Por favor colocar en orden las hojas o escribir encima de cada una de ellas su número

Pág 1-3
PROCESO DE CUMPLIMIENTO
Objetivos del capítulo:
Describir los niveles organizacionales, Explicar los datos maestro, identificar datos y pasos
claves del proceso, Discutir los roles de gestión del proceso, utilizar SAP para ejecutar los
pasos clave en el proceso de cumplimiento (fulfillment process),explicar porque se integra
con otros procesos, Utilizar SAP para extraer información significativa.
GBI utiliza un proceso sencillo para rellenar pedidos de clientes (Ver Fig.5), todo comienza
cuando GBI recibe la orden de compra, la cual valida (sales order), el almacén prepara y
envía el pedido, luego de facturarlo, este proceso finaliza cuando GBI recibe el pago del
cliente.
El proceso ha funcionado bien para GBI hasta este punto, sin embargo quiere mejorar el
proceso de cumplimiento de las órdenes de los clientes, utilizando SAP ERP, para hacerlo
más eficiente y amigable para el cliente, donde se pueda hacer un seguimiento al estado de
cada pedido a lo largo del proceso, además quiere incorporar otras actividades tales como el
desarrollo de clientes potenciales y la respuesta a consultas hechas por los clientes.

Proceso: Ventas (recibir la orden de compra del cliente y crear la orden de venta), Almacén
(prepara el pedido (escoger y empacar)), Contabilidad (crear y enviar la factura y recibir el
pago)
¿Cómo un sistema ERP apoya el proceso?
Se debe identificar los niveles organizacionales clave y los datos maestro relacionados con el
proceso, luego se examina cada paso del proceso con detalle y se explica cómo el proceso de
cumplimiento (fulfillment) es integrado con otros procesos.
Se utiliza este escenario para ilustrar los conceptos: Rocky mountain bike (RMB), un cliente
de GBI localizado en Denver,colorado. Ha ordenado 40 bicicletas y 100 camisas, este planea
vender en dos eventos de carreras de verano en colorado, las cuales se llevarán a cabo del 25
de mayo y el 20 de junio, lo cual representa altos costos de inventario y almacenamiento.
RMB quiere que GBI se las entregue directamente en el lugar de la carrera días antes de que
ésta comience, además anticipa que espera vender más en la carrera ya que esta trae muchas
personas,, por lo que le pide a GBI que le entregue 30 bicicletas el 10 de mayo y las restantes
el 10 de junio, pero le pide que las 100 camisas se las entregue en mayo ya que puede vender
en la primera carrera y lo que sobre lo vende en la segunda carrera ya que a diferencia de las
bicicletas las camisas no son tan costosas y son más fáciles de vender
DATOS ORGANIZACIONALES
Los más importantes son: cliente, código de la compañía, área de venta, planta, ubicación de
la bodega, punto de envió y área de control de crédito. (Los tres negritos son únicos del
proceso de de cumplimiento)
El área de venta está compuesto por otros tres elementos organizacionales: organización de
ventas, canales de distribución (también únicos del cumplimiento). Elementos como nombre,
cliente, código de la compañía, planta y almacenamiento son relevantes para otros procesos.
ORGANIZACIÓN DE VENTAS
Un código de compañía es dividido en varias organizaciones de ventas, las cuales distribuyen
bienes y servicios de un área geográfica particular.
Es responsable de negociar los términos y condiciones de ventas del mercado, de responder a
los clientes en caso de disputa y responsabilizarse del más alto nivel de agregación de
reportes relacionados con ventas (si los procesos son significativamente diferentes en varias
organizaciones).
Una compañía podría usar múltiples organizaciones de ventas para asegurar la cobertura de
un área y que sea manejable.
(UNA COMPAÑÍA PUEDE TENER VARIAS ORGANIZACIONES DE VENTAS Y
UNA ORGANIZACIÓN DE VENTAS PUEDE PERTENECER A UN ÚNICO
CÓDIGO DE COMPAÑÍA)…A COMPANY CAN INCLUDE MULTIPLE SALES
ORGANIZATIONS, A SALES ORGANIZATION CAN BELONG TO ONLY ONE
COMPANY CODE)
En el siguiente gráfico se ve que GBI, tiene 2 organizaciones de ventas (una para el oriente y
otra para el occidente)

páginas 4-6

Procesos de negocio en la práctica 5.1: Estructura organizativa de

Intel
Intel Corporation tiene seis organizaciones de grupos operativos independientes que
fabrican productos, cada uno de ellos operan en 4 organizaciones de ventas: Asia-
Pacifica, America, Europa y Japón. Intel ubica sus organizaciones de venta cerca de
sus clústeres de clientes más grandes. Cada una de las 24 organizaciones de
ventas tiene canales de distribución. Directos o de re-venta. Por lo tanto hay 48
combinaciones a través de las cuales Intel vende sus productos a sus clientes a
nivel mundial.

CANALES DE DISTRIBUCIÓN
Un canal de distribución DC, es el medio por el cual una empresa entrega bienes y
servicios a sus clientes. Los canales típicos son ventas al por mayor, minoristas y en
línea (ventas por Internet). Del mismo modo que una empresa puede tener múltiples
organizaciones de ventas, también puede tener múltiples DC. Cada canal tiene sus
propias estrategias, enfoques y limitaciones para llevar los bienes y servicios al
cliente. Más específicamente, cada canal tiene sus responsabilidades distintivas,
sistemas de fijación de precios, plantas a partir de las cuales se realizan los envíos y
otras características (entre otras):
1. no incluye los impuestos a las ventas al calcular el precio
2. requiere un volumen mínimo de compra y ofrece descuentos por volumen
3. puede designar una planta específica o plantas a partir de las cuales se realizan
entregas.
Además, los informes se pueden consolidar en el nivel de DC. Es decir, las
estadísticas se pueden resumir y agregar según los canales de distribución. Una
organización de ventas debe tener al menos un canal de distribución, aunque puede
tener más de uno. Además, se puede asignar un canal de distribución a múltiples
organizaciones de ventas.
Como GBI es una organización de fabricación, históricamente ha vendido sus
productos a través del canal mayorista. Sus clientes son minoristas que, a su vez,
venden los productos a los consumidores finales. Recientemente, sin embargo, GBI
ha comenzado a vender directamente a los clientes finales a través de Internet.
Aunque cualquier persona puede acceder al sitio web de GBI para comprar una
bicicleta, factores como impuestos complejos, costos de envío y aranceles de
importación dificultan que GBI opere un canal global de ventas por Internet. Por lo
tanto, GBI administra los canales de venta al por mayor y de venta por Internet a
nivel de país, como se ilustra en la Figura 5-3. Esta política garantiza que las
organizaciones de ventas que envían el producto al cliente sean el grupo que
también esté más familiarizado con las leyes fiscales de esa región.
Tenga en cuenta que, aunque las cuatro organizaciones de ventas identificadas en
la figura 5.3 están involucradas en ventas al por mayor, solo dos están involucradas
en ventas por Internet. Las ventas al oeste de EE. UU para todo Estados Unidos y
las organizaciones de ventas al norte de Alemania administran ventas por Internet
para toda Alemania. si GBI se aventurara en las ventas minoristas en una fecha
posterior, crearía un nuevo canal -almacén minorista- para administrar estas ventas
porque las estrategias para las ventas minoristas, como precios, cantidades
mínimas e impuestos, serán diferentes de las otras dos canales.

Una única combinación de organización de ventas con canal de distribución se

denomina cadena de distribución. Algunos datos maestros como el material principal
o las condiciones de precio se mantienen en el nivel de cadena de distribución.

Procesos de negocio en práctica 5.2: Canales de distribución en

Apple
Apple Inc. proporciona un buen ejemplo de una compañía que utiliza múltiples
canales de distribución. Apple vende sus productos a través de su tienda en línea
(Internet), sus tiendas Apple (minorista) y minoristas de terceros (mayoristas). Apple
usa cada uno de estos canales para resolver diferentes problemas dentro del
proceso de cumplimiento de productos.
Debido a que Apple otorga prioridad a la experiencia de compra del cliente, intenta
establecer una tienda minorista propiedad de Apple o una tienda minorista de venta
masiva en todos los mercados importantes. Esta política garantiza que la mayoría
de los consumidores en la mayoría de los países desarrollados viva a una corta
distancia de una tienda minorista que venda productos de Apple. Aunque las tiendas
minoristas ofrecen la mejor oportunidad para que los consumidores examinen los
productos antes de comprarlos, mantener una extensa red de tiendas físicas implica
muchos gastos importantes, incluidos bienes raíces, impuestos locales y personal
minorista. Por lo tanto, Apple evalúa cuidadosamente nuevas ubicaciones para sus
tiendas basadas en gran medida en la demografía local de los consumidores que
son los compradores más probables.
Cuando no es factible que Apple establezca una tienda minorista en un área con
una fuerte base de consumidores potenciales, la compañía debe asociarse con otro
minorista para revender sus productos. Aunque este acuerdo elimina muchos de los
costos minoristas identificados anteriormente para Apple, también reduce las
ganancias de Apple por unidad, porque Apple ahora debe compartir sus ingresos
por ventas con el revended. La venta minorista en línea elimina una gran parte de
los costos asociados con la operación de tiendas físicas. Además, como los canales
en línea venden directamente a los consumidores, Apple no tiene que compartir sus
ganancias con un revendedor. Sin embargo, debido a que los minoristas en línea
venden en cualquier cantidad de lugares en todo el mundo, deben lidiar con el
envío, los impuestos y los costos de importación que el canal minorista no tiene.
Además, deben invertir en la infraestructura técnica que respalda un sitio minorista
mundial en línea. Las operaciones minoristas en línea de Apple, incluidas la tienda
Apple y iTunes, se basan en SAP ERP.

DIVISION
Muchas compañías fusiona materiales y servicios de características similares dentro
de una unidad llamada división. Frecuentemente cada división es asociada con una
línea de productos de la compañía. Un producto o material puede ser designado a
una sola división. Cada división puede emplear sus propias estrategias de ventas
como acuerdos de precios con los clientes. Además es posible agregar reportes al
nivel de división. Una venta de organización debe tener al menos una división que
incluya muchas divisiones.
GBI tiene 2 divisiones, la división de bicicletas y la división de accesorios. Las
divisiones de GBI US and GBI DE son ilustrados en la figura 5.4 y figura 5.5
respectivamente.
página 7-8
ÁREA DE VENTAS
Un área de ventas es una combinación única de organización de ventas, canal de distribución
y división. En otras palabras, define qué DC utiliza una organización de ventas para vender
los productos asociados con una división en particular.
Un área de ventas se puede asignar a un solo código de empresa. Todos los documentos
asociados con el proceso de cumplimiento, como las cotizaciones y las listas de empaque,
pertenecen a un área de ventas.
La Figura 5-6 ilustra las seis áreas de ventas para GBI US, por ejemplo, una venta, área
(UE00 + WH + BI) es responsable de la venta de productos en la división de bicicletas para la
organización de ventas del este de los EE. UU. a través del canal mayorista. Este área de
Ventas se resalta en la figura. Una segunda área de ventas (UW00 + WH + AS) gestiona la
venta de productos en la división de accesorios para la organización de ventas del este US a
través del canal mayorista. Como tercer ejemplo, el área de ventas UWOO + IN + BI gestiona
la venta de productos en la división de bicicletas para la organización de ventas del oeste de
US a través del canal de Internet. La compañía alemana también tiene seis áreas de ventas.
Sin embargo, no están representados en la figura.
Procesos empresariales en la práctica 5.4: La estructura de ventas en Apple
Como comentamos en un ejemplo anterior, Apple vende sus productos a través de una
combinación de tiendas en línea, tiendas Apple y tiendas de reventa. Apple contiene
varias divisiones de hardware, que incluyen computadoras Mac, iPods, iPhones,
servidores y accesorios.
Apple también opera varias áreas de ventas para diferentes tipos de clientes, tales como
educación, gobierno, empresa y consumidor.
Cada uno de estos segmentos de clientes tiene necesidades únicas y requiere un enfoque
de ventas distintivo, a pesar de que están comprando los mismos productos. Por lo
tanto, Apple debe planificar sus estrategias de venta por producto a nivel mundial,
prestando especial atención a las características únicas de los canales (minorista, en
línea, revendedor) y al cliente (educación, gobierno, empresa y consumidor).
Esta estrategia generalmente se refleja en una matriz que permite a Apple identificar
oportunidades y administrar sus esfuerzos de ventas globales de manera efectiva.
Fuente: informes de la compañía Apple.

PLANTA

Hemos discutido plantas en capítulos anteriores en el contexto de otros procesos. En el

proceso de cumplimiento, una planta de entrega es una instalación desde la cual la
empresa ofrece productos y servicios a sus clientes. En el caso de los productos, una planta
suele ser una instalación de fabricación y / o almacenamiento. En el caso de los servicios,
simplemente puede ser una oficina. Una planta se puede asignar a más de una cadena de
distribución. Recuerde que una cadena de distribución es una combinación única de
organización de ventas y canal de distribución. Por el contrario, una cadena de distribución
puede asociarse con más de una planta. En la figura 5-7, la planta 1 entrega solo para la
cadena de distribución 1 y la planta 3 solo para la cadena de distribución 3. Por el contrario,
la planta 2 entrega para las tres distribuciones

Pag 9 - 11

PUNTO DE ENVÍO
Un punto de envío es una ubicación en una planta desde la cual se envían las entregas
salientes. Puede ser una ubicación física, como un muelle de carga, un depósito ferroviario
o una sala de correo. También puede ser un grupo designado de empleados que, por
ejemplo, manejan entregas expresas o especiales. Un punto de envío está asociado con
más plantas, y una planta puede tener más de un punto de envío. Una planta debe
tener al menos un punto de envío desde el cual procesar las entregas, aunque el punto de
envío no tiene que estar ubicado físicamente dentro de la planta.
La figura representa un campus para una empresa que incluye una fábrica y dos
instalaciones de almacenamiento, todas las cuales son plantas. La única planta que tiene un
punto de envío es la instalación de almacenamiento ubicado al frente de la oficina. Por lo
tanto, todos los materiales de la fábrica y de la instalación de almacenamiento principal
primero deben trasladarse a esta instalación y luego enviarse a sus destinos.
Por el contrario. La Figura 5-9 ilustra un escenario en el que varias plantas tienen tres
puntos de envío. La instalación de almacenamiento # 1 tiene un punto de envío y la
instalación 1 tiene dos instalaciones de almacenamiento # 2 no. Por lo tanto, usa los puntos
de envío ubicados en las otras plantas. En la instalación de almacenamiento n. ° 3, uno de
los puntos de envío maneja las entregas normales, mientras que el otro está reservado para
entregas urgentes o para entregas que requieren operaciones especiales de manejo y tiene
un único punto de envío. Todas las entregas de castómeros se envían desde una de estas
ubicaciones. Cada punto de envío es un muelle de carga, que es una instalación en la que
los camiones pueden retroceder para que puedan cargarse.
Un muelle de carga. Otras instalaciones que pueden operar como puntos de navegación
incluyen depósitos ferroviarios y astilleros o puertos. En el caso de una estación ferroviaria,
los vagones se detienen en la instalación y se cargan cuando la instalación de
almacenamiento está ubicado junto a una vía fluvial, un astillero sirve para el mismo
propósito.

resumen página 12-14

ÁREA DE CONTROL DE CRÉDITO
Un área de control de crédito es un nivel organizacional que es responsable del crédito del
cliente. Específicamente, determina la solvencia de los clientes, establece límites de crédito
y monitorea y administra la extensión real de los clientes de crédito, existen dos formas para
administrar los créditos la centralizado o la descentralizada, En un sistema centralizado, un
área de control de crédito único administra el crédito para los clientes en todos los códigos
de la compañía en la empresa.
 Por el contrario una empresa que utiliza un modelo descentralizado mantiene múltiples
áreas de control de crédito

DATOS MAESTROS
Maestro de materiales Los elementos organizativos clave en cumplimiento para los cuales
se definen los datos maestros son el cliente, la organización de ventas, el canal de
distribución y la planta.
Los datos básicos, que son relevantes para todos los procesos, se definen a nivel del
cliente. Los datos de la organización de ventas se definen para combinaciones de
organizaciones de ventas y canales de distribución. Algunos ejemplos son los requisitos de
transporte específicos (por ejemplo, refrigeración) y los métodos de carga del material (por
ejemplo, una carretilla elevadora de mano o una grúa). Tenga en cuenta que es necesario
definir los materiales para cada combinación de organización de ventas y canal de
distribución, así como para cada planta si los datos son diferentes.
Clientes maestros Los datos maestros de los clientes incluyen los datos necesarios para
realizar negocios con los clientes y para ejecutar transacciones que están específicamente
relacionadas con el proceso de cumplimiento. Los datos en el maestro de clientes se
dividen en tres segmentos: datos generales, datos contables y datos del área de ventas.
Ejemplos de datos generales son el nombre, la dirección y el número de cuenta del cliente.
Los datos contables son específicos de un código de empresa e incluye datos tales como
los términos de pago y la cuenta de conciliación en el libro mayor. Los datos del área de
ventas son específicos de un área de ventas en particular, que, como vimos anteriormente
en este capítulo, está compuesta por una organización de ventas, un canal de distribución y
una división. Los datos del área de ventas se relacionan con las ventas, el envío, la
facturación y las funciones del socio. Algunos ejemplos son la oficina de ventas y la moneda
en que se realiza la transacción

El departamento de contabilidad generalmente completará esta parte de los datos maestros

del cliente.

Páginas 15-17
Área de ventas: Los datos del área de ventas son específicos de un área de ventas en
particular, que está compuesta por una organización de ventas, un canal de distribución y
una división. Los datos del área de ventas se relacionan con las ventas, el envío, la
facturación y las funciones del socio. Ejemplos son la oficina de ventas y el corredor en el
que se realiza la transacción. Los datos de envío especifican la planta, las prioridades y los
métodos de entrega preferidos, también definen las tolerancias de entrega y las políticas
para lidiar con entregas parciales. Los datos de facturación incluyen términos de facturación
y datos relacionados con impuestos. Si un cliente recibe servicios de múltiples áreas de
ventas, entonces los datos deben definirse por separado para cada área de ventas. Este
acuerdo permite a una empresa aplicar diferentes términos y condiciones para diferentes
áreas.
La Figura 5-16 ilustra este enfoque para un cliente hipotético con oficinas tanto en los
Estados Unidos como en Alemania. El cliente compra materiales de ambas compañías de
GBI en los Estados Unidos y Alemania. Sin embargo, los datos de contabilidad para el
cliente deben definirse por separado para cada empresa GBI. Recuerde que una parte de
los datos en el registro maestro de clientes es la cuenta de reconciliación, que se basa en el
cuadro de cuentas. Ambas compañías utilizan diferentes cuadros de cuentas, luego pueden
tener diferentes números de cuenta de reconciliación. Además, las monedas y Los datos
relacionados con los impuestos son diferentes. Por lo tanto, los datos contables son
diferentes para cada país (código de empresa), es importante tenerlo claro. Finalmente, el
cliente compra materiales para sus instalaciones en los Estados Unidos. En consecuencia,
trata con ambas organizaciones de ventas de EE. UU. Por el contrario, el cliente en
Alemania se ocupa solo en la parte norte del país y compra exclusivamente a través de
Internet. Por lo tanto, solo se define un conjunto de datos de área de ventas para ese
cliente.

Los clientes pueden desempeñar diferentes roles o funciones de socio en el proceso de

cumplimiento. Las cuatro funciones de socio requeridas se venden a la parte, el
destinatario, el destinatario de la factura y el pagador. Un cliente puede completar los cuatro
roles, o cada rol puede ser cubierto por un cliente diferente. El cliente que envía la orden es
la parte vendida. Este es el tipo principal de socio comercial. El pedido puede indicar que los
materiales deben enviarse a una ubicación diferente o que la factura debe enviarse a otra
persona. Estas son las funciones de envío y de facturación, respectivamente. (Por ejemplo,
el cliente puede solicitar que el material se envíe a uno de sus clientes. En este caso, la
parte que realmente recibe el envío se considera el destinatario del envío. Sin embargo, la
factura se enviará al cliente que ordenó los materiales: esa es la parte de facturación.
Alternativamente, la cuenta a la parte puede ser otra compañía que procesa facturas para el
cliente. Como otro ejemplo, una gran empresa puede estar compuesta de una serie de
empresas, como franquicias. La oficina central, la parte vendida, puede enviar una orden
con instrucciones de entregar los materiales a numerosas franquicias, las partes de envío.
La factura puede enviarse a la oficina central, que también sirve como parte de la
facturación y finalmente, el pago puede ser subcontratado a otra compañía, que será el
pagador de la factura.) PARA ENTENDER MEJOR LOS ROLES.

GBI US tiene 12 clientes, y GBI DE tiene 7. Estos clientes se enumeran en la Figura 5-17.

Rocky Mountain Bikes (RMB), el cliente utilizado en nuestro ejemplo, está ubicado en
Denver, Colorado, y por lo tanto recibe servicios a través de la organización de ventas de
Western Union de GBI. Además, las compras de RMB a través del canal mayorista. Por lo
tanto, está asociado con el área de ventas formada por la organización de ventas del Oeste
de los Estados Unidos (UW00), el canal mayorista de distribución (WH) y la división de
bicicletas (BI) (consulte la Figura 5-6). Además, debido a que RMB es una compañía
pequeña, sus funciones asociadas generalmente están ubicadas en la misma dirección. Sin
embargo, no es raro que RMB solicite que los materiales se envíen directamente a varios
eventos de carreras oa sus clientes minoristas. En nuestro ejemplo, RMB ha solicitado que
los materiales se entreguen en el stand de RMB en la ubicación de las carreras en Colorado
Springs, no en su oficina central en Denver. En este caso, RMR es la parte vendida, el
destinatario de la factura y el pagador, pero la fiesta de envío es la fiesta de envío.
Finalmente, debido a que los materiales deben entregarse en Colorado, serán entregados
desde la planta de San Diego

REGISTRO DE INFORMACIÓN DE CLIENTE-MATERIAL (INFO). El registro de

información se compone de datos maestros específicos de un cliente y un material. Los
datos en un registro info de material del cliente se refieren a compras de un material
específico por un cliente específico, algunos datos en un registro de información del cliente-
material no se encuentran en otro lugar. Un ejemplo es el número de material del cliente,
que hace una referencia cruzada del número de material de la empresa con los números de
material del cliente. La Figura 5-18 proporciona algunos ejemplos de los números de
material utilizados por GBI y su cliente RMB. Los números de material de RMB se anotan
como el número de material del cliente en el registro de información. Esta referencia
cruzada de los números de materiales permite al cliente realizar un pedido basado en sus
números de materiales internos, que luego el registro de información se traduce en los
números de materiales de la empresa. Recuerde que la mayoría de los clientes también
tienen sistemas empresariales que administran su proceso de adquisición. En
consecuencia, el número de material del cliente es el vínculo entre los datos maestros del
vendedor y los datos maestros del comprador.

En ciertos casos, los datos en un registro de información de material del cliente reemplazan
los datos encontrados en otros datos maestros, como el maestro de materiales y el maestro
de clientes. Por ejemplo, las preferencias relacionadas con el envío, como la entrega de
planta, tolerancias y entregas parciales que se incluyen en el maestro de clientes, se aplican
a todos los materiales comprados por el cliente. Sin embargo, si estas preferencias varían
para diferentes materiales, entonces se incluyen en el registro de información del cliente-
material.

Página 18-20

CONDICIONES DE PRECIOS:
Las condiciones de precios son datos maestros que las empresas utilizan para determinar
los precios de venta de sus productos. Las compañías crean condiciones para varios
componentes del precio de venta final, incluyendo el precio bruto, los descuentos, flete,
recargos e impuestos.

· Precio de un material específico: el vendedor cobra lo mismo a todos sus clientes.

· Precio para un cliente específico: compañía carga precios diferentes a clientes
diferentes por un acuerdo.
· Descuentos uniformes: pueden basarse en una cantidad o un valor.
· Flete: Se define a partir del peso el envío y puede ser evadido por cantidad (compras
superiores a un valor no tienen fletes).

El procedimiento para determinar qué condiciones aplican a una orden de un cliente en

particular. Este procedimiento, llamado “the condition technique”, consiste en identificar
diferentes tipos de condiciones (precio bruto, precio específico para un cliente, descuentos,
fletes, recargos etc.) y determinar cuál de las condiciones particulares aplica a la orden.

CONDICIONES DE SALIDAS:

Una variedad de salidas se genera durante el proceso de cumplimiento, como cotizaciones,

confirmaciones y facturas, deben ser comunicados a los clientes. Los datos necesitan
actuar en esta tarea incluidas las condiciones de salida.

REGISTRO MAESTRO DE CRÉDITO

es una extensión del registro maestro de cliente que incluye datos relevantes para
administrar el crédito para ese cliente. Los datos contenidos en este registro se agrupan en
tres segmentos: datos generales, datos del área de control de crédito y una descripción
general.

PROCESO

La Figura 5-19 ilustra los pasos en el proceso de cumplimiento. El proceso comienza con
las actividades de preventa y concluye con el recibo del pago del cliente. Las actividades de
preventa son opcionales y están diseñadas para identificar y desarrollar relaciones con
clientes. El siguiente paso es facturar al cliente por los materiales enviados. Finalmente, la
empresa recibe un pago del cliente. Además, dependiendo de las circunstancias, pueden
ser necesarios pasos adicionales, incluidas las actividades que deben completarse con
otros procesos en la organización. No se incluyen créditos.

Se crean una variedad de documentos durante el proceso de cumplimiento., los

documentos se clasifican como documentos de contabilidad financiera (FI) de documentos
materiales, documentos de contabilidad de gestión (OC) y documentos de transacción. Los
datos contenidos en estos documentos se clasifican como datos de la organización, datos
maestros y datos de transacciones. El usuario proporciona algunos datos, mientras que
otros datos se recuperan automáticamente a partir de los datos maestros relevantes y los
documentos de transacción existentes.
ACTIVIDAD DE PREVENTAS

Se desencadena por una comunicación de un cliente, como una consulta o una solicitud
de cotización (RFO). El resultado es una cotización que se envía al cliente que realiza la
consulta. Los elementos clave de esta actividad de consulta-consulta se ilustran en la Figura
5-20

Páginas 21- 23

Actividades de preventa (continuación)

Además de enviar presupuestos en respuesta a consultas, las actividades de preventas
pueden incluir la administración contactos con el cliente y la creación de acuerdos outline.
SAP ERP administran actividades básicas de preventa, proporcionan algunas capacidades
para rastrear datos pertenecientes a clientes establecidos, como preferencias e historial de
compras. Se puede analizar datos para crear marketing y estrategias de ventas diseñadas
para que los clientes realicen pedidos adicionales y además, rastrear clientes potenciales,
que al final generan “quotations” cotizaciones en el sistema ERP.
La transferencia entre los procesos de preventas en un sistema de CRM y el proceso de
cotización en efectivo en el ERP es un punto crítico, porque las fallas o las oportunidades de
ventas perdidas, pueden reducir significativamente los ingresos de ventas.
Las “quotation”(cotizaciones) son acuerdos vinculantes hechos por vendedores, y los acuerdos
“outline” son acuerdos vinculantes hecho por los clientes para comprar cantidades o valores de
materiales específicos.

Un ejemplo: un cliente de GBI que entra en un acuerdo general (Outline agreement) para comprar
1,000 standard touring bicycles por un período de seis meses a un precio específico. El acuerdo
puede especificar el valor en vez de la cantidad. En este caso, el cliente acepta comprar bicicletas
avaluadas en $ 30,000 para los siguientes seis meses. Estos tipos de acuerdos outline se llaman
contratos. Otra forma de “outline agreement” incluye fechas de entrega específicos, ejemplo, un
cliente de GBI podría aceptar comprar 1.200 bicicletas en los próximos seis meses y aceptar la
entrega de estas bicicletas en una programación específica. En este caso, el acuerdo se llama un
acuerdo de programación (scheduling agreement ).

Data
Varios tipos de datos organizativos y maestros son necesarios para procesar una “Inquiry”
(consulta del cliente) y crear una “quotation” (cotización u oferta de la empresa). Datos
presentes en: Figura 5-21. Son importantes los datos relativos a: el cliente, los materiales,
precio, número de cliente, los números de material, cantidades y fechas.

El sistema SAP ERP utiliza estas entradas para obtener la organización necesaria datos,
como en el área de ventas.
● El maestro de materiales y el maestro de clientes están asociados con elementos de
organización específicos.
● SAP ERP utiliza el número de cliente para obtener los datos necesarios del cliente,
como la información de contacto, del cliente maestro y usa números de materiales
para obtener datos de disponibilidad y precios desde las condiciones de precios
disponibles o los registros de información del cliente-material. (Para clientes
existentes en el sistema)
● Para clientes nuevos el sistema no tendrá datos maestros o registro de información
del cliente-material. En tales casos, se crean los datos maestros del cliente.
● Los datos de precios son independientes ya que están disponibles a través de las
condiciones de precios de la empresa.
 ● Los “quotation” se puede crear con o sin referencia a documentos existentes. Si la
“quotation” se crea sin referencia, luego los datos necesarios se deben proporcionar.
● Si un documento, como una consulta “inquiry”, una oferta “quotation”, un pedido de
cliente ”Sales order” o un acuerdo previamente creado “outline agreement”, es
utilizado, los datos de estos documentos se incluyen automáticamente en la
“Quotation”

Figura 5-22, diagrama el proceso de datos en la

cotización “Quotation”.

Task - Tareas
Las tareas clave en la etapa de preventa son para recibir consultas y crea cotizaciones.
Tareas adicionales incluyen seguimiento clientes, patrones de compras y crear a largo plazo
acuerdos con ellos.

Resultados:
Los resultados de la actividad de preventa son la creación de dos transacciones: la consulta
“inquiry” y la cotización “quotation”. El primero es simplemente un registro de la
investigación del cliente en el sistema SAP ERP, que trae beneficios para usarse como
documento de referencia para una quotation o para analizar datos e identificar ventas
potenciales pérdidas e idear estrategias para evitar pérdidas similares en el futuro.
La actividad de preventa puede generar contratos y scheduling agreement, pero no se crean
documentos de solicitud de materiales porque no hay movimiento de materiales, tampoco
documentos contables (FI o CO) porque las actividades de preventa no tienen impacto en la
situación financiera de la empresa.
La manera en la que se comunica la cotización se determina por las condiciones de salida
asociadas a la cotización, que contienen los siguientes elementos:
● El medio por el cual se envía la cita (por ejemplo, impresión, fax o EDI), el
destinatario, lo que significa la empresa con la función de socio apropiado que recibe
la cotización, la fecha en que el se envía cotización.
Ejemplo: En el caso de bicicletas de montaña rocosa, GBI recibe una solicitud de una oferta
“quotation” para 40 bicicletas y 100 camisetas. En respuesta, crea una cotización“quotation”. Se
introduce el número de cliente RMB directamente o búsqueda de RMB en la lista de clientes para su
área de ventas, se proporciona una fecha válida para la cotización y luego se ingresa los números
de materiales y cantidades de los materiales que tiene RMB solicitados. Cuando el cliente y los
materiales están vinculados a la “quotation”, el sistema importa automáticamente los datos de los
registros maestros del cliente, material, precios y registros de información del cliente-material-en la
“quotation”. Cuando ha terminado, las condiciones indican que RMB prefiere recibir cotizaciones
inmediatamente por correo electrónico.
Demo 5.5 Crear una cotización “quotation”
Procesamiento de Órdenes de Venta
Un objetivo de las actividades de preventa es animar a los clientes a realizar pedidos de
materiales o servicios. Estas órdenes toman la forma de una orden de compra (PO) enviada
por el cliente a la empresa. Un cliente PO desencadena el proceso de pedido de ventas, y
posterior la creación de un pedido de venta en el sistema SAP ERP.
Pedido de venta: Documento interno que contiene la información necesaria para completar
la orden de un cliente en un formulario estandarizado.
Figura 5-23 ilustra los elementos clave de la orden de venta paso de proceso.

páginas 24-26
En nuestro ejemplo, RMB ha recibido una cotización de GBI y varios proveedores. Ha
decidido realizar el pedido con GBL en consecuencia, RMB prepara una orden de compra
utilizando su proceso de adquisición y la comunica a GBI por correo postal, fax u otros
medios. Tenga en cuenta que si RMB seleccionó a otro proveedor, la cotización que recibió
de GBI expiró por impacto en GBI o RMB. El PO representa un compromiso de compra de
los materiales indicados bajo los términos y condiciones especificados. Cuando GBI recibe
el pedido de compra, revierte la cotización que era presuntamente inexistente a RMB y crea
un pedido de venta utilizando los datos de presupuesto. Como parte de este procedimiento,
se verifica que los datos de la oferta sean válidos hasta la fecha sin coincidir con los datos
de la orden de compra.
El pedido del cliente incluye datos relacionados con envió, facturación, funciones de socio y
si corresponde, datos de contratos con clientes. Los datos de envió y facturación son
obtenidos del cliente maestro o el registro de información del cliente-material. Las funciones
del socio se obtienen del cliente maestro según el contrato de compra-venta especificado.
Recordar que los contratos son acuerdos hechos por los clientes para comprar una cantidad
específica o valor de materiales por encima de cierto periodo de tiempo. Por lo tanto, los
datos relativos a los precios de las cantidades y las fechas de entrega se obtienen en
contratos. Además la planta de entrega se obtiene del registro de información del cliente, el
cliente maestro o el maestro de materiales en ese orden.
Tareas
La tarea clave en este paso es crear un pedido de cliente. Al igual que una cita, se puede
crear una orden de ventas usando uno de varios documentos de referencia. Se puede crear
una orden de ventas con referencia a una investigación de clientes de clientes, una
cotización, un acuerdo o un pedido previamente creado. Los datos de múltiples documentos
de referencia se pueden combinar para crear una orden de ventas. Por el contrario, un
único documento de referencia puede generar varias órdenes de venta. En nuestro ejemplo,
la cotización recibida de RMB se utiliza como el documento de origen para crear el orden de
venta. Además se ordena una orden de venta de una cita.

Si las capacidades de gestión el sistema ERP están en uso, se realiza un control de crédito
del cliente, si el proceso de cumplimiento continua sino entonces se necesitan pasos
adicionales, se discuten los pasos relacionados con la gestión de crédito. Si la orden de
ventas se asocia con un contrato de cliente, entonces una tarea adicional es vincular las
compras del cliente contra los términos del contrato. Esta acción permite monitorear y
rastrear las ventas a conocer las condiciones del contrato.
El encabezado del documento de un pedido de venta incluye datos que son válidos para
todo el pedido de venta. Algunos ejemplos son los datos del cliente, como las funciones de
los socios y el número de PO del cliente, las fechas y el total de los pedidos. Cada
documento de venta puede incluir uno o más elementos del documento de ventas, que
contienen datos sobre cada artículo incluido en el pedido de venta. Ejemplo de datos de
elementos son el número de materiales, la descripción y la cantidad. Cada elemento puede
asociarse con una categoría de artículo diferente, como un artículo estándar, un artículo de
texto y un artículo gratuito, que determina cómo se maneja el articulo con respecto a los
precios, la facturación y el envió. Por ejemplo, no hay ningún cargo por artículos sin cargo.
Finalmente, cada elemento del documento puede incluir una o más líneas de programación,
que especifican cantidades y fechas de entrega.
La figura muestra la fecha de pedido y el número de pedido para el pedido de RMB.
También indica dos funciones de socio, parte vendida y parte de envió RMB es la parte
vendida, y la ubicación de la carrera donde se enviarán los materiales.

Resultados
Un pedido de cliente es el único documento de transacción generado por este paso. No se
crean documentos materiales o contables. Si un contrato está asociado con el pedido del
cliente, entonces se actualiza para incluir la cantidad de la venta. Hay cuatro consecuencias
adicionales: verificación de disponibilidad, programación de entregas y transferencia de
requisitos, que consideramos a continuación. La verificación de disponibilidad es un
procedimiento para determinar si los materiales requeridos están disponibles o estarán
disponibles a tiempo para la fecha de entrega deseada (según las planificaciones). Además,
si los materiales no están disponibles, la disponibilidad….

Inicio: página 27
Resultados

En este paso se genera el pedido de cliente, si existe relación entre pedido y contrato hecho
se realiza la actualización del contrato para incluir las unidades de material faltantes.
El check-in de disponibilidad. Se realiza una verificación de disponibilidad de los
materiales necesarios para cumplir con el pedido, está verificación de hace en busca de la
fecha de entrega más temprana posible, esto viene determinado por la configuración del
maestro de producción ya que puede venir priorizado mediante: stocks disponibles, Recinos
planificados.
La verificación de disponibilidad también debe tener en cuenta la cantidad de tiempo
necesaria para realizar las actividades pertinentes, como la organización de los materiales,
la planificación del transporte. La preparación del material para su envío implica recoger los
materiales en sus puntos de almacenamiento, la parte del transporte se establece la mejor
manera de transportar los productos al cliente dependiendo del volumen, el peso.
Por último, crear una orden de venta puede generar una transferencia de requisitos al
proceso de planificación de materiales. Estos datos son utilizados por el proceso de
planificación de materiales para planificar la adquisición y producción de materiales.

Crear una orden de venta

Envío:
Cuando la fecha de entrega del pedido llega a su cumplimiento se genera un documento de
entrega, luego los materiales son recogidos y llevados al área de estadificación donde se
puede completar el pedido mediante la gestión de almacén, los pasos adicionales se activan
cuando el pedido sale. Se debe realizar el registro de la salida para la actualización de los
inventarios.

Datos:
El documento de entrega es elemento central en el envío de un pedido, este contiene que
materiales debe enviarse, que cantidades, de qué tipo de planta. La alimentación de
información para este documento de realiza desde varias fuentes ya que esta se activa tan
pronto se realiza un pedido.
Finalización: página 29.

Inicio páginas 30 - 32

La fig 5-31 muestra una orden con dos elementos.

El artículo 1 en el pedido de venta tiene dos líneas de programación y el artículo 2 tiene
una. El documento de entrega incluye un cronograma para el ítem 1 y un cronograma para
el ítem 2. Tenga en cuenta que una entrega puede incluir cronogramas de diferentes
órdenes. Discutimos los requisitos para combinar artículos d entregas múltiples en la
siguiente selección.

Fig 5-31: relación entre las planificaciones y los artículos entregados

En nuestro ejemplo, se crea una entrega separada para cada fecha. La entrega del 10 de
mayo, que se recrea en la Figura 5-30, muestra dos líneas de pedido, una para 30 bicicletas
y la otra para 100 camisetas. Tenga en cuenta que los materiales se envían el 5 de mayo
para que lleguen a Colorado Springs con los datos deseados del 10 de mayo. Por lo tanto,
los artículos en esta entrega están asociados con las líneas de programación de dos
artículos en un pedido de venta. Este principio se ilustra en la figura 5-31. La entrega
incluirá solo un artículo de 10 bicicletas, que se entregarán antes del 10 de junio.
Tareas
Como se identificó anteriormente, las tareas específicas completadas durante el paso de
envío son (1) crear un documento de entrega, (2) recoger, (3) empaquetar y (4) publicar el
envío de mercancías. La creación de un documento de entrega sirve como una autorización
para la entrega. Como lo muestra la Figura 5-32, las líneas de programación de pedidos de
venta múltiples con características similares se pueden combinar en un envío o entrega.
Específicamente, los pedidos de venta deben tener la misma dirección de envío, punto de
envío y fecha de vencimiento.
Fig 5-33: Relación entre entrega de documentos y orden de transferencia
Por el contrario, los artículos en un pedido se pueden dividir en más de un envío. El paso de
picking es opcional y forma parte del proceso de gestión del almacén. Hablaremos de la
gestión del almacén en el Capítulo 7. Sin embargo, aunque el picking es parte del proceso
de gestión del almacén, se desencadena durante el envío cuando un documento de entrega
es creado. El documento de entrega sirve como una solicitud de selección. El documento de
entrega se convierte en una orden de transferencia en la gestión del almacén, y la orden de
transferencia se utiliza para completar el movimiento físico de los materiales necesarios
para el envío. Los elementos de múltiples documentos de entrega se pueden incluir en una
única orden de transferencia, como se ilustra en el lado izquierdo de la Figura 5-33. Este
enfoque puede optimizar el trabajo de los recolectores en el almacén mediante la
agrupación de solicitudes de materiales que se encuentran en la misma área.
Alternativamente, un documento de entrega puede generar múltiples órdenes de
transferencia, como se ilustra en el lado derecho de la figura. Los datos de los documentos
de entrega se copian a la orden de transferencia, como se ilustra en la Figura 5-34.
Fig 5-34: Cantidad de entrega vs Recolección de cantidad

La cantidad de entrega del documento de entrega se convierte en la cantidad elegida, que

es la cantidad que se debe recoger del almacenamiento. Una vez que se completa el
picking, la cantidad recolectada se transfiere automáticamente al documento de entrega.
Después de que se ha completado la recolección, los materiales se colocan en el área de
preparación donde se empacan adecuadamente. Los materiales se empacan utilizando una
variedad de unidades de envío tales como cajas de cartón, paletas y contenedores. la
unidad de envío se puede empacar en otra unidad de envío para consolidar el envío.
Típicamente, GBI envía cada bicicleta en una caja individual y consolida 20 cajas en una
caja de cartón. A continuación, empaca varias cajas de cartón en una plataforma. Las
paletas suelen ser demasiado pesadas para levantarlas a mano, por lo que los trabajadores
deben usar una plataforma elevadora o una carretilla elevadora para cargarlas en un
contenedor de envío. El empaquetamiento está diagramado en la Figura 5-35, que ilustra
una entrega de cuatro elementos o materiales. El artículo 1 se empaqueta en una caja de
cartón, los artículos 2 y 3 se combinan y se empaquetan en una caja de cartón, y el artículo
4 se divide y se coloca en dos cajas de cartón. Posteriormente, dos cajas se cargan en una
plataforma y las otras dos en una segunda plataforma. Finalmente, ambas paletas se
colocan en un solo contenedor

Fig 5-35 Opciones de embalaje

La tarea final en el envío es publicar un problema de mercancías en el sistema ERP. La

cuestión de bienes indica que el envío ha salido de la instalación. También da como
resultado varios resultados, que discutiremos en la próxima sección.

RESULTADOS
El paso de envio, que finaliza con el problema de bienes, tiene numerosos resultados (vea
la Figura 5-36). Estos resultados se dividen en tres grandes categorías: (1) impactos de
cuentas, (2) creación de documentos para registrar datos de transacciones, y (3)
actualizaciones de datos maestros y documentos creados previamente

Fin páginas 30-32

Páginas 33-35

acreditado, y se carga el costo de la cuenta de bienes vendidos. Estos montos se basan en

el costo de fabricación o compra de los materiales. En el caso de la negociación de bienes,
el monto se basa en el precio promedio móvil del material, que analizamos en el Capítulo 4.
En el caso de los bienes terminados, el monto se basa en el precio estándar que toma en
cuenta los costos de producción tales como material, mano de obra y gastos generales. Se
crea un documento Fl para registrar estos datos. La Figura 5-37 ilustra estos resultados
para el ejemplo GBI después de que se publicó la cuestión de las mercancías para la
primera entrega. Como lo indica la figura, el costo de cada bicicleta es de $ 1,400, y el costo
de cada camisa es de $ 15. Por lo tanto, las cuentas de inventar bicicletas y camisetas se
acreditan por $ 42,000 ($ 1,400 x 30) y $ 1,500 ($ 15 X 100), respectivamente, y la cuenta
de costo de bienes vendidos se carga por la suma de los dos, $ 43,500. Se registrará un
impacto similar después de la publicación de la mercancía para la segunda entrega en junio.
Tenga en cuenta que las otras cuentas enumeradas en la Figura 5-37 son relevantes en los
pasos posteriores del proceso. Además, se puede crear un documento de control si se usa
una actividad relevante de contabilidad de gestión (control), como el análisis de rentabilidad.

el envío implica un movimiento de materiales que reduce la cantidad de inventario. Por lo

tanto, además de la reducción del valor de inventario en el libro mayor general, la cantidad
de inventario también se reduce en el maestro de materiales para la planta de entrega. Se
crea un documento material para registrar este movimiento. Los documentos de ventas
relevantes, como las cotizaciones y los pedidos de venta, se actualizan con los detalles del
envío. Finalmente, la lista vencida de facturación se actualiza. La lista de vencimiento de
facturación es una lista de entregas para las cuales se puede ejecutar el paso de
facturación. Ahora volvemos nuestra atención a la facturación

Demostración 5.7: Proceso de envío para una orden de venta

FACTURACIÓN

El objetivo del paso de facturación es crear una variedad de documentos, como facturas de
productos o servicios, así como notas de crédito y débito. El paso de facturación también se
usa para cancelar documentos creados previamente. la facturación puede basarse en
entregas que se han enviado a clientes o en pedidos que aún no se han entregado. Este
paso utiliza datos de la organización, datos maestros y datos de transacciones de los pasos
previos del proceso. Al igual que el envío, la facturación tiene varios resultados, algunos de
los cuales afectan otros procesos. Figura 5-38 ilustra los cambios del paso de facturación.

Datos

La facturación, con referencia a documentos de entrega, utiliza datos del documento de

entrega y del pedido de cliente, como el número de material y las cantidades (Figura 5-39).
Los datos maestros, como el maestro de los clientes y las condiciones de fijación de
precios, son la fuente de los datos de fijación de precios y la función del socio (parte de la
facturación). Además, la facturación utiliza datos de la organización relevantes para el
proceso de cumplimiento, el cliente, el código de la compañía y el área de ventas.
Tareas

La tarea clave en el paso de facturación es generar un documento de facturación,

típicamente una factura de materiales o servicios. Como se mencionó anteriormente, la
factura se puede crear sobre la base de una entrega o un pedido de cliente. La Figura 5 19
representa un escenario en el que el envío se envía antes de la facturación. Sin embargo, si
la compañía desea recibir el pago antes de enviar los materiales, que es frecuente cuando
el cliente es nuevo o tiene un historial de pago deficiente, entonces el proceso puede
modificarse para que la facturación se realice antes del envío. Nuestra discusión se centra
en la facturación basada en entregas.

Otros documentos de facturación que a veces se crean son notas de crédito y débito. Una
nota de crédito es un reembolso que emite la empresa si el cliente devuelve los materiales o
si la factura inicial cobró de más al cliente. La empresa utiliza una nota de débito cuando el
cliente recibió una sobrecarga en la factura original. Una nota de débito aumenta la cantidad
que debe el cliente.
Como puede ver en la Figura 5-40, se pueden combinar múltiples entregas para crear un
documento de facturación. Este proceso puede emplearse solo cuando las entregas
comparten las mismas características con respecto al pagador (función de socio)

Páginas 36-38
RESULTADOS
Al igual que el envío, la facturación tiene varios resultados relacionados con la contabilidad,
la creación de documentos y la actualización de datos maestros y documentos.

Cuando se completa la etapa de facturación, cuentas por

cobrar asociadas y los ingresos por ventas se actualizan en el libro mayor. La cuenta de
cuentas por cobrar se debita por el monto de la factura, que es la cantidad que el cliente
debe, y las cuentas de ingresos por ventas se acreditan por la misma cantidad. El monto de
la factura no se puede contabilizar directamente en la cuenta de cuentas por cobrar; se
contabiliza a través de la cuenta del libro auxiliar correspondiente en este caso, la cuenta
del cliente.
Además de las contabilizaciones en el libro mayor general, se crea un documento FI para
registrar estos datos. Finalmente, dado que el paso de facturación aumenta el monto a
cobrar al cliente, el crédito disponible disminuye en una cantidad correspondiente

Por último, la facturación genera cambios a varios documentos de venta, tales como
órdenes de venta y entregas, la cuenta de crédito del cliente, y las estadísticas (estructuras
de información) en el sistema de información de ventas

PAGO

El último paso en el proceso de cumplimiento es el recibo del pago del cliente. El pago se
aplica a los artículos abiertos apropiados, es decir, los artículos que aún no se han pagado,
en la cuenta del cliente.

· Elementos de la Etapa de pago

DATOS
Cuando una empresa recibe el pago de un cliente, recupera la cuenta del cliente para
identificar los artículos abiertos. A continuación, aplica el pago a estos artículos. Por lo
tanto, el paso de pago implica datos maestros de los clientes, así como datos de la
organización

Pàginas 39-41
Tareas
Las tareas en el
paso de pago
son identificar los
elementos
abiertos y aplicar el pago a estos artículos. Los clientes realizan el pago según los términos
previamente acordados. Además, los clientes pueden pagar múltiples facturas a la vez o, a
la inversa, pueden dividir una única factura en múltiples pagos.

Resultados
Cuando se registra un pago del cliente. cuentas relevantes del libro mayor se actualizan. y
se crea un documento FI correspondiente. En nuestro ejemplo, RMB ha enviado un pago
por la primera factura en la cantidad de la figura 5-46 que muestra el impacto en el libro
mayor de este pago. la cuenta bancaria se debita y la cuenta de RMB se acredita por el
monto del pago. Esta transacción borra el artículo abierto en la cuenta del cliente que se
creó durante el paso de facturación. Como la cuenta del cliente es una cuenta de libro
auxiliar, la cuenta de conciliación correspondiente. cuentas por cobrar, también se acredita
automáticamente. Finalmente, porque el pago redujo el monto a cobrar del cliente. el límite
de crédito del cliente aumenta en una cantidad correspondiente.

En el ejemplo anterior, el cliente paga la cantidad total adeudada. Muy a menudo, sin
embargo, la cantidad pagada no es la cantidad adeudada. Este es el caso, por ejemplo,
cuando el cliente tiene derecho a descuentos basados en los términos de pago Bajo los
términos 1% 10 / Net 30, por ejemplo, el pago debe realizarse a más tardar 30 días después
de recibir la factura, y el cliente está tiene derecho a un descuento del 1% si realiza el pago
dentro de los 10 días. Si el cliente cumple con los términos para el descuento, entonces el
pago recibido será menor que el monto facturado. En consecuencia, se incluyen
publicaciones adicionales para reflejar el descuento.
Específicamente, la cuenta bancaria se debita por el importe del pago, y el descuento de
venta se carga por el importe del descuento. La cuenta de cliente y la cuenta de conciliación
de cuentas por cobrar se acreditan por el monto de la factura, como se muestra en la Figura
5-47. "Las únicas diferencias entre la figura 5-47 y la figura 5-46 son que en la figura 5-47 la
cuenta bancaria se carga con un monto menor (cantidad adeudada menos descuento) y la
diferencia (descuento) se carga a la cuenta de descuento de ventas La cuenta del cliente y
la cuenta de A / R se acreditan por la cantidad adeudada.
En los casos en que el pago no es igual al monto de la factura y no se aplica ningún
descuento, entonces son posibles dos escenarios. En un escenario, la cantidad de la
diferencia es tan pequeña que es insignificante. En tales casos, la compañía carga o anota
la diferencia utilizando una cuenta del libro mayor apropiada, y la factura se considera
pagada. Generalmente, una diferencia se considera pequeña si se encuentra dentro de los
límites de tolerancia especificados en el sistema.
Cuando la diferencia cae fuera de los límites de tolerancia y, por lo tanto, se considera
significativa, el pago se maneja mediante la técnica de pago parcial o la técnica de artículo
residual. Con la técnica de pago parcial, el pago se contabiliza en la cuenta del cliente y el
ítem de la factura original permanece abierto. Con la técnica de artículo residual, el artículo
original se cierra y se publica un nuevo artículo para el saldo en la cuenta del cliente (y la
cuenta de conciliación correspondiente). la figura 5-48 representa todos estos escenarios.
PROCESO DE GESTIÓN DE CRÉDITOS

En nuestra discusión sobre el proceso de cumplimiento, asumimos que el cliente tiene

suficiente crédito. En esta sección, analizamos brevemente el proceso de administración de
crédito, que las empresas utilizan para evaluar si a un cliente se le debe otorgar crédito para
comprar y recibir bienes antes del pago. el proceso de administración de crédito puede
configurarse para realizar esta evaluación en tres puntos durante el proceso de
cumplimiento: (1) cuando se crea o cambia el pedido de cliente, (2) cuando se autoriza la
entrega (se crea el documento de entrega) o se cambia,

Pag 42-44

(3) cuando se realiza la publicación de las mercancías

durante el envío. El proceso puede configurarse además
para considerar una variedad de criterios al realizar esta
evaluación, incluyendo el monto de las cuentas por cobrar
actuales del cliente y el número y cantidad de órdenes de
venta abiertas, entregas programadas y facturas abiertas.
La exposición crediticia total se calcula con la suma del
valor de las órdenes abiertas, las entregas programadas,
las facturas abiertas y el valor de la orden de venta actual.
Si la exposición crediticia excede el límite de crédito, la
empresa debe seleccionar uno de los tres posibles
resultados: (1) advertir al usuario y permitir que el proceso
continúe, (2) mostrar un error y no permitir que el proceso
continúe, y ( 3) bloquea la entrega del pedido. Los tres
resultados son posibles cuando se crea o cambia la orden
de venta o el documento de entrega.
Los diagramas de la Figura 5-49 muestran los pasos de
administración de crédito , se inician cuando se crea el
pedido de cliente. Primero, la compañía realiza una
verificación de crédito. Si la exposición crediticia cae por
debajo del límite de crédito, entonces el proceso de
cumplimiento continúa. Si excede el límite de crédito, la
figura ilustra el lugar donde está bloqueada la entrega del
pedido. El pedido se guarda, pero permanecerá en estado
de entrega bloqueada hasta que sea revisado por un
administrador de crédito que lo aprobará o rechazará. Si
el gerente aprueba el pedido, se elimina el bloque de
entrega y el pedido se libera para su posterior
procesamiento. Por el contrario, si el gerente se niega a
extender el crédito, entonces se rechaza el pedido y se
informa al cliente de esta decisión.
INTEGRACIÓN CON OTROS PROCESOS

El proceso de cumplimiento está estrechamente integrado

con muchos otros procesos. A continuación resumimos
los puntos clave de integración, que se presentan en la
figura 5-50.

Debido a que el cumplimiento involucra ingresos y pagos,

existe una relación clara entre el cumplimiento y la
contabilidad financiera. Por ejemplo, algunos de los datos
maestros utilizados en el cumplimiento, como el maestro
de clientes y el maestro de materiales, se mantienen
conjuntamente mediante ventas y contabilidad. Además,
los pasos de envío, facturación y pago tienen un impacto
en el libro mayor general. El cumplimiento también puede
afectar el proceso de análisis de rentabilidad en la
contabilidad de gestión, que utiliza datos de ingresos de
ventas. Yendo más lejos, durante el procesamiento de
órdenes de venta, cuando la compañía realiza
verificaciones de disponibilidad, utiliza datos de gestión de
inventarios, producción y compras, que son las fuentes de
los materiales para el envío. Los datos de ventas también
son utilizados por la planificación de materiales para
programar la adquisición y producción de materiales. Otro
paso de cumplimiento, el movimiento de mercancías, está
relacionado con la gestión de inventario. Además, los
procesos de gestión del almacén (como el picking)
pueden iniciarse durante el envío. El cumplimiento
también está relacionado con los sistemas del proyecto.
Sin embargo, en lugar de preparar y enviar envíos, como
se describe en este capítulo, los requisitos del cliente se
transfieren al proceso de gestión del proyecto. A su vez,
los sistemas del proyecto influyen en las entregas y la
facturación.
Finalmente, en la sección de proceso exploramos la
relación entre el proceso de cumplimiento en GBI y el
proceso de adquisición en RMB. Estos procesos se
ejecutan en diferentes compañías utilizando diferentes
sistemas ERP.

INFORMES

Como se discutió en los capítulos anteriores, SAP ERP

proporciona varias opciones de informes que incluyen
listas en línea, listas de trabajo y análisis.

FOLLETO DE DOCUMENTOS

Todos los documentos relacionados con una consulta u

orden de venta están vinculados entre sí en un flujo de
documentos. Un flujo de documentos muestra todos los
documentos asociados con los pasos que se han
completado para una sola consulta o pedido de un cliente.
El flujo de documentos se actualiza después de completar
cada paso del proceso. La Figura 5-51 ilustra un flujo de
documentos para un proceso completo que comenzó con
un pedido de cliente (en lugar de una consulta). El flujo de
documentos muestra esencialmente el historial y el estado
de la orden de venta. Por ejemplo, si un documento de
entrega está incluido en el flujo de documentos pero no es
un problema de mercancías, entonces podemos concluir
que la entrega está en progreso y el envío aún no ha
salido del punto de envío. Esta conclusión asume, por
supuesto, que los datos en el sistema ERP están
actualizados y reflejan con precisión la actividad en el
sistema físico. Cualquiera de los documentos
subyacentes, como el pedido de venta o la factura, puede
recuperarse y visualizarse desde el flujo de documentos,
si se necesitan más detalles.
Página 45-47
Demostración 5.10: Mostrar flujo de documentos

LISTAS DE TRABAJO.
Las listas de trabajo identifican las tareas que están listas para completarse. Estas listas
pueden generarse para cada tarea involucrada en el cumplimiento, tales como la
preparación de entregas, la selección, la publicación de las mercancías y la facturación. La
Figura 5-52 muestra una serie de listas de trabajo asociadas con tareas de cumplimiento.
Figura 5-52:

Listas de trabajo Un ejemplo de una lista de trabajo de cumplimiento es una lista de

entregas o una lista de trabajo de envío, que es esencialmente una lista de pedidos que
están programados para enviarse en una fecha específica. Otro ejemplo es una lista de
pedidos que han sido enviados pero no facturados. Las listas se pueden generar para
fechas específicas y para elementos organizativos específicos, como un punto de envío.
Además, las tareas incluidas en la lista se pueden seleccionar para su procesamiento
individual o colectivo.

Por ejemplo, una lista de vencimiento de entrega mostrará todas las órdenes de venta que
se deben enviar para la entrega a tiempo.

El usuario puede seleccionar un solo pedido de venta para el procesamiento individual y

crear un documento de entrega para ese pedido. Alternativamente, el usuario puede
seleccionar varios pedidos de venta para el procesamiento colectivo y crear documentos de
entrega para todos ellos simultáneamente.

Demostración 5.11: Mostrar una lista de trabajo

LISTAS EN LÍNEA.
Las listas en línea se utilizan para generar listas de documentos asociados con datos
maestros específicos. En el contexto del cumplimiento, cualquiera de los documentos
discutidos anteriormente puede mostrarse para clientes o materiales específicos o una
combinación de los dos. La Figura 5-53 es un ejemplo de una lista de pedidos de venta para
una parte vendida en particular. La figura muestra tres pedidos, etiquetados como 1241,
1549 y 1600. Recuerde que las listas en línea se muestran con un visor de listas o una
cuadrícula ALV. Estas técnicas ofrecen varias opciones para mostrar resultados, como
clasificación y suma.

Figura 5-53

Lista de órdenes de venta Otros ejemplos de listas en línea son:

· Lista de documentos de entrega para un cliente específico
· Lista de pedidos de venta para una combinación específica de clientes y
materiales.
· Lista de documentos de entrega para un material específico o grupo de
materiales.

Demostración 5.12: Mostrar lista en línea

ANÁLISIS.

La Figura 5-54 muestra las estructuras de información utilizadas en el sistema de

información de ventas. Las estructuras de información estándar almacenan los datos en
función de los elementos de la organización (por ejemplo, la organización de ventas y el
punto de envío), así como los datos maestros, como el cliente y el material.
Figura 5-54:

Estructuras de información Las estructuras de información se usan para generar

análisis estándar y flexibles. La Figura 5-55 proporciona un ejemplo de análisis
estándar, específicamente un análisis de ventas que incluye organizaciones de ventas,
valor del pedido e importe facturado. También demuestra un desglose para mostrar a
los clientes (bicicletas Philly Bikes y Motown) para una organización de ventas
seleccionada (UE00). Perforar para un cliente (Philly Bikes) revela datos para cada
período de tiempo (mes).

Finalización página 47
pag 48 y 49
 RESUMEN DEL CAPÍTULO
El proceso de cumplimiento involucra las actividades requeridas para recibir y responder
a una consulta del cliente, procesar una orden de venta. enviar productos y recibir pagos
de los clientes. El proceso de cumplimiento de una empresa generalmente se optimiza
para el tipo de productos que vende y los canales de venta (mayorista o minorista) que
utiliza. el proceso de cumplimiento es el alma de cualquier empresa debido a su claro
enfoque en la generación de ingresos y los requisitos de conducción para muchos otros
procesos, como la producción y las compras. Además, la compañía debe asegurarse de
que todos los ingresos resultantes del proceso de cumplimiento se reflejen
adecuadamente en los estados financieros y que la facturación y la recepción de los
pagos de los clientes se realicen de manera eficiente.
El proceso de cumplimiento consta de cinco pasos clave: 1 recibo de una consulta del
cliente o RFO, 2 preparación de una oferta en respuesta a la consulta, 3- procesamiento
de la orden de venta; 4- envío y 5- facturación y procesamiento de pagos.
Se requieren muchos tipos de datos para ejecutar estos pasos de manera adecuada y
para tener en cuenta los bienes y el impacto financiero del proceso de cumplimiento.
El área de ventas, el punto de embarque y el área de control de crédito son categorías
de datos organizacionales que son exclusivos del proceso de cumplimiento. Las ventas
son una combinación de tres datos organizacionales adicionales: organización de
ventas, canal de distribución y división. la configuración de estos datos para cada
empresa es un reflejo de la industria, el producto y los requisitos de los clientes que una
empresa debe cumplir.
Por el contrario, los datos maestros de materiales y los datos maestros de clientes son
más
operacional en el alcance. Estos datos se utilizan para ejecutar los diversos pasos de
proceso de cumplimiento y puede variar entre clientes, plantas y organizaciones de
ventas para cumplir el requisito específico de esas situaciones
Los datos maestros de los clientes son fundamentales para garantizar que los pedidos
enviados a la ubicación correcta * (2) los cUstomers tienen crédito suficiente para pagar
los pedidos, y (3) las facturas se envían al grupo adecuado de cuentas por pagar para el
pago puntual.
Además, las condiciones de precios se mantienen para materiales específicos,
cantidades o clientes individuales, dependiendo de lo específico condiciones
contractuales y comerciales. los datos de la transacción se recopilan en cada uno de los
pasos del proceso de cumplimiento para habilitar el proceso y los informes de los leves
de instancia para mejorar el mantenimiento del proceso. Múltiples listas e informes se
generan para proporcionar la administración con visibilidad operacional en cada aspecto
del proceso de cumplimiento

Páginas 50-51
PREGUNTAS DE REPASO
1. Analice brevemente los niveles organizacionales relevantes para el proceso de
cumplimiento. Asegúrese de explicar las relaciones entre los distintos niveles
2. ¿Qué es una cadena de distribución? ¿Cómo es relevante para el proceso de
cumplimiento?
3. Explique las relaciones entre los siguientes niveles organizacionales: ventas,
organización, canal de distribución, división y área de ventas
4. ¿Qué es un área de control de crédito? Explique la diferencia entre un modelo
centralizado y un modelo descentralizado de áreas de control de crédito.
5. Discuta brevemente los datos maestros relevantes para el proceso de
cumplimiento.
6. Explicar la relación entre los datos maestros y los datos de la organización en el
proceso de cumplimiento.
7. Describa, con ejemplos, los datos en los tres segmentos de un maestro de
clientes
8. ¿En qué niveles organizacionales se define el maestro de materiales en relación
con el proceso de cumplimiento? Proporcione ejemplos de datos en el maestro de
materiales
9. Explique el rol de cada función de socio en el proceso de cumplimiento.
10. . ¿Cuál es el propósito de un registro de información del cliente-material?
Proporcionar ejemplos de los tipos de datos que contiene
11. ¿Cómo se determina el precio en el proceso de cumplimiento? proporcionar
ejemplos de datos relevantes para la fijación de precios
12. ¿Cuál es el registro maestro de administración de crédito? cómo se relaciona con
el registro maestro de clientes
13. Describa los pasos en el proceso de cumplimiento en términos de
desencadenantes, datos, pasos y resultados.
14. Describa la estructura de los siguientes documentos
a. Pedido de venta
b. Documento de entrega
c. Documento de facturación
15. Explique la relación entre cada uno de los siguientes pares de elementos clave del
proceso de cumplimiento:
a. Citaciones y órdenes de venta
b. Pedidos de ventas y entregas
c. Entregas y órdenes de transferencia
d. Entregas y documentos de facturación
16. explicar cómo los pasos en el proceso de cumplimiento afectan las cuentas del
libro mayor
17. ¿Cómo gestionan las empresas los pagos inferiores al importe de la factura?
18. Describa brevemente el proceso de administración de crédito. ¿Qué pasos del
cumplimiento?
19. Explique brevemente cómo se integra el proceso de cumplimiento con otros
20. ¿Qué es un flujo de documentos?
21. Proporcione ejemplos de listas de trabajos y listas en línea asociadas con el
proceso de cumplimiento.
22. Proporcione un ejemplo de informe utilizando el análisis estándar en cumplimiento.
asegúrese de incluir el concepto de desglose.