MULTIASISTIR E.A.T. - I.P.S.

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SISTEMA GESTION DE LA CALIDAD
MANUAL DE CALIDAD VERSIÓN 001

SECCIÓN CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS COD: CTP-011

PROCESO – ALMACENAMIENTO E INVENTARIO

1. OBJETIVO: Contar con un área que posea las condiciones para el 2. ALCANCE: Inicia desde la recepción, selección,
adecuado almacenamiento de los productos, verificar que los ubicación, almacenamiento y termina con la
productos solicitados cumplan con los requerimientos pactados con distribución de los productos
el proveedor, preservar las condiciones de almacenamiento de los
insumos y medicamentos según las indicaciones de los
proveedores y según la normatividad legal vigente
3. RESPONSABLE: Jefe de almacén 4. PARTICIPANTES: Jefe de compras, auxiliar
administrativa, jefe de almacén, personal operativo.

5. PROVEEDOR: 7. SEGUIMIENTO AL PROCESO Y AL 9. CLIENTE:

PRODUCTO
- Proveedor de insumos, - Personal operativo que requiere el insumo
equipos y medicamentos - Verificar el cumplimiento de la normatividad o medicamento
- Proceso de compras legal vigente para almacenamiento de - Usuario
medicamentos.
6. ENTRADAS: - Poseer y diligenciar adecuadamente los 8. SALIDAS:
formatos o actas de recepción de insumos y
- Productos medicamentos. - Formatos de soportes de pedidos
- Facturas de compras - Almacenar según condiciones sugeridas - Formato diligenciado de entrega de
- Formatos requeridos para el por el proveedor. pedidos.
proceso. - Distribución oportuna y controlada de los - Informes de auditoria interna del proceso.
productos.
- Análisis de las solicitudes y existencias.
- Evitar el desabastecimiento de los
productos manteniendo  stock.
- Verificación del cumplimiento de las
funciones del personal

ELABORÓ: Aura Cristina Santos Peña REVISÓ: Fernando Díaz APROBÓ: Fernando Díaz
DOCUMENTO CONTROLADO
CARGO: Coordinadora Sistema de Gestión de Calidad CARGO: Gerente General CARGO: Gerente General
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- Implementación de acciones correctivas y
preventivas.
- Control de inventarios.
- Verificar las condiciones de transporte,
entrega y distribución.
- Administrar, distribuir y controlar los
productos adquiridos.
- Mantener condiciones óptimas de
almacenamiento.
- Realizar auditoria interna del proceso y
conservar los registros correspondientes.
- Verificar el diligenciamiento de los formatos.
- Verificar las condiciones de
almacenamiento.
- Verificar los stocks y demanda de los
productos.
- Control de temperatura y humedad relativa
del almacén.

10. REQUISITOS: 11. RECURSOS:

- Mantener actualizado el plan de acción del proceso
- Parámetros de control y medición: Auditorías Internas, Revisión por
la dirección, Indicadores de gestión, Informes de Gestión,
procedimientos.
- Cumplimiento requisitos NTC ISO 9001:2008
- Cumplimiento de los requisitos legales para el almacenamiento y
distribución de medicamentos.
- Cumplimiento de los requisitos de los clientes y la organización.
- Recurso humano: Auxiliar administrativa, jefe de
almacén, jefe de compras.
- Recurso físico: Instalaciones para almacenamiento
adecuado de equipos, insumos y medicamentos.
- Recursos tecnológicos: software y hardware en
adecuadas condiciones.

12. DOCUMENTOS: 14. INDICADORES:

ELABORÓ: Aura Cristina Santos Peña REVISÓ: Fernando Díaz APROBÓ: Fernando Díaz
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- Formato de solicitud de insumos y medicamentos
- Formato acta de entrega de insumos y medicamentos.
- Formato ingreso de equipos, insumos y medicamentos al almacén.
- Formato de control de temperatura y humedad relativa
- Procedimiento de control de documentos
- Procedimiento de manejo de felicitaciones, sugerencias, quejas y
reclamos.
- Formato de auditorías internas
- Formato de acciones preventivas
- Formato de acciones correctivas
- Manual de procedimientos
- Procedimiento Auditorías internas
- Procedimiento acciones correctivas y acciones preventivas.
13. REGISTROS:
- Registro de análisis de auditorías internas del proceso
- Solicitud de equipos, insumos o medicamentos
- Acta de entrega de equipos, insumos o medicamentos
- Registros de evaluación del desempeño del proceso
- No conformidades manifestadas por los usuarios
- Cantidad de productos perdidos (calcular por insumo
o producto)
- Porcentaje de error absoluto medido entre el uso
estimado y el uso real de un producto
- Diferencia porcentual entre las estimaciones de
consumo y el consumo real
- Tasa de abastecimiento de pedidos (o Porcentaje de
los pedidos que se surten correctamente)
- Tasa de precisión de inventarios (o Precisión del
saldo de existencias para la gestión de inventarios)
- Porcentaje de existencias desperdiciadas debido a
vencimiento o daños
- Porcentaje de existencias no usables debido a su
vencimiento.
- Porcentaje de existencias no usables debido a
daños.
- Tasa de rotación de inventarios
- Valor de las existencias no usables como porcentaje
del total de compras de artículos.
- Oportunidad en la entrega de medicamentos.

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CONTROL DE CAMBIOS

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DESCRIPCION DEL CAMBIO

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DOCUMENTO CONTROLADO
CARGO: Coordinadora Sistema de Gestión de Calidad CARGO: Gerente General CARGO: Gerente General