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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE CARIRUBANA


DIRECCIÓN DE CONTROL DE LA ADMINISTRACION DESCENTRALIZADA

INFORME DEFINITIVO

AUDITORÍA OPERATIVA PRACTICADA AL CONSEJO MUNICIPAL DE


DERECHOS DEL NIÑO, NIÑA Y ADOLESCENTE DE CARIRUBANA (CMDNNA)
Y FONDO MUNICIPAL DE PROTECCIÓN DE NIÑOS, NIÑAS Y
ADOLESCENTES (FMPNNA), CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO FISCAL
2017.
DCAD Nº AO-003-2018

A. Aspectos Preliminares
Origen de la Actuación
En cumplimiento de las competencias de Control Fiscal que Constitucional y
legalmente le han sido asignadas a la Contraloría del Municipio Carirubana del
Estado Falcón, la Dirección de Control de la Administración Descentralizada a los
fines de coadyuvar al buen funcionamiento de la Administración Pública Municipal,
en atención al Plan Operativo Anual 2018 y de conformidad con las instrucciones
impartidas mediante oficios Credenciales DCAD N° 011-2018, DCAD Nº 012-2018,
DCAD Nº 013-2018 y DCAD Nº 014-2018 de fecha 27 de Julio de 2018, se
procedió a realizar una Auditoría Operativa, dirigida a evaluar los aspectos
administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos del Consejo Municipal de
Derechos del Niño, Niña y Adolescente de Carirubana y el Fondo Municipal de
Protección de Niños, Niñas y Adolescentes, correspondiente al Ejercicio Fiscal
2017 cuyos resultados se reflejan en el presente informe.

Alcance
La presente actuación fiscal, se orientó hacia la evaluación de los aspectos
administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos, llevados a cabo por el
Consejo Municipal de Derechos del Niño, Niña y Adolescente de Carirubana y el
Fondo Municipal de Protección de Niños, Niñas y Adolescentes, correspondiente
al Ejercicio Fiscal 2017. En tal sentido se verificaron los ingresos recibidos; así
como los gastos ejecutados por las partidas 4.02 “Materiales, Suministros y
Mercancías”, 4.03 “Servicios no Personales”, 4.04 “Activos Reales” y
4.07 “Transferencias y Donaciones”.
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Así mismo, fueron revisados tres expedientes (3) del personal, adscrito al Consejo
Municipal de Derechos del Niño, Niña y Adolescente de Carirubana (CMDNNA), y
el formulario BM-1 “Inventario de Bienes Muebles” al 31-12-2017.

Objetivo General
Evaluación de los aspectos administrativos, presupuestarios, financieros y
técnicos, llevados a cabo por el Consejo Municipal de Derechos del Niño, Niña y
Adolescente de Carirubana y el Fondo Municipal de Protección de Niños, Niñas y
Adolescentes, correspondientes al Ejercicio Fiscal 2017.

Objetivo Específicos
 Verificar el cumplimiento de la Normativa Interna y las Disposiciones legales de
los procedimientos realizados en los aspectos administrativos, presupuestarios,
financieros y técnicos, llevados a cabo por el Consejo Municipal de Derechos
del Niño, Niña y Adolescente de Carirubana y el Fondo Municipal de Protección
de Niños, Niñas y Adolescentes.
 Verificar los ingresos recibidos; así como los gastos efectuados a través de
una muestra aleatoria representativa del 30% de los pagos efectuados,
ejecutados por las partidas 4.02 “Materiales, Suministros y Mercancías”,
4.03 “Servicios no Personales”, 4.04 “Activos Reales” y 4.07 “Transferencias y
Donaciones” .
 Verificar que los auditores, profesionales independientes, consultores y/o
firmas de auditores que hayan prestado servicios de control en el el Consejo
Municipal de Derechos del Niño, Niña y Adolescente de Carirubana; se
encontraban debidamente certificados, e inscritos en el Registro de Auditores,
Consultores y Profesionales Independientes que a tal efecto lleve la Contraloría
General de la República.

 Verificar el 100% mediante inspección “In situ” la existencia y estado actual de


los bienes muebles contenidos en el Registro de Inventario del el Consejo
Municipal de Derechos del Niño, Niña y Adolescente de Carirubana.

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Enfoque
De acuerdo con las facultades conferidas a la Contraloría Municipal contenidas en
el artículo 46 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal, la referente actuación se abordó desde el
punto de vista del control posterior.

Métodos Procedimientos y Técnicas


Para el logro de los objetivos planteados y en atención a las Normas Generales de
Auditoría de Estado dictadas por la Contraloría General de la República y a las
Normas de Auditoría de Aceptación General, se utilizarán los procedimientos y
técnicas siguientes:
 Entrevistas con las distintas autoridades y funcionarios del Consejo Municipal
de Derechos del niño, niña y adolescente de Carirubana (CMDNNA),
involucrados con los procesos objeto de análisis.
 Solicitud de la información requerida a través de oficios o memorándum.
 Revisión, validación y análisis de los recaudos solicitados.
 Evaluación de los soportes documentales que respaldan las operaciones
administrativas, presupuestarias, financieras y técnicas, objeto del análisis.
 Levantamiento de Actas Fiscales e inspección.
 Inspección de Bienes muebles.

B. Características Generales del Ente Evaluado


El Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente del Municipio
Carirubana (CMDNNA) de conformidad con la Ordenanza Municipal publicada
Gaceta Municipal N° 020 de fecha de 03 de Julio de 2001, es un Órgano de
naturaleza Pública, Autónomo e Independiente, con personalidad jurídica y
patrimonio propio, Deliberativo, Consultivo y Contralor, y Ente de Participación
paritaria de Entidades del Sector Público y la Sociedad Civil, que velará por el
cumplimiento y respeto de los derechos integrales del Niño, Niña y Adolescente.

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 El Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente (CMDNNA)
tendrá competencia para: Proteger, defender, garantizar y restituir los Derechos
Colectivos y Difusos de la infancia y la adolescencia y las familias del Municipio
Carirubana, así como promover la participación comunitaria y de los Niños,
Niñas y Adolescentes en defensa de sus derechos.

 Siendo su Misión: Velar por la Garantía de los Derechos de los Niños, Niñas y
Adolescentes del Municipio Carirubana, basándose en la “Protección Integral”
que el Estado, la Familia y la Sociedad deben brindarles desde el momento de
su concepción.

Para el ejercicio fiscal objeto de análisis, el Consejo Municipal de Derecho del


Niño, Niña y Adolescente (CMDNNA) se encontraba estructurado de la siguiente
manera:
 Junta Directiva
 Presidenta
 Dirección Ejecutiva
 Administradora

Datos Presupuestarios
El Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente (CMDNNA) para el
desarrollo de su gestión durante el Ejercicio Fiscal 2017, contó con una asignación
presupuestaria inicial por Bs. 6.558.000,00; de los cuales fueron aprobados
mediante créditos adicionales Bs. 15.957.703,42 quedando un presupuesto
ajustado de Bs 22.515.703,42, tal como se detalla a continuación:
Cuadro N° 01
Ejecución Presupuestaria del Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y
Adolescente (CMDNNA); correspondiente al Ejercicio Fiscal 2017.
Nº Presupuesto Créditos Presupuesto
Partida Denominación Inicial Adicionales Ajustado
4.01 Gastos de Personal 5.557.633,03 15.656.913,42 21.214.546,45
4.02 Materiales, Suministros y Mercancías 130.040,00 0.00 130.040,00
4.03 Servicios No Personales 292.826,97 0.00 292.826,97
4.04 Activos Reales 250.000,00 0.00 250.000,00
4.05 Activos Financieros 200.000,00 0.00 200.000,00
4.07 Transferencias y Donaciones 127.500,00 300.709,00 428.290,00
Total Bs. 6.558.000,00 15.957.703,42 22.515.703,42
Fuente: Información extraída del Presupuesto de ingresos y gastos y los créditos adicionales
correspondiente al Ejercicio Fiscal 2017; suministrados por el Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y
Adolescente de Carirubana.

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En lo que respecta al Fondo Municipal de Derecho del Niño, Niña y
Adolescente (FMDNNA) para el Ejercicio Fiscal 2017, le fue asignado un
presupuesto inicial de Bs. 378.200,00, con una aprobación de créditos
adicionales de Bs. 47.790,00, presentando un presupuesto ajustado de
Bs. 425.990,00, tal como se expresa a continuación:
Cuadro Nº 02
Ejecución Presupuestaria del Fondo Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente
(FMDNNA) correspondiente al Ejercicio Fiscal 2017
Nº Presupuesto Créditos Presupuesto
Partida Denominación Inicial Adicionales Ajustado
Fondo Municipal de Protección del
Niño, Niña y Adolescente Municipio
4.03.08.02 1.200,00 0,00 1200,00
Carirubana
Comisiones y Gastos Bancarios
Transferencias a Instituciones privadas
para el financiamiento de programas,
4.07.01.01.99.01 6.000,00 0,00 6.000,00
acciones y servicios de protección y
atención al niño, niña y adolescente.
Transferencias a instituciones públicas
para el funcionamiento de programas
4.07.01.03.03.01 181.000,00 0,00 181.000,00
de protección al niño, niña y
adolescente.
Transferencias a instituciones de
protección social para el financiamiento
4.07.01.03.05.01 190.000,00 47.790,00 237.790,00
de programas de protección al niño,
niña y adolescente.
Total Bs. 378.200,00 47.790,00 425.990,00
Fuente: Información extraída del presupuesto de gastos correspondiente al Ejercicio Fiscal 2017.

Base Legal
 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 36.860,
de fecha 30-12-1999.
 Ley Orgánica de la Controlaría General de la República y del Sistema Nacional
de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela Nº 6.013 Extraordinaria, de fecha 23-12-2010.

 Ley Orgánica para la Protección de Niños, Niñas y Adolescentes, publicada en


Gaceta Oficial N° 6185, de fecha 08-06-2015.

 Ley del Estatuto de la Función Pública, publicada en Gaceta Oficial de la


República Bolivariana de Venezuela Nº 37.522, de fecha 06-09-2002.

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 Ley Orgánica de los Procedimientos Administrativos, publicada Gaceta Oficial
de la República Bolivariana de Venezuela Nº 2.818 Extraordinario, de fecha
01-07-1981.

 Ley de Reforma Parcial del Decreto Nº 6.243 con Rango, Valor y Fuerza de Ley
Orgánica del Sistema de Seguridad Social, publicada en Gaceta Oficial
Nº 39.912, de fecha 30-04-2012.

 Ley de Régimen Prestacional de Empleo, publicada en Gaceta Oficial de la


República Bolivariana de Venezuela Nº 38.281, de fecha 27-09-2005.

 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Contra la Corrupción, publicada en


Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, Nº 6.155
Extraordinaria, de fecha 19-11-2014.

 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas,


publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, N° 6.154
Extraordinaria, de fecha 19-11-2014.

 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración


Financiera del Sector Público, publicada en Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela, N° 6.154 Extraordinaria, de fecha 19-11-2014.

 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Orgánica del Trabajo los
Trabajadores y Trabajadoras, publicada en Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela N° 6.076 Extraordinario, de fecha 30-04-2012.

 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley del Instituto Nacional de


Capacitación y Educación Socialista, publicada en Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela Nº 6.155 Extraordinaria de fecha
19-11-2014.

 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos,


publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 6.155
de fecha 19-11-2014.

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 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley del Seguro Social, publicada en
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.912, de fecha
30-04-2012.

 Decreto 4.248 de la Presidencia de la República, publicado en Gaceta Oficial


Nº 38.371, de fecha 02-02-2006.

 Reglamento de la Ley Orgánica de la Controlaría General y del Sistema


Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial Nº 39.240, de fecha
12-08-2009.

 Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector


Público, sobre el Sistema Presupuestario, publicado en Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela Nº 5.781 Extraordinario, de fecha
12-08-2005.

 Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas, publicada en Gaceta Oficial


de la República Bolivariana de Venezuela Nº 39.181, de fecha 19-05-2009.

 Reglamento para el registro, calificación, selección y contratación de auditores,


consultores y profesionales independientes en materia de control, publicada en
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 40.909, de fecha
23-05-2016.

 Normas Generales de Control Interno, dictada por la Controlaría General de la


República, según Resolución Nº 01-00-000619, de fecha 16-12-2015, publicada
en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 40.851, de fecha
18-02-2016.

 Normas Generales de Auditoria de Estado, publicada en Gaceta Oficial de la


República Bolivariana de Venezuela Nº 40.172, de fecha 22-05-2013.

 Normas Generales de Contabilidad del Sector Público, publicada en Gaceta


Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 36.100, de fecha
04-12-1996.

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 Normas para Fomentar la Participación Ciudadana, publicada en Gaceta Oficial
de la República Bolivariana de Venezuela Nº 6.314, de fecha 20-08-2007.

 Ordenanza del Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente,


publicada en Gaceta Municipal de la República Bolivariana de Venezuela
N° 020, de fecha 03-07-2001.

 Publicación N° 21, Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los


Municipios de la República, publicada en Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela N° 2.681 Extraordinario, de fecha 31-10-1980.

 Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos años 2017. Oficina Nacional


de Presupuesto (ONAPRE).

 Licencias de Funcionamiento del Concejo Municipal de Carirubana.

C. Observaciones Derivadas del Análisis.


 Verificar el cumplimiento de la Normativa Interna y las Disposiciones
legales de los procedimientos realizados en los aspectos administrativos,
presupuestarios, financieros y técnicos, llevados a cabo por el Consejo
Municipal de Derechos del Niño, Niña y Adolescente de Carirubana y el
Fondo Municipal de Protección de Niños, Niñas y Adolescentes.

Controles Internos
 El Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente, para el ejercicio
fiscal 2017, contaba con una Ordenanza de Creación publicada en Gaceta
Municipal Nº 020-2001, de fecha 03 de Julio de 2001; así como Manual de
Clase de Cargos, aprobado por la máxima autoridad, del cual no se evidenció
acto administrativo que indique número y fecha de publicación en Gaceta
Municipal.

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Ordenanza de Creación
 Se constató que el Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y
Adolescente, cuenta con una Ordenanza de Creación, la misma se encuentra
desactualizada. De este hecho se dejó constancia en Acta Fiscal
Nº AO-CMDNNA-001-2018 de fecha 13-08-2018. Aunado a lo anteriormente
expuesto, el CMDNNA presentó un oficio CMDNNA-DE-169-2018 de fecha
09-08-2017 el cual expresa lo siguiente: “En cuanto a la actualización de la
Ordenanza se conversó con los Concejales y se le ha presentado la propuesta,
ya que es deber del Concejo Municipal la actualización de las mismas. De igual
manera, se les ha hecho saber a éstos la importancia de incluir en la
Ordenanza, la imposición de multas a los padres que no presenten a sus hijos
dentro del tiempo que establece la Ley Orgánica para la Protección del Niño,
Niña y Adolescentes (90 días). Así como aquellos que incumplan el contenido
de la Responsabilidad de Crianza, entre otros puntos de considerable
importancia en aras de salvaguardar la población infanto-juvenil del Municipio
Carirubana”. Al respecto, el artículo 5 de las Normas Generales de Control
Interno, dictadas por la Controlaría General de la República de Venezuela,
publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
N° 40.851, de fecha 18-02-2016 indica:
“Artículo 5. El control interno es un sistema que comprende el plan
de organización, las políticas, normas, así como los métodos y
procedimientos, adoptados para la autorización, procesamiento,
clasificación, registro, verificación, evaluación, seguimiento y
seguridad de las operaciones y actividades atribuidas a los órganos y
entes sujetos a las presentes Normas; y a la protección de los
recursos y bienes públicos, incorporados en los procesos
administrativos y operativos para alcanzar sus objetivos generales.”

Tal situación se deduce, por cuanto la máxima autoridad del Consejo Municipal
de Derechos del Niño, Niña y Adolescente de Carirubana no tomó las acciones
correspondientes para la actualización de la Ordenanza Municipal, lo que trae
como consecuencia que se dificulte el correcto desenvolvimiento de las
actividades diarias.

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Reglamento Interno
 Se Constató que el Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente
(CDMDNNA) no posee un Reglamento Interno que rija el funcionamiento del
mencionado ente. De este hecho se dejó constancia en Acta Fiscal
Nº AO-CMDNNA-001-2018 de fecha 13-08-2018. Al respecto los artículos 35,
36 y 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal indican lo siguiente:
“Artículo 35: El Control Interno es un sistema que comprende el plan
de organización, las políticas, normas, así como los métodos y
procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a
esta Ley para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y
veracidad de su información financiera y administrativa, promover la
eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la
Observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su
misión, objetivos y metas.”
“Artículo 36: Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de
cada ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y
evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la
naturaleza, estructura y fines del ente.”
“Artículo 37: Cada entidad del sector público elaborará, en el marco
de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la
República, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de
gestión, índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos
específicos para el funcionamiento del sistema de control interno.”

Por otra parte, los artículos 11 y 14 del Reglamento de la Ley Orgánica de la


Controlaría General y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en
Gaceta Oficial Nº 39.240, de fecha 12-08-2009; establece:

“Artículo 11. El sistema de control interno comprende el plan de


organización, las políticas y normas, así como los métodos y
procedimientos adoptados para la autorización, procesamiento,
clasificación, registro, verificación, evaluación y seguridad de las
operaciones y actividades atribuidas a los órganos y entidades
señalados en los numerales 1 al 11 del artículo 9 de la Ley, y la
protección de los recursos y bienes que integran el patrimonio
público, incorporados en los procesos administrativos y operativos
para alcanzar sus objetivos generales. El sistema de control interno
abarcará los aspectos presupuestarios, económicos, financieros,
patrimoniales, normativos y de gestión, así como la evaluación de
programas y proyectos; estará fundado en criterios de eficacia,
eficiencia, economía y calidad de sus operaciones, y sometido a
pruebas selectivas de cumplimiento y exactitud.”
“Artículo 14. La máxima autoridad jerárquica de cada órgano o
entidad de los señalados en los numerales 1 al 11 del artículo 9 de la
Ley, organizará, establecerá y mantendrá un sistema de control
interno adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la

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organización, y será la responsable de velar por la aplicación de las
normas, manuales de procedimientos y demás instrumentos o
métodos específicos que regulen dicho sistema, las cuales se
elaborarán en el marco de las normas básicas dictadas por la
Contraloría General de la República.”

Así mismo, los artículos 147 y 149, literal O y J de la Ley Orgánica para la
Protección de Niños, Niñas y Adolescentes (L.O.P.N.N.A.), publicado en Gaceta
Oficial Extraordinaria, de fecha 30-04-1993, señalan:

“Artículo 147: Atribuciones:


Son atribuciones de los consejos municipales de derechos de niños,
niñas y adolescentes:
Literal O) Dictar su reglamento Interno…”
“Artículo 149.- Presidente o Presidenta
… Son atribuciones del Presidente o Presidenta del Consejo
Municipal de Derechos de Niños, Niñas y Adolescentes:
Literal J. “Elaborar y presentar a la consideración de la Junta
Directiva la propuesta de Reglamento Interno del Consejo”.

Por otra parte, el artículo 5 de las Normas Generales de Control Interno,


dictadas por la Controlaría General de la República, publicada en Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 40.851, de fecha
18-02-2016 indica:

“Artículo 5. El control interno es un sistema que comprende el plan


de organización, las políticas, normas, así como los métodos y
procedimientos, adoptados para la autorización, procesamiento,
clasificación, registro, verificación, evaluación, seguimiento y
seguridad de las operaciones y actividades atribuidas a los órganos y
entes sujetos a las presentes Normas; y a la protección de los
recursos y bienes públicos, incorporados en los procesos
administrativos y operativos para alcanzar sus objetivos generales.”

Sobre el particular la Máxima autoridad expresó mediante oficio


CMDNNA-DE-169-2018 de fecha 09-08-2017, lo siguiente: “Este Consejo
Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente del Municipio Carirubana,
creado en fecha 03 de Julio de 2001, Gaceta Municipal N° 020, carece de
Reglamento Interno desde su creación, ya que la Ley Orgánica para la
Protección de Niños, Niñas y Adolescentes, como todas las leyes orgánicas y
en cumplimiento de la Posición de las Leyes en la Pirámide de Kelsen son de
aplicación inmediata y por ser supra constitucional; va por encima de los

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reglamentos internos que por lo general son llevados por otras dependencias e
instituciones, ya que la LOPNNA, es una Ley Especial. Es de hacer notar que
este Órgano Administrativo tiene autonomía funcional y dentro de sus
atribuciones preceptuadas en el artículo 147 literal o) Ejusdem se establece la
creación de un reglamento interno, para los fines de la aplicabilidad de los
procedimientos administrativos cuando exista una amenaza o vulneración de
los Derechos colectivos o difusos o la restitución de alguno de ellos”.

Este hecho fue originado, toda vez que la máxima autoridad no ejerció las
acciones pertinentes en cuanto a las responsabilidades que por ley tienen
atribuidas para la elaboración e implementación de los instrumentos de control
interno; lo que conlleva a que las actividades y funciones se ejecuten en
ausencia de una normativa interna aprobada que avale la segregación de
funciones en correspondencia con las competencias y atribuciones.

Estatuto de Personal
 Se constató que el Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente
(CMDNNA), carece de un Estatuto de Personal, que dirija la aplicación de las
normas y los procedimientos en materia de administración de personal. De este
hecho se dejó constancia en Acta Fiscal Nº AO-CMDNNA-001-2018 de fecha
13-08-2018. Al respecto, el artículo 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, establece:

“Artículo 37. Cada entidad del sector público elaborará, en el marco


de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la
República, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de
gestión, índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos
específicos para el funcionamiento del sistema de control interno.
(Subrayado Nuestro)”.

Tal situación obedece a que la máxima autoridad no ejerció su competencia


conferida por ley, en cuanto a la elaboración de los instrumentos de control
interno. Lo que trae como consecuencia, que se vean afectados los deberes y
derechos de los funcionarios que laboran en el Consejo Municipal de Derecho
del Niño, Niña y Adolescente (CMDNNA).

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Manual de Organización
 El Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente, contaba con un
Manual de la Organización el cual no se encontraba impreso y aprobado por la
máxima autoridad (digital), siendo este el instrumento donde se establecen las
funciones de cada una de las dependencias y unidades adscritas al Ente. De
este hecho se dejó constancia en Acta Fiscal Nº AO-CMDNNA-001-2018 de
fecha 13-08-2018.

Al respecto, los artículos 36 y 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría General


de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGRSNCF),
publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 6.013
Extraordinario, de fecha 23-12-2010, estipulan:
“Artículo 36: Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de
cada ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y
evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la
naturaleza, estructura y fines del ente.”
“Artículo 37: Cada entidad del sector público elaborará, en el marco
de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la
República, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de
gestión, índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos
específicos para el funcionamiento del sistema de control interno”.

Por otra parte, las Normas Generales de Control Interno, publicada en Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 40.851, de fecha
18-02-2016 en el artículo 10 establece:

“Artículo 10: Los planes de organización, políticas, normas,


reglamentos, manuales y demás instrumentos de control interno,
deben ser aprobados por las máximas autoridades jerárquicas de los
órganos o entes sujetos a las presentes normas.”

Asimismo, el numeral 2 del artículo 34 de las Normas Generales de Control


Interno; prevé:
“Artículo 34: La máxima autoridad jerárquica, los gerentes, jefes o
autoridades administrativas de cada órgano o ente son responsables
de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal,
para su adecuada implementación y aplicación. Dichos manuales,
deben incluir los diferentes pasos y condiciones de las operaciones a
ser autorizadas, aprobadas, revisadas y registradas, así como lo

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relativo al archivo de la documentación justificativa que le sirva de
soporte; y ser aprobados por la máxima autoridad jerárquica del
órgano o ente. En este aspecto, se tendrá presente la elaboración del
instrumento normativo: (…)
Numeral 2. Manual de Organización: Documento que contiene en
forma ordenada y sistemática la información relativa al marco jurídico,
organización, funciones y atribuciones de un órgano o ente,
constituyéndose en un instrumento de apoyo administrativo, que
describe las relaciones orgánicas que se dan entre los elementos de
la estructura organizativa”.

Esta situación se originó por cuanto la Máxima Autoridad, no ejerció la


competencia que por ley tiene atribuida, para la aprobación de los instrumentos
de control interno; lo que trae como consecuencia que se vea afectado el
cumplimiento de las funciones y actividades que ejerce el Consejo Municipal de
Derecho del Niño, Niña y Adolescente.

Manual de Normas y Procedimientos


 En el lapso objeto de análisis, se constató que el Consejo Municipal de Derecho
del Niño, Niña y Adolescente (CMDNNA), no posee un manual de normas y
procedimientos. De este hecho se dejó constancia en Acta Fiscal
Nº AO-CMDNNA-001-2018 de fecha 13-08-2018. Sobre el particular, el artículo
36 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela Nº 6.013 Extraordinario, de fecha 23-12-2010,
dispone lo siguiente:
“Artículo 36: Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de
cada ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y
evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la
naturaleza, estructura y fines del ente.” (Subrayado nuestro).

Por otro lado, el artículo 34 numeral 1, de Gaceta Oficial de la República


Bolivariana de Venezuela N° 40.851, de fecha 18-02-2016, de las Normas
Generales de Control Interno, señala:
“Artículo 34. La máxima autoridad jerárquica, los gerentes, jefes o
autoridades administrativas de cada órgano o ente son responsables
de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal,
para su adecuada implementación y aplicación. Dichos manuales,
deben incluir los diferentes pasos y condiciones de las operaciones a
ser autorizadas, aprobadas, revisadas y registradas, así como lo
relativo al archivo de la documentación justificativa que le sirva de

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15
soporte; y ser aprobados por la máxima autoridad jerárquica del
órgano o ente.
Numeral 1. Manual de Normas y Procedimientos: Documento de
expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de
los cuales se canaliza la actividad de un órgano o ente, así como
también la enunciación de normas de funcionamiento básico a las que
deberían adaptarse los miembros del mismo…”

Esta situación se originó por cuanto la máxima autoridad, no ejerció las


acciones tendentes para la creación y aprobación de los referidos instrumentos
de control interno; lo que trae como consecuencia que las funciones,
atribuciones y responsabilidades del personal, no estén claramente definidas, lo
que conlleva a la discrecionalidad en la ejecución de las actividades.

Comprobante de Recepción de Declaración Jurada de Patrimonio


 De la Revisión efectuada, se evidenciaron los respectivos comprobantes de
Declaración Jurada de Patrimonio de los funcionarios responsables de la
administración del Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente
de Carirubana, para el Ejercicio Fiscal 2017.

Auditoría Interna
 El Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente (CMDNNA), no
cuenta con la creación de la Unidad de Auditoría Interna. De este hecho se
dejó constancia en Acta Fiscal Nº AO-CMDNNA-001-2018 de fecha
13-08-2018. Al respecto el artículo 19 y 20 del Reglamento de la Ley Orgánica
de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal, establecen:
“Artículo 19: Salvo en los casos autorizados por el Contralor General
de la República, de conformidad con lo previsto en el parágrafo único
del artículo 26 de la Ley, los órganos y entidades señalados en los
numerales 1 al 11 del artículo 9 de la Ley, tendrán una unidad de
auditoría interna la cual estará adscrita al máximo nivel jerárquico de
la estructura organizativa que lo conforma y gozará del mayor grado
de independencia dentro de la organización, sin participación en los
actos típicamente administrativos u otros de índole similar.”
“Artículo 20: La unidad de auditoría interna de cada órgano o entidad
es la encargada de prestar el servicio de auditoría interna en los
términos establecidos en la Ley; que abarcará la evaluación del grado
de cumplimiento y eficacia de los sistemas de administración e
información gerencial y de los instrumentos de control interno
incorporados en ellos y el examen de los registros y estados

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INFORME DEFINITIVO
16
financieros, para determinar su pertinencia y confiabilidad, así como
la evaluación de la eficiencia, eficacia, economía calidad e impacto de
su gestión; sin perjuicio de las competencias que la Ley le atribuye en
materia de potestades investigativas y de determinación de
responsabilidades.”

Según oficios recibidos CMDNNA-DE-169-2018 de fecha 09-08-2017 expresa:


“Esta unidad no existe, porque en el Consejo Municipal de Derechos de Niños,
Niñas y Adolescentes (CMDNNA) existe poco personal, motivado al déficit
presupuestario” y CMDNNA-DE-172-2018 de fecha 13-08-2018 “Siendo el caso,
que esta Institución considera importante la figura del Auditor Interno o
Asistente Administrativo, que sirva de apoyo al Departamento de
Administración, en aras de fortalecer los procedimientos llevados a cabo dentro
del mismo, como lo son: Emisión de Órdenes de Pago, así como todo lo
referente a las contrataciones, entre otros. Por cuanto en aras de subsanar
cualquier recomendación aportada por Ustedes como Órgano Contralor, se
tomará en consideración de manera que permitan un mejor control interno
institucional”.

Tal situación puede ser originada por desconocimiento de la Ley por parte de
las autoridades del CMDNNA, en cuanto a la creación de la Unidad de Auditoría
Interna. Lo que trae como consecuencia que no se aseguren los controles
administrativos, contables, financieros y técnicos internos oportunamente.

Caución de Ley
 La Presidente, Directora Ejecutiva y la jefe de Administración del Consejo
Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente de Carirubana, para el
Ejercicio Fiscal 2017; presentaron su debida caución de ley.

Caja Chica
 Para el Ejercicio Fiscal 2017, el Consejo aperturó fondo de caja chica para
cubrir gastos menores; según Acto Administrativo N° CMDNNA-001-2017 de
fecha 03-01-2017 por un monto de Bs. 14.160,00 equivalente a la cantidad de

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17
80 UT, siendo designado el responsable del manejo y custodia de los fondos la
Administradora.

Plan Operativo Anual


 Se constató que el Consejo Municipal de Derechos de Niños, Niñas y
Adolescentes (CMDNNA), posee un Plan Operativo Anual (POA) 2017, el cual
para el momento de la actuación no reposaba el original en sus Archivos. De
este hecho se dejó constancia en Acta Fiscal Nº AO-CMDNNA-001-2018 de
fecha 13-08-2018.

Según oficio recibido CMDNNA-DE-169-2018 de fecha 09-08-2018 expresó:


“Se hace un solo juego, donde se incluye el presupuesto y el Plan Operativo.
Los indicadores de Gestión se encuentran anexos en el Plan Operativo 2017
que reposa en la oficina de Presupuesto de la Alcaldía de Carirubana”. Al
respecto el artículo 41 de las Normas Generales de Control Interno, publicadas
en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 40.851, de
fecha 18-02-2016, establecen lo siguiente:
“Artículo 41: La máxima autoridad jerárquica, los gerentes, jefes o
autoridades administrativas deberán garantizar la existencia de
sistemas o mecanismos con información acerca del desempeño de la
institución, para controlar y evaluar la gestión; y se tomará en
consideración que:
1. La información sea pertinente, accesible, confiable y relevante;
obtenida y comunicada en la forma y periodo que permita al órgano o
ente llevar a cabo su control interno.
2. El órgano o ente cuente con un archivo; con una correcta
clasificación y actualización oportuna de toda la documentación…”

Tal situación se origina por cuanto al momento de la impresión no contaba con


recursos que le permitiera realizar impresión de otros ejemplares del plan
operativo anual (escasos recursos de papel, así como de tóner). Lo que trae
como consecuencia que la información no sea pertinente, accesible, confiable y
relevante.

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18
 Verificar los ingresos recibidos; así como los gastos efectuados a través
de una muestra aleatoria representativa del 30% de los pagos efectuados,
ejecutados por las partidas 4.02 “Materiales, Suministros y Mercancías”,
4.03 “Servicios no Personales”, 4.04 “Activos Reales” y
4.07 “Transferencias y Donaciones”.

Ordenanza de Presupuesto de Gastos


 El Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente; así como el
Fondo Municipal de Protección del Niño, Niña y Adolescente; cuenta con una
ordenanza de presupuesto de Gastos, aprobada según decreto N° 002-2017 de
fecha 01-01-2017.

Créditos Adicionales
 En revisión efectuada a la documentación solicitada, se constató la existencia
de Decretos correspondiente a créditos adicionarles los cuales se detallan a
continuación:
Cuadro N°05
Créditos Adicionales percibidos por el Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y
Adolescente (CMDNNA).
Crédito Adicional N° Acta Fecha Monto (bs.F)
DA-SCA-CMDNA-001-2017 2510 07-06-2017 2.673.771,93
DA-SCA-CMDNA-002-2017 2514 24-06-2017 228.086,60
DA-SCA-CMDNA-003-2017 2519 01-08-2017 2.199.764,20
DA-SCA-CMDNA-004-2017 2525 22-09-2017 2.133.117,38
DA-SCA-CMDNA-005-2017 2525 22-09-2017 237.790,00
DA-SCA-CMDNA-006-2017 2531 03-11-2017 2.391.352,18
DA-SCA-CMDNA-007-2017 2534 29-11-2017 2.672.670,43
DA-SCA-CMDNA-008-2017 2537 15-12-2017 63.000,00
DA-SCA-CMDNA-009-2017 2537 15-12-2017 3.358.150,70
Total 15.957.703,42
Fuente: Créditos Adicionales correspondiente al Ejercicio Fiscal 2017, suministrados por
el CMDNNA.

Cuadro N°06
Créditos Adicionales percibidos por el Fondo Municipal de Protección del Niño, Niña y
Adolescente (FMPNNA).

Crédito Adicional N° Acta Fecha Monto (bs.F)


DA-SCA-FMDNNA-001-2017 2519 01-08-2017 47.790,00
Total 47.790,00
Fuente: Créditos Adicionales correspondiente al Ejercicio Fiscal 2017, suministrados por
el CMDNNA

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19
Comisión de Contrataciones Públicas
 El Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente, para el Ejercicio
Fiscal 2017, no contaba con la creación de la Comisión de Contrataciones
Públicas, ni con instrumentos normativos en la cual fue designada la Unidad
Contratante, para este hecho se dejó constancia en Acta Fiscal
Nº AO-CMDNNA-001-2018 de fecha 13-08-2018. En este sentido el artículo 14
del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas,
publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, N° 6.154
Extraordinaria, de fecha 19-11-2014, establece:
“Artículo 14: En los sujetos del presente Decreto con Rango, Valor y
Fuerza de Ley, debe constituirse una o varias Comisiones de
Contrataciones, que podrán ser permanentes o temporales,
atendiendo a la especialidad, cantidad y complejidad de las obras a
ejecutar, la adquisición de bienes y la prestación de servicios.”

Según oficio CMDNNA-DE-169-2018 de fecha 09-08-2017 comentó: “Es


importante destacar que las contrataciones siempre las ha asumido la Alcaldía
del Municipio Carirubana; en estricto cumplimiento de acatar sus decisiones”.

Situación ocasionada por cuanto la máxima autoridad no ejerció las acciones


correspondientes por ley, para la creación de la Comisión de Contrataciones; lo
que trae como consecuencia que no se cumpla con los procedimientos a la hora
de seleccionar y contratar con los proveedores.

 En revisión efectuada a tres (03) expedientes de contrataciones bajo la


modalidad de Consulta de Precio tales como:

Monto
Fecha N° Expediente Contratista Concepto
(Bs)
“Servicio de Refrigerio para Evento
Míster
N° CMDNNA-001- del CDMNNA, Municipio Carirubana,
16-02-2017 Kangrejo M.C, 14.000,00
2017 Evento de Mini Reinas Carnavales
C.A
2017”.
Míster “Servicio de Refrigerio para concurso
N°CDP-CMDNNA-
16-05-2017 Kangrejo M.C, de Consejeras de Protección para el 28.000,00
0002-2017
C.A Ejercicio Fiscal 2017”.
“Dotación de uniformes personal
Wego
N° CMDNNA-003- empleado Consejo Municipal de
26-06-2017 Multiservicios, 380.800,00
2017 Derecho del Niño, Niña y
S.A.
Adolescente”.
Fuente: Expedientes de Contrataciones, suministrados por el CMDNNA.

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20
Los cuales no poseían la siguiente documentación: Solicitud de la Unidad
Usuaria, acta de inicio del procedimiento de contratación, ausencia de firma y
sello de las empresa oferentes en la invitación, manifestación de voluntad del
contratista, certificado vigente del Registro Nacional de Contratista y planilla de
resumen emitida por estos, inscripción vigente del Registro de Contratistas y
Proveedores emitida por la dirección de bienes y servicios de la Alcaldía de
Carirubana, solvencias y garantías, acta de recepción de ofertas y documentos
jurídicos de la contratista, notificación de la adjudicación al oferente, evaluación
del desempeño del proveedor, órdenes de pago, presupuesto base,
conformidad con la recepción del bien o servicio, estando estos, sin
identificación del procedimiento, N° de contrato y objeto. Aunado a ello, los
documentos presentes en los expedientes no se encontraban foliados. De este
hecho se dejó constancia en Acta Fiscal Nº AO-CMDNNA-001-2018 de fecha
13-08-2018. Al respecto, los artículos 19, 47, 59, 67 y 116 del Decreto con
Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, publicada en Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, N° 6.154 Extraordinaria, de
fecha 19-11-2014, establecen:

“Artículo 19:
(…) El expediente deberá estar identificado con la fecha de su
iniciación, el nombre de las partes, su objeto y la numeración
establecida. Los documentos deben ser foliados en orden
cronológico, según la fecha de su incorporación al expediente,
pudiéndose formar piezas o archivos distintos cuando sea necesario.”
“Artículo 47: Los potenciales oferentes para comparar con el Estado,
y con las organizaciones de base del poder popular cuando manejen
fondos públicos, deberán inscribirse en el Registro Nacional de
Contratista, en los términos y condiciones que establezca el Sistema
Nacional de Contrataciones para tal fin…”
“Artículo 59: Para todos los procesos de selección de contratista
establecido en el presente Decreto con Rango Valor y Fuerza de Ley,
el contratante debe preparar el presupuesto base de la contratación,
cuyo monto total incluyendo los tributos, será informado a los
participantes en el pliego de condiciones o en las condiciones de
contratación y podrá mantenerse en reserva su estructura de costo.
(…) El presupuesto base deberá formar parte del pliego de
condiciones o condiciones de la contratación y podrá establecerse
como criterio para el rechazo de las ofertas”.
“Artículo 67: El contratante debe fijar un término para la presentación
de la manifestación de voluntad de participar o de la oferta, para cada
modalidad de contratación…”.
“Artículo 116: A los efectos de la formalización de los contratos, los

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21
contratantes deberán constar con la siguiente documentación:
1. Documentos legales de la persona natural o jurídica.
2. Pliego de condiciones y la oferta.
3. Solvencias y garantías requeridas.
4. Cronograma de desembolso de la contratación, de ser necesario.
5. Certificados que establezcan las garantías respectivas y sus
condiciones.

Por otra parte, los artículos 32 y 113 del Reglamento de la Ley de


Contrataciones Públicas, publicado en Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela N° 39.181, de fecha 19-05-2009, señala:
“Artículo 32: Los expedientes deben contener los siguientes
documentos:
1. Solicitud de la Unidad Usuaria o Requirente.
2. Documento que autoriza el inicio del procedimiento o acta de inicio
de la modalidad a aplicar.
3. Pliego de Condiciones o Condiciones de la contratación.
4. Acto motivado.
5. Llamado o invitación a los participantes.
6. Modificaciones o aclaratorias del pliego de condiciones si la hubiere.
7. Acta de recepción de los documentos para calificación u oferta.
8. Oferta recibida.
9. Informe de análisis y recomendación de la adjudicación o
declaratoria desierta.
10. Documento de adjudicación.
11. Notificación al beneficiario de la adjudicación y otros oferentes si
fuere el caso.
12. Contratos generado por la adjudicación.
13. Cualquier otro relacionado con el procedimiento de selección
aplicado.
Asimismo, en la administración de contratos se deben incorporar los
documentos que se relacionen con:
1. Garantías.
2. Actas de inicio, suspensión, determinación y recepción
provisional o definitiva de los bienes, servicios y obras, si fuere el
caso.
3. Documentos relacionados con modificación de los contratos, si
fuere el caso.
4. Formularios para el pago o valuaciones.
5. Aprobaciones de pago.
6. Pagos realizados.
7. Finiquito.
8. Liberación de garantías.
9. Evaluación de actuación o desempeño del contratista.
10.Cualquier otro relacionado con la evaluación de contrato y
evaluación posterior”.
“Artículo 113: Constancia de Invitaciones y ofertas
Las invitaciones para participar en la modalidad de consulta de
precios podrán ser efectuadas mediante remisión escrita a los,
participantes, por fax o por correo electrónico; en todos los casos el
órgano o ente contratante deberá solicitar y mantener en el

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22
expediente de la contratación, constancia del envío y la recepción de
las invitaciones remitidas.
Igualmente las ofertas podrán ser recibidas por fax o correo
electrónico, no obstante en el expediente debe incorporarse la oferta
original del beneficiario de la adjudicación”.

Tal situación obedece a que las personas responsables del manejo de los
expedientes únicos, no llevan un adecuado control y registro de la
documentación que le permita sustanciar el respectivo expediente; lo que trae
como consecuencia que no se pueda asegurar la exactitud y veracidad de la
información financiera y administrativa a fin de hacerla útil, confiable y oportuna
para la toma de decisiones.

 De la revisión efectuada a dos (02) contratos, bajo la Modalidad de Consulta de


Precio tales como: N°CMDNNA-001-2017 “Servicio de Refrigerio para evento
del CMDNNA, Municipio Carirubana “Evento de Mini Reinas de Carnavales
2017” y N° CMDNNA-003-2017 “Dotación de Uniformes personal Empleado
CMDNNA”, se constató que en los mismos no se encontraban anexas:
solvencias del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS), laboral,
municipal, proveedores, Instituto Nacional de Capacitación y Educación
Socialista (INCES) y comprobantes del Registro Nacional de Contratistas (RNC)
correspondientes. Al respecto, los artículos 47 y 116 del Decreto con Rango,
Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, publicada en Gaceta Oficial
de la República Bolivariana de Venezuela, N° 6.154 Extraordinaria, de fecha
19-11-2014, establece:
“Artículo 47: Los potenciales oferentes para contratar con el estado,
y con las organizaciones de base del poder popular cuando manejen
fondos públicos, deberán inscribirse en el Registro Nacional de
Contratistas, en los términos y condiciones que establezca el Servicio
Nacional de Contrataciones para tal fin.
A los fines de celebrar contratos con el estado las personas naturales
y jurídicas sin domicilio en el país deberán contar con la inscripción
requerida, la cual será tramitada por las mismas o por los
contratantes”.
“Artículo 116: A los efectos de la formalización de los contratos, los
contratantes deberán constar con la siguiente documentación:
1. Documentos legales de la persona natural o jurídica.
2. Pliego de condiciones y la oferta.
3. Solvencias y garantías requeridas.
4. Cronograma de desembolso de la contratación, de ser necesario.

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23
5. Certificados que establezcan las garantías respectivas y sus
condiciones”.

Así mismo el artículo 3 del Decreto Presidencial 4.248, publicado en Gaceta


Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 38.371, de fecha
02-02-2006, referido a la obligatoriedad de la solvencia laboral, indica:
“Artículo 3: Los órganos, entes y empresas del estado sólo podrán
celebrar contratos, convenios, o acuerdos con patronos o patronas a
quienes el ministerio del trabajo les haya expedido la solvencia
laboral correspondiente, la cual constituye un requisito indispensable
omissis…”

De igual manera el artículo 113 de la Ley de Reforma Parcial del Decreto


Nº 6.243 con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica del Sistema de Seguridad
Social, publicada en Gaceta Oficial Nº 39.912, de fecha 30-04-2012, señala:
“Artículo 113: Omissis…El certificado de solvencia también se exigirá
a todos los patronos y patronas o empresas en participar en
licitaciones de cualquier índole que promuevan los órganos y entes
del sector público y para ser efectivo cualquier crédito contra estos”.

En tal sentido, el artículo 26 de las Licencias de Funcionamiento del Concejo


Municipal de Carirubana, indica:
“Artículo 26: Los órganos públicos, empresas del estado, mixtas y
demás entidades públicas o privadas por orden de su funcionario,
deban solicitar la solvencia del Municipio Carirubana del Estado
Falcón, al momento de celebrar y finiquitar contratos de obras, de
asistencia técnica, o cualquier actividad lucrativa o remunerada a
personal naturales, jurídicas, firmas unipersonales, consorcios o entes
de cualquier naturaleza para realizar actividades mercantiles en
jurisdicción del Municipio Carirubana del Estado Falcón”.

Por otra parte, el artículo 52 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley del
Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista, publicada en Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, Nº 6.155 Extraordinaria, de
fecha 19-11-2014, establece:

“Artículo 52: El certificado de solvencia es un documento


administrativo mediante el cual se hace constar que a la fecha de su
expedición, la entidad de trabajo se encuentra en cumplimiento de los
deberes y obligaciones en materia de formación y autoformación
colectiva, aprendices y tributaria, prevista en el decreto y su
reglamento. Este certificado es imprescindible para suscribir cualquier
contrato, convenio o acuerdo con el estado así como para el
otorgamiento de la solvencia laboral. A los fines de otorgar el

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24
certificado de solvencia es necesario verificar previamente el
cumplimiento de las obligaciones de las entidades de trabajo”.

Tal situación puede ser ocasionada por desconocimiento de las personas


responsables de llevar un adecuado control y registro de la documentación que
deba contener los expedientes de los procesos de contrataciones. Lo que trae
como consecuencia que los oferentes no presenten la certificación de solvencia,
expedido por ante el Municipio pudiendo estos incumplir con las obligaciones.

Estados de Cuentas y Conciliaciones Bancarias.


 Se constató que para el control y manejo de los recursos del ejercicio fiscal
2017, fueron utilizadas tres (3) cuentas conciliadas mensualmente según libro
de banco y estados financieros. Tal como se detalla a continuación:

Relación de Cuentas y Conciliaciones Bancarias; correspondiente al Ejercicio Fiscal 2017.

Saldos Saldos Cheques en


Banco Cuenta Corriente Denominación
S/Libro (Bs) S/Banco (Bs) Tránsito (Bs)
BOD (FMPNNA) - Funcionamiento - - -
BOD (CMDNNA) 01160112000007695330 Personal - - -
TESORO (CMDNNA) 01630310193103001217 Funcionamiento 1.830.988,12 3.862.608,52 2.031.560,40
Fuente: Conciliaciones Bancarias, Libros Auxiliares de Bancos y Estados de Cuentas correspondiente al Ejercicio Fiscal 2017;
suministrada por el CMDNNA.

 En revisión efectuada a la Orden de Pago N° 1776 de fecha 21-07-2017 a favor


de Servimaca, C.A. por concepto de compra de productos de papel y cartón
para la oficina, material de equipos de computación, útiles de escritorio, oficina
y materiales de instrucción, por un monto de Bs. 40.768,00; se evidenció que di-
cha compra se realizó sin haberse efectuado el proceso de contratación y la
conformación del expediente. De este hecho se dejó constancia en Acta Fiscal
Nº AO-CMDNNA-001-2018 de fecha 13-08-2018. Al respecto, el artículo 19 y 96
del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, pu-
blicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, N°
6.154 Extraordinaria, de fecha 19-11-2014, establece:
“Artículo 19: Todos los documentos, informes, opiniones y demás
actos que se reciban, generen o consideren en los procesos de
contratación, deben formar parte de un expediente para cada
contratación. Este expediente deberá ser archivado, mediante medios
físicos o electrónicos de conformidad a la normativa que rija la
materia, por la unidad administrativa financiera del contratante,

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manteniendo la integridad de la información durante al menos cinco
años, después de iniciada la selección.
El expediente deberá estar identificado con la fecha de su iniciación,
el nombre de las partes, su objeto y la numeración establecida. Los
documentos deben ser foliados en orden cronológico, según la fecha
de su incorporación al expediente, pudiéndose formar piezas o
archivos distintos cuando sea necesario…”
“Articulo 96: Se puede proceder por consulta de precios: Numeral 1,
en el caso de adquisición de bienes, si el contrato a ser otorgado es
por un precio estimado de hasta cinco mil unidades tributarias
(5000 U.T.)…”

En concordancia, el artículo 32 del Reglamento de la Ley de Contrataciones


Públicas, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
N° 39.181, de fecha 19-05-2009, señala:

“Artículo 32: Los expedientes deben contener los siguientes


documentos:
1. Solicitud de la Unidad Usuaria o Requirente.
2. Documento que autoriza el inicio del procedimiento o acta de inicio
de la modalidad a aplicar.
3. Pliego de Condiciones o Condiciones de la contratación.
4. Acto motivado.
5. Llamado o invitación a los participantes.
6. Modificaciones o aclaratorias del pliego de condiciones si la
hubiere.
7. Acta de recepción de los documentos para calificación u oferta.
8. Oferta recibida.
9. Informe de análisis y recomendación de la adjudicación o
declaratoria desierta.
10. Documento de adjudicación.
11. Notificación al beneficiario de la adjudicación y otros oferentes si
fuere el caso.
12. Contratos generado por la adjudicación.
13. Cualquier otro relacionado con el procedimiento de selección
aplicado.
Asimismo, en la administración de contratos se deben incorporar los
documentos que se relacionen con:
1. Garantías.
2. Actas de inicio, suspensión, determinación y recepción
provisional o definitiva de los bienes, servicios y obras, si fuere el
caso.
3. Documentos relacionados con modificación de los contratos, si
fuere el caso.
4. Formularios para el pago o valuaciones.
5. Aprobaciones de pago.
6. Pagos realizados.
7. Finiquito.
8. Liberación de garantías.
9. Evaluación de actuación o desempeño del contratista.
10.Cualquier otro relacionado con la evaluación de contrato y
evaluación posterior”.

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Tal situación obedece, al desconocimiento por parte de la Administración, en
cuanto a la aplicación de procedimientos; así como la documentación que
deben contener los expedientes, independientemente de la modalidad de
selección de contratista. Lo que trae como consecuencia que no se garantice el
cumplimiento de los principios de economía, eficiencia e igualdad, los cuales
deben regir los procedimientos previos a las adquisiciones de materiales o
contrataciones por prestación de servicios.

 En revisión efectuada a la documentación que contienen información contable y


administrativa. De este hecho se dejó constancia en Acta Fiscal
Nº AO-CMDNNA-001-2018 de fecha 13-08-2018, se evidenciaron las siguientes
debilidades.
 No se encontraban los soportes de transferencias de dozavos, recibidos por el
Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente y el Fondo
Municipal de Protección del Niño, Niña y Adolescente, de los meses de Octubre,
Noviembre y Diciembre.
 No se presentó Conciliación Bancaria y Mayor analítico del mes de Septiembre
del Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente.
 No se presentó Soporte del depósito del Dozavo del mes de Mayo y Junio del
Fondo Municipal de Protección del Niño, Niña y Adolescente, por monto de
Bs. 66.033,34 siendo el número de depósito 500183497.

Al respecto el artículo 31 de las Normas Generales de Control Interno,


publicadas en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
N° 40.851, de fecha 18-02-2016, establecen lo siguiente:
“Artículo 31: Todas las transacciones y operaciones financieras,
presupuestarias, contables y administrativas deben estar respaldadas
con suficiente documentación justificativa. En este aspecto se tendrá
presente lo siguiente:
1. Los documentos deben contener información completa y exacta,
archivarse siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de
archivo que facilite su oportuna localización, y conservarse durante el
tiempo estipulado legalmente.
2. Las autoridades competentes del órgano o ente adoptarán las
medidas necesarias para salvaguardar y proteger los documentos

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INFORME DEFINITIVO
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contra incendios, sustracción o cualquier riesgo, e igualmente, para
evitar su reproducción no autorizada”.

Situación ocasionada por debilidades de control interno por parte del


responsable del resguardo de la información. Lo que trae como consecuencia
que los documentos no contengan información completa y exacta.

 En revisión efectuada a Orden de Pago N° 1715 a nombre de Zaire. K. Reyes


Pérez, por la cantidad de Bs. 7.987,00 por concepto de donación de ayuda
económica, para la realización de estudio Rx digital Colon P7edema, P/ boca, a
niño de escasos recursos económicos, no se encontraba firmada por el
beneficiario. De este hecho se dejó constancia en Acta Fiscal
Nº AO-CMDNNA-001-2018 de fecha 13-08-2018. Al respecto al hecho
mencionado con anterioridad, el artículo 33 de las Normas de Control Interno,
publicadas en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
N° 40.851, de fecha 18-02-2016, establecen lo siguiente:
“Artículo 33: Las formas pre-impresas tales como recibos de caja,
órdenes de Compra, servicio, pago, facturas, cheques y demás
documentos que se utilicen para la sustentación de operaciones,
deberán estar numerados correlativamente, fechados, firmados,
sellados y su uso será controlado”.

Situación originada debido a la falta de control interno, por cuanto las órdenes
de pago deban estar firmadas por el beneficiario. Lo que trae como
consecuencia, la no verificación de la finalización y conformidad de las
operaciones o transacciones económicas, en el caso específico una donación.

 Verificar que los auditores, profesionales independientes, consultores y/o


firmas de auditores que hayan prestado servicios de control en el el
Consejo Municipal de Derechos del Niño, Niña y Adolescente de
Carirubana; se encontraban debidamente certificados, e inscritos en el
Registro de Auditores, Consultores y Profesionales Independientes que a
tal efecto lleve la Contraloría General de la República.

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 Se constató que el Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente
no realizó contrataciones con auditores, consultores, firma de auditores y
profesionales independientes en materia de control.

 Verificar el 100% mediante inspección “In situ” la existencia y estado


actual de los bienes muebles contenidos en el Registro de Inventario del
el Consejo Municipal de Derechos del Niño, Niña y Adolescente de
Carirubana.

Registro, guarda y custodia de los bienes.


 En revisión efectuada de los bienes muebles Formulario BM-1 del CMDNNA, se
tomó una muestra de dos oficinas en las cuales, se verificó dicho formulario de
manera correcta. De este hecho se dejó constancia Acta Fiscal
Nº AO-CMDNNA-001-2018 de fecha 13-08-2018. Es de importancia de señalar
que los Bienes Muebles adscritos a las referidas direcciones y oficinas se
encuentran en buen estado y conservación.

 En revisión efectuada a los bienes muebles, se evidenció movimiento de los


mismos, sin presentar acto administrativo que indicara el movimiento y
responsable de dichos bienes. De este hecho se dejó constancia en Acta Fiscal
Nº AO-CMDNNA-001-2018 de fecha 13-08-2018. Al respecto, artículo 3
literal a) de las Normas Generales de Control Interno, publicada en Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 40.851, de fecha
18-02-2016; señala lo siguiente:
“Artículo 3: El control interno de cada organismo o entidad debe
organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente
aceptados de sistema y estar constituidos por políticas y normas
formalmente dictadas, los métodos y procedimiento efectivamente
implantados y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo
funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los
objetivos siguientes:
a) Salvaguardar el Patrimonio Público…”.

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Asimismo, el anexo N° 4 de la Publicación 21, Instrucciones y Modelos para la
Contabilidad Fiscal de los Municipios, en el literal 6. Formularios destinados a la
formación de inventarios, Registro de operaciones y rendición de cuenta de los
bienes muebles, del punto 3 Inventario y cuenta de los bienes muebles,
publicada en Gaceta N° 2.681 Extraordinario de fecha 31-10-1980 indica:
“Con base al inventario inicial de los bienes muebles el jefe de cada
oficina abrirá una carpeta especial denominada “Inventario y
comprobantes de entradas y salidas de Bienes Muebles de la
oficina…” En la que se archivará cuidadosamente dicho inventario y
todos los documentos que se refieren a entradas o incorporaciones y
salidas o desincorporaciones para efectos de la rendición de las
cuentas de la respectiva Unidad de Trabajo”.

Tal situación se originó por debilidades en el control interno, al no constatar los


documentos administrativos, que soporten el traslado de bienes de una sede a
otra; lo que pudiese traer como consecuencia el extravío o daño a los bienes
trasladados sin responsabilidad de quien recibe y quien entrega el bien.

Los resultados preliminares de la presente actuación fiscal fueron notificados a


las autoridades del Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente
(CMDNNA) y Fondo Municipal de Protección del Niño, Niña y Adolescente
(FMPNNA); mediante Oficio DC-DCAD N° 142-2018, de fecha 12-09-2018,
otorgándose un plazo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la
recepción del mismo, con la finalidad de obtener los comentarios y aclaraciones
que pudieran dar lugar a la modificación de contenido, en acatamiento a lo
previsto en los artículos 36 y 38 de las Normas Generales de Auditoría de
Estado, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela
N° 40.172 de fecha 22-05-2013, en el sentido de que las observaciones
derivadas del análisis efectuado deberán someterse a discusión y consideración
de los responsables de las áreas involucradas, con el propósito de asegurarse
la solidez de las evidencias, la validez de las conclusiones, la pertinencia de las
recomendaciones y la objetividad e imparcialidad del ulterior Informe de
Auditoría.

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En tal sentido, transcurrido los diez (10) días hábiles para que formularan los
descargos que consideren pertinentes, el ente auditado remetió oficio
CMDNNA-DE-183-2018 de fecha 28 de Septiembre de 2018, el cual hace
mención de lo siguiente: “Una vez analizada las observaciones sugeridas en el
Informe Preliminar, donde se explanan los resultados obtenidos de la Auditoría
Operativa, habiéndose evaluado los aspectos presupuestarios, financieros y
técnicos de esta Institución así como del Fondo Municipal de Protección de
Niños, Niñas y Adolescentes, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2017. En este
mismo orden de ideas, la Presidencia, conjuntamente con el equipo de trabajo
considera efectuar todos los correctivos a los que hubiera lugar, en aras de
seguir fortaleciendo a la Organización, el mantenimiento y la evaluación de los
controles internos en los procesos administrativos contemplados en la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República y que son llevados a cabo
por esta institución…”. En concordancia con esto, al no presentar descargo ni
anexo alguno, de las observaciones reflejadas en el Informe Preliminar se
ratifican las mismas en todas y cada una de sus partes quedando como
Definitivo.

C. Consideraciones Finales.

Conclusión
En base a las observaciones expuestas en el presente informe y en concordancia
con el cumplimiento del Objetivo de la Auditoría, se concluyeron que existen
debilidades en el sistema de control interno, así como de carácter administrativo.
Situación que afecta la eficacia y eficiencia de las actividades administrativas del
Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente, toda vez que se
detectaron las siguientes situaciones: El Consejo Municipal cuenta con una
Ordenanza de creación desactualizada, no posee Reglamento Interno, ni Estatuto
de Personal, así como Manual de Organización, y Manual de Normas y
Procedimientos, de igual manera no cuenta con la creación de la Unidad de
Auditoría Interna, por otra parte el Plan Operativo Anual 2017 original no reposaba

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en sus archivos, no contaba con la creación de la Comisión de Contrataciones
Pública; los tres (3) expedientes objeto de análisis, realizados bajo la modalidad
de Consulta de Precio no poseían documentación tales como: Solicitud de la
Unidad Usuaria, acta de inicio del procedimiento de contratación, ausencia de
firma y sello de las empresa oferentes en la invitación, manifestación de voluntad
del contratista, certificado vigente del Registro Nacional de Contratista y planilla de
resumen emitida por estos, inscripción vigente del Registro de Contratistas y
Proveedores emitida por la dirección de bienes y servicios de la Alcaldía de
Carirubana, solvencias del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS),
laboral, municipal, proveedores, Instituto Nacional de Capacitación y Educación
Socialista (INCES), garantías, acta de recepción de ofertas y documentos jurídicos
de la contratista, notificación de la adjudicación al oferente, evaluación del
desempeño del proveedor, presupuesto base, conformidad con la recepción del
bien o servicio, estando estos, sin identificación del procedimiento, N° de contrato
y objeto, los documentos encontrados en los expedientes no se encontraban
foliados; se formalizó compra sin haberse efectuado el proceso de contratación y
la conformación del expediente; se efectuó donación sin la firma del beneficiario
en la orden de pago; por otra parte se realizó movimiento de los bienes en el cual
no se encontró oficio que indicar la oficina o dirección a la cual estaba adscrito y
responsable de dichos bienes.

Recomendaciones
Al Consejo Directivo y a la Presidenta del Consejo Municipal de Derecho del
Niño, Niña y Adolescente (CMDNNA).
 Ejercer las acciones pertinentes a los fines de actualizar la Ordenanza de
Creación del Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente
(CMDNNA).
 Establecer las acciones pertinentes a los fines de elaborar, aprobar e
implementar los instrumentos de control interno tales como:
 Reglamento Interno.
 Estatuto de Personal.

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 Manual de Organización.
 Manual de Normas y Procedimientos.

 Realizar las gestiones pertinentes a los fines de conformar la Unidad de


Auditoría Interna.
 Constituir la Comisión de Contrataciones Públicas, para cumplir con los
procedimientos establecidos en la ley al momento de contratar servicios y
bienes

A la Dirección de Administración del Consejo Municipal de Derecho del Niño,


Niña y Adolescente (CMDNNA).
 Ejercer las acciones tendentes a los fines de salvaguardar en los archivos,
documentos originales del Plan Operativo Anual (POA).
 Dictar charlas y talleres a los fines de Instruir al personal en cuanto al manejo y
uso de la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento a fin de efectuar de
manera correcta los procedimientos de contrataciones, así como la
documentación que deben contener los expedientes.
 Conformar expedientes únicos para cada una de las contrataciones llevadas a
cabo por el Consejo Municipal de Derecho del Niño, Niña y Adolescente, en los
términos previstos en la Ley de Contrataciones y su Reglamento incorporando
en los mismos toda la documentación relativa al proceso de selección de
contratista, así como garantizar que los expedientes estén debidamente
foliados.
 Realizar los procesos de selección de contratistas para la adquisición de bienes
y prestación de servicios en los términos establecidos en la Ley de
Contrataciones Públicas y su Reglamento.
 Realizar la evaluación de desempeño de proveedores que hayan obtenido la
adjudicación para el suministro de bienes y prestación de servicios en los
contratos.

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 Implementar mecanismos de control para salvaguardar la información tanto
contable, administrativa y financiera en los archivos.
 Adoptar medidas a los fines de que la documentación debe contener
información completa y exacta tales como firmas, sellos entre otros.
 Implementar mecanismos tales como actos administrativos que permitan
verificar el movimiento, traslado y ubicación de los bienes que indique el
personal responsable de resguardar y custodiar dichos bienes.

Jeannette Oviedo
Directora (E) de control de la Administración Descentralizada

JO/EB/OA/JS/YR

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INFORME FOTOGRÁFICO
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
CONTRALORÍA MUNICIPAL DE CARIRUBANA
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Anexo Fotográfico N° 1
Pág. 1/1

RELACIÓN DE BIENES MUEBLES DEL CONSEJO MUNICIPAL DE DERECHOS DEL NIÑO, NIÑA Y ADOLESCENTE,
CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO FISCAL 2017.

Se observó que los bienes del


CMDNNA poseen su codificación de
manera correcta.

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