Planificación y organización de la

grabación de datos

Los espacios de trabajo

Espacio de trabajo como diferentes puestos de trabajo:

 Espacios cerrados, para dar cierta intimidad

 Espacios abiertos: áreas diáfanas destinadas al
establecimiento de puestos de trabajo
 Espacios de valor añadido: lugares de reunión y descanso
 Espacios de servicio: para servir las necesidades esenciales
y básicas durante la jornada laboral

Tendencias actuales que quieren motivar al trabajador y tienen

en cuenta:

 Una mayor oferta de servicios al trabajador, como zonas

de descanso
 Una organización eficiente del espacio
 Estar diseñados con criterios de funcionalidad y
adaptándose a los procesos que se desarrollarán en ellos
 Incrementar la retención del talento y la productividad

Actividades
Usamos máquinas y sus accesorios para transcribir datos a
partir del material que sirve de fuente, con el objetivo de
almacenar y tratar posteriormente estos datos mediante
sistemas informáticos. Para ello analiza la información recibida
y comprueba que ésta reúne los requisitos necesarios para su
tratamiento. Si faltase información, busca y solicita los datos
que faltan e incluso puede hacer correcciones en la información
para adaptarla al formato de destino.

Objetivos
El grabador de datos es responsable de llevar a cabo la
grabación de la información, bajo la supervisión del encargado
del departamento del que depende y las herramientas
facilitadas para tal fin, fijando las medidas de control necesarias
para la correcta seguridad de la información grabada.

1.2 Técnicas de optimización recursos

y criterios de organización
Improductividad: se utilizan más recursos de los que se logran

Factores que inciden en la productividad:

 Factores externos: Incluyen la regulación del gobierno,

competencia y demanda, están fuera del control de la
empresa, estos factores pueden afectar tanto al volumen
de la salida como a la distribución de la entradas
 Calidad: La prevención de errores y el hacer las cosas bien
desde la primera vez son dos de los estimulantes mas
poderosos tanto para la calidad como para la
productividad.
 Fuerza de trabajo: selección y ubicación, capacitación,
diseño del trabajo, supervisión, estructura organizacional,
remuneraciones, objetivos y sindicatos.
 de producto: la investigación y desarrollo conducen a
nuevas tecnologías las cuales mejoran la productividad.
  de proceso: . Si el tipo de proceso no se selecciona
adecuadamente de acuerdo al producto y al mercado,
pueden resultar deficiencias.
 Capacidad e inventario la planeación cuidadosa de la
capacidad puede reducir tanto la capacidad en exceso
como la capacidad insuficiente.

Diferencias entre planificación y

programación
la programación

La programación se usa para:

 Utilizar bien el tiempo libre

 Dedicar a cada objetivo sus tareas evitando tener
demasiadas tareas que hacer fuera del momento asignado
 Conocer en cada momento cuál es la tarea que se debe
consiguiendo que el grabador se concentre en ella
despreocupándose del resto

Programación de tiempos cortos consigue en la alternancia de

períodos cortos de trabajo, de 15 a 30 minutos, por ejemplo, con
pequeñas pausas de entre 3 a 5 minutos.

 No deben omitirse los periodos de pausa porque gracias a

ellos se pueden cumplir con eficiencia los ciclos de trabajo
 Hay que rendir al máximo durante los períodos
reservados a trabajar
 No es obligatorio terminar totalmente con el objetivo en el
período de trabajo, sino que tras el descanso se puede
proseguir hasta su total desarrollo.

La planificación
La utilidad de la planificación reside en:

 Sabres cuándo el nivel de trabajo proyectado es de

imposible realización antes del período de tiempo se pase
 Decidir cuánto tiempo se va a dedicar a cada proyecto
 Predecir cuándo un no va a avanzar
 Dar salida a un nuevo objetivo cuando se comprueba que
se dispone de suficiente tiempo.

El resultado es que alivia la presión sobre el grabador de datos,

en nuestro caso.

el proceso de la planificación: herramientas

 La agenda: es un instrumento de trabajo personal en el

que se anota todas las responsabilidades y actividades que
se deben llevar a cabo a corto plazo o las que están
pendientes a medio o largo plazo.
 Citas a las que acudir o que recibiremos

 Tareas diversas que queremos realizar

 Llamadas telefónicas por hacer

 Actos que recordar

 Líneas de trabajo en marcha

 Tarjeteros o contactos para guardar información de

nuestros proveedores o clientes

Importancia de la planificación
¿Soy yo la persona adecuada para tomar esa acción, o debo
pasárselo a otra persona?

 Si considero pasarle la tarea a otra persona, deberé hacerlo

antes de que sea tarde
 Si soy la persona adecuada
  Tomo acción inmediata y realizo la tarea
 La clasifico como “Urgente”, “Prioritario”, “Normal”
 La pongo en “pendiente”, ya que falta información
para continuar con ella, o es para hacer a medio o
largo plazo
 La archivo finalmente

Gestión del papeleo

Aun aplicando todo lo anterior, el volumen de papeles que
llega a nuestro escritorio es y seguirá siendo importante, y
todos los documentos requieren decisiones. Estas mismas
decisiones hay que tomarlas sobre los archivos informáticos, los
emails, mensajes de voz, etc. Si el problema es que salen el
despacho muy poca de esta información, hay que tomar una de
las siguientes decisiones

1. Tirarlo
2. Archivarlo
3. Actuar sobre ello

Tirar: todo un arte

 El hábito de “ojear”
 No tenemos objetivos claros
 Miedo a tirar: ¿y si necesita alguien este documento, ahora
o en el futuro?

Aprendiendo a tirar:

 ¿Requiere esto alguna acción por mi parte?

 ¿Puedo encontrarlo en otro sitio?
 ¿Para qué puedo utilizar específicamente esta
información?
 ¿Existen implicaciones legales o financieras?
 ¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tuviera esta
información?
 ¿Necesita alguién esta información?