Como hacer

un manual
Muchas empresas cuando empiezan a operar consideran que las
herramientas administrativas como medios de comunicación no son
importantes para su buen funcionamiento, sin embargo, conforme
van creciendo a pesar de contar con éstas, no les dan el uso
adecuado por falta de conocimiento en su operación, por falta de
tiempo para revisarlas, la inversión costosa para elaborarlas o
actualizarlas, por la experiencia recabada durante los años de trabajo
que consideran ya no son necesarios, entre otros factores.
Los manuales son un instrumento importante en la
administración, pues persiguen la mayor eficiencia y eficacia en
la ejecución del trabajo asignado al personal para alcanzar los
objetivos de cualquier empresa, así como la de las unidades
administrativas que lo constituyen. En esencia, los manuales
representan un medio de comunicación de las decisiones de la
administración concernientes a políticas, organización y
procedimientos. En la moderna administración, el volumen y la
frecuencia de dichas decisiones continúan en aumento
los manuales administrativos son “documentos que
sirven como medios de comunicación y coordinación
que permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemática, información de una
organización (antecedentes, legislación, estructura,
objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.),
así como las instrucciones y lineamientos que se
consideren necesarios para el mejor desempeño”.
El objetivo del gobierno corporativo es facilitar la
creación de un ambiente de confianza,
transparencia y rendición de cuentas necesario para
favorecer las inversiones a largo plazo, la estabilidad
financiera y la integridad en los negocios. Todo ello
contribuirá a un crecimiento más sólido y al
desarrollo de sociedades más inclusivas.
Se ha observado, y con más frecuencia en las firmas pequeñas, de situaciones
especiales al ofrecer nuestros servicios profesionales. Esto es, cuando algún
prospecto de cliente solicita nuestros servicios, nos damos cuenta, con mucha
pena, de que el servicio o producto lo contratan a quien ofrece el servicio más
barato. Y cuántas veces también buscamos colateralmente, en estas
propuestas, es dejar como “puertas de entrada” la posible venta de otros
servicios. Y sobre todo no conocen la RAZON DE NEGOCIOS conforme a la
reforma fiscal 2022
 Con esto,
desafortunadamente se
origina:

Mal servicio al tener Honorarios mínimos al

márgenes reducidos en haber competidores es
tiempo y dinero este ramo

Posible falta de
interiorización a los Carencia de calidad en
problemas de las los trabajos a ejecutar
empresas
Calidad profesional de los trabajos: es
la prestación de cualquier servicio, se
espera del profesionista un verdadero
trabajo profesional, por lo que siempre
tendrá presentes las disposiciones
normativas de la profesión que sean
aplicables al trabajo especifico que este
desempeñando.
Preparación y calidad del profesional.
Como requisito para que el profesionista
acepte presentar sus servicios, deberá
tener entrenamiento técnico y la
capacidad necesaria para realizar las
actividades profesionales
satisfactoriamente.
 Los procedimientos de vigilancia
deben incluir:

1. Procedimientos de revisión de papeles de trabajo

2. Procedimientos de revisión de los informes
3. Aplicación, análisis y evaluación de nuevos
pronunciamientos
4. Determinación de las acciones correctivas
derivadas de la evaluación ejercida
5. Comunicar al socio de la firma las debilidades
identificadas en la auditoría realizada
6. Seguimientos por parte del socio respectivo de la firma a las
observaciones detectadas para su complementación o corrección
7. Evaluación de lo adecuado de las políticas y procedimientos
establecidos para revisar la auditoría
8. Revisión selectiva de la evaluación del personal técnico relativo al
cumplimiento normativo de la auditoría
9. Discusiones con el personal técnico del resultado de la revisión
cruzada
10.Verificación de la elaboración de resúmenes de hallazgo y las
medidas necesarias de mejora en los servicios de auditoría que se
prestan a clientes.
 UIF

STPS
Razón de SAT
negocios

IMSS
INFONAVIT
 visión
• Se refiere a lo que la empresa quiere crear, la imagen futura de la
organización.
• La visión es creada por la persona encargada de dirigir la empresa.
• La visión se realiza formulando una imagen ideal del proyecto y poniéndola
por escrito, a fin de crear el sueño (compartido por todos los que tomen parte
en la iniciativa) de lo que debe ser en el futuro la empresa.
• Una vez que se tiene definida la visión de la empresa, todas las acciones se
fijan en este punto y las decisiones y dudas se aclaran con mayor facilidad.
Todo miembro que conozca bien la visión de la empresa, puede tomar
decisiones acorde con ésta.
 Importancia de la visión
La importancia de la visión radica en que es una fuente
de inspiración para el negocio, representa la esencia que
guía la iniciativa, de él se extraen fuerzas en los
momentos difíciles y ayuda a trabajar por un motivo y en
la misma dirección a todos los que se comprometen en el
negocio.
En sectores maduros, la importancia de la visión es
relativa, no tiene mucha trascendencia, pero en sectores
nuevos, el correcto planteamiento de la visión es
esencial para conseguir lo que la empresa quiere.
 Ventajas que tiene el establecer una visión

+ Fomenta el entusiasmo y el compromiso de todas las partes que

integran la organización.

+ Incentiva a que desde el director general hasta el último trabajador

que se ha incorporado a la empresa, realicen acciones conforme a lo que
indica la visión. Recordando que los mandos superiores tienen que
predicar con el ejemplo.

+ Una adecuada visión, evita que se le hagan modificaciones, de lo

contrario cualquier cambio esencial dejaría a los componentes de la
empresa sin una guía fiable, fomentando la inseguridad general.
El propósito estratégico como parte de
la visión

Una vez que la visión ha sido creada e

integrada en la actividad diaria de la
empresa, aparece el propósito estratégico.
Éste se refiere a buscar aspectos mas
concretos de la visión, materializándola.
 Las características esenciales del propósito estratégico son :

- Plantear metas muy ambiciosas que llevarán a la compañía a un éxito

total.

- Tener una visión estable, si modificaciones.

- Todos hacia una misma visión: cada uno de los recursos que
componen la organización tiene que involucrarse totalmente en la
búsqueda de la visión. Para ello desarrollarán todos los esfuerzos que
estén a su alcance, compartiendo momentos de euforia y de crisis.
 Como se realiza la visión de una empresa

El contestar estas preguntas le puede orientar para definir la visión de

su empresa.

-¿Cómo será el proyecto cuando haya alcanzado su madurez en unos

años?

-¿Cuáles serán los principales productos y servicios que ofrezca? -

¿Quiénes trabajarán en la empresa?

-¿Cuáles serán los valores, actitudes y claves de la empresa?

-¿Cómo hablarán de la empresa los clientes, los trabajadores y la gente

en general que tenga relación con ella?
Es la razón de ser de la empresa, el motivo por el cual existe. Así
mismo es la determinación de la/las funciones básicas que la
empresa va a desempeñar en un entorno determinado para
conseguir tal misión.

En la misión se define: la necesidad a satisfacer, los clientes a

alcanzar, productos y servicios a ofertar.

Características de una misión

Las características que debe tener una misión son:
• Amplia.
• Concreta.
• Motivadora y
• Posible.
 Elementos que complementan la misión

Con la misión conoceremos el negocio al que se

dedica la empresa en la actualidad, y hacia qué
negocios o actividades puede encaminar su
futuro, por lo tanto también debe ir de la mano
con la visión y los valores.
 Tipos de misión
Misiones muy amplias: este tipo
permite dejar unos márgenes de
actuación muy flexibles a la empresa,
lo que puede ocasionar confusión,
porque los miembros de la empresa
no tiene muy claro la visión de la
organización.

Misiones muy estrechas: el limitar

la capacidad de desarrollo a futuro de
la organización, permite que ésta se
centre en una sola dirección, evitando
confusiones.
 Los valores son aquellos juicios éticos sobre
situaciones imaginarias o reales a los cuales
nos sentimos más inclinados por su grado de
utilidad personal y social.

Los valores de la empresa son los pilares

Valores
más importantes de cualquier organización.
Con ellos en realidad se define así misma,
porque los valores de una organización son
los valores de sus miembros, y
especialmente los de sus dirigentes.

Los empresarios deben desarrollar virtudes

como la templanza, la prudencia, la justicia
y la fortaleza para ser transmisores de un
verdadero liderazgo.
Características de los valores

• Se desarrollan en condiciones muy complejas.

* Son necesarios para producir cambios a favor del progreso.

* Son posibles porque muchos seguimos creyendo en ellos.

* No son ni pueden ser un simple enunciado.

¿Quiénes son nuestros clientes?

¿Dónde están nuestros clientes?

¿Qué es lo que le ofrecemos a nuestros clientes?

¿Qué deseos satisfacen nuestros clientes?

¿Qué deseos del consumidor aún hoy no satisfacemos?

¿Qué es lo que nuestra instalación ofrece a sus clientes de manera

diferente a los competidores?
Elaboración del aviso de privacidad con comité

Documento físico, electrónico

o en cualquier otro formato
generado por el responsable
que es puesto a disposición
del titular, previo al tratamiento
de sus datos personales
De inducción: es el
primer documento en
entregarse al personal
de nuevo ingreso para
que tenga conocimiento
de nuestros servicios.
De organización: se realiza
para corregir toda falla de
control interno dentro de la
empresa, oficina, negocio, y
que el responsable acepte
los cambios pertinentes
 manual de organización

es un instrumento administrativo que se utiliza de

apoyo para la correcta coordinación de todas las
personas que forman parte de una estructura
organizacional; está diseñado para difundir las
líneas de autoridad y responsabilidad, así como
para dar a conocer los objetivos y las funciones de
la empresa.
reglamento interno y comités
necesarios para sustentar una
revisión de repse y stps

es el conjunto de disposiciones
obligatorias para trabajadores y
patrones en el desarrollo de
los trabajos en una empresa o
establecimiento.
 Manual de ética

La ética profesional se puede se puede entender

como un campo enfocado en códigos y otras normas
de conducta y que se aplica a todas las profesiones.
Otra manera de entenderlas es en relación a
profesiones específicas, como la ética médica, la ética
empresarial, la ética legal, la bioética y la ética de los
medios de comunicación.
De conducta para el personal
Establece los principios que han
de presidir los comportamientos
de los empleados, enmarcado
todo ello en los Valores.
 De Puestos y Funciones:
Contiene información producida en función de
las necesidades del personal y consecuente con
la estructura organizacional y puestos de
trabajo.
 De perfil de puestos:

Contiene información para conocer al

personal que va a ser contratado por el
despacho y analizando sus
características personales y
profesionales.
 Anticorrupción

recopila información relacionada con las normas y

procedimientos que regirán el desarrollo de los
procesos requeridos en la prevención de la corrupción
en cumplimiento de la Ley Antisoborno 1778 de 2016
por la cual se dictan normas sobre la responsabilidad de
las personas jurídicas por actos de corrupción
transnacional y demás normas aplicables en materia de
lucha contra la corrupción.
Prevención e identificación de
operaciones con recursos de
procedencia ilícita:

prevención ante las autoridades para no

caer en errores de congelamiento de
empresa y cuentas
 NOM-35 problemas psicosociales:

Evaluación de los trabajadores para no

generar problemas internos en la
empresa
 NOM-19 seguridad e Higiene:
integración de la comisión y de
todo el equipo de trabajo
Manual de piso: NOM -001
para saber las conductas de lo
que se necesita a la empresa
Manual de primeros auxilios o
respondientes:

entendimiento de lo que debe tener

la empresa para atender a los
primeros participantes
 Manual de la NOM-STPS-030
salud (mitigación covid-omicron)

Establecer las funciones y actividades

que deberán realizar los servicios
preventivos de seguridad y salud en el
trabajo para prevenir accidentes y
enfermedades de trabajo.
 Manual de mantenimiento:

conocimiento de las condiciones en la

empresa y no caer en error de
producción
Procedimientos de gestión:
Para aplicación de políticas en la
empresa y tener las mejores practicas
 De Políticas y Procedimientos:

ayuda al cumplimiento de propósitos y

objetivos de forma efectiva y ordenada
 De Guía Contabilizadora:

se proporciona al personal con el fin de

que conozcan los criterios contables
generales al momento de contabilizar las
operaciones.
 Control de calidad:
presenta disposiciones generales para
asegurar la calidad de nuestros
servicios y así alcanzar una mejora
continua ya satisfacción de nuestros
clientes.
 Manual de clientes:
para su control de empresa y
no caer en operaciones
simuladas
 Manual de proveedores:
para su entendimiento y
aplicación de la materialidad
 Manual de productos:
para conocer si la empresa tiene
o carece de infraestructura