CAPÍTULO III

ANALISIS DEL SISTEMA

3.1 MODELO DEL NEGOCIO

3.1.1 DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO

El “CENTRO DE SALUD CANDELARIA” es una institución dedicada a brindar

servicios de atención médica y bienestar. Nuestra misión principal es ofrecer atención
médica de
calidad a nuestros pacientes, tanto residentes como visitantes, en un entorno acogedor y
seguro. Nuestro centro cuenta con profesionales altamente capacitados y tecnología de
vanguardia para garantizar el mejor cuidado posible.

En almacenes generalmente se encargan de gestionar y mantener el inventario de

suministros médicos, equipos y materiales de limpieza necesarios para el funcionamiento
adecuado de la institución.

 Recepción y almacenamiento: Recibir y verificar los suministros y equipos médicos

entregados por proveedores externos. Asegurarse de que los productos estén en
buen estado y almacenarlos adecuadamente en áreas designadas.

 Control de inventario: Llevar un registro preciso de los suministros y equipos

almacenados, mantener un control de existencias y asegurarse de que los niveles de
inventario se mantengan adecuados.

 Distribución interna: Gestionar la distribución de suministros y equipos a las

diferentes áreas y departamentos dentro del centro de salud, asegurando que los
productos lleguen a tiempo y en la cantidad que se solicita.

 Existencia: Implementar un sistema de rotación de existencias para garantizar que

los suministros más antiguos se utilicen antes que los nuevos, evitando así el
vencimiento de los productos.

28
  Control de calidad: Realizar inspecciones periódicas para verificar la calidad de los
suministros y equipos almacenados, asegurándose de que cumplan con los
estándares requeridos y estén en condiciones óptimas para su uso.

 Gestión de pedidos y reabastecimiento: Monitorear los niveles de inventario y

realizar pedidos a proveedores externos cuando sea necesario para garantizar un
suministro continuo de productos esenciales.

 Registro y documentación: Mantener registros precisos de todas las transacciones

relacionadas con el almacenamiento, distribución y consumo de suministros y
equipos. Esto incluye registros de entrada y salida, informes de inventario y
cualquier documentación requerida por normativas o regulaciones específicas.

Para la entrega del material a los diversos consultorios los doctores solicitan en un
formulario “descargo y solicitud de suministros” en el cual se anota el insumo que se
sacara para el consultorio. En almacenes para la preparación de los materiales una vez
recibida la solicitud, el personal del almacén se encarga de recopilar y preparar los
materiales solicitados. Una vez que los materiales están listos, el personal del almacén los
lleva físicamente a los consultorios correspondientes.

29
3.1.2 DIAGRAMA DE CASOS DE USO DEL NEGOCIO

Figura 3.1. Casos de uso del negocio.

Fuente: Elaboración Propia

30
3.2 ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS

El sistema debe permitir al encargado de almacenes registrar la recepción de suministros y

equipos médicos, incluyendo información como cantidad, proveedor, fecha de recepción.

El sistema debe permitir al encargado de almacenes llevar un registro preciso de los

suministros y equipos almacenados, incluyendo la capacidad de realizar ajustes de
inventario, agregar nuevos productos y eliminar productos obsoletos.

El sistema debe permitir al encargado de almacenes gestionar la distribución interna de los

suministros a las diferentes áreas y departamentos del centro de salud, permitiendo asignar
cantidades a cada solicitud de distribución y realizar un seguimiento de las entregas
realizadas.

El sistema debe generar informes de inventario, incluyendo la lista de suministros

disponibles, cantidades en existencia y niveles de reabastecimiento.

El sistema debe ser fácil de usar y contar con una interfaz intuitiva para facilitar su
operación por parte del encargado de almacenes.

El sistema debe garantizar la seguridad de la información almacenada, implementando

mecanismos de autenticación, autorización y protección de datos.

El sistema debe tener un rendimiento adecuado, siendo capaz de manejar grandes

volúmenes de datos y procesar operaciones de registro, consulta y actualización de manera
eficiente.

3.3 FUNCIONES DEL SISTEMA

3.3.1 REQUISITOS FUNCIONALES

1. Registro y seguimiento de inventario

El sistema debe permitir el registro de los suministros y equipos médicos almacenados,

incluyendo información como nombre, descripción, código del producto y cantidad.

31
Debe ser posible realizar consultas y búsquedas de inventario basadas en diferentes
criterios, como nombre del producto o código del producto.

2. Recepción y almacenamiento de suministros

El sistema debe permitir el registro de la recepción de suministros y equipos médicos

entregados por proveedores externos, incluyendo información como cantidad,
proveedor, número de factura y fecha de recepción.

Debe verificar la calidad de los productos recibidos y asegurarse de que cumplan con
los estándares requeridos antes de almacenarlos.

3. Control de existencias y reabastecimiento

El sistema debe mantener un registro actualizado de las existencias de cada producto,

incluyendo la cantidad disponible, niveles mínimos y máximos de inventario.

Debe generar alertas o notificaciones cuando los niveles de inventario alcancen el

punto de pedido o cuando sea necesario realizar pedidos a proveedores externos para
reabastecer los productos.

4. Distribución interna de suministros

El sistema debe permitir la gestión y programación de la distribución de suministros a

las diferentes áreas y departamentos dentro del centro de salud.

Debe asegurar que los productos sean entregados a tiempo y en la cantidad solicitada.

5. Control de calidad

El sistema debe permitir realizar inspecciones periódicas para verificar la calidad de los
suministros y equipos almacenados. Debe registrar los resultados de las inspecciones y
generar informes de calidad.

6. Registro y documentación

El sistema debe permitir el registro preciso de todas las transacciones relacionadas con
el almacenamiento, distribución y consumo de suministros y equipos.

32
 Debe generar informes de entrada y salida, informes de inventario y cualquier otra
documentación requerida por normativas o regulaciones específicas.

7. Informes y reportes

El sistema debe generar informes y reportes que brinden información sobre el estado
del inventario, movimientos de productos, pedidos pendientes, entre otros aspectos
relevantes para la toma de decisiones.

3.3.2 REQUISITOS NO FUNCIONALES

 Seguridad

El sistema debe implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger la información

almacenada, garantizando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos.

 Usabilidad

La interfaz del sistema debe ser intuitiva y fácil de usar.

Debe contar con funcionalidades de búsqueda y navegación eficientes para facilitar el

acceso a la información requerida.

 Rendimiento

El sistema debe ser capaz de manejar grandes volúmenes de datos sin experimentar
demoras significativas en el tiempo de respuesta.

Debe garantizar un rendimiento adecuado incluso en situaciones de carga máxima.

 Disponibilidad

El sistema debe estar disponible para su uso en todo momento, con un tiempo de
inactividad planificado mínimo para mantenimiento o actualizaciones.

 Escalabilidad

El sistema debe ser capaz de adaptarse y crecer en función de las necesidades cambiantes
del negocio.

33
34
3.4 MODELO DE CASOS DE USO DEL SISTEMA

3.4.1 IDENTIFICACIÓN DE ACTORES

Actor Estereotipo Descripción

Es el encargado responsable de la gestión
y supervisión del inventario en el centro
de salud. Su papel principal es mantener
un control preciso de los suministros y
equipos almacenados, realizar
seguimiento de las existencias y
Responsable de coordinar la distribución interna. El
Almacenes Encargado de Almacenes interactúa con
el sistema para registrar la recepción de
suministros, controlar las existencias,
realizar pedidos de reabastecimiento,
gestionar la distribución a los diferentes
consultorios y generar informes de
inventario.
Son los que se encargan de la recepción
del material si el encargado de almacenes
Administradores no se encuentra.

Tabla 3.2.Identificación de Actores.

Fuente: Elaboración Propia

3.4.2 IDENTIFICACIÓN DE CASOS DE USO

Caso de uso Descripción

Este caso de uso describe el proceso de inicio de un
nuevo registro en el sistema de gestión de inventario.
Permite al Encargado de Almacenes o al
Administrador crear un nuevo registro para ingresar
los detalles de un nuevo suministro o equipo médico
en el inventario.

35
 Este caso de uso describe que el material necesario
esté disponible en el inventario del centro de salud.
Permite al Personal de Almacenes o al Administrador
verificar si un determinado material está disponible
en el inventario antes de realizar una solicitud o
distribución.

Este caso de uso describe el proceso de solicitud de

material por parte del Personal de Enfermería al
Encargado de Almacenes. Permite al Personal de
Enfermería solicitar la provisión de material
necesario para llevar a cabo sus tareas y asegurar una
atención médica de calidad.

Este caso de uso describe el proceso de recepción de

materiales por parte del Encargado de Almacenes
provenientes de un proveedor externo. Permite al
Encargado de Almacenes verificar y registrar los
materiales entregados, asegurando su correcta
recepción y actualización en el inventario del centro
de salud.

Este caso de uso puede crear, modificar y eliminar

cuentas de usuario, asignar roles y niveles de acceso,
y realizar cambios en la información de los usuarios
dentro del sistema

Este caso de uso tiene la capacidad de establecer y

ajustar los parámetros del sistema relacionados con la
gestión de inventario, como los límites de stock
mínimo y máximo, las unidades de medida y las
políticas de reabastecimiento.

Tabla 3.3. Identificación de Casos de Uso.

Fuente: Elaboración Propia

36
3.4.3 DIAGRAMA DE CASOS DE USO DEL SISTEMA

Figura 3.4.Diagrama de Casos de uso del Sistema

Fuente: Elaboración Propia

37
3.4.4 DESCRIPCIÓN DE LOS CASOS DE USO

 DESCRIPCIÓN DE CASO DE USO DE INICIAR REGISTRO

Caso de Uso del Sistema Iniciar Registro

Actores: Encargado de Almacenes

Propósito: Es facilitar el proceso de registro de nuevos

elementos en el sistema de inventario.
Resumen: Permite al Encargado de Almacenes o al Administrador crear un nuevo
registro para ingresar los detalles de suministros o equipos médicos recién adquiridos.

Flujo de Eventos

No.
Acción
Flujo
El Encargado de Almacenes o el Administrador inicia
1
el proceso de registro en el sistema.
El sistema presenta un formulario de registro donde
se solicitan los detalles del suministro o equipo
2 médico, como el nombre, la descripción, la cantidad,
el número de serie y código del producto la fecha de

Flujo Principal vencimiento.

El Encargado de Almacenes o el Administrador
3 completa el formulario ingresando la información
requerida.
El sistema valida los datos ingresados y verifica si ya
4
existe un registro similar en el inventario.
El sistema muestra una confirmación de que el
5 registro se ha creado exitosamente.

6 El proceso de registro se completa.

No. Acción
Flujo El sistema muestra un mensaje de error de
Flujo Alternos
(Origen E-1 ingreso.
)
Tabla 3.5. Casos de Uso de Iniciar Registro

38
 Fuente: Elaboración Propia
 DESCRIPCIÓN DE CASO DE USO VERIFICAR DISPONIBILIDAD DE
MATERIAL

Caso de Uso del Sistema Verificar Disponibilidad de Material

Actores: Encargado de Almacenes
Propósito: Es permitir al Encargado de Almacenes verificar la
disponibilidad de material en el sistema de gestión de
inventario.
Resumen: El sistema de gestión de inventario le proporciona información actualizada
sobre la cantidad del material requerido. Con esta información, el Encargado de
Almacenes puede tomar decisiones informadas sobre la gestión de los recursos y
planificar adecuadamente las solicitudes de entrega o reabastecimiento.

Flujo de Eventos
No.
Acción
Flujo
El Encargado de Almacenes inicia el proceso de
1
verificación de disponibilidad de material.
El sistema muestra una interfaz que permite al
Encargado de Almacenes ingresar los detalles del
2
material que desea verificar (por ejemplo, nombre del
material, número de artículo, etc.).
El Encargado de Almacenes proporciona los detalles
Flujo Principal 3
del material y solicita la verificación.
El sistema busca en la base de datos de inventario la
4
información correspondiente al material ingresado.
El sistema muestra al Encargado de Almacenes la
5 cantidad disponible y la ubicación del material en el
inventario.
El Encargado de Almacenes utiliza la información
6 proporcionada para tomar decisiones y realizar las
acciones necesarias según sea requerido.
No. Acción
Flujo Alternos Flujo No se presentan flujos alternativos en este caso
E
(Origen) de uso.
Tabla 3.6. Casos de Uso de Verifica Disponibilidad de Materiales
Fuente: Elaboración Propia

39
  DESCRIPCIÓN DE CASO DE USO SOLICITAR MATERIAL

Caso de Uso del Sistema Solicitar Material

Actores: Encargado de Almacenes
Propósito: Es permitir al Encargado de Almacenes solicitar
material necesario del inventario para su uso en el
proceso de abastecimiento o para satisfacer las
necesidades de los usuarios finales.
Resumen: El caso de uso comienza cuando el Encargado de Almacenes identifica la
necesidad de material y desea solicitarlo del inventario.

Flujo de Eventos
No.
Acción
Flujo
El Encargado de Almacenes inicia el proceso de
1
solicitud de material.
El sistema muestra una interfaz que permite al
Encargado de Almacenes ingresar los detalles del
2
material que desea solicitar (por ejemplo, nombre del
material, número de artículo, cantidad requerida, etc.).
Flujo Principal El Encargado de Almacenes proporciona los detalles
3
del material y solicita el material requerido.
El sistema registra la solicitud en el sistema,
4 asignándole un número de seguimiento o identificador
único.
Los responsables reciben la notificación, revisan la
solicitud y realizan las acciones necesarias para
5
atenderla, como la preparación del material, la
realización de pedidos a proveedores, etc.
No. Acción
Flujo Alternos Flujo No se presentan flujos alternativos en este caso
E
(Origen) de uso.
Tabla 3.7. Casos de Uso de Solicitar Material
Fuente: Elaboración Propia

40
  DESCRIPCIÓN DE CASO DE USO RECEPCIONAR MATERIALES

Caso de Uso del Sistema Recepcionar Materiales

Actores: Encargado de Almacenes
Propósito: Le permitir al Encargado de Almacenes recibir y
registrar los materiales entregados por proveedores
externos o provenientes de otras fuentes.
Resumen: El caso de uso comienza cuando el Encargado de Almacenes recibe los
materiales entregados. El Encargado de Almacenes realiza la recepción y registra los
detalles de los materiales recibidos en el sistema de gestión de inventario.
Flujo de Eventos
No.
Acción
Flujo

1 El Encargado de Almacenes inicia el proceso de

recepción de materiales.
2 Los materiales son entregados por el proveedor o la
fuente correspondiente.
El Encargado de Almacenes verifica la calidad y
3 cantidad de los materiales recibidos, comparándolos
con los documentos de entrega.
Si los materiales cumplen con los estándares de
calidad y la cantidad es correcta:
 El Encargado de Almacenes registra los
detalles de los materiales en el sistema de
gestión de inventario, incluyendo información
Flujo Principal como nombre del material, número de serie,
cantidad, proveedor, fecha de entrega, etc.
4  El Encargado de Almacenes actualiza el
inventario con la información de los nuevos
materiales.
 El Encargado de Almacenes realiza las
acciones necesarias para poner los materiales
en disponibilidad para su uso, como su
almacenamiento adecuado y la notificación a
los usuarios finales.
Si los materiales no cumplen con los estándares de
calidad o la cantidad es incorrecta:
5  El Encargado de Almacenes toma las medidas
adecuadas según los procedimientos
establecidos en caso de materiales
defectuosos o faltantes.
Flujo Alternos No. Flujo Acción
(Origen) E-1
Tabla 3.8. Casos de Uso de Recepcionar Materiales
Fuente: Elaboración Propia

41
  DESCRIPCIÓN DE CASO DE USO CONFIGURAR PARÁMETROS DEL
SISTEMA

Caso de Uso del Sistema Configurar Parámetros del Sistema

Actores: Administrador
Propósito: Le permite al Administrador configurar los parámetros
del sistema de gestión de inventario de acuerdo con los
requisitos y necesidades de la organización.
Resumen: El Administrador accede a la funcionalidad de configuración y realiza los
ajustes necesarios en los parámetros del sistema. Esto puede incluir opciones como la
definición de unidades de medida, límites de inventario, políticas de reabastecimiento,
configuración de alertas y notificaciones, entre otros.
Flujo de Eventos
No.
Acción
Flujo
El Administrador inicia el proceso de configuración de
1
parámetros del sistema.
El Administrador accede a la funcionalidad de
2
configuración en el sistema.
El Administrador realiza los ajustes necesarios en los
parámetros del sistema, como la definición de
Flujo Principal
3 unidades de medida, límites de inventario, políticas de
reabastecimiento, configuración de alertas y
notificaciones, entre otros.
El sistema guarda y registra las configuraciones
4
realizadas por el Administrador.
Las configuraciones entran en efecto en el sistema y se
5 reflejan en el funcionamiento general de la gestión de
inventario
No. Acción
Flujo Alternos Flujo El sistema muestra un mensaje de error de
E-1
(Origen) ingreso.
Tabla 3.9. Casos de Uso de Configurar Parámetros del Sistema
Fuente: Elaboración Propia

42
  DESCRIPCIÓN DE CASO DE USO CONTROLAR ACCESO AL SISTEMA

Caso de Uso del Sistema Controlar Acceso al Sistema

Actores: Administrador
Propósito: Le permite al Administrador controlar el acceso al
sistema de gestión de inventario, asegurando que solo
los usuarios autorizados puedan acceder y realizar
acciones en el sistema.
Resumen: El Administrador realiza acciones como la creación y gestión de usuarios, la
asignación de roles y permisos, y la implementación de medidas de seguridad.

Flujo de Eventos
No.
Acción
Flujo
El Administrador inicia el proceso de control de
1
acceso al sistema.
El Administrador accede a la funcionalidad de
2
administración de usuarios y roles en el sistema.
El Administrador crea nuevos usuarios o realiza
3 modificaciones en los usuarios existentes, incluyendo
la asignación de roles y permisos correspondientes.
Flujo Principal
El Administrador implementa medidas de seguridad
adicionales, como autenticación de dos factores,
4
encriptación de contraseñas, auditoría de acceso, entre
otros.
El sistema aplica las configuraciones realizadas por el
5
Administrador para controlar el acceso al sistema.
El Administrador monitorea y realiza seguimiento del
6 acceso al sistema para detectar y prevenir cualquier
actividad no autorizada.
No. Acción
Flujo Alternos Flujo
E-1
(Origen)
Tabla 3.10. Casos de Uso de Controlar Acceso al Sistema
Fuente: Elaboración Propia

43
3.5 DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DEL SISTEMA (PARA CADA CASO DE
USO DEL SISTEMA)

 VERIFICAR DISPONIBILIDAD DE MATERIAL

Figura 3.11. Diagrama de Actividades: Verificar Disponibilidad del Material

Fuente: Elaboración Propia

44
 SOLICITAR MATERIAL

Figura 3.11. Diagrama de Actividades: Solicitar Material

Fuente: Elaboración Propia

45