Fecha:

LISTA DE CHEQUEO 28 de agosto de 2019

Versión: 01

DATOS DE LA PYME

RAZÓN SOCIAL REPRESENTANTE LEGAL NO. DOCUMENTO

SUMINISTROS RIZZO OSCAR ENRIQUE ABADÍA 79747525
CABRERA
NIT. DIRECCIÓN TELÉFONO
79.747.525-9 CALLE 29 B SUR # 50 41 313-311-3124 PBX: 9370603

OBJETIVO: Conocer los procesos archivísticos de la organización, mediante la producción, digitalización, consulta
y trámite, conservación, organización y almacenamiento, para corroborar el cumplimiento de la normatividad vigente,
con el fin de mejorar la productividad de la organización.

CUMPLE
No. CRITERIOS DE EVALUACIÓN OBSERVACIONES
SI NO

PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
¿Cuenta con pautas para la producción de
1
documentos en su empresa?

¿Registra los documentos que son

2
producidos en su empresa?

3 ¿Sabe qué es un documento de archivo?

4 ¿Sabe qué es una serie documental?

¿Sabe cómo debe realizarse la foliación en

5 los documentos de archivo?

¿Maneja instrucciones que indique cómo

6 debe hacerse la gestión correcta de los
documentos?

¿Maneja instrumentos archivísticos en su

7 empresa como (TRD, TVD, CCD, FUID)?

¿Cuál?
¿Conoce cuál es la actividad que regula los
8
archivos en Colombia?
 DIGITALIZACIÓN

9 ¿Digitaliza los documentos que genera su

empresa?
¿Maneja algún procedimiento para la
10 digitalización de los documentos de su ¿Cuál?
empresa?
¿Existe una persona encargada de la
11 digitalización de los documentos de su
empresa?
¿Conoce la estrategia de cero papel?
12

CONSULTA Y
TRÁMITE

13 Cuándo en su empresa alguien requiere de ¿A quién?

un documento, ¿Sabe a quién solicitarlo?
14 ¿Sabe si su empresa está obligada a
cumplir con la Ley General de Archivos?

15 ¿Maneja un proceso para la consulta de

documentos en su empresa?
¿Sabe qué es un trámite documental? ¿Qué?
16

¿A quién?
Cuándo en su empresa alguien necesita
17
saber el estado del trámite de un
documento, ¿Existe alguien a quién
puedan dirigirse?
CONSERVACIÓN

¿Almacena en su empresa documentos

18 ¿Dónde?
electrónicos para su conservación?

¿Realiza copia de seguridad de sus

19
documentos en caso de pérdida o robo?

¿Maneja alguna herramienta para hacer

20 ¿Cuál?
copias de seguridad de sus documentos?
¿Organiza por aparte los anexos de sus
documentos?
21

¿Qué?
22 ¿Sabe que es una unidad de
conservación?

23 ¿Maneja alguna herramienta para hacer ¿Cuál?

copias de seguridad de sus documentos?
 ORGANIZACIÓN Y
ALMACENAMIENTO
¿Cuenta con instalaciones adecuadas para
24 una correcta organización del
funcionamiento del archivo?
¿Cuáles?
¿Conoce cuáles son las unidades de
25
almacenamiento?

¿Maneja alguna técnica de archivo según

26
la NORMA GTC 185?
¿Conoce los elementos necesarios para la
27 realización del archivo como (carpetas,
ganchos, separadores)?