I

CONTADURIA PUBLICA

DISEÑO DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE

INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE LA
EMPRESA NOVI LTDA.
AUTOR

María Lidia Pachinda Moreceño

PROFESOR GUÍA

Lic. Fredy Landívar Portugal

MODALIDAD

Proyecto de Grado

Santa Cruz de la Sierra-Bolivia

2022
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Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN......................................................................................................................1
1. Situación Actual..............................................................................................................1
2. Situación Deseada...........................................................................................................3
3. Marco Conceptual...........................................................................................................5
3.1 Control................................................................................................................................5
3.2 Control interno....................................................................................................................5
3.3 Objetivos del control interno..............................................................................................6
3.4 El marco integrado de control interno..........................................................................7
3.4.1. Objetivos operativos:.............................................................................................7
3.4.1.1 Objetivos de información:.....................................................................................7
3.4.1.2 Objetivos de cumplimientos:.................................................................................7
3.5 Inventarios....................................................................................................................7
3.6 El Inventario inicial y final..............................................................................................8
3.6.1 Gestión de inventario................................................................................................9
3.6.2 Optimización de inventario.......................................................................................9
3.6.3 Administración de inventario..................................................................................10
3.6.4 Importancia del control de inventario.....................................................................10
3.7 COSO (Committee of Sponsoring Organizations).........................................................10
4. Métodos.......................................................................................................................12
4.1 Método de Programación extrema (XP)..................................................................12
4.1.1 Fase 1: Planificación............................................................................................13
4.1.2 Fase 2: Diseño.....................................................................................................13
4.1.3 Fase 3: Codificación «De Todos»........................................................................13
4.1.4 Fase 4: Pruebas....................................................................................................13
4.1.5 Fase 5: Lanzamiento............................................................................................14
4.2 Técnicas.......................................................................................................................14
5. Diagnostico...................................................................................................................15
5.1 Propósito del diagnóstico............................................................................................15
5.2 Contextualización social..............................................................................................16
5.3 Descripción de la organización....................................................................................17
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5.4 Justificación del proyecto..................................................................................................20

6. Diseño..........................................................................................................................21
6.1 Diagrama de flujo Principal...............................................................................................21
6.2 Programación....................................................................................................................23
6.1 Objetivos.....................................................................................................................23
6.2 Objetivo General.............................................................................................................23
6.3 Objetivos Específicos.......................................................................................................23
6.4 Identificación del producto o servicio.........................................................................24
6.5 Metas..........................................................................................................................25
6.6 Actividades..................................................................................................................26
6.7 Indicadores de verificación................................................................................................27
6.8 Medios de verificación................................................................................................28
6.9 Supuestos..........................................................................................................................28
6.10 Planificación del proyecto...............................................................................................29
7. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS......................................................................................31
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INTRODUCCIÓN

NOVI Ltda. se dedica a la ingeniería y construcciones electromecánicas y obras

civiles, provisión y representación de equipos y materiales eléctricos, mecánicos y
electrónicos. pudiendo dedicarse al mantenimiento técnico y/ o construcciones de obras
electromecánicas y mantenimiento en la optimización del funcionamiento de equipos y/o
instalaciones electromecánicas.
NOVI Ltda. aborda la necesidad de dar soluciones a instalaciones obsoletas,
temporales, envejecidas o mal mantenidas, muchas veces cubiertas por personas con
experiencia y conocimientos, con el resultado de que muchas de estas instalaciones
pueden fallar o fallar en un corto plazo de tiempo obsolescencia interna, lo que significa
mayores costos para los clientes.
Para ingresar al mercado, NOVI Ltda. adopto una estrategia de diferenciación,
lo que significa que sus precios si bien son un poco elevados, se justifican debido a que
brindan los servicios de los mejores profesionales, materiales de calidad, mano de obra
calificada, apego a lo contratado tiempo, servicio post-venta, etc. Considerando como
clientes potenciales a todas las empresas constructoras de la ciudad de Santa Cruz que
realicen obras civiles en plazas comerciales, edificios, residencias, hospitales, etc.
El presente trabajo de investigación tiene como finalidad diseñar
procedimientos de control internos acorde al área que sea preciso y adecuado para
mejorar las actividades de la organización y tener un mejor control del stock que se
realiza en el ciclo de inventarios, en el cual se encontraron diferentes falencias como la
información distorsionada, mala rotación de inventarios y control inadecuado de la
mercadería
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1. Situación Actual

Desde hace años NOVI Ltda. viene trabajando en su conjunto de la mano de sus
trabajadores, debido a su constancia y al cumplimiento de sus metas y objetivos ambas
tuvieron una participación en su desarrollo y crecimiento en el mercado. Durante este
periodo se solventaron y permanecieron en el mundo del mercado de la competencia,
esto se debe a un buen estudio de mercado y administración de sus recursos que durante
su trayectoria se vieron fortalecidos, llegando a cumplir con las expectativas de sus
clientes.

Tomando en cuenta que NOVI Ltda. se dedica se dedica a la ingeniería y

construcciones electromecánicas y obras civiles, provisión y representación de equipos y
materiales eléctricos, mecánicos y electrónicos. pudiendo dedicarse al mantenimiento
técnico y/ o construcciones de obras electromecánicas y mantenimiento en la
optimización del funcionamiento de equipos y/o instalaciones electromecánicas.

Actualmente presenta serios problemas debido a la carencia de políticas de

control de inventarios, por lo que aún no se ha establecido ni implementado para el
funcionamiento en el área. Como también podemos detectar que no hay un seguimiento
a un plan estratégico para su desarrollo de los métodos y procedimientos que le permita
desarrollar su actividad.

Por lo que toda organización sin una idea clara ni un plan estratégico puede
verse afectada por el acontecimiento capaz de poner en riesgo su equilibrio natural
dentro de un contexto competitivo, amenazando su estabilidad propia en el mundo de la
competencia.

En el área contable ha generado deficiencias como por ejemplo la información

que viene desde el área de inventario no llega a tiempo al área contable no hay traspaso
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de información de un departamento a otro, en la facturación de las compras durante el

día no hay una coordinación adecuada con el departamento en la que debería hacerse
llegar las facturas originales y ser registradas diariamente.
Esto ocasiona una manipulación y variación de stock del material que se
encuentra en el reporte que maneja contabilidad sobre el área de almacén, en el que la
información de la misma debería ser adecuada y precisa teniendo una buena relación
entre sectores para informar que cada venta sea registrada por ambas partes llevando la
información en cadena de mando desde el jefe de almacén hasta el jefe de contabilidad.

El inexistente sistema de control interno del almacén de la empresa NOVI

LTDA. ocasiona una inadecuada distribución del material generando una mala imagen
de la misma, además el personal al no contar con una herramienta para controlar sí
existe el material en Stocks ocasiona que exista una demora en los trabajos. Este sería
uno de los puntos críticos que tiene la organización debida que a la compra en deshora
de los materiales da paso a comprar a costos más elevados los principales productos esto
encamina a tener graves problemas económicos.

Por lo que se ha podido ver en la instalación específicamente en el área de

almacén la falta de organización, coordinación, otra de las falencias en el que el stock y
algunos de ellos permanezcan en el almacén durante largos periodos de tiempo pudiendo
provocar pérdidas económicas en la organización. al por no contar con información
actualizada y no llevar un control periódico de la existencia de los productos que se
encuentra dentro de la instalación pueden ser propensos a robos de los materiales
pudiendo no cuantificar las pérdidas.

De esta forma no estamos enfocando en un área específica que necesita la

organización para un buen funcionamiento para ello requiere un diseño claro y preciso
de un sistema de control interno para el área de inventarios, esto en busca de subsanar
los problemas actuales y que afectan de una forma directa a la organización y que a
continuación serán mencionados.
 3

Como se puede apreciar en lo anteriormente descrito, la empresa se encuentra

ante una situación de diferentes problemáticas que están afectando al desarrollo continuo

2. Situación Deseada

Lo que se quiere lograr al finalizar el proyecto es mejorar los procesos de

control interno en el área de inventario a través de políticas del sistema de control
interno, facilitar y ayudar a mejorar la gestión y desarrollo en el área de almacén,
permitiéndonos facilitar la rapidez en el servicio de nuestros clientes.

Además, el personal de almacén los utilizará como herramienta de mejora

continua, demostrando el buen funcionamiento de las actividades que se desarrollan en
la instalación.

Todo esto con el fin de facilitar la distribución y manipulación de los

materiales eléctricos en los que estamos directamente involucrados para poder cumplir y
lograr todo lo que nuestros clientes necesitan para que se sientan cómodos, satisfechos
con nuestro servicios prestados e interés en nuestra empresa NOVI Ltda.

De acuerdo con los vacíos y sus problemas en el almacén que existen, se

decidió dar una solución para mejorar los procesos, políticas y supervisión con el fin de
ayudar y fortalecer el sistema de control de inventarios. Lo más importante para la
organización y su entorno son las actividades que realiza ya que le permitirán lograr su
propósito, sus metas, además de complementar a ambas partes en su desarrollo,
considera como beneficiarios a los recursos humanos y financieros de la organización.

A través de esta propuesta de diseño de un sistema de control interno en esta

área de inventario, se espera que exista una buena organización del almacén, que crea
una comunicación sincrónica entre los diferentes departamentos, en la que se actualizará
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la información para ser registrada en el momento de cada compra que llegue al almacén,
con el resultado de; estrategia, políticas y procedimientos de un nuevo sistema que nos
permitirá despachar los artículos requeridos reportando de forma totalmente segura en
cada área de la organización. También con el funcionamiento del sistema evitaremos
robos de los artículos ya que al existir un mayor control tendremos registros que van a
servir para identificar los productos que hay en existencia y evitar pérdidas.

De igual forma se podrán detectar a tiempo los errores en la información

distorsionada, fallos que puedan suceder con algunos datos, facilitando subsanar el
problema en el menor tiempo posible, mejorando diariamente cada fallo para ayudar a su
crecimiento y desarrollo de una forma segura.

A si mismo demostrando que el sistema provocará una mayor rotación de los

productos ocasionando que sus inventarios estén el menor tiempo posible en sus
instalaciones de esta manera no se tendrá mercancía caducada, además este diseño
adecuara todos los canales que no tenían un buen desarrollo y serán modificados para
mejorar el proceso de entrada, salida y entrega final al cliente.

Con todas estas normas, procedimientos, políticas inyectadas va a solucionar

que el comercio de sus productos sea más rotativo mejorando la calidad de su producto y
generando una mayor utilidad.

De acuerdo a lo mencionado la organización va empezar a desarrollar sus

actividades la mejora del proceso de una forma eficiente transfiriendo información
confiable adecuada y precisa al área de contabilidad. Donde se beneficiarán en el
aumento de la productividad de los trabajadores y las entregas en tiempo de las obras
donde requieran los servicios, esto permitirá captar más clientes por lo que en todo su
entorno la empresa comenzará a generar ganancias.
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Por lo tanto, cómo resultado de esto, la empresa tendrá un mejor desarrollo de

actividades que les permitirá expandirse a nivel Departamental y Nacional Así de esta
manera generar fuentes de empleos que contribuyan al desarrollo del País.

3. Marco Conceptual

El diseño de un control interno para inventario es un conjunto de políticas,

métodos, de procedimiento que sirven para facilitar la distribución y el manejo del
material físico en una empresa por lo que también busca generar una clara y buena
organización de las actividades del personal de acuerdo a sus funciones tratando de
mejorar continuamente para cumplir los objetivos deseados.

3.1 Control

El control consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado,

a las órdenes impartidas y a los principios administrativos. En este sentido, tiene
la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y
evitar su repetición siendo ésta una clave indispensable para el buen desarrollo
organizacional.
El control, como función, permite monitorear los resultados obtenidos y
compararlos con los resultados inicialmente esperados, al tiempo que asegura
que las acciones guiadas se ejecutan dentro del alcance de la estructura
organizacional de acuerdo con el plan de la organización. (Euroinnova
internacional , 2004)
Así mismo (Fayol, 2022) indica que el control es una etapa primordial en la
administración, ya que puede verificar el rendimiento mediante su comparación
con los estándares establecidos y, sin embargo, si no existe un mecanismo que se
cerciore o informe si todo lo organizado va resultando.

3.2 Control interno

(Manual de Control Interno Municipio de Manaure, 2009) indica que el control

interno se refiere como el sistema integrado por el esquema de organización y el
conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos
de verificación y evaluación adoptado por una entidad, con el fin de procurar que
todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la
información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas
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constitucionales y legales dentro de las políticas trazadas por la dirección y en

atención a las metas u objetivos previstos. El control interno que se pudo
observar que es un plan flexible, porque se adecua a las necesidades de cada
empresa ya que varía en cuanto a pasos, formatos, niveles, etapas que serán
marcadas según las características y de ser necesario se puede quitar, agregar o
mejorar controles para lograr el objetivo que se persigue.
El Control Interno es un proceso que debe ser ejecutado por el directorio, la
gerencia y el personal, es decir, por toda la compañía. Está diseñado
principalmente para proveer una seguridad razonable acerca de los objetivos
operacionales de reporte y de cumplimiento de la entidad. Uno de los principales
modelos de referencia es el Marco COSO, el cual genera una definición común
de Control Interno y brinda un modelo estructurado que ayuda a las empresas a
encaminarse hacia una implementación efectiva de Control Interno. Para poder
decir que un SCI se encuentra funcionando bajo el modelo COSO, cada uno de
los componentes y principios deben estar presentes y funcionando de manera
integrada. (Acosta, 2020)

De acuerdo a (Acosta, 2020) Si bien un sistema de control interno ayuda a

aumentar el nivel de percepción del riesgo de la empresa al interno y al externo,
debemos reconocer que también existen limitaciones inherentes a todo sistema
como los juicios humanos en la toma de decisiones, fallas humanas o errores,
colusión de dos o más personas, entre otros, que también deben ser tomadas en
cuenta.

Según (Acosta, 2020) La implementación de un sistema de control interno

permite fortalecer a las compañías y las impulsa a conseguir sus objetivos,
previene pérdidas de recursos, mejora la ética, facilita el aseguramiento de los
reportes, incrementa confianza de inversionistas, reduce riesgos y es aplicable
independientemente del tamaño o tipo del negocio.

3.3 Objetivos del control interno

- Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, así como también detectar y
corregir errores que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro
de sus objetivos.
- Garantizar la eficacia y la eficiencia en todas las operaciones promoviendo y
facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el
logro de la misión de la organización
- Velar por que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos
al cumplimiento de los objetivos de la entidad.
- Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos
de verificación y evaluación
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- Velar por que la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos

adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su
naturaleza y características. (Actualicese, 2021)
3.4 El marco integrado de control interno

Se establece tres categorías de objetivos que permiten a las organizaciones

centrarse en diferentes aspectos del control interno podemos observar aquí en los
siguientes puntos:

1.1.1. Objetivos operativos: Se relacionan con el cumplimiento de la misión

y visión de la entidad.

Hacen referencia a la efectividad y eficacia de las operaciones, incluidos

sus objetivos de rendimiento financiero y operacional y la protección de
sus activos frente a posibles pérdidas. Los objetivos operativos deben
reflejar el entorno empresarial, industrial y económico en que se
involucra la entidad y están relacionados con el mejoramiento del
desempeño financiero, la productividad, la calidad, las prácticas
ambientales, y la innovación y satisfacción de empleados y clientes

3.4.1.1 Objetivos de información: estos objetivos se refieren a la

preparación de reportes para uso de la organización y los
accionistas, teniendo en cuenta la veracidad, oportunidad y
transparencia. La presentación de informes a nivel externo da
respuesta a las regulaciones y normativas establecidas y a las
solicitudes de los grupos de interés, y los informes a nivel
interno atienden a las necesidades al interior de la organización
tales como: la estrategia de la entidad, plan operativo y métricas
de desempeño.
3.4.1.2 Objetivos de cumplimientos: están relacionados con el
cumplimiento de las leyes y regulaciones a las que está sujeta la
entidad. La entidad debe desarrollar sus actividades en función
de las leyes y normas específicas. (Gonzales Martinez , 2015)

3.5 Inventarios

El inventario es un proceso en el que se refleja en un documento físico o digital,

de manera ordenada y detallada, el listado de las mercancías que almacena una
empresa. Para llevarlo a cabo, es necesario contrastar que las existencias de los
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productos que se encuentran almacenadas, así como sus cantidades y

características, coincidan con lo que figura en el registro o sistema informático
de la empresa. Aunque existen diferentes tipos de inventario, todos tienen la
misma finalidad: maximizar las ganancias minimizando los costos de
almacenamiento. Todo ello, manteniendo los niveles de actividad y mejorando el
grado de satisfacción del cliente. (Copyright Mecalux, S.A., 2021)

De igual manera (hubspot Inc., 2021) Nos dice que un inventario es un documento
donde se registran todos los bienes tangibles y en existencia de una empresa, que
pueden utilizarse para su alquiler, uso, transformación, consumo o venta. Debe ser
una relación detallada en la que se incluyan, además de los tangibles, los derechos y
deudas de una empresa.

Por otro lado (San Juan , 2015) nos dice que el inventario es el activo más grande en
una empresa de distribución. El costo de contar con un inventario puede ser tan
extenso como variado, y ofrece diversas ventajas, como disponibilidad de los
productos o velocidad de respuesta, que se convierten en rasgos competitivos para la
empresa, siempre y cuando su manejo sea adecuado.

Para muchas empresas, el inventario es una obligación engorrosa. De hecho, muchas

startups y pymes tienen dificultades con estas evaluaciones periódicas, ya que suelen
involucrar a una gran cantidad de personal. Para ayudarte a llevar a cabo un buen
inventario, te explicamos este término y los detalles a los que debes prestar atención.
Además, te damos consejos para desarrollar satisfactoriamente todo este proceso, así
como a ahorrar tiempo y dinero con tu inventario anual. El inventario es el
documento más simple en contabilidad y consiste en una relación detallada, ordenada
y valorada de todos los bienes, derechos y deudas de una empresa. Sirve para
comprobar cuáles son los elementos que componen el patrimonio de una empresa en
un momento determinado. Hay que tener en cuenta que dependiendo de las
necesidades del negocio deberá realizarse diaria, semanal o mensualmente.
Antiguamente, los inventarios se realizaban por medios físicos (en un papel) pero
ahora, lo más común, es que se mantengan de manera centralizada en bases de datos.
(Gestion , 2018)

3.6 El Inventario inicial y final

El inventario inicial es aquel que se registra al comienzo de

un ejercicio contable, previo cálculo de variaciones de este al final del
ejercicio anterior. En otras palabras, se trata del inventario con el que
contamos de forma física al inicio del ejercicio. El inventario final es
aquel que se registra al terminar un ejercicio contable, previo control de
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entradas y salidas de existencias. En otras palabras, se trata

del inventario que se calcula al finalizar el ejercicio.
Existen subdivisiones del control de inventario:

3.6.1 Gestión de inventario

Su objetivo es mantener la productividad en el manejo de las

existencias. Es decir, llevar a cabo todas las tareas en el menor plazo y
con el menor esfuerzo posible. Esto se logra, por ejemplo, usando
códigos de barras para identificar rápidamente de forma electrónica las
mercancías almacenadas.

3.6.2 Optimización de inventario

Busca usar de la manera más eficiente los recursos. Es decir,

persigue que los resultados financieros sean los mejores posibles,
reduciendo costes. Esto se consigue, por ejemplo, calculando (en base a
los datos históricos) la cantidad óptima de insumos que deben
solicitarse al proveedor, de manera que no quede un exceso de materia
prima sin utilizar y que se pueda echar a perder.

El control de inventarios incluye varias tareas como las siguientes:

a) Clasificación de inventarios
a. Se pueden identificar distintas categorías. Por ejemplo, de acuerdo a
la frecuencia de ventas mediante el análisis
b) Definir máximos y mínimos de stock
a. En base a la información histórica, la empresa podría determinar la
cantidad mínima y máxima de mercancía que debería tener
disponible para la venta.
c) Definir la frecuencia con la que se hará la revisión del inventario

En este punto, debemos recordar que existen dos métodos:

- Inventario perpetuo: Se hace un registro diario y permanente de

las existencias.
- Inventario periódico: Se determina una frecuencia en la que se
efectúa el conteo de las mercancías, por ejemplo, cada semana.
Entonces, se destina un tiempo de la jornada laboral a esta labor.
(Westreicher, 2020)
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3.6.3 Administración de inventario

(Unidad 7, 2004) Nos dice indica que la administración de inventarios es la

aplicación de procedimientos y técnicas que tienen por objeto establecer, poner en
efecto y mantener las cantidades más ventajosas de materias primas, producción en
proceso, artículos terminados y otros inventarios, minimizando los costos a que den
lugar, para contribuir a lograr los fines de la empresa.

3.6.4 Importancia del control de inventario

El control de inventario es importante para mantener el balance correcto de existencias

en los almacenes, algo que evita:

 Perder una venta porque no tener suficiente inventario para

completar un pedido. Los problemas constantes de inventario
pueden llevar a los clientes a otros proveedores. Por el
contrario, cuando se hace una gestión de inventarios en la empresa
adecuada se puede brindar un mejor servicio al cliente.
 Desconocer qué productos se venden más y cuáles menos.
También ayuda a comprender mejor qué es lo que se está vendiendo
y qué no. De esta forma puede evitarse que el exceso de inventario
ocupe innecesariamente espacio en los almacenes. Demasiado
inventario puede desencadenar pérdidas de ganancias, ya sea que un
producto caduque, se dañe o salga de temporada. (Sanmiguel
Vidueira, 2019)

3.7 COSO (Committee of Sponsoring Organizations).

El “Informe C.O.S.O.” es un documento que especifica un modelo

común de control interno con el cual las organizaciones pueden
implantar, gestionar y evaluar sus sistemas de control interno para
asegurar que éstos se mantengan funcionales, eficaces y eficientes.

3.7.1 Elementos principales de control interno según el C.O.S.O.

El Informe C.O.S.O. destaca cinco componentes esenciales de un
sistema de control interno eficaz que pueden ser implementados en
todas las compañías de acuerdo a las características administrativas,
operacionales y de tamaño específicas de cada una. Estos componentes
son: ambiente de control, valoración de riesgos, actividades de control,
información y comunicación y finalmente monitoreo o supervisión.
Estos componentes representan las categorías que se necesitan
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considerar para lograr los objetivos citados anteriormente. Existe una

interrelación directa entre estos objetivos y estos componentes.

3.7.1.1 Ambiente o entorno de control: establece el fundamento para

un sistema de control interno proporcionando la estructura y
disciplina fundamentales. Este es consecuencia de la actitud
asumida por la alta dirección, la gerencia, y por representación
instintiva, los demás agentes con relación a la importancia del
control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados
de la organización. Los valores éticos son esenciales para el
ambiente de control.
3.7.1.2 Evaluación del riesgo: Todas las entidades, omitiendo el
tamaño, estructura, naturaleza o clase de industria, enfrentan
riesgos en todos los niveles de sus organizaciones. No existe una
manera práctica para reducir los riesgos a cero. La definición de
objetivos es una condición previa para la valoración de riesgos.
Primero, deben definirse los objetivos a fin de que la
administración pueda identificar los riesgos y tomar las acciones
necesarias para administrarlos. Los objetivos globales deben
dividirse en objetivos específicos, consistentes con la estrategia
global, y vinculados con las actividades a través de la
organización.
3.7.1.3 Actividades de control: se dan a lo largo y ancho de la
organización, en todos los niveles y funciones. Incluyen un
rango de actividades tan diversas como aprobaciones,
autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisión del
desempeño de operaciones, seguridad de activos y segregación
de responsabilidades. Las actividades de control se pueden
dividir en tres categorías, basadas en la naturaleza de los
objetivos de la entidad con los cuales se relaciona: operaciones,
información financiera, o cumplimiento.
3.7.1.4 Información y comunicación: la información es identificada,
capturada, procesada y reportada mediante sistemas de
información; que pueden ser computarizados, manuales o
combinación de ellos. Los sistemas de información operan
algunas veces en una forma de monitoreo, realizando captura
rutinaria de datos específicos. En otros casos, se realizan
acciones especiales para obtener la información requerida. Los
sistemas de información pueden ser formales o informales. Las
conversaciones con clientes, proveedores, reguladores y
empleados proveen a menudo de la información más crítica
requerida para identificar riesgos y oportunidades, de manera
similar, la asistencia a seminarios profesionales o industriales y
 12

la participación como miembros de asociaciones de comercio u

otras pueden proporcionar información valiosa.
3.7.1.5 Monitoreo o Supervisión: el monitoreo asegura que el control
interno continúa operando efectivamente. Este proceso implica
la valoración, por parte del personal apropiado, del diseño y de
la operación de los controles en una adecuada base tiempo, y
realizando las acciones necesarias. Se aplica para todas las
actividades en una organización. El monitoreo puede hacerse de
dos maneras: mediante actividades en tiempo real o mediante
evaluaciones separadas. En síntesis, el control interno es
necesario para ayudar a que una organización a conseguir sus
objetivos de rentabilidad y rendimiento, Pueda prevenir pérdidas
de recursos, Obtenga información contable y operacional
confiable y refuerce la confianza al cumplir las leyes y normas.
(Practicante Planificacion y Control 00, 2017)

4. Métodos

4.1 Método de Programación extrema (XP)

La programación extrema se basa en algunos valores fundamentales,

que incluyen: la simplicidad, la comunicación, los comentarios, el
respeto y el coraje. También incluye un conjunto específico
de reglas XP que cubren todas las fases, desde la planificación hasta las
pruebas.
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Recomendado para: La programación extrema se puede usar para

proyectos individuales con plazos ajustados, que generalmente son
gestionados por equipos pequeños y medianos. Dado que XP es un
método de ritmo rápido, debe usarse con prudencia para prevenir
el agotamiento. (2022 Asana, 2022)

4.1.1 Fase 1: Planificación

Según la identificación de las historias de usuario, se priorizan y se
descomponen en mini-versiones. La planificación se va a ir revisando.
Cada dos semanas aproximadamente de iteración, se debe obtener un
software útil, funcional, listo para probar y lanzar.
4.1.2 Fase 2: Diseño
En este paso se intentará trabajar con un código sencillo, haciendo lo
mínimo imprescindible para que funcione. Se obtendrá el prototipo.
Además, para el diseño del software orientado a objetos, se crearán
tarjetas CRC (Clase-Responsabilidad-Colaboración).
4.1.3 Fase 3: Codificación «De Todos»
La programación aquí se hace «a dos manos», en parejas en frente del
mismo ordenador. Incluso, a veces se intercambian las parejas. De esta
forma, nos aseguramos que se realice un código más universal, con el
que cualquier otro programador podría trabajar y entender. Y es que
deber parecer que ha sido realizado por una única persona. Así se
conseguirá una programación organizada y planificada.

4.1.4 Fase 4: Pruebas

Se deben realizar pruebas automáticas continuamente. Al tratarse
normalmente de proyectos a corto plazo, este testeo automatizado y
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constante es clave. Además, el propio cliente puede hacer pruebas,

proponer nuevas pruebas e ir validando las mini-versiones.

4.1.5 Fase 5: Lanzamiento

Si hemos llegado a este punto, significa que hemos probado todas las
historias de usuario o mini-versiones con éxito, ajustándonos a los
requerimientos de los clientes. Tenemos un software útil y podemos
incorporarlo en el producto.

4.2 Técnicas

La técnica de investigación aplicada para el desarrollo es la observación y la

encuesta, puesto que a través de ella se determina, la forma de control, manejo y
disposición de materiales y suministros de manera cuidadosa, crítica y el informe de
conclusiones.

La observación es una técnica que consiste en visualizar o captar mediante la

vista, en forma sistemática, cualquier hecho, fenómeno o situación que se produzca en la
naturaleza o en la sociedad, en función de unos objetivos de investigación
preestablecidos.

La encuesta es un instrumento de gran utilidad en la investigación científica ya

que constituye una forma concreta de la técnica de observación, logrando que el
investigador fije su atención en ciertos aspectos y se sujeta a determinadas condiciones.

En este sentido, esta técnica de recolección de datos, es un instrumento de gran

utilidad en el presente trabajo
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5. Diagnostico

Para el presente trabajo se va a usar el método la programación extrema que

tienen como objetivos: Tomando como referencia el modelo estándar de control interno
C.O.S.O y sus cinco elementos del control interno (ambiente de control, evaluación del
riesgo, administración de los riesgos, información y comunicación y monitoreo) se
define la siguiente lista de verificación para evaluar la gestión del riesgo de la compañía
en el proceso de compras e inventarios.

Los resultados del levantamiento de datos con esta lista de chequeo permiten
conocer el estado actual del proceso de compras e inventarios frente a la estandarización
del proceso y la gestión de los riesgos.

5.1 Propósito del diagnóstico.

Documentar el nivel de cumplimiento de las actividades del proceso de compras

e inventarios, frente a los elementos del control interno. Debido a que los controles a
nivel de la entidad suelen tener un impacto dominante sobre los controles a nivel de la
transacción o de aplicación, la evaluación de su eficacia tendrá repercusiones para la
auditoria que se documentara en este proyecto como diagnostico actual del control
interno.

Según (Pérez 2010, Vera y Vizuete 2011, Gonzales 2013) “El control interno nos
dice que son conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una organización para
salvaguardar los recursos, promoviendo políticas para el cumplimiento de los objetivos y
metas propuestas.”

De acuerdo a los autores “el control de inventario es la parte del activo que
posee la organización, el cual comprende las materias primas productos en proceso y
 16

productos terminados porque de esta manera se puede asegurar la operación continua de

los procesos de comercialización de productos” (Zapata 2014, Pérez 2010, Zapata
1998).

5.2 Contextualización social

Dentro de lo social podemos clasificar o relacionar al gerente propietario,

personal de cada área, trabajadores en general y clientes que dependen de la empresa ya
que el enfoque principal es el sustento económico para cada uno de los actores
mencionados, al igual que para la organización ellos son de vital importancia que le
brinda su apoyo para su crecimiento y fortaleza de la misma.

El gerente propietario es el interesado y el que prevé medidas para su desarrollo

y crecimiento económico para él y su empresa.

El personal de las diferentes áreas ve a la empresa como una fuente de labor y

ingresos económicos en el que ellos se enfocan con el compromiso de que la
organización pueda subsistir.

El gobierno entra en esta contextualización debido a que nuestra empresa como

todas las demás paga impuestos que se constituye en la base de la economía de cualquier
país.

La empresa toma en cuenta la crisis económica que está sufriendo la población es

por esto que está en búsqueda de mejorar la relación con sus clientes implementado una
estrategia de marketing en la cual se está ofreciendo promociones a sus compradores
entendiendo la situación actual por la que están pasando, esta estrategia se ha elaborado
en conjunto con el encargado y su personal para captar más clientes y tener ventas para
obtener más ganancias y además generar popularidad a la empresa, mostrando un buen
servicio del personal con conocimiento sobre los productos que se ofrecen y que hay en
existencia.
 17

Respecto a las medidas de bioseguridad que se le ofrece al cliente está la

desinfección a la entrada y salida de la empresa mismo que por su seguridad de ambas
partes es de cumplimiento obligatorio realizar la desinfección, protección facial, para
poder adquirir o relacionarse con el personal y los productos.

Los horarios de trabajo y de atención en la instalación han vuelto a ser los

mismos que antes de la cuarentena, para que la organización pueda abrir sus puertas a
sus consumidores con el fin de que ellos puedan asistir a realizar su compra al horario de
su preferencia y así la empresa desarrolle sus actividades de una forma normal y pueda
generar ingresos.

5.3 Descripción de la organización

5.3.1 Antecedentes históricos

Construcciones e Instalaciones Electromecánicas Novi Ltda. Fue constituida
legalmente en fecha 23 de marzo de 2012, mediante escritura pública de constitución N°
1302/2012, está dedicada por cuenta propia o asociada con terceras personas para
realizar todo tipo de actos y operaciones de comercio de ingeniería y construcciones
electromecánicas y obras civiles, que puede realizar en todo el territorio nacional, su
domicilio legal se encuentra ubicado en el municipio de Warnes, Departamento de Santa
Cruz de la Sierra, Estado Plurinacional de Bolivia, pudiendo abrir agencias y/o
sucursales y se encuentra inscrita legalmente en todas las instituciones que establece la
ley. Y Proveer el asesoramiento en la optimización del funcionamiento de equipos y/o
instalaciones electromecánicas.

5.3.2 Misión

“Brindar un servicio de calidad y confiabilidad que cumpla con las expectativas

de nuestros clientes.”
5.3.3 Visión

Lograr el liderazgo en el competitivo mercado electromecánico como una

empresa de servicios especialista en construcciones Eléctricas. Esto nos permitirá
 18

posicionarnos como una empresa emprendedora y ser una opción importante para
nuestros clientes

5.3.4 Estructura Orgánica

 19

5.3.5 Ubicación de la empresa

Novi Ldta, se encuentra ubicada en la carretera al norte cerca de la localidad

Warnes en el parque industrial latinoamericano en la zona norte de la ciudad de Santa

Cruz de la Sierra.

Fig1. Ubicación de la empresa

5.3.6 Identificación del problema, necesidad u oportunidad

Para la identificación del problema que presenta la empresa se su uso la técnica
de entrevistas al personal administrativo y de almacén de la empresa esto para obtener
 20

información sobre las falencias que ellos observan o tienen y que afecta su desempeño y
desarrollo diario.

La información propiciada por los trabajadores indica que:

- Los materiales y suministros no están debidamente codificados y clasificados.

- El registro de entrada y salidas de los materiales de almacén es regular.
- El personal de almacén no cumple con el perfil adecuado para el cargo.
- El personal del área de almacén no es capacitado constantemente por el
encargado del área.

Todos estos problemas tienen un factor en común el cual es que la empresa no

cuente con la implementación de un sistema de control interno el cual ocasiona estos
déficits mencionados.

Mediante el método que se mencionó en la anterior sección es importante

recalcar la necesidad de examinar los procesos de la empresa, con el objetivo de llevar la
calidad hasta niveles más cercanos a la perfección, con el cual pretendemos mejorar la
gestión y procesos de la organización enfocado en aumentar la calidad.

Al identificar los problemas se nos presenta la oportunidad de subsanar y

mejorar el manejo de los procesos y las políticas de la empresa esto será posible
mediante la implementación del sistema de control interno.

5.4 Justificación del proyecto

Tomando en cuenta varios factores como son los problemas que existen dentro
de la empresa que ha comenzado su funcionamiento individual, decidí realizar el
presente proyecto de grado con el objetivo de realizar la implementación de un sistema
de control interno para el área de inventarios, con la finalidad de buscar un buen
funcionamiento y una mejora que permita a la empresa tener un desarrollo óptimo,
sistematizado y productivo que involucre a los productos, al personal presente y las
dependencias de la empresa.
 21

Con la idea del sistema de control interno el área de la organización de

Almacenes mejorara la atención al cliente evitando retrasos en la entrega de los
Servicios, esto provocara que aumente la popularidad y refleje el compromiso de trabajo
eficiente, generando mayor satisfacción tanto para la empresa como para los clientes.

6. Diseño
6.1 Diagrama de flujo Principal

A partir de la caracterización del proceso y la identificación de los riesgos, se

establecen dos procedimientos para el proceso de compras e inventarios. El primero el
Procedimiento de compras y el segundo el procedimiento de evaluación y re-evaluación
de proveedores.

En los procedimientos de secuencian las actividades que se deben ejecutar, se

describen como se deben realizar las tareas asociadas, se referencian los riesgos
previamente identificados en la caracterización del proceso y se plasmas los puntos de
control que el ejecutor debe de tener en cuenta para mitigar los riesgos del proceso.
Finalmente se identifica quien es el responsable de la actividad y que documentos o
registros soportes se deben utilizar para cada actividad en específico.

Los mecanismos de control son aquellos registros y documentos soportes que se

define su uso en los procedimientos y se presentan como anexos en la parte final de este
documento. Los registros o formatos son físicos o digitales y sirven para monitorear y
dejar la huella de los sucesos que tienen lugar durante la ejecución de las actividades
identificadas en los procedimientos.

Los mecanismos de control que se definen para esta estandarización de

actividades del proceso son: Solicitud de materiales y servicios, orden de compra,
remisión de materiales, listado de proveedores y el listado maestro de compras.
 22

Previo a la descripción de procedimiento se presenta el flujograma resumido de

las actividades definidas para la Empresa, herramienta que permite la contextualización
del usuario de la información de forma gráfica.
 22

INICIO

Recepción de la Solicitud de
Compra.
Registro asociado a la
actividad.
Solicitud de Materiales o
servicios

¿Hay existencias de
Materiales en Bodega?

Registro asociado a
la actividad.
Registro de uso Solicitud de Cotizaciones a los Solicitud de
constante en la proveedores. Cotización.
secuencia del Registro asociado
proceso como a la actividad.
seguimiento del Orden de Compra.
Generar la orden de compra al
estado de las proveedor seleccionado.
actividades de
compra.
Listado Maestro
de Compras Coordinación de despacho de Registro asociado
Materiales a la actividad.
Remisión de
Materiales
 23

Cuadro 1 de flujograma Elaboración Propia

6.2 Programación

La programación extrema o XP es una metodología de desarrollo que se

englobaría dentro de las denominadas metodologías Ágiles en la que se da máxima
prioridad a la obtención de resultados y reduce la burocracia que se produce al utilizar
otras ‘metodologías pesadas’.
Registro de movimientos de
materiales.
Todo en el software cambia. Los requisitos cambian. El diseño cambia. El
negocio cambia. La tecnologíaRecepción
cambia.deElMateriales
equipo cambia. Los miembros del equipo
cambian. El problema no es el cambio en sí mismo, puesto que sabemos que el cambio
va a suceder; el problema es laEntrega
incapacidad de adaptarnos
de documentos al a dicho cambio cuando éste
proceso financiero.
tiene lugar. Kent Beck.

El autor de la XP es Kent Beck, entre otros, que con su larga experiencia como
FIN de las metodologías y profundizó en las
programador eligió las mejores características
relaciones de éstas y como se reforzaban unas a otras. Por tanto, la XP no se basa en
principios nuevos, sino que todas, o casi todas, sus características ya se conocen dentro
 24

de la ingeniería del software, las cuales se complementan para minimizar los tópicos
problemas que pueden surgir en todo desarrollo de proyectos software.

6.1 Objetivos

6.2 Objetivo General

Diseñar una propuesta de Sistema de Control Interno dirigido al manejo de

inventario de materiales y suministros de Almacén Central de la Empresa NOVI
Ltda., para lograr eficiencia en el control de las mismas y generar mayor utilidad a la
organización.

6.3 Objetivos Específicos

 Diagnosticar la situación actual del sistema de control interno, para

determinar la existencia de las debilidades dentro del Almacén
 Identificar las debilidades de control interno existentes en el manejo del
inventario de materiales y suministros de la empresa Novi Ltda

 Fortalecer el Control Interno del Almacén Central.

 Proponer procedimientos adecuados a la mejora del sistema de control

interno del inventario del almacén central a objeto de lograr un control de
existencias de los materiales y suministros.

6.4 Identificación del producto o servicio

Los primeros son los programas de toda la vida: tú los tienes en tu ordenador,
los vas actualizando, haces tus copias de seguridad. Los segundos son relativamente
recientes, pero han venido para quedarse y pronto terminarán sustituyendo a los otros.

Lo digo porque las ventajas que conlleva trabajar con un programa de

inventarios en la nube son importantes. Destacaremos estas dos:
 25

1. Sólo necesitas un terminal cualquiera y una conexión a Internet para

trabajar, lo que permite la deslocalización tan valorada hoy día.
2. Al ser tecnología en la nube, te despreocupas de copias de seguridad, de
actualizaciones, de ocupación de espacio en los ordenadores.

Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y herramientas

gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no
contables. Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos
identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable.

La empresa en el momento de implementar el sistema de control interno, debe

elaborar un manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las actividades y
establecer responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos
organizacionales.

El Manual de Funciones y El Manual de Procedimientos,

Estos manuales deben estar redactados incluyendo todas las medidas que asume
la empresa para su operación de conformidad con los planes y políticas determinadas por
la misma, buscando:

1. Proteger los recursos contra el desperdicio, fraude o uso

ineficiente.
2. Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y la
realización de las operaciones.
3. Asegurar el cumplimiento de las políticas internas de la
empresa.
4. Evaluar el desempeño de todas las unidades administrativas y
operativas de la empresa

6.5 Metas

Para garantizar el éxito de un proyecto, XP han considerado como

fundamentales cuatro valores:
 26

Comunicación. Muy importante. La XP ayuda mediante sus prácticas a la

comunicación entre los integrantes del grupo de trabajo: jefes de proyecto, clientes y
desarrolladores.

Sencillez. Los programas deben ser los más sencillos posibles y tener la
funcionalidad necesaria que se indican en los requisitos. No hay que añadir algo que no
se necesite hoy. Si se necesita añadir más funcionalidad mañana pues ya se hará
entonces.

Retroalimentación. Las pruebas que se le realizan al software nos mantiene

informados del grado de fiabilidad del sistema.

Valentía. Asumir retos, ser valientes ante los problemas y afrontarlos. El

intentar mejorar algo que ya funciona. Aunque gracias a las pruebas unitarias no existe
el riesgo de ‘meter la pata’.

6.6 Actividades

Cronograma de la Investigación

Año 2022 / Meses Marzo Abril Mayo Junio Julio

Actividades Semanas 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Elección del tema.

Planilla de aprobación del trabajo
1
de Grado

Carátula
Tabla de contenido
2 Introducción
1.Situación actual
2. Situación deseada

3. Marco conceptual
3
4.Método
 27

5.Diagnóstico
5.1. Contextualización social
5.2. Descripción de la organización
5.3. Identificación del problema,
necesidad u oportunidad
5.4. Justificación del proyecto
6. Diseño del proyecto
6.1. Programación
6.2. Objetivos
6.3. Identificación del producto o
4 servicio
6.5. Actividades
6.6. Indicadores de verificación
6.7. Medio de verificación
6.8. Supuestos
6.9. Planificación del proyecto

6.7 Indicadores de verificación

A continuación, se presentan los indicadores que permitirán monitorear el desempeño

del proceso de compras e inventarios. Los indicadores están definidos para tomar los
datos de los registros del proceso a cargo del jefe de compras e inventarios. Los
indicadores están definidos para realizar análisis mensuales al interior del proceso de
compras e inventarios y revisiones gerenciales de las mediciones en periodos
trimestrales donde se monitorearán la evolución de la gestión del proceso y se tomarán
decisiones para llegar a las metas trazadas.

La idoneidad de los datos y de los resultados obtenidos en las mediciones de los

indicadores de gestión, quedaran a cargo del jefe de compras e inventarios quien a través
de los registros del proceso podrá validar de forma aleatoria la veracidad de los datos.

Los indicadores de gestión que se definen para monitorear el desempeño del

proceso son Cumplimiento de entrega de solicitudes de compra, novedades de compras y
rotación de inventarios. los indicadores por cada objetivo (ítems del resumen narrativo).
Para eso, ten en cuenta lo siguiente:
 28

Indicadores de fin: Con ellos identificamos el cambio o impacto generado por

el proyecto (su contribución). También evidencian la necesidad de tener componentes o
productos adicionales.

Indicadores de propósito: Al igual que con los de fin, con los indicadores de
propósito se evidencia la repercusión del proyecto. Pero estos se diferencian en que son
un efecto directo sobre la situación o población del proyecto.

Indicadores de componentes: Son descripciones de los bienes o servicios

(resultados del proyecto) en términos de calidad, cantidad y tiempo.

Indicadores de actividades: Son el seguimiento de las actividades en términos

de recursos, tiempos, costos, presupuesto, cumplimiento o personal. Evidencian la
gestión y el esfuerzo para construcción y entrega de los bienes y servicios.

Nos Basaremos en los siguientes:

 Elaborar las políticas de la empresa.

 Coordinar las actividades Almacén.
 Realizar controles en cada departamento, para aplicar medidas correctivas.
 Realiza revisión de Informes y toma de decisiones

6.8 Medios de verificación

Los medios de verificación a utilizar para medir el análisis serán mediante;

1. Entrevistas
a. Encuestas
b. Cuestionarios de Control interno
c. Revisión de documentación
2. Cotizaciones
3. Proformas
4. Notas de entregas
5. Facturas
6. Análisis de los Estados financieros
7. Almacenes
 29

6.9 Supuestos

En este proyecto, la mayor parte de las cosas depende de la misma empresa.

Los supuestos son todas aquellas condiciones o factores suficientes para garantizar el
éxito del proyecto en cada uno de sus niveles: Fin, propósito, componentes y
actividades; sin embargo, no son controlables por el equipo proyectista. Dicho de otra
forma, un supuesto es un dato que asumimos como cierto.

Piensa en lo que puede ocasionar que un supuesto no se cumpla. Estos son

riesgos del proyecto y en un supuesto puede contener uno o más riesgos.

En este sentido, debemos procurar cumplir con los supuestos para tener éxito
con el proyecto tanto a nivel inmediato como de largo plazo. Los supuestos son todas
aquellas condiciones o factores suficientes para garantizar el éxito del proyecto en cada
uno de sus niveles: Fin, propósito, componentes y actividades; sin embargo, no son
controlables por el equipo proyectista. Dicho de otra forma, un supuesto es un dato que
asumimos como cierto.

Piensa en lo que puede ocasionar que un supuesto no se cumpla. Estos son

riesgos del proyecto y en un supuesto puede contener uno o más riesgos.

En este sentido, debemos procurar cumplir con los supuestos para tener éxito
con el proyecto tanto a nivel inmediato como de largo plazo.
 30

6.10 Planificación del proyecto

Nos basaremos en estas esta para realizar la planificación y elaborar el

presupuesto y costos en la elaboración del proyecto de grado

a) Pre inversión:

Consiste en el proceso de elaboración y evaluación del proyecto que se llevará a

cabo para resolver el problema o atender la necesidad que le da origen. La pre inversión
se desagrega en las siguientes etapas: Idea del Proyecto, Perfil, Pre-Factibilidad,
Factibilidad, en los proyectos de inversión pública solo se desagrega en dos: Estudio
Técnico Económico Social y Ambiental (TESA) y Estudio de Identificación (EI)

b) Fase de Inversión

En este estado ya está tomada la decisión de implementar el proyecto,

existiendo además el financiamiento para ello.

Donde se realizan todas aquellas acciones pendientes a ejecutar físicamente el

proyecto, en el tiempo y costo que fue especificado en el estado de pre inversión.

En este estado, un equipo multidisciplinario distinto se hace cargo del proyecto,

cuya experiencia y/o especialidad está relacionada con los problemas que plantea a
desarrollar y coordinar múltiples actividades que presentan la ejecución de un proyecto,
tales como ingeniería. Adquisiciones, construcciones, etc. En este estado se distinguen
dos etapas: Diseño Final y Ejecución

c) Estado de Operación

Es la puesta en marcha o funcionamiento del proyecto, donde empieza a

generar los beneficios identificados y estimados, es decir, el proyecto comienza a
producir cantidades constantes de productos o servicios para el mercado.

El proyecto se convierte en una unidad transformadora de operación

permanente, mientras subsiste la necesidad o problemas que pretende atender. El
proyecto se 'institucionaliza" mediante la creación de una organización responsable por
 31

su operación en el tiempo, o mediante la transferencia de dicha responsabilidad a una

entidad existente.

7. Referencias Bibliográficas

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