CÓMO DESARROLLAR UN PROGRAMA DE

CAPACITACIÓN PARA EMPLEADOS EXITOSO

Paso 1. Entender la tarea

Imagina que el motor de tu auto empieza a rechinar. ¿Deberías rotar las ruedas,
reemplazar la suspensión o simplemente añadir un poco de aceite? Puedes hacer
todas esas cosas, pero un diagnóstico te mostrará exactamente lo que debes reparar
sin tener que verificar cada detalle.

De manera similar, la idea de llevar a cabo capacitaciones para tus empleados puede
provenir de cualquier persona de la empresa, desde el director del departamento
comercial, cuyo equipo no logró sus objetivos, hasta alguien que piensa que hay
demasiadas reuniones y las horas de trabajo están mal gestionadas. Así que, antes de
empezar a escribir un guion para un nuevo curso en línea, es una buena idea hacer
algunas preguntas. Estas preguntas formarán la base de lo que se llama análisis de
necesidades de capacitación.

Necesidades de capacitación

Todas las peticiones de capacitación tienen al menos una cosa en común: representan
un deseo de cambio. En este paso, tu objetivo es determinar el motivo de la brecha
entre la situación actual y el resultado deseado. Esta brecha se denomina necesidad.
Evaluar las necesidades antes de apresurarse a actuar incrementa las posibilidades de
éxito y reduce el riesgo de errores costosos.

Para obtener información sobre la situación a la que se está enfrentando la empresa,

las necesidades y los resultados deseados debes entrevistar a las partes interesadas y
a todas las personas interesadas en que la capacitación tenga éxito. Esas personas
pueden ser ejecutivos, directores, potenciales participantes o incluso clientes.

 Existen libros sobre cómo evaluar las necesidades, pero a continuación te

ofrecemos una breve lista de preguntas que son una buena manera de
comenzar:

 ¿Existe realmente una necesidad de capacitación? ¿El resultado deseado se

puede conseguir de una manera diferente, menos costosa o más eficiente?

 ¿Por qué necesitan capacitación? ¿Cómo ayudará al cliente?

 ¿Qué problema quiere solucionar tu cliente con la ayuda de la capacitación?

¿Cuál es su efecto útil?

 ¿Qué pasará si la capacitación no se realiza?

Objetivos de la capacitación

Los objetivos de la capacitación son información esencial y deben determinarse antes

de continuar por dos motivos: a) obtendrás una imagen clara de lo que estás tratando
de conseguir y b) sirven como una base de referencia que se usará para medir los
resultados del programa después de su lanzamiento. 

Los objetivos de la capacitación deben ser específicos y medibles, y siempre es mejor

usar verbos de acción. Por ejemplo:

 Incrementar la eficiencia de los empleados en un xyz%

 Cumplir con los requisitos de seguridad en el lugar de trabajo

 Lograr un KPI del xyz%

Audiencia objetivo

Tratar de crear un programa de capacitación bueno para todos es como tirarlo al vacío.
Debes crearlo por una razón determinada, y también para una determinada audiencia
objetivo. Antes de continuar con el desarrollo de la capacitación, examina más de cerca
a las personas que van a ser tus estudiantes.

 ¿Cuántos estudiantes hay?

  ¿Quiénes son? ¿Cuál es su puesto? (¿Son del departamento de recursos
humanos, directores, trabajadores en la línea de producción, etc.?)
 ¿Cuáles son sus características? (edad promedio, nivel educativo, estilos de
aprendizaje, conocimientos de informática, ubicación geográfica, etc.)
 ¿Hay estudiantes con discapacidades?
 ¿Los estudiantes han recibido capacitación previa en este campo? ¿Qué tan
familiarizados están con el tema?

Además, es una buena idea ir más allá de las descripciones neutrales recibidas del
cliente hablando directamente con los potenciales estudiantes.

 ¿Qué temas creen que serán los más útiles para su trabajo?

 ¿Tienen alguna petición especial?

 ¿Cuáles son sus actitudes hacia el aprendizaje? ¿Es probable que alguien no
quiera participar en la capacitación? En caso afirmativo, ¿por qué?

Entorno de la tarea

Ahora que estás seguro de que la capacitación es la solución adecuada para las
necesidades de la empresa y sabes cuáles son tus objetivos y quiénes son tus
estudiantes, es hora de hacer las preguntas organizativas. Averigua y anota en qué
formato espera tu cliente el resultado y qué se considera misión cumplida.

 ¿Quién es el que toma las decisiones?

 ¿Quiénes son las partes interesadas? ¿Quién más conoce el proyecto y puede
proporcionarte información útil?

 ¿Existen preferencias en cuanto al uso de ciertas tecnologías, herramientas y

métodos de entrega?
 ¿Qué tipo de medios se deben utilizar (texto, video, audio u otra cosa)?

 ¿En qué formato espera el cliente el resultado? ¿En un paquete SCORM? ¿En
una presentación PPT y un guión en Word? ¿Necesitas crear adicionalmente
una guía para el facilitador? ¿Se necesitan actividades o sesiones de
seguimiento?

 ¿Cuáles son los plazos del proyecto?

  ¿Existe alguna restricción o factor que afecte la forma en que se conseguirá el
resultado?

 ¿Quién cargará el programa en una plataforma de aprendizaje y lo gestionará?

 ¿Cuál es el presupuesto del proyecto?

No te preocupes si sientes que estás haciendo demasiadas preguntas. No son

demasiadas. Todo lo contrario, es muy probable que tengas que hacer preguntas
adicionales a medida que el proyecto comience a tomar forma.

Paso 2. Diseñar el esquema del programa de capacitación

Una vez completada la etapa de análisis, simplemente toma el contenido, organízalo en

lecciones, añade un breve cuestionario al final de cada lección y listo. Es broma… Los
clientes esperan algo más que mucho texto sin sentido con imágenes aleatorias.

Lo que tienes que hacer ahora es identificar el contenido que se adapte a las
necesidades, un formato adecuado para distribuirlo y algunas métricas fácilmente
medibles que te ayuden a supervisar el curso del programa.

Objetivos de aprendizaje

A diferencia de los objetivos de capacitación que se centran en métricas empresariales,

los objetivos de aprendizaje se centran en el estudiante. Describen lo que las personas
deberían saber, poder hacer o sentir como resultado de la capacitación. Los buenos
objetivos de aprendizaje suelen estar estrechamente conectados con los resultados en
el trabajo de los estudiantes. “Cuando los estudiantes completen este programa,
podrán…

 …usar la técnica SPIN Sales

 …aplicar fórmulas avanzadas de Excel para el análisis de marketing

 …tener una actitud agradable hacia los clientes

 …sentirse más seguros en las negociaciones de alto nivel.»

Puesto que los programas de capacitación normalmente constan de más de un módulo
o lección, también deberás anotar subobjetivos para cada uno de ellos. Si el objetivo de
aprendizaje general es enseñar a los empleados cómo usar una máquina de palomitas
de maíz, los subobjetivos pueden ser:

 Para la lección 1: aprender a usar los botones de control

 Para la lección 2: aprender a instalar la máquina y prepararla para trabajar

 Para la lección 3: aprender a llenar la máquina con ingredientes

 Para la lección 4: aprender a desinfectar la máquina

Tácticas educativas

En The Accelerated Learning Handbook, Dave Meier, describe un ciclo de aprendizaje

de cuatro fases. Estas fases son:

Cada fase requiere tácticas bien pensadas porque si una sola fase falla esto
probablemente hará que todo el programa falle o que los resultados sean mediocres.
1. Preparación

La finalidad de esta fase es despertar el interés de los estudiantes ofreciéndoles el

contexto, explicándoles la relevancia del contenido y estableciendo objetivos y
expectativas. Además, tendrás que lidiar con cualquier sentimiento negativo que los
estudiantes podrían tener.

Una fase de preparación descuidada lleva al aburrimiento, la falta de atención y al

fracaso del programa.

2. Presentación

La siguiente fase consiste en presentar el contenido de la capacitación a los

estudiantes de una forma significativa y atractiva.

 Primero está el diseño gráfico. Debes pensar en cómo vas a captar la atención de los
estudiantes resaltando el contenido, y usando distintas fuentes y colores. A
continuación, tendrás que trabajar exhaustivamente en el contenido: presentar nuevo
vocabulario, proporcionar ejemplos completos sobre cada nueva idea y considerar
diferentes estilos de aprendizaje.

Una presentación mediocre puede identificarse por la expresión vacía que verás en los
rostros de los estudiantes: los ojos ven pero el cerebro no.

3. Práctica

La eficacia del aprendizaje se ve comprometida cuando los estudiantes no tienen

tiempo suficiente para entender completamente los nuevos conocimientos y
habilidades. En esta fase, debes alentar a los estudiantes no solo a absorber
pasivamente el contenido de la capacitación, sino a considerar la idea de integrarlo en
su vida diaria.

 Esto incluye, entre otros, varios cuestionarios y tareas prácticas interactivas. También
debes ayudar a los estudiantes a organizar la información creando mapas mentales y
escribiendo conclusiones clave. Ayúdalos en el proceso generando analogías,
metáforas y creando historias, y ayúdales a recordar la información usando estrategias
mnemotécnicas y subrayando las cosas más importantes.

4. Rendimiento

Si no se aplican inmediatamente, gran parte de los conocimientos y habilidades recién

adquiridas se olvidarán rápidamente. ¿Cómo animarás a los estudiantes a utilizar la
nueva información fuera de la clase? ¿Crearás volantes de capacitación para imprimir y
usar en su rutina diaria? ¿Proporcionarás a los estudiantes una evaluación del
rendimiento y feedback después de la capacitación? ¿O tal vez incluso ofrecerás una
serie de microlecciones posteriores a la capacitación para que sea más probable que la
información sea retenida?

Independientemente de cuáles sean tus ideas, debes planificarlas y construir sin

problemas un esquema del proceso de aprendizaje antes de comenzar realmente el
desarrollo de la capacitación. Esto, naturalmente, nos lleva al siguiente punto.

Estructura

Teniendo en cuenta el modelo del ciclo de aprendizaje, debes decidir cómo

secuenciarás la información y después debes crear un marco para el programa.

Imagina que se supone que debes crear un extenso programa de capacitación para el
uso de nuevos equipos de alta tecnología. ¿Cómo organizarás la información? Lo
primero que se te puede ocurrir es crear una serie de lecciones que describan todas las
partes y todas las funciones de la máquina una por una. Esta idea es incorrecta.
Charles Reigeluth, un teórico de la educación americano, desarrolló algo llamado teoría
de la elaboración. Según este enfoque, los módulos de los programas de capacitación
deben organizarse en orden creciente de complejidad para que cada módulo se
desarrolle sobre el anterior.

Paso 3. Desarrollar el contenido para el programa de capacitación

El contenido de e-learning puede presentarse en varios formatos: conferencias, libros

electrónicos, lecciones en vídeo, simulaciones de diálogo, evaluaciones interactivas
que parecen juegos, y la lista continúa. Un buen programa de capacitación incluye
tantos tipos de actividades como sea posible para retener la atención de los
estudiantes y ser atractivo para los diferentes estilos de aprendizaje.

Módulo de capacitación

Ya tienes la estructura del programa, pero también deberás organizar y presentar el

contenido dentro de cada módulo de capacitación. A continuación, te mostramos una
estructura de módulo fácil pero efectiva:

 Ofrece una descripción general

 Proporciona detalles
 Añade ejemplos concretos del mundo real
 Haz un resumen de lo aprendido

Además, cada módulo o lección, o como prefieras llamar a cada unidad independiente
del programa, necesitará un plan. El plan se centrará claramente en el tema de cada
módulo, te ayudará a elegir las actividades de aprendizaje adecuadas y te permitirá
estar seguro de que el contenido se ajusta a los marcos de tiempo establecidos para
cada sesión. Por ejemplo, a continuación, te mostramos un plan de un curso sobre
negociaciones telefónicas para agentes de ventas:

Material de capacitación

El desarrollo de presentaciones reales, materiales para distribuir y actividades de

capacitación es el núcleo de cualquier programa de capacitación. Pero si has realizado
los pasos anteriores (sabes con certeza quiénes son tus estudiantes, qué necesitas
enseñarles y por qué), desarrollar materiales de capacitación es solo una cuestión de
técnica.
Dependiendo de tus objetivos, puedes desarrollar cursos electrónicos por tu cuenta o
contratar diseñadores, editores de vídeo y locutores. Pero incluso si puedes permitirte
contratar a un equipo completo de profesionales en diferentes áreas, te recomendamos
que sepas usar las herramientas de autor más populares.

Trabajar con SME

Los expertos en la materia, o SME (del inglés, Subject Matter Expert), son la fuente de
información más valiosa. Proporcionan contenido único, revisan y corrigen el contenido
del programa y realizan modificaciones si es necesario.

Hay dos enfoques para tratar con los SME: informal y formal.

Si estás creando capacitación interna y necesitas el consejo de los expertos internos, el

enfoque informal puede ser adecuado. Simplemente pregunta a los compañeros que
tengan suficiente experiencia y trata de encontrar a alguien que pueda ayudarte a
preparar el contenido. Si tienes suerte, tu SME te ayudará a diseñar un esquema del
programa de capacitación, revisará el contenido del borrador o incluso creará una parte
del mismo por su cuenta.

Por otro lado, los expertos con mucha experiencia suelen estar muy ocupados, por lo
que es posible que no estén contentos con el trabajo adicional. En este caso, deberás
pedir ayuda a los ejecutivos que empezaron la capacitación. Ellos podrán conseguir
que los SME cooperen revisando las prioridades de sus tareas actuales o
recompensándoles por ayudar.

En algunos casos, tendrás que implicar a SME ajenos a la empresa. Digamos que
necesitas crear un programa sobre un nuevo software, pero nadie en tu empresa lo ha
usado antes. En esta situación, necesitarás un enfoque formal y un contrato en el que
incluyas todas las disposiciones: qué tipo de participación esperas del SME, qué es
exactamente lo que quieres que haga, cuáles son los plazos y cuál es la recompensa.

Consideraciones finales

Ahora que has leído el artículo, es posible que tengas la impresión de que crear
programas de capacitación es una secuencia lineal de pasos. Pero eso no es del todo
correcto. Aunque esta secuencia se puede utilizar como un principio rector, no dudes
en adaptar el modelo a tu proyecto en particular: será beneficioso para la capacitación
si asimilas las ideas generales y, al mismo tiempo, tomas en cuenta nueva información
o situaciones.

La creación de un programa de capacitación implica recopilar mucha información,

investigar, tomar decisiones, planificar y colaborar. Pero al igual que un viaje de mil
millas comienza con un solo paso, el desarrollo exitoso de la capacitación empieza con
una sola pregunta: ¿Por qué? Encuentra la respuesta y el resto fluirá naturalmente.