EL OFICIO .

El oficio es un documento de carácter oficial ,que se utiliza en los organismos del Sector
público y por extensión ,en algunas instituciones educativas,culturas,sociales y deportivas que no dependen
del Estado.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial ,a las autoridades de más alta jerarquía.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones,invitar ,pedir información,contestar ,remitir
documentos,agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo.

AREA DE DIFUSIÓN. El oficio se difunde en dos niveles : a nivel externo,es decir fuera de una institución
; y a nivel interno ,dentro de ella.
A nivel externo ,establece comunicación con personas ajenas a la entidad,especialmente con aquéllas que
ocupan cargos directivos.

A nivel interno.enlaza a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una entidad o institución.

FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS

–Los oficios de circulación externa son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución o por
quien hace su veces.Sin embargo,en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la
institución,abordando asuntos específicos de trabajo pueden los que dirigen los órganos internos hacerlos
redactar a nombre suyo y firmarlos,pero eso sí,sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad.
-Los oficios de circulación interna son firmados por los que desempeñan cargos directivos en la institución.
-Los que no desempeñan cargos directivos no están facultados para hacer uso del oficio,porque no
representan legalmente ni a instituciones ni a sus órganos.estas personas se comunican con sus superiores o
entre ellas,según los casos ,mediante memorandos,informes,cartas o solicitudes.Por lo tanto,el oficio no
puede ser usado a título personal,sino en representación de una entidad o institución, o en mérito a un cargo
directivo que se ocupa.Por ejemplo ,lo usan los directores de los ministerios,los
rectores,vicerrectores,decanos,jefes de departamentos de la universidades; los directores de centros
educativos,etc.; y no así los trabajadores administrativos ni los profesores de aula o de área que no
desempeñen ningún cargo directivo.

PARTES DE UN OFICIO.
1.-El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:

a)Membrete

b)Lugar y fecha

c)Código

d)destinatario

e) asunto (no es obligatorio en los oficios redactados en formato.

f)Texto

g)ante firma

h) Firma,posfirma y sello

i) con copia

j) pie de página.

2. Y las siguientes complementarias

-Nombre del año (obligatorio únicamente en los oficios de circulación externa)

-Referencia

-Anexo
LA SOLICITUD es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o servicio
que se considera que puede ser atendido.
El derecho a petición en caso de Perú está amparado por el Art.2º inciso.20,de la actual Constitución Política
que manifiesta que toda persona tiene derecho a formular peticiones ,individual o colectivamente ,por
escrito ante la autoridad competente, la que está obligada a dar al interesado una respuesta también por
escrito dentro del plazo legal, bajo responsabilidad.
Los miembros de las fuerzas Armadas y Policía Nacional sólo pueden ejercer individualmente el derecho de
petición.

La solicitud inicia el trámite de una acción no contenciosa. Puede ser entregada personalmente por el
interesado, por intermedio de otra persona o remitida vía fax o por correo, en este último caso, como
“correspondencia certificada”. Al enviarse por correo, debe ser depositada antes del vencimiento del plazo
establecido para su presentación. Si la solicitud llega a su destino después del plazo fijado para su entrega, se
toma en cuenta como si hubiera sido presentada la fecha de su depósito en el correo, lo que se prueba con el
respectivo comprobante de recepción del correo o su certificación.
A veces la solicitud se presenta acompañada de los requisitos que exigen las instituciones para tratar o
entender el pedido formulamos. Por ejemplo, cuando se solicita certificado de estudios hay que adjuntar el
recibo del pago que se ha efectuado por este concepto. Dichos requisitos pueden ser certificados,
constancias, recibos, fotografías, fichas, declaraciones juradas, el “currículum vitae” del interesado,etc.Los
documentos que se acompañan a la solicitud debe presentarse debidamente ordenados (en el orden en que lo
exigen),numerados y engrapados ,o colocados en un fólder para que no se pierdan o confunda.
Si en el curso del tratamiento de la solicitud, se advierte que el solicitante no ha cumplido con todos los
requisitos necesarios para la atención de su pedido, la autoridad podrá notificarlo, de oficio, para que subsane
tal omisión en un aplazo prudencial.
2.-ENLACE
La solicitud establece relación entre el solicitante o los solicitantes y la autoridad a quien está dirigida
(destinatario).

El que presenta una solicitud lo hace como persona natural, con derechos y responsabilidades individuales, al
margen del cargo que podría desempeñar en la institución o fuera de ella.

3.-FACULTAD PARA FIRMAR LAS SOLICITUDES

Esta facultad la tiene toda persona natural capaz mayor de 18 años.asimismo,los representantes legales a
nombre de aquéllos a quienes representan.

Los menores de 18 años ejercen su derecho de petición por intermedio de sus padres o apoderados; salvo que
algunas instituciones permitan ejercerlo en determinados casos, como los colegios para que soliciten sus
certificados de estudios al concluir su educación secundaria.
La solicitud puede ser presentada pro cualquier miembro de una institución, e incluso por una persona ajena
a ella, dependiendo de la naturaleza del pedido.
El que no es miembro de una institución presenta su solicitud por “mesa de partes” y el servidor de ella lo
puede hacer por “mesa de partes “o por intermedio de su jefe inmediato. si el conducto es este último, el jefe
da curso a la solicitud mediante proveído, “hoja de trámite “u otro documento ,con su opinión favorable o
desfavorable.

Toda solicitud debe presentarse por lo menos con una copia, la cual debe ser sellada, firmadas y numerada
por la persona que recepciona su original. Esta copia es la única constancia de la presentación de la solicitud
y permanece en poder del solicitante par efectuar cualquier reclamo si se pierde o demora la atención.
*Aclaramos: últimamente cada institución cuenta con formatos de solicitud y allí simplemente hay que
llenar los datos y la petición correspondiente.Pero,si no cuenta con ese formato hay que redactarlo en
computadora y en sitios donde no existiera éste último puede hacerse manuscrito en papel bond con letra
legible y sin errores ortográficos. También cada institución tiene algunos modelos llenados para facilitar la
petición al usuario en caso de formatos que usa la entidad.
4.-PARTES DE UNA SOLICITUD
La solicitud es un documento que tiene una estructura muy peculiar y son:
1.-Sumilla: es el resumen del pedido. Se escribe en la parte superior derecha del papel. La sumilla es
importante por en muchas cosas se evita la lectura de todo el contenido de la solicitud.
Ejemplos: SOLICITO: Examen de subsanación

SOLICITO: Certificado de Estudios de 5to año “A”(…)

2.-Destinatario: Es la persona o entidad a quien se dirige la solicitud, debe escribirse después de la sumilla y
todo en mayúscula.
Ejemplos: SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO…

SEÑOR ALCALDE PROVINCIAL DE…

3.-Iniciales de tratamiento y cargo de la autoridad

Ejemplo: Señor Director (SD)

Señor Alcalde ( SA)

4. Presentación del solicitante: datos o referencias personales, tales como

a) Nombres y apellidos completos

b) Ciudadanía

c) Edad

d) DNI (documento nacional de identidad)

e) domicilio.

En esta parte termina con una expresión de cortesía.

Ejemplo

Patricia Gonzales Pacheco, peruana, de 23 años de edad, con DNI N° 26639848, domiciliada en el
Jr..Alfonso Ugarte N° 298, Cajamarca, a usted con toda consideración expongo lo siguiente:

5.-El texto, cuerpo o petición: Es el asunto argumentativo que consta de dos partes:
a) La parte considerativa en la que se hace referencia del motivo a los dispositivos legales vigentes por los
que se solicita.

b) La petición correspondiente que se afianza con la inclusión de los documentos requeridos para tal efecto.

Ejemplo:

Que deseando continuar mis estudios, solicito se digne autorizar se me otorgue mi certificado de estudios del
5to año “A” cursado y probado en………para el efecto, acompaño el recibo de pago en tesorería y las
fotografías correspondientes.

6.-La despedida o conclusión: Llamado también pie. Consta de dos partes:

a) Menciona lo expuesto en la solicitud
Ejemplos:

Por lo expuesto:

Por tanto:

b) Son expresiones de agradecimiento por la atención que se dé al documento y se termina haciendo mención
a la justicia.

Ejemplo:

A usted suplico atender a mi solicitud por ser de justicia.

7.-Lugar y fecha.Se escribe al pie de la despedida y en la parte central a la derecha:  

8.-Firma.
 EL MEMORÁNDUM es el documento  mediante el cual es posible emitir un comunicado, de tal forma que
se pone en advertencia alguna decisión, se da a conocer alguna orden, o quizás  para recordar  acciones que
se deben de tener en cuenta. Este documento es bastante usado en los organismos dependientes debido a que
tienen la capacidad de ser documentos flexibles, prácticos, breves y directos. 

Se considera que estos documentos son los más usados en  área de la administración pública, ya que poseen
las características de un oficio y la capacidad de que la comunicación externa e  interna puedan ser
notificadas mediante este escrito. El área de difusión de este documento solamente puede ser de carácter
interno, ya que como se sabe el único ambiente donde se difunde y circula es dentro de la institución o de la
empresa.

La persona que tiene la capacidad de poder firmar los memorandos son aquellos que son parte de una
institución o de una empresa, sin hacer ninguna clase de distinción jerárquica.  Las  partes para poder
redactar un correcto memorando son:

 Lugar y fecha.
 Código.
 Destinatario.
 Asunto.
 Cuerpo.
 Despedida o antefirma
 Firma y posfirma.
 Suscribir Con Copia o "C.C".
 Pie de página.

Ciertas veces se recomienda incluir además las siguientes partes en este documento:

 Membrete.
 Nombre del año.
 Referencia.
 Sello.
 Anexo.
 Redacción del texto.

Se tienen dos clases de memorándum, que son el memorándum simple y el múltiple, la diferencia radica que
en el memorándum simple es usado para comunicar, remitir, solicitar o comunicar la realización de acciones
o tareas. Las características de esta clase de memo es que es capaz de compartir las mismas características
con el oficio simple.

Mientras que el memorándum múltiple es utilizado para dar a conocer decisiones o dar información sobre
algún tema en particular, pero en forma simultánea y a varios destinatarios, esta clase de documento también
es conocido con el nombre de memorándum circular.
EL INFORME
El informe ( del latín Informe,de in,pri y form,figura).Acción o efecto de informar o dictaminar .Enterar o
dar noticia de una cosa.
Es un documento mediante el cual se da a conocer al jefe o autoridad inmediato superior ,algún asunto
encomendado o que se presenta en forma imprevista.

El informe según el caso ,puede ser presentado por una o más personas ;por una comisión especialmente
encomendada.Este documento se utiliza con mucha frecuencia en investigaciones o estudios ,ya sea
entidades públicas o privadas.
PARTES DE UN INFORME
Las partes de un informe son: encabezamiento, introducción, texto ,fórmula de cumplimento ,firma y sello.

1. Encabezamiento:
-Lugar y fecha

– al centro y en la parte superior INFORME.

-Luego de dos espacios las palabras:

A o AL

DE o DEL

-Asunto

2.- Introducción( se acostumbra alguna de las frases siguientes)

-Cumplo con informar a su despacho…

-La comisión que suscribe…

-En cumplimiento a lo dispuesto por la superioridad…

-En mérito a lo dispuesto por la resolución …

-De conformidad con lo solicitado por…

3.-Texto del informe o texto: incluye:

-Indicar hechos

-Exponer razones

-Formular las recomendaciones

-Conclusiones

4.-Fórmula de cumplimiento:
-Es cuanto tengo que informar a usted…

-Pido se sirva resolver de acuerdo a lo expuesto…

-Atentamente.

5.Firma(s),informante(s)