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Enumerar y definir claramente las diversas funciones que desempeñan los almacenes en la
cadena de abastecimiento, desde la recepción de mercancías hasta la distribución y entrega
de productos.
21.- Importancia de las Funciones
Analizar cómo el diseño y la gestión de estas zonas impactan en el costo operativo total de
un almacén, teniendo en cuenta factores como la inversión inicial, los costos de
mantenimiento y la eficiencia en el flujo de productos.
Almacenamiento en frio
Es un proceso que mantiene los productos a baja temperatura, se utiliza para mantener los
alimentos frescos para su entrega, almacenamiento a corto o largo plazo se pueden utilizar
también en hospitales, debido a la conservación de los productos.
El almacenamiento en frío es uno de los pilares de toda empresa que trabaje con mercancía
almacenada a temperatura controlada, algo normal en la industria agroalimentaria,
farmacéutica, química, etc.
Y es que estas empresas tienen que garantizar que los procesos de manipulación,
conservación, almacenamiento y distribución de los productos se lleven a cabo a una
temperatura exacta.
La razón está clara: romper la cadena de frío puede conllevar problemas como el deterioro
prematuro de la mercancía, la pérdida de sus propiedades organolépticas, la proliferación de
bacterias y microorganismos nocivos para el ser humano.
Este tipo de almacenamiento mantiene los productos a baja temperatura, como alimentos
lácteos, carnes o verduras, además de medicamentos o determinados cosméticos deben
conservarse en cámaras de congelación o frigoríficas para mantener sus propiedades.
Así las cosas, se necesitan instalaciones logísticas adecuadas a las rigurosas exigencias del
sector. Las cámaras de almacenaje, construidas con paneles sándwich, cuentan con equipos de
refrigeración que aseguran la apropiada regulación de la temperatura ─compresores,
condensadores, válvulas de expansión y evaporadores.
Asimismo, las estanterías para cámaras frigoríficas tienen que ser estructuras diseñadas para
trabajar en ambientes fríos y se suelen fabricar en acero inoxidable.
Uno de los obstáculos de este tipo de almacenamiento son los efectos adversos que las bajas
temperaturas pueden causar en la salud humana y en los equipos de almacenaje y
manutención.
Así, los operarios tienen que llevar ropa de trabajo de protección contra el frío como abrigos,
pantalones térmicos o guantes. Además, los equipos instalados en una cámara frigorífica o de
congelación deben adaptarse a estos ambientes.
Puesto que los productos almacenados en frío son sensibles a los cambios de temperatura, las
cámaras frigoríficas suelen disponer de sensores que controlan la temperatura de la
instalación. Asimismo, se usan deshumidificadores que reducen considerablemente la
formación de hielo.
Los almacenes siempre tienen que mantener la temperatura correcta, con el inconveniente de
que son instalaciones donde se dan muchas entradas y salidas de productos. La solución que
evita la pérdida de frío es el sistema SAS (Security Airlock System).
Este sistema cuenta con dos puertas rápidas ─una da a la cámara y la otra al exterior─ que
nunca están abiertas simultáneamente. Así, se impiden cambios bruscos de temperatura,
pérdida de frío y condensaciones.
Este tipo de almacenamiento se trata de una operativa muy exigente, ya que conservar los
productos en las condiciones ideales necesita una organización idónea de todos los procesos
que forman la cadena de suministro.
Al construir un almacén para frío hay soluciones muy diversas, desde la robótica hasta un
software de gestión de almacenes, que ayudan a las compañías a llevar una gestión estricta de
la cadena de frío y a lograr lo siguiente:
Almacenamiento a granel
El principal objetivo, y a la vez el gran desafío, del sector de la logística es mantener los
diferentes tipos de productos a granel (cereales, granos, semillas) en buen estado.
La elección del almacén a granel podríamos decir que es casi lo más importante dentro de la
cadena de suministro. Para elegir un almacén se recomienda revisar:
· Su rentabilidad.
· El número de las operaciones que se van a realizar: limpieza, salida de granos, etc.
Las plantas de silos o bodegas donde se guarden productos para consumo humano deben
cumplir condiciones estrictas de salubridad e inocuidad, para evitar riesgos de contaminación
que puedan afectar la salud. Para esto deben contar con un Programa de Buenas Prácticas de
Manufactura (BPM) que incluya planes efectivos de mantenimiento, limpieza, control de
plagas, manejo de residuos y, en general, todos aquellos aspectos que puedan afectar la
calidad e higiene final de los productos almacenados.
Los sistemas de almacenamiento automáticos están diseñados para ser operados a través de
transelevadores para paletas de forma automática utilizando equipos robotizados para la
manipulación de la carga. Son aptos para almacenar paletas o cajas.
El sistema automático Miniload está diseñado para almacenar cargas pequeñas y ligeras con
mucha rotación en altura de forma automática. Este sistema es rápido e incrementa la
productividad gracias a la automatización, caracterizado por una alta densidad es muy fiable,
pues minimiza los errores de manipulación de las unidades de carga.
Las estanterías servidas por transelevador nos solucionan los problemas de almacenaje a
grandes alturas y con pasillos de trabajo reducidos, optimizando espacios, volúmenes y
tiempos. Está equipada para manipular las unidades de carga de diversos pesos de forma
automática por medios de transelevadores.
Almacenamiento en seco
Allí se almacenan alimentos secos y enlatados, por lo cual esta área necesita que las materias
primas se conserven en condiciones de temperatura y humedad adecuadas, ya que el calor y la
humedad son los problemas más frecuentes en este tipo de almacenamiento. Las
temperaturas ambientes, deben estar entre 10 y 21°C y la humedad del ambiente debe estar
entre 50 y 60%, para lo cual puede ser necesario utilizar equipos como deshumidificadores.
Esta medida ayuda a proteger los alimentos de eventuales acciones de roedores, insectos o de
contaminantes como las bacterias. Si el alimento debe ser retirado de su empaque original, se
recomienda colocarlo en recipientes bien cubiertos, protegidos y de fácil limpieza.
Una distancia de al menos 20 cm. del suelo o de las paredes, facilita la limpieza del lugar, hace
posible una mejor ventilación, separa los alimentos de paredes calientes o húmedas y da una
mejor imagen del establecimiento.
Sin embargo, existen ciertas prácticas y factores ambientales que afectan a la correcta
conservación de estos alimentos. Tenerlos en cuenta puede evitar pérdidas de producto y
problemas de seguridad alimentaria.
Vamos a ver como optimizar el espacio de almacenamiento y los factores ambientales con siete
reglas simples:
El primer consejo para el uso eficiente de un almacén de productos secos es: rotar, rotar, rotar.
El primer producto que entra, de cada clase, debe ser el primero también en salir y venderse.
Con un poco de imaginación y habilidad colocar los alimentos en el almacén de modo que
pueda implementarse lo mejor posible este principio. Es importante fechar todos los alimentos
que entran en el almacén y mantener un registro práctico y fácilmente visible por fechas de
"caducidad", "vender antes de", y "consumir antes de".
2. Atención a la temperatura
Además, en algunos alimentos, como las frutas y los tubérculos, el frio ralentiza la formación
de etileno, un agente natural de maduración.
3. Controlar la humedad
Idealmente, las áreas de almacén deberían tener un nivel de humedad del 15% o menos.
Durante los períodos más húmedos del año puede ser necesario el uso de aire acondicionado o
deshumidificadores para controlar este factor. También ayuda el uso de embalajes
impermeables a la humedad.
Se recomienda mantener los alimentos almacenados en sus paquetes originales siempre que
sea posible. La mayoría de los envases están diseñados para el alimento que contienen y se
mantendrán en buenas condiciones durante la vida útil del mismo, excepto en casos de exceso
de temperatura o humedad.
Hay que evitar almacenar alimentos bajo la luz solar directa, ya que promueve la oxidación y la
consiguiente pérdida de calidad y valor nutricional de los alimentos. Por ejemplo, las vitaminas
liposolubles, como la A, D, E y K son particularmente sensibles a la degradación de la luz.
Es mejor bloquear la luz del sol en las ventanas o claraboyas y utilizar iluminación artificial en el
momento en que se usa el almacén.
Guardar los alimentos a una distancia mínima de 15cm del suelo y, al menos, a 50cm de las
paredes exteriores reduce las posibilidades de condensación, causada por la diferencia de
temperatura entre el recipiente y la superficie contra la que descansa. Este principio facilita
además la limpieza y el control de plagas. También se recomienda evitar almacenar productos a
menos de 70 cm del techo si se dan allí temperaturas altas.
Almacenar los palés vacíos a una cierta altura del suelo evitará que sirvan de refugio a plagas,
especialmente roedores.
Es importante también reservar una área designada para productos con el embalaje dañado,
diferenciar si el daño es un defecto solo estético o si supone un peligro potencial, y sellar los
envases rotos para evitar derrames y contaminación.
6.Plagas
Para evitar la entrada de insectos, roedores y aves al almacén, las puertas y ventanas deben
estar bien protegidas y mantenerse cerradas siempre que sea posible. Cualquier apertura al
exterior y grietas estructurales debe sellarse rápidamente.
Si es necesario utilizar porta cebos, deben ser monitorizados regularmente, eliminados si están
dañados y cualquier resto del cebo se debe limpiar y quitar con cuidado. Mantener el entorno
del almacén en buenas condiciones de salubridad nos ayudará a evitar las infestaciones.
Gran parte de los riesgos que se dan en bodegas proviene de las características de las
mercaderías que guardan. En el caso del almacenamiento de productos químicos, el nivel de
peligro depende de:
A partir de esta información, será posible establecer el nivel de peligrosidad de los químicos y
se procederá a hacer un recuento del volumen almacenado de cada tipo.
Las condiciones de almacenaje óptimas están relacionadas con la clase de químico que se
almacena. Hay nueve clases de químicos con exigencias técnicas específicas para su
almacenaje: líquidos inflamables y combustibles, óxido de etileno, cloro, amoníaco anhidro,
gases comprimidos y licuados a presión, líquidos corrosivos, líquidos tóxicos, fertilizantes a
base de nitrato amónico y peróxidos orgánicos.
Con los productos químicos clasificados e identificados como parte de los distintos grupos, hay
que acudir a la normativa general Reglamento de Almacenamiento de Productos Químicos
(RAPQ) y a las normas específicas para cada clase, las denominadas Instrucciones Técnicas
Complementarias MIE APQ en España.
Allí se recogen las directrices relativas a las condiciones de seguridad que deben cumplir las
bodegas en las siguientes áreas:
Como regla general, solo se deben almacenar de manera conjunta aquellos productos
químicos que compartan clase de peligro.
En logística de almacenamiento, parte de las soluciones para mitigar los riesgos en este tipo de
bodegas giran en torno a tres aspectos:
Las exigencias de compatibilidad entre productos químicos dan como resultado instalaciones
de almacenaje altamente sectorizadas, en las que cada área funciona de manera
independiente por razones de seguridad, pero también operativas.
Como ejemplo de este tipo de layout zonificado podemos citar las instalaciones de la empresa
italiana Cromology, equipadas con racks selectivos y penetrables de Mecalux. Es destacable el
énfasis que se ha hecho en seguridad al dotarlo de:
Señalización para el tráfico interno: se han instalado guías en los pasillos de
almacenaje para minimizar el riesgo de impactos entre carretillas y estanterías.
Corredores de emergencia transversales: cruzan transversalmente las líneas de
estanterías. Ayudan a descongestionar el tráfico interno y funcionan como paso de
emergencia. Además, los módulos superiores de este pasillo están rejados para
protegerlos de la eventual caída de mercaderías.
En muchas bodegas de productos químicos, se ha optado por automatizar su operativa para así
mejorar la precisión y la seguridad en el manejo de cargas..
Ya hemos visto que la información relativa a cada clase de químico es primordial para controlar
la distribución de los productos y respetar las reglas de compatibilidades establecidas por las
normativas, el sistema de gestión de bodegas Easy WMS desempeña una labor fundamental:
Mantiene actualizados los datos de stock en tiempo real tanto del nivel de existencias
como de sus características. Por ejemplo, aparece la información de la fecha de
recepción/envío, la trazabilidad de la mercadería, el personal que ha manipulado el
producto, nivel de peligrosidad, lote de fabricación…, entre otros parámetros logísticos.
Gestiona la selección de ubicaciones de forma inteligente: establece reglas que
controlan la entrada y salida de los productos a la zona de la bodega que corresponda
en función de ciertos parámetros logísticos. Al estar la manipulación automatizada,
comunica estas órdenes al software de control que las ejecuta.
Ventajas:
· Cumplimiento normativo.
· Optimización de recursos.
Alm. en frio: Reduce la exposición de la plantilla a las bajas temperaturas, permite estrechar
los pasillos para acceder a la carga y optimiza el espacio en superficie, admite almacenaje a
gran altura y saca el máximo partido al volumen de la cámara frigorífica, garantiza la
trazabilidad de los productos y limita la exposición al frío.
DESVENTAJAS:
Alm. químico: contaminación local: Los productos químicos pueden contaminar el agua, los
suelos, el aire, la flora y la fauna, Accidentes: El almacenamiento prolongado de productos
químicos puede generar formación de peróxidos inestables, polimerización de la sustancia,
deterioro del envase y rotura del mismo, perdida de dinero y riesgos de no poder ocupar mas
el lugar de almacenamiento debido a algún derrame de químicos
Alm. a granel: Requiere una inversión fuerte en el propio almacén y en equipos para llenarlo y
vaciarlo, existe un mayor riesgo de tener fugas de aceite en grandes volúmenes y los costos
iniciales por la instalación de las tuberías, tanques, bombas, etc. son altos.
La principal desventaja sería que no todos los puertos cuentan con la infraestructura
necesaria para la carga y descarga de mercancías a granel, especialmente los puertos
pequeños. Sin embargo, la mayoría de los países tienen cuando menos uno o dos
puertos con capacidades adecuadas.
Otra desventaja de la carga a granel es que normalmente requiere más personal
especializado para la descarga y descarga que el que requieren los contenedores de
carga general, ya que estos últimos se apilan en los buques mediante grúas puente
automatizadas.
Una última dificultad que implica es que, al no estar empacada o envasada de forma
individual, toda la mercancía a granel dentro de un contenedor puede contaminarse o
arruinarse fácilmente si su manejo para transporte no es el adecuado.
Los principios para la gestión óptima de los almacenes se consideran entre las siguientes:
Una buena gestión en los centros de distribución o almacenes de una empresa depende del
conocimiento que las directivas tengan del tipo de estructura para el almacenamiento que
posee la empresa; esto es, principalmente, conocer si la compañía tiene un centro de
distribución (CEDI), o si tiene un almacén o una bodega. El Centro de Distribución (CEDI) se
puede definir como el lugar físico (SKU´S: Stock Keeping Units, en inglés) donde una o varias
empresas almacenan diferentes tipos de mercancías o materias primas, ya sean fabricadas por
ellas o adquiridas a un tercero. En estos espacios, o SKU´S, se manejan dimensiones que
pueden ir desde muy grandes (pallets con mercancía), hasta unidades sueltas.
Siendo así que desde la empresa se tiene la ventaja del ahorro en costos, en administración,
compra o alquiler de almacén y de personal.
Sin embargo, también hay empresas que prefieren contar con su propio almacén pero algunas
de ellas aún tienen malas prácticas o procesos no establecidos para el inventario y el
almacenamiento de sus insumos o productos para la venta lo cual sería una desventaja desde
este punto de vista, pero con la ventaja de administrar y de ver a ciencia cierta lo que ocurre
con sus productos.
Es un proceso gerencial relativamente novedoso que tuvo gran impulso en la década pasada y
genera reducciones de costos significativos, permitiendo a las empresas mayor nivel de
competitividad y mayores ganancias. En el nuevo milenio la competencia se presenta entre las
cadenas de abastecimiento y no entre las compañías individuales. La gerencia de la cadena de
abastecimientos gira alrededor de la integración eficiente de proveedores, fabricantes,
distribuidores y minoristas, de esta forma se consigue reducir sustancialmente los costos y, al
mismo tiempo, se mejoran los niveles de servicio al cliente. La gerencia de la cadena de
abastecimiento cubre las siguientes áreas: red de logística, almacenaje, gerencia del inventario,
compras, alianzas estratégicas, informática y telecomunicaciones como elementos claves en las
comunicaciones y toma de decisiones. Las empresas que quieren tener éxito necesitan hacer
eficientes sus procesos en todas las áreas.
Algunas de las causas para el desarrollo de una gestión de la cadena de abastecimiento son las
siguientes:
Una famosa consultora a nivel mundial (Accenture) ha propuesto una lista de siete principios
para la gestión de la cadena de suministros, basados en la experiencia de las iniciativas de
mejora de la cadena de suministros en más de 100 empresas industriales, distribuidoras y
detallistas.
Principio No. 1:
“Segmente a sus clientes basado en las necesidades de servicio de los diferentes grupos y
adapte la cadena de suministros para servir a estos mercados rentablemente”.
Tradicionalmente hemos segmentado a los clientes por industria, producto o canal de ventas y
hemos otorgado el mismo nivel de servicio a cada uno de los clientes dentro de un segmento.
Una cadena de suministros eficiente agrupa a los clientes por sus necesidades de servicio,
independiente de a qué industria pertenece y entonces adecua los servicios a cada uno de esos
segmentos.
Principio No. 2:
Aún el pensamiento menos convencional acerca de la logística emerge en ciertas industrias que
comparten clientes y cobertura geográfica que resulta en redes redundantes. Al cambiar la
logística para industrias complementarias y competitivas bajo la propiedad de terceras
empresas, se pueden lograr ahorros para todas las industrias.
Principio No. 3:
“Esté atento a las señales del mercado y alinee la planeación de la demanda en consecuencia
con toda la cadena de suministro, asegurando pronósticos consistentes y la asignación
óptima de los recursos”.
Principio No. 4:
Ya no es posible que acumulemos inventario para compensar por los errores en los pronósticos
de ventas.
Principio No. 5:
Principio No. 6:
Principio No. 7:
Los sistemas de medición en las cadenas de suministro hacen más que monitorear las
funciones internas, deben adoptarse mediciones que se apliquen a cada uno de los eslabones
de la cadena. Lo más importante es que estas mediciones no solamente contengan indicadores
financieros, sino que también nos ayudan a medir los niveles de servicio, tales como la
rentabilidad de cada cliente, de cada tipo de operación, unidad de negocio y, en última
instancia, por cada pedido.
Se debe ampliar el entendimiento de las otras áreas de la organización, se tiene que mejorar el
conocimiento de las funciones de compras, planeación de productos, marketing, ventas y
promoción de ventas, y también deben desarrollar un conocimiento más íntimo de sus clientes.
Primero, debe soportar las actividades operativas, la toma de decisión de corto plazo, el
manejo de las transacciones diarias, el procesamiento de órdenes, los embarques, los
movimientos de almacén, etc.
Segundo, debe soportar la planeación y la toma de decisiones de mediano plazo, tal como
soportar la planeación de la demanda, la programación maestra de la producción y, en general,
la asignación óptima de los recursos.
En nuestro artículo vamos a abordar las principales áreas que componen los costos logísticos
para centrarnos después en los gastos de almacenamiento.
Conocer a fondo los costos de almacenamiento y las variables que los definen dentro y fuera
de la empresa es imprescindible para mejorar el rendimiento del almacén. Veamos los
principales costos de almacenamiento:
1. Costo del espacio de almacenaje
El costo del espacio de almacenaje está relacionado con el propio edificio del almacén:
Este apartado de los gastos de almacenamiento hace referencia a todos los elementos que se
usan para maximizar la capacidad de almacenaje de la nave y facilitar el manejo de las cargas
en su interior. En general, este tipo de costos están ligados a la financiación de:
A estos apartados hay que sumar los relacionados con reparaciones y mantenimiento de los
equipos, por ejemplo la Inspección Técnica de Estanterías, las amortizaciones de los equipos y
los costos de alquiler.
Están ligados a los recursos necesarios para mantener el flujo de materiales activo en el
almacén:
Conservar stock almacenado es una cuestión estratégica para la gestión logística de toda
empresa, ya que gracias al almacén es posible responder a la demanda con garantías. Pero esto
conlleva costos importantes en dos sentidos:
Se trata de un conjunto de costos variados que suelen ser fruto de la ineficiencia o de los
imprevistos en la actividad logística. Ejemplos de ellos son los siguientes:
Los costos de almacenamiento vienen definidos por variables como las siguientes:
El almacén no se organizará igual si contamos con muchas unidades de una misma referencia
(podrá optarse por almacenaje compacto para maximizar el espacio) o si tiene una gran
variedad de referencias y es necesario acceder a cada una de ellas. La tendencia actual es la
llamada proliferación de SKU: cada vez hay más variedad de productos y más personalizados.
La concentración de la demanda en ciertos momentos del año puede poner contra las cuerdas
a cualquier almacén. Es necesario analizar con detalle las fluctuaciones en el stock de la
empresa para determinar cómo organizar el almacenaje y los flujos de materiales de manera
más eficaz.
Por ejemplo, si estamos tratando con pedidos de poco tamaño pero muy numerosos, se
multiplica el número de desplazamientos y de operaciones necesarias para prepararlos.
El método de preparación de pedidos influye de manera directa en el layout del almacén, pero
también en los equipos necesarios para extraer y trasladar las cargas y en el tipo de estanterías
que instalar. Por ejemplo, en este sentido, hay que valorar:
La altura del almacén suele ser una medida común para incrementar la capacidad de
almacenaje, pero manipular cargas en altura es más costoso desde el punto de vista
del picking (la sola elevación ya supone tiempo añadido a las operaciones).
Sistemas de asistencia a la preparación de pedidos: si se cuenta con máquinas de
embalaje (enfardadoras o paletizadoras) o con dispositivos de picking por voz o por luz,
se incrementará la productividad global de cada fase de picking.
Por supuesto, el lugar donde se ubique también influye en los costos del almacén. Por ejemplo,
la concentración logística en ciertos puntos geográficos como en los alrededores de las grandes
ciudades está empujando al alza el precio del suelo.
Reducir los gastos logísticos es una tarea compleja que debe realizarse desde un punto de vista
integral. Si no, el riesgo que se corre es que parezca que estás minimizando costos por un lado
y estos aumenten en otro punto de la cadena de suministro.
Por ejemplo, desde el punto de vista de la gestión de compras, puede parecer más rentable
conseguir mejores precios por compras en grandes volúmenes, pero luego este aumento de
stock eleva el costo de mantenimiento y almacenaje por otro lado.
Conocer las variables con más impacto en los costos del almacenamiento es el primer paso
para tratar de contenerlos. No en vano, ocupan un lugar importante dentro de las posibilidades
de optimización de la cadena de suministro.