Sistema de Información Gerencial

Estudiante:
Ximena Katherine Ávila Díaz
ID:589087

Corporación Uniminuto de Dios

Contaduría publica
NRC:151927
Año:2023

BSC es Dadas las innovaciones, las nuevas formas de hacer negocio y el entorno cambiante
en el cual las empresas se desarrollan se hace imprescindible contar herramientas que
permitan que la empresa sea integralmente eficiente y pueda permanecer aún en
situaciones de cambio. El Balanced Score card Cuadro de Mando integral (CMI) proporciona
a los directivos el equipo de instrumentos que necesitan para navegar hacia un éxito
futuro. Hoy, las organizaciones están compitiendo en entornos complejos y, por lo tanto,
es vital que tengan una exacta comprensión de sus objetivos y de los métodos que han de
utilizar para alcanzarlos. El Balanced Scorecard traduce la estrategia y la misión de una
organización en un amplio conjunto de medidas de la actuación, que proporcionan la
estructura necesaria para un sistema de gestión[FECHA] y medición estratégica.
[NOMBRE DE LA COMPAÑÍA]
Esta medición de la actuación de la organización la realiza desde cuatro perspectivas
[Dirección de la compañía]
equilibradas:Las Finanzas: La estrategia de crecimiento, la rentabilidad y el riesgo
desde la perspectiva del accionista.
• Los Clientes: La estrategia para crear valor y diferenciación desde la perspectiva del
cliente.
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• Los Procesos Internos: Las prioridades estratégicas

de distintos procesos que crean satisfacción en los
clientes y accionistas.
• El Aprendizaje y crecimiento: Las prioridades para crear un clima de apoyo al
cambio, la innovación y crecimiento de la organización.

¿Que es SGD?
Todas las organizaciones son diferentes, nunca un sistema de gestión
documental servirá para un mismo tipo de organización, no hay un modelo
genérico, siempre so personalizados. Este análisis, aporta los conocimientos
prácticos que un profesional de la información necesita para diseñar e
implementar un sistema de gestión documental en una organización. Un
eficiente sistema de gestión documental ayudará a la empresa a aumentar
su eficiencia, su productividad, ayudará a prever problemas relacionados con
la información y la documentación así, como reducirá costos en recursos. BSC
El Balanced Scorecard es un instrumento de medición aplicado en los
negocios,la industria y otras organizaciones, cuyo objetivo es que
se implante correctamente la estrategia definida gracias al
establecimiento claro de los objetivos.

Caracteristicas del BSC?

Se compone de 4 elementos fundamentales, que, combinadas sinérgicamente, nos dan
una visión global de la empresa a través de un cuadro demando coherente y
multidimensional que supera las mediciones tradicionales de la contabilidad. El Cuadro de
Mando de Kaplan & Norton desarrolla los 4 elementos o llamados más bien, perspectivas:
Según Apaza (2010), el Balanced Scorecard representa “un modelo de medición de la
actuación de la empresa que equilibra los aspectos financieros y no financieros en la
gestión y planificación
estratégica de la organización empresarial. Es un Cuadro de Mando” (Apaza Meza, 2012)
Los elementos o perspectivas del cuadro de mando y sus principales indicadores, son:

La perspectiva financiera: Sus indicadores varían según la fase del producto; por
ejemplo, la fase de crecimiento (porcentaje de aumento de ventas); fase de
sostenimiento (rentabilidad), fase de cosecha (cash Flow). Estos indicadores están
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orientados a servir al Inversionista, los empleados

y la Sociedad. (a través de los impuestos).

La perspectiva del Cliente: Las mediciones clave son: grado de satisfacción, retención,
adquisición y rentabilidad de los clientes. Para satisfacer a los clientes o usuarios no
sólo deberá actuar en disminuir costos, sino también mejorar la calidad, flexibilidad,
plazos de entrega y servicio de postventa. Estos indicadores están orientados a servir
y satisfacer al Cliente.

La perspectiva del proceso interno: Tiene por objeto identificar los procesos críticos
del éxito, para mejorarlos, eliminar los despilfarros (Modelo Lean), y reducir costos a
fin de satisfacer mejor a los clientes y aumentar la rentabilidad de la empresa. Estos
indicadores están orientados a la mejora de todos los Sistemas Internos de
producción y No
Productivos. La perspectiva de aprendizaje y crecimiento: Proporcionan la
infraestructura necesaria para que las tres primeras perspectivas alcancen sus
objetivos. Son los inductores esenciales para conseguir unos resultados excelentes en
las perspectivas anteriores. Las medidas principales son: empleados (grado de
satisfacción, aprendizaje, motivación, retención y productividad); sistema de
información (su capacidad y adecuación a la empresa); innovación (productos nuevos,
tiempo de lanzamiento, etc.). Estos indicadores están orientados a mejorar el Capital
Intangible de la Empresa.

Caracteristicas del SGD?

Aunque las características de un software de gestión documental pueden variar bastante, debes
buscar estas características estándar al seleccionar tu proveedor:

Capacidad de búsqueda. Mucho software de gestión documental emplea potentes funciones

de búsqueda granular para ayudar a los usuarios a encontrar documentos y datos
rápidamente. Puede admitirse una variedad de funciones de búsqueda (por ejemplo, búsqueda
mediante la función de autocompletar, búsqueda de texto completo o búsqueda de
“apariencia similar”).
Check-in/check out. El check-in / check-out permite a los empleados abrir un documento y
bloquear el archivo para que nadie pueda realizar cambios simultáneamente. Esto ayuda a
garantizar que las ediciones no se realicen en varios archivos, creando más trabajo en el futuro.
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Control de versiones. Con el control de versiones, se

guardan diferentes versiones de un documento, lo que
permite al usuario volver a las versiones anteriores si es
necesario. Esto puede ser útil si alguien se da cuenta, por ejemplo, de que una sección clave de
un archivo de Word fue borrada accidentalmente.

Registros de auditoría. Un registro de auditoría es un historial completo de cualquier actividad

realizada en un archivo dentro del software de gestión documental. Esto incluye acciones como
crear, cambiar, copiar, mover y eliminar documentos. Esta característica ayuda a las
organizaciones a identificar procesos innecesarios, prevenir violaciones a la seguridad y cumplir
con los estándares de cumplimiento normativo.

Marcado. La característica de marcado permite a las organizaciones asignar a los documentos

una fecha de vencimiento. Cuando llega la fecha, o bien el documento se elimina
automáticamente, o bien el usuario recibe una notificación de que es hora de deshacerse del
archivo. Esta característica puede ser útil para cumplir con los requisitos que dictan la duración
de la retención de documentos.

Anotaciones. Las anotaciones funcionan como los post-it, permiten a los usuarios agregar o
eliminar información sobre un documento sin alterar permanentemente la imagen original.
Como las anotaciones son simplemente superposiciones, los documentos se pueden imprimir
con o sin ellas.
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Favorece la evaluación constante y por lo tanto las transformaciones estratégicas. ... Vincula a
la gerencia con la gestión estratégica.
Fomenta una mejor comunicación.
Ayuda a establecer relaciones causa-efecto entre los objetivos.
Optimiza la distribución de tareas.
Son muchos los beneficios del modelo Balanced Scorecard en la toma de decisiones mediante
el empleo de indicadores.
El Balanced Scorecard es un modelo de gestión mediante el cual se hace posible el desarrollo,
comunicación e implementación de la estrategia de la organización, permitiendo obtener
resultados tanto a corto como a largo plazo.
Traduce la visión y la estrategia de la organización en diferentes objetivos. Es decir,
permite la gestión de la estrategia organizativa, ya que a través de los indicadores
clave establecidos es posible tener un seguimiento del logro de los objetivos que
conducen a su vez, a la consecución de la estrategia.

Los beneficios del modelo Balanced Scorecard para la organización son los siguientes:
1..Ayuda a conocer con claridad su visión y estrategia para llegar a la misma.
2.Facilita la comunicación de la estrategias entre los miembros de la organización.

Desventajas BSC
Existe una cantidad de información que puede ser abrumadora.
La estrategia no se puede copiar a partir de ejemplos.
Requiere un fuerte patrocinio por parte de los líderes para tener éxito.
Puede parecer una metodología muy rígida.
Puede ser muy difícil mantener a todos en la misma página.

1. Existe una cantidad de información que puede ser abrumadora pesar de que se
trata de una metodología bastante estructurada y con una lógica definida, existe un alto
volumen de información sobre el tema que puede resultar confusa. Ten en cuenta que si tratas
de aprender el método con el quinto libro deNorton y Kaplan, es probable que te sientas
sobrecargado y con claridad sobre el camino a seguir.
2. La estrategia no se puede copiar a partir de ejemplos Si bien es cierto que solemos
aprender a través de ejemplos, la realidad es que la estrategia es única para cada ejemplo. Por
ello se puede iniciar con un ejemplo, pero rápidamente se encontrará tomando
distancia
3. Requiere un fuerte patrocinio por parte de los líderes para tener éxito El factor de éxito
más importante al momento de desplegar una iniciativa del Cuadro de Mando Integral o BSC es
contar con el apoyo de los líderes de la organización.
4. Puede parecer una metodología muy rígida Hemos presenciado casos en que el
BSC no es la mejor herramienta para asegurar la ejecución de la estrategia, ya sea porque
la cultura o la manera en que se toman decisiones.
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Son muchas las ventajas de un sistema de gestión documental, pero de entre todas vamos a
destacar las siguientes:
Digitalización de los documentos, con su ahorro de costes ya que no está el papel (imprimir,
fotocopiar, archivar, etc.).
Repositorio centralizado para todos los documentos, evitando el menor riesgo de documentos
mal archivados.
Evitar la pérdida de documentos, debido a que están almacenados en la gestión documental.
Eficacia y eficiencia de los procesos, puesto que la documentación electrónica facilita su
búsqueda y accesibilidad, evita duplicidades, retrasos, etc.
Optimización del tiempo, deja de perder tiempo buscando documentos Control de
Seguridad asignando perfiles a los usuarios, donde evitamos que información vital y
sensible sea consultada por personas equivocadas.
Trabajo Colaborativo donde diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo con la
elaboración o modificación de los documentos.

Desventajas BSC
Falta de espacio de almacenamiento.
Menor seguridad.
Propenso a daños.
Transporte de documentos.
Problemas de edición.
Altos precios.
Limite la comunicación y la colaboración. Daño
ambiental.

Falta de espacio de almacenamiento: Los documentos en papel pueden ocupar una cantidad
significativa de espacio, y la cantidad de papel aumentará día a día. Además, los documentos
generalmente deberán almacenarse a mano para que se pueda acceder rápida y fácilmente.

Menor seguridad : Independientemente del tamaño, para cualquier organización es

importante proteger sus datos y otros activos valiosos. Uno de los mayores riesgos
de seguridad de la información para las empresas es el papel porque los documentos impresos
se pueden perder, manejar o dañar fácilmente, mientras que los
datos digitales se pueden encriptar y guardar de forma segura
en discos duros dispositivos electrónicos.
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Propenso a daños Los documentos manuales se pueden dañar, perder, extraviar o robar
fácilmente. Un incendio o desastre natural podría significar la pérdida de información esencial. Si
no tienes ninguna copia, una vez que los archivos hayan desaparecido, no hay forma de recuperar
la información.

El BALANCED SCORECARD o Cuadro de Mando Integral es un modelo que se

convierte en una herramienta muy útil para la gestión estratégica. Se basa en la definición
de objetivos estratégicos, indicadores e iniciativas estratégicas, estableciendo las relaciones
causa efecto a través del mapa estratégico en cuatro perspectivas base; financiera, clientes,
procesos internos y aprendizaje- crecimiento, es decir traduce la estrategia en objetivos
directamente relacionados y que serán medidos a través de indicadores, alineados a iniciativas.
El éxito en la implementación del BSC es la participación de personas de diferentes niveles y
áreas de la organización.
El software BALANCED SCORECARD o Cuadro de Mando Integral tiene la ventaja de que
está especialmente diseñado para gestionar el BSC, por lo que puede esperar que utilice
los mismos términos que usted ya conoce.
Adicionalmente, está diseñado para mantener la información histórica a lo largo de diferentes
periodos y para gestionar la evolución del Cuadro de Mando Integral. Otra ventaja de este
tipo de software es que ya cuenta con la capacidad de vincularse con otros sistemas de
información. Sin embargo, se debe tener en cuenta que se requiere superar la curva de
aprendizaje del sistema para que todos los líderes y miembros del equipo hagan correcto
uso de este.
En la compañía MAPFRE empresa de actividad de seguros generales maneja el sistema de
BALANCED SCORECARD o Cuadro de Mando Integral en donde se
maneja los resultados de los esfuerzos, medidas financieras y las medidas no financieras en
donde tienen un mejor manejo de clientes un control de nuevos clientes.

EXPLIQUE SU FUNCIONAMIENTO BSC Con respecto al BSC

Antes, se generaban una serie de indicadores financieros y no financieros, y éstos se dejaban a
cada directivo para que pudiera, en base a su experiencia, seleccionar aquellos que
consideraban más importantes para su trabajo. El BSC disminuye la posibilidad de error de
una persona, ya que los indicadores son definidos por un conjunto multidisciplinario de sujetos
que no da opción a seleccionar o no seleccionar algunos de ellos, simplemente si está dentro
de los indicadores es porque es relevante en algún punto para la implantación de la estrategia
o el seguimiento de la misma. En el BSC es indispensable primero definir el modelo de
negocio del cual se desprenderán los indicadores de acción y de resultados, que reflejarán
las interrelaciones entre los diferentes componentes de la empresa MAPFERE.

RESULATADOS OPTENIDOS CON LA EMPRESA MAPFERE CON LA

APLICACIÓN DEL SISTEMAS (BSC) BALANCED SCORECARD
La empresa MAPFERE cuya actividad principal es vender seguros nos da a entender que cada
día adquieres nuevos clientes cada uno con un gusto diferente y adquisición diferente en
donde ellos buscan lo mejor para s mismo esta empresa maneja el sistema BALANCED
SCORECARD implementado lo en cada una de sus áreas ya sea el área de ventas, financiera o
la recepción de información ya que cada uno va hacia el mismo objetivo, metas ,
características. Este sistema BSC les indica cada área y de la manera que están trabajando si
su objetivos o metas se están manejando correctamente y se están llevando a un buen
camino del éxito lo cual es lo que se busca sin dejar de lados las necesidades de los clientes
y las necesidades de los colaboradores . Ya que BSC tiene como objetivo facilitar la
comunicación la estructura de las estrategias es un sistema ideal por el manejo continuo de
nuevos clientes de este modo nuevos objetivos constantemente en donde cada uno con
ayuda BSC tiene claro los objetivos para la compañía. Don se aplica el sistema BSC
1. Contexto general
2. Contexto histórico que origino la aplicación
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3. Beneficios, contribución y funcionalidades para una compañía 4. Área empresarial especifica

de aplicación

PROPONGA ACCIONES DE MEJORA DEL SISTEMA QUE FACILITEN LA

TOMA DECISIONES EN LA EMPRESA
Las áreas que se deben mejorar en la compañía MAPFERE es el área de los clientes nuevos
ya que cada día se aceptan un nuevo cliente con nuevos gustos en donde quieren un seguro
en dónde cumplan con todas las expectativas que ellos desean por esto esta Área debe ser
mejorada en dónde el BSC atraiga del sistema cual es la mejor opción para cada cliente