REGISTRO DE JORNADAS DE TIENDAS EN AX.

GUÍA DEL USUARIO.

CADA PASO CUENTA.

Te Impulsamos a Superarte.
 Revisión y Contabilización de Jornadas de Tiendas en AX.

Contenido
1.0. Revisión y Contabilización de Jornadas en AX;....................................................... 2
1.1. Proceso para registrar Retenciones o Exenciones en AX; ................................. 22
1.2. Registro de Crédito de Empleados / Empresa; .................................................. 24
1.3. Alertas de Diferencias en AX ............................................................................. 26

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 Revisión y Contabilización de Jornadas de Tiendas en AX.

1.0. Revisión y Contabilización de Jornadas en AX;

1. Para iniciar con la revisión y poder contabilizar las jornadas seleccionamos la base
de Datos de Tiendas en AX TND -> Clientes -> Diarios -> Pedidos de ventas ->
Jornadas en Tiendas;

2. En el formulario de Contabilización de Jornadas de Tiendas; en Cuenta de

cliente; seleccione la Tienda que desea contabilizar, en este ejercicio vamos a
revisar Alta Verapaz Cobán;

3. En Fecha; en este ejercicio ingresamos la fecha de hoy 19/08/2022, luego para que
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nos genere los datos haga clic en el botón Generar Datos;

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4. Aparece una alerta informativa, haga clic en Cerrar;

5. Si observa ahora ya nos aparece la jornada del día 18/08/2022;

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6. En Mostrar; podemos seleccionar los diferentes estados de las Jornadas vamos a

seleccionar Todo;

7. Ahora visualizamos todas las jornadas del mes en curso;

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8. Para contabilizar las jornadas del lado derecho en Documentos en Jornada;

tenemos el apartado de Ventas: Facturas, NC Devolución, NC de Descuentos
S/Ventas,

9. En el apartado de Liquidación de Pagos tenemos: Depósitos/Transferencias,

Tarjeta de Crédito VISA/CREDOMATIC, también tenemos la sección de las
Exención/Retenciones de Impuestos y Créditos Empleados/Empresas, donde se
registra los créditos de Intercompany entre ellas Luces del Norte, S.A.
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10. Luego tenemos el apartado Detalle de Transacciones Abiertas; el cual contiene

un histórico de todas las transacciones;

11. En la parte central tenemos un resumen del Detalle de Jornada; Ventas;

Facturación Total; el monto de todas las facturas, (-) Descuentos; el monto de los
descuentos aplicados ya sea por promociones u otros, Facturación, en (-) Notas
Crédito DV (Devolución) y Notas de Crédito DS (Descuentos), Total NC y Venta
Neta; lo que realmente se vendió menos Notas y Descuentos, luego en
Liquidaciones; sí observa nos refleja los Bancos, Tarjetas, Impuestos y Créditos
y el Total Liquidado. Con el detalle de los datos se hace una compensación de:
Venta Neta y Total Liquidado, y en Cuadre; ya nos indica sí hay un sobrante o
faltante.
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12. En el apartado de Otras Referencias; nos aparece Costo de Ventas, Total de

Descuentos Brutos, Costo de Descuentos; para fines de otra información que se
necesite.

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13. Para registrar las Jornadas en AX tenemos como soporte:

• El reporte de los estados de cuenta de todos los Bancos:

• Reporte de Cierre del POS de las ventas de tarjeta de crédito de Visanet y

también tenemos un acceso a los Estados de cuentas de BAC Credomatic; este
último por el momento no se ha estado usando para la validación, porque no se
tienen aperturados los productos en BAC.

• Y de las jornadas que vamos revisando, llevamos en un archivo de Excel el

registro de los hallazgos, faltantes o créditos para la depuración.
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14. Con todos los reportes para la validación se iniciar el registro de las jornadas en AX,
seleccionamos TND -> Clientes -> Diarios -> Pedido de Ventas -> Jornadas en
Tiendas; en Mostrar; seleccionamos Abrir; si observa ahora tenemos todas las
jornadas pendientes de contabilizar abiertas desde el 09/08/2022;

15. Lo primero que hacemos es la validación, para ello cuando la Tienda hace el cierre
por medio de SAQUI ellos seleccionan que Banco es el que están registrando y
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cuando migramos los datos al AX en Depósitos/Transferencias; en Tipo de

Cuenta; nos aparecen los Bancos que registraron, por ejemplo en esta Jornada
vemos que la Cuenta bancaria; es el Banco Industrial, si el banco estuviese mal lo
podemos modificar, es decir que esta información es editable para que se pueda
hacer un registro correcto de las cuentas contables; en Divisa del importe; según
la venta me indica que ellos registraron un depósito Q.1,500.39; en Referencia del
pago; nos indica el documento con el cual se efectúo el depósito, este lo copiamos
para buscarlo en el estado de cuenta;

16. Cambiamos al reporte de Estados de cuenta de los bancos y filtramos el número de

documento para validar; luego en la columna H lo identificamos para llevar el control
de que ya fue contabilizado en el registro de la jornada de esta Tienda;

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17. Cuando la fecha que estamos registrando va atrasada; generalmente ya tenemos

parte de la papelería de soporte que nos envía la tienda en físico, por lo que también
podemos validar montos y fechas con la boleta que envían en los documentos del
cierre; para registrar correctamente los datos en AX;

18. Cambiamos a la Contabilización de Jornada en AX y en Fecha de documento; ellos

colocan la fecha del cierre del día, pero la modificamos con la fecha en la que se
realizó el depósito, y en este ejercicio fue el 12/08/2022.

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19. En Texto de transacción; DEPOSITO EFECTIVO POR CORTE DE CAJA, porque

es en la caja que se está registrando la venta; sí hubiese otro depósito o
transferencia también la debemos de validar;

20. Para validar las Tarjetas de Crédito VISA/CREDOMATIC; revisamos los datos de
las cuentas contables, esta información es editable, para que quede registrado
correctamente revisamos: la Cuenta del Cliente; identificar el banco correctamente,
sí observa tenemos Visanet y Credomatic; en Divisa del Importe; es por un monto
de Q.2,138.00;

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21. Copiamos el Documento; para buscarlo primero en el Estado de cuenta o cierre del
POS;

22. Nos cambiamos al reporte del POS y filtramos el Número; sí observa es el número
de lote con el que se está cerrando el POS de la Tarjeta de Crédito en diferentes
Tiendas; por lo cual ubicamos la tienda que estamos registrando nos aparece el
detalle: Consumo; de Q.2,138.00 – IVA Q.229.07 = 1908.99 a esto se le calcula el
4% de la Comisión Q.76.36 + IVA Comisión Q.9.16 = 85.52 al Consumo Q.2,138.00
se le resta la comisión con IVA 85.52 – Retención 34.36 = el total liquido Q.2,018.12;
en afiliación nos aparece 14013425 este también lo debemos validar;

23. Nos cambiamos a los movimientos bancarios Visanet para validar el depósito del
POS de la Tienda; filtramos el monto del depósito, y aquí tenemos uno, validamos
en la columna B el número de afiliación del establecimiento Magdalena 14013425
y efectivamente ese es, cada Tienda tiene diferente número de afiliación en su
generador de POS para confirmar que sea este, luego lo identificamos para validar
que ya fue registrado en la jornada de Tienda;
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24. A fin de mes cuando tenemos todas las facturas de la comisión y las retenciones
correspondiente a tarjetas de crédito, las registramos en un diario aparte.
25. Luego de validar que todo está bien, regresamos al formulario Contabilización de
Jornada de Tiendas para hacer el registro de esta, haga clic en el botón Registrar;

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26. Nos aparece una alerta informativa para confirmar si deseamos registrar la jornada;
haga clic en el botón Si;

27. Ahora aparece una alerta informativa para indicar que se registró contablemente,
haga clic en el botón Cerrar;

28. Así es como se registra una jornada de Zapaterías, a simple vista parece poco, pero
se debe de validar la información; entender qué se está registrando y en que parte
se está registrando, e igual es un proceso bastante repetitivo, sí regresamos al
formulario Contabilizar Jornadas de Tienda y en Mostrar; seleccionamos Abrir,
observa que no aparece la jornada del día 09/08/2022 porque ya está cerrada, ya
fue registrada. En el apartado de Facturas, podemos revisar las facturas que abarca
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cada uno de los cierres de jornada, así que por si no nos cuadrará podemos
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comparar con el reporte de SAQUI para revisar que se aplique bien los montos de
las facturas;

29. Ahora vamos a contabilizar la jornada del 10/08/2022 de la misma Tienda; para
validar los Depósitos / transferencias; copiamos el número de la Referencia del
pago; 79148986, y revisamos la Divisa del importe; por un monto de Q.2,024.40;

30. Nos cambiamos al reporte de los movimientos bancarios y buscamos el número de

depósito para validar e identificar la información;
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31. Luego identificamos el depósito en la columna H; para validar que se contabilizó en

la jornada de la Tienda y verificamos la fecha del depósito 12/08/2022 para
registrarlo correctamente en AX;

32. Nos cambiamos al formulario Contabilización de Jornada en Tienda en AX, para

registrar correctamente la Fecha del documento, porque en la Tienda al hacer el
cierre de Jornada en SAQUI registran la fecha de ese día 10/08/2022 lo modificamos
a la fecha en que se realizó el depósito 12/08/2022;
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33. En Texto de transacción; colocamos DEPOSITO EFECTIVO POR CIERRE DE

CAJA,

34. Luego validamos las Tarjetas de Crédito VISA/CREDOMATIC; copiamos el

Documento de VISANET y revisamos la Divisa del Importe; con un monto de
Q.1,013.60;
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35. Cambiamos al reporte de POS de Visanet, y filtramos el número de lote del cierre
del POS, aquí lo tenemos, muchas veces lo que atrasa es el flujo de información,
porque los estados de cuenta los comparten tres días después y la papelería de
Tiendas viene una semana después; si observa en el reporte tenemos el detalle de:
Consumo de Q.1,013.60 – IVA Q.108.60 = Q.905.00 a esto se le calcula el 4% de
la Comisión de la tarjeta Q.36.20 + IVA de la comisión Q.4.35 = Q.40.55 y al total
del consumo Q.1013.60 se le resta comisión con IVA Q.40.54 y la retención Q.16.29
= liquido Q.956.76; marcamos el registro para validar que ya está contabilizado en
la jornada de esta Tienda;

36. Luego vamos al reporte de los movimientos bancarios para validar el depósito del
POS de Visanet;
37. Si ya tenemos la papelería física con el cierre del POS de Credomatic podemos
validar la información;
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38. Luego de validar toda la información, haga clic en el botón Registrar;

39. Nos aparece una alerta informativa para confirmar el registro de la jornada, haga
clic en el botón Si;
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40. Ahora nos aparece una alerta informativa del registro contable de la Jornada; haga
clic en el botón Cerrar;

41. Por ejemplo si hubiésemos tenido una diferencia de Faltante / Sobrante, debemos
revisar las facturas, antes de registrar, para ello nos vamos al apartado de Ventas -
> Facturas; revisamos que estén bien aplicadas comparando con los datos de
SAQUI, porque algunas veces aparecen mal los datos de Venta Bruta, el descuento
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 Revisión y Contabilización de Jornadas de Tiendas en AX.

no se aplica bien o al trasladar la información aplicaron un 2x1, pero ese 2x1 no se

aplicó en AX,

42. Si hubiese alguna diferencia la anotamos en nuestra bitácora para darle

seguimiento;

1.1. Proceso para registrar Retenciones o Exenciones en AX;

Para registrar una retención o una extensión en el Cierre de jornada de una Tienda, nos
direccionamos a:
1. TND -> Clientes -> Diarios -> Pedido de Ventas -> Jornadas en Tiendas en el
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apartado de Liquidación de pagos -> Exención / Retenciones de Impuestos; en

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Tipo de cuenta; seleccionamos Contabilidad, en Cuenta de contrapartida;

seleccionamos la cuenta contable, nos aparece IVA Constancia de Exención e
IVA Retenciones por Compensar; Zapaterías Cobán no es agente retenedora de
IVA, cuando una empresa agente retenedora nos retiene IVA nos emite una
constancia de retención;

2. Aquí tenemos la retención emitida a Zapaterías Cobán;

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 Revisión y Contabilización de Jornadas de Tiendas en AX.

3. Regresamos al formulario Contabilización de Jornada de Tiendas, para registrar

la retención en Tipo de cuenta; seleccionamos Contabilidad, en Cuenta de
Contrapartida; seleccionamos la cuenta IVA Retenciones Por Compensar, en
Divisa; GTQ, Divisa del importe; el importe que nos retuvo el cliente, en Texto de
transacción; podemos detallar el número de formulario, nombre del cliente y
cualquier otro dato que desee agregar, Fecha del documento; ingresamos la fecha
del documento y en Documento; ingresamos el número de formulario de la
constancia de retención;

4. De esta misma forma se registran las exenciones de IVA; estas las emiten más que
todo las organizaciones gubernamentales que están exentos del IVA.

1.2. Registro de Crédito de Empleados / Empresa;

Para registrar Créditos de Empleado o Empresas, seleccionamos TND -> Clientes ->
Diarios -> Pedidos de Ventas -> Jornadas en Tiendas:
1. En el apartado de Liquidación de Pagos seleccionamos Créditos Empleados /
Empresas; en Tipo de cuenta; Cliente, en Cuenta de Cliente; seleccionamos la
cuenta entre ellas tenemos Luces del Norte, S.A., Cargo Expreso, S.A. y Seguros
El Roble.
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2. Si es un empleado de Luces del Norte, S.A. que solicita un crédito en Zapaterías,

en Cuenta de cliente; seleccionamos Luces del Norte, S.A., porque la empresa se
hacer responsable de este pago, en Divisa; seleccionamos la moneda GTQ, en
Fecha de documento; la fecha en que se generó el crédito, en Divisa importe;
ingresamos el monto del crédito, en Documento; ingresamos el número de factura,
en Texto de transacción; anotamos el nombre y código de empleado para que nos
facilite al compensar las ventas facturadas con los datos que se registran;

3. Se tiene planificado crear en Cuentas de clientes: la cuenta de cada uno de los

empleados, para tener la cartera y, de esta forma se facilite el control y traslado de
saldos ya sea del Cliente interno a Luces o viceversa por el tema del pago o se
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 Revisión y Contabilización de Jornadas de Tiendas en AX.

puede buscar otra solución para el buen manejo, por ejemplo abrir una cartera de
fondos.

1.3. Alertas de Diferencias en AX

1. Si observamos esta alerta en rojo en Total Liquidado y Sobrante / Faltante debemos
revisar, por ejemplo esta diferencia que está aquí, ya la revisamos y es porque
emitieron factura a un empleado de Zapaterias Cobán quien no tiene una cuenta de
la empresa, por lo cual queda como un pendiente;

2. Conforme se va contabilizando las jornadas nuestro deber es identificar, sí hay algún

inconveniente: documentarlo, llevar el soporte de cada transacción y darle
seguimiento para resolver que las jornadas queden cuadradas.

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 Revisión y Contabilización de Jornadas de Tiendas en AX.

3. Por ejemplo: acá depositaron de más, porque registraron mal el crédito de

empleado, lo registraron como efectivo y lo depositaron; para validar estos datos,
nos sirve de soporte el estado de cuenta;

4. En el reporte de Excel también llevamos resumen de todos los créditos de

empleados; se documentan todos estos datos y se elaboran los papeles de trabajo,
para el análisis se requiere tiempo.

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