Manual Del Sistema de Gestión Integral - 23-09-2023

MANUAL
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
F. EMISIÓN: 14-02-2007
F. ACTUALIZACIÓN: 23-09-2023
MANUAL
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
COPROPIEDAD ZONA FRANCA DEL PACÍFICO – P.H.
ADMINISTRACIÓN DE PROPIEDAD HORIZONTAL
ELABORADO POR REVISADO Y APROBADO
Luz Alejandra Jairo Nel

Rodríguez Cáceres Hernández Velasco
INFORMACIÓN GENERAL
La Copropiedad Zona Franca del Pacífico, es una entidad sin ánimo de lucro creada el 14
de Octubre de 1994 bajo la normatividad de la propiedad horizontal contemplada en la Ley
182 de 1948 y la Ley 16 de 1985. El objeto Social es el de determinar los derechos y
obligaciones de los propietarios de las unidades privadas comerciales y oficinas,
administrar correcta y eficazmente los bienes y servicios comunes, manejar los asuntos de
interés común de los propietarios de bienes privados y cumplir y hacer cumplir la Ley y el
estatuto de propiedad Horizontal. Su domicilio social se encuentra en al municipio de
Palmira (Valle).
CARTA DE LA GERENCIA
En Septiembre 26 de 2007 La Copropiedad Zona Franca del Pacífico, a través de la Gerencia, ha
implementado el Sistema de Gestión de Calidad, logrando con éxito la certificación del ICONTEC bajo
la NTC ISO 9001:2015 y en enero de 2020 la certificación bajo la NTC ISO 14001:2015, estructurando
de manera solida el Sistema de Gestión Ambiental.
Estas certificaciones fueron posibles gracias al compromiso de la Gerencia y todo el personal de la

Copropiedad, quienes participaron activamente en el proceso, demostrando su interés por la
organización.
Ahora, les invito a mantener nuestros certificados, a no olvidar que nuestra empresa es un sistema y
que en la Copropiedad Zona Franca del Pacífico trabajamos con compromiso hacia la calidad, el medio
ambiente y la seguridad de nuestros trabajadores.
JAIRO NEL HERNÁNDEZ VELASCO

Gerente General
OBJETIVO DEL MANUAL
El presente manual fue elaborado con el objeto de dar a conocer las actividades que se
realizan en la Copropiedad Zona Franca del Pacífico, dando cumplimiento a los requisitos
de las Normas ISO 9001:2015 y 14001:2015; así mismo, para establecer la estructura
documental de los Sistemas de Gestión implementados en la Copropiedad.
ALCANCE
NTC ISO 9001:2015 – NTC ISO 14001:2015
El alcance de los Sistemas de Gestión de Calidad y Ambiental de la Copropiedad Zona Franca del
Pacífico, incluye las normas ISO 9001:2015 y 14001:2015, y otras normas que lo regulen para la
administración de propiedad horizontal y mantenimiento de la infraestructura del parque industrial Zona
Franca del Pacífico, ubicada en el Kilómetro 6 vía yumbo – Aeropuerto.
El alcance aplica a todos procesos de la Copropiedad Zona Franca del Pacífico. Los límites físicos para
la aplicación del Sistemas de Gestión Ambiental bajo la ISO 14001:2015, se establecen dentro del
parque industrial Zona Franca del Pacífico, ubicada en el Kilómetro 6 vía yumbo – Aeropuerto y los
impactos ambientales que puedan generarse en las zonas aledañas.
Se han considerado las cuestiones internas y externas pertinentes, las necesidades y expectativas de
las partes interesadas, creada de acuerdo a la normatividad vigente de propiedad horizontal, dedicada
a la administración y mantenimiento de la infraestructura del parque industrial Zona Franca del Pacífico.
NO APLICABILIDAD
NTC ISO 9001:2015
La implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en la Copropiedad Zona Franca

del Pacífico define que el requisito 8.3 (Diseño y Desarrollo de los Productos y
Servicios), no es de aplicabilidad para la organización, debido a que su actividad principal
es la de administrar Zonas Comunes de acuerdo a parámetros establecidos en la Ley 675
de 2001 y al reglamento de propiedad horizontal de la Copropiedad Zona Franca del
Pacífico.
ALCANCE SG-SST
El Sistema de Gestión de la SST de la COPROPIEDAD ZONA FRANCA DEL PACIFICO P.H
tiene aplicabilidad a la totalidad de sus trabajadores independiente de su forma o tipo de
vinculación laboral y a proveedores, visitantes y contratistas.
Somos una organización que tiene en cuenta las cuestiones internas y externas
pertinentes, las necesidades y expectativas de las partes interesadas, en conformidad con
la normatividad legal vigente aplicable en materia de riesgos laborales.
CONTROL DEL MANUAL
Elaboración del Manual
El presente Manual del Sistema de Gestión Integral fue elaborado por la Coordinadora
de SG y GH de la copropiedad, teniendo en cuenta:
• Las directrices establecidas en la norma NTC – ISO 9001:2015 y NTC – ISO

14001:2015.
• Los lineamientos suministrados por todos los procesos de la Copropiedad
Zona Franca del Pacífico.
Aprobación y Revisión del Manual
El Manual del Sistema de Gestión Integral para los procesos de Administración de

Propiedad Horizontal fue revisado por el Gerente de la Copropiedad Zona Franca del
Pacífico y aprobado por su Representante Legal.
CONTROL DEL MANUAL
Distribución del Manual
Una vez aprobado el Manual del Sistema de Gestión Integral, la Coordinadora de SG y

GH, será el responsable de su difusión a través de reunión, correo electrónico y/o
carpeta física.
En caso de actualización del Manual del Sistema de Gestión Integral, la Coordinadora

de SG y GH, será responsable de actualizar las Copias Controladas.
ESTRUCTURA GENERAL
ORGANIGRAMA
TERMINOLOGÍA
• COPROPIEDAD: La Copropiedad es el área geográfica, que está compuesta total o
parcialmente por áreas declaradas Zona Franca.
• ZONA FRANCA: Es el área geográfica, que tiene como objeto primordial el de promover
y desarrollar el proceso de industrialización de bienes y de prestación de servicios
destinados a mercados externos y de manera subsidiaria al mercado nacional.
• ZONA COMÚN: Sitio o lugar en general para la utilización de la comunidad dentro de la

Zona Franca del Pacífico.
•
SUBESTACIÓN ELÉCTRICA: Lugar donde se encuentran los seccionadores,
cortocircuitos, protecciones, pararrayos y transformadores para adecuar los niveles de
voltajes utilizados para el funcionamiento de la Zona Franca.
• USUARIO: Persona natural o jurídica instalada dentro de la Zona Franca del Pacífico.
MISIÓN
Somos una organización creada de acuerdo a la normatividad vigente de propiedad
horizontal, dedicada a la administración y mantenimiento de la infraestructura del parque
industrial, a través de una adecuada gestión de los recursos físicos y económicos, con el
esfuerzo decidido de un equipo profesional y altamente calificado.
Mantenemos una relación de compromiso mutuo con copropietarios, usuarios y

proveedores, teniendo como base el Reglamento de Propiedad Horizontal, recibiendo de ellos
un apoyo permanente en el desarrollo de nuestros planes y proyectos.
Gestionamos recursos adicionales de modo que podamos contribuir al sostenimiento de

nuestra propia operación.
Estamos comprometidos con el medio ambiente, la seguridad y salud de nuestros

empleados y contratistas, el mejoramiento continuo de nuestros procesos y servicios, lo cual
garantiza el cumplimiento óptimo de los objetivos.
VISIÓN
En el 2025, la Copropiedad Zona Franca del Pacífico, será reconocida
por los usuarios y copropietarios del parque industrial, y demás
partes interesadas como una organización prestadora de servicios
de alta calidad, comprometida con la salud y seguridad de nuestros
trabajadores, el desarrollo sostenible de nuestros procesos y la
protección del medio ambiente, con la participación de todos los
entes relacionados.
VALORES
ACTITUD DE SERVICIO
CONCIENCIA AMBIENTAL
Escuchamos y resolvemos los
requerimientos de nuestras partes Estamos comprometidos con nuestras
interesadas de una forma proactiva, acciones y procesos al cuidado,
dinámica y positiva. preservación y mejora del medio ambiente.
INTEGRIDAD
Actuamos respetando las normas vigentes

y los principios éticos.
VALORES
TRABAJO EN EQUIPO COMPROMISO
Desarrollamos nuestras actividades en pro Actuamos con un alto sentido de

de un objetivo común. pertenencia con la organización.
RESPETO
Nos relacionamos y comunicamos de una manera

asertiva, amable y cordial con los demás,
reconociendo nuestros derechos y deberes.
VALORES
AUTOCUIDADO
CALIDAD TOTAL
Responsables de nuestro propio bienestar y,
Adoptamos la calidad como una forma de también, de todo aquello que se extiende
vida, mejorando continuamente nuestros más allá del contexto individual: laboral,
procesos. familiar y comunidad
SISTEMAS DE GESTIÓN
POLÍTICA DE GESTIÓN INTEGRAL
La Copropiedad Zona Franca del Pacífico – P.H., dedicada a la administración y
mantenimiento de la infraestructura del parque industrial, tiene como objeto
satisfacer las necesidades y requerimientos de los copropietarios, usuarios y
demás partes interesadas suministrando servicios confiables y oportunos a
costos razonables, estamos comprometidos con la mejora continua de nuestros
procesos a través de los sistemas de gestión, de la protección del medio
ambiente y la prevención de la contaminación, cumpliendo con los requisitos
legales y otros requisitos.
Contamos con personal competente, comprometido con la calidad en el servicio,

la aplicación eficaz de la licencia ambiental y la seguridad y salud en el trabajo
proporcionando condiciones de sostenibilidad a las partes interesadas.
POLÍTICA DE SEGURIDAD Y
SALUD EN EL TRABAJO
En la COPROPIEDAD ZONA FRANCA DEL PACIFICO P.H consideramos que proteger la seguridad y salud de todos los
trabajadores, contratistas, subcontratistas y proveedores es una de nuestras principales responsabilidades. Es por eso que la
gerencia asume el más alto compromiso en el desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo para la gestión de los riesgos laborales y del cual hacen parte los programas de gestión de los
riesgos críticos, entre los que se encuentran; Los programas de gestión para el trabajo en altura, en espacios confinados,
eléctrico y el plan estratégico de seguridad vial (PESV) para el control del riesgo de accidente de tránsito.
Como parte de nuestro sistema de gestión en SST también nos comprometemos a:
• Identificar los peligros y valorar los riesgos en seguridad y salud en el trabajo, determinar y establecer los controles
respectivos que los minimicen,
• Cumplir con la normatividad nacional vigente aplicable en materia de riesgos laborales y los requisitos legales aplicables
en seguridad vial
Las actividades desarrolladas en la COPROPIEDAD ZONA FRANCA DEL PACIFICO P.H, estarán orientados al fomento de una
cultura preventiva y de autocuidado por lo que se invita a todos nuestros colaboradores y demás personas que hagan parte de
nuestros procesos, a prestar el apoyo, participar e integrar sus esfuerzos en el alcance de los objetivos y metas establecidas,
velando por el auto cuidado de su seguridad y salud y el cumplimiento de los estándares que en materia de SST la empresa
determine.
POLITICA DE CONSUMO DE ALCOHOL,
TABAQUISMO Y SUSTANCIAS PSICOACTIVAS
En La Copropiedad Zona Franca del Pacifico, entendemos que el tabaquismo, el alcoholismo, la
drogadicción y el abuso de sustancias psicoactivas, produce efectos nocivos para la salud y para la
seguridad de todas las personas, comprometiendo el desempeño de los trabajadores y empresarial;
es por eso que con el fin de prevenir, mejorar, conservar y preservar el bienestar y la calidad de vida
de todos nuestros colaboradores, nos comprometemos a fomentar estilos de vida saludables,
desarrollando campañas que incluyan la formación, capacitación y sensibilización de los
colaboradores para evitar el uso y consumo de este tipo de sustancias, asignando para ello el
recurso humano y financiero necesario.
Como parte de esta política se han desarrollo y establecido reglas en materia de prevención para el
consumo de sustancias psicoactivas, alcohol y tabaquismo, las cuales son de obligatorio
cumplimiento por parte de todo el personal que trabaje, desarrolle y ejecute actividades para la
Copropiedad Zona Franca del Pacifico.
OBJETIVOS
ORGANIZACIONALES
1. Incrementar y mantener ingresos y recaudo.
2. Garantizar la satisfacción del cliente.
3. Promover la competencia del talento humano y desarrollar la conciencia

ambiental y de autocuidado en nuestros trabajadores
4. Fortalecer los sistemas de gestión

OBJETIVOS DE CALIDAD
1. Garantizar la efectiva prestación del servicio asegurando la confiabilidad de los servicios públicos básicos y
el mantenimiento adecuado de la infraestructura.
2. Garantizar la optimización de los recursos necesarios para la operación ejecutando eficientemente el

presupuesto y recaudando oportunamente la cartera.
3. Cumplir los requisitos legales y otros requisitos establecidos por la organización para garantizar la
prestación del servicio a nuestros usuarios.
4. Optimizar los recursos mediante un proceso de compras efectivo con proveedores que cumplan los
requisitos establecidos por la organización y las especificaciones de calidad de los productos y servicios.
5. Generar recursos adicionales para que contribuyan al sostenimiento de nuestra operación mediante la
prestación de servicios de mantenimiento y el arrendamiento de algunas zonas privadas y comunes, entre
otros.
6. Garantizar un equipo de trabajo calificado desarrollando la competencia del talento humano y condiciones
adecuadas de ambiente de trabajo y clima organizacional basado en la motivación, liderazgo y valores de la
Copropiedad Zona Franca del Pacífico.
7. Mantener las condiciones de sostenibilidad a nuestros grupos de interés y la mejora continua de nuestros
procesos.
OBJETIVOS AMBIENTALES
1. Cumplir los requisitos legales y otros requisitos relacionados con nuestros aspectos e
impactos ambientales.
2. Promover la competencia del talento humano y desarrollar la conciencia ambiental en

nuestros trabajadores.
3. Racionalizar el consumo de los recursos naturales como el uso eficiente del agua y de
la energía.
4. Realizar una adecuada disposición de los residuos.
5. Preservar la biodiversidad del entorno.
6. Promover el desarrollo de la conciencia ambiental en nuestros Usuarios,

Copropietarios y demás partes interesadas.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
1. Garantizar el desarrollo e implementación del SG-SST.

2. Dar cumplimiento de los requisitos legales y otros aplicables en SST.
3. Fomentar la cultura del autocuidado en los trabajadores en SST.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
1. Identificar los factores de riesgos que atentan contra la integridad de los trabajadores y
llevar a cabo acciones correctivas que mejoren las condiciones de trabajo y salud.
2. Planear, organizar e implementar actividades de inspección para controlar los factores de

riesgos.
3. Establecer actividades de prevención de accidentes y enfermedades de origen laboral y

común para mejorar las condiciones de trabajo, la productividad, la salud y calidad de vida
de los empleados de la empresa.
4. Ubicar a cada trabajador de acuerdo al perfil para el cual fue contratado con las funciones
definidas para el cargo de tal manera que se pueda desempeñar eficientemente sin que se
afecte su condición física ni psicológica.
5. Planear, organizar e implementar un plan de capacitación, que sirvan para la formación

integral de los trabajadores de acuerdo a la Seguridad y Salud en el Trabajo.
6. Fomentar la participación y consulta de SST en nuestros trabajadores.
REQUISITOS
DEL CLIENTE
1. Mantenimiento adecuado de la infraestructura.
2. Calidad de los servicios públicos básicos.
3. Atención oportuna y satisfactoria a las partes interesadas.
4. Costos competitivos.
5. Eficiencia y transparencia en el manejo de los recursos.
6. Personal altamente capacitado.
7. Adecuada inversión y desarrollo.
8. Mejoramiento continuo.
CUESTIONES INTERNAS Y EXTERNAS
DEBILIDADES
No. FACTOR
1
No contamos con una reserva suficiente que cubra gastos de contingencias.
2 Contamos con algunos equipos de operación de la infraestructura con una antigüedad de más de
20 años, lo que resulta en una tecnología escasa para soportar los requerimientos de un parque
industrial de talla mundial.
3
Falta apropiarse de la cultura de la planificación de los cambios en los procesos.
4 No tener una infraestructura más adecuada para el desarrollo de las actividades tanto
administrativas como de mantenimiento, incluyendo la vía de acceso al campamento.
OPORTUNIDADES
No. FACTOR
1 Proyectos que contribuyan al cuidado del medio ambiente.
2 Búsqueda de recursos para financiarnos en proyectos de actualización de tecnología.
3 Fortalecer relación con los Usuarios y Copropietarios.
4 Generar servicios para los Copropietarios y/o Usuarios y área de bienestar.

FORTALEZAS
No. FACTOR
1 Brindar tarifas competitivas en los servicios básicos y generales ofrecidos a los Copropietarios y
Usuarios.
2 Atención Oportuna a los requerimientos de los Usuarios y/o Copropietarios
3 Certificaciones ISO 9001:2015 - ISO 14001:2015.
4 Competente equipo de trabajo para garantizar la prestación de los servicios.
5 Jarillones perimetrales de protección contra inundaciones.
6 Brindar servicios de mantenimiento en zonas privadas de manera oportuna y a costos

competitivos.
7 Contamos con Regulador de Tránsito a nivel parque.
AMENAZAS
No. FACTOR
1 Disminución del porcentaje de recaudo de las Cuotas de Administración y de más servicios
prestados a los Copropietarios y/o Usuarios.
2 Deterioro del nivel de calidad de los servicios básicos actuales por el proyecto de ampliación.
3 Riesgos o contingencias que se puedan presentar por causas climáticas y por causa de los
vecinos.
4 Incumplimiento al reglamento de Copropiedad y de las normas legales vigentes por parte de los
clientes (vertimientos, no clasificación de los residuos, uso de servicios públicos, emisiones de
gases, ruido de algunos clientes).
5 Bloqueos presentados en la vía por manifestaciones públicas que impidan el desplazamiento a
los empleados.
6 Riesgo de plagas por la ubicación de la Zona Franca del Pacífico.
MARCO DEL SISTEMA LEGAL
Los procesos de la realización del servicio en la Copropiedad Zona Franca

del Pacífico se desarrollan de acuerdo a la Ley 675 de 2001 de Propiedad
Horizontal y actuando según el Reglamento de Propiedad Horizontal
aprobado por la Asamblea de Copropietarios.
ESTRUCTURA DEL SISTEMA
El Sistema de Gestión Integral en la Copropiedad es el resultado de la integración e
interacción de todos sus procesos, con las personas, procedimientos y recursos, necesarios
para la satisfacción de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, la protección
del medio ambiente y la prevención de la contaminación, la aplicación eficaz de la licencia
ambiental y la seguridad y salud en el trabajo. Los procesos del Sistema de Gestión Integral
involucrados en la Administración de Propiedad Horizontal se clasifican así:
• Procesos Estratégicos: Direccionamiento Estratégico; tiene la función de dirigir, organizar,

asignar recursos, verificar y mejorar los demás procesos.
• Procesos Misionales: Cartera, Servicios Administrativos y Operación y Mantenimiento

Sistemas de Energía, Acueducto y Alcantarillado, Mantenimiento de Zonas Comunes; son
los que están directamente relacionados con la prestación del servicio a los clientes.
Desarrollan la actividad principal de la Copropiedad.
• Procesos de Apoyo: Compras, Financiero, Sistemas de Gestión, Gestión Humana; facilitan

la actividad de la empresa, brindan apoyo a todos los procesos.
MAPA DE PROCESOS
ESTRUCTURA DOCUMENTAL
DOCUMENTOS EXTERNOS
Legislación PLANEACIÓN
Contratos ESTRATÉGICA
Primer nivel
MAPA DE
PROCESOS
Segundo nivel
CARACTERIZACIONES
Tercer nivel
PROCEDIMIENTOS – INSTRUCTIVOS
Cuarto nivel
FORMATOS – REGISTROS
Quinto nivel
ESTRUCTURA DOCUMENTAL
PRIMER NIVEL – PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
• Comprende Misión, Visión, Valores, Políticas, Objetivos, Requisitos del Cliente, Cuestiones Internas
y Externas.
SEGUNDO NIVEL – MAPA DE PROCESOS
• Comprende el Mapa de Procesos, cómo se relacionan todos los procesos de la organización.
TERCER NIVEL – CARACTERIZACIONES
• Comprende las caracterizaciones de todos los procesos del SGI.
CUARTO NIVEL – PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS
• Comprende los documentos específicos para la realización del servicio.
QUINTO NIVEL – FORMATOS Y REGISTROS
• FORMATOS: Documentos utilizados para registrar información sobre actividades realizadas.

• REGISTROS: Documento que proporciona evidencia de actividades realizadas.
PARTES INTERESADAS
1. Asamblea General de Copropietarios
2. Consejo de Administración
3. "Cliente (usuarios, Copropietarios, Usuario Operador)”
4. Empleados
5. Proveedores Externos
6. Entidades Gubernamentales
7. Entidades Financieras
8. Comité de Vecinos
9. Comunidad
10. Comité de Gestión del Riesgo (CAM)
ROLES, RESPONSABILIDADES
Y AUTORIDADES
ROL
ALTA DIRECCIÓN
RESPONSABILIDAD AUTORIDAD
Asegurar la disponibilidad de recursos humanos, la infraestructura organizacional,
1 los recursos tecnológicos y financieros para la implementación, mejora y eficacia
de los Sistemas de Gestión.
Definir, firmar y aprobar la política del Sistema de Gestión Integral y la Política de
2
Seguridad y Salud en el Trabajo.
Tomar las decisiones necesarias
3 Realizar seguimiento de procesos y resultados. (Indicadores de Gestión y metas)
para el mantenimiento y mejora
de los Sistemas de Gestión.
4 Brindar la Rendición de Cuentas.
Definir y asignar los recursos financieros, técnicos y el personal necesario para el Provisión de los recursos para
diseño, implementación, revisión evaluación y mejora de las medidas de la implementación, mejora y
5
prevención y control, para la gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar eficacia del Sistemas de Gestión
de trabajo. de la Seguridad y Salud en el
Trabajo
6 Aprobar el plan de Trabajo Anual en SST.
Seguimiento de procesos y
7 Determinar y evaluar los riesgos y las oportunidades. resultados (indicadores de
gestión y metas)
Definir funciones, asignando las responsabilidades y delegando autoridad, para
8
asegurar la eficiencia de los Sistemas de Gestión.
Determinación y evaluación de
Llevar a cabo la revisión por la alta dirección al cumplimiento de la política, los riesgos y oportunidades
9 compromisos, objetivos, metas, requisitos legales y programas ambientales que
aseguren la eficiencia de los Sistemas de Gestión. Determinar la implementación
de acciones apropiadas
10 Implementar las acciones apropiadas.
ROL
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
1 Asegurar la conformidad de los Sistemas de Gestión de acuerdo a la norma.
2 Asegurar que se generan y proporciona las salidas previstas.
3 Informar sobre el desempeño del SGI y las oportunidades de mejora.
4 Asegurar que se mantiene la integridad del SGI cuando se planifica e implementan cambios en el mismo.
Definir un plan de trabajo en seguridad y salud en el trabajo de acuerdo a una evaluación inicial al SG-SST, y realizar
5
seguimiento al cumplimiento.
Garantizar la investigación de todos los incidentes, accidentes y enfermedades laborales con el equipo investigador
6 establecido por la Resolución 1401 de 2007 y
liderar los planes de acción, documentando las evidencias.
Hacer seguimiento a las medidas de intervención establecidas en las inspecciones, las investigaciones de incidentes y
7
accidentes y autoreporte de condiciones inseguras.
8 Definir los indicadores de estructura, proceso y resultado
9 Garantizar que se realice la evaluación al SG-SST como mínimo una vez al año
Garantizar el cumplimiento del programa de inducción y reinducción a todo el personal independiente de su tipo de
10
contratación. Solicitar y ejecutar los
Garantizar la gestión del cumplimiento normativo y de las divulgaciones referentes al Sistema de Gestión de Seguridad y recursos para el
11
Salud en el Trabajo funcionamiento de los
12 Ejecución del plan de trabajo de SST Sistemas de Gestión
13 Establecer diagnóstico del estado del SGI y del SST en la empresa.
Definir las directrices para los programas, planes y proyectos estratégicos que permitan alcanzar los objetivos del SGI y del Hacer cumplir lo definido en
14 los Sistemas de Gestión.
SST.
Reportar cualquier cambio que genere nuevos aspectos e impactos ambientales y definir acciones de control antes de
15 Declarar obsoletos los
realizar los cambios.
documentos cuando apliquen.
Hacer seguimiento y documentar las medidas de intervención establecidas en las inspecciones, las investigaciones de
16
incidentes y accidentes, auditorías, autoreporte de condiciones inseguras.
Realizar evaluaciones de
17 Hacer seguimiento a los requisitos de ley.
entendimiento cada vez que
Calcular los indicadores de estructura, proceso y resultado con su respectivo análisis y definir acciones con los líderes de
18 sea necesario.
los procesos involucrados
19 Revisar y evaluar el cumplimiento de los objetivos del SGI.
20 Monitorear el cumplimiento de los Indicadores del SGI.
21 Asegurar de que las responsabilidades están definidas y son comunicadas dentro de la empresa.
22 Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el SGI.
Difundir información y sensibilizar a todo el personal que labora en la empresa sobre la importancia y el buen
23
funcionamiento del SGI.
ROL
AUDITOR INTERNO
Consolidar la información y hacer seguimiento al estado de las
1 acciones correctivas, preventivas y de mejora llevadas a cabo en
cada uno de los procesos.
2 Realizar listas de chequeo, preparación de auditoria.
3 Ejecutar actividades relacionadas con las auditorias.
4 Realizar planeación y programación de las auditorias. Declarar Hallazgos de No

conformidades
5 Entregar informes de hallazgos de las Auditorias a la Dirección.
Decidir si es viable o no una
6 Hacer seguimiento al cierre de las auditorias. auditoria interna.
Solicitar documentación,
Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades registros, información con
7
de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución. respecto al proceso auditado.
ROL
LIDERES DE PROCESO
Participar en el diseño de actividades, planes, programas y proyectos

1
tendientes a la minimización de impactos ambientales.
Desarrollar, capacitar o enseñar al personal a su cargo para que

2 mejoren sus hábitos de trabajo en pro de mejorar su eficiencia y
efectividad y por ende la productividad.
Sugerir soluciones y orientar acciones para desarrollar en la

3 Solicitar resultados de
organización.
indicadores de gestión del
Analizar y tomar decisiones sobre problemas identificados, proceso.
4 implicando otras personas en el proceso de decisión, planeación y
ejecución de acciones. Identificar No conformes en
el proceso.
Ayudar al personal a cargo que tenga problemas o dificultades
5
personales y funcionales relacionadas con su trabajo a solucionarlos.
ROL
TRABAJADORES
Ejecutar y dar cumplimiento a los lineamientos definidos por el SGI (normas, leyes,
1 políticas, reglamentos e instrucciones relacionadas con la ISO 9001:2015, ISO
14001:2015).
Asistir a las actividades, capacitaciones, inducciones y reinducciones programadas
2
para el fortalecimiento de los Sistemas de Gestión.
3 Participar, aportar y ejecutar las acciones designadas por el SGI.
Identificar y comunicar al líder del proceso nuevos riesgos (de gestión, ambientales
4
y de seguridad y salud en el trabajo).
5 Ejecutar las actividades y controles definidos para mitigar los riesgos identificados.
Cumplir lo establecido en los procedimientos y proponer y comunicar al líder del
6 Reportar al Representante de
proceso las mejoras para su aprobación.
la Dirección, cualquier
7 Apoyar la implementación de los programas establecidos para el SGA . irregularidad que se presente
en el SGI.
8 Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar información clara, veraz y completa sobre su Efectuar propuestas al
9
estado de salud. empleador, así como a los
Informar oportunamente a su Jefe inmediato y/o Auxiliar de Sistemas de Gestión órganos de participación y
10
sobre los riesgos y peligros latentes en su sitio de trabajo. representación (COPASST),
11 Conocer y cumplir las normas, reglamentos e instrucciones en SST de la empresa. dirigidas a la mejora de las
condiciones de seguridad y
Participar en las actividades de formación en SST definidos en el plan anual de salud en el trabajo.
12
capacitación.
13 Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos de la SST.
14 Reportar inmediatamente todo incidente o accidente de trabajo.

ROL
BRIGADA DE EMERGENCIA
Participar en capacitaciones y entrenamientos que brinden

1
competencias para la atención de emergencias.
Actuar prontamente cuando se informe de una emergencia de

incendio, sismo, atentado terrorista etc, realizando actividades
2
tendientes a la atención y control de la emergencia, evitando la
propagación de sus efectos.
Reconocer el rol dentro de la brigada y actuar de acuerdo a

3
directrices del comité de emergencias.
Afrontar adecuadamente las
situaciones de desastre o
4 Servir como grupo de “apoyo” de los organismos externo. amenaza colectiva.
Investigar e informar los resultados, al Comité de Emergencia, sobre

5
las causas de la emergencia y la actuación sobre ésta.
ROL
COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (COPASST)
Conocer y retroalimentar el plan de trabajo anual, plan de capacitaciones y
1
presupuesto en SST.
Participar en las investigaciones de accidentes de trabajo y las inspecciones de

2
seguridad, haciendo seguimiento al cumplimiento de los planes de acción.
Realizar reuniones extraordinarias en caso de ocurrencia de accidente grave o

3
mortal y generar la gestión para su investigación y los planes de acción.
4 Definir un plan de trabajo y dar cumplimiento a este.
Proponer al responsable de SST la adopción de medidas y el desarrollo de

5
actividades que fomenten el estilo de vida saludable en el sitio de trabajo.
Reunirse por lo menos
Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los trabajadores en materia una vez al mes en la empresa
6
de Seguridad y salud en el trabajo. y durante el horario de trabajo.
Servir como organismo de coordinación entre el empleador y los trabajadores, en
7
la solución de problemas relativos a SST.
Solicitar a la empresa periódicamente informes sobre accidentalidad y
8
enfermedades Laborales.
9 Participar en la planificación de las auditorias del SG-SST

ROL
COMITÉ DE CONVENCIA LABORAL (CCL)
Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones
1
que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.
Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se

2 formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de
acoso laboral, al interior de la Copropiedad Zona Franca del Pacífico.
Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que
3
dieron lugar a la queja.
Podrá solicitar asesoría y
asistencia técnica a la
Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes
Administradora de Riesgos
4 involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución
Laborales (ARL) y a otras
efectiva de las controversias.
entidades garantizando en todo
caso la confidencialidad y
Presentar a la alta dirección las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las reserva de los temas tratados
5
medidas preventivas y correctivas del acoso laboral. o consultados.
Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas
6
de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones.
ROL
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN AMBIENTAL
1 Velar por el cumplimiento de la normatividad ambiental vigente.
2 Incorporar la dimensión ambiental en la toma de decisiones.
3 Proporcionar asesoría técnica – ambiental al interior de la CZFP.
Establecer e implementar acciones de prevención, mitigación, corrección y
4
compensación de los impactos ambientales que se generen.
Planificar, establecer e implementar procesos y procedimientos, gestionar
recursos que permitan desarrollar, controlar y realizar seguimiento a las acciones
5
encaminadas a dirigir la gestión ambiental y la gestión de riesgo ambiental de las
mismas. Reportar a la Alta Dirección,
Promover el mejoramiento de la gestión y desempeño ambiental de la cualquier irregularidad que se
6
organización. presente en el Sistema de Gestión
7 Implementar mejores prácticas ambientales. Ambiental.
Liderar la actividad de formación y capacitación en materia ambiental al interior
8
de la CZFP.
Mantener actualizada la información ambiental aplicable y generar informes
9
periódicos.
10 Preparar la información requerida por las partes interesadas.
11 Coordinar las actividades encaminadas al cumplimiento de la NTC 14001:2015.
Las demás que se desprendan de su naturaleza y se requieran para el
12
cumplimiento de una gestión ambiental adecuada.
ROL
CONTRATISTAS
Cumplir con todos los requisitos internos de la Zona Franca del Pacífico S.A
1 para el ingreso a instalaciones y tramitar permisos respectivos para realizar
labores y/o tareas de Alto en la Zona Franca del Pacífico S.A
Garantizar la implementación de su propio sistema de gestión de seguridad y
2
salud en el trabajo.
Cumplir e implementar todas las recomendaciones dadas desde el área de
3
seguridad y salud en el trabajo de la Copropiedad Zona Franca del Pacífico.
Cumplir con las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo establecidas por la
4
ley y por las políticas de la Copropiedad Zona Franca del Pacífico. Instruir a todo su personal sobre
Participar en las charlas y cursos de capacitación en Seguridad y Salud en el la obligación de cumplir
5
trabajo a que haya sido programado. estrictamente con las normales
Identificar y reportar cualquier anomalía que se presenten en la ejecucción del legales vigentes y las
6
trabajo que va a desarrollar. instrucciones y procedimientos
Reportar a trabajadores, Jefe de Mantenimiento y/o Auxiliares de Sistemas de internos establecidos por la
7 Gestión cualquier anomalía y/o condición insegura en los lugares de trabajo, Copropiedad Zona Franca del
por consiguiente, presentar sugerencias de corrección. Pacífico sobre seguridad y salud
Mantener vigente los pagos efectuados al sistema de riesgos laborales y en el trabajo.
8
seguridad social
Cumplir con el uso respectivo de elementos de protección personal certificado
9 según la labor que vaya desempeñar dentro del parque industrial Zona Franca
del Pacífico
Informar y reportar todo incidente o accidente laboral que se genere a causa de
10
la labor.
Cumplir con las normas y/o disposiciones institucionales en materia de gestión
11
de calidad, ambiental y de seguridad y salud en el trabajo.
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
Definición de Términos:
● Aspectos Ambientales: Son las actividades, productos o servicios de

una organización que pueden interactuar con el medio ambiente. Los
aspectos ambientales pueden tener un impacto positivo o negativo en
el medio ambiente.
● Impactos Ambientales: Son cualquier cambio en el medio ambiente, ya

sea adverso o beneficioso, como resultado de los aspectos ambientales
de una organización.
Durante el mes de abril 2023, el área de Sistemas de Gestión, realizó el
análisis, revisión y actualización de la matriz de aspectos e impactos
ambientales, donde se identificaron 13 aspectos ambientales propios
del área administrativa / operativa y 40 aspectos ambientales propios
del área de mantenimiento.
Adicionalmente, se clasificó la significancia de los 66 impactos

ambientales, donde 19 de ellos se clasificaron en nivel bajo y 47 se
clasificaron en nivel moderado.
Todos estos impactos cuentan con medidas de control por parte de los
líderes de proceso y seguimiento por parte del Sistema de Gestión.
DESCRIPCIÓN
ASPECTO IMPACTO CONTROL OPERACIONAL/
PROCESO ACTIVIDAD ÁREAS DEL ASPECTO SIGNIFICANCIA
AMBIENTAL AMBIENTAL OBSERVACIONES
AMBIENTAL
Uso de papel en
impresión de Agotamiento del
Plan de gestión integral de residuos
documentos, recurso hídrico y MODERADO
Área Administrativa sólidos
Impresión de utilización de flora silvestre
Administrativo y (1er y 2do piso) -
documentos y Consumo de papel papel en general
MTTO Almacén de
otros
Mantenimiento. Generación de
Aprovechamiento Plan de gestión integral de residuos
residuos MODERADO
de material sólidos
reciclables
Disminición en el
Reutilización de consumo de Plan de gestión integral de residuos
MODERADO
papel recursos sólidos
naturales.
Reutilización de Área Administrativa
Administrativo y papel para (1er y 2do piso) - Reutilización de
MTTO Impresión y Almacén de papel
fotocopias Mantenimiento. Disminución en la
Disminución en Plan de gestión integral de residuos
generación de MODERADO
disposición sólidos
residuos
Disminución de Disminución en
costos en la el consumo de Plan de gestión integral de residuos
MODERADO
compra de recursos sólidos
papelería naturales
Consumo de Agotamiento del

energía eléctrica recurso hídrico Programa de ahorro y uso eficiente
Prestación del MODERADO
para (energía de energía
servicio Área Administrativa Consumo de eléctrica).
Administrativo funcionamiento
administrativo (1er y 2do piso). energía
de aparatos
en oficina CZFP
electrónicos y Generación de Plan de gestión integral de residuos
eléctricos. MODERADO
Residuos RAEE sólidos (Indicador)
Disminución en el Plan de gestión integral de residuos

MODERADO
Recarga de Área Administrativa relleno sanitario sólidos
Reutilización de Rehúso de
Administrativo y cartuchos de (1er y 2do piso) -
cartuchos de tintas cartuchos de
MTTO tintas y recarga Almacén de
y tóner. tintas y tóner. Disminución en la
de tóner. Mantenimiento.
generación de Plan de gestión integral de residuos
MODERADO
residuos sólidos
peligrosos
DESCRIPCIÓN
AMBIENTAL
Uso de internet
Área Administrativa
para disminuir el
Administrativo y (1er y 2do piso) - Disminución del Conservación de Plan de gestión integral de residuos
Uso del internet uso de papel en MODERADO
MTTO Almacén de uso de papel recursos sólidos
actividades de
Mantenimiento.
oficina
Agotamiento del
recurso hídrico Programa de ahorro y uso eficiente
El uso de aire MODERADO
(energía de agua y energía.
acondicionado eléctrica).
Administrativo y Uso del aire Consumo de para regular la
(1er y 2do piso) -
MTTO acondicionado energía temperatura en
Salones
las oficinas de Generación de
ZFP. Programa de ahorro y uso eficiente
Residuos RAEE y MODERADO
de energía
Peligrosos.
Generación de
Cambio de
residuos sólidos
equipos de Incremento en
RAEE (Residuos Plan de gestión integral de residuos
oficina por generación de MODERADO
de aparatos sólidos
termino de su residuos
eléctricos y
Área Administrativa vida útil
Renovación de electrónicos)
Administrativo y (1er y 2do piso) -
equipos de
MTTO Almacén de
oficina Uso de baterías
Mantenimiento. Incremento en
constituidas por
Generación de generación de
sustancias Plan de gestión integral de residuos
residuos residuos y MODERADO
consideradas sólidos
peligrosos contaminación de
peligrosas
suelo y agua
Cadmio y litio.
DESCRIPCIÓN
AMBIENTAL
Generación de Incremento en
Recepción de (1er y 2do piso) - Generación de Plan de gestión integral de residuos
Administrativo residuos de generación de MODERADO
mensajería Almacén de residuos sólidos sólidos
diferentes tipos residuos
Mantenimiento.
Generación de Disposición de
Residuos sólidos residuos sin una Plan de gestión integral de residuos
MODERADO
(Ordinarios, correcta sólidos
Plástico y Papel). separación
Barrido y trapeado
Uso de
sustancias Cambio de productos de aseo por
químicas Contaminación de productos biodegradables /
MODERADO
(detergente suelo y agua Disposición especial de aceites de
liquido, tak-tax y cocina
cloro).
Limpieza de Cambio de productos de aseo por
Área Administrativa Consumo de Uso de
áreas Contaminacion de productos biodegradables /
Administrativo y (1er y 2do piso) - insumos de sustancias MODERADO
administrativas suelo y agua Disposición especial de aceites de
MTTO Almacén de limpieza químicas
y áreas de cocina
Mantenimiento.
mantenimiento.
Agotamiento de Programa de ahorro y uso eficiente

Generación de MODERADO
recursos hídrico de agua
Lavado de traperos vertimientos
y oficina residuales
domésticos.
Vertimientos de Optimo proceso de operación y
MODERADO
aguas residuales mantenimiento PTAR
Uso de agua para

Agotamiento de
realizar Programa de ahorro y uso eficiente
Consumo de Agua recursos MODERADO
actividades de de agua
naturales
limpieza
DESCRIPCIÓN DEL
PROCESO ACTIVIDAD ÁREAS ASPECTO SIGNIFICANCIA
AMBIENTAL
Uso recurso
Extracción del agua deDisminución de
hídrico en fuente Programa de ahorro y uso eficiente
pozo a 285 mts derecurso hídrico. MODERADO
natural (agua de agua
profundidad
subterranea).
Se requiere energía
Uso de energíaeléctrica para elCalentamiento Programa de ahorro y uso eficiente
MODERADO
para bombeo. funcionamiento de lasglobal de agua
Extracción de
maquinas
agua Pozo Profundo -
MTTO Agotamiento de
subterranea. Campamento Plan de gestión integral de residuos
PTAP los recursos BAJO
sólidos
naturales
Uso de aceite para Las bombas funcionan
Derrame de
funcionamiento de con lubricacion con
aceite que podria Plan de gestión integral de residuos
maquinas agua
ocasionar BAJO sólidos, EPPs y Kit para control de
contaminacion derrame
suelo y agua
Se realiza lavado 2
veces a la semana de
Lavado de loslos filtros para laDisminución del Programa de ahorro y uso eficiente
MODERADO
filtros potabilización del aguarecurso hídrico de agua
para consumo de los
usuarios del parque.
Disminución de
recursos
Cambio de losCambiar los materiales Programa de ahorro y uso eficiente
naturales MODERADO
filtros de los filtros de agua
minerales
PTAP - Cuando se realiza

MTTO Filtración. PTAP Generación de
Campamento cambio de filtros el
residuos por Incremento en la
material retirado se Plan de gestión integral de residuos
disposición final generación de MODERADO
dispone teniendo en sólidos
del material de los residuos.
cuenta sus
filtros
componentes
Consumo de agua
proveniente del tanque
de agua cruda la cualAgotamiento de Programa de ahorro y uso eficiente
Consumo de agua MODERADO
pasa a ser filtrada pararecurso hídrico de agua
producción de agua
potable
DESCRIPCIÓN DEL
PROCESO ACTIVIDAD ÁREAS ASPECTO SIGNIFICANCIA
AMBIENTAL
Manga veleta, EPPs y Kit para control

Agotamiento de
BAJO de fuga de cloro gaseoso.
recursos
Procedimiento
Uso de insumos Dosis de Cloro antes

químicos de la filtración
Cuarto de
MTTO Cloración PTAP Cloración - Contaminación de Manga veleta, EPPs y Kit para control
Campamento aire por escape MODERADO de fuga de cloro gaseoso.
de cloro Procedimiento.
Requerida para los

Consumo de Calentamiento Programa de ahorro y uso eficiente
equipos de medición y MODERADO
energía global de energía
dosificación de Cloro
La energía es
Operación de suministrada de
motores, Consumo de Calentamiento Programa de ahorro y uso eficiente
manera automatica MODERADO
motobombas y energía global de energía
Cuarto de desde una subestación
bombas de de bombeo.
Bombas Presión
MTTO presión
Constante -
constante para
Campamento Posible derrame en la
generación de Contaminación
Derrame dedosificación de aceite Kit de derrame, Plan de gestión
agua potable del suelo y de los BAJO
aceites para lubricación del integral de residuos sólidos
PTAP cuerpos agua
sistema
Se utiliza agua para

Agotamiento del Programa de ahorro y uso eficiente
Consumo de agua mantenimiento de MODERADO
recurso hídrico de agua
tanques
Mantenimiento
PTAP -
MTTO de Tanques de
Campamento
la PTAP
Se retiran residuos y
Extracción desedimentos que hanGeneración de Plan de gestión integral de residuos
MODERADO
residuos sólidos precipitado en elresiduos sólidos
sistema de acueducto
DESCRIPCIÓN
AMBIENTAL
Extracción de
residuos sólidos
resultantes del
Extracción de Generación de Plan de gestión integral de residuos
mantenimiento MODERADO
residuos sólidos residuos / lodos sólidos
de cajas,
sumideros,
Mantenimiento
recamaras.
de cajas,
sumideros y Vías parque industrial
MTTO recamaras, (Sumideros Ubicados
RED Cada 50 metros)
ALCANTARILLA
DO
Al realizar el Plan de emergencias ambientales,
Generación demantenimiento seDerrame de las Plan de gestión integral de residuos
BAJO
aguas residuales generan aguasaguas residuales sólidos, EPPs y Kit para control de
residuales derrame
Es la energía
requerida para el
funcionamiento
Bombeo de
Foso PTAR (ver de las
agua al lago de Consumo de Calentamiento Programa de ahorro y uso eficiente
MTTO procedimientos para motobombas que MODERADO
aguas energia global de energía
confirmar si es STAR) transportan el
residuales PTAR
agua residual al
lago de
tratamiento
Se retiran sólidos
Pretratamiento Separación de Generación de Plan de gestión integral de residuos
MTTO Rejillas Foso PTAR transportados por MODERADO
PTAR sólidos residuos sólidos
el agua residual
DESCRIPCIÓN
AMBIENTAL
Se requiere energía
Operación de Caseta Aguas para el
Suministro de Calentamiento Programa de ahorro y uso eficiente
MTTO las maquinas Residuales Tratadas - funcionamiento de MODERADO
energía global de energía
PTAR Laguna PTAR las motobombas y
los aireadores.
La CZFP haAlteración de la Plan de emergencias ambientales,

Vertimiento de
diligenciado elcomposición del Plan gestión del riesgo manejo de
aguas residuales MODERADO
permiso deagua del Río vertimiento, EPPs y Kit para control
Bombeo de tratadas
vertimiento. Guachal de derrame
aguas
Caseta Aguas
MTTO residuales
Residuales Tratadas
tratadas al río
Guachal PTAR Posibles
Vertimiento
vertimientos de AR Plan de emergencias ambientales,
accidental de AR
sin cumplir con losContaminación Plan gestión del riesgo manejo de
con valores fuera MODERADO
parametros del Río Guachal vertimiento, EPPs y Kit para control
de los límites
Establecidos por la de derrame
permitidos
norma vigente.
Se deben extraer
los lodos
Generación de
Extracción de Generación desedimentados en la Plan de gestión integral de residuos
MTTO Laguna PTAR lodos - Residuos MODERADO
lodos PTAR lodos laguna y deben ser sólidos
dispuestos en un
lugar especial
Descargas deDescarga de aguasGeneracion de Plan de emergencias ambientales,

Vertimiento de Jarillón Occidental
MTTO aguas lluvias sinlluvias sin tratar alaguas sin trata al MODERADO Plan anual de eventos ambientales,
aguas lluvias Externo - Curva 2
tratamiento rio guachal rio Guachal EPPs y Kit para control de derrame
Cerramiento Energía utilizada

Consumo de
Bombeo de perimetral zona norte para elCalentamiento Programa de ahorro y uso eficiente
MTTO energía en las MODERADO
aguas lluvias - detrás de la bodega funcionamiento deglobal de energía
motobombas
4 manzana E las motobombas
DESCRIPCIÓN
ASPECTO IMPACTO SIGNIFICANCI CONTROL OPERACIONAL/
PROCESO ACTIVIDAD ÁREAS DEL ASPECTO
AMBIENTAL AMBIENTAL A OBSERVACIONES
AMBIENTAL
Red MT
Es el servicio de
Subestaciones Calentamiento global
Prestación de Transporte de fluido energía suministrado Programa de ahorro y uso eficiente de
MTTO Cajas de maniobra y agotamiento del MODERADO
servicio de energía eléctrico a los usuarios y a la energía
Red subterranea MT recurso hídrico
Copropiedad
Usuarios
Cambio de aceites
aislantes de
transformadores
Cambio de aceites Plan de emergencias ambientales, Plan de
Uso y manipulacion delibre de PCBs,Contaminacion de
MTTO aislantes de Subestación eléctrica No.1 BAJO gestión integral de residuos sólidos, EPPs y
PCBs sustancia suelo y agua.
transformadores Kit para control de derrame
considerada
peligrosa para el
medio ambiente.
Operación de las
maquinas y
herramientas
(Minicargador, Energía utilizada

Motobombas de para el
Calentamiento global
2pulgadas, funcionamiento de
Consumo de energía.
motobomba de 4 las maquinas.
Zonas comunes parque Contaminación de Programa de ahorro y uso eficiente de
MTTO pulgadas, MODERADO
indutrial. Uso de combustibles. aire por emisión de energía
sopladoras, Contaminación de
gases. (combustible
motosierra, aire por emisión de
Diesel)
guadañas, corta gases. (combustible
setos, corta Diesel)
cesped,
fumigadora,
termonebulizador)
.
DESCRIPCIÓN
AMBIENTAL
Agotamiento de
recursos Plan de gestión integral de residuos
Papel utilizado MODERADO
naturales sólidos
Registro e periodicamente
Consumo de
MTTO informes del Almacén para hacer
papel
proceso seguimiento al
proceso Generación de Plan de gestión integral de residuos
MODERADO
residuos sólidos
Mantenimiento
El uso de
de aire
Terraza Oficinas Uso desustancias Calentamiento Plan de gestión integral de residuos
MTTO acondicionado MODERADO
Administrativas refrigerantes. agotadoras deglobal sólidos
y uso de
capa de ozono.
refrigerantes
Cuarto de La posibilidad
combustible que en la
campamento, Tanque transferencia al
Contaminación Plan de gestión integral de residuos
de combustible de la Derrame al suelo. ser usados se BAJO
del suelo sólidos
planta de emergencia derrame y haya
de la subestación contacto con el
Acopio de eléctrica No.1 y No.2. suelo
combustible
MTTO
para
motobombas
Tanque de La posibilidad
motobomba axial que en laContaminación
Plan de emergencias ambientales,
canal tumaco - transferencia alde cuerpo de
Combinación con Plan de gestión integral de residuos
Tanque de ser usados seagua Alteración BAJO
aguas lluvias sólidos, EPPs y Kit para control de
motobomba axial derrame y hayade la calidad del
derrame
laguna de aguas contacto con elrío Guachal
lluvias. agua
DESCRIPCIÓN
ASPECTO IMPACTO SIGNIFICANCI CONTROL OPERACIONAL/
PROCESO ACTIVIDAD ÁREAS DEL ASPECTO
AMBIENTAL AMBIENTAL A OBSERVACIONES
AMBIENTAL
Los productos
Cuarto de insumos Derrame dequimicos se puede
Acopio de
agricolas - almacen - productos químicosocasionar derrameContaminación de Plan de gestión integral de residuos
MTTO productos BAJO
Cuarto de combustible - almacenados para lapor errores en susuelo y agua. sólidos
químicos
Centro de acopio respel operación. almacenamiento y/o
manipulación.
Los resiudos
peligrosos pueden
Contaminacion de
Derrame de residuosocasionar derrame Plan de gestión integral de residuos
suelo y cuerpos de BAJO
peligrosos por errores en su sólidos
agua.
almacenamiento y/o
Acopio de manipulación.
MTTO residuos Centro de Acopio Respel
peligrosos
Fallas en la
Almacenamiento demanipulación yContaminación de Plan de gestión integral de residuos
BAJO
RESPEL almacenamiento desuelo y agua. sólidos
los RESPEL
Los residuos de
Corte con corte de prado no
Zona comunes parque
Guadaña en los son separados; sonGeneración de Plan de gestión integral de residuos
MTTO insustrial y jarillones Corte de prado BAJO
lotes y las zonas dispuestos para serresiduos sólidos
perimetrales.
verdes llevados al relleno
sanitario
Generación de Plan de gestión integral de residuos

BAJO
residuos sólidos
Adecuacion de
Mantenimiento de Zonas comunes parque Corte y riego de
MTTO jardines de zonas
jardines insutrial. jardines
comunes
Consumo de
Plan de gestión integral de residuos
recurso hídrico BAJO
sólidos
potabilizado
ASPECTO DESCRIPCIÓN DEL IMPACTO CONTROL OPERACIONAL/
PROCESO ACTIVIDAD ÁREAS SIGNIFICANCIA
AMBIENTAL ASPECTO AMBIENTAL AMBIENTAL OBSERVACIONES
Riego de jardines,
Los jardines son regados
enlucimiento de Zonas comunes Uso de agua Disminución del
MTTO con agua potable por MODERADO Programa de ahorro y uso eficiente de agua
riego de jardines y parque insutrial. potable recurso hídrico
medio de mangueras
arboles
Alteración de la
Programa de biodiversidad
características del BAJO
Programa de ahorro y uso eficiente de agua
suelo
Zonas comunes Uso deControl de plagas al
MTTO Fumigación
parque insutrial. plaguicidas interior del parque
Alteración de la
Programa de biodiversidad
composición del BAJO
Programa de ahorro y uso eficiente de agua
agua subterranea
La poda de árboles se
realiza para mantener las
Zonas comunes condiciones de paisajismo Generación de
MTTO Poda de árboles Poda de árboles BAJO Programa de biodiversidad
parque insutrial. establecidas para la ZFP y residuos
lo correspondiente a
seguridad
La construccion del jarillon

Construccion de perimetral controla elInundacion y
Jarillón perimetral Control de Programa de biodiversidad. Mantenimiento de
MTTO dique de riesgo de inundacion deperdida de BAJO
parque industrial. inundaciones jarillones, Plan de emergencias ambientales.
contención los rios y canalesBiodiversidad
circundantes a la ZFP
Contaminación de
suelo y agua.
Se puede ocacionar
Funcionamiento Plantas de
Derrame dederrame de combustibleContaminación de
MTTO plantas de Emergencia y UPS BAJO Plan de gestión integral de residuos sólidos
combustilble procedente de operaciónaire por emisión de
emergencia Subestaciones 1 y 2
plantas de emergencia gases.
(combustible
Diesel)
¡MUCHAS GRACIAS!

Manual Del Sistema de Gestión Integral - 23-09-2023

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MANUAL

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

COPROPIEDAD ZONA FRANCA DEL PACÍFICO – P.H.

ADMINISTRACIÓN DE PROPIEDAD HORIZONTAL

ELABORADO POR REVISADO Y APROBADO

Luz Alejandra Jairo Nel

Estas certificaciones fueron posibles gracias al compromiso de la Gerencia y todo el personal de la

JAIRO NEL HERNÁNDEZ VELASCO

La implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en la Copropiedad Zona Franca

• Las directrices establecidas en la norma NTC – ISO 9001:2015 y NTC – ISO

Aprobación y Revisión del Manual

El Manual del Sistema de Gestión Integral para los procesos de Administración de

Distribución del Manual

Una vez aprobado el Manual del Sistema de Gestión Integral, la Coordinadora de SG y

En caso de actualización del Manual del Sistema de Gestión Integral, la Coordinadora

• ZONA COMÚN: Sitio o lugar en general para la utilización de la comunidad dentro de la

Mantenemos una relación de compromiso mutuo con copropietarios, usuarios y

Gestionamos recursos adicionales de modo que podamos contribuir al sostenimiento de

Estamos comprometidos con el medio ambiente, la seguridad y salud de nuestros

Actuamos respetando las normas vigentes

TRABAJO EN EQUIPO COMPROMISO

Desarrollamos nuestras actividades en pro Actuamos con un alto sentido de

Nos relacionamos y comunicamos de una manera

Contamos con personal competente, comprometido con la calidad en el servicio,

Como parte de nuestro sistema de gestión en SST también nos comprometemos a:

2. Garantizar la satisfacción del cliente.

3. Promover la competencia del talento humano y desarrollar la conciencia

4. Fortalecer los sistemas de gestión

2. Garantizar la optimización de los recursos necesarios para la operación ejecutando eficientemente el

2. Promover la competencia del talento humano y desarrollar la conciencia ambiental en

4. Realizar una adecuada disposición de los residuos.

5. Preservar la biodiversidad del entorno.

6. Promover el desarrollo de la conciencia ambiental en nuestros Usuarios,

1. Garantizar el desarrollo e implementación del SG-SST.

3. Fomentar la cultura del autocuidado en los trabajadores en SST.

2. Planear, organizar e implementar actividades de inspección para controlar los factores de

3. Establecer actividades de prevención de accidentes y enfermedades de origen laboral y

5. Planear, organizar e implementar un plan de capacitación, que sirvan para la formación

6. Fomentar la participación y consulta de SST en nuestros trabajadores.

2 Búsqueda de recursos para financiarnos en proyectos de actualización de tecnología.

3 Fortalecer relación con los Usuarios y Copropietarios.

4 Generar servicios para los Copropietarios y/o Usuarios y área de bienestar.

3 Certificaciones ISO 9001:2015 - ISO 14001:2015.

4 Competente equipo de trabajo para garantizar la prestación de los servicios.

5 Jarillones perimetrales de protección contra inundaciones.

6 Brindar servicios de mantenimiento en zonas privadas de manera oportuna y a costos

Los procesos de la realización del servicio en la Copropiedad Zona Franca

• Procesos Estratégicos: Direccionamiento Estratégico; tiene la función de dirigir, organizar,

• Procesos Misionales: Cartera, Servicios Administrativos y Operación y Mantenimiento

• Procesos de Apoyo: Compras, Financiero, Sistemas de Gestión, Gestión Humana; facilitan

SEGUNDO NIVEL – MAPA DE PROCESOS

• Comprende el Mapa de Procesos, cómo se relacionan todos los procesos de la organización.

TERCER NIVEL – CARACTERIZACIONES

• Comprende las caracterizaciones de todos los procesos del SGI.

CUARTO NIVEL – PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS

• Comprende los documentos específicos para la realización del servicio.

QUINTO NIVEL – FORMATOS Y REGISTROS

• FORMATOS: Documentos utilizados para registrar información sobre actividades realizadas.

2 Realizar listas de chequeo, preparación de auditoria.

3 Ejecutar actividades relacionadas con las auditorias.

4 Realizar planeación y programación de las auditorias. Declarar Hallazgos de No

Participar en el diseño de actividades, planes, programas y proyectos