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ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS CAPITULO 1 C. M. CORREA - ADM.

DOCUMENTOS UN
RETO PARA LAS INSTITUCIONES.

La revolucin digital es la expresin que describe el giro que han experimentado las
instituciones con la tecnologa.

Las empresas tiene un reto de utilizar, manejar, proteger y preservar la informacin para
poder funcionar y ser competentes en el mercado global.

La informacin es un recurso vital para que la gerencia lleve a cabo las funciones de planificar,
organizar, dirigir y controlar las actividades diarias.

Tambin es necesario contar con personal competente y tecnologa adecuada.

Administracin de documentos

Es el proceso de planificar, dirigir y controlar todas las actividades relacionadas con la creacin,
archivo, localizacin, proteccin, control, uso y disposicin de los documentos de una
institucin.

Documento

Cualquier informacin que se conserva en forma escrita, oral, visual o digital, caras
memorandos informes bases de datos facturas etc.- que son la memoria permanente de las
instituciones y de la humanidad.

Archivar

Es el arte de conservar en orden, agrupados y protegidos, los documentos pertenecientes a un


individuo, institucin, asunto o zona geogrfica.

Los documentos se clasifican por expedientes y los expedientes por archivos.

Expediente

Conjunto de documentos producidos y recibidos, correspondientes a un individuo, asunto o


negocio que se tiene en carpetas manuales o electrnicas. Tambin puede ser recopilacin de
anotaciones relativas a alguien o algo en bases de datos electrnicas o tarjetas.

Archivo

Grupo de expedientes de una misma naturaleza sistemticamente agrupados.

Sistema de archivo

Conjunto de principios, reglas y procedimientos que se siguen en la clasificacin, uso, manejo,


rastreo y conservacin de los documentos, con base a un plan establecido.

Los archivos pueden ser manuales o electrnicos.

Componentes de un archivo
Personal, equipo, materiales, tecnologa y procedimientos

Sistema de archivo Manual

Manejo y uso de los documentos en forma fsica, principalmente papeles. Los documentos se
conservan en gabinetes de archivo o en estanteras, de acuerdo con un plan establecido.

Sistema de archivo electrnico

Crea, procesa, maneja, rastrea, conserva y comunica la informacin de forma lgica, no fsica.
Usa computadoras dotadas de memoria y capacidad de tratar la informacin y resolver
problemas lgicos y aritmticos. Se usa como complemento el escner.

Importancia de los documentos

Los documentos se crean y deben conservarse para mltiples propsitos

1. Tomar decisiones y planificar el futuro, para lo que se debe contar a tiempo con
informacin relevante, actualizada y completa.
2. Aportar evidencia. Los documentos sirven para verificar, justificar y comprobar
informacin, reclamar derechos y evidenciar transacciones financieras. Los mdicos
conservan expedientes para enfermedades y tratamientos. Las placas dentales sirven
para identificar personas.
3. Pagar impuestos. Se guarda recibos para ahorrar en el pago de impuestos, y con los
comprobantes se evitan penalidades (multas) y duplicidad de pagos (por no poder
probar que ya se pag).
4. Apoyar procedimientos legales. Sirven como evidencia y proteccin en procesos
legales ante los tribunales o en la reclamacin de derechos.
5. Cumplir las leyes. Los pases establecen mediante leyes que tiempo hay que guardar
los documentos.
6. Cumplir con ciertas responsabilidades. Instituciones y agencias gubernamentales
guardan expedientes para emitir certificados. Cdulas, certificados de nacimiento,
ttulos, etc.
7. Ofrecer fundamentacin histrica. Se conservan celosamente los documentos con
valor histrico para evidenciar la evolucin de una institucin y la de su pas. Puede
servir de referencia para investigaciones y apoyar las relaciones pblicas. Hay museos
con documentos histricos.

Valor de los documentos

Vitales

Transcendentales, su prdida afecta a la estabilidad o la existencia de la institucin, requieren


proteccin especial, no se pueden destruir mientras sean vigentes: formulas secretas,
contratos, escrituras, patentes, plizas, planos, licencias de programas de ordenador,
testamentos, pasaportes.

Importantes
Necesarios para el funcionamiento normal de las operaciones y la continuidad de las
instituciones. Se pueden reemplazar pero son caros y molestos: Facturas, rdenes de compra,
cuentas por cobrar, registro e inventarios.

tiles

Temporalmente necesarios para operaciones diarias. Se pueden reemplazar a bajo costo.


Cartas, memorndums, estados de cuentas bancarios

No esenciales

Efmeros en su valor pues contienen informacin rutinaria, se pueden destruir cuando se


tramitan o expira su fecha de validez: anuncios, invitaciones, solicitudes rutinarias, publicidad.

Ciclo o fases de un documento: CRAPLOD

Creacin: se crea o se escribe a mano o computadora, se dicta o rellena, se fotografa

Recibo y distribucin: Por medio del servicio postal, mensajeros, e-mail o fax. Se hace llegar a
quien corresponde.

Archivo: Fase esencial en el sistema de administracin de documentos, pueden conservarse en


papel o en soporte digital, microfilmados o por otros medios. Se pueden archivar
centralizados y se hacen disponibles mediante un control a todos los autorizados a usarlos,
para no duplicarlos, Si son confidenciales se quedan en cada departamento.

Proteccin: Los documentos deben conservarse bajo condiciones ambientales adecuadas y


estar protegidos contra el deterioro o prdida causados por desastres naturales y humanos.
Garantizando su integridad y legibilidad. Los vitales se guardan en bvedas o en varios lugares.

Localizacin: Se conserva los documentos para poder localizarlos rpidamente para su uso
pero solo por parte del personal autorizado, ya sea fsicamente o por contraseas en los
documentos electrnicos. Es importante en los sistemas manuales establecer un buen
SISTEMA DE CARGO, que es el seguimiento de los documentos prestados usando formularios
sustitutos de salida marcando el lugar donde falta el original.

Disposicin: Incluye la transferencia a otros archivos de menos uso (documentos inactivos), la


destruccin de los que ya no se van a usar y la conservacin permanente de documentos que
pasan a museos o archivos histricos. Algunos se microfilman, as se conservarn hasta 500
aos. Las instituciones deben tener un Plan de Disposicin estableciendo lo que se conservar
permanentemente, temporalmente (estableciendo plazos) y lo que se debe destruir,
basndose en disposiciones legales y en el carcter de la utilidad de los documentos.

Los documentos que se destruyan se deben reciclar o triturar.