Clase: Administración de Documentos Prof.

Leslie Ann Borrero Bristol

Unidad I: Administración de documenots: un reto para las instituciones

1. Revolución digital: expresión que describe el giro y los cambios profundos que han
experimentado las instituciones con el uso de la tecnología digital.

2. Información: recurso vital necesario par que la geren cia de cada institucion lleve a cabo sus
funciones básicas de:

a. planificar
b. organizar
c. dirigir y
d. controlar las actividades dirarias y los procesos que realizan.

3. Revolución digital involucra: documentos digitales, redes de comunicación, archivo virtual,

máquina de fax, expediente electrónico, formato de documento portátil (PDF).

4. Administración de documentos: proceso de planificar, dirigir y controlar todas aquellas

actividades relacionadas con la creación, archivo, localizacion, protección, control, uso y
disposición de los documentos que proven evidencia de las actividades de una institución.

5. Documento: cualquier información que se conserva en forma escrita, oral, visual o digital.

a. Cartas, memorandos, solicitudes, mensajes por correo electrónico

b. Informes, actas de reuniones, certificaciones
c. Documentos legales, licencias
d. Base de datos, presupuestos, estados financieros, facturas, cheques
e. Planos, mapas, fotografías
f. Manuales, catálogos, libros, revistas.

6. Archivar: es el arte de conservar en orden, agrupados y protegidos, los documentos

pertenecientes a un individuo, institución, asunto o zona geográfica.

a. Propósito principal de archivar es facilitar la localización de los documentos y el uso de

la información cuando se necesite.

7. Expediente: conjunto de todos los documentos producidos y recibidos, correspondientes a un

individuo, asunto o negocio que se mantienen en carpetas manuales o electrónicas.

a. Expediente médico
b. Expediente de empleado
c. Expediente de cliente
d. Expediente académico

8. Archivo: grupo de expedientes de una misma naturaleza sistemáticamente agrupados.

9. Sistema de archivo manual: consiste de un conjunto de principios, reglas y procedimientos que

se siguen en la clasificación, uso y manejo de los documentos en forma física, principalmente en
papel. En este Sistema los documentos se conservan en gabinetes de archive o estanterías.

10. Sistema de archivo electrónico: Sistema que conserva de forma lógica, no física, la información.