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Asignatura:
Contabilidad Computarizada
Tema:
Introduccin a la contabilidad computarizada.
Sustentantes:
MELISABELL DIAZ.2012-0698
JOSELYN MENA.......2007-3188
MARICARMEN GARCIA .....2012-0697
ELIZABET RODRIGUEZ..2012-0564
SORANGE NUEZ..2010-3006
ARTURO BRACHE..2011-4283
VERONICA MATEO.2009-7116
Facilitador:
LIC. JOSE ANTONIO MENDOZA FEBRILLET
12/03/2014
ndice
Introduccin........................................................................................................ 3
Contabilidad Computarizada............................................................................... 4
Ventajas que ofrece un Sistema Computarizado.................................................5
Desventajas que ofrece un Sistema Computarizado...........................................5
Importancia de la Contabilidad computarizada...................................................5
Segregacin de Funciones en Ambiente Electrnico de Datos............................6
Importancia de la automatizacin del rea Financiera........................................8
Diferencias entre la contabilidad manual y la computarizada...........................11
Velocidad..................................................................................................... 11
Precisin..................................................................................................... 11
Estados contables........................................................................................ 11
Costo.......................................................................................................... 11
Informes...................................................................................................... 11
Contabilidad Manual VS. Contabilidad Computarizada.....................................12
Conclusin........................................................................................................ 13
Anexos.............................................................................................................. 14
Introduccin
Contabilidad Computarizada.
La contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la aplicacin de los
procedimientos tecnolgicos de la computacin y los diferentes paquetes contables, para
realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma
sistemtica y automatizada, de las operaciones y dems hechos contables que se suceden
dentro de la organizacin.
A finales de los aos setenta y comienzos de los ochenta los programas administrativos
computarizados, como consecuencia de la globalizacin de las transacciones comerciales,
trajo como consigo la necesidad de contar con informacin confiable y refinada para la
toma de decisiones, as como la emisin oportuna de informes y reportes financieros para
un cabal cumplimiento de los deberes formales de la empresas.
La nueva tecnologa de la informacin se basa en mecanismos complejos que se han
descubierto en los ltimos tiempos: la computacin, la microelectrnica y las
telecomunicaciones. En cada una de ellas se inventa permanentemente, a un ritmo
sorprendente, nuevos materiales, sistemas, herramientas y tcnicas cada vez ms eficientes.
Toda esta combinacin de alta tecnologa, nos ofrecen oportunidades que pocos hemos
imaginado, oportunidades que han alcanzado a hacerse presentes en muchos campos, tal
como de su aplicacin en la educacin y en la Administracin. En el campo de la
Administracin y especficamente en la asignatura de contabilidad es indispensable que la
alta gerencia tenga pleno conocimiento del uso de las hojas de clculo electrnicas para
realizar estados financieros, proyecciones y anlisis contables; y que adems tenga la
experiencia del funcionamiento de un sistema contable automatizado.
La importancia de la contabilidad computarizada recae en que es ms veloz; ya que por
medio de la creacin del software o programas creados en el computador se pueden realizar
labores
hasta
antes
propias
de
los
contadores.
Se puede proporcionar informacin con mayor rapidez que uno manual, porque la
computadora realiza en forma instantnea tareas que consumen mucho tiempo cuando se
hacen en forma manual; Se puede manejar un volumen de operaciones mayor; Se reduce
mucho el nmero de errores, porque la computadora hace los clculos con mayor exactitud
que un ser humano; El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud, esto evita
errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un dbito como un
crdito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.
En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir
automticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes
Especiales
que
ayuden
a
la
administracin
a
tomar
decisiones.
Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es prcticamente intelectual.
El contador nada ms deber asegurarse de que la configuracin y entrada de una
transaccin sean conectadas, el sistema har el resto.
* Velocidad
* Volumen de produccin
* Reduccin de errores
* Pases automticos al mayor
* Obtencin de informacin contable oportuna
* Impresin automtica de documentos
Fase 3: Pruebas
En la fase de pruebas se utilizan los datos obtenidos de las fases de definicin del negocio y
definicin tcnica para preparar un anlisis de usuarios con conflictos de segregacin de funciones.
Los resultados destacan estos conflictos de varias maneras por ejemplo, por usuario y por funcin
o por grupo y muestran la gravedad de los problemas entre la poblacin de usuarios de la
compaa.
Este anlisis, junto con la definicin a nivel de negocio y la definicin tcnica, generalmente sirve
como el paquete de pruebas de cumplimiento que se revela a la administracin, a aquellos
involucrados en la auditora y a los reguladores.
La Direccin de TI tambin debe de organizar el proceso de Administracin de Datos, de manera
que se garantice que tcnicamente se estn aprovechando las funcionalidades del software
administrador de bases de datos, que se han asignado las responsabilidades, que se han
documentado todas los diseos relacionados con los datos (diagramas entidad relacin, reglas
de transformacin de datos, migraciones de datos y similares). Es importante tambin que las
Gerencias de TI propicien el compartimiento de responsabilidades en cuanto a la seguridad de los
datos.
Los Gerentes de TI deben de tener presente una premisa. Sin importar el tipo de organizacin que
se trate, la confianza inicial en el manejo de datos ha sido asignada a ellos, a partir de que es un
experto en la gestin de Tecnologas de la Informacin, pero es su responsabilidad el mantener e
incrementar esa confianza a travs del establecimiento de polticas y procedimientos que
demuestren claramente como se garantiza la efectiva Administracin de Datos.
Fase 4: Mitigacin
Tal como su nombre lo indica, la mitigacin es el siguiente paso para limitar el posible impacto de
una violacin en materia de conflicto de segregacin de funciones. Esta fase se puede realizar
conjuntamente con la de remediacin, o dependiendo de los objetivos y el plazo de tiempo para el
cumplimiento se puede llevar a cabo al ltimo, cuando los conflictos se han reducido al mnimo. La
mitigacin analiza cada uno de los conflictos de segregacin de funciones identificados y responde
a la pregunta: Qu control se encuentra en operacin para reducir el riesgo residual de un
conflicto de segregacin de funciones en particular, de tal forma que no represente un riesgo
importante para el negocio?. En otras palabras, la compaa puede identificar cualquier control
existente que evite o detecte alguna actividad no autorizada o fraudulenta? Muchas empresas
elegirn mitigar cada posible conflicto a fin de contar con una red de proteccin de controles
implementada en caso de que surja algn problema. Esta es una estrategia sana y prctica para
las compaas que buscan controlar riesgos imprevistos e imprevisibles.
Fase 5: Remediacin
El objetivo de esta fase es la correccin permanente de los conflictos de segregacin de funciones.
Las tcnicas de remediacin incluyen redisear y depurar los roles, revisar la idoneidad de los
usuarios e implementar la herramienta de segregacin de funciones.
El conjunto de cambios de personal, procesos y tecnologa podra ayudar a sustentar la eficacia del
control y del cumplimiento. No existe prctica o mtodo lder proscrito para remediar los conflictos.
Cada situacin es nica, basada en el nivel de complejidad y alcance de los conflictos en un
ambiente determinado.
La segregacin de funciones es un tema prioritario para muchos profesionales a nivel global, desde
los responsables de cumplimiento hasta los ejecutivos de alto nivel. El inters cada vez mayor en
la segregacin de funciones se debe, en parte, a los reglamentos impulsados con un enfoque en
los controles y a la responsabilidad a nivel ejecutivo por lograr su implementacin exitosa. Sin
embargo, la razn subyacente de estos reglamentos es an ms importante: ninguna persona
debe de tener demasiado acceso a un sistema que le permita ejecutar transacciones en todo un
proceso de negocios sin controles y autorizaciones. Permitir este tipo de acceso representa un
riesgo muy real para los negocios y manejar este riesgo de manera pragmtica y eficaz es ms
difcil de lo que parece.
La segregacin de funciones est orientada a evitar que un individuo tenga control sobre dos o
ms fases de una transaccin u operacin, por lo que las responsabilidades de autorizar
transacciones, registrar dichas transacciones y mantener la custodia de activos (p. ej. tesorera,
inventarios, activos fijos, etc.) se asignan a diferentes personas, reduciendo as las oportunidades
para que una persona est en posicin de cometer y ocultar errores o fraude, en el curso normal de
sus funciones.
Aunque los datos de una organizacin residan en Bases de Datos de ltima tecnologa, con altas
prestaciones en cuanto a caractersticas de seguridad, siempre se tiene que planificar e
implementar controles para mitigar el riesgo de que nuestros datos pierdan integridad,
confidencialidad o disponibilidad. Muchos gerentes o presidentes de empresas, mantienen la duda
sobre la confiabilidad del manejo que las Gerencias de TI realizan. Si la organizacin es grande,
muchas veces las tareas del manejo de datos son asignadas a ms de una persona, por lo que la
duda recae sobre la organizacin, procedimientos, estrategias de segregacin de tareas y
controles definidos para darle seguimiento al mantenimiento saludable de los datos. Las Gerencias
de TI tienen que realizar no solo la tarea operativa de coordinar el manejo de los datos, sino
tambin la proactiva demostracin hacia la Alta Direccin de la efectividad y transparencia con la
que se estn administrando los datos.
que la contabilidad cumpla con el objetivo ms importante para la que fue ideada, el cual fue el de
servir de base para la toma de decisiones.
ndices de Morosidad
Eficiencia Microeconmica
ndice de Liquidez
Vulnerabilidad de Patrimonio
Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz
a la informacin contable, tambin deben tener un conocimiento acerca de cmo obtuvieron esas
cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensin es el reconocimiento
claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que
est en posicin de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad,
probablemente no apreciara hasta qu punto la informacin contable se basa en estimativos ms
que en medicin.
IMPORTANCIA DE LA AUTOMATIZACION EN EL AREA FINANCIERA
El anlisis y diseo de sistemas se refiere al proceso de examinar la situacin de una empresa con
el propsito de mejorarla con mtodos y procedimientos ms adecuados.
El desarrollo de sistemas est formado por dos componentes: El Anlisis de sistemas y el Diseo
de sistemas.
Diseo. Es el proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema existente. Pero es
necesario comprender el viejo. Utilizar las computadoras para hacer el trabajo ms eficiente.
Anlisis. Es el proceso de clasificacin e interpretacin de hechos, diagnostico de problemas y
empleo de la informacin para recomendar mejoras al sistema. Cul es el flujo de informacin en
todo el sistema.
Estudio. Esta acumulacin de informacin es la que precede a todas las dems actividades del
anlisis.
El plan. Incluye. Caractersticas del diseo del sistema, necesidades de captura de nuevos datos,
especificaciones de archivo, procedimientos de operacin y necesidades de equipo y personal.
El diseo. Especifica las caractersticas del producto terminado. Que trabajos por personas y
cuales por la maquina. Como alcanzar el objetivo.
Los analistas. Deciden qu salida utilizar y como generarla. Que es lo que se debe hacer.
Las personas. Son los elementos ms importantes para que una organizacin trabaje.
Comunicacin.
La importancia de la automatizacin del sistema contable y la relacin de esta con las distintas
areas de la empresa: su integracin:
Velocidad
La contabilidad computarizada produce informacin ms rpido que la manual. Los paquetes de
software de contabilidad, como QuickBooks y Peachtree, vienen con bases de datos incorporadas
que les permiten a los usuarios ingresar informacin.
Precisin
Los sistemas de contabilidad manuales son ms propensos a los errores matemticos y a la
equivocacin de ubicacin de nmeros. Al usar un sistema computarizado, la informacin de tu
compaa se calcula de forma automtica basada en los nmeros que ingreses.
Estados contables
En un sistema de contabilidad manual debes preparar el estado contable del ingreso de tu
compaa, el balance general y el estado del patrimonio del dueo. La informacin de tus
anotaciones te ayuda a formular los estados contables de tu compaa. Los sistemas
computarizados permiten que los estados contables se puedan crear partiendo de informacin
almacenada en la base de datos.
Costo
El costo de los sistemas computarizados puede variar desde cientos a miles de dlares para las
grandes empresas. Un sistema de contabilidad computarizado puede ahorrar horas de trabajo para
un empleado que debe crear estados contables y otros informes. Por esta razn, muchas
empresas pequeas y medianas utilizan software de contabilidad computarizado.
Informes
Los informes se pueden crear de forma puntual al utilizar un sistema computarizado. Los informes
generados con este tipo de software le permite a los administradores dirigir la compaa de forma
ms eficiente. La creacin de un informe en un sistema manual puede llevar a una frustracin
mayor del personal y como consecuencia se puede llegar a tener que trabajar con informacin
desactualizada.
Conclusin
Los Sistemas de Contabilidad Computarizados o Automatizados (como muchos lo llaman) han
formado parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace ms de 40 aos,
hasta tal punto que hoy en da son el motor de las operaciones de muchas de ellas,
proporcionando as informacin oportuna, ahorro de tiempo y dinero. Esta caracterstica ha
permitido a los ingenieros en sistemas y a los propios contadores el buscar la forma de satisfacer
de una manera ms completa las necesidades en las que se ve envuelta la empresa; por lo que
han creado Sistemas Computarizados de Contabilidad que brindan los mismos beneficios que
ofrecen los Sistemas de Contabilidad Manual, pero ms eficientes y con menos posibilidad de
errores.
El propsito fundamental de nuestra investigacin, es proporcionar ms informacin sobre esta
problemtica, que trae de cabezas al mundo, para as contribuir a aclarar las tantas conjeturas que
se han venido formando; y de esta forma permitir que est al alcance la documentacin necesaria
para que las personas puedan empaparse del asunto y tomar las decisiones oportunamente.
Con base a la revisin bibliogrfica efectuada en torno al tema central de este trabajo, la
contabilidad, se puede concluir que, el hombre desde tiempos memorables se ha empecinada en
llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros que se ejecutan en sus
pequeas, medianas o grandes empresas.
En la historia de los pueblos la contabilidad aparece como resultado de la expansin comercial, ya
en tiempos la primera civilizacin se llevaba registros y operaciones financieras de empresas
privadas
y
pblicas
en
tablillas
de
barro.
En
el
presente
siglo
se
organizaban organizaciones acadmicas que evalan la situacin, surgieron los primeros
principios de la contabilidad, vigentes aun algunos de ellos.
La contabilidad nos permite conocer la estabilidad y solvencia de la compaa, las rentas, cobros,
pagos; de manera que podamos conocer la capacidad financiera de la empresa.
El primordial objetivo de la contabilidad es suministrar informacin razonada, en base en registros
tcnicos, de operaciones realizadas por un ente privado o pblico y por esta informacin cumplir
con el objetivo administrativo y financiero.
Entre las diversas funciones de la contabilidad la principal es suministras informacin razonada de
las
operaciones
realizadas.
Los principios de la contabilidad generalmente aceptados son 14; equidad, ente, bienes
econmicos, moneda de cuenta, empresa en marcha, valuacin al costo, ejercicio, devengado,
objetividad, realizacin, prudencia, uniformidad, materialidad, exposicin.
De acuerdo a las actividades que se realizan la contabilidad puede ser privada y oficial. La privada
se encarga de registrar y analizar todas las operaciones econmicas de empresas, socios,
individuos particulares que les permita decidir en los campos financieros y econmicos. Esta a su
vez se clasifica en contabilidad comercial, contabilidad de costo, bancaria, de cooperativas,
hotelera
y
contabilidad
de
servicios.
La contabilidad oficial registra, clasifica, controla, analiza e interpreta las operaciones de derecho
pblico y tomar decisiones en materia fiscal, presupuestaria, administrativa, econmica y
financiera.
Anexos