DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS P-OCH006

MÉDICOS Y MATERIALES ESPECIALES DE LA

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1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Devolución de medicamentos, dispositivos médicos y materiales especiales de la Clínica a
CAFH Hospitalario.

1.2 RESPONSABLE
La correcta ejecución de este procedimiento es responsabilidad directa del Coordinador/
Auxiliar de CAFH.

1.3 OBJETIVO
Establecer los lineamientos para recibir los medicamentos, dispositivos médicos y materiales
especiales que no tuvieron consumo por parte de la Clínica para reintegrarlos nuevamente
al inventario del CAFH o devolverlos al proveedor.

1.4 RESULTADOS ESPERADOS

• Medicamentos y dispositivos médicos recibidos, incluidos en el inventario del CAFH y
almacenados de acuerdo a los criterios establecidos en el P-OCH016.
• Materiales especiales devueltos al CAFH o a los provedores de acuerdo a los criterios
establecidos.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable cada vez que la Clínica devuelve medicamentos, y

dispositivos médicos que no se consumieron para que el CAFH los incluya nuevamente en
su inventario.

3. CONDICIONES GENERALES

3.1 Tipos de Devoluciones

Se pueden presentar los siguientes tipos de devoluciones de la Clínica hacia el CAFH:

• Devoluciones por Paciente

• Devoluciones por Servicio (cuando apliquen)

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3.2 Causales de Devolución

Las siguientes son las causales de devolución de acuerdo al tipo de devolución que se
presente:

Causales de Devolución por Paciente

• Fallecimiento del paciente
• Alta del paciente
• Errores en la solicitud de medicamentos o dispositivos médicos
• Suspensión o cambio del medicamento o dispositivo

Causales de Devolución por Servicio (cuando apliquen)

• Los medicamentos o dispositivos médicos no se consumieron
• Errores en la solicitud de medicamentos o dispositivos médicos

3.3 Control en la entrega de las devoluciones al CAFH

Durante todo el proceso de devolución de medicamentos y dispositivos médicos de la
Clínica al CAFH debe estar presente el funcionario asignado por la Clínica, con el fin de
llevar un control dual sobre la correcta realización de ésta labor.

3.4 Periodicidad
Las devoluciones por Paciente se realizan diariamente tomando en cuenta únicamente los
medicamentos o dispositivos médicos entregados en las últimas horas.

Cuando la causal de devolución corresponda a Alta del paciente o fallecimiento del paciente,
la devolución de medicamentos y dispositivos médicos debe ser realizada de inmediato.

Las devoluciones por servicio se realizan cada vez que se evidencien medicamentos o
dispositivos médicos que no se consumieron.

Para los CAFH en los que en convenio con la clínica se tengan horarios definidos para la
recepción de devoluciones, estos horarios deben cumplirse.

3.5 Documentos soporte de la Devolución

Las devoluciones por paciente deben llegar registradas en el formato de devoluciones de la
Clínica establecido en el Anexo 01 (físico o magnético según el caso), el cual debe contener
la siguiente información:
• Fecha en que se generó la devolución
• Servicio en donde se generó la devolución
• Número de la historia clínica
• Registro de Ingreso del paciente
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• Nombre del paciente

• Causal de devolución (si el formato es manuaGGl)
• Nombre y descripción del medicamento, insumo o dispositivo médico
• Presentación del medicamento
• Cantidad a devolver
• Firma y sello de funcionario responsable de la devolución (Si la devolución es en
formato manual)

3.6 Verificaciones a realizar a las devoluciones

Una vez se reciben las devoluciones se deben llevar a cabo las siguientes verificaciones:

• Revisar que el documento soporte de la devolución esté completamente diligenciado,

que posea la firma y sello del funcionario autorizado, que el formato corresponda al
establecido en el Anexo 01 y que éste no tenga enmendaduras.

• Revisar que la cantidad y descripción de los medicamentos relacionados en el

documento soporte de la devolución correspondan con los recibidos (físicos).

• Revisar que los medicamentos devueltos conserven las características técnicas con
las que fueron entregados a la Clínica

• Si los medicamentos devueltos corresponden a medicamentos refrigerados, revisar

que éstos se encuentren en el rango de temperatura establecida para los mismos.

• Revisar que los medicamentos y dispositivos médicos relacionados en la devolución

correspondan con las entregas realizadas al paciente respectivo.

3.7 Devolución de Medicamentos de Control Especial a CEHOSDIN.

Si se presentan devoluciones de medicamentos de control especial de la clínica hacia el

CAFH, registrar en la(s) hoja(s) correspondiente(s) del libro foliado:

• Fecha de ingreso de la devolución

• Tipo de movimiento (Devolución)
• Número de la devolución
• Cantidad entrante
• Saldo resultante.

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3.8 DEVOLUCIÓN DE MATERIALES ESPECIALES AL CAFH O AL PROVEEDOR

Las devoluciones de Materiales Especiales se pueden presentar por:

• Cancelación o reprogramación de Cirugías

• Decisión de no colocar el material al momento de la cirugía
• Material sobrante una vez finalizada la cirugía

La clínica realiza la devolución al CAFH O AL PROVEEDOR quien verifica que el material se

encuentre en buen estado y corresponda al previamente solicitado.
Si la causa de devolución del material es por No utilización o reprogramación de la cirugía el
CAF debe cambiar la fecha de la cirugía en el aplicativo de M.E y en caso de cancelación
definitiva de la cirugía debe enviar correo a compras correo M.E para que anulen la solicitud
en el aplicativo de M.E.
Cuando el material esta cargado al inventario del CAFH, se enviá correo a Materiales
Especiales con copia a Devoluciones para el tramite correspondiente; si el insumo esta en
consignación en el CAFH la devolución queda registrada en los cortes mensuales que realiza
el CAFH con el proveedor.

4. DESCRIPCIÓN

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS

Recibir el documento soporte de la
devolución y/o los medicamentos, y/o Auxiliar/
1
dispositivos médicos a devolver por la Coordinador CAFH
Clínica.
Llevar a cabo las verificaciones establecidas Auxiliar/
2 en el numeral 3.6 de éste procedimiento. Coordinador CAFH
Si el medicamento en devolución es
refrigerado, verificar que se encuentre
dentro de los rangos de temperatura Auxiliar/
3
permisibles y registrar la temperatura y Coordinador CAFH
firma o sello de quien entrega y quien
recibe en formato soporte de la devolución.
Si se encuentra alguna inconsistencia, Auxiliar /
4
rechazar la devolución. Coordinador CAFH
Si No se encuentran inconsistencias,
Auxiliar/
5 ingresar al sistema de la clínica para
Coordinador CAFH
registrar la devolución. si se requiere.

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N° ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS

Imprimir el documento soporte de
devolución, cuando la clínica lo maneje por Auxiliar/
6
su sistemas y hacerlo firma por el Jefe de Coordinador CAFH
Enfermería o su delegado.
Estampar el sello numerador de
devoluciones, el sello de “Devolución” y el Auxiliar/
7
sello de entregador en el documento Coordinador CAFH
soporte de la devolución.
Registrar en el sistema Auditor el
Auxiliar/
8 consecutivo asignado a la devolución y el
Coordinador CAFH
documento de identidad del paciente.
Ubicar el medicamento que la Clínica va a Auxiliar/
9
devolver y registrar la cantidad devuelta. Coordinador CAFH
Entregar al funcionario de la Clínica las
copias de los documentos soportes de la Auxiliar/
10
devolución y archivar los originales para la Coordinador CAFH
posterior realización del cierre diario.
Si se presentan devoluciones de
medicamentos de control especial de la
clínica hacia el CAFH, registrar en la(s)
hoja(s) correspondiente(s) del libro foliado:
Director Técnico
11 -Fecha de ingreso de la devolución
de CAFH.
-Tipo de movimiento (Devolución)
-Número de la devolución
-Cantidad entrante
-Saldo resultante.
Almacenar los medicamentos y dispositivos
médicos devueltos en el CAFH de acuerdo
a los criterios establecidos en el
Auxiliar /
12 procedimiento “Recepción, verificación P-OCH016.
Coordinador CAFH
técnica y almacenamiento de
medicamentos y/o dispositivos médicos en
el CAFH”

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