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EVALUACION DE PROVEEDORES

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ADQUISICION, SELECCIÓN Y EVALUACION

DE PROVEEDORES

ISO – 9001:2008

Registro de Cambios y Actualizaciones

Numero de
Fecha de Numero de
Paginas Descripción del Cambio
Modificación Revisión
Modificadas

Nombre Cargo Actividad FIRMA

Lic. Cesar Rufino Cruz Gerente de Procura Reviso

Gerente de Aseguramiento de
Ing. Dagoberto Toledo Rodríguez Aprobó
Calidad

Uso exclusivo de control de documentos.

Copia controlada ( ) Numero de copia Controlada : Asignada a :

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1.0 OBJETIVO

Establecer la metodología para la selección, evaluación y reevaluación de proveedores confiables, así como
para realizar la gestión de abastecimiento de los bienes y servicios necesarios para la operación de la
empresa, cumpliendo con los requerimientos establecidos por los clientes para la ejecución de sus
proyectos.

2.0 ALCANCE

El presente instructivo es aplicable para la adquisición de bienes o servicios que afecten directamente la
calidad del producto y que, finalmente, quedaran integrados o incorporados a algún proyecto ejecutado por
MANTENIMIENTO Y MONTAJES ESPECIALES DE HIDALGO S.A DE C.V.

3.0 TERMINOLOGIA Y DEFINICIONES

3.1 Requisición

Es el documento que opera como punto de arranque para la gestión de abastecimiento; es elaborado por los
distintos usuarios de bienes y servicios, indicando en el los bienes o servicios que requieren para el
desarrollo de sus respectivas labores.

3.2 Proveedor

Es la organización, empresa o persona física, que proporciona un bien o servicio a MEHISA. En función a la
frecuencia de adquisiciones al mismo, se le puede catalogar como: 1) Proveedor Potencial o Prospecto,
cuando se inicia el contacto con él y se considera que puede tener la capacidad para suministrar bienes o
prestar servicios que resulten útiles para MEHISA, pero al que no se ha realizado compra alguna; 2)
Proveedor Ocasional, cuando no hay interés, por parte de MEHISA, en incorporarlo a la lista maestra de
proveedores, pero al que es posible comprarle bienes o servicios en forma esporádica; 3) Proveedor
Regular, cuando significa una fuente de abastecimiento habitual y frecuente para MEHISA.

3.3 Selección

Es la decisión sobre la elección de un proveedor previamente evaluado, que representa la mejor opción para
el abastecimiento de MEHISA.

3.4 Evaluación

Es el conjunto de acciones y parámetros para calificar a un proveedor de bienes o servicios y determinar si

es un proveedor confiable para MEHISA.

3.5 Reevaluación.

Es la acción de volver a calificar a un proveedor para determinar si continua siendo confiable para MEHISA.
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3.6 Cotización.

Es la información que un proveedor proporciona como respuesta a una invitación o solicitud hecha
previamente por MEHISA, en la que se describe las características del bien servicio que ofrece, indicando la
disponibilidad, precio, condiciones de pago, acondiciones de tiempo de entrega del bien o de conclusión del
servicio a prestar. Aunque esta información puede ser obtenida vía telefónica, es deseable contar con ella
por escrito, sea en disco o por medios electrónicos.

3.7 Cuadro o tabla comparativa.

Es el documento en que se integra las ofertas de los distintos proveedores invitados a cotizar, con objeto de
evaluarlas y compararlas para definir la que resulte conveniente para MEHISA y determinar a cual o cuales
proveedores se asignara la totalidad o parcialidades del pedido.

3.8 Negociación.

Es la actividad que realiza el personal del departamento de compras, tendiente a obtener beneficios
adicionales a los previamente aportados por un proveedor en su cotización principalmente en los aspectos
de precio, costo de flete y tiempo de entrega.

3.9 Orden de Compra.

Este es el documento en el que el personal de departamento de compras establece las especificaciones,

volúmenes, unidad, precio unitario, importes parciales y totales, condiciones y lugar de entrega, así como
indicaciones especiales que el proveedor deberá cumplir al llevar a cabo el surtido.

4.0 RESPONSABILIDADES.

4.1 Es responsabilidad del Gerente y/o jefe de Compras:

 La elaboración e implementación del presente instructivo.

 La elaboración, actualización, distribución y control de la lista maestra de proveedores aprobados.
 La selección del proveedor que suministrara el bien o prestara el servicio.
 Comprar únicamente proveedores incluidos en la lista maestra de proveedores aprobados, salvo el
caso de compras. Esporádicas a proveedores ocasionales o compras de prueba a proveedores
potenciales.
 La evaluación administrativa a los proveedores incluidos en el listado maestro de proveedores
aprobados.
 Solicitar a su personal la elaboración de las órdenes de compra, revisarlas, firmarlas y obtener la
autorización de los mismos antes de dirección administrativa o su designado.
 Hacer llegar copia de la orden de compra al proveedor seleccionado, sea en duro, por fax o por
medios electrónicos.

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 La elaboración y entrega del reporte mensual de órdenes de compra al área administrativa.

 Resguardar las requisiciones de compra recibidas, así como copia de las órdenes de compra
emitidas y colocadas a los proveedores.

4.2 Es responsabilidad del gerente de Aseguramiento de Calidad:

1. La evaluación, reevaluación y aprobación o desaprobación de los proveedores.

2. El resguardo de los registros de los proveedores aprobados.

3. La distribución y control del presente instructivo.

5.0 INSTRUCCIONES

5.1 La lista maestra de proveedores aprobados, como condición de selección.

El abastecimiento regular de bienes o servicios que afecten directamente la calidad del producto o servicio
de MEHISA, debe realizarse con base en la lista maestra de proveedores aprobados. Para la inclusión de un
proveedor en esta lista, el jefe de compras debe analizar la capacidad real y potencial de entrega y
cumplimiento de un prospecto, determinando si es candidato a ser incluido en ella.

Asimismo, acuerda con el departamento de aseguramiento de calidad la fecha tentativa de evaluación del
mismo y entrega la solicitud (Formato PRO-F-01) para que dicha evaluación sea llevada a cabo en las
instalaciones del prospecto o en el lugar que el evaluador considere conveniente.

El jefe de compras hace la cita con el proveedor para que se lleve a cabo la evaluación.

El gerente de Aseguramiento de Calidad o su designado, realiza la evaluación, calificada al proveedor y

proporciona al jefe de compras el reporte con el resultado de la visita hecha al proveedor. (Evaluación de
Proveedores Formato PRO-F-02).

Cuando un proveedor entregue copia de un certificado ISO-900 o acreditación de una entidad

gubernamental o similar, no será necesario el llenado total del formato PRO-F-02; bastara con indicar los
datos principales del proveedor y qué tipo de documento entrega.

El gerente de aseguramiento de calidad o su designado, deberá evaluar a los proveedores con base en uno o
más de los siguientes criterios:

1. Comportamiento histórico (experiencias previas con sus servicios)

2. Referencias
3. Auditorías a su sistema de calidad
4. Reportes de laboratorios acreditados
5. Posesión de un certificado ISO 9000, QS 9000 o equivalente

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6. Catálogo de proveedores aprobados por el cliente, previa evaluación por MEHISA

7. A los proveedores de servicios de transporte de producto terminado y/o aquellos que surten
bienes o prestan servicios ocasionalmente, se les aplicara únicamente evaluación administrativa. En
el caso de proveedores ocasionales de bienes o servicios, dicha evaluación se aplicara una vez que
haya surtido materiales en un periodo mínimo por un año. En ambos casos no aplicara la evaluación
técnica.

El jefe de compras debe realizar una evaluación administrativa cada 2 años, con objeto de verificar el
comportamiento administrativo del proveedor, la cual sera registrada en formato PRO-F-03, “Evaluación
Adminstrativa” y debera conservarla hasta que se realica una evaluación al cumplirse el plazo de dos años.
Es requisito para la evaluación administrativa, que el proveedor haya surtido un minimo de tres pedidos, con
objeto de tener una base para realizar dicha evaluación.

La calificación final para el proveedor debera asignarla la persona que evalue tecnicamente o
administrativamante, aplicando su criterio personal, considerando todos los aspectos evaluables, como
sigue:

a) “Aprobado” : se procedera a registrar en la lista maestra de proveedores aprobados; formato con

el codigo PRO-F-04

b) “Aprobado condicionado”: se procedera a indicarle recomendaciones para que mejore en los

aspectos en los que se encontraron deficiencias durante la evaluación.

c) “Rechazo”: se procedera a darlo de baja de la lista maestra de proveedores aprobados cuando haya
sido incluido previamente. Se le daran recomendaciones para que mejor en los aspectos en los que
se le encontraron deficiencias y en un futuro somenterlo a una nueva evaluación.

La reevaluación de proveedores sera de la sigiente manera:

- Para proveedores poseedores de un certificado ISO-9000 o equivalente, la reevaluación sera al

vencimiento del certificado, tomando en cuenta su historial y la evaluación administrativa
respectiva.

- Para proveedores que son evaluados mediante un cuestionario Tecnico la reevaluación sera
cada 2 años y sera aplicado los criterios antes mencionados.

- Si el resulatdo de la evaluación es satisfactorio, su registro en la lista maestra permanecera

vigente. De no ser asi, sele retirará de la lista maestra de proveedores aprobados.

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5.2 La requisición como punto de inicio

1. Las actividades para realizar la gestion de compras inician con la recepción, en el

departamento de compras, de una “Requisición de Compra” ( Formato PRO-F-05) o una
“orden se Servicio” (formato PRO-F-06). La requisición de compra debera estar
identificada en un numero irrepetible para cada una de ellas que asigne el departamento
de almacen o el comprador de acero para esta familia de productos, y que debe especificar
claramante la descripción, unidad y volumen de los bienes que el usuario solicitante
necesita, asi como el numero de orden de trabajo, nombre del proyecto y frente en los
que sera utilizado el bien o servicio a proveer.

2. El usuario podra anotar tambien las observaciones especiales que considere

pertinentemente para el suministro y debera obtener las firmas de “Solicitante
Autorizado” y “Reviso Stock”, antes de ser procesada por el personal del departamento de
compras.

3. En funcion a las familias o tipos de productos especificados en la requisición, sera atendida

por el comprador responsable de estas familias o tipos de productos, empezando con una
revisión del documento que recibe y verificando que los elementos arriba mencionados
esten debidamente complementados. En caso negativo debera devolverla al usuario para
que realice las correcciones pertinentes.

4. Con base en los datos de requisicion, el comprador responsable debera localizar a los
posibles proveedores de los bienes o servicios solicitados, en la lista maestra de
proveedores aprovados y procedera a solicitar las cotizaciones correspondientes, sea en
duro, fax o por medios electronicos y dara seguimiento a la obtencion de las mismas, en
un plazo lo mas breve posible.

5. Ante la eventualidad de que el bien o servicio requerido no se encuentre cubierto con los
proveedores de la lista maestra de proveedores aprovados, el comprador debera localizar
proveedores potenciales u ocasioneles que puedan cubrir la necesidad, solicitandoles la
cotización respectiva.

6. La obtención de cotizaciones no sera necesaria cuando existan convenios o acuerdos

previamente establecidos con algun proveedor.

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5.3 La tabla o cuadro comparativo como base para la eleción del proveedor.

1. Partiendo de las cotizaciones comunidades por los proveedores, el comprador responsable

procedera a preparar una tabla o cuadro comparativo que permita evaluar las cotizaciones
obtenidas para definir las mas adecuadas para MEHISA.

2. Los principales elementos a considerar en la evaluacion son:

a) Disponibilidad y suficiencia de inventario.

b) Precio

c) Disponibilidad de credito

d) Tiempo de entrega.

3. El comprador responsable analizara el cuadro comparativo y propondra a la dirección

administrativa o a la subdirección, a los proveedores que a su criteri sean las mejores opciones
para MEHISA, obteniendo el VO.BO. para proceder a la compra o el proceso de cotización
cuando asi sea instruido.

4. El cuadro comparativo no aplica cuando esista convenios o acuerdos previamnte establecidos

con algun proveedor.

5.4 La orden de compra como documento oficial de adquisición.

La orden de compra (Formato PRO-F-07), es el documento que MEHISA ha establecido para realizar
oficialmente una compra, por lo que cada comprador debera complementarla para fincar oficialmente su
pedido. Los compradores de deberan hacer compras verbales o por via telefonica.

A) La elaboración de orden de compra deberá basarse en la información contenida en cada

requisición, debiendo contener en forma clara y legible esta información, con objeto de evitar
confusion y posibles errores en el surtido por parte del proveedor. La orden de compra sera emitida
a travez del sistema de informatica que se encuentre en uso en MEHISA al momento de su
elaboración, sin embargo, ante posibles fallas del sistema, podra elaborarla en un formato
provisional para evitar retrasos en el abastecimiento. De cualquier forma, una vez corregida la falla
del sistema debera recapturar en el mismo, para que no se omita su registro.

B) Una vez generada, la orden de compra deberá hacerse llegar al proveedor, sea mediante una copia
en duro, fax o por medios electronicos.

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C) La distribcución interna de la orden de compra sera de la siguiente forma: el original de la orden y

la requisición, para el departamento de administración y copias de los documentos mencionados
para los departamentos de control de calidad, almacen y para el resguardo de los mismos en el
departamento de compras, por un periodo de 2 años.

D) Una vez que el proveedor realizo el surtido, el departamento de almacen entrega al comprador una
copia de la “Entrada al almacen”, para que la misma sea anexada a la orden de compra y
requisición previamente archivada y que de cerrada el ciclo de abastecimiento.

E) Ante la posibilidad de que algun proveedor realice el surtido en forma incompleta, el comprador
debera establecer contacto con el, para definir si se trato de una entrega parcial o en definitiva de
un surtido incompleto, en cuyo caso deberá acordar la fecha de entrega del complemento o deberá
refincar el faltante a otro proveedor, respectivamente.

6.0 ANEXOS.

FORMATOS DE:

1. Solicitud de servicio de Aseguramiento de Calidad

2. Evaluación de Proveedores

3. Evaluación Administrativa

4. Lista Maestra de Proveedores Aprobados

5. Requisición de Compra

6. Orden de Servicio

7. Orden de compra

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7.0 REGISTRO DE CALIDAD.

CÓDIGO DESCRIPCIÓN TIEMPO DE DISPONIBILIDAD FINAL

CONSERVACIÓN

PRO-F-01 SOLICITUD DE SERVICIO DE

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
PRO-F-02
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES 2 AÑOS DESTRUIR OBSOLETO.
PRO-F-03
EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 2 AÑOS DESTRUIR OBSOLETO.
PRO-F-04 LISTA MAESTRA DE PROVEEDORES
ACTUALIZADO DESTRUIR OBSOLETO.
APROBADOS
PRO-F-05
REQUISICIÓN DE COMPRA 2 AÑOS DESTRUIR OBSOLETO.
PRO-F-06
ORDEN DE SERVICIO 1 AÑO DESTRUIR OBSOLETO.
PRO-F-07
ORDEN DE COMPRA 2 AÑOS DESTRUIR OBSOLETO.

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