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Las Lecciones Aprendidas del Proyecto

by Nextop 10 abril, 2016

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En el grupo de Procesos de Planificación, los Directores de Proyecto, debemos desarrollar las

lecciones aprendidas del Proyecto. Debemos ir registrando el conocimiento que vamos adquiriendo.

Las Lecciones Aprendidas del Proyecto

Vamos a ver cómo se utilizan estas lecciones aprendidas dentro de las buenas prácticas en Project
Management. Veremos que plantillas vamos a emplear y cuál es el enfoque que PMI nos sugiere
Los Directores de Proyecto registramos las lecciones aprendidas del Proyecto: Con el fin de mejorar
ejecuciones futuras y establecer una biblioteca de recursos.

Las lecciones aprendidas del Proyecto las podemos definir: Como un conjunto de errores y éxitos
que el Project Manager ha gestionado durante la ejecución del Proyecto. Estas lecciones pueden
identificarse en cualquier momento.

Estas experiencias proyectuales de los Directores de Proyecto no tienen por qué ser solo negativas: 
Pueden ser también experiencias positivas que queremos dejar documentadas para el futuro. Deben
quedar bien documentadas para que generen conocimiento a futuro.

Como buena práctica de Gerencia de Proyectos: Los Directores de Proyecto debemos documentar
las lecciones aprendidas durante toda la duración del ciclo de vida del proyecto. Documentarlas en
el mismo momento en que adquirimos ese conocimiento y no dejarlo para cuando cerremos el
Proyecto.

PMI estandarizó las lecciones aprendidas del Proyecto: Porque se dio cuenta de que las lecciones
aprendidas de los Proyectos aportaban valor y conocimiento. Documentan los eventos y las
experiencias con el objetivo de ser un input para la gestión de futuros Proyectos. Por tanto, si los
Directores de Proyecto tenemos la oportunidad, registramos y documentamos como fue, qué ocurrió
y que acciones implementamos.

Control Riesgos: Este será un input para futuros Proyectos que nos ayudará a prevenir riesgos que
pudieran aparecer. En la planificación del nuevo proyecto tendremos en cuenta esta lección
aprendida para mitigar ese riesgo, evitarlo o trasladarlo. Nos sirven que no nos afecte negativamente
en el nuevo proyecto.

Cuando se tienen que desarrollar las lecciones aprendidas: De forma oficial las lecciones
aprendidas se tienen que desarrollar al final del Proyecto. De hecho está como una salida de los
procesos finales del proceso de cerrar el proyecto o fase.

En la evolución que están teniendo las lecciones aprendidas se considera interesante que, a
medida que se está ejecutando el Proyecto y se ejecuta esta experiencia o evento, se registre: De
tal manera que dejemos en una plantilla el evento bien detallado. Al final del Proyecto, los Directores

de Proyecto, vamos a cerrar esa plantilla y crearemos el documento oficial de lecciones aprendidas
del Proyecto.

Entonces lo documentaremos todo con más detalle: Si registramos la lección aprendida cuando
sucede. Se obtendrán más detalles de lo sucedido. No siendo igual registrarlo al finalizar el Proyecto
donde es más fácil omitir algún aspecto importante de lo ocurrido, cómo fue, a qué afectó, etc.
Cuáles son las ventajas de las lecciones
aprendidas

Por ejemplo, si en nuestro Proyecto tenemos un proveedor que no está cumpliendo y queremos
prescindir de él. Entonces buscaremos en las lecciones aprendidas para ver cómo se ha actuado en
otras ocasiones.

Si estamos en una empresa orientada a los Proyectos: Seguramente tendremos documentación

estandarizada de cómo actuar en estos casos. De lo contrario, podemos ayudarnos de las lecciones
aprendidas de proyectos anteriores que nos permitirán reducir el tiempo de respuesta al evento.

Herramienta de Formación: Las lecciones aprendidas son una herramienta de apoyo para otros
líderes de Proyectos asignados a proyectos similares. Las lecciones les van a ayudar a hacer una
buena planificación.

Minimiza los Riesgos: Mejoramos la planificación de Proyectos futuros y se evita cometer errores
anteriores. Por lo tanto disminuye los riesgos del Proyecto.

Mejora continua en los Proyectos: Ayudan a detectar oportunidades de mejora en los Proyectos
presentes y futuros.

Capacitación de los Directores de Proyecto: Las lecciones aprendidas del proyecto ayudan a
capacitar a futuros gerentes de proyecto. También mejoran el nivel de los miembros de los equipos
de Proyecto.

Mejores Prácticas en Dirección de Proyecto: Conforman la base para mejorar las prácticas
organizacionales de Gerencia de Proyectos. Se acaban creando BBDD que se convierten en normas y
procedimientos de aplicación general.

Conforman los APOs:  Las lecciones aprendidas de los Proyectos van directamente a los APOs de la
organización. Tanto si es una buena prácticas, como si es un evento negativo que tratamos de
mitigar, da igual. Ayudan a mejorar los procedimientos de mi organización.

Mejora de los Procesos: Las lecciones aprendidas del Proyecto permiten mejorar los procesos
internos, tanto de gerencia como los procedimientos internos de nuestro equipo de
Proyecto.Contribuyen a desarrollar nuevos y mejores procedimientos de trabajo.

Toma de decisiones: Ofrecen información de apoyo para una mejor toma de decisiones a los Project
Manager, esto es crucial. Reducen la incertidumbre y mejoran el tiempo de respuesta ante
situaciones similares.
Tips que nos ayudarán a redactar las
lecciones aprendidas

No estábamos haciendo un buen seguimiento al proveedor. Hicimos una mala ponderación en su

criterio de evaluación. No hicimos cláusulas precisas y claras en la creación del contrato, etc. Se trata
de buscar la causa que permita encontrar el origen del problema

No hay una formula única: Los Directores de Proyecto debemos tener en cuenta que no hay una
formula única de generar las lecciones aprendidas del Proyecto, Nuestro gusto y nuestra experiencia
tienen gran importancia en su recopilación y documentación.

Plantilla de Lecciones Aprendidas: El PMI nos sugiere una plantilla de lecciones aprendidas del
Proyecto.

El objetivo de las lecciones aprendidas del Proyecto: Es generar conocimiento bajo un evento
producido. Estos tips pueden salir de una reunión con tu equipo de Proyecto al analizar ciertos
aspectos del proyecto, Pueden recogerse en ciertas reuniones importantes o en determinados
momentos del proyecto.
Recoger Lecciones del Proyecto positivas: Cuando los eventos a reflejar en las lecciones aprendidas
del Proyecto son positivos.

¿Qué objetivos del proyecto se alcanzaron?.

¿Qué funcionó bien en nuestro proyecto y en todas las áreas de conocimiento?.
Para cada uno de los aspectos qué salieron bien u objetivos logrados, ¿cuál fue la causa raíz
que desencadenó dicho resultado positivo?

Recoger Lecciones del Proyecto negativas:

¿Qué objetivos no se alcanzaron en el proyecto?.

¿Qué no salió bien en nuestro proyecto?.
¿Qué requiere mejora?.
¿Qué imprevistos (sorpresas) tuvo que manejar el equipo de proyecto?.
¿Qué circunstancias no fueron anticipadas en el Proyecto?.
Qué riesgos no aparecieron, o que situación aparecieron desconocidas.
¿Cuál es la causa raíz que ocasionó la dificultad?.

Contenido de las lecciones aprendidas del

Proyecto

Es muy importante el enfoque y la intención que tenga la persona que redacte las lecciones
aprendidas del Proyecto

Documentación básica: Esta documentación básica depende de cómo nosotros, los Directores de
Proyecto, vayamos a utilizar el material que incorporan las lecciones aprendidas. Puede ser muy
extenso o no. Puede variar su ámbito de aplicación. Si lo vamos a utilizar para múltiples proyectos
estas lecciones tendrán que ser muy detalladas, claras y operativas.

Deben contener información acerca del Proyecto donde se identificaron:

información básica del proyecto.

donde se identifico la lección aprendida.
nombre del Proyecto.
fecha inicio y fecha fi
entidad ejecutora.
director del proyecto.
financiador del Proyecto.
miembros del equipo.
cliente final.

Información del Contenido de la propia lección:

un identificador único.
el tema de la lección.
la descripción de la situación.
la fase del proyecto.
su categoría.
las acciones implementadas.
los resultados obtenidos.
las recomendaciones para su aplicación en proyectos futuros.
 Completa el formulario para solicitar el programa completo, las
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3 Comments

Claudia Moreno Luna 1 septiembre, 2017 at 9:05 pm

Excelente el contenido, quisiera tener mas información al respecto

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Asdrúbal González 21 enero, 2018 at 9:23 pm

Excelente material y muy util para el manejo de proyectos.

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Jesus A. Ponce Guedes 19 octubre, 2018 at 7:57 pm

Excelente y claras definiciones de los procesos y conceptos, enhorabuena y gracias por su

valioso aporte….JP


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