INSTITUCIÓN TEMA PONENTE

UNSAAC Gestión de Riesgos Magister. Adriana Zegarra

Ambientales- Incendios Tupayachi
Forestales
SERNANP Gestión de incendios en Biólogo. Roberto Quispe
áreas protegidas- Caso García
santuario Histórico de
Machupicchu
INAIGEM Efectos e impactos del Bióloga. Angela Mendoza
cambio climático en los Ato
ecosistemas de alta
montaña- Inventario
nacional de bofedales
GERENCIA DE MEDIO Gestión institucional de Ing. Edwin Mansilla Ucañani
AMBIENTE Y RECURSOS incendios en un contexto de
NATURALES Y GESTIÓN cambio climático.
AMBIENTAL
COMPAÑÍA DE BOMBEROS Control de incendios en el Seccionario Bigvay Romero
URUBAMBA B 118 Valle Sagrado Estrada
Cómo se realiza el corte de obra?
Corresponde conformar el comité respectivo o contratar el profesional respectivo.
Si por alguna razón se ha decidido realizar un corte de obra técnico administrativo, este
consiste en lo siguiente:
- Levantamiento de campo para verificar el estado físico del avance de la obra: metrados,
control de calidad etc.
- Inventario de existencias: materiales de construcción, herramientas y equipos,
documentos, etc.
- Desembolsos realizados por al área de administración en comparación con el expediente
técnico.
- Inventario documental: expediente técnico, informes de avance de la obra mensuales y
adicionales de obra, etc.
- Análisis del cronograma de ejecución de obra contrastado con el avance físico.
Luego de realizado el corte administrativo, se elabora el informe al jefe inmediato superior
y al Órgano de Control Institucional si lo hubiese. En este informe se indicará la
documentación inexistente así como las posibles deficiencias y problemas encontrados en el
momento del corte y los saldos de obra respectivo. Luego de esta acción, se asumirá la
residencia de la obra implementando los correctivos sugeridos: abriendo un nuevo cuaderno
de obra, reprogramando el cronograma de ejecución si fuera el caso.

8 pasos para escribir excelentes

informes de estado de los
proyectos
Entonces, ¿qué tal si generas informes de estado del proyecto? Considera
crear una estructura clara que puedas usar sistemáticamente para todos los
futuros informes de actualización de estado. También deberías asegurarte de
que coincida con el brief de tu proyecto para no salirte del tema con el informe.
Sigue esta guía para entender qué conviene incluir en el informe de estado de
tu proyecto y observa cómo ponemos los pasos en práctica con un ejemplo de
un proyecto de satisfacción de los empleados.

1. Elabora el informe en el mismo sitio

en el que se trabaja con el proyecto
Antes de emitir el informe, asegúrate de ya estar dando seguimiento a la
información del trabajo en una herramienta de gestión de proyectos. De este
modo, no tendrás que recopilar información proveniente de diversas fuentes.
En cambio, podrás reducir el trabajo manual y emitir informes con unos pocos
clics.
Al empezar a trabajar con una herramienta de gestión de proyectos, la captura
de las dependencias y la visualización de las tareas siguientes se hace más
fácil, porque no pierdes nunca de vista el estado real del proyecto.

2. Ponle un nombre al informe

Una excelente opción es simplemente usar el nombre que ya tiene el proyecto,
para ser claros. Si emites informes de este proyecto con frecuencia, es
probable que también sea conveniente incluir una fecha o marca de tiempo.
Ejemplo del título del informe de un proyecto: Febrero de 2020 - Iniciativa sobre la
satisfacción de los empleados

3. Indica el estado del proyecto

Cuando nos referimos al estado del proyecto hablamos del estado actual. Este
estado puede variar entre un informe y otro, en particular si surgen obstáculos
o se desactivan grandes riesgos que enfrentaba el proyecto. Busca
una herramienta de gestión de proyectos que te permita informar el estado del
proyecto y comunicar si está en curso (como se esperaba) o no. Una forma de
hacerlo es mediante un sistema de códigos por color (verde, en curso; amarillo,
en riesgo; rojo, con retraso).
Ejemplo de actualización de estado de un proyecto: El estado del proyecto está: en
curso.

4. Resume rápido el informe del estado

El resumen del informe de estado del proyecto debe ser breve, de dos o tres
oraciones. El objetivo es ofrecer a los lectores, que cuentan con poco tiempo
para leer el informe completo, algo que no sea demasiado largo, de lectura
rápida y con los puntos más importantes.
Esta es la primera sección del informe. Es el mejor lugar para que hagas lo
siguiente:
 Incluir los puntos destacados
 Marcar los principales obstáculos
 Identificar los riesgos inesperados que se pueden presentar
Ejemplo del resumen de un informe de estado: Se recabaron los resultados de la
encuesta y están en revisión. A primera vista, vemos un 80 % de satisfacción
de los empleados, 3 puntos más que en la encuesta anterior. El Comité de
Participación está trabajando con el equipo directivo para implementar
iniciativas nuevas de participación en nuestras áreas de interés, que pueden
incluir el crecimiento profesional y la transparencia.

5. Agrega una visión general de cada

área clave
Las áreas clave pueden variar entre un informe y otro, dependiendo del
proyecto con que se trabaje. Aunque también pueden ser siempre las mismas.
Por ejemplo, en un proyecto ágil con mejora continua, probablemente convenga
trabajar con áreas clave dinámicas que abarquen distintos puntos con los que
ya haya trabajado el equipo en el sprint anterior. Como alternativa, en un
proyecto de planificación de eventos hay una cantidad fija de áreas clave con
las que siempre conviene trabajar, como la promoción, las inscripciones y los
oradores.
En cada área clave del informe de estado, agrega algunas viñetas con las que
te mantendrás actualizado acerca del progreso, los triunfos y los próximos
trabajos.
Ejemplo de una descripción general de un área clave: Resultados de la encuesta
 El 70 % de los empleados respondió a la encuesta de satisfacción.
 Nuestra calificación general respecto a la satisfacción ha sido del 80 %.
 Solamente el 57 % de los empleados informa tener un plan de carrera claro para
avanzar, un 5 % menos que en la encuesta anterior.
 El 41 % de los empleados eligió a la transparencia como la principal mejora que
quisieran ver.

6. Agrega enlaces a otros documentos o

recursos
Aunque es probable que no quieras incluir cada detalle acerca de cómo está un
proyecto, algunas personas querrán saber más. Para los involucrados que
buscan información más exhaustiva, puedes brindar enlaces a otros
documentos o recursos. Aquellos que incluyan información más específica
sobre el proyecto, como los enlaces a los hitos particulares del proyecto, o algo
que demuestre con mayor amplitud el impacto del proyecto, como una
referencia a los objetivos de negocios a los que se contribuye con el proyecto.
Ejemplo: Incluye un enlace a la encuesta de satisfacción de los empleados y
también a los OKR más amplios de la empresa sobre cómo aumentar el
compromiso de los empleados a lo largo del año fiscal.

7. Identifica los obstáculos que hayan

surgido en el proyecto
En todos los proyectos se enfrentan obstáculos. Se pueden presentar en forma
de riesgos del proyecto, excesos inesperados en el presupuesto o demoras que
afecten al cronograma del proyecto. Si mantienes a los involucrados al tanto
cuando surgen los problemas, ayudará a que todos se ajusten en consecuencia
para seguir su curso.
Ejemplo de obstáculo: El equipo directivo quiere analizar los resultados antes de
que el Comité de Participación se reúna nuevamente, pero no podrá hacerlo
sino hasta después de tres semanas. Esto hará que el cronograma global del
proyecto se demore.

8. Destaca los pasos a seguir

Puedes incluir una lista de los próximos pasos, los elogios que quieras hacerle
a alguien o cualquier otra cosa que quieras destacar.
Ejemplo: Gracias, Sarah A., por enviar múltiples comunicaciones a los
empleados para incentivarlos a participar en la encuesta.

Plantilla para crear tu informe de

estado del proyecto
Para poner en práctica rápidamente todo lo que has aprendido en la sección
anterior, redacta tu próximo informe de estado del proyecto con esta plantilla
fácil de llenar:
Nombre del informe:
Ponle un nombre al informe. Podría ser tan simple como el nombre del proyecto y la
fecha del informe.
Estado del proyecto:
¿El proyecto está en curso, en riesgo o con retraso?
Resumen:
Incluye aquí una descripción breve de los puntos más importantes del informe de
estado del proyecto. Ten en cuenta que quienes estén muy ocupados podrán mirar solo
esta sección, de modo que es mejor que incluyas cualquier obstáculo o punto que
quieras destacar de los que deba enterarse todo el equipo.
Área clave nro. 1: Resumen general
 Detalles específicos sobre el progreso, los logros y el trabajo que sigue a
continuación.
 Detalles específicos sobre el progreso, los logros y el trabajo que sigue a
continuación.
 Detalles específicos sobre el progreso, los logros y el trabajo que sigue a
continuación.
Área clave nro. 2: Resumen general
 Detalles específicos sobre el progreso, los logros y el trabajo que sigue a
continuación.
 Detalles específicos sobre el progreso, los logros y el trabajo que sigue a
continuación.
 Detalles específicos sobre el progreso, los logros y el trabajo que sigue a
continuación.
Área clave nro. 3: Resumen general
 Detalles específicos sobre el progreso, los logros y el trabajo que sigue a
continuación.
 Detalles específicos sobre el progreso, los logros y el trabajo que sigue a
continuación.
 Detalles específicos sobre el progreso, los logros y el trabajo que sigue a
continuación.
Información adicional y enlaces:
Enlaces a detalles relevantes o a información general que pueda despertar el interés
para los involucrados en el proyecto. Esta sección ofrece la posibilidad de que los
miembros del equipo ahonden en detalles específicos o de que entiendan qué lugar
ocupa la iniciativa del proyecto entre los objetivos estratégicos más amplios.
Obstáculos:
¿Estás afrontando algún desafío en este momento? ¿Cómo lo resolverás?
Notas adicionales o aspectos destacados:
¿Hay algo más que tu equipo deba saber? ¿Cuáles son los pasos principales que siguen
a continuación?

Ejemplo del informe de estado de

un proyecto
Si bien es cierto que una guía práctica para escribir informes de estado del
proyecto puede ser útil, a veces, un ejemplo de la vida real te permite ver
efectivamente cómo lucirían tus actualizaciones, ¿cierto? Pensamos que
podrías estar de acuerdo, así que a continuación te ofrecemos un ejemplo que
puede ser de gran utilidad:
Nombre del informe: Lanzamiento del ebook
Estado del proyecto: En curso
Resumen:
¡Esta semana avanzamos mucho! Todavía estamos en la etapa conceptual,
pero Avery Lomax va a elegir un tema esta semana. Los equipos de Contenido
y Diseño están a la espera y listos para comenzar apenas les demos la
aprobación.
Concepto:
 El equipo de Planificación se reunió para tratar el tema global
 Tenemos tres ideas finales y el viernes elegiremos una
 Debemos entregarle un resumen al equipo de Contenido el jueves siguiente
Contenido:
 El equipo de Contenido está listo para empezar a escribir acerca del producto tan
pronto como le demos fin a nuestra idea
 Están reuniendo la información pertinente de la empresa que se debería incluir
Diseño:
  Se revisó el diseño de cinco ebooks de ejemplo para determinar el estilo que se
prefiere
 Para el martes próximo habrán elegido una plantilla
Notas adicionales o aspectos destacados:
 Jen estará de licencia toda la semana próxima. Por lo tanto, envíen todas sus
dudas respecto al contenido a Joy.
 Gracias, Henry, por seleccionar, organizar y presentar una lista tan amplia de
temas para que elijamos.
Problemas/desafíos:
Como todos saben, falta muy poco para la fecha de entrega del ebook. Es
crítico que todos trabajemos en nuestra herramienta para gestión de proyectos.
Así, nos mantendremos organizados y bien encaminados. ¡Gracias!