Código: EAD-FT-07 Versión:

INFORME DE 01
AUDITORÍAS Rige a partir de su publicación
en el SIG

INFORME DE AUDITORÍA
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO E INNOVACIÓN
Número de Auditoría:
2018 – G – 14

Reunión de Apertura Reunión de Cierre

DDM
30
Día 23 Mes 10 2018 Hasta MAAA Día Mes 01 Año 2019
A
LÍDER DE PROCESO / JEFE(S) DEPENDENCIA(S): Edna del Pilar Páez García
EQUIPO AUDITOR
AUDITOR LÍDER: Aura Rosa Gómez Avellaneda
AUDITOR: Jimmy Hans Abella Ávila
AUDITOR: Mónica Alexandra González Moreno
AUDITOR: Luz Yanira Salamanca

OBJETIVO DE AUDITORÍA: Evaluar de manera independiente y objetiva la eficacia,

eficiencia y efectividad del Proceso “Gestión del Conocimiento e innovación” con el
fin de identificar oportunidades de mejora que contribuyan al cumplimiento de los
objetivos institucionales

ALCANCE DE AUDITORÍA:

Se evaluaron los siguientes temas:

1. Implementación del Manual de Gestión del Conocimiento Institucional

2. Programas de aprendizaje organizacional de la Escuela Corporativa
3. Estrategias de innovación educativa
4. Riesgos (de proceso y de corrupción), plan de acción y mecanismos de
autoevaluación y autocontrol.
5. Soporte tecnológico e informático, que incluya la evaluación de controles generales y
funcionalidad sobre los siguientes aspectos:
• Infraestructura tecnológica (sistemas de información que dan apoyo a las
actividades dentro del proceso)
• Políticas y mecanismos de control y protección de la información.
• Funcionamiento y seguridad de los sistemas de información.
• Veracidad, exactitud, oportunidad y confiabilidad de las transacciones y registros
de la información.
El período evaluado es el comprendido desde el 1° de septiembre de 2017 al 30 de
septiembre de 2018.

CRITERIOS DE AUDITORÍA: Los criterios de la auditoria al proceso de Gestión del

Conocimiento se fundamentan en:
  Los Planes, programas y documentos aprobados del Proceso de Gestión del
Conocimiento e innovación que se encuentran publicados en el SIG.
 El Plan de acción y los mecanismos de autoevaluación y autocontrol.
 Manual de Gestión del Conocimiento Institucional
 Programas de aprendizaje organizacional de la Escuela Corporativa

RESUMEN GENERAL
RIESGOS Y EVALUACIÓN DE CONTROLES:

El Proceso de Gestión del Conocimiento e Innovación ha identificado dos riesgos,

los cuales pueden afectar el cumplimiento de su objetivo “Gestionar el conocimiento
del Ministerio y del sector educativo, mediante su identificación, generación,
producción o construcción; sistematización o documentación; disposición,
difusión y socialización, para generar procesos de aprendizaje y mejoramiento
organizacional y sectorial, así como la innovación en la ejecución de los
procesos, la solución de problemas y la prestación de servicios.”; al realizar la
verificación de cada uno de estos controles se pudo evidenciar lo siguiente:

1. AUSENCIA DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS CLAVE: Se pudo

constatar que el proceso de Gestión del Conocimiento e Innovación, describe
dentro de los controles “ Procesos y procedimientos documentados y
publicados a nivel misional, estratégico y de apoyo, donde se especifican las
actividades que se deben desarrollar para el cumplimiento de los planes,
programas y proyectos que hacen parte de la estrategia organizacional”, sin
embargo, es importante considerar un ajuste a los controles teniendo en cuenta la
nueva metodología del DAFP que determina las variables a evaluar para el
adecuado diseño de controles.

2. FUGA DE CONOCIMIENTO CLAVE: Respecto del control “Informes de gestión

de los servidores de planta cuando se retiran o son encargados en otra
posición de la estructura”, al verificar el procedimiento de desvinculación del
Talento Humano, se pudo establecer que en los Informes de Gestión no hay
precisión en cuanto a los responsables del mismo ni a las condiciones de modo,
tiempo y lugar de su presentación, lo que puede generar la materialización del
riesgo; por lo tanto se requiere un ajuste en el diseño de controles.

PLANES, PROGRAMAS, PROYECTOS E INDICADORES:

Se revisó el plan de acción del Proceso de Gestión del Conocimiento e Innovación y se

pudo evidenciar avance del 65,5% en la ejecución al mes de julio, cumpliendo con el
porcentaje proyectado, mostrando avances importantes tales como:

Con apoyo de la Universidad Nacional de Colombia se llevó a cabo el encuentro

presencial No. 1 del Conversatorio 3: “Ciclo de Política Pública con énfasis en la
implementación de la política”. De igual manera promocionó entre participantes y

2
colaboradores inscritos en los conversatorios para que naveguen en los encuentros
virtuales y hagan sus aportes en el foro, así mismo se realizó convocatoria a los
participantes para el encuentro presencial No. 2.

En cuanto a las actividades programadas para el Modelo Integrado de Planeación y

Gestión se logró:

 Publicación del Manual de Gestión de Conocimiento Institucional actualizado.

 Realización del Primer Encuentro Sectorial de Gestión de Conocimiento e
Innovación con las Entidades Adscritas y Vinculadas
 Invitación a los usuarios designados por cada una de las Entidades Adscritas y
Vinculadas a registrarse de manera virtual.
 Caja de Herramienta No. 2. Comunidades de práctica: Elaboración y publicación del
formulario de registro de documentos, herramientas y sistemas de información
utilizados por los Talentos Claves identificados en el Ministerio de Educación
Nacional

MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y AUTOEVALUACIÓN

EL proceso de Gestión del Conocimiento e Innovación realiza seguimiento a las

actividades ejecutadas para dar cumplimiento a la identificación de los actores y el
conocimiento clave existente, requerido para el cumplimiento de los propósitos
misionales del MEN a través de:

 La verificación y cumplimiento de las actividades programadas.

 La verificación del cumplimiento de roles y responsabilidades por parte de los
Tutores y Facilitares
 El seguimiento a la participación de los conversatorios programados
 Reuniones y Comités Internos para verificar actividades propias del proceso.
 Ejecución de una reunión mensual para verificar el cumplimiento de metas y
objetivos.

3
A través de estos mecanismos de seguimiento y autoevaluación se han generado las
alertas respectivas para la toma de decisiones y ajustes requeridos para el
mejoramiento del proceso de Gestión del Conocimiento e Innovación.

PARTICIPACIÓN CIUDADANA:

El proceso de Gestión del Conocimiento e Innovación no ejecuta actividades directas

que se relacionen con la Participación Ciudadana.

FORTALEZAS:

1. El proceso de Gestión del Conocimiento e Innovación, demostró compromiso en

el avance del objetivo Estratégico de Escuela Corporativa (Transformar y
fortalecer la gestión y cultura organizacional); logrando identificar 109 talentos
clave dentro de los procesos misionales del MEN;

2. La Subdirección de Desarrollo Organizacional y el equipo de trabajo del proceso

de Gestión del Conocimiento e Innovación, adelantaron un trabajo coordinado
con el proceso de Gestión del Talento Humano en la jornada de Inducción a los
nuevos directivos del MEN; se logró presentar y entregar la información más
relevante sobre la gestión de cada una de las áreas.

3. Se pudo evidenciar que el proceso de Gestión del Conocimiento e Innovación

logró disminuir el número de documentos soportes, dejando como base de este,
el Manual de Gestión de Conocimiento, donde se describe el modelo, el
proceso, las estrategias y las herramientas a través de las cuales se desarrolla.

4. La Escuela Corporativa como estrategia de Gestión de Conocimiento ha

permitido potencializar el conocimiento de los colaboradores del Ministerio de
Educación Nacional, fortaleciendo sus habilidades y competencias técnicas y
humanas a través de compartir aprendizajes y experiencias.

CONCLUSIONES

1. El proceso de Gestión del Conocimiento e Innovación promovió entre los

colaboradores del Ministerio de Educación Nacional una visión global de la
Entidad, mostrando eficiencia y aplicabilidad a través de la Escuela Corporativa
y los conversatorios, así mismo ha promovido el intercambio de saberes entre
colaboradores y dependencias, para el fortalecimiento de la Gestión del MEN.

2. Se priorizaron y construyeron programas para establecer contenidos virtuales

con el apoyo de la Universidad Nacional de Colombia y el portal “Colombia
Aprende”; así mismo se realizaron conversatorios presenciales para compartir el
conocimiento implícito de los procesos derivados de la experiencia, apoyando a
los funcionarios del Ministerio para cumplir los objetivos y metas institucionales.

4
3. La Subdirección de Desarrollo Organizacional y el equipo de trabajo del proceso
de Gestión del Conocimiento e Innovación, adelantaron un trabajo coordinado
con el proceso de Gestión del Talento Humano en la jornada de Inducción a los
nuevos directivos del MEN; se logró presentar y entregar la información
relevante en la gestión de cada una de las áreas.
A través de esta actividad se pretende impulsar el desempeño sostenible de la
gestión institucional. Los temas presentados y entregados son:

 Estado de los procesos a cargo de cada área

 Estructura Organizacional del Ministerio
 Información sobre el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG)
 Plan de acción del Ministerio y Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano.

4. Se están desarrollando actividades para consolidar, articular y dar sostenibilidad

a la Escuela Corporativa, integrándola de manera formal y explicita con el Plan
Institucional de Capacitación (PIC) que lidera la Subdirección de Talento
Humano y con la Escuela de Pares Académicos que lidera la Subdirección de
Aseguramiento de la Calidad de Educación Superior.
RECOMENDACIONES:

1. El proceso de Gestión del Conocimiento e Innovación ha contribuido al

mejoramiento continuo a través de la Escuela Corporativa como estrategia de
gestión que permite potencializar la experiencia y conocimiento de los

5
 colaboradores del MEN, fortaleciendo sus habilidades y competencias técnicas y
humanas a través del compartir aprendizajes y experiencias. De ahí la
importancia de continuar el proceso para alcanzar los niveles deseados con la
participación de un mayor número de funcionarios de la entidad.

2. Verificar que la información entregada a los nuevos directivos sea replicada en

los equipos que laboran con ellos en las áreas.

3. Continuar trabajando de manera armónica la integración del Plan Institucional de

Capacitación (PIC) y las actividades de la Escuela Corporativa para los
funcionarios del MEN.

4. Considerar al momento de definir un control, las variables a evaluar para su

INFORME DETALLADO
Resultado Descripción Recomendación

AUDITORIA DE CALIDAD CALIDAD/ AMBIENTAL Y OTROS MODELOS

REFERENCIALES
Resultado Requisito o numeral Descripción

LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR: AURA ROSA GÓMEZ AVELLANEDA

JEFE DE CONTROL INTERNO: MARÍA HELENA ORDÓÑEZ BURBANO