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MANUAL DE FUNCIONES

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Elaborado: Beatriz Helena Suarez Revisado: Aprobado: Nataly Stephany
Morales Trujillo Uribe
Cargo: Asesora Externa SIG Cargo: Jefe del SIG Cargo: Representante Legal
Fecha: 23 de Julio de 2018 Fecha: 23 de Julio de 2018 Fecha: 23 de Julio de 2018
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1. IDENTIFICACIÓN DE LAS PROCESOS

Nombre del Gerente General
Cargo:
Proceso: Gestión Administrativa

Depende de: N.A

Supervisa a: Orientar los procesos hacia la mejora continua del sistema.

MISIÓN

Administrar, direccionar y re-direccionar los procesos internos y externos a través

de políticas y procedimientos establecidos por la organización y por el SIG.
FUNCIONES
a) Establecer las políticas de acuerdo a los lineamientos de la organización.
b) Establecer objetivos estratégicos en los procesos como la satisfacción de
intereses, producción, rentabilidad, eficiencia, inversiones, desempeño de
la organización, responsabilidad pública, entre otros.
c) Ejecutar las disposiciones de la dirección, así como ejercer la rentabilidad
jurídica, comercial y administrativa de la sociedad, en concordancia con
las atribuciones que le confieren los estatutos y el manual de organización
y funciones.
d) Asegurar una buena alineación estratégica entre la organización y el
entorno.
e) Traducir los objetivos estratégicos en metas operacionales específicas.
f) Encargado de tomar las decisiones estratégicas de acuerdo a las
necesidades que considere.
g) Asignar a un representante para el SIG el cual reportará la implementación
y los objetivos de Seguridad / Salud Ocupacional, Gestión Ambiental y

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Cargo: Asesora Externa SIG Cargo: Jefe del SIG Cargo: Representante Legal
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Calidad en la organización, estos reportes serán medibles y concordantes

con la política y los objetivos.
h) Realizar actos y contratos ordinarios correspondientes a la captación de
nuevos clientes.
i) Fijar objetivos, desarrollar planes estratégicos y operativos, diseñar la
estructura y establecer procesos de control.
j) Adecuar las capacidades de la organización a las demandas del medio.

Nombre del Jefe de Talento Humano

Cargo:
Proceso: Gestión Recursos Humanos

Depende de: Gestión Administrativa

Supervisa a: Selección, Inducción, Reinducción, Manejos de conflictos,

Contratación, Exámenes Periódicos

MISIÓN
Programar, coordinar y controlar los procesos administrativos de recurso humano,
asignación básica de funciones y lo relacionado con los procedimientos de
nómina, registros, prestaciones, comité laboral y planta de personal de acuerdo a
normas establecidas por la organización.
FUNCIONES
a) Prestar el apoyo requerido a los problemas del trabajador sus citados en el
centro de trabajo.
b) Prevenir y promover el autocuidado de los puestos de trabajo
c) Mejorar de las condiciones de trabajador (incentivos)
d) Organizar programas sociales que estén acordes con las diferentes
necesidades de los trabajadores enfocados al bienestar familiar-laboral.
e) Realizar actividades culturales, deportivas, y de esparcimiento o promoción
dirigido a los integrantes de la empresa.
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Cargo: Asesora Externa SIG Cargo: Jefe del SIG Cargo: Representante Legal
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f) Realización de programas de promoción y prevención para la salud del

trabajador.
g) Coordinar los llamados de atención, las ausencias justificadas y no
justificadas y las licencias a los trabajadores de la empresa.
h) Llevar registro y control de accidentes e incidentes laborales a fin de
cumplir con lo establecido en el reglamento de seguridad y salud en el
Trabajo.
i) Mantener el sistema integrado de gestión junto con el jefe del proceso

Nombre del Jefe del Sistema Integral de gestión

Cargo:
Proceso: Gestión SIG

Depende de: Gestión Administrativa

Supervisa a: SIG, Procedimientos, Planes, Programas, Manuales,

Seguimiento a la normatividad legal vigente, Auditorias,
Hallazgos.

MISIÓN
Velar por la divulgación implementación y ejecución del sistema de integral de
gestión, con el objeto de ser evaluar y mejorar continuamente los procesos
internos de la organización.
FUNCIONES
a) Supervisar y verificar las acciones concernientes al Sistema de Gestión
Integrado.
b) Llevar el control del Listado Maestro de Documentos del Sistema Integrado
de Gestión.
c) Proveer información actualizada sobre las normas a aplicar,
acontecimientos recientes y cambios relativos al SIG.
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Cargo: Asesora Externa SIG Cargo: Jefe del SIG Cargo: Representante Legal
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d) Revisar y evaluar las políticas y objetivos del Sistema de Gestión Integrado

en coordinación con el gerente y jefes de procesos.
e) Designar al equipo auditor en las auditorías internas.
f) Elaborar el programa anual de auditorías.
g) Coordinar la ejecución de las auditorías externas con la empresa
certificadora.
h) Diseñar y establecer un formato único para el SIG de acuerdo al proceso.
i) Diseñar y establecer los indicadores de gestión para su posterior análisis,
evaluación y toma de decisiones y planes de acción.
j) Monitorear el envío del Reporte de Incidentes realizado por los
jefes de departamento de gestión para las estadísticas respectivas.
k) Llevar el control del listado maestre de documentos del SIG.
l) Establecer, implementar y mantener los objetivos del SIG.

Nombre del Jefe de Contable

Puesto:
Proceso: Gestión Contable

Depende de: Gestión Administrativa

Supervisa a: SIG, Procedimientos, Planes, Programas, Manuales,

Seguimiento a la normatividad legal vigente, Auditorias,
Hallazgos.

MISIÓN
Instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios
para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las
operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas de la entidad,
a efecto de suministrar información que coadyuve a la toma de decisiones, a
promover la eficiencia y eficacia del control de gestión, a la evaluación de las
actividades y facilitar la fiscalización de sus operaciones.
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FUNCIONES
a) Planificar, organizar, dirigir, programar y controlar las actividades del
proceso de contabilidad.
b) Elaborar y presentar trimestralmente los estados financieros de la empresa,
de acuerdo a los principios de contabilidad, la cuales será presentada al
Gerente General.
c) Preparar y verificar la información contable de la empresa para fines
tributarios.
d) Revisar reportes o estados financieros y demás documentos contables
resultados de la gestión.
e) Preparar la declaración y liquidación de impuestos Mensuales y Anuales.
f) Realizar seguimiento y control de los cheques emitidos para pago por parte
de Gestión Administrativa.
g) Realizar los reportes diarios de caja, bancos y emitir el balance financiero.
j) Elaboración de reportes gerenciales que faciliten la interpretación correcta
de la información contable.

Nombre del Jefe Jurídico

Cargo:
Proceso: Gestión Jurídica

Depende de: Gestión Administrativa

Supervisa a: Contratos, Normatividad legal vigente. Los procesos.

MISIÓN
Asesorar la gestión administrativa y a los diferentes departamentos de la
organización en materia legal, recomendando las acciones para prevenir y
solucionar problemas, aplicando las normas y procedimientos legales vigentes.

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FUNCIONES
a) Dar respuesta a las consultas legales que se presenten en la organización.
b) Coordinar la elaboración de los contratos del personal y clientes.
c) Verificar que los empleados reciban todos sus beneficios sociales con
forme a ley según tipo de contrato.
a) Presentar recursos judiciales y administrativos según se requiera.
b) Realizar un seguimiento a los diversos procesos legales que se realicen en
la organización.

Nombre del Director de Licitaciones y Contratos

Cargo:
Proceso: Gestión Licitaciones y Contratos

Depende de: Gestión Administrativa, Gestión Consultoría y Gestión de

Obras Civiles
Supervisa a: Pliego de condiciones, la Redacción de la propuestas,
Revisar la página de contratación estatal, Reuniones

MISIÓN
Realizar el proceso de contrataciones públicas y privadas dando estricto
cumplimiento a las políticas, lineamientos y directrices establecidas en la Ley de
Contratación.
FUNCIONES
a) Garantizar el cumplimiento estricto de las políticas, lineamientos y
directrices establecidas en la Ley de Contrataciones Públicas o Privadas
b) Coordinar y ejecutar el proceso de licitaciones públicas y/o privadas ya
sean de mayor o menor cuantía.
c) Coordinar y elaborar los pliegos de condiciones de acuerdo a lo establecido
en la propuesta.

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d) Coordinar reunión previa antes de la celebración del acto de licitación

pública, cuando sea necesario, por la cuantía de lo que se solicita; así como
en aquellos casos que son solicitados por los interesados en participar en
dichos actos.
e) Supervisar y participar directamente en la definición de los recursos para el
proceso de la elaboración de la propuesta.
f) Capturar toda la información y datos que ingrese y emane de la Gestión de
Licitaciones y Contratación periódicamente.
g) Supervisar las actividades de apoyo y control administrativo que se
requieran para el mejor desempeño de las Actividades del personal adscrito
a la gestión de licitaciones y contratación.
h) Redactar y documentar las propuestas de acuerdos los requerimientos
establecidos por los Clientes.
i) Brindar apoyo al proceso de consultoría y/o asesoría.

Nombre del Director de Consultoría y Asesoría

Cargo:
Proceso: Gestión Consultoría y Asesoría

Depende de: Gestión Administrativa

Supervisa a: Proyectos, recursos, seguimientos y controles de las

asesorías.

MISIÓN
Brindar asesoría a los proyectos solicitantes, elaborando y presentando informes
y otros requerimientos solicitados por los establecidos en las disposiciones
legales y reglamentaciones vigentes.
FUNCIONES
a) Brindar servicios de consultoría y asesoramiento a proyectos de inversión
pública y privada.
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b) Planificar los proyectos como el uso de los recursos a su cargo.

c) Integrar los esfuerzos de las distintas áreas de la empresa que participan en el
proyecto.
d) Informar sobre el desarrollo de las actividades de los proyectos, para mantener
el interés y la oportuna acción de las diferentes áreas de la empresa, cuando
se requieran.
e) Administrar los recursos, tecnológicos humanos y financieros pertenecientes
al proyecto.
f) Supervisar y controlar la ejecución de los proyectos en desarrollo.

Nombre del Director de Obra Civil

Cargo:
Proceso: Gestión Obra Civiles

Depende de: Gestión Consultoría y Asesoría, Gestión de Licitaciones y

Contratos, Gestión Administrativa.
Supervisa a: N.A

MISIÓN
Planificar, dirigir y controlar los recursos de obras civiles bajo las condiciones
establecidas en el pliego de condiciones de acuerdo al cronograma de obra
establecido.
FUNCIONES
a) Controlar adecuadamente los recursos.
b) Asegurarse que el producto adquirido cumple los requisitos de compra
especificado.
c) Llevar a cabo las condiciones establecidas en el proceso de subcontratación y
velar por los mismos.
d) Las condiciones controladas deben incluir cuando sea aplicable:

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La disponibilidad de información que describa las características de las obras a

ejecutar, la disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario, el
uso del equipo apropiado, la disponibilidad y uso de dispositivos de
seguimiento y medición, la implementación del seguimiento y de la medición, y
la implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la
entrega.
e) Cuidar de los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo el
control de la organización o estén siendo utilizados por la misma.
f) Velar por los recursos asignados para el desarrollo y ejecución de los
proyectos.
g) Preservar la conformidad del producto durante el proceso interno y la entrega
al destino previsto.
h) Realizar el seguimiento de la percepción del cliente con respecto al
cumplimiento de sus requisitos.
i) Realizar la distribución y asegurar el buen uso de los materiales.
j) Hacer reportes de avances de obra y entregar informes cuando sean
solicitados por el jefe inmediato.
k) Coordinar y controlar las actividades a realizar con el personal a cargo, antes
de iniciar y durante la jornada de trabajo.
l) Controlar el tiempo y rendimiento del personal en los trabajos de ejecución.
m) Gestionar y mantener actualizados los planos e isométricos de las obras en
ejecución, como también de estudios previos y posteriores a la ejecución del
proyecto.
n) Archivar de manera lógica y ordenada el avance de obra para utilizarse como
base para el acta.
o) Revisión y avance de la obra de acuerdo al proyecto.

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