ARCHIVOS DE GESTIÓN FASE I

JOSÉ ÁNGEL CHONA CONTRERAS

CARLOS ALBERTO LÓPEZ URDANETA
KARINA ANGELICA CORTÉS CLAVIJO
SIRLEY ALEJANDRA GARCIA RAMIREZ
GINA MARCELA MERCHÁN HERRERA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
BOGOTÁ
2020
 TALLER SEMANA 7

JOSÉ ÁNGEL CHONA CONTRERAS

CARLOS ALBERTO LÓPEZ URDANETA
KARINA ANGELICA CORTÉS CLAVIJO
SIRLEY ALEJANDRA GARCIA RAMIREZ
GINA MARCELA MERCHÁN HERRERA

“INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS”

INSTRUCTORA
ANDREA PAOLA RUIZ MARIN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
BOGOTÁ
2020
 INDICE

1. OBJETIVO..........................................................................................................4
2. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL..............................................4
3. DIAGRAMA DE LLAVES...................................................................................4
4. INVENTARIO DOCUMENTAL...........................................................................4
a. Beneficios..........................................................................................................5
5. BIBLIOGRAFIA..................................................................................................5
1. OBJETIVO

El objetivo de nuestro trabajo, es definir la clasificación documental y la tabla de

retención documental de una empresa Pyme, para ello se debe tener en cuenta el
listado de series y subseries y la entrega de documentos, asignando el tiempo
mediante una codificación con sus respectivas etapas del ciclo establecido para
los documentos, donde su producción documental posee unos instrumentos
archivísticos. Estos instrumentos permiten dar a conocer la necesidad e
importancia de la información en una empresa.

2. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Elabore el formato de cuadro de clasificación documental establecido por el AGN y

diligéncielo con 3 series con sus respectivas subseries.

SUBSERIE
Sigla Código Código CODIGO
No Serie documental (SD) DOCUMENTAL
dependencia dependencia serie SUBSERIE
(SD)
ACTOS CIRCULARES
1 DG 100 1 1
ADMINISTRATIVOS INTERNAS
CONSULTA Y
CUSTODIA DE
PRESTAMO-
11 DG 100 9 ARCHIVOS 3
ARCHIVOS-
RESERVADOS
RESERVADOS
INVENTARIO
TRANSFERENCIA
58 OAJ 120 26 INVENTARIOS 1
DOCUMENTAL
PRIMARIA

3. DIAGRAMA DE LLAVES

Esquematice (mediante un diagrama de llaves) el concepto, características e

importancia de la tabla de retención documental (ver diagrama al final).

4. INVENTARIO DOCUMENTAL

Conceptualice la importancia del Inventario Documental

Es una herramienta de recuperación de la información en la cual se presentan los

datos de manera ordenada, detallada y precisa. Es una ayuda para los archivistas
en los métodos de entrega y recibo de los documentos, así como de las
transferencias documentales.
De acuerdo con las series o asuntos de un fondo documental, su estructuración
permite el reconocimiento de la documentación. En el artículo 26 de la Ley 594-
2000”, se obliga a las entidades públicas y privadas que ejerzan funciones
públicas a producir los inventarios en ejercicio de sus funciones de manera que se
asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. Según lo
investigado la persona que realiza los inventarios debe ser la misma que se
encargue del archivo de gestión, ya que en su función le corresponde la adecuada
organización, manejo, conservación y uso de la información, con el fin de hacer un
control de los documentos en sus diferentes cambios

a. Beneficios

 Herramienta clave para asignar y asegurar responsabilidades sobre los

documentos.
 Hace parte del conjunto de instrumentos de control, consulta y descripción.
 Permite tener control básico de los documentos de una entidad en los
archivos de gestión, central e histórico.
 Requisito para realizar transferencias documentales.
 Permiten identificar los asuntos o series que manejan la entidad y cada una
de las dependencias.
 Permiten controlar la producción documental específica por dependencias.
 Determina las fechas reales de cada asunto o serie.
 Registra la frecuencia de consulta que indicara cada asunto o serie.
 Registra los soportes en los que producen o se recibe la información de
cada serie, subserie o asunto.
 Consigna los anexos y el estado de conservación de cada serie, subserie o
asunto.
 Señala el volumen documental de cada serie, subserie o asunto.
 Identifica el número y tipos de unidades de conservación para cada serie,
subserie o asunto.
 Registra la frecuencia de consulta que indicara cada asunto o serie.

5. BIBLIOGRAFIA.

https://www.coursehero.com/file/42929339/ACTIVIDAD-SEMANA-4-
INVENTARIOdoc/

https://www.archivogeneral.gov.co/transparencia/gestion-informacion-publica/
Tablas-de-Retencion-Documental-TRD

http://e-learning.archivogeneral.gov.co./
Diagrama de Llaves: