CURSO

EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO.
PRINCIPIOS Y FORMALIDADES

IV.- Mesas de Entradas, Salidas y Archivo.

Actualizado con la normativa vigente

utilizando como fuente el Boletín Oficial.
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IV. Mesas de Entradas, Salidas y Archivo

Reglamento para Mesas de Entradas, Salidas y Archivo

El Expediente administrativo

Así como están determinados los requisitos, características y forma de redacción de los
actos administrativos, también el PEN dispone una forma de tramitación de los mismos. Ese
acto administrativo o petición del administrado será parte de un expediente administrativo
el cual también debe guardar ciertas formalidades que aseguren la transparencia,
legitimidad y resguardo de los derechos de los administrados.

Asegurar el cumplimiento de estas formalidades está bajo la responsabilidad de las

Mesas de Entradas, Salidas y Archivo.

El “Reglamento para Mesa de Entradas, Salidas y Archivo” actualmente vigente en el Estado

nacional, fue aprobado mediante el Decreto N° 759/66 de fecha 02/02/66 durante el último
año de gobierno del Dr. Arturo Illía.

Dicho reglamento, de características suficientemente amplias que permitieran ser

adecuadas a las necesidades de cada organismo, dispuso:

1.- cumplimiento obligatorio y efectivo por todas las entidades centralizadas,

organismos descentralizados y Empresas del Estado.

2.- existencia obligatoria en todos los organismos de un Servicio de Mesa de

Entradas, Salidas y Archivo,

3.- criterios uniformes para la clasificación, recepción, tramitación y registro de los

documentos que ingresaran en las diferentes dependencias del Estado, manteniendo
una numeración única otorgada por la repartición de origen.

Este reglamento fue complementado con agregados y modificaciones introducidas por el

Reglamento de Procedimientos Administrativos Decreto N° 1759/72 (T.O. 2017), el cual
introduce normas expresas para la iniciación de los trámites administrativos (Título I), la
tramitación de expedientes (Título II), las formalidades de los escritos (Título III), y las
vistas y las notificaciones.

El texto ordenado 2017 incorpora también las tramitaciones electrónicas.

Funciones del Servicio de Mesa de Entradas:

• Recibir, abrir, clasificar, registrar, encarpetar, fichar, iniciar el trámite y distribuir las
presentaciones o correspondencia dirigidas al organismo.
• Derivar a las dependencias encargadas de su clasificación, distribución o guarda,
libros, folletos y demás material impreso que reciba.
• Atender las tareas de clasificación y distribución de expedientes y demás
documentos, así como las de correspondencia, encomiendas etc.y en la confección
de providencias, notas, comunicaciones que como consecuencia de ello se originen.
• Archivar con o sin término y paralizar con término los expedientes y demás
documentos,
• Registrar la información relacionada con el destino de los expedientes en la base de
ficheros habilitados al efecto.
• Devolver la documentación que no se ajuste al mismo haciendo conocer a quien
corresponda las transgresiones o errores que adviertan, a fin de que sean
subsanadas sin dilaciones.

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Clasificación de documentos

Los documentos que ingresen al Servicio de Mesa de Entradas, se clasifican en

Expediente, Trámites internos e Impresos.

• Expedientes: Se les asignará esta denominación a todos los escritos cuyo trámite
requiera una resolución de la administración.

• Trámites Internos: Esta mención será para aquellos asuntos breves internos de
rutina, cuya registración sea indispensable, prohibiéndose el uso de carpeta o
portada; para estos casos se empleará el sistema de registro de clasificación
múltiple.

• Impresos: Comprende todo material bibliográfico y, además, la información de

datos estadísticos por medio de formularios, derivándose a las dependencias
encargadas de su clasificación, distribución o guarda.

Identificación de Expedientes (s/Decreto N° 1759/72 TO 2017 art. 7°)

Se entiende por expediente administrativo al “conjunto ordenado de documentos y

actuaciones que sirven de antecedente y fundamento al acto administrativo así como las
diligencias encaminadas a ejecutarlo”.

Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación

ordenada de los documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y
demás diligencias que deban integrarlos.

La tramitación de las actuaciones, comunicaciones, documentos y expedientes se realizan

mediante el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), que permite realizar de
manera integral la caratulación, numeración, seguimiento y registro de movimientos de
todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional.

Dicho sistema actúa como plataforma para la implementación de la gestión de los

expedientes electrónicos.

Transitoriamente, los expedientes caratulados antes de la implementación del Sistema de

Gestión Documental Electrónica (GDE) podrán continuar su tramitación en soporte papel,
pero las actuaciones que en ellos se produzcan y agreguen deberán instrumentarse en
formato electrónico, adjuntándose su impresión al expediente.

En caso de corresponder, las autoridades podrán digitalizar los expedientes en soporte

papel y continuar su tramitación como expedientes electrónicos.

Todos los documentos que formen parte de un expediente deberán ser generados
previamente en forma electrónica, o bien, si existieran en papel u otro formato, deberán ser
digitalizados de acuerdo a la normativa vigente.

La identificación con que se inicie un expediente será conservada a través de lasactuaciones

sucesivas cualesquiera fueren los organismos que intervengan en su trámite.

Todas las unidades tienen la obligación de suministrar información de un expediente en

base a su identificación inicial.

Los expedientes electrónicos, y los documentos electrónicos serán identificados de manera

uniforme para toda la Administración a través del Sistema de Gestión Documental
Electrónica (GDE).

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Caratulación y Compaginación (s/Decreto N° 1759/72 TO 2017 art. 8°)

La caratulación de los expedientes electrónicos se realizará conforme al Nomenclador de

Trámites aprobado por la Secretaría de Modernización Administrativa del Ministerio de
Modernización.

En aquellos casos excepcionales de expedientes caratulados que tramiten en soporte papel,

éstos serán compaginados en cuerpos numerados que no excedan de DOSCIENTAS (200)
fojas, salvo los casos en que tal límite obligara a dividir escritos o documentos que
constituyan un solo texto.

Vinculación y Foliatura de documentos (s/Decreto N° 1759/72 TO 2017 art. 9°)

Los documentos electrónicos firmados digitalmente se vincularán al Expediente Electrónico

al cual pertenecen.

En aquellos casos excepcionales de expedientes que tramiten en soporte papel, todas las
actuaciones deberán foliarse por orden correlativo de incorporación, incluso cuando se
integren, con más de UN (1) cuerpo de expediente. Las copias de notas, informes o
disposiciones que se agreguen junto con su original, no se foliaran debiéndose dejar
constancia de su agregación.

Documentos Adjuntos, Anexos y Vinculación de Expedientes (s/Decreto N° 1759/72

TO 2017 art. 10)

a) Documentos electrónicos adjuntos. Se podrán adjuntar documentos electrónicos como

archivos embebidos en otros documentos electrónicos.

b) Anexos. En aquellos casos excepcionales de expedientes que tramiten en soporte

papel, cuando vayan acompañados de antecedentes que por su volumen no puedan ser
incorporados, se confeccionarán anexos, los que serán numerados y foliados en forma
independiente.

Nota al Decreto N° 1759/72 art 9°: El Decreto N° 1759/72 en su Texto Ordenado 1991 disponía:
Todas las actuaciones deberán foliarse por orden correlativo de incorporación, incluso cuando se
integren con más de UN (1) cuerpo de expediente. Las copias de notas, informes o disposiciones que
se agreguen junto con su original, no se foliarán debiéndose dejar constancia de su agregación. Por
ningún motivo podrá ser alterada la foliatura de las actuaciones, las que se conservarán hasta la
finalización del trámite y período de archivo. Los errores de foliación deberán ser salvados en la foja
erróneamente numerada. Toda foja que se incorpore deberá llevar escrito una sola vez el número de
expediente o trámite interno, el que será transcripto en el ángulo superior derecho.

c) Vinculación de Expedientes. Los expedientes pueden vincularse entre sí de acuerdo

con las siguientes modalidades:

1. asociación de Expedientes electrónicos:

Permite relacionar uno o más expedientes sólo como consulta.

2. fusión de Expedientes electrónicos:

Permite agrupar varios expedientes en uno. Los expedientes fusionados pierden su
individualidad.

3. tramitación Conjunta de Expedientes Electrónicos:

Permite la incorporación de un grupo de expedientes sin que pierdan su
individualidad. Dichos expedientes pueden ser separados en cualquier momento,
quedando constancia del inicio y del fin de dicha tramitación conjunta.

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4. Expedientes Agregados en Soporte Papel:

en aquellos casos excepcionales de expedientes que tramiten en soporte papel, los
expedientes que se incorporen a otros no continuarán la foliatura de éstos,
debiéndose dejar únicamente constancia del expediente agregado con la cantidad de
fojas del mismo.

d) Desgloses.
Los desgloses podrán solicitarse verbalmente y se harán bajo constancia de la cual
quedará registro en el orden que corresponda del expediente electrónico dejándose
constancia de la autoridad que lo dispuso.

Documentos reservados (s/Decreto N° 1759/72 TO 2017 art. 11)

La autoridad administrativa podrá solicitar al administrador del sistema de gestión

documental electrónica la habilitación de documentos de carácter reservado mediante acto
administrativo fundado en la normativa que establece su confidencialidad.

Expedientes reservados (s/Decreto N° 1759/72 TO 2017 art. 11)

La autoridad administrativa podrá solicitar al administrador del sistema de gestión

documental electrónica la habilitación de carátulas para expedientes reservados, mediante
acto administrativo fundado en la normativa que establece la confidencialidad del trámite.

Documentos secretos (s/Decreto N° 1759/72 TO 2017 art. 12)

La autoridad administrativa podrá solicitar al administrador del sistema de gestión

documental electrónica la habilitación de documentos de carácter secreto mediante acto
administrativo fundado en la normativa que establece tal condición.

Nota: En la solapa Bibliografía encontrará todos los links de acceso a la normativa completa
explicada durante la cursada.

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