Tema 5: Tratamiento de la correspondencia y

paquetería

1. Tipo de correspondencia.
2. Tratamiento de la correspondencia de entrada.
3. Tratamiento de la correspondencia de salida.
4. Servicios de correspondencia y paquetería.
5. Servicios de mensajería.
6. Normas de seguridad y confidencialidad de la correspondencia.
7. Gestión de correspondencia de bases de datos.

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 1. Tipos de correspondencia.
- De entrada. 5 ejemplos:

- De salida. 5 ejemplos:

- Interna. 5 ejemplos:

2. Tratamiento de la correspondencia de entrada.

Las tareas relacionadas con la entrada de la correspondencia en la empresa

son:

-Recepción y clasificación

Una vez recepcionada o recogida la correspondencia, la persona encargada

de ello, la clasifica teniendo en cuenta el tipo de documento del que se trata
(carta, revista, folleto...).

-Apertura y comprobación

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Excepto en los casos donde aparezca la expresión como: “Confidencial”,
“Personal”, “Reservado”, “A la atención”En estos casos se entregara a la
persona que figura como destinatario.

Tras su apertura, se comprueba que el contenido es correcto.

-Registro

Previo a ese registro, en algunas entidades públicas, se le pone un sello de

registro de entrada donde aparecerá número y fecha de registro.

Anotar los datos más relevantes en el libro de entrada de la

correspondencia. El documento de registro es del tipo:

-Distribución

A las secciones/Departamentos que tengan relación con ellos.

En algunas empresas u organizaciones se usan documentos archivadores de

entrada de la correspondencia.

Actividad 1. Moodle. Registro de correspondencia.

3
Página 119. Actividades 4,5,6 y 7.

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 3. Tratamiento de la correspondencia de salida.

SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

Los distintos departamentos dirigirán al departamento de correspondencia,

si existe, o a la recepción todos aquellos documentos que dese en enviar.
Una vez recibidas, se procederá a comprobar si están debidamente firmadas
y si se acompañan los documentos que figuran en el anexo de las mismas.
Tras la comprobación se procede a su franqueo.

LIBRO DE REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

 Nº de orden. Número de orden correlativo de salida.

 Anexos. Especificaremos si la carta va acompañada de algún otro
documento.
 Fecha. Fecha de salida.
 Destinatario. Nombre, razón social u organismo a quien se envía los
documentos y localidad.
 Clase. Clase de documento enviado.
 Observaciones. si la carta es certificada, urgente, etc.

Nº Fecha Remitentes Clases Anexos Asunto Observaciones

registro Nombr Localida de envío
e d

Actividad 2. Moodle. Registro de correspondencia: Actividad 10.

Página 135. Subir a Moodle.

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 4. Servicios de correspondencia y paquetería.
Medios de envío.

Servicio Requisitos Plazos de entrega

Carta ordinaria Máximo 2 kg. Nacional: 2-4 días
Internacional: según el país
Carta urgente Máximo 2 kg. Nacional: menos 24 horas
Internacional: 24 horas
Carta Firma el destinatario. Normal: 1-4 días
certificada Seguimiento del envío. Urgente: 24 horas
Burofax Entrega fehaciente que sirve 24 horas
de prueba frente a terceros.
Firma destinatario.
Telegrama A través del telégrafo. Nacional: 24 horas
Internacional: según el país
Fax Terminales fax. Inmediatos
Valija Entrega periodica de Días elegidos por el cliente
correspondencia en
embalajes.
Postal expres Para Paquetería. Nacional: 24-48 horas
Máximo 40 kg. Internacional: según el país
Seguimiento estado del
envío.
Paquete azul Para Paquetería. Según destino
Máximo 20 kg.
España y Andorra.
Entrega bajo firma.
Catálogos y Envueltos en plásticos Nacional: 2-3 días
publicaciones transparentes. Internacional: según el país
periódicas
Renvío postal Recibir la correspondencia Diaria
en otra dirección
determinada
Apartado postal En las oficinas de correo En horario de oficina

Publibuzón Buzoneo. 2-6 días

Documentos hasta 100 g.
Actividad 3

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Servicios adicionales

Servicios Características
Acuse de recibo Confirmación escrita de la entrega

Certificaciones De que se ha realizado la entrega., para conste a

los fines que sea necesario.
Franqueo electrónico Pago online de los envíos.

Reembolso Para retirar el envío de las oficinas, debe de pagar

la cam¡ntidad consignada.
Portes debidos El transporte lo abona quien recibe la mercancía.

Valor declarado Garantía para asegurar los envíos de objetos de

valor (por pérdidas o daños)
Recogida a domicilio Con la regularidad que estipule el cliente

CityPaq Para enviar o recibir paquetes a cualquier hora en

el sitio acordado.
Actividad 4.

5. Servicios de mensajería.
Son sustititutivos o complementarios a los servicios de correos.

Entre otros:

Servicio Modalidad
Urgente En el mismo día.
Día siguiente
Nacional Nocturno Primera hora del día siguiente
Día de la semana
Servicios insulares Entre 1 y 10 días
Internacional Se establecen zonas con sus tarifas y plazos
Reembolso Paga el destinatario
Confirmación de Con copia de albarán firmado
entrega
Servicios
Valor declarado SEGURO
Complementarios
Servicio de buzón En las oficinas/dependencias
del cliente
Agencia-Agencia / Oficina-Oficina
Actividad 5: Página 125, 17 y 18.

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 6. Normas de seguridad y confidencialidad de la correspondencia.
Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal:

- Obligación de mantener en secreto la información recibida.

- Obligación de destruir los documentos confidenciales cuando no
sean necesarios.
- Inviolabilidad en todo lo relacionado con envíos postales.

Actividad 6: Página 135, actividad 10.

7. Gestión de correspondencia de bases de datos.

Es un sistema para enviar cartas masivas a muchos destinatarios mediante
un modelo diseñado (una plantilla). Para usar este sistema es necesario
crear el origen de datos (base de datos en Access o hojas de cálculo en
Excel) y seguidamente crear la plantilla en un documento Word.

Actividad 7: Moodle.