GUIA #3 TRAMITAR CORRESPONDENCIA

HERNAN DARIO MONTERO AGUILERA

SENA CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
BOGOTA
2023
GUIA #3 TRAMITAR CORRESPONDENCIA

1
 HERNAN DARO MONTERO AGUILERA

TRABAJO ESCRITO

INSTRUCTORA SANDRA ROCIO PERDOMO YATE

SENA CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
BOGOTA
2023

2
 CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN
ACTIVIDADES DE REFLEXION INICIAL
PUNTO 3.3.1 05
PUNTO 3.1.2 06
3.2 ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACION 07
PUNTO 3.2.1 08
PUNTO 3.3.1 08
PUNTO 3.3.2 09
PUNTO 3.3.4 10
PUNTO 3.3.5 11
PUNTO 3.3.6 12
PUNTO 3.3.8 13
PUNTO 3.3.9 13
PUNTO 3.3.15 14
PUNTO 3.3.17 15
CONCLUSIONES 34

3
 INTRODUCCIÓN

En la era digital en la que vivimos, donde la comunicación electrónica y las

redes sociales dominan gran parte de nuestras interacciones, la tramitación de
correspondencia podría parecer un concepto anacrónico. Sin embargo, lejos de
desaparecer, la correspondencia física aún desempeña un papel fundamental
en la comunicación oficial, empresarial y personal. En este trabajo,
exploraremos en detalle el proceso de tramitar correspondencia, desde su
importancia histórica hasta su relevancia contemporánea en un mundo cada
vez más conectado. Analizaremos los elementos clave de este proceso, desde
la redacción de cartas y documentos hasta la selección de medios de envío y la
consideración de aspectos éticos y de seguridad. A medida que navegamos por
este tema, descubriremos cómo la tramitación de correspondencia no solo
preserva tradiciones esenciales, sino que también sigue siendo una
herramienta vital en la transmisión de información crucial en diversas esferas
de la vida moderna.

4
3.1. Actividades de Reflexión inicial.
3.1.1 Reflexionar sobre la siguiente historieta:

5
¿Qué dificultades se presentan al manejar archivo de documentos en su
entorno familiar?
R/ Yo pienso que unas de las dificultades que se presenta al guardar los
archivos en mi entorno familiar, es que no nos ponemos de acuerdo sobre
quien va a guardar los documentos, ni tampoco se asigna un lugar especifico
para guardar dichos documentos; claro esta haciendo referencia a los
documentos como recibos, comprobantes del pago del arriendo entre otros
documentos que son por así decirlo son de interés común para la familia,
porque los documentos personales cada uno guarda los suyos.
¿Alguna vez ha sentido extrañar algún documento que parecía ya no
importante?
R/ Si, hace poco se me refundieron unas certificaciones laborales que según
decía yo no eran importantes; pero cuando las necesité si descubrí que eran de
vital de importancia, ya que me toco volver a solicitarlas para una diligencia que
debía hacer.
¿Teniendo en cuenta la historieta, cree usted que la vigencia de un documento
es importante?,
explique en un párrafo mínimo de cuatro líneas.
R/ Claro que la vigencia de un documento es muy importante, primero pues
para verificar que dicho documento sea legal, también porque es de vital
importancia mantener un orden de los documentos; ya que ayuda a
encontrarlos muy rápido y también para que cualquiera los encuentre sin
generar desorden.
¿Según la historieta, cuál es la solución? Describa un párrafo de tres líneas.
R/Una solución es como lo plantea el trabajador, tener una gestión documental,
es importante también tener estos documentos organizados por fechas ya que
así se pueden ubicar fácil, también los que se puedan digitalizar se digitalicen,
ya que para mí es mejor tener los archivos de una manera digital y que es
amigable con el medio ambiente.
¿Considera usted que la conservación de documentos y la forma en cómo se
gestionan son
necesarios en su vida personal y laboral?, desarrolle en siete líneas
R/ Claro que lo considero importante, ya que en mi vida personal tener mis
documentos en excelente estado me sirve para hacer mis diferentes diligencias
y al conservarlos se que documentos tengo y cuando se llegue la hora de
solicitar algún documento nuevo puedo verificar si lo tengo en mi poder o no,
también es importante porque se puede evitar que caigan en manos de
terceros. En lo laboral es muy importante conservar los documentos por
muchas razones, una de ellas es porque se puede validar con ellos como esta
la empresa legalmente, también es importante tener un respaldo digital de

6
dichos documentos por si llega a ocurrirle algo a los documentos en su forma
física.
3.1.2 Reflexionar sobre la siguiente historieta: Aprendiz: ¡Bienvenido a su
proceso de formación!!! Inicie el desarrollo de la guía observando el video que
se encuentra en la carpeta de material de apoyo (Video- Cualidades de un
buen asistente administrativo). Luego, de forma individual, describa lo
observado en el video en un máximo de 5 líneas.
R/ En el video se puede observar que la señorita que es la asistente
administrativa es como poco dedicada en su cargo razón por la cual no ejerce
su trabajo de una manera correcta; ya que cuando llega el cliente ella no lo
atiende como es debido y lo trata con evasivas y sin prestarle la atención que el
merece, si no que por el contrario lo trata con grosería e indiferencia,
ocasionando que el cliente se moleste y se retire del lugar manifestando que ya
no quiere hacer negocios con el jefe de ella.
Responda para su carpeta de evidencias:
¿Por qué considera Usted que es importante un Asistente Administrativo en las
empresas?
R/ Yo considero que es importante un asistente administrativo ya que sirve de
apoyo para las diferentes áreas de la compañía y de los administrativos la
misma y que también al estar al servicio del cliente es muy importante la actitud
que se tenga porque uno por así decirlo es la cara de la empresa.
¿Qué lo motiva a Usted a emprender la acción de la asistencia administrativa?
R/ A mi me motiva la asistencia administrativa por la razón de que me gusta
este tipo de trabajo porque siempre he querido ocupar algún cargo
administrativo y que mejor manera que empezar como asistente administrativo,
pero quiero seguir con esta formación y seguir escalando en esta área.
¿Cómo cree usted que aportaría a las empresas desde este campo de acción?
R/ Yo les aportaría a las empresas mi disposición y dedicación que tengo para
todo lo que me propongo, una buena actitud para hacer las tareas que se me
asignen, también aporto a que cada día me propongo a ser mejor para así dar
todo de mí, que se pueda apreciar la responsabilidad que amerita el cargo.
Identifique las acciones incorrectas del Asistente Administrativo. Proponga una
acción correcta.
R/ Las acciones incorrectas del Asistente Administrativo pueden incluir la falta
de organización, mala comunicación, falta de atención al detalle,
incumplimiento de plazos y falta de confidencialidad.
Para mejorar, el asistente debe adoptar acciones correctas como establecer un
sistema de organización efectivo, comunicarse de manera clara, prestar
atención a los detalles, cumplir con los plazos y mantener la confidencialidad
de la información sensible.

7
3.2 Actividad de contextualización.
Observe el video ¿Qué es la gestión documental digital?, el cual se encuentra
en la carpeta del material de apoyo: Elabore una conclusión sobre el video
observado.
Conforme grupos de 4 integrantes y analice el siguiente caso:
“Lola Mento concursó para una vacante de Asistente Administrativo en Aviatur
en la cual salió favorecida. Para ello, debe presentarse en la Empresa con sus
documentos; pero tiene una dificultad y es que días antes de recibir la
notificación para iniciar labores, extravió el diploma”. Pregunta:
¿Qué acciones debe realizar Lola Mento para recuperar su diploma y optar por
el cargo ofrecido?
R/ Avisar a la empresa de la pérdida del diploma, solicitar un tiempo prudente
para poder realizar esta diligencia para solicitarlo nuevamente al colegio
igualmente si cuenta con el acta de grado respaldarse con este documento
para continuar con este proceso sí que le acareen mayores consecuencias
3.2.1 Para continuar con el desarrollo de esta guía, es importante recordar que
en la vida personal y/o laboral cada mes se reciben o se tiene contacto con
algún tipo de documento. Teniendo en cuenta lo anterior, responda las
siguientes preguntas en su portafolio:
¿Por lo general cuáles son los tipos de documentos que Usted recibe?
R/ En mi actual trabajo los documentos que manejo son remisiones de pedidos,
facturas de entrega de reciclaje, planillas de realización de actividades.
¿Cuál es la técnica que utiliza para organizarlos y archivarlos?
R/ Yo los almaceno de manera parcial ´por fechas, después hago entrega de
estos a mi jefe inmediato.
3.3.1 Realizar lectura del Capítulo dieciocho (18) de la página 157 a la 165 del
libro Fundamentos de Administración de Carlos Ramírez Cardona, Tercera
edición y resolver las preguntas del
“cuestionarios de repaso”, de la página 166. El libro se encuentra en el material
de apoyo.
1.Describa los pasos o actividades que un administrador debe dar para lograr
tomar una decisión correcta.
Para la toma de decisiones el administrador, debe tener una planeación,
organización dirección y control
La planeación: se base el lo que se quiere lograr
La organización: en quienes van a participar y las funciones de cada uno de los
participantes

8
La dirección: es la persona que va a organizar y delegar las actividades
Control: es la persona que verifica, la actividad realiza planes de mejora y toma
de decisiones.
2. cuales son los ciclos del proceso administración de acuerdo con el modelo
de lichfield?

El proceso según el modelo es: toma de decisiones, programación,

comunicación, control, evaluación
3. Que se busca y que se mide cunado se busca un proceso de evaluación
Que no cambien los objetivos ni el carácter de los hechos ni la base de los
mismo
Se mide el tiempo de la actividad y la ejecución de otras maneras sin perder el
protocolo,
Se mide el trabajo individual y en grupo
Las diferentes maneras de comunicación si son asertiva
La observación de resultados y toma de decisiones
4.Que responsabilidad tiene el administrador respecto al modelo de
comunicación.
Establecer canales para el flujo de información entre el jefe y los subalternos
Dar apoyo logístico para la selección de los medios
Debe vigilar los mensajes y canales sean eficientes y no presentar barreras
que impidan la comunicación
5. ¿en qué consiste la función de control y por qué se dice que es esencial?

9
Es para lograr el cumplimiento fiel de las decisiones tomadas la función del
control es notable para que lo aplica es que tiende a tomarlo como un fin en si
mismo se vuelve interesado en mantener los procesos y alcanzar los fines.
3.3.2 Realice la lectura autorregulada del material de apoyo Manual de
Funciones y elabore el manual de funciones del Asistente Administrativo y
explique la importancia de este en una empresa.

ANÁLISIS DE CARGO
ADM-02-01 FOR-PER-
3-V1

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

1.1 Nombre: Hernán Montero

1.2 Período de 2 meses

prueba:

2. REQUISITOS DEL CARGO

Técnico en el área administrativa, conocimientos básicos de Excel y demás
programas de ofimática, con habilidades en la redacción de documentos,
atención y servicio al cliente, buena disposición para realizar las actividades
trabajo en equipo y gran capacidad de adaptación a los cambios.

3. PERFIL PROFESIONAL
3.1
3.2 Conocimientos / 3.3 Competencias
Procedimientos/Habilidade
Saberes esenciales Sociales
s cognitivas, psicomotoras
. habilidad de trabajar en
grupo, de mantener una
buena comunicación con el
personal de trabajo 1. el respeto
2.Gran capacidad de Cocimientos básicos de 2. dar las gracias
persecución. la ofimatica. 3. escuchar
3. Adecuado manejo de sus Buena retentiva de la 4. actuar de
relaciones afectivas información que se me manera eficaz
laborales suministra ante una
situación
4. con buen conocimiento
de competitividad

3.4 Comportamentales 3.5 Biológicos

. Adecuadas habilidades sociales 1. Manejo del estrés en diversas
2. Capacidad de trabajo en equipo situaciones.
3. Solución de problemas 2. Destreza corporal para realizar

10
 4. Toma de Decisiones actividades que requieren estar
5. Estabilidad emocional sentado durante largo tiempo.

4. RESPONSABILIDADES

4.1 Dinero: Cualquier movimiento de dinero debe ir aprobado por el

Gerente General, caja menor

Deberá responder por los elementos asignados a su cargo.

4.2 Equipos:
Por los equipos que manipulará y la información que estos
tienen, deberá firmar documento de compromiso de manejo
de confidencialidad y seguridad.

4.3 Documentos: Manejo adecuado de los documentos, con el cumplimiento

de los procesos establecidos para tal fin, mantener
organizados y ordenados cada documento de tal manera
que podamos encontrarlos con eficacia

4.4 Información:
5. CONDICIONES DE TRABAJO
5.1 Ambientales: Iluminación adecuada
Limpieza en el sitio de trabajo
Sitio sin distractores (ejm. Ruidos) para realizar las
actividades propias de su cargo.
5.2 Seguridad: Túnel de carpo
Problemas lumbares
Problemas visuales

3.3.4 Realice lectura de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” y de la

Resolución 8934 del 19 de febrero del 2014 “Directrices en materia de gestión
documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por la
Superintendencia de Industria y Comercio” disponibles en su material de apoyo
y en un pliego de cartulina elabore en un cuadro comparativo de las diferencias
para socializar en formación presencial.
Aspecto Ley 594 de 2000 Resolución 8934 del 19
de febrero de 2014
Ámbito de aplicación Ley general que Resolución emitida por
establece normas para una entidad específica
la gestión de la en el marco de la
información pública, los implementación y
archivos y los reglamentación de la
documentos de la Ley 594 de 2000
administración pública.

11
 Definición de términos Contiene definiciones No contiene definiciones
generales de conceptos adicionales, se basa en
como archivo, los términos
documento, expediente, establecidos en la Ley
entre otros. 594 de 2000.
Obligaciones Establece las Detalla las obligaciones
obligaciones de las específicas de las
entidades públicas en entidades públicas
cuanto a la gestión de la respecto a la gestión de
información pública y la información pública y
los archivos. los archivos.
Trámite de la Establece los principios Proporciona pautas y
información y procedimientos lineamientos específicos
generales para la para el tratamiento y
gestión de la trámite de la
información en las información y los
entidades públicas. archivos, incluyendo la
clasificación,
organización y
conservación de los
documentos.
Vigencia Vigente desde el año Vigente desde el 19 de
2000 y hasta la fecha febrero de 2014 hasta la
actual. fecha actual.
Sanciones Establece sanciones Establece sanciones
administrativas para el administrativas para el
incumplimiento de las incumplimiento de las
obligaciones obligaciones
establecidas en la ley. establecidas en la Ley
594 de 2000 y la
Resolución 8934 de
2014.

3.3.5 Una vez consultado el material de apoyo 1) “Administración de

comunicaciones Oficiales”. 2) “Clases y características de los documentos” 3)
“Conceptualización y normativa archivística para la organización documental”
prepare un cuadro sinóptico para participar en la mesa redonda liderada por su
Instructor.
R/

12
3.3.6 Realice un mapa mental que contenga a) características de los
documentos, b) Clases de documentos, c) Clasificación de los documentos,
d) Tipología documental (para ello tome el material de apoyo “Clases y
Características de los Documentos”

13
3.3.7 Teniendo en cuenta el material de apoyo Guía para la elaboración de la
Tabla de Retención Documental, haciendo uso de Excel crear la Tabla de
Retención Documental para la unidad productiva o caso de estudio.

3.3.8 Una vez escuchado el audio Acuerdo 050 de 2000

(CONSERVACION_PREVENTIVA_CONSERVACION_Y_RESTAURACION) y
el Acuerdo 048 del 2000
(Conservación_preventiva_conservación_y_restauración) disponible en el
material de apoyo, elabore un cuadro comparativo entre Preservación,

14
Restauración y Conservación de documentos, identificando sus métodos e
importancia.

Aspecto Preservación Restauración Conservación

Medidas preventivas Conjunto de acciones y

para mantener la Intervención técnica para estrategias para garantizar
integridad original de los reparar y recuperar la durabilidad y
documentos a largo documentos dañados o accesibilidad de los
Definición plazo. deteriorados. documentos.

- Intervención física y
- Control de condiciones química para reparar - Almacenamiento
Métodos ambientales. daños. adecuado.

- Manipulación - Limpieza y
cuidadosa. desacidificación. - Gestión de riesgos.

- Digitalización para - Reintegración de partes

preservación digital. faltantes. - Control de plagas.

Previene el deterioro y Recupera documentos Garantiza el acceso

asegura la longevidad valiosos y dañados para continuo y la utilidad de los
Importancia de los documentos. su uso futuro. documentos.

3.3.9 Ahora, realice lectura del Acuerdo 0049 del 05 de mayo de 2000
“Condiciones de edificios y locales destinados a archivos”., disponible en el
material de apoyo y elabore un resumen de una hoja.
R/ RESUMEN DEL ACUERDO 0049 DEL 05 DE MAYO DE 2000
El Acuerdo 0049 del 05 de mayo de 2000 es una normativa emitida con el
objetivo de establecer las condiciones y requisitos que deben cumplir los
edificios y locales destinados a archivos en el territorio de su aplicación. Esta
disposición busca garantizar la preservación, organización y accesibilidad de
los documentos y registros almacenados en estos espacios, fomentando una
gestión eficiente de la información.
El acuerdo presenta varios puntos clave:
1. Definición de archivos: Establece las características y funciones que
deben cumplir los archivos como instituciones encargadas de la custodia
y conservación de documentos de interés histórico, administrativo,
científico o cultural.
2. Requisitos arquitectónicos y estructurales: Describe las condiciones que
deben cumplir los edificios destinados a albergar archivos, asegurando
la adecuada climatización, iluminación, ventilación y sistemas de
seguridad para preservar los documentos en condiciones óptimas.

15
 3. Espacios y áreas específicas: Establece las áreas destinadas a los
diferentes servicios dentro de los archivos, como depósitos, salas de
consulta, espacios para la atención al público, entre otros, con el fin de
garantizar un flujo de trabajo eficiente.
4. Sistemas de almacenamiento: Regula los sistemas y mobiliarios de
almacenamiento, como estanterías, cajas y archivadores, con el
propósito de facilitar la organización y protección de los documentos.
5. Condiciones ambientales: Determina los parámetros de temperatura y
humedad relativa adecuados para la conservación óptima de los
documentos, evitando su deterioro prematuro.
6. Accesibilidad y servicios al público: Establece las pautas para brindar
acceso a la información contenida en los archivos y promover la
investigación histórica y académica.
7. Seguridad y conservación: Define los protocolos de seguridad para
proteger los documentos de posibles daños, robos o pérdidas, así como
el establecimiento de planes de conservación y restauración.
8. Responsabilidades de los responsables de archivos: Establece las
obligaciones y roles de los encargados de los archivos en cuanto a la
gestión, organización y salvaguarda de la documentación.
El Acuerdo 0049 del 05 de mayo de 2000 es una herramienta fundamental para
mejorar la calidad de los archivos y promover la preservación del patrimonio
documental, contribuyendo así a la construcción de una sociedad informada y
consciente de su historia.
3.3.11 Para afianzar los conocimientos, el Instructor asignará los siguientes
talleres a grupos de máximo 4 aprendices para crear la “feria del archivo”,
tomando como base el material de apoyo “Manual para la organización y
manejo del archivo”.

16
3.3.15 Exposiciones sobre el portafolio de servicios que ofrece el AGN: El AGN
(Archivo General de la Nación) cuenta con un portafolio de servicios:
Diagnóstico Integral de Archivos, Aseguramiento de la Calidad, Asesoría
técnica especializada, Organización Documental, Inventario Documental,
Servicio de Depósito, Administración integral, Microfilmación, Digitalización,
Conservación Documental, Historia Institucional. El instructor asignará grupos
de trabajo para que expongan en Power Point, Prezi, o Knovio cada servicio y
que entidades lo emplean, el cual se retroalimentará y se socializará de
acuerdo, se solicita descargar de la plataforma el archivo Portafolio AGN.

file:///C:/Users/APRENDIZ/AppData/Local/Temp/
Temp1_ilovepdf_converted.zip/Documentos%20de%20archivo%20y
%20soportes%20documentales.pdf

17
HISTORIA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION DE.pdf

3.3.17 Exposición Aplicaciones para Organización Digital: Se requiere consultar

algunas aplicaciones para organizar archivos en la nube tales como: Google
Drive, One Drive, ICloud, Mega, entre otras. Para lo cual, el instructor asignará
por grupos cada tema, los cuales presentarán una exposición en Power Point.
La evidencia será un folleto que lo soporte y se anexan al portafolio de
evidencias.

18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
 CONCLUSIONES

En conclusión, a pesar de los avances tecnológicos que han transformado

nuestra forma de comunicarnos, la tramitación de correspondencia sigue
siendo una práctica relevante y esencial en diversos contextos. A lo largo de
este estudio, hemos explorado cómo esta actividad no solo preserva la
conexión humana y las tradiciones de comunicación, sino que también
desempeña un papel fundamental en la transmisión de información oficial,
empresarial y personal.
En última instancia, la tramitación de correspondencia representa una
intersección entre la tradición y la innovación, donde el respeto por el pasado
se encuentra con la adaptación al presente. A medida que avanzamos en esta
era digital, es importante recordar que la correspondencia física no solo es una
forma de transmitir información, sino también un testimonio duradero de
nuestras interacciones y relaciones. Por lo tanto, su importancia perdura,
actuando como un puente entre el pasado y el futuro de la comunicación
humana.

36