Analisis del

Proceso de
abastecimiento

Seccion: LOA1024

Carrera: Tecnico en Gestion Logistica.

Sede: Maipu

Contenido

1
Introduccion......................................................................................................................................3
EDAM LTDA.......................................................................................................................................4
Vision..............................................................................................................................................5
Misión............................................................................................................................................5
DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO ..........................................................................................7
PROCESOS DE COMPRA..................................................................................................................9
Cotización.....................................................................................................................................10
SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ..........................................................................11
SISTEMA..........................................................................................................................................12
KPI...................................................................................................................................................13
DOCUMENTOS.................................................................................................................................15
Guía de Despacho........................................................................................................................16
LAYOUT MANTENIMIENTO Y BODEGA...........................................................................................18
CONCLUSIÓN...................................................................................................................................20

2
Introduccion.
El presente informe describe los procesos de abastecimientos de la empresa
Edam Ltda., Como logra posicionarse en el rubro de proceso de mantenimiento de
agua servida orientando sus procesos en base a la misión y visión.

Este informe ha sido dividido en 8 (ocho) partes más información anexa.

La primera parte se podrá observar el departamento de abastecimiento, detallando

organigrama departamental y cada una de sus funciones.

La segunda parte se dará a conocer el proceso de compra de abastecimiento, se

dará conocer de manera lineal el proceso desde el inicio hasta el final.

La tercera parte se hablará de la cotización acorde a la necesidad de la empresa.

La cuarta parte se describirá como se realiza la evaluación de proveedores con

relación a la visión y misión de la empresa.

En el quinto punto se hablará del software utilizado para los procesos.

En la sexta parte mostraremos el sistema que mide los procesos para una mejor
optimización interna.

En la Séptima parte se nombrará y se detallará los documentos relacionados al

departamento de abastecimiento dando un enfoque a guía de despacho.

Y por último se dará a conocer el Layout detallando sus áreas de almacenamiento

según la clasificación de sus productos (Productos A, Productos B, Productos C).

3
EDAM LTDA.
EDAM LTDA centra sus actividades en la Gestión (construcción, operación,
mantención y servicios relacionados) de Plantas de Tratamiento de Aguas
Servidas, principalmente en la Ptas. Mapocho-Trebal, buscando la satisfacción
tanto de sus clientes y partes interesadas, como también de la comunidad y sus
colaboradores. La Ptas. Mapocho-Trebal cuenta con la certificación y un sistema
de gestión integrado bajo las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 55001 y OSHAS
18001 que permiten sostener el proceso de mejora continua, además de velar por
la salud y seguridad de los distintos colaboradores, garantizar el uso eficiente de
los recursos y minimizar los riesgo e impactos ambientales.

Definición de normas iso en las cuales está certificada la empresa.

ISO 9001 es una norma internacional que toma en cuenta las actividades de una
organización, sin distinción de sector de actividad. Esta norma se concentra en la
satisfacción del cliente y en la capacidad de proveer productos y servicios que
cumplan con las exigencias internas y externas de la organización. Hoy por hoy, la
norma ISO 9001 es la norma de mayor renombre y la más utilizada alrededor del
mundo (Más de un millón de organizaciones en el mundo están certificadas ISO
9001.

ISO 14001 es la encargada de recoger la importancia creciente de la gestión

ambiental durante los procesos de negocio en las empresas. La norma ISO 14001
considera que el liderazgo es una pieza fundamental para que el Sistema de
Gestión Ambiental funcione correctamente.

OHSAS 18001 es una norma británica reconocida internacionalmente que

establece los requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo en aquellas organizaciones que voluntariamente
lo deseen.

Este Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional está orientado a la

identificación y control de riesgos y a la adopción de las medidas necesarias para
prevenir la aparición de accidentes.

La Norma OHSAS-18001 es certificable y está destinada a organizaciones

comprometidas con la seguridad y salud laboral y con la prevención de riesgos
laborales siendo una herramienta fundamental y de reconocido prestigio ante las
instituciones.

4
ISO 55001 define los requisitos para un sistema de gestión para la gestión de
activos.

El sistema de gestión de la Norma ISO 55001 provee un marco para establecer

políticas de gestión de activos, objetivos y procesos, y permite que una
organización alcance sus metas estratégicas. La Norma ISO 55001 utiliza un
proceso estructurado, eficaz y eficiente que conduce a la mejora continua y a la
creación de valor en ejecución al gestionar costos, desempeño y riesgos.

Vision.
Nuestra visión es posicionarnos como empresa referente a nivel internacional en
la gestión, operación y mantención de plantas de tratamiento de aguas servidas,
aplicando la metodología de investigación, innovación, desarrollo sostenible y
estableciendo canales de diálogo permanente con el entorno.

Misión.
Disminuir el tiempo de respuesta para satisfacer las necesidades de los clientes,
además de fomentar y mantener buenas relaciones con la comunidad. Todo esto
otorgando las condiciones y herramientas para la protección y preservación del
medio ambiente, mejoras en el desempeño energético y de los activos,
estableciendo como principio la seguridad y salud de las personas trabajadores,
clientes, proveedores, contratistas y colaboradores.

Todo ello con los siguientes principios de gestión:

• Afianzar la calidad de nuestro servicio teniendo en cuenta los compromisos

adquiridos con nuestro cliente, así como profundizar en las necesidades y
expectativas del cliente y considerarlas al establecer las estrategias, planes y
objetivos.

• Promover la participación de nuestros trabajadores, contratistas y colaboradores

en materia de prevención de los riesgos asociados a su actividad. Es fundamental
que cada uno de los trabajadores entienda y asuma con responsabilidad su propia
función en la incorporación y mantenimiento de los comportamientos seguros en
su actividad profesional diaria.

• Reducir los índices de siniestralidad y enfermedades profesionales de nuestro

personal, contratistas y colaboradores estableciendo tolerancia cero en la
exposición a riesgos.

• Asegurar el respeto al medio ambiente mediante la revisión constante de

aspectos ambientales de nuestra actividad.

5
• Dar prioridad en nuestro desarrollo al uso eficiente y sostenible de los recursos
naturales y energéticos para contribuir a la reducción del impacto al medio
ambiente con nuestra actividad.

• Promover un entorno de respeto e igualdad en nuestros centros de trabajo, así

como el desarrollo profesional de nuestros trabajadores.

• Motivar la participación de nuestros trabajadores en optimización de los procesos

implicados en nuestra actividad.

• Gestionar los activos con una visión integrada de su ciclo de vida considerando
maximizar los beneficios, controlar el riesgo y mejorar su desempeño, con el
propósito de lograr los objetivos de la organización de manera sostenible.

• Identificar y evaluar los riesgos industriales cubriendo aspectos organizativos,

humanos y técnicos con el objetivo de gestionarlos de formas sistemáticas
mediante medidas de control y organizativas.

• El sistema de gestión integrada ha de garantizar el cumplimiento de la

legislación, reglamentos, normas y mejores prácticas vigentes en el momento de
la actividad.

6
DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO.
El abastecimiento o aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se
provee a nuestra empresa de todo el material o servicio necesario para su
funcionamiento. Es por esto la importancia de este departamento.

GERENTE DE
ABASTECIMIENTO

JEFE DE COMPRAS JEFE DE BODEGA

ENCARGADO DE
COMPRADOR JR
BODEGA

ASISTENTE DE ASISTENTE DE
COMPRAS BODEGA

Gerente de Abastecimiento: Es el encargado del proceso logístico, mediante el

cual se realiza el proceso para proveer a una empresa, de todo el material
necesario para su funcionamiento, es el encargado de distribuir las funciones de
los trabajadores a su cargo.

Jefe de Compras: es el encargado de establecer la política de compra en la

empresa en base a un presupuesto determinado. Además de delegar las
funciones a los trabajadores del departamento de compras.

7
Comprador Jr.: es el responsable de comprar y planificar la mercadería. Sus
principales funciones son la búsqueda internacional, el trato y el seguimiento de
proveedores y la negociación con los mismos para conseguir mejores condiciones
de coste, plazo, calidad y servicio

Asistente de Compras: es el encargado de Organizar, coordinar y controlar la

adquisición y entrega de mercancías, documentos y demás elementos necesarios
para el desarrollo normal de la empresa.

Jefe de bodega: El jefe de bodega debe tener control total de todas las
actividades relacionadas con la misma, así como responsabilizarse del control de
la calidad de los productos que se encuentran en la bodega; debe estar pendiente
del trabajo del personal que se encuentra a su cargo; saber en cualquier momento
las existencias en bodega de todos y cada uno de los artículos/productos a su
cargo y en que sitio exacto dentro de la bodega se encuentra. debe velar de que el
local cumpla y reúna las condiciones óptimas de almacenamiento; debe llevar un
control preciso de las entradas y salidas de los productos, de quien los recibe
(proveedores) y a quien se los entrega (clientes) o área dentro la misma empresa

Encargado de Bodega: es el encargado de hacer valer las funciones de los

asistentes de bodega manteniendo un control y orden de esta misma de la
bodega, además de dar reportes del área a el jefe de bodega

Asistente de Bodega: es el encargado de realizar procesos operativos en la

recepción, almacenamiento, distribución de materiales y descarga en bodega, de
acuerdo con las normativas de seguridad establecidas.

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PROCESOS DE COMPRA.
Proceso de compra directa: Analizar precios, analizar las necesidades que han
de cubrirse, especificar las características a los proveedores de lo que
necesitamos, seleccionar los proveedores, evaluación de los proveedores,
establecer forma de pago, negociar los precios, generación de la compra y
realización de contrato de suministro.

Proceso de compra por vía licitación: Solicitud de refrendación presupuestaria,

solicitud de requerimiento de compra, revisión de requerimiento de compra,
llamado a la licitación, evaluación de las ofertas, recepción del acata de
adjudicación, adjudicación de licitación en el portal y emisión de orden de compra.

Proceso de compra por vía remate inverso: Una subasta inversa es un tipo de
subasta en la que se invierten los papeles de comprador y vendedor, es una
subasta ordinaria donde los compradores compiten para obtener un bien o servicio
ofreciendo precios cada vez más alto.

Proceso de compra por vía de cotizaciones: Solicitud de cotización a los

proveedores de los productos que queremos solicitar, propuesta de compra, orden
de compra.

Gracias al proceso de compra por cotización la empresa puede ver el proveedor

que tiene mejor tiempo de respuesta y mejor precio. Con esto se acortan los
procesos de espera de materiales en a los menos 10 días y de igual forma se ve
reflejado un 5% de ahorro por artículo cotizado y cerca de un 20% de ahorro
mensual, esto la lleva a elegir este proceso por sobre los otros.

9
Cotización.

1. Necesidad: Surge por una carencia de un material en uno de los

departamentos de mantenimiento, el cual afecta el funcionamiento de esta
misma.
2. Planificación: Estos son los encargados de revisar el maestro de materiales
para evitar la duplicidad del código en el sistema.
3. Bodega: En caso de no encontrarse el material solicitado en el sistema, se
comienza con la creación del código en base a la información entregada del
departamento de planificación.
4. Solicitud de pedido: El encargado de bodega genera un documento a través
del sistema solicitando al departamento de compras la adquisición del
producto.
5. cotización: Una vez obtenida la solicitud de pedido se empieza el proceso
de cotización con los diferentes proveedores del material solicitado. Donde
se determina cantidad, precio y forma de pago.
6. Orden de compra: Documento legal que oficializa los términos acordados
en la cotización.
7. Recepción: El proveedor debe traer Guía de Despacho o Factura,
adjuntando orden de compra. Este proceso conlleva a una revisión del
material, calidad y cantidad. Una vez superado este proceso se da el visto
bueno para almacenar, entregar y facturar.

Solicitud de Orden de
Necesidad Planificación Bodega cotización Recepción
pedido compra

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La evaluación y Selección de proveedores se enfoca en la visión y misión de la
empresa, estableciendo los criterios y ponderaciones a cada punto escogido con
esto se logra obtener al proveedor indicado para satisfacer la necesidad de la
empresa.

SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES.
Ejemplo de una evaluación de proveedor usando como referencia la misión y
visión de la empresa.

ITEM %
Lead Time 50
Calidad 30
Innovación 10
Tecnología 10

ITEM ENDRESS HAUSER WIKA ANDRITZ

Lead Time 8 8 7
Calidad 9 8 6
Innovación 7 5 9
Tecnología 7 8 6
Total 31 29 28
Promedio 7,75 7,25 7

Acorde a la necesidad de la misión y visión de la empresa, la que más se adecua

a nuestros requerimientos es el proveedor ENDRESS HAUSER por sobre los
otros dos proveedores evaluados.

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SISTEMA.
SAP

La empresa escogió el sistema SAP por que trabaja con módulos independientes
y esto genera un mayor control en los procesos optimizando la producción e
interactuando sincronizadamente en todos los módulos, generando una
trazabilidad desde un inicio a un final de cualquier proceso logístico.

A la vez nos proporciona seguridad ya que no se pueden saltar procesos, este te

obliga a ir pasa a paso para lograr tener un mayor control en todas las áreas
involucradas.

Sus principales funciones son:

 MIGO: Transacción que utilizamos principalmente para realizar ingreso y

salida de materiales, de igual forma se puede utilizar para anular salidas,
ingresos y realizar traspasos de centro a centro de almacén a almacén y de
código a código.
 MBST: Anular documentos de material, sirve para anular salidas de
mercadería por reserva, orden de trabajo o ingreso de mercadería.
 MB90: Transacción utilizada para imprimir vales de salida.
 MD04: Se utiliza para revisar stock de materiales, si ahí solped u órdenes
de compra emitidas por código, si el material está cargado a reservas u
órdenes de trabajo. Nos sirve para ver planificación del material. (PD – V1 –
ND – PUNTO DE PEDIDO – STOCK DE SEGURIDAD)
 MB51: Se utiliza para visualizar los movimientos de cada código, puede ser
1 código o más de uno. (entradas – salidas – ajustes de inventario –
traspasos – etc.)
 MB52: Utilizada para revisar stock en almacén por materiales. (solo stock
del día)
 MMBE: La utilizamos para revisar la distribución (almacén) y ubicación (solo
si ahí stock) de cada código. Nos dice si hay material reservado o si ahí
stock en curso.
 MM01: Se utiliza para la creación de códigos de materiales y servicios.
 MM02: Se utiliza para modificar algún código ya creado.
 MM03: Se utiliza para poder visualizar la planificación de un código en
cualquier centro.
 ME5A: Se utiliza para visualizar solped emitidas por MRP masivo o por
código individual.

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  MD01: Sirve para correr MRP masivo (por grupo de artículo, V1 o PD

KPI.
Kpi: Medir los procesos operativos y las distintas variables que inciden en la
gestión logística de la empresa es muy importante para el funcionamiento de una
Pyme, dado que impactan directamente en la actitud y comportamiento de sus
miembros, situándolos en un punto de evaluación respecto a los objetivos
planteados y alcanzados.

Este Kpi está basado en los siguientes indicadores: entregas a tiempo, entregas
completas, facturas sin errores y producto sin defecto. Con este porcentaje
sabemos el nivel de perfección que estamos logrando con nuestros productos al
ser recibidos.

En cada uno de estos puntos se explica en porcentajes el nivel de entrega que

nuestros proveedores tienen con nosotros y nos da una imagen de todas las
falencias que podemos mejorar.

fecha de entrega igual a la comprometida

ENTREGAS
ENTREGAS A
NO. EN EL INDICE PORCENTAJE
TIEMPO
PERIODO
1 70 69 0.98 98%
2 68 66 0.97 97%
3 73 73 1 100%
4 69 67 0.97 97%

cantidad de piezas completas

ENTREGAS
ENTREGAS
NO. EN EL INDICE PORCENTAJE
COMPLETAS
PERIODO
1 70 69 0.98 0,98
2 68 66 0.97 0,97
3 73 73 1 1
4 69 67 0.97 0,97

documentación completa
ENTREGAS
FACTURAS SIN
NO. EN EL INDICE PORCENTAJE
ERRORES
PERIODO
1 70 69 0.98 98%

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 2 68 66 0.97 97%
3 73 73 1 100%
4 69 67 0.97 97%

calidad tal como fue solicitada

ENTREGAS ENTREGAS
NO. EN EL SIN INDICE PORCENTAJE
PERIODO DEFECTOS
1 70 69 0.98 98%
2 68 66 0.97 97%
3 73 73 1 100%
4 69 67 0.97 97%

TOTAL
FACTURAS
ENTREGAS A ENTREGAS PRODUCTO
NO. SIN
TIEMPO COMPLETAS SIN DEFECTO
ERRORES
1 98% 0,98 98% 98%
2 97% 0,97 97% 97%
3 100% 1 100% 100%
4 97% 0,97 97% 97%

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DOCUMENTOS.
Cotización: Aquel documento o información que el departamento de compras usa en
una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable.
Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo
en relación con un fin, pagar una cuota).

Orden de Compra: La orden de compra es un documento que emite el comprador para

pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago,
entre otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar
el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o
servicios encargados.

Cheques: Documento que extiende y entrega una persona a otra para que esta pueda
retirar una cantidad de dinero de los fondos que aquella tiene en el banco.

Facturas: Es un documento que refleja toda la información de una operación de

compraventa porque muestra o detalla el producto comprado o vendido.

Transferencias Bancarias: es la operación donde una persona o entidad ordena

a su banco a realizar una transferencia de dinero entre sus propias cuentas o
bancos como también a un tercer monto específicos de dineros.

Guías de Despacho: son documentos tributarios que se utilizan durante el

traslado de mercaderías, y respalda la entrega efectiva de los productos.

Vale vista: es un documento representativo de dinero en efectivo que es

entregado por parte de una persona llamada tomador, con cargo a una cuenta
corriente o deposito a la vista.

Notas de Crédito: Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no

estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o
parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante
llamado nota crédito.

Notas de Débito: Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la

cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la
liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el
pago de sus obligaciones

Guías de Despacho: son documentos tributarios que se utilizan durante el

traslado de mercaderías, y respalda la entrega efectiva de los productos.

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Edam ocupa de preferencia este documento porque es mucho más flexible que la
factura, ya que existen dos formas de entregar guías de despacho.

La guía de despacho “solo traslado” es un documento que no es facturable. Solo

se ocupa para el traslado de mercaderías.

La guía de despacho “pendiente de facturar” es la guía oficial en la que la

información que esta contiene es la misma que posteriormente después se
factura., este documento tiene como obligación facturarse a más tardar el décimo
día del mes sig. Al de la emisión, de lo contrario se incurre en una falta sancionada
por el servicio de impuestos internos.

Guía de Despacho.

Detalle de una guía de despacho, imagen adjunta en la (pág. 17)

1. Datos del Emisor: Razón social, Giro, Dirección, R.U.T, Teléfono, etc.
2. Fecha: Fecha de emisión del documento.
3. Datos del Receptor: Razón social, Giro, Dirección, R.U.T. (datos
entregados por el comprador anteriormente)
4. Detalle de la Transacción: cantidades, códigos de producto, nombre del
producto, valores unitarios y totales.
5. Datos del Receptor: Información del recepcionista de la guía y mercadería.

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 2

1
3

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LAYOUT MANTENIMIENTO Y BODEGA.
El departamento de Abastecimiento posee una bodega de 25 m de ancho por 20
m de largo. El cual tiene 5.802 códigos, de los cuales 3.275 se almacenan en
Bodega para controlar la salida de estos productos, la distribución de la bodega es
en 18 Rack, de los que 10 rack posee 56 cubículos para guardar mercadería que
se almacena en cajas codificadas para poder identificar los materiales y 8 rack de
6 cubículos para almacenar materiales de mayor envergadura identificados con
una etiqueta para saber su código e identificación. Los materiales se almacenan
según su frecuencia de entrega. Fuera de la bodega principal se posen 2 bodegas
de aceites una bodega de aceite en tránsito (bodega común) y la otra bodega de
sustancias peligrosas (aceites cerrados y otros).

Nuestras bodegas no poseen zona de Picking ya que la entrega de materiales es

de forma directa por ventanilla a los clientes u trabajadores internos solicitantes de
mercadería.

Bodega.

Clasificación según A – B – C, para realizar esta medición se realizó un año de

salidas de mercadería.

A MAS SOLICITADO
B MEDIANANMENTE SOLICITADO
C POCO SOLICITADO
MERMAS MERMAS Y PRODUSTOS EN MAL ESTADO

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Edificio de Mantenimiento.

Bodega Sus. Pel.

Capacidad de 4200 litros de aceites envases cerrados.

Bodega Común.

Capacidad de 2200 litros de aceites en tránsito, abiertos.

19
CONCLUSIÓN.
Para concluir en este proceso hemos dado un recorrido a los procesos de
abastecimientos de la planta de tratamiento de aguas servidas Mapocho Trebal
“EDAM”, en los que hemos podido aprender de la organización de abastecimiento,
cómo funcionan los departamentos de Compra y Bodega, como se conforman y
sus principales labores.

Se nos dio la oportunidad de apreciar la manera que esta organización evalúa y

elije a sus proveedores para poder cumplir con sus procesos y nunca perdiendo
los objetivos de su visón y misión, conocimos sus procesos de compras y el más
adecuado para poder minimizar los tiempos de espera de la llegada de los
materiales (lead time) y así poder satisfacer las necesidades de sus clientes en la
operación y mantención de equipos.

Aprendimos sobre su software SAP el cual es el más completo ya que el sistema

gestiona todas las áreas del negocio compras, producción, inventario, finanza
etc... Por qué preferir este sistema ante otro y sus principales funciones.

Nuestro grupo tuvo la oportunidad de apreciar los Layout de los diferentes

espacios que utiliza la bodega (Edificio de Mantenimiento – Bodega Principal –
Bodega Sustancias Peligrosas – Bodega Común) para poder realizar una buena
recepción y entrega de mercadería. La clasificación de los documentos que se
utilizan y el más usado que es la guía de despacho por su flexibilidad.

Para finalizar se puede decir que EDAM es una empresa que está trabajando
constantemente para poder cumplir con sus metas y llegar a ser considerada una
empresa referente a nivel mundial en la operación y mantención de plantas de
tratamiento de aguas servidas.

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