CURSO VIRTUAL:

REQUISITOS PARA LA GESTIÓN

DOCUMENTAL EN SEDES ELECTRÓNICAS,
VENTANILLAS ÚNICAS Y PORTALES
TRANSVERSALES

Módulo 3: Componentes de gestión

documental - Parte II
Unidad 2: Componentes IV
 Curso virtual: Requisitos para la gestión documental en sedes electrónicas, ventanillas
únicas y portales transversales
Módulo 3: Componentes de gestión documental - Parte II
Unidad 2: Componentes IV

Contenido temático
1 Seguridad y acceso

2 Disposición

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únicas y portales transversales
Módulo 3: Componentes de gestión documental - Parte II
Unidad 2: Componentes IV

1 Seguridad y acceso

La seguridad y acceso de la información son un conjunto de medidas preventivas y correctivas de las organizaciones, que permiten
resguardar y proteger la información y evidencias documentales resultantes de los trámites, OPA, CAIP y servicios de atención por medios
digitales que hacen parte de las sedes electrónicas, ventanillas únicas y portales transversales, a continuación se relacionan los siguientes
requisitos a cumplir:

A B C D E
Definir protocolos de Definir los niveles de Fortalecer la seguridad en Para la transferencia, preservación
seguridad y acceso para la confidencialidad y los sistemas de información y disposición de los documentos
Identificar los riesgos electrónicos de archivo se deben
utilización de la asociados al control y restricción para para garantizar mejores
información y los sistemas determinar las acciones resultados en el asignar los niveles de seguridad al
acceso para dar valor y expediente electrónico de acuerdo
de tratamiento de esta habilitadas para cada almacenamiento, la
por parte de los gestionar elementos uno de los usuarios con preservación de su
a los definido en los instrumentos
individuos o procesos normativos, jurídicos y relación al acceso, confidencialidad, integridad
de información pública y los
de seguridad aplicable. instrumentos archivísticos
autorizados cuando lo consulta, uso, edición, y disponibilidad, de los
requieran. eliminación, entre otros. documentos electrónicos.
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F G H I
Los trámites, OPA, CAIP, Deben integrarse con
Conservar los niveles mecanismos
Diseñar y aplicar ventanillas únicas, portales
de restricción de transversales y sedes tecnológicos tales como:
técnicas de
acceso, en caso de que electrónicas deben integrar firmas digitales, estampado
anonimización que
el contenido de los la clasificación de la cronológico, mecanismos de
sean necesarios para información con fines de
documentos sea encriptación, marcas digitales
la protección de datos seguridad, de acuerdo con electrónicas y cualquier otro
clasificado o
personales. la normatividad vigente y procedimiento informático
reservado. las políticas de la entidad.
que se cree a futuro.
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Unidad 2: Componentes IV

2 Disposición

Para garantizar la disposición final de la documentación que se gestiona de los trámites, OPA, CAIP y servicios digitales pertenecientes a las
sedes electrónicas, ventanillas únicas y portales transversales. Ej.: eliminación segura, transferencias digitales, y se debe seguir con los
siguientes requisitos:
C
A • Asegurar para los expedientes electrónicos las transferencias
electrónicas primarias y secundarias definidas en el Programa de Gestión
Documental – PGD, y estas se apliquen conforme a los tiempos definidos
• Validar que los documentos están incorporados a los en las Tablas de retención documental.
expedientes electrónicos y estos cumplen con los tiempos de
retención y disposición definidos en las tablas de retención
documental de la Entidad D
• Aplicar a los expedientes electrónicos el procedimiento de
borrado seguro, cuando la disposición final establecida en la TRD

B sea la eliminación.

• Validar que los documentos heredaron los metadatos

generados en el desarrollo de todos los procesos archivísticos.
E
• Dar cumplimiento a la publicación del inventario de los
documentos sujetos a eliminar.
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¡Importante!
Para complementar la anterior información se
sugiere revisar el documento “Guía de requisitos
para la gestión documental en sedes
electrónicas”, así como el ANEXO 1: Resolución
MinTIC 1519 del 2020. Directrices de accesibilidad
web, de donde ha sido tomada la información
relacionada con el presente curso.
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Bibliografía
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Requisitos para la gestión
documental en sedes electrónicas, ventanillas únicas y portales
transversales:
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/
5_Consulte/Recursos/Publicacionees/Guia_Requisitos_GD_en_Sede
sElectronicas.pdf

• MINTIC. Resolución 1519 de 2020 “por la cual se definen los

estándares y directrices para publicar la información señalada en la
Ley 1712 del 2014 y se definen los requisitos materia de acceso a la
información pública, accesibilidad web, seguridad digital, y datos
abiertos”. Disponible en:
https://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-349495_recurso_138.
pdf

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