Cuadro de Caracterización Documental

CÓDIGO DE LA
CÓDIGO DEL SECCIÓN O

GESTIÓN FUNCIÓN O PROCESO SECCIÓN O
PROCESO SUBSECCIÓN
SUBSECCIÓN
DIRECCIONAMIENTO
DIRECCIÓN ESTRATEGICO, PGD-01 RECTORÍA 100
PLANEACIÓN Y MEJORA
DIRECCIONAMIENTO
DIRECCIONAMIENTO
DIRECCIONAMIENTO
DIRECCIONAMIENTO
DIRECCIONAMIENTO
DIRECCIONAMIENTO
DIRECCIONAMIENTO
DIRECCIONAMIENTO
DIRECCIONAMIENTO
DIRECCIONAMIENTO
DIRECCIONAMIENTO
DIRECCIONAMIENTO
DIRECCIONAMIENTO
DIRECCIONAMIENTO
DIRECCIONAMIENTO
DIRECCIONAMIENTO
AUDITORIAS
DIRECCIÓN AUDITORIAS INTERNAS PGD-04 110
INTERNAS
AUDITORIAS
INTERNAS
AUDITORIAS
INTERNAS
AUDITORIAS
INTERNAS
AUDITORIAS
INTERNAS
AUDITORIAS
INTERNAS
AUDITORIAS
INTERNAS
AUDITORIAS
INTERNAS
AUDITORIAS
INTERNAS
AUDITORIAS
INTERNAS
AUDITORIAS
INTERNAS
AUDITORIAS
INTERNAS
AUDITORIAS
INTERNAS
AUDITORIAS
INTERNAS
AUDITORIAS
INTERNAS
AUDITORIAS
INTERNAS
AUDITORIAS
INTERNAS
AUDITORIAS
INTERNAS
COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN
DIRECCIÓN PDG-03 152
ORGANIZACIONAL ORGANIZACIONAL
GESTIÓN
DIRECCIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL PGD-02 112
DOCUMENTAL
GESTIÓN
DOCUMENTAL
GESTIÓN
DOCUMENTAL
GESTIÓN
DOCUMENTAL
GESTIÓN
DOCUMENTAL
GESTIÓN
DOCUMENTAL
GESTIÓN
DOCUMENTAL
GESTIÓN
DOCUMENTAL
GESTIÓN
DOCUMENTAL
GESTIÓN
DOCUMENTAL
GESTIÓN
DOCUMENTAL
GESTIÓN
DOCUMENTAL
GESTIÓN
DOCUMENTAL
GESTIÓN
DOCUMENTAL
GESTIÓN
DOCUMENTAL
GESTIÓN
DOCUMENTAL
DIRECCIONAMIENTO DIRECCIÓN
FORMACIÓN PGF-01 120
CURRICULAR ACADÉMICA
ADMISIONES Y
FORMACIÓN ADMISIONES Y MATRICULAS PGF-02 121
MATRICULAS
ADMISIONES Y
MATRICULAS
ADMISIONES Y
MATRICULAS
ADMISIONES Y
MATRICULAS
ADMISIONES Y
MATRICULAS
ADMISIONES Y
MATRICULAS
ADMISIONES Y
MATRICULAS
ADMISIONES Y
MATRICULAS
ADMISIONES Y
MATRICULAS
ADMISIONES Y
MATRICULAS
ADMISIONES Y
MATRICULAS
ADMISIONES Y
MATRICULAS
ADMISIONES Y
MATRICULAS
ADMISIONES Y
MATRICULAS
ADMISIONES Y
MATRICULAS
ADMISIONES Y
MATRICULAS
ADMISIONES Y
MATRICULAS
ADMISIONES Y
MATRICULAS
RECURSOS
FORMACIÓN PGA-08 BIBLIOTECA 122
BIBLIOGRÁFICOS
RECURSOS
BIBLIOGRÁFICOS
RECURSOS
BIBLIOGRÁFICOS
RECURSOS
BIBLIOGRÁFICOS
RECURSOS
BIBLIOGRÁFICOS
RECURSOS
BIBLIOGRÁFICOS
RECURSOS
BIBLIOGRÁFICOS
RECURSOS
BIBLIOGRÁFICOS
RECURSOS
BIBLIOGRÁFICOS
DIRECCIONAMIENTO
FORMACIÓN PGF-01 SAE 123
CURRICULAR
DIRECCIONAMIENTO
CURRICULAR
DIRECCIONAMIENTO
CURRICULAR
DIRECCIONAMIENTO
CURRICULAR
DIRECCIONAMIENTO
CURRICULAR
DIRECCIONAMIENTO
CURRICULAR
DIRECCIONAMIENTO
CURRICULAR
DIRECCIONAMIENTO
CURRICULAR
DIRECCIONAMIENTO
CURRICULAR
DIRECCIONAMIENTO
CURRICULAR
DIRECCIONAMIENTO
CURRICULAR
DIRECCIONAMIENTO
CURRICULAR
DIRECCIÓN DE
FORMACIÓN ACOMPAÑAMIENTO PGF-03 BIENESTAR 130
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
DIRECCIÓN DE
ESTUDIANTIL
PRIMEROS
FORMACIÓN ACOMPAÑAMIENTO PGF-03 131
AUXILIOS
PRIMEROS
AUXILIOS
PRIMEROS
AUXILIOS
PRIMEROS
AUXILIOS
PRIMEROS
AUXILIOS
PRIMEROS
AUXILIOS
PRIMEROS
AUXILIOS
DIRECCIONAMIENTO DIRECCIÓN DE
CURRICULAR PASTORAL
CURRICULAR PASTORAL
CURRICULAR PASTORAL
CURRICULAR PASTORAL
CURRICULAR PASTORAL
CURRICULAR PASTORAL
CURRICULAR PASTORAL
CURRICULAR PASTORAL
CURRICULAR PASTORAL
CURRICULAR PASTORAL
DIRECCIONAMIENTO PROGRAMAS
CURRICULAR ESPECIALES
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
HUMANA PGH-01 TALENTO 150
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
DIRECCIÓN DEL
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
HUMANO
TIPO DOCUEMENTAL
CÓDIGO DEL
FORMATO NOMBRE DEL
REGISTRO O
DEFINICIÓN
DOCUMENTO DE
ARCHIVO
"Documentos que registran las decisiones del órgano de

participación de los padres de familia del
establecimiento educativo destinado a asegurar su
continua participación en el proceso educativo y a
PGD-03-R01 Actas consejo de padres elevar los resultados de calidad del servicio."
Documento que refleja desiciones del área de dirección

academica de bienestar, pastoral, gestión humana y
área administrativoa de la Institución.
PGD-03 R01 Actas consejo ejecutivo
"Documentos que contienen las decisiones y los temas

tratados relacionados con la instalación anual del
consejo directivo, la adopción del PEI, el currículo y el
plan de estudios, el manual de convivencia, el sistema
de matrículas, el sistema institucional de evaluación de
estudiantes, los costos educativos, entre otros. El
PGD-03 R01 Actas consejo directivo consejo directivo es un órgano de gobierno escolar, que
funciona como instancia directiva de carácter decisorio,
de participación de la comunidad educativa y de
orientación académica y administrativa del
establecimiento."
En esta acta se describe la revisión del Sistema de

Gestión de Calidad.
Actas Revisión por la

PGD-03-R01
dirección
"Es el proceso mediante el cual la institución educativa
establece si ha alcanzado los objetivos y las metas de
PGD-03-R03 Evaluación Institucional calidad académica propuestas en su Proyecto
Educativo Institucional, PEI, y en su plan de estudios, y
propone correctivos y planes de mejoramiento."
Documento mediante el cual los estudiantes evaluan el
Encuesta de evaluación funcionamiento de la institución.
PGD-03-R03
a estudiantes
Documento mediante el cual lospadres de familia

Encuesta de evaluación evaluan el funcionamiento de la institución.
PGD-03-R03
a padres de familia
Documento mediante el cual los docentes evaluan el

Encueta de evaluación a funcionamiento de la institución.
PGD-03-R03
docentes
Informes excepcionales que son requeridos por

entidades externas. (secretaria de educación, ministerio
Informes a entes de de educación, DILE etc.)
NA
control
Documento mediante el cual se informa o se da a

conocer el desarrollo y desempeño de las actividades
Informes a la alta de la institución que son solicitados o emitidos por La
NA
dirección Compañia de Jesús, Acodesi o la Fundación.
"Instrumento de programación anual de las metas del

plan de desarrollo que permite a cada dependencia de
Plan de desarrollo la administración orientar su quehacer para cumplir con
PGD-01-R01
Institucional los compromisos establecidos en el plan de desarrollo."
"Documento que permite determinar las necesidades de

la comunidad educativa."
Matriz de partes
PGD-01-R02
interesadas
Documento donde se seleccionan y califican los riesgos

y oportunidades que afectan el SGC.
Matriz de riesgos y
PGD-01-R04
oportunidades
Documento que evidencia los cambios a realizar para

mejorar los procesos.
PGD-01-R05 Plan de Cambio
Documento que registra el resultado del indicador del
Plan de desarrollo Institucional.
Informe de plan de
PGD-01-R01
desarrollo Institucional
"Documentos que expresan la forma como se ha

decidido alcanzar los fines de la educación, teniendo en
cuenta las condiciones sociales, económicas y
culturales de su medio. Es una propuesta anual de
desarrollo administrativo y pedagógico, cuyo propósito
fundamental es mejorar la calidad de la educación, en
PEI-04 Proyecto Educativo PEI función de las necesidades educativas del estudiante. El
PEI es un proceso permanente de desarrollo humano e
institucional asumido como una investigación y
construcción colectiva del ser y del quehacer de la
comunidad educativa."
"Documentos que registran las decisiones tomadas por

los rectores o directores en relación con el cumplimiento
NA Resoluciones rectorales de funciones administrativas para la oportuna gestión de
los recursos.
Documento en el cual se evidencia las decisiones

encaminadas a la evaluación y mejoramiento continuo
PGD-03-R01 Actas de calidad de los procesos y procedimientos que realiza la
Institución.
Proceso de evaluación que realiza una entidad externa

a los procesos de la institución, esto con el objetivo de
NA Informe ICONTEC obtener una certificación para el sistema de gestión de
calidad .
Documento donde se definen los objetivos alcance,

criterios, métodos, riesgos, recursos necesarios y
Programa de Auditorías procesos para tratar la confidencialidad la seguridad de
PGD-04-R01 la información, la salud y la seguridad entre otros.
Internas
Documento donde se define el alcance y el objetivo de

Plan de Auditorías los procesos a auditar, los (as) auditores (as), las fechas
PGD-04-R02
Internas. y horas en que se desarrollarán las auditorias y los
responsables de proceso a auditar.
Documento mediante el cual el auditor registra la

PGD-04-R03 Listas de verificación auditoria.
Lista de asistencia Documento que registra la asistencia de los auditores a
PGD-04-R05
auditores la socialización del plan de auditoria.
Documento donde se registran los incumplimientos

Identificación y control encontrados en la ejecución del proceso.
PGD-04-R04
de No conformidades
Documento que conslida todos los hallazgos encontrado

Informe General de en la auditoia y se presenta al consejo ejecutivo.
PGD-04-R06
Auditoria Interna.
Evaluación de Auditores Documento mediante el cual se evalua el desempeño

PGD-04-R07
Internos. de los auditores internos.
Documento donde se registran los aspectos a controlar,

Matriz de salidas no el control establecido, el registro, el tratamiento y la
PGD-04-R08
conformes responsabilidad y autoridad del proceso.
Documento mediante el cual se registra cual y como se
Tratamiento para las van a tratar las no conformidades para mejorar el
PGF-01-R13 proceso.
salidas no conformes
Documento mediante el cual se informa o da a conocer

Indicadores de SG- el modelo de evaluación de los indicadores y resultados
NA Calidad por Areas del desempeño de cada proceso de la Institución.
Funcionales
Documento que describe y especifica el Sistema de
Gestión de la Calidad de la institución.
Manual de gestion de
MGC- 02
calidad
Documento mediante el cual se establecen los

lineamientos generales para la implementación,
Política de proteccion de aplicación, monitoreo, sostenimiento y mejora continua
PPD-18
datos del Sistema de Gestión y cumplimiento del Régimen de
Protección de Datos Personales en la operación de la
institución.
"Documento en el que se definen y unifican los
Proceso de gestión de macroprocesos, procesos y procedimientos que se
PGD realiza el área de direccionamiento (rectoría, calidad,
dirección
comuicación organizacional y gestión documental."
"Documento en el que se define y unifica el

Proceso de gestión de macroproceso y cada procedimiento que realiza el área
PGF de formación (Académica, Bienestar,pastoral,
formación
admisiones y matrículas)

macroproceso y cada procedimiento que realiza el área
Proceso de gestión del de gestión humana y seguridad y salud en el trabajo.
PGH
talento humano
macroproceso y cada procedimiento que realiza el área
Proceso de gestión administrativa (compras, contabilidad, nómina, soporte
PGA
Administrativa técnico, limpieza y mantenimiento, facturación y cartera)
Documento de evidencia los actos realizados en la

institución educativa con motivo de las fiestas
NA Actas izadas de bandera nacionales y los actos cívicos, o diversos eventos que
tienen como punto central la izada del tricolor patrio
Documento que se expide con propósitos internos

meramente de carácter administrativo, para informar,
PGD-03 R03 Circulares Informativas regular o establecer aspectos generales, que no están
en los reglamentos internos del trabajo.
"Documento en el que se determinana las
Control de las comunicaciones internas y externas pertienentes de la
PGD-03-R02
comunicaciones Institución.
Documento mediante el cual se registran las novedades

Control de novedades que surjan y que no se encuentren en el calendario
PGD-03-R04 académico.
para calendario
Agrupación documental en la que se conservan los

Felicitaciones documentos por los cuales un ciudadano presenta
PGD-03-R05 Sugerencias, Quejas y solicitudes verbales o escritas a la Institución
Reclamos
Identificación y control Documento mediante el cual se registran las no

PGD-04-R04 de no conformidades conformidades y las acciones correctivas.
(acciones correctivas).
Seguimiento y Documento mediante el cual se hace seguimiento a la
tratamiento a las queja o reclamo.
PGD-03-R06
sugerencias, quejas y
reclamos
Documento mediante el cual se registra el indicador de
Informe unificado de las sugerencias, quejas y reclamos.
NA sugerencias, quejas y
reclamos
Documento en el que se deja constancia del listado y

Acta de Eliminación relacion de los documentos series o subseries a
PGD-02 R11
documental eliminar y/o depurar
Instrumento de recuperación de información que

PGD-02 R06 Inventario Documental describe de manera exacta y precisa las series o
asuntos que se van a eliminar.
Planilla de Documento en el cual se registran y se lleva control de

PGD-02R08 comunicaciones oficiales las comunicaciones que envia la Institución a una
enviadas entidad o ciudadano
Documento en el cual se registran y se lleva control de
Planilla de las comunicaciones que se reciben en la Institución de
PGD-02R08 comunicaciones oficiales una entidad o ciudadano.
recibidas
instrumentos archivístico que refleja la jerarquización
dada a la documentación que produce la Institución por
medio de secciones, subsecciones, series y subseries."
Cuadro de Clasificación
PGD-02 R04
Documental
Documento en el cual se establecen las fechas para

Cronograma de realizar las transferencias documentales.
NA transferencia
documental
Documento en el que se deja

constancia del listado y
Acta de recibo relacion de los documentos físicos
PGD-02 R10
documental físico
que se van a transferir al archivo central.
Documento en el que se deja

Acta de Entrega de constancia del listado y
PGD-02 R09
Información Digital relacion de los back up
que se van a transferir al archivo central.
describe de manera exacta y precisa las series o
asuntos a transferir.
Inventario Documental
PGD-02 R06
FUID
Listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a los cuales se asigna el tiempo de
Tabla de retención permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
PGD-02 R05
Documental documentos.
Listado de series, con sus correspondientes tipos

Tablas de valoración documentales, donde se determinan los valores
NA primarios y secundarios que poseen los docuementos.
documental
Documento en el cual se relacionan los datos de los

Control de préstamo documentos/expedientes que se consultan y prestan.
PGD-02 R07
documental De igual forma, los datos de quienes lo consultaron.
Documento mediante el cual se registra la normatividad

Listado mestro de externa a la cual debe acogerse la institución.
PGD-02 R03
docuemntos externos
Archivo donde se encuentra almacanada y puede ser

NA Repositorio dígital consultada toda la normatividad que rige a la
Institución.
Documento mediante el cual se registra con su

Matriz de Información respectivo código de formato y versión toda la
PGD 02 R01
Documentada documentación producida en la institución.
Inventario Documental describe de manera exacta y precisa las series o
PGD-02 R06
archivo central asuntos del archivo central.
Documento que registra las decisiones tomadas y
NA Actas ACODESI liminamientos establecidos por ACODESI.
Documento que registra las decisiones tomadas por ell

Actas comité de comité de Bilinguismo.
NA
Bilinguismo
Documentos mediante el cual se adoptan decisiones

con la finalidad de implementar modelos de innovación
en los diferentes procesos funcionales de la institución.
NA Actas comité innovación
Documento que registra las decisiones del ente

Actas consejo encargado de la orientación pedagógica que sirve como
PGD-03 R01 consultor del consejo directivo en la revisión, estudio,
Académico
estructuración y ajustes al PEI, currículo y sistema de
evaluación y promoción.
Documento que registra las decisiones, observaciones y
Actas de comisión de recomendaciones sobre el sistema de evaluación y
PGD-03-R01
Evaluación y Promoción promoción de los educandos.
Documento que contiene las decisiones y temas

Actas de reunión de relacionados con las actividades y temáticas a
PGD-03 R01
áreas desarrollar en cada una de las áreas.
Documento en el que se establecen las condiciones del
NA Contrato de convenio convenio que se firma por las partes
Acto administrativo de Documento en el que se justifica la realización del

NA establcimiento del convenio
convenio
Documentos en el cual se establece los procedimientos
Procedimientos de como se llevará a cabo el convenio.
NA
articulación
Documento en el cual se establece la viabilidad de los

Conceptos técnicos de objetivos del convenio.
NA
viabilidad
Acta de iniciación o Documento mediante el cual se da constancia de la

NA compromiso del fecha de inicio de las actividades pactadas por las
convenio partes.
Documento mediante el cual se da a conocer el
NA Informe de supervición desarrollo y desempeño de los objetivos del convenio.
Documento en en cual se determina si continua o no el

convenio.
Carta de renovación o
NA
finalización del convenio
documentos que son requeridos por entidades externas.

Informes a entes de (secretaria de educación, ministerio de educación,
NA Compañía de Jesus, Acodesi y etc.)"
control
Documento mediante el cual se informa o se da a
Informes a la alta conocer el desarrollo y desempeño de las actividades y
NA
dirección es solicitado por la FSSCG y rectoria.
Documento mediante el cual se informa que estudiantes

Informe de estudiantes no aprobaron su año escolar.
NA
no promovidos
Informe de rendimiento Información final del desarrollo del ciclo académico.

NA
académico
Este documento proporciona información especifica de
la distribución del tiempo de los periodos de clase de
PGF-01-R02 Asignación Académica. cada docente.
Documentos que certifican el título, entendido como el

reconocimiento expreso de carácter académico
Libros actas de otorgado a una persona natural por haber recibido una
NA formación en educación por niveles y grados.
graduación
Acumulando los saberes definidos por el proyecto
educativo institucional. La normativiad define que al
termino del año escolar correspondiente a la finalización
Documento mediantemedi
al nivel de ducación el cual se realiza la
avocacional, el institución
sustento
metodológico de las diferentes
educativa extenderá un acta deáreas del conocimiento.
graduación, suscribirán
PIA (plan integrado de el rector y el secretario respectivo
PGF-01-R04
área)
documento que contiene la estructura del diseño en la

NA Malla curricular cual los docentes abordan el conocimiento de un
determinado curso.
Documentos que registran el esquema estructurado de

PGF-01-R01 Plan de Estudios las áreas obligatorias y fundamentales y de áreas
optativas con sus respectivas asignaturas, que forman
parte del currículo de los establecimientos educativos.
Documentos
En la educación queformal,
registran el esquema
dicho plan debeestructurado de
establecer los
Plan de estudios de las áreas por
obligatorias y fundamentales
PGF-01-R12 objetivos niveles, grados y áreas, laymetodología,
de áreas la
preescolar PEPPA optativas con
distribución delsus respectivas
tiempo asignaturas,
y los criterios que forman
de evaluación y
parte del currículo
administración, de para los estudiantes
acuerdo de preescolar.
Documento mediante el cualcon
loseldocentes
Proyecto Educativolas
planifican
Planeación periodica de Institucional
actividades educativas a realizar durante unvigentes.
y con las disposiciones legales periodo se
PGF-01-R03 alimenta de los Planes de Área.
enseñanza determinado.
Programación Documento mediante el cual se diseña un cronograma
PGF-01-R09 Específica de con las actividades que cada docente va a realizar.
Actividades
Recursos didacticos que utilizan los docentes para
NA Materieal de apoyo realizar actividades a los estudiantes.
Documento mediante el cual se registran las

Planilla de Seguimiento calificaciones que obtiene cada estudiante en su
PGF-01-R10
Académico. proceso de formación.
Documento mediante el cual se informa el desempeño
Registro Escolar de integral de los estudiantes a sus acudientes.
PGF-01-R11
Valoración
Documento mediante el cual se adoptan decisiones y se

Acta de Comité de acuerdan temas sobre las políticas y el proceso de
PGD-03-R01 selección y admisión de los educandos.
Admisiones
Documento que recopila los datos de los estudiantes
Formulario de que desean inscribirse a la Institución.
PGF-02-R02
Inscripción.
Prueba de Documento mediante el cual se evalua el nivel de

NA Conocimientos de 1° a conocimeinto y habilidades de los estudiantes.
11°
Documento que contiene temas y preguntas para
PGF-02-R05 Formato de Entrevista analizar los comportamientos de los aspirantes.
Solicitud de Renovación Documento mediante el cual se registra la solicitud de

PGF-02-R10 continuar en la Institución.
de Cupo
Documento que emite la institución autorizando a los
PGF-02-R11 Orden de Matrícula aspirantes a realizar su matrícula oficial.
Documento que acredita el pago del valor de la
NA Recibo de pago matrícula.
Documento mediante el cual se establecen derechos y
PGF-02-R12 Contrato Educativo obligaciones para ser cumplidas por ambas partes.
PGF-02-R13 Pagaré
Documento que registra los datos del estudiante y su

PGF-02-R14 Ficha Única de Matrícula transcurso de permanencia en la Institución.
Documento oficial emitido por la institución en donde

NA Certificados de estudio acredita los estudios realizados por un estudiante.
Documento oficial emitido por la institución donde da

NA Constancias de estudio constancia de los acontecimientos académicos de un
estudiante.
Encuesta para Evaluar Documento mediante el cual se evalua el nivel de

PGF-02-R15 el Servicio de satisfacción que tienen las personas sobre el servicio de
Admisiones admisiones.
Doumento que registra la asistencia de los padres de

Control de asistencia a familia a la socialización del PEI.
PGF-02-R04
la socialización del PEI
Documento que registra y controla la disponibilidad de

PGF-02-R01 Disponibilidad de cupos cupos que hay por grados y por cursos en la Institución.
Documento que registra y controla la entrega de la

Control documentos de documentación por parte de los aspirantes.
PGF-02-R03
Admisión
Listado de todos los estudiantes que se encuentran

Control de estudiantes matriculasdos en la Institución.
NA
matriculados
Documento que relaciona los datos de los aspirantes
Listado de aspirantes que son admitidos en la institución.
PGF-02-R07
admitidos
Documento con el propósito de comunicar los dineros

recaudados por las multas realizadas por la biblioteca.
NA Informe de multas
Documento con el propósito de comunicar el número

Informe de Fotocopias e de copias tomadas y el uso del internet dentro de la
PGA-08-R07
Internet biblioteca.
Evaluación de la Documento mediante el cual se determina el nivel de

PGA-08-R03 Prestación del Servicio satisfacción que tienen los usuarios sobre el servicio de
de Biblioteca la biblioteca.
Documento que registra las multas que realiza la
PGA-08 -R02 Control multas biblioteca.
Documento mediante el cual se registra el prestamo de

Control préstamo de un libro a un estudiante.
PGA 08-R01
textos
Documento mediante el cual se registra el prestamo de

Control préstamo de
un libro al personal del colegio.
textos a directivos,
PGA 08-R04
docentes y
administrativos.
Documento mediante el cual se registra el préstamo de
Control préstamo los equipos dentro de la biblioteca.
PGA-08-R05
equipos de computo
Control Préstamo de Documento mediante el cual se registra el préstamo de

PGA-08-R06 la biblioteca.
biblioteca
Instrumento que establece la regulación del uso y
Reglamento de la acceso a la biblioteca.
NA
biblioteca
Documento que registra las decisiones tomadas en las

Actas de reunión de reuniones que realiza cada grado con el servicio de
NA
grado del SAE asesoría escolar.
Documento que registra las decisiones tomadas en las

Acta de reunión del reuniones de los encargados de dirigir el servicio de
PGD-03-R01 asesoría escolar.
SAE.
Documento que registra el esquema estructurado de

modelos sistemáticos elaborados para alcanzar
objetivos de la normalización y la convivencia de la
Plan de Institución y contribuir en el proceso convivencial,
PGF-03-R04 acompañamiento familiar y personal de los estudiantes que presenten
especial dificultades.
Lista de estudiantes que Relación de los estudiantes que necesitan

necesitan acompañamiento especial.
PGF-03-R03
acompañamiento
especial.
Documento que registra la información de los padres
Asistencia de atención a que son atendidos por el SAE.
NA
padres
Documento que registra el diseño del acompañamiento

a los estudiantes en su proceso de potenciar sus
Proyecto de orientación perfiles individuales y formación al mercado laboral.
NA
profesional
Documento mediante el cual se evalua el nivel de

Pruebas de conocimiento o habilidad que tienen los estudiantes
NA
conocimiento sobre un tema.
Documento mediante el cual se miden las

NA Pruebas psicológicas caracteristicas psicológicas que presenta un estudiante
frente a una situación o tema.
Documento mediante el cual se comunica el resultado

de las evaluación de las pruebas de conocimiento y
NA Informe psicológicas aplicadas a los estudiantes.
Documento mediante el cual se estructura el modelo de

integración de los estudiantes con la comunidad para
Proyecto de servicio contribuir en su formación social, cultural y económica.
NA
social obligatorio
Documento que registra el numero de horas que realiza

NA Control de horas cada estudiante de servicio social.
Documento mediante el cual se comunica cumplimiento

y ejecución del proyecto de servicio social realizado por
NA Informe los estudiantes.
Documento que registra las decisiones de los

estudiantes encargados de promover el cumplimiento
Actas comité de
NA de los derechos y deberes de los estudiantes.
personeria
Documento que registra las decisiones del ente

encargado de apoyar la labor de promoción y
seguimiento a la convivencia escolar, a la educación
Actas comité escolar de para el ejercicio de los Derechos Humanos, así como
PGD-03 R01
convivencia del desarrollo y aplicación del manual de convivencia.
Son documentos que reflejan decisiones de carácter

Actas consejo de misional y para el bienestar de la comunidad educativa.
PGD-03 R01
Bienestar Estudiantil
Actas de capacitación al
NA
consejo de aula
Documento que registra la información sobre los

Actas de elección de docentes que son elegidos como representantes de los
NA
representante docente docentes.
Documento que registra la entrega del cargo que
Actas de reunión de realizan los acompañantes del año anterior a los
NA acompañantes del presente año, con el fin de conocer
empalme
cada grado y cada curso en particular.
Actas de reunión de
NA
grado
Documentos que registran las decisiones del máximo

órgano colegiado que asegura y garantiza la continua
participación de los educandos en la vida institucional.
Motiva la formulación de proyectos y al desarrollo de
Actas de reunión del actividades que generen bienestar a los estudiantes y la
PGD-03 R01
consejo estudiantil institución. Fomenta la cultura de participación
estudiantil y principios democráticos
Documentos que consignan las observaciones relativas

a las capacidades mentales del estudiante, sensibilidad
moral y religiosa, capacidad de autodominio y auto
confianza, conducta general y disciplina. Observaciones
referentes al comportamiento escolar, aptitudes
Historias académicas y especiales, áreas o actividades de bajo rendimiento. En
NA
de acompañamiento general, aspectos sobresalientes, fortalezas, logros,
dificultades y recomendaciones.
Informe general del Documento que registra los datos del estudiante y su
PGF-03-R01 Estudiante (Hoja de diagnostico integral.
vida)
Registro de Documento mediante el cual se registran los
PGF-03-R02 Acontecimientos acontecimientos de gran impacto que tiene cada
Significativos. estudiante en el transcurso del ciclo escolar.
Carta de
PGF-02-R08 Responsabilidad
Académica
Carta de
Responsabilidad de
PGF-02-R09
Normalización y
Convivencia.
Compromiso de Documento mediante el cual el estudiante se
PGF-03-R06 normalización y compromete a mejorar su conducta en la parte de la
convivencia convivencia.
Documento que deben firmar los estudiante que al

cierre de cada periodo tenga estándares pendientes y
PGF-01-R07 Compromiso Académico se deben comprometer a mejorar su desempeño
académico.
Compromiso Académico Documento que deben firmar los estudiantes quienes

PGF-01-R14
Final. después de realizadas las actividades de nivelación
hayan sido citados a nivelaciones finales.
PGF-01-R08 Compromiso de pastoral
Informe de estudiantes Documento que registra los datos de los estudiantes

para remisión a EPS que debe ser remitidos a EPS porque presetan alguna
NA enfermedad o comportamiento psicológico inadecuado.
Evaluación de Documento mediante el cual se evalua el impacto del

acompañamiento plan de acompañamiento especial aplicado a los
PGF-03-R09 especial estudiantes con dificultades en su proceso convivencial,
familiar y/o personal.
Evaluación y Documento mediante el cual se evalua el proceso de

autoevaluación de la normalización y convivencia de los estudiantes de
normalización y la grado 1° hasta grado 11°.
PGF-03-R05
convivencia de 1° a 11°
Evaluación y Documento mediante el cual se evalua el proceso de

autoevaluación de la normalización y convivencia de los estudiantes
normalización y la preescolar.
PGF-03-R10
convivencia Preescolar
Informe de inasistencia y Documento mediante el cual se cumunica las

llegadas tarde inasistencias y llegadas tarde de los estudiantes.
NA
Documento mediante el cual se registra y controla la

Control de asistencia asistencia de los estudiantes.
NA
estudiantes
Docuemento que registra la entrada y salida de los

Control de entrada y estudiantes.
NA
salidad de estudiantes

Control de radicación de radicación de las excusas que reporten los estudiates.
NA
excusas
Documento mediante el cual se registran los

Listado de estudiantes estudiantes con compromiso de normalización y
con compromiso de convivencia.
PGF-03-R07
normalización y
convivencia
Documento que registra el compendio de derechos y

deberes de los estudiantes y de sus relaciones con los
MC-09 Manual de convivencia demás estamentos de la comunidad educativa.
Documentos que contienen la estrategia de planificación
de la enseñanza con el objetivo de diseñar, ejecutar y
valorar el trabajo formativo, para el crecimiento humano
integral del estudiante. Se pueden clasificar como de
Proyecto de aula, institucionales y comunitarios, permiten que varios
PGF-01-R06 aprovechamiento del cursos o grados participen activamente en la resolución
tiempo libre de problemas o la atención de necesidades que
involucren de alguna forma a la institución o su entorno.

aula, institucionales y comunitarios, permiten que varios
Proyecto de formación
cursos o grados participen activamente en la resolución
PGF-01-R06 para la libertad y la
de problemas o la atención de necesidades que
autonomía

Proyecto de prevención
de consumo de
PGF-01-R06 sustancias psicoactivas
de problemas o la atención de necesidades que
y prevención del abuso
sexual

Proyecto de cursos o grados participen activamente en la resolución
PGF-01-R06
Cooeducación de problemas o la atención de necesidades que

PGF-01-R06 Proyecto PRAE de problemas o la atención de necesidades que
Programa ciudadanos aula, institucionales y comunitarios, permiten que varios
PGF-01-R05 creativos para una cursos o grados participen activamente en la resolución
cultura de paz de problemas o la atención de necesidades que
Documento mediante el cual se registran los

NA Reporte de brotes estudiantes que tienen algun problema de brote.
Informe de atención a Documento mediante el cual se comunica que
primeros auxilios estudiantes son atendidos en primeros auxilios durante
NA
estudiantes la jornada académica.

Control de entrega de entrega de los botiquines en las demás dependencias.
NA
botiquines
Documento mediante el cual se registra el prestamos de

Control de préstamo de los utencilios de primeros auxilios.
NA utensilios de primeros
auxilios
Protocolo de primeros Documento que reglamenta la atención y uso de

PPA-15 primeros auxilios.
auxilios
Documento mediante el cual se diseñan estrategias,
Campañas de acciones y prácticas encaminadas a mejorar la salud y
NA promoción y prevención a mantener la calidad del bienestar de la comunidad
de la salud educativa.
Documento mediante el cual se realiza seguimiento de
Seguimiento de casos las condiciones de salud, atención psicológica y de
NA especiales primeros primeros auxilio de los estudiantes que reportan casos
auxilios especiales.
Documento en el que se relacionan los temas

Actas consejo de acordados y las decisiones tomadas para el desarrollo
PGD-03 R01
pastoral misional y espiritual de la institución.
Indicadores de impacto Documento mediante el cual se mide el impacto que
NA tiene el proceso de pastoral.
Documento que registra la asistencia de los estudiantes

a los diferetes sacramentos (Bautizos, primeras
Control de asistencia
NA comuniones, confirmaciones)
Sacramentos
Documento que contiene la estrategia de planificación

Proyecto de formación valorar el trabajo espiritual, para el crecimiento humano
PGF-01-R06 integral del estudiante.
en la espiritualidad
Programación Documento mediante el cual se diseña un cronograma
PGF-01-R09 Específica de con las actividades que se van a realizar para la
Actividades ejecución del proyecto.
Documento que evidencia las actividades realizadas en

NA Tomas de contacto cumplimiento de los proyectos o programas
académicos.
PGF-01-R06
ignaciana integral del estudiante.

PGF-01-R06
pastoral sacramental integral del estudiante.

Programa encuentros valorar el trabajo espiritual, para el crecimiento humano
PGF-01-R05
con Cristo integral del estudiante.
Base de datos con toda la información de los exalumnos

Seguimiento a de la Institución.
NA
exalumnos
Documento mediante el cual de evalua el impacto de los

NA Indicadores de impacto programas especiales que desarrolla la Institución.

con el objetivo de involucrar a los padres de familia en
Proyecto de formación a
el acompañamiento y formación integral de los
PGF-01-R06 padres-madres y/o
estudiantes.
cuidadores

con el objetivo dar a conocer a las nuevas familias el
Familias nuevas proyecto de formación a padres.
PGF-01-R06

encuento padres e hijos con el objetivo de crear espacios para los estudiantes y
PGF-01-R06 sus acudientes.

con el objetivo promover los procesos de formación y
actualización de los padres de familia.
PGF-01-R06 Escuela de padres
con el objetivo de contribuir a la formación integral de
Programa para la los estudientes, brindándoles la experiencias que le
PGF-01-R05 formación en la acción permitan conocer y analizar gradualmente la realidad
social FAS social.
Documento mediante el cual se adoptan decisiones que

Actas de reunión de promuevan el mejoramiento y funcionamiento del que
PGD-03 R01 hacer del personal docente.
profesores
Carta de solicitud apoyo Documento mediante el cual el trabajador realiza una

NA de estudio a solicitud de apoyo de estuido a la institución.
trabajadores
Documento que refleja la desición sobre la aprobación o
NA Acta no aprobación de la solicitud de apoyo de estudio a
trabajadores.
Documento emitido al empleado que solicito el apoyo de

Carta de respuesta de
estudio con su respectiva respuesta.
NA apoyo de estudio a
trabajadores
NA Pagaré
Documento oficial emitido por la Institución en donde

NA Certificados laborales acredita y da testimonio del vínculo laboral con un
empleado.
Documento oficial emitido por la institución en donde da

NA Constancias laborales constancia del vínculo laboral con un empleado.
Documento mediante el cual se registra y controla las

Control consecutivo de solicitudes de permisos que realiza el personal de la
NA
Permisos institución.
Documento que registra y controla la asistencia a los

Control de asistencia a eventos de formación que realiza la institución.
PGH-01-R08
eventos de formación

Control de entrega de entrega de las solicitudes de certificados y constancias
NA certificados y laborales.
constancias laborales
Documento mediante el cual se registra controla el

Control de permisos a tiempo extra y compensatorios que reportan los
NA
trabajadores docentes.
Documento mediante el cual se registra y se actualizan
Control de planta de los datos de todo el personal de la Institución.
NA
personal
Control de votación Documento mediante el cual se registra el personal que

NA (Certificados ejerce su derecho al voto.
Electorales)
Herramienta que permite establecer las funciones y
competencias laborales de los empleos que conforman
la planta de personal de las institución, sí como los
Manual de descripción requerimientos de conocimiento, experiencia y demás
MPC-01
de cargo competencias exigidas para el desempeño de estos.”
Instrumento que establece la regulación de las

relaciones internas de la empresa con el trabajador. En
este reglamento se contemplan además aquellos
Reglamento interno de aspectos no están incluidos de forma expresa por la ley,
RTI-05
trabajo o que simplemente han quedado al libre albedrío de las
partes.
Instrumento que establece la regulación de la

Protocolo ambientes estructura, el uso y cuidado de los espacios dentro de la
PASP17 Institución con el fin de garantizar la integridad física y
sanos y protegidos
psicológica de la comunidad educativa.
Intrumento mediante el cual se da constancia que un

docente laboró en un establecimiento educativo
privado, durante un tiempo determinado
NA Protocolización para solicitar ascenso en el escalafón docente.
Este documento proporciona información especifica de

PGF-01-R02 Asignación Académica. la distribución del tiempo de los periodos de clase de
cada docente.
NA Acta de posesión
Documento mediante el cual se evaluan las

Valoración de competencias de la personas que inician proceso de
PGH-01-R02 Competencias para selección para algún cargo de la institución.
Ingreso.
PGH-01-R03 Documento que contiene los temas, preguntas

PGH-01-R04 Guía de Entrevista sugeridas y aspectos a analizar en una entrevista.
PGH-01-R05
Documento mediante el cual se valida y se confirma la
veracidad de la información qua binda la personas que
Verificación de
PGH-01-R11 inicia proceso de contratación con la Institución.
Referencias.
Documento mediante el cual se diseñan estrategias de

entrenamiento específico para un cargo, facilita y a
Programa de Inducción fortalece la integración del empleado a la cultura
PGH-01-R07
y/o Re inducción organizacional.
Documento que permite evaluar y medir el desempeño

Evaluación de de las actividades que realiza cada empleado de la
PGH-01-R14
Desempeño. Institución.
Documento que contiene el diseño estrategico de
PGH-01-R10 Plan de Mejoramiento. medidas de cambio con el fin de mejorar el rendimiento
de los procesos.
Documento que especifica las actividades y los tiempos

Cronograma de para realizar los eventos de formación que brinda la
PGH-01-R13
Formación Institucional Institución a sus empleados.
Documento mediante el cual los empleados solicitan

Solicitud de formación por interes personal y debe estar relacionada
PGH-01-R15 con el desarrollo y/o perfil del cargo;
Capacitación.
TIPO DE
TIPO DE SOPORTE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
ORIGEN
E
L
A D E I E
NORMA N I C N X
Á G T DESCRIPCIÓN DEL T T
L I R E E SERIE
O T Ó SOPORTE R R
G A N N N
O L I O O
C
O
Art. 7 Ley 115 de 1994

Art. 5 Decreto
1286 de 2005
X x Papel X Actas
X Papel X Actas
Art. 23 del Decreto 1860

de 1994 Art 143
de la Ley 115 de 1994.
X Papel X Actas
Norma Iso 9001-2015 X Papel X Actas

Art. 12 Decreto 230 de
2002
X Plataforma Colweb X Evaluaciónes
NA X Plataforma Colweb X Evaluaciónes
NA X Papel X Informes
Norma ISO 9001-2015
X Papel X Planes y proyectos
X Disco duro X Planes y proyectos
Norma ISO 9001-2015
Norma ISO 9001-2015


1994
Art 13 decreto 180 de

1981 Normatividad
institucional. X Papel X Resoluciones
X Papel X Actas
NA X Auditorias
ISO 9001 de 2015
X Papel X Auditorias
ISO 9001 de 2015
ISO 9001 de 2015

X Papel Auditorias
X
ISO 9001 de 2015
X Papel Auditorias
X
ISO 9001 de 2015
X Papel Auditorias
X
X Auditorias
X Auditorias
Norma ISO 9001- 2015
Manuales,
X reglamentos y
políticas
Ley 1581 de 2012

Manuales,
X Página Web X reglamentos y
políticas
X Disco duro X Procesos


1991
X Papel X Actas
NA X X Página Web - Papel X Circulares
Norma ISO 9001-2015

Instrumentos de
X Disco duro X
registro y control
Instrumentos de
NA X Disco duro X
registro y control
Art.23 de la Constitución
Política
Ley 1755 de 2015 X X Página Web- papel X PQRS
X X Página Web- papel X PQRS
Art.23 de la Constitución
Política X Disco duro X PQRS
Ley 1755 de 2015
X Disco duro X PQRS
Art. 15 Acuerdo 004 de

2013 Papel
X X Actas
Ley 594 de 2000

X X Disco duro - Papel X Actas
Art. 11 Acuerdo 060 de Consecutivo de

2001 X Cuaderno X comunicaciones
oficiales
Art. 10 Acuerdo 060 de
2001 Consecutivo de
X Cuaderno X comunicaciones
oficiales
Ley 594 de 2000
Cartilla de
clasificación documental
2001. Pág. 22 Instrumentos
X X Disco duro - Papel X
archivisticos
Ley 594 de 2000

Mini Manual de
tablas de retención Instrumentos
X Disco duro X
documental y archivisticos
transferencias
Acuerdo 042 de 2002
Instrumentos
NA X Papel X
archivisticos
Instrumentos
NA X Papel X
archivisticos
Ley 594 de 2000
Instrumentos
X Papel X
archivisticos
Ley 594 de 2000

Mini
Manual de tablas de Instrumentos
X X Disco duro - Papel X
retención documental y archivisticos
transferencias
Decreto
Ley 594 de 2000
Decreto Instrumentos
2609 de 2012 X X Disco duro - Papel X
archivisticos
Instrumentos de
NA X Papel X
registro y control
Decreto 1537 de 2001

Instrumentos de
X Disco duro X
registro y control
Instrumentos de
NA X Disco duro X
registro y control
Instrumentos de
NA X Disco duro X
registro y control
Ley 594 de 2000

X X X Disco duro - Papel X Inventarios
NA X Actas
NA X Papel X Actas
X Papel X Actas
Art. 145 Ley 115 de 1994

Art 24
Decreto 1860 de 1994 X Papel X Actas

2002 Decreto 1290 de
2009 X Papel X Actas
NA X Papel X Actas
NA X Papel X X Convenios
NA X Papel X Convenios
NA X Informes
NA X Informes
NA X Informes
NA X Informes
Instrumentos de
NA X Papel X
registro y control
Art 8 Decreto 180 de

1981
Libros actas de
X Papel X
graduación
Art. 76 Ley 115 de 1994
X Planes y proyectos
NA X Papel X Planes y proyectos
Art. 79 Ley 115 de 1994

Ley 115 de 1994

NA X X Papel- Colweb X Planes y proyectos
Reportes y
NA X X Papel- Colweb X
seguimientos
Reportes y
NA X X Papel- Colweb X
seguimientos
Ley 115 de 1994

Decrero 2247 de 1997
NA X Papel X Admisiones
Normatividad institucional.
Certificados y
X Papel X
constancias
Normatividad institucional.
Certificados y
X Papel X
constancias
NA X Colweb X Informes
Instrumentos de
NA X Papel X
registro y control
Instrumentos de
NA X Disco duro X
registro y control
Instrumentos de
NA X Disco duro X
registro y control
Instrumentos de
NA X Disco duro X
registro y control
Instrumentos de
NA X Disco duro X
registro y control
NA X Disco duro X Informes
Instrumentos de
NA X Papel X
registro y control
Instrumentos de
NA X Papel X
registro y control
Instrumentos de
NA X Papel X
registro y control
Instrumentos de
NA X Papel X
registro y control
Instrumentos de
NA X Papel X
registro y control
Manuales,
NA X Papel X reglamentos y
políticas
NA X Papel X Actas
Resolución 1084 de 1974

Art 40
NA X X Planes y proyectos


1994
NA X Planes y proyectos

1994
NA X Disco duro X Planes y proyectos

1994
X Papel X Actas

2013 Ley 1620 de 2013
X Papel X Actas
Ley 1620 de 2013

X Papel X Actas
NA X Papel X Actas
NA X Papel X Actas
NA X Papel X Actas
NA X Papel X Actas
Art 29 Decreto 1860

de1994
X Papel X Actas
NA X X Papel- Colweb X Historias
NA X Papel X Historias
NA X Informes
NA X Informes
NA X Informes
Instrumentos de
NA X Papel X
registro y control
Instrumentos de
NA X Papel X
registro y control
Instrumentos de
NA X Papel X
registro y control
Instrumentos de
NA X Papel X
registro y control

1994 Manuales,
X X Papel - disco duro X reglamentos y
políticas
Art 20 Ley 1620 de 2013
Art 20 Ley 1620 de 2013
Art 20 Ley 1620 de 2013
Art 20 Ley 1620 de 2013
Art 20 Ley 1620 de 2013

Art 20 Ley 1620 de 2013
X Disco duro X Programas
Instrumentos de
NA X Papel X
registro y control
Instrumentos de
NA X Papel X
registro y control
NA Procedimientos y
X X Papel - disco duro X
protocolos
NA X Página Web X Programas
Reportes y
NA X Papel X
seguimientos
NA X Papel X Actas
Instrumentos de
NA X Papel X
registro y control
ACODESI X Disco duro X Planes y proyectos

ACODESI X disco duro X Planes y proyectos
ACODESI X disco duro X Programas
Reportes y
NA X Disco duro X
seguimientos
ACODESI Federación
Nacional de escuela de
padres de la compañía de
Jesus
ACODESI Federación
padres de la compañía de X Disco duro X Planes y proyectos
Jesus
ACODESI Federación
padres de la compañía de X Disco duro X Planes y proyectos
Jesus
ACODESI Federación
padres de la compañía de
Jesus
ACODESI
X Disco duro X Programas
NA X Papel X Actas
Apoyo de estuio a
NA X Papel X
trabajadores
Apoyo de estuio a
NA X Papel X
trabajadores
Apoyo de estuio a
NA X Papel X
trabajadores
Apoyo de estuio a
NA X Papel X
trabajadores
Normativodad Certificados y
X Papel X
Institucional constancias
Normativodad Certificados y
X Papel X
Institucional constancias
Instrumentos de
NA X Disco duro X
registro y control
Instrumentos de
NA X Papel X
registro y control
Instrumentos de
NA X Papel X
registro y control
Instrumentos de
NA X Papel X
registro y control
Instrumentos de
NA X Disco duro X
registro y control
Instrumentos de
NA X Disco duro X
registro y control
Manuales,
NA X X Papel - disco duro X reglamentos y
políticas
Decreto 2663 Código

Sustantivo del Trabajo
Manuales,
X X Papel - disco duro X reglamentos y
políticas
Ley 1620 de 2013

Decreto 1965 de 2013 Procedimientos y
Lineamientos de Acodesi X X X Papel - disco duro X
protocolos
Art. 11 del Decreto

extraordinario 2277 de
1979
Decreto 597 de marzo 14 X Papel X Protocolización
de 1980 Art. 6
del Decreto 259 de 1981.
NA X Papel X Protocolización
NA X Papel X Protocolización
Selección, formación
NA X X
y seguimiento
NA X X Papel - disco duro X
y seguimiento
NA X Disco duro X
y seguimiento
NA X Disco duro X
y seguimiento
NA X Papel X
y seguimiento
X Papel X
y seguimiento
NA X Disco duro X
y seguimiento
NA X Papel X
y seguimiento
DESCRIPCIÓN
SIFICACIÓN DOCUMENTAL DEL
DOCUMENTO
R
P E LOCALIZACIÓN DEL UNIDAD ADMINISTRATIVA
Ú S DOCUMENTO RESPONSABLE
B E
SUBSERIE L R
I V
C A
O D
O
Actas consejo de
X Secretaría general Rectoría
padres
Actas consejo Archivo de gestión de

X Rectoría
ejecutivo Calidad
Actas consejo Archivo de gestión de

X Rectoría
directivo Calidad
Actas Revisión por Archivo de gestión de

X Rectoría
la dirección Calidad
Evaluación Archivo de gestión de
X Rectoría
Institucional Calidad
Archivo de gestión de
X Rectoría
Calidad

X Rectoría

X Rectoría
Informes a entes de
X Rectoría
control
Informes a la alta
X Rectoría
dirección
Plan de desarrollo
X Rectoría
Institucional
Plan de desarrollo
X Rectoría
Institucional
Plan de desarrollo
X Dueños de procesos
Institucional
Plan de desarrollo
Institucional
Plan de desarrollo
X Coordinadora de Calidad
Institucional
Proyecto Educativo Archivo de gestión de

X Rectoría
PEI Calidad
Resoluciones
X Secretaría general Rectoría
rectorales
Actas de calidad X Coordinador (a) de Calidad
Calidad
Auditorias externas X Coordinador (a) de Calidad
Calidad
Auditorias internas X Coordinador (a) de Calidad
Calidad
Calidad
Calidad
Calidad
Calidad
Calidad
Calidad
Calidad
Calidad
Informes de gestión Archivo de gestión de

X Coordinador (a) de Calidad
del proceso Calidad
Manual de gestion Archivo de gestión de

de calidad Calidad
Política de Archivo de gestión de

proteccion de datos Calidad
Procesos de áreas Archivo de gestión de

funcionales Calidad

funcionales Calidad

funcionales Calidad
funcionales Calidad
Actas izadas de
X encargada del almacén
bandera
Circulares Comunicación Directores de áreas

X
Informativas Organizacional - Pág web funcionales
Control de las
X Comunicación Coordinadora de Calidad
comunicaciones
Organizacional
Control de
X Comunicación Coordinadora de Calidad
novedades
Organizacional
Directores de áreas
NA X Comunicación
funcionales
Organizacional
Directores de áreas
NA X Comunicación
funcionales
Organizacional
NA X Comunicación Coordinadora de Calidad
Organizacional
NA X Comunicación Coordinadora de Calidad
Organizacional
Acta de Eliminación Archivo de gestión de Auxiliar de gestión

X
documental gestión documental documental
Acta de Eliminación Archivo de gestión de Auxiliar de gestión

X
Consecutivo de
comunicaciones X Recepción Gestión documental
enviadas
Consecutivo de
comunicaciones X Recepción Gestión documental
recibidas
Cuadro de
Archivo de gestión de Auxiliar de gestión
Clasificación X
gestión documental documental
Documental
Transferencias Archivo de gestión de Auxiliar de gestión

X
documentales gestión documental documental

X

X

X
Tabla de retención Archivo de gestión de Auxiliar de gestión

X
Documental gestión documental documental
Tablas de valoración Archivo de gestión de Auxiliar de gestión

X
Control de préstamo Archivo de gestión de Auxiliar de gestión

X
Listado mestro de
docuemntos X
externos
Listado mestro de
docuemntos X
externos
Matriz de
Información X
Documentada
Inventario
Documental archivo X
central
Archivo de gestión de Dirección y coordinación
Actas ACODESI X
Dirección Académica Académica
Actas comité de Archivo de gestión de Dirección y coordinación

X
Bilinguismo Dirección Académica Académica
Actas comité Archivo de gestión de Dirección y coordinación

X
innovación Dirección Académica Académica
Actas consejo Dirección y coordinación

X Secretaría general
Académico Académica
Actas de comisión
de Evaluación y X Secretaría general Dirección Académica
Promoción
Actas de reunión de Archivo de gestión de Dirección y coordinación

X
áreas calidad Académica
Convenios
X Secretaría general Dirección Académica
Interinstitucinales
Convenios
Interinstitucinales
Convenios
Interinstitucinales
Convenios
Interinstitucinales
Convenios
Interinstitucinales
Convenios
Interinstitucinales
Convenios
Interinstitucinales
Informes a entes de Archivo de gestión de

X Dirección Académica
control Dirección Académica
Informes a la alta Archivo de gestión de
dirección Dirección Académica

del proceso Dirección Académica

del proceso Dirección Académica
Asignación Archivo de gestión de

Académica. Dirección Académica
NA X Secretaría general Dirección Académica
PIA (plan integrado Archivo de gestión de

X Coordinadores y docentes
de área) Dirección Académica
PIA (plan integrado Archivo de gestión de

X Coordinadores y docentes
de área) Dirección Académica
Plan de Estudios X Dirección Académica
Dirección Académica
Plan de estudios de Archivo de gestión de

preescolar PEPPA
Coordinadores y docentes
Planeación periodica Archivo de gestión de

X Docentes
de enseñanza Dirección Académica

X Docentes
de enseñanza Dirección Académica

X Docentes
de enseñanza Compras y contratación
Planilla de
Seguimiento X Docentes
Dirección Académica
Académico.
Registro Escolar de
X Colweb Dirección Académica
Valoración
Acta de Comité de
X Secretaría general Admisiones y Matrículas
Admisiones
Estudiantes no
admitidos
Estudiantes no
admitidos
Estudiantes no
admitidos
Estudiantes
admitdos
Estudiantes
admitdos
Estudiantes
admitdos
Estudiantes
admitdos
Estudiantes
admitdos
Estudiantes
admitdos
Certificados de
X Secretaría general Secretaría general
estudio
Constancias de
X Secretaría general Secretaría general
estudio
Informes de gestión
de indicadores
a la socialización del X Secretaría general Admisiones y Matrículas
PEI
Control
disponibilidad de X Secretaría general Secretaría general
cupos
Control de entrega
de documentos de X Secretaría general Admisiones y Matrículas
Admisión
Control de
estudiantes X Secretaría general Admisiones y Matrículas
matriculados
Listado de
aspirantes admitidos
X Tesorería Coordinador de biblioteca
del proceso
X Tesorería Coordinador de biblioteca
del proceso

X Coordinador de biblioteca
de indicadores Calidad
Control multas X Cordinador de biblioteca Coordinador de biblioteca
Control de préstamo
X Cordinador de biblioteca Coordinador de biblioteca
bibliográfico
bibliográfico
Control préstamo
equipos de computo
Control Préstamo de
biblioteca
Reglamento de la
biblioteca
Actas de reunión de Archivo de gestión de

X SAE
grado del SAE Calidad
Acta de reunión del

X SAE
SAE.
Plan de
acompañamiento X SAE SAE
especial
Plan de
especial
Plan de
especial
Proyecto de
orientación X SAE SAE
profesional
Proyecto de
profesional
Proyecto de
profesional
Proyecto de
profesional
Proyecto de servicio Archivo de gestión Archivo de gestión Dirección

X
social obligatorio Dirección Académica Académica
Proyecto de servicio
X SAE SAE
social obligatorio
Proyecto de servicio
X SAE SAE
social obligatorio
Actas comité de Archivo de gestión Dirección de bienestar

X
personeria Dirección de bienestar estudiantil
Actas comité escolar Archivo de gestión Dirección de bienestar

X
de convivencia Dirección de bienestar estudiantil
Actas consejo de Archivo de gestión Dirección de bienestar

X
Bienestar Estudiantil Dirección de bienestar estudiantil
Actas de
Archivo de gestión Dirección de bienestar
capacitación al X
Dirección de bienestar estudiantil
consejo de aula
Actas de elección de
representante X
docente
Actas de reunión de Archivo de gestión Dirección de bienestar
X
empalme Dirección de bienestar estudiantil
Actas de reunión de Archivo de gestión Dirección de bienestar

X
grado Dirección de bienestar estudiantil
Actas de reunión del Archivo de gestión Dirección de bienestar

X
consejo estudiantil Dirección de bienestar estudiantil
Historias
académicas y de X
acompañamiento
Historias
académicas y de X
acompañamiento
Historias
académicas y de X
acompañamiento
Historias
Archivo de gestión
académicas y de X Admisiones y Matrículas
Dirección de bienestar
acompañamiento
Historias
Archivo de gestión
académicas y de X Admisiones y Matrículas
acompañamiento
Historias
académicas y de X
acompañamiento
Historias
Archivo de gestión
académicas y de X Dirección Académica
acompañamiento
Historias
Archivo de gestión
académicas y de X Dirección Académica
acompañamiento
Historias
Archivo de gestión
académicas y de X Dirección de pastoral
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control Dirección de bienestar estudiantil
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del proceso Dirección de bienestar estudiantil
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del proceso Dirección de bienestar
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Manual de Archivo de gestión Dirección de bienestar

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convivencia Dirección de bienestar estudiantil
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creativos para una Dirección de bienestar estudiantil
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X Primeros auxilios
control primeros auxilios

X Primeros auxilios
del proceso primeros auxilios
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X Primeros auxilios
de botiquines primeros auxilios
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primeros auxilios
primeros auxilios
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X Primeros auxilios
primeros auxilios primeros auxilios
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promoción y Archivo de gestión de
X Primeros auxilios
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casos especiales X Primeros auxilios
primeros auxilios
primeros auxilios
Actas consejo de Archivo de estión de

X Dirección de pastoral
pastoral pastoral
Informes de gestión Archivo de estión de

de indicadores pastoral
Control de asistencia Archivo de estión de

Sacramentos pastoral
Proyecto de
Archivo de estión de
formación en la X Dirección de pastoral
pastoral
espiritualidad
Proyecto de
pastoral
espiritualidad
Proyecto de
pastoral
espiritualidad
Proyecto de Archivo de estión de

formación ignaciana pastoral
Proyecto de
formación pastoral X Dirección de pastoral
pastoral
sacramental
Programa
encuentros con X Dirección de pastoral
pastoral
Cristo
Seguimiento a Archivo de estión de

exalumnos pastoral
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X
de indicadores programas especiales especiales
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formación a padres- Archivo de gestión de Coordinación de programas
X
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cuidadores
Proyecto de
cuidadores
Proyecto de
cuidadores
Proyecto de
cuidadores
Programa para la
Archivo de gestión de Coordinación de programas
formación en la
programas especiales especiales
acción social FAS
Actas de reunión de Archivo de gestión de

X Dirección del talento humano
profesores Admon del talento humano
NA X Dirección del talento humano
Admon del talento humano
NA X
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laborales
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laborales
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de Permisos Admon del talento humano
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constancias Admon del talento humano
laborales
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personal Admon del talento humano
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descripción de cargo Admon del talento humano
Reglamento interno Archivo de gestión de

de trabajo Admon del talento humano
Protocolo ambientes Archivo de gestión de

sanos y protegidos Admon del talento humano
en el proceso el
codigo es PGD-
03-R03 y en la
matriz es PGD-03-
R04
en el proceso el
codigo es PGD-
03-R01 y en la
matriz es PGD-03-
R02
en el proceso el
codigo es PGD-
03-R02 y en la
matriz es PGD-03-
R03
en el proceso el
codigo es PGD-
03-R04 y en la
matriz es PGD-03-
R05
en el proceso el
codigo es PGD-
03-R05 y en la
matriz es PGD-03-
R06
Documento no se
necuentra en el los
flujogramas del
proceso de calidad
Proyecto no se
encuentra en
ningun proceso

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