Descripción general del curso 3

¡Hola! Te damos la bienvenida al tercero de los seis cursos del programa del Certificado en
Gestión de proyectos de Google

Este curso explorará la segunda fase del ciclo de vida del proyecto: la fase de planificación.
Examinarás los componentes clave de un plan de proyecto, cómo hacer estimaciones de
tiempo precisas y cómo establecer hitos. Luego, aprenderás a elaborar y gestionar un
presupuesto, y cómo funcionan los procesos de adquisición. Después, descubrirás
herramientas que pueden ayudarte a identificar y gestionar diferentes tipos de riesgo y cómo
utilizar un plan de gestión de riesgos para comunicarlos y resolverlos. Por último, explorarás
cómo redactar y gestionar un plan de comunicación y cómo organizar la documentación del
proyecto. Los actuales gerentes de proyecto de Google continuarán instruyéndote y
proporcionándote enfoques prácticos para realizar estas tareas, además de las mejores
herramientas de gestión de proyectos y los recursos adecuados para el trabajo.

A través de esta lectura, conocerás la estructura del programa del Certificado en Gestión de
proyectos y la funcionalidad del curso. Si ya leíste esto en el último curso y no necesitas un
repaso, puedes omitirlo. Si eres nuevo en el programa, ¡bienvenido! Hemos diseñado
específicamente el programa que estás a punto de explorar para que todos los tipos de
alumnos puedan obtener el certificado y prepararse para ocupar un puesto en el área de
Gestión de proyectos. No se requiere experiencia previa.

Prepárate para trabajar

A lo largo del programa del Certificado en Gestión de proyectos de Google, aprenderás los
fundamentos de la gestión de proyectos tradicional y recibirás información valiosa sobre la
gestión de proyectos Agile. Según el Project Management Institute, se espera que la mano de
obra de gestión de proyectos en siete sectores orientados a los proyectos crezca un 33 %, o
casi 22 millones de nuevos puestos de trabajo, para 2027.* Estamos encantados de
acompañarte en este recorrido de aprendizaje de las destrezas necesarias para comenzar una
carrera en una de las profesiones más demandadas en la actualidad.

El curso 3 cubre cinco semanas de material. Cada semana incluye una serie de lecciones con
muchos tipos de oportunidades de aprendizaje, tales como:

 Videos con un empleado de Google como instructor.

 Lecturas para introducir nuevas ideas y casos prácticos y para ampliar los conceptos de los
videos.
 Foros de debate para explorar los temas del curso a fin de comprenderlos mejor y chatear con
los compañeros del programa.
 Preguntas en los videos que aparecerán de vez en cuando. Están diseñadas para que
compruebes tu aprendizaje a medida que avances.
 Cuestionarios de práctica para comprobar tu comprensión y recibir una devolución valiosa. Las
actividades de práctica te darán la oportunidad de aplicar las destrezas que apuntas a dominar.
Evaluarás tu trabajo mediante preguntas de cuestionarios o al compararlo con un ejemplar
creado por nuestro equipo del curso. Nota: estas actividades no se tienen en cuenta para la
calificación final del curso, pero te recomendamos que las realices, ya que te ayudarán a
prepararte para las pruebas calificadas y las revisiones de colegas.
 Cuestionarios con calificación sobre el contenido de los videos y las lecturas para medir tu
progreso.
 Actividades de revisión de colegas, sin calificación, sobre el contenido de los videos y las
lecturas, que te dan la oportunidad de practicar la aplicación de las destrezas que apuntas a
dominar. Otros alumnos de tu curso verán el trabajo que presentes y te harán comentarios en
función de una rúbrica.
Todo el mundo aprende de forma diferente, así que hemos diseñado este programa para que
puedas trabajar a tu propio ritmo. Aunque tus plazos personalizados empiezan cuando te
inscribes, son solo una guía. Puedes avanzar por el programa de la forma que mejor te
convenga. Ten en cuenta que siempre puedes restablecer los plazos con el botón azul
Restablecer mis plazos. No se penalizan las entregas aplazadas de las tareas. Para obtener el
certificado, lo único que tienes que hacer es finalizar todo el trabajo.

Consejos
Te recomendamos que tomes los seis cursos y realices los puntos de cada lección en el orden
en que aparecen, ya que la información y los conceptos nuevos se basan en los anteriores.

Aprovecha al máximo las lecturas y los recursos adicionales que se presentan a lo largo del
programa. Están diseñados para respaldar tu aprendizaje.

Si algo es confuso, no dudes en volver a ver un video, releer o pedir consejo a tus
compañeros de clase en el foro de debate.

Participa en todas las oportunidades de aprendizaje para obtener el mayor conocimiento y

experiencia posibles.

Felicitaciones por haberte decidido a dar este primer paso para formar parte del maravilloso
mundo de la gestión de proyectos. ¡Disfruta del viaje!

*Fuente: PMI (2017). Project Management Job Growth and Talent Gap (Crecimiento del
empleo y brecha en la calificación en el área de la gestión de proyectos), 2017 a 2027.

Recursos útiles para empezar

El Certificado en Gestión de proyectos de Google te proporcionará nuevas lecciones cada
semana. Como ya sabes, cada lección incluye una serie de videos, lecturas, actividades,
preguntas en los videos, cuestionarios de práctica y cuestionarios con calificación. A través de
esta lectura, aprenderás cómo indicar si el contenido del curso te resulta útil o no, obtener el
Certificado en Gestión de proyectos de Google y adquirir hábitos útiles para finalizar
satisfactoriamente el programa de este certificado.

Cómo indicar si el contenido del curso te resulta útil o no

Recuerda indicar si los videos, lecturas y materiales te resultan útiles. Solo tienes que abrir el
recurso y buscar los símbolos del pulgar hacia arriba y hacia abajo.

 Haz clic en el pulgar hacia arriba en los materiales que te resulten útiles.
 Haz clic en el pulgar hacia abajo en los materiales que no sean útiles para ti.
Si quieres marcar un problema específico con el elemento, haz clic en el ícono de la bandera,
selecciona una categoría y, si deseas, escribe una explicación en el cuadro de texto.
 Esta devolución va dirigida a los desarrolladores del curso, no a otros alumnos, y ayudará a
mejorar los programas que se creen en el futuro.

Para obtener asistencia técnica, visita el Centro de ayuda para estudiantes.

Cómo obtener el Certificado en Gestión de proyectos de

Google
Puedes revisar los videos, las lecturas, los foros de debate, las preguntas en los videos y los
cuestionarios de práctica del programa de forma gratuita. Sin embargo, para acceder a las
tareas con calificación y poder recibir tu Certificado oficial en Gestión de proyectos de Google,
debes:

 Pagar la tarifa del certificado del curso o solicitar y obtener la aprobación de una beca.
Y

 Aprobar todas las tareas con calificación de los seis cursos o alcanzar el umbral de
aprobación del curso. Cada tarea con calificación cuenta para el puntaje acumulado del curso,
y cada curso se aprueba con un 80%.

Hábitos útiles para obtener el certificado

Como estudiante, estás participando en este programa con todas tus experiencias anteriores y
prácticas recomendadas de aprendizaje. Los diseñadores de este curso también han creado
una lista de hábitos útiles que pueden contribuir a que logres tu objetivo.

1. Planifica tu tiempo: si programas momentos de estudio regulares y los respetas cada semana,
el aprendizaje formará parte de tu rutina. Utiliza un calendario o un cronograma y haz una lista
de lo que planeas hacer cada día para dividir tu trabajo en objetivos realistas. Elige un lugar
tranquilo para ver los videos, revisar las lecturas y realizar las actividades, así puedes
concentrarte en el material.
2. No pierdas la curiosidad: si hay una idea que te entusiasma, ¡aprovecha! Haz preguntas, busca
más detalles en línea, consulta los enlaces que te interesan y toma notas sobre tus
descubrimientos. Las pequeñas cosas que hagas para nutrir tu aprendizaje a lo largo del
proceso potenciarán tus conocimientos, te abrirán más puertas en este campo de gran
crecimiento y te ayudarán a tener las cualificaciones necesarias para buscar empleo.
3. Toma notas: las notas sirven para recordar la información que crees que podría ser importante
en el futuro, especialmente cuando te preparas para entrar en un nuevo ámbito laboral.
Además, tomar notas es una forma eficaz de relacionar los temas entre sí y comprenderlos
mejor.
4. Conversa (responsablemente) con otros alumnos: si tienes alguna pregunta, lo más probable es
que no seas el único. Ve a los foros de debate para comunicarte con otros alumnos y pedir
ayuda. También puedes visitar la comunidad global en línea de Coursera. Encontrarás otras
cosas importantes que debes saber sobre cómo interactuar con los demás en el Código de
honor y el Código de conducta de Coursera.
5. Actualiza tu perfil: ten en cuenta que puedes actualizar tu perfil en Coursera. Este enlace
aparece en el menú cuando haces clic en tu nombre en la esquina superior derecha de esta
pantalla. Cuando tus compañeros te encuentren en los foros de debate, pueden hacer clic en
tu nombre para ver tu perfil y conocerte más.
 Cómo buscar más información
A lo largo de este curso, aprenderás los conceptos básicos de la gestión de proyectos.
Recibirás mucha información a través de los videos y lecturas. Pero, a veces, es posible que
tengas que buscar cosas por tu cuenta para aprender más. Las cosas cambian rápidamente
en este ámbito en crecimiento, por lo que es fundamental que hagas tu propia investigación
para mantenerte al día.

Estos son algunos recursos útiles relativos a la gestión de proyectos que están disponibles en
línea:

 El Project Management Institute es la asociación líder para quienes se dedican a la gestión de

proyectos, programas o portfolios. En su sitio web, encontrarás guías, estándares del sector,
artículos, plantillas, bolsas de trabajo, certificaciones, etc. útiles para los profesionales de
estas áreas.
 En la Guía sobre Scrum, se define Scrum, una técnica que se usa en la gestión de proyectos
Agile. Estudiaremos el framework más adelante en el programa. En esta guía, se describen
los roles, los eventos, los artefactos y las reglas de Scrum que los relacionan. También
puedes encontrar cientos de recursos gratuitos para obtener más información sobre Scrum en
Scrum.org Resources.

Documentos digitales, hojas de cálculo y presentaciones

Completarás las actividades utilizando una variedad de documentos digitales, hojas de cálculo
y plantillas de presentación. Estas plantillas se alinean con los tipos de documentos que los
gerentes de proyectos suelen usar para crear, editar y colaborar con su equipo y organización.
Los documentos digitales facilitan la colaboración en tiempo real y la organización.

Si no estás familiarizado con este tipo de herramientas, consulta los Recursos del curso.

Glosario
En este curso, se abarcan muchos términos y conceptos, algunos de los cuales es posible que
ya conozcas y otros que serán nuevos. Para recordar lo que significa un término, consulta
este Glosario.

Pautas de accesibilidad
Cuando crees contenido escrito o visual o planifiques una reunión o evento, sigue estos
Consejos de accesibilidad para que sea más accesible para todos, incluidas las personas con
discapacidades.
Los beneficios de la planificación de
proyectos
Hola de nuevo. En el curso anterior, aprendiste sobre la fase de iniciación. Durante la fase de
iniciación, el gerente de proyectos reúne toda la información preliminar necesaria para obtener
la aprobación de los interesados y planificar el proyecto. Algunas cosas clave deben ocurrir
durante esta etapa. Primero, se designa al gerente de proyectos: ¡ese eres tú! Luego, deben
aprobarse los objetivos del proyecto, así como el alcance del proyecto y sus entregables.
Varias personas se deberán asignar al proyecto, y tendrás una buena idea de sus roles y
responsabilidades. También necesitarás que los interesados aprueben el estatuto del
proyecto. Si se cumplen todos estos criterios, significa que estás listo para comenzar a
planificar. La planificación es una parte importante para garantizar el éxito de un proyecto, así
que, veamos en detalle por qué es tan importante. La planificación es importante para todos
los proyectos. Mientras planificas el proyecto, tú y los otros miembros del equipo definen los
procesos y flujos de trabajo necesarios para cumplir con los objetivos, y pensarán ideas sobre
cómo hacer que el proyecto sea un éxito. Al planificar, puedes aprovechar tu experiencia en
proyectos anteriores y pensar en nuevas formas de obtener resultados. Cada proyecto es
diferente, así que enfoques nuevos y diferentes pueden ser justo lo que necesitas. La
planificación tiene muchos beneficios. Como hemos comentado, planificar te ayuda a mapear
el proyecto completo. Te ayuda a entender el trabajo necesario para lograr los objetivos. La
planificación también ayuda a coordinar los esfuerzos y cronogramas con otros equipos,
contratistas y proveedores. Otro gran beneficio de la planificación es que te da tiempo para
identificar y prepararte para los riesgos que puedan afectar el proyecto. Estos pueden incluir
cosas como un retraso en el cronograma, la salida de un miembro importante del equipo o un
cambio en la dirección del proyecto determinado por uno de los interesados. La planificación
también te da la oportunidad de pensar en formas de mitigar o abordar esos riesgos. También
hay beneficios menos obvios. Por ejemplo, la fase de planificación puede ser útil para obtener
la “aceptación” de los miembros clave del equipo. Conseguir la aceptación significa que has
obtenido su apoyo para tus planes. La planificación también demuestra a las partes
interesadas que al equipo le interesa empezar el proyecto con un plan detallado. Pero uno de
los beneficios más significativos de la planificación es el trabajo en equipo, lo que te ayudará a
impulsar el proyecto hasta cruzar la línea de meta. Al trabajar juntos en la fase de
planificación, los individuos asignados al proyecto pueden convertirse en un equipo sólido una
vez que termina la planificación y el trabajo está a punto de empezar. Planificar juntos crea un
entendimiento compartido entre todas las partes involucradas en el proyecto. En resumen, la
planificación tiene muchos beneficios, desde ayudar al equipo a comprender el trabajo
necesario para alcanzar sus objetivos, hasta brindar planes de proyecto a los interesados.
Ahora que sabes un poco más sobre la planificación, aprenderemos a implementar la fase de
planificación. Nos vemos en el siguiente video.

Facilitar una reunión inicial del proyecto

Hola de nuevo. En este video, aprenderás a programar una reunión inicial, una vez que pases
al modo de planificación. Es importante programar una reunión que sirva como un comienzo
formal a la planificación del proyecto. Tal vez te preguntes qué es una reunión inicial y en qué
se diferencia de otros tipos de reuniones. Es una buena pregunta. La reunión inicial de un
proyecto es la primera reunión en la que el equipo de un proyecto se une para poner a todos
de acuerdo en una visión compartida, obtener un entendimiento compartido de los objetivos y
el alcance del proyecto, y entender los roles de cada persona dentro del equipo. Así que,
¿quién está invitado a la reunión inicial? Los miembros del equipo identificados en un gráfico
RACI, creado durante la fase de iniciación. Como recordatorio, un gráfico RACI ayuda a definir
roles y responsabilidades para individuos o equipos para garantizar que se trabaje de manera
eficiente. Durante la reunión inicial, los miembros del equipo aprenderán más sobre cómo
contribuirán al proyecto y obtendrán una comprensión más profunda de cómo el equipo
trabajará en conjunto para alcanzar los objetivos. También deberías invitar a los interesados y
al patrocinador a la reunión, para que tengan la oportunidad de entender el plan de alto nivel
del proyecto, puedan compartir su perspectiva, y para asegurarte de que todos están de
acuerdo. Ahora, tal vez te preguntes: ¿para qué necesito hacer una reunión inicial? ¿No
puede mi equipo aprender todo lo que necesita saber del estatuto del proyecto? Lo
entendemos. Las reuniones pueden llevar mucho tiempo, y definitivamente hay situaciones en
las que un correo o un chat rápido con alguien del equipo bastará. Pero cuando estás
iniciando un proyecto, especialmente proyectos más grandes con varias personas, es
importante reunirse para establecer una visión compartida, ponerse de acuerdo sobre el
alcance y generar buenas interacciones en el equipo. También es una oportunidad para que tu
equipo haga preguntas y brinde ideas, y es un muy buen momento para que establezcas las
expectativas con el equipo sobre cómo cada persona contribuirá de forma individual al
proyecto. Ahora, veamos cómo planificar y realizar una reunión inicial. Hay muchas plantillas
para agendas de reuniones iniciales en línea, y la mayoría sigue una estructura similar y dura
alrededor de una hora. Ten en cuenta que esto es solo una sugerencia, y no debes dudar en
programar todo el tiempo que quieras para cada elemento de la agenda en función de las
necesidades del proyecto y el equipo. La mayoría de las reuniones comienzan con
presentaciones. Puedes asignar alrededor de 10 minutos para que cada miembro del grupo se
presente y diga sus funciones, y, si el tiempo lo permite, compartan algo divertido para
generar buenas interacciones. A continuación, dedicarás unos cinco minutos para dar una
descripción general de los antecedentes del proyecto. Esto cubre detalles como cómo surgió y
por qué es importante el proyecto. También usarás este tiempo para dar una visión
compartida. Luego, dedica unos cinco minutos a compartir los objetivos y el alcance, que se
refiere a los límites en torno a un proyecto. Eso incluye dejar claro qué trabajo se considera
que está dentro del alcance y qué trabajo se considera fuera del alcance. Este también es un
buen momento para compartir la fecha de lanzamiento prevista y resaltar los hitos importantes
que el equipo debe tener en cuenta. Una vez que hayas cubierto los objetivos y el alcance, es
hora de hablar de los roles de cada uno. Es una buena idea dedicar unos cinco minutos a
asegurar que todos tienen claro de qué trabajo serán responsables durante todo el proyecto.
Luego, es el momento de abordar la colaboración, que es la forma en que cooperarán en el
proyecto. Este es un buen momento para repasar las herramientas que servirán como fuente
común de información para el equipo, como un plan de proyecto creado en una hoja de
cálculo o una herramienta de gestión del trabajo, como Asana. También es un buen momento
para determinar cómo se comunicará entre sí el equipo, por ejemplo, con actualizaciones
diarias por correo electrónico, en una sala de chat y en reuniones semanales de actualización.
Deberías dedicar unos 10 minutos a este tema. Cuando eso esté listo, es hora de hablar de lo
que viene después. Ahora que ya hablaste de los detalles del proyecto hasta el momento,
deberías dedicar unos 10 minutos a establecer las expectativas sobre lo que se avecina.
También utilizarás este tiempo para aclararle a cada uno qué acciones tomarán a
continuación. Por último, es muy importante dedicar unos 15 minutos para las preguntas del
grupo. Esta es la oportunidad del equipo para despejar las dudas sobre cualquiera de los
temas que has tratado hasta ahora. También es tu oportunidad de escuchar al equipo y
asegurarte de que el proyecto se beneficie de una diversidad de opiniones, experiencias e
ideas. Por ejemplo, además de responder preguntas en voz alta en la reunión, puedo invitar a
mis compañeros de equipo a que aporten preguntas o retroalimentación en un documento
compartido. Esta práctica puede ayudar a crear un espacio para colaborar. También me gusta
consultar a mis compañeros de equipo acerca de su confianza sobre los temas hablados ese
día. Pregunto cuál es su nivel de confianza en una escala de uno a cinco: uno es “No tengo
nada de confianza”, y cinco es “Estoy extremadamente confiado”. Si no tienen confianza, Les
pregunto qué puedo hacer para ayudar a cambiar eso. Esta práctica puede dar al equipo un
 sentido de respaldo más sólido, porque saben que estoy disponible para ayudarlos a superar
los obstáculos. Si pruebas esta práctica en las reuniones, asegúrate de cumplir las promesas
que hagas allí. Tu reputación como gerente de proyectos de cumplir los objetivos y eliminar
obstáculos es fundamental para establecer y mantener las relaciones. Así que, para
recapitular, la reunión inicial cubrirá las presentaciones, los antecedentes del proyecto, los
objetivos y el alcance, los roles, la colaboración etc. y quedará tiempo para las preguntas del
grupo al final. Una vez que hayas finalizado la agenda de la reunión, documenta esta
información en una plantilla para agendas, y envíala a los asistentes uno o dos días antes de
la reunión. Como gerente de proyectos, liderarás la mayor parte de esta reunión, y, cuando
hablas, es difícil tomar notas y exponer al mismo tiempo. Por lo tanto, al comienzo de la
reunión, pide a un compañero de equipo que tome notas sobre los puntos clave que explicaste
durante toda la sesión y que registre los elementos de acción de sus compañeros. En algunos
casos, puede ser beneficioso grabar la reunión para que puedan verla más tarde,
especialmente si tienes un equipo grande o desperdigado. Tan solo asegúrate de obtener de
antemano el permiso de los asistentes para grabarlos. Después de la reunión, no te olvides de
enviar un correo electrónico de seguimiento al grupo, con un resumen de los puntos clave y
resultados de la reunión, así como los elementos de acción de los asistentes. En el correo
electrónico de seguimiento, recuerda invitar también a los asistentes a que te consulten si
tienen alguna pregunta adicional. Si bien la reunión inicial requiere mucho esfuerzo, recuerda
que este es un momento emocionante para el equipo y especialmente para ti como el gerente
del proyecto. Toda la labor mental y el trabajo duro que has hecho durante la fase de
iniciación se combina para formar la base del proyecto. Próximamente, aprenderemos sobre
los hitos, las tareas y en qué se diferencian. Nos vemos en el siguiente video.

Consejos para dirigir una reunión inicial

exitosa
n el video anterior, aprendiste qué es y qué involucra la reunión inicial de un proyecto. A
manera de recordatorio: una reunión inicial es la primera reunión entre el equipo del proyecto,
los interesados y el patrocinador al comienzo de un nuevo proyecto o de una nueva fase. El
objetivo de la reunión inicial es que todos compartan una visión común, asegurarte de que
entiendan los objetivos y el alcance del proyecto, y verificar que todos estén de acuerdo con
sus funciones y responsabilidades en el proyecto. La reunión inicial es fundamental para que
el proyecto tenga un resultado satisfactorio. En ella, el equipo se pone de acuerdo sobre los
objetivos y la visión del proyecto, y lo prepara para que se lleve a cabo con éxito.

Esta lectura te proporcionará algunos consejos para realizar una reunión inicial eficaz.

Prácticas recomendadas para la reunión inicial

 Escoge el momento adecuado. Elige un horario que le quede bien a todos. Ten en cuenta las
diferencias horarias.
 Establece la duración adecuada. Elige una duración adecuada para la reunión: no más de una
hora. No quieres que la gente pierda tiempo, pero tampoco quieres quedarte sin tiempo. Las
 reuniones iniciales tienen un mejor resultado cuando se comparte primero la información clave
y, luego, se dedica el tiempo adicional a las preguntas y a la consolidación del equipo.
 Invita a las personas adecuadas. Sé estratégico a la hora de incluir a las personas adecuadas.
El objetivo es invitar a los asistentes que desempeñan un papel en el desarrollo y la ejecución
del proyecto, como todos los miembros del equipo, los interesados y el patrocinador. No es
conveniente dejar a nadie fuera, pero tampoco invitar a personas que no deberían estar allí.
 Designa a alguien para que tome notas. El debate que se genera durante la reunión es
importante. Es fundamental documentar la retroalimentación, los cambios y las preguntas de
los asistentes. Si diriges la reunión, designa a otra persona para que tome notas antes de
comenzar. También puedes utilizar herramientas como Chorus Notetaker, Google Keep,
Google Docs o Microsoft OneNote.
 Define la agenda. Para recapitular lo que hemos comentado en el video, la agenda de una
reunión inicial debe incluir, por lo general, lo siguiente: las presentaciones, los antecedentes y
el propósito del proyecto, los objetivos y el alcance del proyecto, los roles y responsabilidades,
el proceso de colaboración y las herramientas del proyecto, lo que sigue (expectativas y
puntos de acción), y tiempo para preguntas y conversaciones.
 Comparte la agenda. Antes de la reunión, comparte la agenda con los asistentes por correo
electrónico e identifica a los oradores de cada tema. Al enviar la agenda con antelación, todos
tendrán una idea de lo que pueden esperar, tiempo para preparar cualquier cosa que tengan
que presentar o debatir y tiempo para generar preguntas o ideas.
 Cumple la agenda. Durante las reuniones, las conversaciones pueden desviarse del tema o
alargarse más de lo previsto. Como gerente de proyectos, tu trabajo consiste en mantener el
rumbo de la reunión y reorientar los debates hacia los puntos de la agenda.
 Haz un seguimiento después de la reunión. Después de la reunión, asegúrate de enviar a todos
un resumen con las notas y los puntos de acción.
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Informar de un problema

 ¿El equipo realizó una reunión inicial del proyecto? Si es así, ¿la reunión inicial fue más
formal (por ejemplo, una reunión en persona o virtual) o informal (por ejemplo, un chat
grupal o un correo electrónico)?
Si la reunión inicial en la que colabore fue formal.
 ¿Hubo algún desacuerdo sobre los objetivos o la forma de alcanzarlos? En caso afirmativo,
¿qué estrategias utilizaste (u observaste) para lograr que todos estuvieran de acuerdo?
Se explicó el alcance del proyecto y aunque había algunos desacuerdos se tomaron nota
para poder considerarlos. Se tomaba en cuenta la información de todas las involucradas y
con explicaciones claras y concisas del proyecto logramos llegar a acuerdos favorecedores.
 Sabiendo lo que sabes ahora sobre las reuniones iniciales de proyectos, ¿hubieras hecho
algo diferente? ¿Qué cosa?
Hubiera generado una agenda más estructurada y enviar previamente a los interesados la
información para que fueran preparados.

Comprender las tareas y los hitos

Hola de nuevo. Como hemos visto a lo largo de este programa, el gerente de proyectos es
responsable de asignar el trabajo al equipo y de realizar un seguimiento del progreso del proyecto.
Al hablar de la asignación del trabajo, usaremos algunos términos clave, como hitos del proyecto y
tareas del proyecto. Analicemos estas cosas. Un hito del proyecto es un punto importante dentro
del cronograma que indica el progreso y significa la finalización de un entregable o una fase del
proyecto.

Estos son puntos de control importantes en el proyecto, y hacer un seguimiento de ellos ayuda a
garantizar que se cumplan los objetivos a tiempo. Por ejemplo, un hito puede ser completar el
primer borrador de un informe, y el objetivo en última instancia puede ser publicar el informe.
Otro ejemplo de hito es recibir la aprobación del cliente con respecto a un entregable importante.
Vamos a hablar de cómo los hitos difieren de las tareas del proyecto. Una tarea del proyecto es
una actividad que debe realizarse dentro de un plazo determinado. El trabajo de un proyecto se
desglosa en muchas tareas diferentes. Para alcanzar un hito, tu equipo y tú deben completar
varias tareas. Por ejemplo, si un hito es preparar el primer borrador de un informe, las tareas
necesarias para llegar a ese hito pueden ser contratar a un redactor, llevar a cabo investigaciones y
redactar las secciones del informe. Imaginemos los hitos y las tareas en el contexto del proyecto
Plant Pals de Office Green.

Uno de los entregables del proyecto es lanzar el sitio web del nuevo servicio, donde los clientes
podrán realizar pedidos y obtener atención al cliente.

Algunos de los hitos previos serán obtener la aprobación del diseño del sitio web e implementar la
retroalimentación de los usuarios. Para lograr esos hitos, tu equipo debe completar múltiples
tareas del proyecto. Por ejemplo, para alcanzar el hito del diseño, el diseñador del sitio web
deberá crear prototipos iniciales del diseño propuesto.

Tendrás que revisar esos prototipos, y el diseñador tendrá que implementar tu retroalimentación.

Cada uno de estos elementos es una tarea del proyecto, y no puedes alcanzar los hitos sin
completarlos.

Para repasar, los hitos son puntos importantes dentro del cronograma del proyecto, y las tareas
son actividades que se deben realizar en un período determinado para ayudar a alcanzar esos
hitos. Los hitos y las tareas del proyecto están interconectadas. Las tareas conducen a los hitos,
que son cruciales para el seguimiento del proyecto. Ahora que sabes más sobre los hitos, las tareas
y cómo se diferencian, aprenderemos más sobre la importancia de los hitos en el siguiente video.
Nos vemos ahí.

Establecer los hitos: Prácticas

recomendadas
Has aprendido qué son los hitos y las tareas y cuándo, dónde y cómo los utilizarás como
gerente de proyectos. En esta lectura, exploraremos las prácticas recomendadas para
establecer hitos. Pero primero, revisemos las definiciones de tareas e hitos.
 Una tarea del proyecto es una actividad que debe realizarse en un periodo determinado y que
se asigna a una o varias personas para que la realicen. El trabajo de un proyecto se divide en
muchas tareas diferentes.
 Un hito del proyecto es un punto importante dentro del cronograma del proyecto que suele
significar la finalización de un entregable importante. Los hitos son puntos de control
significativos en el proyecto, y hacer un seguimiento de ellos ayuda a garantizar que el
proyecto no se retrase, para cumplir con los objetivos.
Establece tareas para identificar los hitos
Establecer tareas puede ayudarte a definir con claridad los hitos. Puedes hacerlo de dos
maneras:

 Programación descendente: En este enfoque, el gerente de proyectos establece los hitos de

alto nivel y desglosa el esfuerzo en tareas del proyecto. El gerente de proyectos trabaja con su
equipo para asegurarse de que se hayan capturado todas las tareas.
 Programación ascendente: En este enfoque, el gerente de proyectos examina todas las tareas
individuales que deben completarse y las agrupa en fragmentos manejables que conducen a
un hito.
La mayoría de los proyectos tienen muchas tareas que conducen a hitos. Por ejemplo, si tu
objetivo es recibir la aprobación del primer borrador de un artículo que estás escribiendo,
podrías completar tareas como “desarrollar el resumen”, “escribir el primer borrador” y “enviar
al editor”. A continuación, es posible que tengas que realizar otra serie de tareas antes de
alcanzar el hito de modificar el artículo. Los hitos sirven como puntos de control a lo largo del
proyecto para asegurarte de que vas en la dirección correcta hacia el objetivo final. Los hitos
también hacen que los proyectos sean más manejables.

Integra los hitos en el cronograma del proyecto

No hay un número constante de hitos en todos los proyectos. Algunos proyectos tendrán unos
pocos hitos, mientras que otros pueden tener docenas de ellos. En lugar de aspirar a alcanzar
un número determinado de hitos, trata de establecer hitos para los acontecimientos más
importantes del proyecto. Revisa el cronograma del proyecto e identifica los momentos o
puntos de control importantes. En otras palabras: señala en qué momento del proyecto vas a
alcanzar los objetivos más importantes y convierte esos puntos en tus hitos.

Errores al establecer hitos

Estas son algunas cosas que hay que evitar al establecer hitos:

 No establezcas demasiados hitos. Cuando hay demasiados hitos, se les resta importancia. Si los
hitos son demasiado pequeños o demasiado específicos, puedes acabar teniendo
demasiados, lo que hace que el proyecto parezca mucho más grande de lo que realmente es
para tu equipo y los interesados.
 No confundas las tareas con los hitos. Recuerda que los hitos deben representar momentos en
el tiempo y que, para planificar cómo llegarás a esos momentos, debes asignar tareas más
pequeñas a cada hito.
 No hagas una lista de hitos y tareas por separado. Asegúrate de que las tareas y los hitos
puedan visualizarse juntos en un solo lugar, como un plan de proyecto. Esto ayudará a
asegurarte de que cumplas con los plazos y los hitos.
 Conclusiones clave
 Tu enfoque a la hora de establecer hitos puede variar de un proyecto a otro, pero la mayoría
de los proyectos tendrán al menos un hito y varias tareas más pequeñas asociadas a cada
hito. Establecer tareas e hitos claramente definidos y diferenciados, integrarlos en el
cronograma del proyecto y utilizar una herramienta para visualizarlos en conjunto ayudará a
organizar el proyecto y a impulsarlo.