SOLUCIONES EN INGENIERÍA Y SOFTWARE S.A.

S Código: MLL-F-009

GESTIÓN SICSS Versión: 03

ACTAS DE GESTIÓN DE LLAVE EN MANO Fecha: 6-ene-23

Cliente LA UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA No. Contrato 00248

Adquisición de software financiero que incluye desarrollos para ajustes funcionales y
Objeto del
construcción del documento del plan estratégico de las tecnologías de la información
Contrato
2023-2026 de la universidad de la amazonia.
Serial No. 01-1818001-2023-1-06-ER-002
Producto ERP
Fecha Inicio 31-05-2023 Fecha Final 1-06-2023
Total, Horas 8 HORAS
Hora Inicio 08:00 AM Hora Final 12:00 AM
✘ Presencial UNIVERSIDAD DE LA
Modalidad Virtual
Lugar/Plataforma
AMAZONIA
Tipo de Acta:
Sensibilización/Aprobación Cronograma Pruebas funcionales
Instalación de Aplicaciones ✘ Revisión/Seguimiento
Parametrización del Sistema Desarrollos especiales
✘ Migración de la Información Aceptación puesta en marcha
Capacitación Cierre de Implementación
Objetivo de la Determinación de la fecha para corte de saldos iniciales de contabilidad con corte a 30
visita de Junio de 2023
No.
Consultor Heidy Herman Osorio Chávez Requerimiento
246.084

1. ASISTENCIA

Se realiza reunión en el auditorio Amazonas de la Universidad de la Amazonia, con el fin de verificar cuales
serían los posibles riesgos, problemas, dificultades, anomalías, que podrían impedir que se cumpla esta nueva
meta, de realizar corte a 30 de Junio, para cargar saldos iniciales en el software y poder dar inicio a la puesta
en marcha de todos los módulos de forma integrada, a partir del 1 de Julio del 2023, a la cual asisten por
parte de la Universidad:

 Carmenza Samboni Vargas

 Maria Elena Chaguala
 Deicy Elena Leyton Cortes
 Jarrah Yohana Núñez Gutiérrez
 Lina Teresa Facundo Alvarez
 Jenny Alexandra Vargas Gómez
 Liliana Rico Tobar
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 Luz Dalila Triviño

 Kelly Johanna García Aristizabal
 María del Carmen Barreto
 Carlos Arturo Sandoval
 Ana Sixta Rojas
 Rómulo Reyes Reyes

Por parte de Integrasoft asisten:

 Jorge Hernán Salazar Baena

 Herman Osorio Chávez
 Rubén Darío Cuellar
 Breiner Andrés Quirós
 Leónidas Rojas Figueroa
 Andrés Felipe Lara Nieto

2. DESARROLLO

En conversación con el equipo de trabajo se plantea definir estrategias que nos permitan identificar que nos
hace falta para poder cumplir con la meta de saldos a 30 de Junio de 2023, para dar inicio completo a la
puesta en marcha a partir del 1 de Julio.

Debido a los cambios que se han tenido que implementar, no solo en materia de software, sino también en lo
referente a los nuevos catálogos sobre los Conceptos de Ingresos y Objetos del Gasto, para presupuesto, al
igual que ajustar el catálogo de cuentas contables para dar cumplimiento a los informes del CGN, MEN,
SNIES, lo que ha sido un proceso que ha impactado la velocidad y el cumplimiento oportuno de los
entregables, para poder desarrollar de forma normal el proyecto de implementación. Se ha identificado
adicional que para poder cumplir con la generación y presentación de los informes MEN – SNIES, requiere
una desagregación bastante importante, en lo relacionado a la Nómina, lo cual en este momento no es
posible, y no se están capturando de esa forma detallada, para poder llevar la contabilización, como lo exige
la presentación de los informes mencionados, esto se encuentra en discusión, dado que el departamento de
OTI, tendría que entrar a realizar un desarrollo en la captura de la liquidación de la Nómina, para poder que
al momento de llevar los datos a contabilidad y presupuesto de forma detallada, pensando en cómo se debe
presentar los informes, también se plantea la posibilidad de implementar el módulo de nómina de Integrasoft,
donde sería necesario implementar algunos ajustes y desarrollos que permitan integrar la información de la
labor académica que se trabaja y captura desde el software Chaira, para tener más detallada la liquidación de
la nómina, conforme a la necesidad de la generación de los informes.
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2.1. Evaluación de Riesgos – Retos - Limitaciones en los procesos de Nomina

Ítem Riesgos / Retos Estrategias Fecha

Dentro de los procesos que se realizan, se estima
entre un 50% y 60% de los registros están
directamente relacionados con procesos de
Nomina, como se realizaría el registro de los
documentos de la nómina si al 1 de Julio no se ha
1
completado el desarrollo de la integración, entre Realizar evaluación técnica con
contabilidad, presupuesto y nómina. Debido a esto las áreas involucradas:
hay una debilidad en la generación de los
informes, de lo cual el equipo de trabajo de la o Contabilidad
universidad esta consiente, que para la generación
o Presupuesto
de estos informes se debe trabajar de forma
manual. o Nomina
2 o OTI
14-06-2023
La información no se está capturando de forma o Tesorería
3 detalla ni homologada, conforme a como se
Andrés Felipe
requiere para presentar a los entes de control Se deben tener en cuentas los
Debido a que la información no siempre se Lara Nieto
siguientes aspectos que son
presenta de forma oportuna, se presentan atrasos determinantes para la toma de
que afecta el orden cronológico y consecutivo de decisión:
4 las fechas en los documentos, y los ajustes que se
presentan en las planillas adicionales, las cuales se
o Tiempo
realizan los pagos desde pagaduría, pero no se
realiza el proceso de causación contable o Recursos
Creación de terceros con datos incompletos o o Presupuesto
5 incorrectos o Riesgos
No se cuenta con el personal del área de OTI, con
6 conocimientos en la creación del software Chaira.

Revisar proceso de puntos (Validar sobre la

7 existencia de un desarrollo especial)

 Si se determina que el proceso de nómina se trabajara con el módulo de Integrasoft, se requiere

realizar los parámetros, cargar los catálogos, los conceptos, entender el detalle que se requiere en
la liquidación de la nómina para poder realizar los desarrollos necesarios que permitan trabajar la
nómina conforme a la presentación de los informes
 Si se determina continuar con el software Chaira, se debe identificar como realizar los ajustes
requeridos para poder liquidar la nómina conforme a los requerimientos de los informes
En cualquiera de las direcciones que se tome para solucionar la generación y presentación de los informes, se
debe determinar cómo se realizara el cargue de la información, de los meses estimados para realizar los
ajustes respectivos, que permitan liquidar la nómina de forma detallada, proyectado al resultado en materia
de informes.
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2.2. Evaluación de Riesgos – Retos - limitaciones en los procesos de Presupuesto

Ítem Riesgos / Retos Estrategias Fecha

Para la creación de terceros, falta determinar la Se realizó capacitación el día
1 persona que debería crear los de las OPS miércoles 31 de mayo de 2023
Falta actualizar o crear los terceros de esta en horas de la tarde, donde se
2 vigencia designó a una persona de cada
área y se les explico cómo se
crean los terceros y se
realizaron ejercicios prácticos
Informes de ejecución de presentación mensual, 31-05-2023
que se deben presentar dentro de los 5 primeros
Validar la captura de datos para
3 días, pero a esa fecha no se ha terminado de incluir la presentación de los informes,
la información, lo que no permite que se generen y revisar la fecha de entrega de
de forma oportuna la información que no puede ser
después de la fecha de
presentación, ya que
actualmente la información está
llegando después del 8

2.3. Evaluación de Riesgos – Retos - limitaciones en los procesos de Contabilidad

Ítem Riesgos / Retos Estrategias Fecha

Para inicio de cuentas por pagar, por operación
Se propone como fecha para
van a quedar cuentas por pagar de PILA,
1 Retenciones e impuestos, las demás cuentas se
entrega de todas las cuentas a 23 23-06-2023
de junio de 2023.
puedan se paguen en el mes de junio.

2.4. Evaluación de Riesgos y limitaciones en los procesos de Almacén

Ítem Riesgos Estrategias Fecha

La dificultad de actualizar la información de forma
1 oportuna, debido al poco tiempo que se tiene para
hacer las operaciones
2 Actualizar la información de entradas, salidas,
bajas de almacén
Para cerrar a 30 de Junio se hace
necesario recibir hasta el 23 de
Junio, de esta manera, el 27 se 28-06-2023
hace cierre y se generan informes,
el 28 se actualiza la información
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Los devolutivos cambian de dependencia
3 continuamente, no es posible tener esta
información actualizada antes del 30 de Junio
Actualizar la información de
entradas, salidas, bajas de almacén 29-06-2023
Se cerrara a 30 de Junio, y el 15 de
Julio se entrega la información
actualizada a Integrasoft y a
Contabilidad, para la depreciación

15-07-2023

En la capacitación realizada el día 30 de mayo de 2023, en donde se explicó la creación y/o actualización de
Recursos y Terceros, se impartió la información para crearlos en el software de Integrasoft, en la cual
participaron:

Lady Rodríguez
Hernando Corredor
Kimberly Perdomo - Compras
Kelly Vivas – Talento Humano

En la reunión de determinación de saldos con corte a 30 de Junio de 2023, que se realizó el miércoles 31 de
mayo de 2023, se evidencio que para los terceros de los procesos de OPS, no se asignó persona responsable
de esta tarea, y en conversación con el persona de la Universidad, se observa que es necesario que de cada
área se entienda como se debe crear el tercero, por esto se enviara un correo indicando que se realizara
nuevamente este proceso y se invitara a la persona responsable de los procesos de OPS, Contabilidad,
Almacén, Presupuesto, y las dependencias que consideren pertinentes.

Se identifica que es necesario que se conozca con claridad sobre los datos que se deben tener de cada tercero,
de acuerdo al perfil del tercero, Prospecto, Cliente, Recurso, Distribuidor, Proveedor, Estudiante, Docente.
Esta socialización debe ser dirigida de forma interna por personal de la Universidad, pensando en la
necesidad de la información que se presenta a la DIAN, y los diferentes entes de control.

Depuración de Terceros

Generar informe de contabilidad con los

1 terceros que han tenido movimiento en esta Contabilidad 01-06-2023
vigencia
Generar el informe de los terceros cargados a
2 Integrasoft 31-05-2023
BPM
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Realizar comparativo para identificar cuales

3 Integrasoft 01-06-2023
no se han creado en BPM
Con la información recibida, determinar
4 cuáles son Proveedores, para realizar la Contabilidad Integrasoft 01-06-2023
marcación en BPM
Identificar de los que sí están creados, que
datos hacen falta para que se actualicen,
5 Integrasoft 01-06-2023
proyectando la presentación de informes a la
DIAN
Contabilidad debe solicitar a OTI, si en las
6 bases de datos, se encuentran los datos para Contabilidad 02-06-2023
poder hacer esa actualización de información
Con la información recibida de los datos Depende de la entrega
7 completos, entregados desde el área de OTI, Integrasoft oportuna de la
actualizar la información en el software BPM información

3. COMPROMISOS

Compromiso Responsable Plazo de ejecución

Entregar la plantilla de las cuentas contables (PUC)
ajustado para generar informes de Contaduría y los María Elena Chaguala 15-06-2023
informes de MEN - SNIES
Conceptos de Impuestos - Cargos o deducciones María Elena Chaguala 15-06-2023
María Elena Chaguala
Conceptos de Ingresos y Gastos, asociando las
Carmenza Samboni 15-06-2023
cuentas contables y rubros presupuestales
Vargas
Definición de las plantillas (Modelos) documentos
María Elena Chaguala 15-06-2023
contables
Centros y Subcentros de Costos María Elena Chaguala 15-06-2023
Saldos Iniciales cuentas del Balance María Elena Chaguala Por definir
Saldos Iniciales Cuentas por Cobrar con fecha de Deicy Elena Leyton
Por definir
creación, tercero, cuentas contables, conceptos, valor Cortes
Saldos Iniciales Cuentas por Pagar con fecha de
María Elena Chaguala Por definir
creación, tercero, cuentas contables, conceptos y valor
María Elena Chaguala Luz
Grupos de Activos Fijos (Devolutivos) Cuentas Por definir una vez
Dalila Triviño
contables entregado el PUC
María Elena Chaguala Luz Por definir una vez
Grupos de productos (elementos de consumo)
Dalila Triviño entregado el PUC
saldos iniciales Activos Fijos (Devolutivos) Luz Dalila Triviño 15-07-2023
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saldos iniciales productos (de Consumo) Luz Dalila Triviño 15-07-2023

Digitar la Información de la ejecución presupuestal de
gastos hasta 30 de Junio 2023, creando los CDP y RP
Carmenza Samboni
de forma individualizada, para aquellos procesos que 10-07-2023
Vargas
se requiere debido a que no se alcance a pagar antes
del 30 de Junio
Digitar la Información de la ejecución presupuestal de
Carmenza Samboni
gastos hasta 30 de Junio 2023, creando los RP, OP y 10-07-2023
Vargas
GP de forma acumulada hasta la fecha 30 de Junio
Digitar la Información de la ejecución presupuestal de
Carmenza Samboni
ingresos hasta 30 de Junio 2023, creando un GPDC y 10-07-2023
Vargas
GPR por mes de forma acumulada

4. ANEXOS
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PARTICIPANTES
NOMBRE CARGO FIRMA

Jefe Dirección Gestión

Carolina Basto Trujillo
Financiera

María Elena Chaguala Profesional especializada

Auxiliar Administrativo con

Luz Dalila Triviño
funciones de Almacén

Carmenza Samboni Vargas Técnico en Presupuesto

Deicy Elena Leyton Cortes Coordinador Recursos

Herman Osorio Chávez Coordinador del Proyecto