UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTÍN

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN

TRABAJO ENCARGADO :
CAPÍTULO 3 : GESTIÓN DOCUMENTAL

CURSO:

Gestión de Documentos

DOCENTE:
Lic. Adm. Mtro. Karla Patricia Martell Alfaro

ESTUDIANTES :
Dayra Luz Castañeda Babilonia
Jhordy Alexander García Rengifo
Alcira Zheleny Montalvo Hurtado
Hanks Phatroni Villanueva Cenepo

Tarapoto-Perú
2021
 GESTION DOCUMENTAL PREGUNTAS DE REPASO

1- ¿En qué medida contribuyen los formularios a mejorar la gestión de

una organización?

RESPUESTA:

Los formularios contribuyen al desempeño de cualquier área de la organización

y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados,
produciendo información útil para analizar los diferentes procesos y actividades
que se articulen para el logro de los objetivos específicos de la organización.

2 - ¿Es la gestión documental una herramienta de estrategia?

RESPUESTA:
Sí, porque ella garantiza la fluidez oportuna de la información producida por el
diferente sistema tecnológico, logrando consolidar y combinar los
diferentes tipos de archivos, ya sean físicos o digitales, dándole a las
empresas la facilidad de analizar y documental mediante un único
archivo toda la información necesaria y poder importarla o escanearla.
Cabe destacar que la gestión documental es el conjunto de normas que
se aplican para la eficiente gestión de los documentos.

3 - ¿De qué forma incide la gestión documental en la venta de productos y

prestación de servicios?

RESPUESTA :

La gestión documental incide en el proceso de venta o prestación de servicio,

puesto que esta genera y procesa documentos y archivos para comunicar de
manera oportuna y almacenar información. Esta es clave para homogenizar y
racionalizar el trabajo. Su proliferación indiscriminada podría propiciar el
entorpecimiento y/o retraso de las actividades, con la consecuente elevación de
costos administrativos y materiales.

La importancia que se le otorgue a la gestión documental repercute

directamente en la fluidez y precisión con la que puede hacer frente
prácticamente a todos los asuntos relacionados con el desarrollo de proyectos,
de procesos, de funciones, instalación y operación de sistemas y la definición
de procedimientos relacionados con una prestación de servicios o venta de
productos eficaces.

4- ¿De qué manera la gestión documental interrelaciona sistemas,

procesos y procedimientos?

RESPUESTA:

El sistema de gestión documental son una solución que le brinda a la empresa

la facilidad de aplicar de manera articulada sistemas, procesos y
procedimientos, proporcionando un entorno de trabajo colaborativo sujeto a
sistemas de administración documental, automatizando los procesos
administrativos y facilitando el análisis ejecutivo de los datos, proveyendo la
seguridad de información corporativa.

5- ¿Cómo se puede evaluar la gestión documental?

RESPUESTA:
La evolución generalmente se lleva a cabo por medio de un muestreo
documental, lo que permite verificar los principios, métodos y protocolos
archivísticos de la empresa, así como el tratamiento y el nivel de seguridad que
tiene el manejo de la información, como son la revisión, selección y eliminación
de la documentación según los tiempos y las normas establecidas.
6- ¿Por qué la gestión documental aumenta la conectividad de la
organización con su entorno?

RESPUESTA:

Porque es una herramienta que favorece al medio ambiente y muy útil para la
productividad y el ahorro de costes, de tiempo y la mejora de los procesos con
eficacia y eficiencia. Garantiza la recuperación de los expedientes y el ágil
acceso a la información de manera segura.
 CASO PRÁCTICO EXPRESS DE IMPRESIÓN

INTRODUCCIÓN

La empresa Express de Impresión fue fundada por la familia Ávila Marrón en

1992. Sus instalaciones se ubican en Calzada del Hueso 501, Col. Vergel
Coapa, Delegación Tlalpan. En 1994 abrió una sucursal en la Colonia del Valle,
la cual, después de 3 años fue cerrada por problemas de inseguridad. Más o
menos por la misma época, y de manera temporal, estableció una planta
industrial en la delegación de Tláhuac, la cual no rindió lo resultados
esperados. Con base en la experiencia adquirida, y al surgir la oportunidad de
adquirir el terreno contiguo a las instalaciones originales, aumentó su
capacidad productiva con nuevo equipo y mobiliario. Actualmente, con
información de su sector y giro industrial de las entidades federativas, analiza la
posibilidad de expandir el negocio a la región del Bajío.

Resumen
La empresa Express de Impresión fue fundada por la familia Ávila Marrón en
1992. Sus instalaciones se ubican en Calzada del Hueso 501, Col. Vergel
Coapa, Delegación Tlalpan.
Con base en la experiencia adquirida, y al surgir la oportunidad de adquirir el
terreno contiguo a las instalaciones originales, aumentó su capacidad
productiva con nuevo equipo y mobiliario. Tiene una misión que dice Ser una
empresa comprometida con nuestra gente y con nuestros clientes en la
generación de productos y prestación de servicios de la más alta calidad. Y la
visión es decir que Mantenernos actualizados para ofrecer al cliente los
mejores productos y servicios y lograr un lugar reconocido en el mercado de
nuestro giro como una empresa de vanguardia.
Y los valores importantes en la empresa esfuerzo, responsabilidad. honestidad,
calidad, servicio y excelencia.
Análisis FODA de Express de Impresión

➢ Fortalezas. - ➢ Oportunidades. -

• Conocimiento y experiencia • Buena ubicación geográfica.

en el campo de trabajo.
• Materia prima de
buena calidad.
• Buena distribución.
➢ Debilidades. -
• Alternativa de ampliar
los clientes con
medianas empresas.
• Proveedores eficientes.
➢ Amenazas. -

• Productos defectuosos. • Competencia.

• Falta de diversos productos. • Volumen de

operación
• Personal sin la restringido.
debida • Área de influencia limitada.
capacitación.
• Mala organización. • Entrada de
nuevos
competidores.
PREGUNTAS

1. ¿Cómo puede una pequeña empresa como Express de Impresión

competir con empresas más grandes de su mismo giro?

RESPUESTA:

Adquiriendo una economía de escala donde bajaría sus costos de producción y

produce más, y consecuentemente puede extender su gama de productos. la
capacitación del personal, diseñar programas de comunicación flexible y
establecer una estructura organizacional detallada y comprensible para los
usuarios y trabajadores.

2. ¿De qué manera puede alinear sus valores con su capacidad de

respuesta?

RESPUESTA:

Al implementar sus valores como el esfuerzo, responsabilidad, servicio y

excelencia la empresa puede fusionar dichos elementos fundamentales y
generar un trabajo en equipo encaminado a un solo objetivo que direccionaría
un desempeño eficaz en todos los departamentos logrando que la empresa
se convierta en una organización competitiva orientada a la acción y a la
prevención; al mismo tiempo que implementa mano de obra calificada, tiene
acercamiento con los clientes y controla las entradas y salidas de material.
3. ¿Cómo interactúan las funciones de apoyo con el proceso productivo?

RESPUESTA :

El proceso de producción, trata de ordenar su actividad en la forma más lógica

y este orden en las actividades deben tomar en cuenta también al individuo que
allí opera. El hombre y la máquina son elementos del proceso productivo. De la
combinación óptima de ambos se logrará la producción más eficiente y por esta
razón sus funciones de apoyo tienen un papel importante en el momento de la
producción, puesto que permite establecer una infraestructura productiva y de
servicio orientada a consolidar los aspectos siguientes:

• Ampliar la visión de negocio de la empresa.

• Convertir el enunciado de misión en una guía de sus acciones.
• Definir una programación del trabajo acorde con los recursos y posición de la
empresa.
• Preparar un plan de contingencias.
• Documentar procesos y procedimientos apegados a un sistema de gestión de
la calidad.

Al implementar sus valores como el esfuerzo, responsabilidad, servicio y

excelencia la empresa puede fusionar dichos elementos fundamentales y
generar un trabajo en equipo encaminado a un solo objetivo que direccionaría
un desempeño eficaz en todos los departamentos logrando que la
empresa se convierta en una organización competitiva orientada a la acción y a
la prevención; al mismo tiempo que implementa mano de obra calificada, tiene
acercamiento con los clientes y controla las entradas y salidas de material.
4.¿Cómo puede transitar de la tecnología que domina a una más
desarrollada?

RESPUESTA:

La Tecnología que aplica Express de impresión es una tecnología muy

antigua y en vista que la tecnología se mantiene en constante cambio, el
tránsito de una tecnología obsoleta a una desarrollada debería iniciar con la
contratación de un personal calificado, así como programas de capacitación al
personal, servicios postventa etc.

Como recomendación a la organización es de gran ayuda tener un canal de

comunicación interno para saber las actividades o procesos a realizar y
mantener informado a las personas correspondientes y así evitar confusiones
de información.

5. ¿Qué mecanismos de control puede establecer para cumplir con sus

medidas de desempeño?

RESPUESTA :

Uno de sus mecanismos seria la supervisión constante del personal, para

asegurar el buen desempeño en el área, por otra parte, tendríamos que tener
todos los papeles en regla con autorizaciones, para el buen funcionamiento de
Express impresiones. Además, cabe decir que todo el personal de la empresa
debe tener una capacitación adecuada para desempeñar bien sus funciones.
CONCLUSIÓN

Express de impresión en sus inicios tuvo ciertas dificultades para su

funcionamiento, debido a esto adquirir experiencia, esta experiencia le permitió
aumentar su capacidad productiva y renovar maquinarias y equipos y
convertirse en una organización a la par con Office Depot y Office Max. Hoy
como toda empresa busca Express busca solucionar sus problemas internos y
de esta forma expandirse. La empresa busca implementar estrategias de
planificación, análisis, medición y control, impulsando así la motivación, la
amplia gestión del rendimiento, aprendizaje organizacional y cambio, todo esto
con la finalidad de alcanzar los objetivos propuestos en la misión y visión de la
organización y poder de esta manera expandirse a otras localidades como
tiene planeado Express de impresión.
EN ESTE TRABAJO HAN COLABORADO TODOS LOS INTEGRANTES DEL
GRUPO , HUBO UNA ORGANIZACIÓN LA CUAL CADA COMPAÑERO SE LE
ASIGNÓ SUS PARTES PARA PODER JUNTARLO TODO EL TRABAJO A
CONTINUACIÓN LOS PORCENTAJES DE CADA UNO :

➢ Dayra Luz Castañeda Babilonia: 100 %

(hizo la introducción, resumen, análisis FODA y conclusión del caso

express de impresión)

➢ Jhordy Alexander García Rengifo: 100%

(hizo las preguntas del 1 – 4 del cuestionario de repaso de gestión

documental)

➢ Alcira Zheleny Montalvo Hurtado: 100 %

(hizo la pregunta 6 del cuestionario de repaso de gestión documental y

las preguntas 1- 2 del caso express de impresión)

➢ Hanks Phatroni Villanueva Cenepo: 100 %

(hizo la pregunta 5 del cuestionario gestión documental y las preguntas 3

– 5 del caso express de impresión)