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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA TERRITORIAL DEL NORTE DEL TÁCHIRA
"MANUEL SÁENZ"
LA FRIA MUNICIPIO GARCIA DE HEVIA
ESTADO TÁCHIRA

NORMAS ISO

ESTUDIANTE:

CARLOS YGNACIO CHÁVEZ CHAVEZ

C.I.V-27.094.670

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

TRAYECTO 1 MODULO 3

Michelena, Marzo del 2023

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INDICE

Portada 01
Índice 02
Introducción 03

Qué son las normas ISO 04

Diseño del formulario 05
Condiciones para su elaboración 06
Manuales administrativos: ventajas y desventajas, clasificación,
tipos, procedimiento general para elaborar manuales 07
administrativos
Desventajas 08

Función Específica 09
Función Específica 10
General y Especifico 11
Procedimiento General para elaborar manuales administrativos: 12
Simplificación del Trabajo 13
Límites en el Proceso de Trabajo 14
Límites en el Proceso de Trabajo 15
Conclusión 16
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INTRODUCCIÒN

Las normas ISO son importantes porque promueven la calidad, la

eficiencia, la sostenibilidad y la confianza en las organizaciones, estos
estándares pueden mejorar la calidad de los productos o servicios, aumentar
la eficiencia de los procesos, reducir los riesgos y aumentar la satisfacción
del cliente además, pueden mejorar la reputación y credibilidad.

También abordan aspectos relacionados con la sostenibilidad y el

impacto ambiental al seguir estas normas las organizaciones pueden reducir
su huella ecológica, minimizar los residuos y mejorar su desempeño
ambiental, obtener la certificación ISO es un signo de confianza y credibilidad
para los clientes, proveedores y socios comerciales, demuestra que una
organización cumple con estándares internacionales reconocidos y está
comprometida con la calidad, la seguridad y el medio ambiente.

Por otro lado, puede brindar una ventaja competitiva al permitir a las
empresas acceder a nuevos mercados y participar en licitaciones
internacionales.
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¿Qué son las normas ISO?

Las normas ISO son un conjunto de estándares con reconocimiento

internacional que fueron creados con el objetivo de ayudar a las empresas a
establecer unos niveles de homogeneidad en relación con la gestión,
prestación de servicios y desarrollo de productos en la industria, las iniciales
ISO son el acrónimo de International Organization for Standardization, y sus
orígenes se remontan 1946, como unión de otros organismos que existían
previamente y cuyo objetivo era la regulación y establecimiento de
estándares para la fabricación (International Federation of National
Standarzing (ISA) y la United Nations Standards Coordinating Committee
(UNSCC)) a la reunión inicial, que tuvo lugar en el Instituto de Ingenieros
Civiles de Londres, asistieron 64 delegados en representación de 25 países.
Desde entonces y hasta la fecha se han creado más de 23.000 estándares
que cubren multitud de áreas de gestión, tecnologías y procesos de
producción. Se trata de una organización no gubernamental, en la que se
encuentran presentes en 164 países, con 781 comités y subcomités técnicos
implicados en el desarrollo de estándares, y que tienen su Secretaria Central
en Ginebra, Suiza

Formularios: definición y objetivos,consideraciones para su

elaboración, Control de formularios:

Un formulario es un documento, ya sea físico o digital, diseñado para

que el usuario introduzca datos estructurados (nombres, apellidos,
direcciones, entre otros) en las zonas correspondientes, para ser
almacenados y procesados posteriormente. Esto ayuda a que diferentes
instancias, registren datos personales de la persona que los llena para
posteriormente ser acreedor al servicio solicitado, siempre y cuando, los
datos sean llenados correctamente. Su objetivo es llenar las necesidades
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que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.
Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir
uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por
último, dar valor legal a determinadas transacciones.

Por ejemplo, si requerimos el registro de un usuario para que pueda

participar enviando comentarios sobre nuestro artículos en internet o para
poder acceder a cierto contenido, basta con pedir los datos básicos como
nombre, apellidos y correo electrónico.

Diseño del formulario:

Pueden ser de diferentes tipos como son:

• Hojas sueltas: Son los formularios que se requieren
individualmente. Dependiendo a quien se solicite el trabajo, el
sistema de impresión varia entre maquinas tipográficas y rotativas
( con corte posterior para formar la hoja suelta).

• Hojas continuas: Son formularios cuya producción se realiza en

máquinas rotativas. Permiten que la información que se consigne
sea impresa por una impresora.
• Tarjetas: Son formularios realizados en un gramaje, especial
normalmente en cartulina. El gramaje dependerá del uso que se le
quiera dar a la tarjeta.
• Sobres: Los sobres son realizados en formas, tamaños y gramaje
especiales. Existen sobres tamaño oficio, sobre tamaño carta,
sobre manila o bolsa y sobre de enrutamiento de
correspondencia.
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• Formulario electrónico: Los formularios electrónicos vienen a

minimizar muchas de las desventajas de los que se presentan en
papel. Es posible diseñar un formulario electrónico de manera que
contenga información de ayuda para la persona que tenga que
rellenarlos. Estos formularios electrónicos pueden contener
campos de texto de una longitud prefijada, o bien de longitud
variable. Los campos de lista desplegable ofrecen una serie de
opiniones de entre las cuales el usuario debe elegir una.
Condiciones para su elaboración:

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario

exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y
determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan
el mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándares de papel y
letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con
toda la formación que contendrá el formulario. Determinar espacios
horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con
los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a máquina, evitando
áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas. Una
vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por
tres meses y constatar si cumple su objetivo.

Control de formulario:

Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las

operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde
se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en
forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.
El control de formulario se debe centrar en un lugar suficientemente
alto dentro de la organización como para dar una visión amplia, necesitaría
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para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios.

Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el
analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario
decide cuales son los datos necesarios. En la etapa del control de
formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como
política de a empresa y la comprensión de los factores que componen el
problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y
procedimiento. Los componentes básicos de este programa deben ser la
función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema
secundario.

Manuales administrativos: ventajas y desventajas, clasificación, tipos,

procedimiento general para elaborar manuales administrativos:

Entre las ventajas más importantes, se encuentran las siguientes:

• Logra y mantiene un solido plan de organización

• Asegura que todos los interesados tengan una adecuada
comprensión del plan general y de sus propios papeles y
relaciones pertinentes
• Facilita el estudio de los problemas de organización.
• Sistémica la iniciación, aprobación y publicación de las
modificaciones necesarias en la organización.
• Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y
compensación del personal clave
• Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación
con los demás de la organización.
• Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de
autoridad de los diversos niveles.
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• La información sobre funciones y puestos suele servir como

base para la evaluación de puestos y como medio de
comprobación del progreso de cada quien.
• Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los
funcionarios.
Entre las desventajas encontramos las siguientes:

 Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para

necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por
todos sus integrantes.
 Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso
preparar un manual y conservarlo al día.
 Existen el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación
y rigidez.
 Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el
desarrollo de las operaciones.
 El costo de producción y actualización puede ser alto.
 Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
 Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
 Muy sintética carece de utilidad , muy detallada los convierte en
complicados.
Existen diversas clasificaciones y tipos de manuales que pueden
resumirse de la siguiente manera:

Por su contenido:
 Manual de historia: Su propósito es proporcionar información histórica
sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros,
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administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama

introspectivo de la tradición y filosofía del organismo.
 Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada
la estructura organizacional formal a través de la descripción de los
objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos
puestos y las relaciones.
 Manual de políticas: consiste en una descripción detallada de los
lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de
los objetivos.
 Manual de procedimientos: es la expresión analítica de los
procedimientos administrativos a través de los cuales se canalizan la
actividad operativa del organismo.
 Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de
personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la
elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente
la confección de este tipo de manuales.

Por su función específica:

 Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de

interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos
tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de
coordinar el proceso de fabricación, es tan reconocida, que en las
operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan
ampliamente.
 Manual de compras : el proceso de comprar debe estar escrito,
consiste en definir el alcance de compras, definir la función de
comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades
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 Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del

trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de
ventas. Al personal de ventas es necesario darle un marco de
referencia para tomar decisiones cotidianas
 Manual de finanzas: Consiste en asentar por escrito las
responsabilidades financieras en todos los niveles de la
administración, contiene numerosas instrucciones especificas a
quienes en la organización están involucrados con el manejo de
dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.
 Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la
contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el
personal interesado en esta actividad.
 Manual de crédito y cobranzas: se refiere a la determinación por
escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los
aspectos mas importantes que puede contener este tipo de manual
están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y
cobro de las operaciones, entre otros.
 Manual personal: abarca una serie de consideraciones para ayudar a
comunicar as actividades y políticas de la dirección superior en que se
refiere a personal.
 Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una
función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de
referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y
como información general para el personal interesado en esa función.
 Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las
labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son
comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos.
General:
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 Manuales generales de organización: Este es producto de la

planeación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la
organización formal y definiendo su estructura funcional.
 Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la
planeación , contiene los procedimientos de todas las unidades
orgánicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la
forma de operar.
 Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los
deseos y actitud de la dirección superior, para toda la empresa, estas
políticas generales establecen líneas de guía.

Específico:
 Manual especifico de reclutamiento y selección: se refiere a una parte
de un área especifica , y contiene la definición a uniforme respecto al
reclutamiento y selección personal en una organización.
 Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar
lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados
tipos de actividad.
 Manual especifico de políticas de personal: Este se enfoca a definir
políticas , pero de un área específica de la organización, señalando
las guías u orientación respecto a cuestiones de personal.
 Manual especifico de procedimientos de tesorería: Consiste en
elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área
específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de
secuencia de pasos en el trabajo.
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Procedimiento general para elaborar manuales administrativos:

1) Planificación del trabajo: En esta etapa se conforman un grupo de trabajo
encargado de la elaboración de los manuales, este puede ser conformado por
un representante de cada una de las unidades administrativas de la institución
o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca. Se deberá nombrar
un coordinador o responsable quien conducirá el trabajo del grupo con el fin
de mantener homogeneidad en el contenido y la presentación de la
información.
2) Búsqueda de la información: una vez que se tiene la planificación del
trabajo, se comienza a recabar la información necesaria para la elaboración
de los manuales, según las herramientas metodológicas establecida
previamente y las técnicas investigativas seleccionadas.

3) Análisis de la información: una vez que se haya obtenido la información

necesaria para la elaboración del manual, esta deberá ser organizada y
analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del
manual

4) Elaboración del manual: se establece, en esta fase, el diseño y la

presentación que se utilizara para elaborar el manual administrativo, para ello
se debe considerarla redacción del documento, analizar a quienes va dirigido
el manual, para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible.la
elaboración de diagramas, ya sea de flujo, de distribución, espacio físico,
entre otros el formato, asegurándose de que la información presentada
guarde una secuencia lógica, que haya uniformidad de letra.

5) Validación del manual: una vez que se tiene elaborado el manual

administrativo, el ismo se debe presentar al jerarca y a los responsables de
cada unidad administrativa a que corresponda el manual. Para que procedan
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a validar si la información presentad corresponde con las responsabilidades,

atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la
institución, como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el
manual.

6) Autorización del manual: Cuando se cuente con la validación del manual se

debe formalizar el mismo. En este punto, el jerarca institucional o el
responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá autorizar el
manual, de manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y
distribución del mismo a nivel institucional en general o de las unidades
administrativas correspondientes.

7) Difusión y distribución del manual: Una vez valido y autorizado un manual,

es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades
administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo
tengan a su disposición, y lo utilicen en la práctica.

8) Revisión y actualización del manual: Los manuales son objeto de

revisiones periódicas , y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se
produzcan en la institución, para ello, se debo mantener un registro de las
modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se,
mantengan apegados a la realidad institucional

SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO

Desde los inicios de la humanidad el hombre a través de la utilización de

su propia iniciativa y creatividad ha buscado la forma de simplificar todas las
actividades que realiza dentro de su labor productiva, independientemente a
cuál sea su objetivo. A nivel empresarial el concepto de la Simplificación del
Trabajo, no es más que la labor que se realiza constantemente a través de la
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utilización de planes organizados, que sirven para la aplicación de mejores

técnicas que faciliten la ejecución de las tareas. Desde un punto de vista
administrativo, la Simplificación del Trabajo es cualquier método, artificio ó
recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido
para ejecutar una labor determinada y es concebida fundamentalmente como
una tarea permanente con el objeto de minimizar las tareas ordinarias
propias de toda organización.

Límites en el Proceso de Trabajo

Un proceso de trabajo está típicamente asociado con objetivos

operacionales y relaciones de trabajo. Por ejemplo un Proceso de
Reclamación de Seguros, o un Proceso de Desarrollo de Ingeniería. Un
proceso debe estar totalmente contenido en una única unidad de
organización o puede que tenga varias organizaciones diferentes, como en
una relación cliente-distribuidor.

Un proceso de trabajo tiene definidas condiciones, desencadenando su

inicio en cada nuevo ejemplo (la llegada de una reclamación) y rendimientos
definidos a su conclusión. Un proceso de trabajo puede que asocie
interacciones correctas o relativamente incorrectas entre los participantes; su
duración puede también variar ampliamente.

Un proceso de trabajo puede constar de actividades automatizadas,

capaces de la gestión del flujo de trabajo, y / o actividades manuales, que
deben estar más allá del ámbito de la gestión del flujo de trabajo. Dentro de
algunos de los objetivos para mejorar el proceso y alcanzar la
Simplificación del Trabajo a nivel organizacional se encuentran los
siguientes:
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 Reducir al mínimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una

determinada tarea, ya sea mental o física.
 Mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales
como la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y
combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación o
tabulación del trabajo.
 Optimización y aprovechamiento de los recursos disponibles.
 Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las áreas que
la integran.
 Reducción del número y el costo de las operaciones administrativas,
mediante la disminución de trámites y la combinación, unión ó
eliminación de formas impresas.
 Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir
desplazamientos y tiempos innecesarios.
 Satisfacción del personal con su trabajo y mayor disposición del
mismo al encomendarle una labor o tarea.
 Mejora la supervisión, ya que se estimula la iniciativa personal del
trabajador.
 Mejor atención al público, al disminuir el tiempo dedicado a las
actividades de trámite de documentos y trabajo rutinario.
 Renovación del interés del empleado por su trabajo, resultado de una
comprensión más clara del objetivo de su tarea y de su relación con
otros trabajos dentro de la oficina.
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Conclusión

El objetivo de las normas ISO es proporcionar una base común para la

gestión de la calidad, la seguridad, el medio ambiente y otros aspectos
relacionados, en una amplia variedad de sectores y actividades. Estas
normas tratan de mejorar el desempeño, la eficiencia y la seguridad en las
organizaciones y establecen requisitos y directrices que ayudan a mejorar
los procesos y productos, reducir los riesgos, aumentar la satisfacción del
cliente y cumplir con las regulaciones y normativas aplicables.

Además, las normas ISO tienen como objetivo fomentar la

cooperación y el intercambio de información entre organizaciones, para
mejorar la eficiencia y la calidad en toda la cadena de suministro y promover
la innovación y el desarrollo sostenible.