DIRECCION DE GESTION HUMANA

CONCEJO MUNICIPAL DE ZAMORA

INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE EXPEDIENTES Y ARCHIVO DE PERSONAL.

I. Objetivo
Establecer el conjunto de disposiciones a seguir para el manejo de expedientes y
archivo de personal Activo, Egresado, Jubilado y Pensionado.

II. Alcance
Todas las Direcciones

III. Descripción del Procedimiento:

Departamento de expedientes y archivo

1. Solicita al trabajador la documentación siguiente:

- Síntesis curricular actualizada
- Copia de la cédula de identidad.
- Partida de nacimiento del funcionario
- Cedula de identidad de los hijos
- Partida de nacimiento de los hijos
- Cédula de identidad del esposo (a), cónyuge o concubino (a)
- Título de bachiller
- Titulo universitario (fondo negro)
- Constancia de estudio de los hijos
- Constancias de trabajo, estudios y/o cursos del funcionario
- Inscripción militar
- RIF actualizado
- Declaración Jurada de Patrimonio.

Trabajador

2. Consigna ante la oficina la documentación antes señalada:

Departamento de expedientes y archivo.

3. Recibe del trabajador la documentación.

4. Verifica y certifica la documentación consignada por el trabajador.
4.1 En el caso de no proceder, devuelve al trabajador para adecuar el trámite.
 4.2 En el caso de ser procedente, se procede a armar la carpeta, foliar y fechar los
documentos en orden de consignación y elaborar el índice de documentos que se van
agregando..

Esta enumeración se hace de la siguiente manera:

- El número se escribe en la parte superior derecha de cada hoja que conforma el

documento.
- Deben ser legibles, sin borrones y en un espacio en blanco.
- Se realiza en el mismo sentido en que han sido acumulados en forma cronológica. Se
puede iniciar de adelante hacia atrás.
- Los expedientes no deben exceder los 200 folios, salvo que la entidad disponga lo
contrario
- En caso el expediente tenga más de 200 folios, se conforman tomos, pero se mantiene
la numeración correlativa, es decir, el segundo tomo continúa la numeración del primero.
- Las hojas donde se hayan adherido documentos en formatos menores al A4, también
deben ser numerados.
- No se folian carátulas, hojas en blanco (que no tengan información en anverso, reverso
o ninguna), ni documentos empastados, paginados o foliados de fábrica.

4.3 Adicional a los documentos exigidos en el punto Nº 1, el expediente debe

seccionarse con separadores para la siguiente documentación:

4.3.1 Datos operacionales

● El Contrato
● Normativas Internas
● Declaración de ruta que determina cuales son las vías de acceso al llegar y al salir de
lugar desde su hogar al trabajo diariamente.
● Notificaciones de Riesgos

4.3.2 Datos de Seguridad Social

● La inscripción ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS)

● Inscripción Fondo de Ahorro Vivienda y Hábitat (FAOV)
● Inscripción de Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista (INCES)

4.3.3 Datos Recibos de pagos

 ● Recibos de Pago de sueldo
● Recibos de Pago de bono de alimentación
● Descuentos, préstamos y retenciones de lo devengado mensualmente.
● Utilidades, todos los recibos de pagos anuales por este concepto, debe estar
separado del recibo de pago de nómina normal que se le da al empleado
quincenalmente.
● Vacaciones, todos los recibos de pagos y fecha de baja de descanso vacacional
● Antigüedad, registro del cálculo de prestaciones sociales de acuerdo a su
antigüedad.

4.3.4 Permisos y reposos médicos

● Solicitud de permisos
● Reposos avalados por el IVSS

4.3.5 Reconocimientos, llamadas de atención y amonestaciones.

4.4 No deben extraerse documentos originales de los expedientes. Para cualquier

tramitación hay que realizar fotocopias. Si es necesario usar el original, debe quedar un testigo
en el expediente con los datos del documento, fecha y persona que lo extrajo.

4.5 La ordenación de documentos dentro del expediente será cronológica, siguiendo el

orden de consignación, de forma que el primer documento, de abajo a arriba, será el más
antiguo y el último incorporado el más reciente.

4.6 Los criterios para formar un expediente deben ser constantes, uniformes y conocidos
por todo el personal de la unidad.

5. Una vez armado el expediente se procede a su archivo, de acuerdo a las siguientes

características:
● Las carpetas son colocadas en colgantes identificados con el primer nombre,
primer apellido y cédula de identidad del trabajador (en orden alfabético del
primer apellido).
● En el estante los expedientes se distribuyen de la siguiente forma:
- Ala izquierda: empleados fijos, luego Ediles, Directores, Coordinadores
seguido de Contratados y Obreros activos
- Ala derecha:Obreros Jubilados y Pensionados, Empleados Jubilados y
Pensionados y Ediles Jubilados
- En tres estantes reposan los expedientes del personal egresado
organizado por números de cédula de identidad, comenzando con el
NºV-293.323.