Código: INV-PD-PCP-PDC-0002

Versión 0002
PASE DE CONTRATISTAS
Fecha de
OCT - 2021
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1. PROPÓSITO:

Supervisar adecuadamente la autorización de cada uno de los trabajadores

contratados, para evitar el ingreso de personas no autorizadas que puedan ocasionar
alguna irregularidad en las actividades que se realizan en la empresa.

2. ALCANCE
Este procedimiento abarca desde que el departamento solicitante llena el formato
con los datos de los Trabajadores hasta que se deja en garita para su control de
ingreso.

En la ejecución del procedimiento, las unidades involucradas son:

 Supervisor de Operaciones del departamento solicitante

 Departamento de Prevención y Control del Pérdidas

 Departamento de Servicio de Seguridad y Salud laboral (SSSL)

3. REFERENCIAS NORMATIVAS.

Normas ISO
 Norma ISO 9000; Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y
vocabulario
 Norma ISO 9001; Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos
 Norma ISO 22000; Sistema de Gestión de inocuidad de los alimentos.
Requisitos para cualquier organización de la cadena alimentaria.

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 Norma ISO- TS 22000-1; Programas de pre-requisitos en Inocuidad

Alimentaria
 Norma ISO 14001; Sistema de Gestión Ambiental. Requisitos.
 FSSC 22000; Requerimientos para las Organizaciones que Requieren
Certificación
 Norma OHSAS 45001; Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo. Requisitos.
 Norma FSSC 22000; Requerimientos para las Organizaciones que Requieren
Certificación

Norma Covenin
 Directrices para la aplicación del sistema HACCP en el sector alimentario
COVENIN 3802-2002

4.- TERMINOS Y DEFINICIONES

 Contratista: [persona, entidad] Que por contrata ejecuta una obra material o
está encargada de un servicio para el gobierno, una corporación o un
particular.

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5. CONTENIDO Y RESPONSABILIDAD

5.1 RESPONSABILIDADES: Las responsabilidades de este

procedimiento se distribuyen de la siguiente forma:

CARGO RESPONSABILIDAD

Supervisores, Jefes de
Departamentos, Gerentes de  Efectuar llenado de la solicitud del pase

Departamentos. de la contratista.

Jefe de Servicio de seguridad  Dictar las Notificaciones de Riesgo a

y salud laboral, Supervisor los trabajadores de la contratista.

Servicio de seguridad y salud  Validar con Consultoría Jurídica y

laboral ( SSSL) Directores contratos y Autorización de

Gerente de PCP,
Supervisores PCP.
la contratista.
 Verificar el correcto llenado del formato
con sus firmas autorizadas.
 Autorizar el ingreso del personal de la
contratista.

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5.2 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD:

RESPONSABILIDAD ACTIVIDAD

1.- Efectúa el llenado y Firma del formato

de Pase de Contratista, y entrega en
SSSL con las cedulas para notificación de

Supervisores, Jefes de Riesgo. Usar Formato INV-FO-PCP-PDC-

0005.
Departamentos, Gerentes de
2.- Recibe el Formato firmado por
Departamentos.
Seguridad laboral.
3.- Entrega el formato con las firmas
autorizadas al departamento de PCP.
Usar Formato INV-FO-PCP-PDC-0005.
1.- Recibe el formato de parte de la unidad
solicitante y efectúa la notificación de

Jefe de Servicio de seguridad riesgo. Usa el formato INV-FO-SSL-NDRA-

y salud laboral, Supervisor 0008.

Servicio de seguridad y salud 2.- Valida Contratación y/o autorización de

laboral. la directiva para efectuar los trabajos.

Gerente de PCP,
Supervisores PCP.
3.- Llena el formato y procede a entregar
al supervisor ya firmado. Usar Formato
INV-FO-PCP-PDC-0005.
1.- Recibe formato de Pase Contratista
por parte del departamento solicitante.

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2.- Verifica el formato y validad que todo

esté en orden y procede a firmar.
3.- Entrega una copia al supervisor
solicitante y dirige una copia a la garita de
control que corresponda.
4.- Procede a almacenar en físico el
formato.

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6. DIAGRAMA DE FLUJO

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7. ENTRENAMIENTO

El departamento de Prevención y Control de Perdidas, procederá a realizar las

charlas divulgativas a los responsables de la elaboración del pase de contratista.
Igualmente establecerá los mecanismos de medición para evaluar la efectividad de
las actividades ejecutadas a través del formato INV-FO-PCP-PDC-0005 para cerrar
las brechas detectadas.

8. MONITOREO Y CONTROL

El departamento de Prevención y Control de Perdidas deberá verificar el correcto

llenado del formato INV-FO-PCP-PDC-0005, Efectuando supervisión directa en la
solicitud del pase de contratista, garantizando de esta manera el control y
seguimiento del proceso en su totalidad.

9. AUDITORÍAS INTERNAS Y ACCIONES CORRECTIVAS

Se realizarán inspecciones a las actividades y los formatos que aplican para este
procedimiento de tal manera que se verifiquen el correcto llenado y la ejecución del
plan de trabajo garantizando con las auditorías internas.

Las acciones correctivas deben tomarse cuando no se cumplan con las

especificaciones en alguna de las etapas del proceso, en base a esto es necesario
investigar para determinar la causa raíz y la acción correctiva necesaria para prevenir
la recurrencia, implementar el cambio.

Se toman las siguientes acciones correctivas:

Si…
Se detecta alguna desviación en
la solicitud de Pase de Contratista
Entonces
 Reunirse con los Supervisores y
Jefes de departamentos solicitantes.
 Realizar plan de trabajo con el
departamento de SSSL.

10. ASPECTOS AMBIENTALES

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Se debe tener la concientización sobre el tema ambiental ya que es la integración

armónica de los elementos requeridos para desarrollar una gestión dirigida a prevenir
la contaminación, cumplir los requisitos y la legislación ambiental, y mejorar
continuamente el desempeño ambiental, preservando y cuidando los recursos
naturales

11. ASPECTOS DE SEGURIDAD

Se deben tener en cuenta las instrucciones de trabajo, análisis de riesgos, procesos

peligrosos, legislación y normativas nacional vigentes en seguridad y salud laboral
para darle cumplimiento a las actividades y garantizar la seguridad en todos los
ámbitos laborales

12. LISTA RESUMEN DE FORMATOS DE REGISTRO Y DOCUMENTOS

COMPLEMENTARIOS

AREA DENOMINACION DEL CODIFICACION

FORMATO
INV-FO-PCP-PDC-
PCP Pase de Contratistas.
0005
Notificación de Riesgo INV-FO-SSL-NDRA-
SSSL
a terceros. 0008

13. CONTROL DE CAMBIO

FECHA CAMBIO JUSTIFICACION

Introducción a la Se crea el procedimiento
Octubre 2021
norma ISO bajo las norma ISO 9001

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14. ANEXOS
ANEXO 1. PASE DE CONTRATISTAS.

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ANEXO 2. NOTIFICACION DE RIESGO A TERCEROS (HOJA 1)

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ANEXO 2. NOTIFICACION DE RIESGO A TERCEROS (HOJA 2)

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ANEXO 2. NOTIFICACION DE RIESGO A TERCEROS (HOJA 3)

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ANEXO 2. NOTIFICACION DE RIESGO A TERCEROS (HOJA 4)

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