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CENTRO DE COMERCIO Y

SERVICIOS
DIGITALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PARA SU
APLICACIÓN EN LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA EN
EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIO Y SERVICIOS.

Ana Mile López Cárdenas


Daniela Álvarez Quintero
Laura Estefanía Colorado Morales
Lesly Valentina Maldonado Villada
Leydy Cristina Álzate Giraldo
Neider Arias Muñoz
Nelson Leonel Usma Mejía
Paula Andrea Gómez Grajales
Valeria Castellanos García

03/31/2020
CONTEXTUALIZACIÓN
DEL PROYECTO
Planteamiento del
problema
Árbol de Problemas.
Efectos

Falta de
Lentitud a la hora de Pérdida de
ordenación de los
solicitar un documento. información.
documentos.

Ineficiencia en la gestión documental y en el proceso de


digitalización de la empresa AM COPIANO

Espacio reducido
Causas

Personal no capacitado en para la Deterioro de los


Gestión Documental. constitución del documentos.
archivo.
PREGUNTA DE
INVESTIGACIÓN.

Co

¿ Cómo organizar y digitalizar la


documentación en la empresa AM
COPPIANO ?
OBJETIVOS

1. Diagnosticar la situación
actual del archivo de la
empresa AM COPPIANO.

OBJETIVO GENERAL: 2. Diseñar una propuesta


4. Evaluar la propuesta Proponer la
según los para la digitalización de los
digitalización de la documentos en la empresa
procedimientos y documentación en la
protocolos de AM COPIANO basándose
función archivística en la normatividad del
digitalización Para la en la empresa AM
empresa AM AGN.
COPPIANO.
COPPIANO.

3. Elaborar propuesta para


la digitalización de los
documentos en la empresa
AM COPIANO.
JUSTIFICACIÓN

La empresa AM COPPIANO es una agencia de


publicidad creada hace 20 años, que maneja un gran
volumen de documentación debido a todos los
proyectos realizados, por lo tanto nosotros buscamos
como salvaguardar la información, realizando una
estrategia para que su documentación no tenga
riesgo de perdida.
Teniendo en cuenta la normatividad vigente se busca
implementar un programa de digitalización que traiga
consigo grandes ventajas, entre ellas la consulta
rápida y eficaz ahorrando así tiempo de dicha
búsqueda, evitando así aglomeración y perdida de la
ALCANCE

Este proyecto se hace con el fin de diagnosticar la situación actual que maneja
la empresa AM COPPIANO en el área de archivo.

AM COPPIANO es una entidad privada que no esta regida sobre ningún


parámetro de digitalización por ende se pretende contextualizar al personal
interno en conocimiento y herramientas para darle un manejo eficaz a cada
documento que produce.
ANTECEDENTE 1

Título: Formulación plan de conservación Archivo


histórico Manizales, Caldas, Occidente.
Autor: Zuluaga Gómez Luisa Fernanda.
Año: 2016.
«El Archivo Histórico de Manizales no cuenta con las
características que deben que deben cumplir las
personas naturales o jurídicas que prestan servicios de
custodia, organización, reprografía y conservación de
los documentos que representan la vida histórica y
cultural de nuestra ciudad. El patrimonio documental
del municipio de Manizales no se encuentra
sistematizado en su totalidad, ni digitalizado para
favorecer la consulta y conservación de los https://manizales.gov.co/Recursos
documentos. » Alcaldia/201604212039250487.pdf
ANTECEDENTE 2

Título: Modelo para la digitalización de documentos,


aplicado a una obra perteneciente a la colección de
libros antiguos y valiosos de la biblioteca de filosofía y
teología Mario Valenzuela. s.j.
Autor: Cifuentes Cobos, Luis Carlos.
Año: 2007.

«La documentación con valor histórico es considerada


un activo importante en las instituciones o entidades
que la poseen, por lo que es común que exista un
interés en proteger y mantener adecuadamente este https://repository.javeriana.edu.co/
tipo de material, para que así continúen siendo bitstream/handle/10554/5098/tesis
820.pdf?sequence=1&isAllowed=y
utilizados a través del tiempo.»
MARCO CONCEPTUAL

1.
2. Digitalización
Gestión
de documentos.
documental

Digitalización

3.
Reconocimiento 4. Control de
de datos de calidad
indexación
MARCO TEÓRICO

Leonardo
Myriam Mejía
Guzmán

“El conjunto de instrucciones en las que se


“Establecer procedimientos digitales a partir de una
detallan las operaciones para el desarrollo de
política de organización documental previa, parece ser
el único esquema funcional viable de aplicación en los
los procesos de gestión documental al interior
archivos, salvo contadas excepciones que deben ser de cada entidad, tales como la producción,
analizadas en entornos particulares. La importancia que recepción, distribución, tramite, organización,
cobra la organización archivística en su conjunto, consulta, conservación, y disposición final de
cuando se pretende realizar implantaciones tecnológicas los documentos, es decir este programa puede
de imagen digital, es vital para la garantía del éxito de ser entendido como un conjunto de
un proyecto de este tipo. Desde el punto de vista instrucciones que se indican a cada unidad
metodológico, todo archivo que pretenda vincular a su
dentro de una organización.” (guía gestión
operación imágenes digitales, debe garantizar
documental, 2006)
documentos preparados previa y suficientemente, con
el fin de encontrar en la tecnología una representación
de dicha organización y no por el contrario, el sustituto
tecnológico de una administración documental
deficiente y carente de servicio. No es prudente, por lo
tanto, promueve la informatización de acervos
desorganizados y carentes de acceso, sin posibilidad de
uso de la información.” (Guzmán, 2010, pg. 10)
MARCO NORMATIVO

Circular 005
Ley 594 de 2000 Ley 527 de 1999
de 2012

 
El gobierno aprobó el 14 de julio del
año 2000 la Ley 594, conocida como la 
Recomendaciones para llevar a cabo
Ley General de Archivos, la cual
procesos de digitalización y Por medio de la cual se define y
establece los parámetros para llevar a
comunicaciones oficiales electrónicas en reglamenta el acceso y uso de los
cabo el reconocimiento de la 
el marco de la iniciativa cero papel mensajes de datos, del comercio
gestión documental, los conceptos
electrónico y de las firmas digitales, y
básicos que surgen de ella y los
Ámbito de aplicación: Entidades del se establecen las entidades de
principios por los cuales se debe regir
estado en sus diferentes niveles de certificación y se dictan otras
el correcto ejercicio archivístico.
organización administración, territorial y disposiciones.
por servicios, entidades privadas que
Ámbito de aplicación. La presente ley
cumplen funciones públicas, organismos Ámbito de aplicación: La presente ley
comprende a la administración pública
y entidades de certificación, archivos será aplicable a todo tipo de
en sus diferentes niveles, las entidades
privados de interés público y demás información en forma de mensaje de
privadas que cumplen funciones
entidades y archivos que hacen parte del datos.
públicas y los demás organismos
sistema nacional de archivos.
regulados por la presente ley.
MARCO NORMATIVO

Circular Nº 02 Acuerdo 008 Requisitos mínimos


de 1997 de 2014 de digitalización

El Archivo General de la Nación ha


Por el cual se establecen las publicado el documento: Requisitos
El archivo general de la especificaciones técnicas y los Mínimos de digitalización, como una
nación expidió algunas requisitos para la prestación de herramienta que oriente sobre las
los servicios de depósito, características técnicas para adelantar
parámetros a tener en
custodia, organización, una exitosa conversión de
cuenta para la reprografía y conservación de documentos con soporte en papel a
implementación de nuevas documentos de archivo y demás formato digital.
tecnologías. procesos de la función Este documento busca establecer los
archivística en desarrollo de los requisitos mínimos para llevar a cabo
Ámbito de aplicación: artículos 13° y 14° y sus un proyecto de digitalización,
Entidades publicas parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 proponiéndolos como una lista de
de 2000. verificación fácil de seguir e
implementar.
CRONOGRAMA
MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE NOVIEMBRE
ACTIVIDAD
S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S2 S3 S4

Visita a la empresa
A&M COPIANO,                                              
para solicitud de
aplicación de
proyecto
Glosario,
planteamiento del                                              

problema

Árbol de                                              
problemas.

Pregunta de
investigación
Objetivo general                                              
Objetivos
específicos
Justificación

Antecedentes                                              
Marco conceptual

Marco teórico                                              
Marco normativo
Recolección de
información                                              

Instrumento de
recolección de
información
cronograma de
trabajo de campo
                                             

COPIANO, para
aplicación de
instrumento
(entreviVisita a la
empresa A&Msta)
                                             
METODOLOGÍA

TIPO
TIPO DE INVESTIGACIÓN:
DE INVESTIGACIÓN:
Estudio de caso.

ENFOQUE DE LA INVESTIGACIÓN:
Cualitativa.

TIPO DE MUESTREO:
No probabilístico de tipo conveniente.

TÉCNICA:
Entrevista estructurada – Observación directa

INSTRUMENTO:
Preguntas.
EMPRESA

INORMACIÓN EMPRESA
AM COPPIANO es una agencia privada de publicidad,
cuya función principal es diseñar y crear campañas en
el sector de Manizales; siendo esta un despertador
de ideas que maneja una alianza mercaderista desde
su campo audiovisual, dándose así a conocer en las
grandes ligas como una de las mejores entidades
privadas de publicidad.
Maneja todo tipo de comunicaciones (eventos, ferias,
campañas de marca, planeación de medios
publicitarios, etc…)
La empresa AM COPPIANO, fue fundada hace 20 años
por las empresarias Adriana Muños y Victoria
Coppiano, con el fin de innovar el campo del
marketing.
INSTRUMENTOS

 
- LISTA CHEQUEO
Entrevista:
DE

Este instrumento se va realizó para conocer el proceso que tiene la empresa con respecto al a la
gestión documental en relación con la digitalización, fue realizada por aprendices Sena del
programa Tecnólogo en gestión documental. Id. 1694980
Este proceso se llevo a cabo con estricta transparencia y confidencialidad entre ambas partes.

Empresa o institución: ____AM COPPIANO______


Cargo: _____Auxiliar Administrativo____________
INSTRUMENTOS
PREGUNTAS OBSERVACIONES
1. ¿Tienen archivo constituido en la empresa? ¿Por qué? Es una empresa privada por tanto no tiene la obligación de tener un archivo
R/ NO constituido.

2. ¿Se rigen bajo la normatividad del archivo general de la nación? Esta es una privada que no está obligada a aplicar la normatividad archivística del
R/ No archivo general de la nación.
 

3. ¿Qué tipos de documentos manejan? Cuentan con soportes que sirven para las opresiones comerciales de diseño y
R/ Contable y diseño planeación.

4. ¿Cuentan con una persona capacitada para manejar el área de archivo? El personal a cargo no tiene formación en archivística.
R/ No

5. ¿En qué unidades de conservación reposan los documentos? La documentación no se encuentra adecuadamente guardados, está en libros y
R/ Libros estos provocan ácaros y afectaciones en los documentos.

6. ¿Cuáles son los documentos más importantes en sus procesos?  No Aplica.
R/ Documentos de contabilidad.
7. ¿Cuenta con áreas destinadas especialmente para el archivo?  Cuentan con un depósito destinado para el archivo.
R/ Si, bodega

8. ¿Tiene conocimiento sobre los daños biológicos que afectan a los documentos? la ubicación del archivo cuenta con un alto riesgo de humedad.
R/ Si

9. ¿Qué disposición final les dan a los documentos? No cuentan con los instrumentos de conservación como ( TDR,TDV)
R/ Cuando ya no tengan utilidad se rasga y no lo vean necesario para la empresa
INSTRUMENTOS
10. ¿Implementan las Tablas de retención documental Y Tablas de  No las implementan ya que no aplican normatividad de la AGN.
valoración documental?
R/ No

11. ¿Qué herramientas tecnológicas manejan en el área de archivo? Se encuentran herramientas tecnológicas como : escáner, fax ,
computadora, fotocopiadora

12. ¿Cuentan con algún tipo de software documental? La entidad no cuentan con ningún tipo de software para el manejo de la
R/ No documentación.

13. ¿Escanean los documentos? El escáner es utilizado de acuerdo a la importancia del documento.
R/ Si, depende el caso
14. ¿Considera importante escanear los documentos? No siempre, ya que ellos creen que físicos también son importantes.
R/ No siempre

15. ¿Estarían dispuestos a utilizar un presupuesto destinado a la  Para darle un mayor control a la organización del archivo.
digitalización?
R/ Si

16. ¿Qué tipo de papel utilizan normalmente?  N/A.


R/ Carta

17. ¿Cuál es el estado general de la documentación?  No se encuentra en lugares y/o espacios adecuados.
R/ Se encuentran en buen estado
INSTRUMENTOS
EVIDENCIA FOTOGRAFICA
MATRIZ DOFA

DOFA
DEBILIDADES AMENAZAS
-No tienen persona capacitada para el archivo. - Cambios en la legislación ya que al ser una entidad
-No cuenta con un espacio adecuado para el reposo privada el AGN los obligue a implementar las
de los documentos. normas.
- Problemas jurídicos con proveedores por pérdida
de documentación.

FORTALEZAS OPORTUNIDADES
-Buena condición financiera para realizar proceso -Reducción de papel implementando la circular
de digitalización. externa 005 de 2012.
-Disponen de un escáner para la digitalización de -Generan empleo.
documentos. -Reducción de espacios y costos.
ESTUDIO TÉCNICO
PROPUESTA DE DIGITALIZACIÓN

Para la empresa AM COPPIANO es de vital importancia llevar a cabo un


proceso de digitalización de su documentación, para así obtener más
seguridad a la hora de salvaguardar su información.

Se ha elaborado la siguiente propuesta con el fin de aplicar los


requisitos mínimos para la digitalización que nos brinda el Archivo
General de la Nación (AGN), por la cual se obtendrá una mejor
organización de la información y así el acceso rápido a la misma.
.
el uso de nuevas tecnologías y soportes.
FLUJOGRAMA.
. Ejecutar
Alistamiento de Escáner   de
Control
documentación automático.  
calidad Metadatos Contener
 
   

 AM Coppiano debe definir el tiempo de ejecución esperado para


AM Coppiano debe
 

 
el servicio de
definir
Ejecutar
Utilizar digitalización. el tiempo de ejecución
 

esperado para el servicio Metadatos


Ejecutar de digitalización.
  definidos según
   las
 
 
características
Clasificación. Preparación.  

Tiempo de
 
de los
  
ejecución
  documentos.
Captura   

 
Seguimiento del
software del pc. Las imágenes digitales y los
Identificación el uso de nuevas tecnologías y soportes.
metadatos con la
 

Control de calidad información referencial en


 

el software.  

AM COPIANO,
realizar la apropiada
selección de sus Almacenamiento Subir
Debe
documentos.  

 
FICHA TÉCNICA
FICHA TÉCNICA
Digitalización de la documentación para su aplicación en la función archivística
Nombre del Servicio: de empresa del sector comercio y servicios.
Realizar una propuesta de digitalización en la empresa AM COPPIANO, con base
al proyecto formativo Sena, con el fin de que la empresa adopte los requisitos
mínimos de digitalización, de esta manera mejorará el buen funcionamiento del
Descripción y características de servicio:
archivo, tendrán un control más adecuado de toda su documentación y además
reducirán espacios y costos.

Lugar de Prestación del Servicio: AM COPPIANO


Horario: Lunes a Viernes 8:00 a 12:00 AM Y 2:00 a 6:00 PM
Talento Humano: Tecnólogo en gestión documental
-Dos computadores
-Dos scanner
-Escritorio
-Unidades de conservación X100 y X200
-Software de digitalización de documentos
-Saca ganchos
Equipos Requeridos:
-Cinta mágica
-Guantes
-Tapabocas
-Delantal
-Gorro
INVERSIÓN PARA EL PROYECTO
VALOR
INVERSIONES FIJAS CANTIDAD VALOR TOTAL
UNITARIO
Equipos de Computación y Comunicación  
Computadores HP Modelo DC 575 Procesador Intel Pentium D. Con
2 980.000 1.960.000
memoria mínimo de 250 GB.
Escáner profesional (color y B/N) con cama plana de alta velocidad para
1 4.391.000 4.391.000
documentos hasta tamaño A3 / Tabloide / Doble Carta.
EQUIPOS DE OFICINA      
Escritorio para organización de documentos 2 270.000 540.000
Estanteria 5 197.000 985.000
unidades de conservacion cajas (X200) 30 3.100 93.000
Unidades de conservacion (carpetas) 300 2.500 750.000
Termohigrómetro 1 420.000 420.000
Picadora de papel 1 1.520.000 1.520.000
Lápiz # 2 12 500 6.000
Clips 10 1.900 19.000
Sacaganchos 2 2.500 5.000
Cinta magica 2 8.700 17.400
Botiquín de primeros auxilios 1 760.000 760.000
ACTIVOS DIFERIDOS      
Software ADMIARCHI 1 3.600.000 3.600.000
TALENTO HUMANO      
Tecnólogo en Gestión Documental. Aprendiz SENA con Contrato de
1 2.484.348 2.484.348
Aprendizaje y apoyo de sostenimiento por 3 meses.
TOTAL   18.161.108
CONCLUSIONES
Conclusiones
-Amenazas por perdida de la
información y interferir en el
acceso a la documentación por
parte de los usuarios o
funcionarios de la empresa.
-Concluimos que el sistema de
gestión documental permitirá una
mejor eficiencia en el control y
manejo de documentos haciendo
mas fácil los procesos de búsqueda
-esta propuesta tiene como
finalidad la organización y la
conservación de la documentación
carácter valioso.
RECOMENDACIONES
Recomendaciones
Como equipo investigador aprendices Sena
sobre la empresa AM COPPIANO
recomendamos:
- Capacitación interna, para que así estén
actualizados con las normas establecidas.
- Manejo de una zona adecuada para el
archivo.
- Manejo de tablas de valoración y
retención documental.
- Contratar un aprendiz Sena capacitado en
Gestión Documental para el manejo de su
archivo
- Digitalización de documentos, buscando
así la reducción de papel y una mejor
organización.

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