costos insumidos, con criterios de mantenerlos en el mínimo posible.
ALCANCE
Las operaciones comprendidas por la gestión de producción abarcan desde que se conoce o detecta
la necesidad de contar con producto terminado, hasta que dicho producto se encuentra disponible
a los fines previstos: reponer inventario (producción para reposición) o entregar al cliente
(producción a pedido)
TIPOS DE PRODUCCIÓN
Como ya se ha aclarado en los diferentes casos vistos en este trabajo, la siguiente tipología de
producción no se limita a los ejemplos descriptos. Antes bien, persigue el objetivo de resultar
ilustrativa.
Según el destino de la producción:
● Reposición de inventario
● Entrega a cliente (producción a pedido)
Resulta de importancia observar este criterio de clasificación, toda vez que el destino de lo
producido marca fuertemente el origen de la decisión de producir: será la gestión de inventarios la
que marque la necesidad de producir para restablecer el nivel de los mismos, mientras que
dependerá de la recepción de pedidos de clientes lo que motive la fabricación
Según el modo en que se obtienen los productos terminados
● Producción continua
● Producción por lotes
Esta clasificación impacta fuertemente en las cuestiones administrativas involucradas.
Centralmente, en lo referido a la toma de conocimiento de los avances producidos en el proceso de
fabricación. Un ciclo de producción continuo, demanda la definición de puntos de control y
registración referidos a un proceso de fabricación que no se detiene; no es posible identificar
claramente un inicio ni tampoco una finalización. En el caso de la producción por lotes, en cambio,
se identifican claramente el inicio y la finalización de las tareas de producción y, por lo tanto, la
registración y el control de sus efectos resulta más explícita.
Según el tipo de producto obtenido:

● Productos intermedios o semielaborados
● Productos finales
PRINCIPALES TAREAS DE UNA GESTIÓN DE PRODUCCIÓN

1. Detección de la necesidad de producir. Tal como se comentó antes, este disparador puede
resultar bien de la gestión de inventarios o bien de la gestión comercial.
2. Planificación de la producción.
3. Ejecución de las tareas de producción.
4. Registración de los movimientos de inventarios asociados (consumo de materias primas,
disponibilidad de producto terminado)
5. Registración de los costos asociados al proceso de producción (materias primas e insumos,
mano de obra aplicada, utilización de máquinas y equipos)
Conforme las descripciones y caracterizaciones precedentes, en un proceso de fabricación típico
intervienen los siguientes documentos:
● Plan de producción: este plan es confeccionado por el responsable de la gestión de
producción, e implica contemplar el detalle de los productos y cantidades a producir así como
el momento (fecha) en que dicha producción será realizada y, por lo tanto, el momento en
que los productos a fabricar habrán de estar disponibles.
Atento a lo comentado precedentemente, esta planificación reconocerá como principal base de
sustento a lo informado por la gestión de stock en términos de las necesidades de reposición de
inventarios, de lo informado por la gestión comercial en virtud de los pedidos recibidos de los
clientes o una combinación de ambos.
● Orden de Producción: es el documento mediante el cual se pone en práctica el Plan de
Producción.
● Solicitud de insumos (materia prima y materiales): emitida por el responsable directo de la
fabricación, es el documento mediante el cual se solicita al responsable de inventarios las
materias primas e insumos necesarios para dar cumplimiento a una o varias Órdenes de
Producción. Este documento es el que materializa la comunicación de lo que se requiere
utilizar para poder llevar a adelante la producción.
● Informe de producción: reúne los diferentes aspectos que resulta necesario registrar una vez
que la producción ha sido efectivamente realizada: cantidades reales de insumos, cantidad
real de producto obtenido, calidad, identificación de lote, fecha de lote, etc. Este informe
de producción se emite en concordancia con la Orden de Producción que lo dispara. El
cómputo de sucesivos Informes de Producción referenciados a una misma Orden, permiten
el monitoreo del cumplimiento de esta última y, por añadidura, el cumplimiento del Plan de
Producción.
Asimismo, el Informe de Producción es el documento mediante el cual se dispone del soporte
necesario para efectuar la registración del alta al inventario de los productos fabricados.

Contablemente debe registrarse todo lo concerniente a:
● Los movimientos de inventario, según el modelo de valuación de inventarios vigente:
primero entrado – primero salido (PEPS), último entrado – primero salido (UEUS), precio
promedio ponderado (PPP), etc.
● El costo asociado a la producción ya sea en lo que refiere a los costos directos (materia prima,
insumo, materiales, mano de obra directa, utilización de máquinas y equipos) como los
indirectos (costos indirectos, mano de obra indirecta, amortizaciones, etc.)
Extracontablemente debe ser posible contar con:

● Las autorizaciones correspondientes que permitan explicitar el ejercicio de las diferentes
responsabilidades ejercidas en cada etapa.
● El conocimiento del estado de avance de la producción y, en general, del Plan de
Producción vigente.
● El análisis del procedimiento en general y de cada etapa del mismo.
● Información estadística para el control y la planificación de la gestión.
ACTORES
En una gestión de producción típica, identificamos principalmente a los siguientes actores:
● El responsable de la gestión de inventarios, quien detecta la necesidad de reaprovisionar
productos que se fabrican. Este responsable, además, es quien registra todos los
movimientos de inventario derivados de la fabricación (consumos y alta de producto
terminado)
● El responsable de la gestión comercial, informando los pedidos de clientes que involucran
productos que se fabrican sólo a pedido de clientes.
● El responsable de la gestión de producción quien, a partir de las necesidades de reposición
de inventario o de atención de pedidos de clientes, planifica, dirige y controla la fabricación
propiamente dicha.

Como ocurre en los diferentes procesos que tienen lugar en las organizaciones, en lo que hace a la
Gestión de la Producción debe contarse con ciertos controles:
1.1. Detección de la necesidad de fabricar
1.2. Gestión de la producción.
1.4. Manejo físico de materias primas, insumos, materiales y productos terminados.
2. Iniciación de la gestión mediante solicitud emitida o avalada por funcionario responsable.
3. Consistencia entre lo ordenado a fabricar y lo efectivamente fabricado, así como la consistencia
entre lo planeado consumir para fabricar y lo efectivamente consumido.

GESTIÓN DE FONDOS
OBJETIVO
La gestión de fondos implica el manejo y custodia de los valores involucrados en el giro cotidiano del
negocio. Seguramente no sea posible o no resulte suficientemente claro visualizar este conjunto
de operaciones como UN proceso (en modo similar a lo descripto en otros apartados de este mismo
documento). De hecho, existe gestión de fondos cada que vez que se afectan disponibilidades, ya
sea porque se reciben cobranzas o se efectúan pagos.
No obstante tal diversidad y amplitud, en el contexto de este trabajo nos referiremos puntualmente
a aquellas operaciones que derivan de otros procesos aquí descriptos: Gestión de Cuentas
Corrientes de Clientes y Gestión de Cuentas Corrientes de Proveedores, dejando deliberadamente
fuera de nuestro interés aquellas otras gestiones de fondos que surgen como consecuencia de otras
operaciones: pago de impuestos y servicios, pago de sueldos, colocaciones financieras, aportes de
capital, distribución de dividendo, etc.
Teniendo en cuenta lo antedicho, en lo sucesivo restringiremos la Gestión de Fondos a:
● La recepción física y posterior custodia de los valores recibidos como resultado de las
cobranzas.
● La entrega física de los valores involucrados en los pagos.
Así, entonces, surgen varios aspectos que bien pueden detallarse a propósito de ilustrar más
ampliamente el cometido de una gestión de fondos:
● Ejecutar las cobranzas derivadas del giro comercial habitual, recibiendo los valores que
cancelan los créditos por ventas, como consecuencia natural del proceso “Gestión de Cuentas
Corrientes de Clientes”.
● Disponer el pago de los compromisos surgidos del giro comercial habitual, emitiendo los
valores que corresponda en cada caso para cancelar los compromisos comerciales contraídos
con los proveedores como consecuencia lógica del proceso “Gestión de Cuentas Corrientes
de Proveedores”.
ALCANCE
En cuanto al alcance, también debemos aclarar que la gestión de fondos es algo disímil en varios de
sus aspectos si la comparamos con otros procesos ya expuestos. No obstante, en términos bastante
generales claro, se puede decir que la gestión de fondos comprende desde que se tiene
conocimiento de la necesidad de ejecutar una operación de cobro/pago, hasta que la misma es
ejecutada y se han realizado todas las registraciones derivadas.
TIPOS DE OPERACIONES
La gestión de fondos, ya ha quedado suficientemente claro, comprende diferentes tipos de
operaciones.
Según el tipo de operación de origen:
● Cobros
● Pagos
Según los valores involucrados:

● Efectivo (moneda nacional o extranjera)
● Cheques (propios o de terceros)
● Transferencias bancarias
● Criptomonedas
Estas diferentes tipologías son meramente ilustrativas.
PRINCIPALES TAREAS DE UNA GESTIÓN DE FONDOS

La gestión de fondos conlleva la realización de ciertas actividades
1. Identificar o conocer la necesidad de realizar una operación (cobro o pago)
2. Identificar o solicitar los detalles particulares de la operación: beneficiario, fecha, valores
involucrados, etc.
3. Emitir la documentación relativa a la operación: recibo u orden de pago.
4. Emisión de los medios de pago (cheques, transferencias, criptomoneda, etc.)
5. Recepción/entrega física de los valores involucrados (efectivo, cheques)
6. Registración de las operaciones correspondientes a la operación realizada
Tal lo expuesto en el apartado anterior, seguidamente se agregan detalles a cada uno de los
documentos involucrados en la gestión de fondos
● Recibo: emitido por la Tesorería en relación a la recepción de una cobranza. Contiene los
siguientes detalles:
o Datos de quien paga (cliente)
o Valores recibidos (detalle e identificación individual, si corresponde)
o Operación a la que debe aplicarse la cobranza recibida. Esta tarea implica identificar
claramente cuál o cuáles de los comprobantes contenidos en la Cuenta Corriente del
Cliente serán cancelados (total o parcialmente) con los valores recibidos.
● Orden de pago: emitida por la Tesorería en relación a la entrega de un pago. Contiene los
siguientes detalles:
o Datos de quien cobra (proveedor)
o Valores entregados (detalle e identificación individual, si corresponde)
o Operación a la que debe aplicarse el pago entregado. Esta tarea implica identificar
claramente cuál o cuáles de los comprobantes contenidos en la Cuenta Corriente del
Proveedor serán cancelados (total o parcialmente) con los valores entregados.

Contablemente debe registrarse todo lo que afecte al rubro disponibilidades, así como lo referente
a la aplicación de las cobranzas (Deudores por Ventas) o pagos realizados (Proveedores)

● Conocer el detalle de los originadores de cada uno de los valores recibidos.
● Conocer el detalle de los receptores de cada uno de los valores entregados.
● Conocer el detalle y la ubicación de cada uno de los valores en poder de la empresa.
ACTORES
En una gestión de fondos típica, el área principalmente involucrada es la tesorería. Adicionalmente,
en algún proceso en particular podrá estar involucrada la Gerencia de la cual dependa (para algunos
casos de autorizaciones de movimientos de fondos). Habida cuenta de las responsabilidades
inherentes a una “Tesorería”, en algunos otros procesos que involucren el movimiento de fondos (u
otras operaciones relacionadas) podrán estar involucradas ciertas entidades bancarias o financieras.

En toda gestión o proceso de ventas, se observan ciertos aspectos relacionados con los controles
1. Separación de funciones – Control por oposición de intereses:
1.1. Quien gestiona los fondos (cobranzas/pagos) no es quien determina si corresponde o no
corresponde cobrar o pagar.
2. Identificación de receptores de valores entregados.
3. Control de acceso físico a los valores en custodia.
4. Control de movimientos bancarios: firmas, autorizaciones, claves electrónicas.
5. Seguimiento de valores emitidos y valores recibidos.

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PROCESOS

Principales características de algunos procesos

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CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LOS PROCESOS

Veamos a continuación las características que de un proceso interesan, a propósito de su

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DIMENSIÓN TRANSACCIONAL y DIMENSIÓN INFORMATIVA

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Registraciones contables y extracontables

Extracontablemente debe ser posible:

NORMAS DE CONTROL INTERNO

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Cátedra: DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Página 10 de 38

PRINCIPALES TAREAS DE UNA GESTIÓN DE CUENTA CORRIENTE DE CLIENTES

Adicionalmente, en relación al mantenimiento de datos de clientes, las principales etapas o

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REGISTRACIONES CONTABLES Y EXTRACONTABLES

Extracontablemente debe ser posible:

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NORMAS DE CONTROL INTERNO

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Cátedra: DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Página 14 de 38

PRINCIPALES TAREAS DE UNA GESTIÓN DE COMPRAS

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Cátedra: DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Página 16 de 38

NORMAS DE CONTROL INTERNO

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Cátedra: DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Página 18 de 38

Cátedra: DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Página 19 de 38

PRINCIPALES TAREAS DE UNA GESTIÓN DE PAGOS

Adicionalmente, en relación al mantenimiento de datos de proveedores, las principales etapas o

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REGISTRACIONES CONTABLES Y EXTRACONTABLES

Extracontablemente debe ser posible:

NORMAS DE CONTROL INTERNO

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Cátedra: DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Página 22 de 38

Cátedra: DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Página 23 de 38

Cátedra: DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Página 24 de 38

Por su categoría funcional:

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Por su categoría operativa:

PRINCIPALES TAREAS DE UNA GESTIÓN DE INVENTARIO

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REGISTRACIONES CONTABLES Y EXTRACONTABLES

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Extracontablemente debe ser posible:

NORMAS DE CONTROL INTERNO

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Cátedra: DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Página 29 de 38

Según el tipo de producto obtenido:

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PRINCIPALES TAREAS DE UNA GESTIÓN DE PRODUCCIÓN

REGISTRACIONES CONTABLES Y EXTRACONTABLES