Softland Análisis

MANUAL DEL USUARIO
SOFTLAND ANÁLISIS
Versión 6.3.0.0
Softland Análisis i
© 2009 Softland Inversiones S.L. Todos los derechos reservados. Softland, el logo de
Softland, Exactus y el logo de Exactus ERP son marcas registradas o marcas comerciales de
Softland Inversiones S.L. en Latinoamérica, España y/u otros países. Todas las demás marcas
son propiedad de sus respectivos fabricantes.
Softland Análisis Índice General  ii

ÍNDICE GENERAL
Acerca de esta Guía 5
Nota Introductoria ......................................................................................................... 5
Audiencia ......................................................................................................... 5
Conocimiento Necesario .................................................................................. 6
Introducción a Softland Análisis 7

Nota Introductoria ......................................................................................................... 7
Características .................................................................................................. 7
Definición de las Características Generales de la Compañía 10

Nota Introductoria ....................................................................................................... 10
Integración ..................................................................................................... 10
¿Cómo Entrar a Softland Análisis por el Integrador? .................................... 11
¿Cómo Entrar a Softland Análisis por Web? ................................................. 12
Parámetros del módulo ............................................................................................... 13
Nota Introductoria .......................................................................................... 13
Pivotes 14
Área Financiero Contable .............................................................................. 15
Área Comercial .............................................................................................. 15
Mantenimiento de Pivotes ............................................................................. 16
Ingreso de datos ............................................................................................. 16
Funciones especiales ...................................................................................... 18
Metas 20
Mantenimiento de Metas ............................................................................... 21
Procesos de metas ....................................................................................................... 25
¿Cómo copiar metas? ..................................................................................... 25
¿Cómo exportar metas? ................................................................................. 27
¿Cómo importar metas? ................................................................................. 32
Procesar Cubo ................................................................................................ 35
Presupuestos 37
Mantenimiento de Presupuestos .................................................................... 37
Procesos de presupuestos ............................................................................................ 42
¿Cómo exportar presupuestos? ...................................................................... 42
¿Cómo importar presupuestos? ...................................................................... 47
Softland Análisis Acerca de esta Guía  3

Importación desde presupuesto financiero .................................................... 49
¿Cómo copiar presupuestos? ......................................................................... 51
Softland Análisis web 53

Nota Introductoria ...................................................................................................... 53
Facturación 54
Ejemplo de Mantenimiento de Meta ............................................................. 54
Contabilidad General 61
Estado de Resultados ..................................................................................... 61
Balance General ............................................................................................ 62
Presupuestos .................................................................................................. 63
Pivotes 64
Ingreso de Datos ............................................................................................ 64
Glosario 68

INTRODUCCIÓN GENERAL
Acerca de esta Guía
NOTA INTRODUCTORIA
El módulo de Softland Análisis es un sistema que juega un papel de
soporte para la toma de decisiones, de respuesta ágil y rápida, con
información precisa para poder aprovechar las oportunidades: “estar en el
lugar indicado, en el momento oportuno, con la información correcta“, el
módulo es una herramienta que se encargará de desplegar la información
que el usuario requiera para el momento y lugar indicado.
El módulo de Softland Análisis permite la configuración de metas
relacionadas con información obtenida del ERP, para luego ser analizadas
vía web desde cualquier lugar.
AUDIENCIA
Este manual va dirigido a aquellas personas que van a utilizar el módulo de
Softland Análisis y que poseen rangos como Administradores de Nivel
Superior y/o Administradores de Nivel Intermedio quienes son exactamente
las personas que realizan tareas como actividades de análisis, de
seguimiento, de control y toma de decisiones, realizando consultas sobre
información almacenada en el sistema, proporcionando informes y
facilitando la gestión de la información por parte de los niveles intermedios.
Además tiene como objetivo realizar las actividades de planificación a largo
plazo, tanto del nivel de administración como de los objetivos que la
empresa posee.

Pirámide que muestra los diferentes rangos
CONOCIMIENTO NECESARIO
Es importante recalcar que Softland Análisis es una herramienta para
capturar información e interpretarla según sean los requerimientos del
usuario, por lo que es necesario que el usuario tenga conocimientos en el
entorno del negocio para el cual se está aplicando la herramienta.
Adicionalmente si se conoce un poco de sistemas OLPT y OLAP permite
entender en una mejor manera de donde son tomados algunos datos.

CAPÍTULO 1
Introducción a Softland Análisis
NOTA INTRODUCTORIA
Los rápidos cambios que se viven en el mercado actual junto a las
competencias que se generan cada día, hacen que las empresas no puedan
postergar las decisiones relacionadas directamente con el negocio; una
demora en este sentido puede llevar la gestión de la empresa al fracaso.
Los sistemas orientados para la toma de decisiones son los englobados por
el término Softland Análisis. Administrar una empresa sin contar con un
sistema de Inteligencia de Negocios adecuado se parece mucho a caminar
con los ojos vendados; se puede avanzar, ejecutar los procesos
operacionales correctamente, progresar aparentemente según los objetivos y
hasta crecer, pero en cuanto algo falla, los procesos se descontrolan, la
coordinación desaparece y, en el mediano plazo, la empresa se desploma
sobre sí misma.
Tanto en empresas pequeñas como en grandes organizaciones existen
variados sistemas “Informatizados” que tienen como objetivo principal
garantizar la persistencia de las operaciones diarias realizadas. Estas
operaciones se realizan según reglas de negocios predefinidas y se
almacenan en grandes bases de datos.
CARACTERÍSTICAS
Entre las más importantes característica de este módulo se encuentran:
 Dentro de un módulo estándar en ERP se pueden configurar
presupuestos y metas dando mantenimiento a cada uno de estos
desde esta opción.
 Se pueden exportar e importar presupuestos, e igualmente exportar e
importar metas.
 Importar presupuestos desde el módulo de presupuesto financiero.
 Copiar presupuestos.
 Copiar metas
 Los presupuestos aprobados pueden ser vistos desde el módulo
Softland Análisis Web.
 Las metas aprobadas pueden ser vistas desde el módulo Softland
Análisis Web.
Softland Análisis Introducción a Softland Análisis  7

 Dentro de una sección de mantenimiento de pivotes, se pueden
realizar, eliminar y modificar pivotes.
Sistemas OLTP: Son las iniciales en inglés de On-Line Transaction

Processing, queriendo significar en su traducción Procesamiento de
Transacciones en Línea, las características principales de los sistemas OLTP
son:
 Realizan transacciones en tiempo real del proceso de un negocio, con
lo cual los datos almacenados cambian continuamente.
 Los sistemas OLTP en sus transacciones conducen procesos
esenciales del negocio.
 Los sistemas OLTP son los responsables del mantenimiento de los
datos, ya sea agregando datos, realizando actualizaciones o bien
eliminándolos.
 Las estructuras de datos deben estar optimizadas para validar la
entrada de los mismos, y rechazarlos si no cumplen con
determinadas reglas de negocio.
 Para la toma de decisiones, proporciona capacidades limitadas ya que
no es su objetivo, por lo tanto no es prioridad en su diseño. Si se
quisiera obtener determinada información histórica relativa al
negocio consultando un sistema OLTP, se produciría un impacto
negativo en el funcionamiento del sistema.
Procesos Operacionales
Inventario
Ventas
Proveedores
Marketing
Clientes
Producción
En este grafico se muestra algunos ejemplos de procesos operacionales
Sistemas OLAP: Los sistemas OLAP (On-Line Analytical Processing)

proporcionan una alternativa a los sistemas transaccionales, ofreciendo una

visión de los datos orientada hacia el análisis y una rápida y flexible
navegación por estos, las siguientes son características que la tecnología
OLAP posee:
 Las bases de datos de OLAP tienen un esquema que está optimizado para que
las preguntas realizadas por los usuarios sean respondidas rápidamente.
 Las preguntas que se le hacen a un OLAP, deben permitir un uso interactivo
con los usuarios.
 Los cubos de OLAP almacenan varios niveles de datos conformados por
estructuras altamente optimizadas que responden a las expectativas de
negocio de la empresa.
 Un sistema OLAP está preparado para realizar informes complejos de una
manera simple.
 OLAP proporciona una vista de datos multidimensional. Los cubos
proporcionan una vista de los datos multidimensional que se extiende más
allá del análisis de dos dimensiones que puede proporcionar una simple
planilla de cálculo utilizada como tal.
 Los usuarios pueden cambiar fácilmente las filas, las columnas, y las páginas
en informes de OLAP, pudiendo leer la información de la manera que se
crea más conveniente para el análisis.

CAPÍTULO 2
Definición de las Características

Generales de la Compañía
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se explicarán los aspectos generales que tienen que definirse
tanto en el módulo de Softland Análisis como en otros módulos de
Softland relacionados a éste, para que el sistema se ajuste a las
necesidades particulares de cada compañía.
Dentro de esta sección se van a considerar los siguientes aspectos:
 La integración de Softland Análisis con los otros módulos de
Softland.
 La secuencia que se debe seguir para implantar el módulo.
 La definición de los Parámetros del Módulo.
INTEGRACIÓN
El módulo de Softland Análisis está integrado con los siguientes módulos:
o Administración del Sistema
o Facturación
o Contabilidad Genera
o Control de Inventarios
o Presupuesto Financiero
Del módulo de Administración del Sistema toma información de las
tablas de datos tal como las bodegas, los tipos de cambio, los códigos y el
porcentaje de los impuestos, y las monedas asociadas de cada país.
Los Estados de Resultados y Balance General por ejemplo serán tomados
del módulo de Contabilidad General; información acerca de artículos,
proveedores, clientes y la relación entre estos será tomada de los módulos de
Facturación e Inventarios, los presupuestos financieros serán importados
desde el módulo de Presupuesto Financiero.
A continuación se presenta una figura que ilustra la integración de este
módulo con el sistema:
Softland Análisis Definición de las Características Generales de la Compañía  10

Integración del Módulo de Softland Análisis
¿CÓMO ENTRAR A SOFTLAND ANÁLISIS POR

EL INTEGRADOR?
Para entrar a este módulo, los pasos a seguir son:
1. Localice el ícono en el integrador del sistema.

2. Sitúe el cursor sobre el ícono y presione el botón izquierdo del ratón
una vez.
La siguiente pantalla es un ejemplo de un integrador de Exactus ERP
donde está instalado el módulo de Softland Análisis:

Integrador con Softland Análisis
¿CÓMO ENTRAR A SOFTLAND ANÁLISIS POR

WEB?
El acceso a Softland Análisis se realiza desde una página Web que le
permite al usuario ingresar sus parámetros de acceso.

Pantalla de acceso al módulo Softland Análisis por Web
PARÁMETROS DEL MÓDULO

NOTA INTRODUCTORIA
Dentro de este módulo para la parte que corresponde al ERP existe una
única y pequeña pantalla donde básicamente se deben llenar dos campos
para un buen funcionamiento.
Conexión a Analysis Services

Servidor: Se debe digitar el servidor donde se encuentre la base de datos.
Catálogo: Se debe digitar el nombre de la compañía.
Pantalla de parámetros del módulo
Nota: si estos parámetros no son llenados, no se podrá ni trabajar ni en la

parte desktop de este módulo ni en la parte web, pues estos parámetros son
los de conexión al cubo.

CAPÍTULO 3
Pivotes
NOTA INTRODUCTORIA
Se suministra una serie de vistas predefinidas para los módulos de compras,
control de inventarios, administración de productos, cuentas por pagar,
cuentas por cobrar y control bancario, para ser utilizadas como definiciones
de pivotes. Se considera una definición de un pivote aquel formato que
guarda la configuración de columnas, filas, valores y filtros seleccionados
por el usuario para una vista de un módulo en específico; y un pivote como
una manera de visualizar la información que permite el cruce de diferentes
datos en al menos dos dimensiones de análisis y al menos una dimensión de
datos. La pantalla donde aparecen las definiciones de pivotes se podrían ver
así:
Pantalla de cuentas por pagar en el área financiero contable
La lista de vistas que se agregaron al módulo por área se presenta a

continuación.
Softland Análisis Pivotes  14

ÁREA FINANCIERO CONTABLE
Control Bancario
 Movimientos de Cuentas Bancarias: Documentos que afectan las
cuentas de banco.
 Saldos por cuenta bancaria: Información de cuentas bancarias
Cuentas por Cobrar

 - Saldo de Clientes: Información de los clientes. Principalmente del
saldo del cliente según la tabla cliente.
 - Movimientos de Clientes: Documentos del módulo con información
del cliente asociado.
 - Documentos de Crédito: Relación de documentos de crédito a sus
documentos de débito.
Cuentas por Pagar

 - Saldo de Proveedores: Información de los proveedores.
Principalmente del saldo del proveedor según la tabla proveedor.
 - Movimientos de Proveedores: Documentos del módulo con
información del proveedor asociado.
ÁREA COMERCIAL
Control de Inventarios
 - Artículos: Información detallada del estado actual de los artículos.
Incluye costos unitarios actuales y clasificaciones del 1 al 6.
 - Existencias de Inventario: Existencias actuales por bodega de los
artículos. Incluye todos los tipos de existencia y clasificaciones del
1 al 6.
 - Movimientos de Inventario: Detalle de las transacciones de
inventario realizadas en el sistema.

Compras
 - Detalle de Facturas de Embarque: Información relacionada a las
facturas de los embarques y su distribución entre las líneas.
 - Artículos por Proveedor: Detalle de la configuración de las
relaciones de artículos con proveedores que existen en el sistema.
 - Resumen de Compras: Información básica de los encabezados de
órdenes de compra.
 - Órdenes De Compra: Información detallada de las órdenes de
compra y sus líneas. Incluye precios y cantidades.
 - Embarques: Información detallada de embarques así como de sus
líneas. Incluye precios y cantidades.
MANTENIMIENTO DE PIVOTES
El usuario cada vez que ingrese a la opción de Pivotes podrá seleccionar el
que guste entre todos aquellos que tiene almacenados para cada uno de los
cubos disponibles.
Los Pivotes sirven para crear paneles, donde el usuario pueda manipular la
información de todos los cubos, y poder visualizarla en tablas pivotes, cada
pivote tendrá la posibilidad de ser exportadas a Excel, PDF y otros
formatos.
Todas y cada una de las columnas del Cubo, son eventualmente columnas
disponibles para ser arrastradas y visualizadas en el pivote
INGRESO DE DATOS
Para crear definiciones de pivotes lo primero que se debe hacer es escoger
un área para el pivote y dentro de esta área un módulo; debido a que se
pueden realizar muy variados pivotes en este manual hemos escogido el área
financiero contable con el módulo de cuentas por pagar para proceder a
explicar el ingreso de los datos, y de esta manera funcionará el ingreso de
los datos en todos los pivotes para todas las áreas.
Cuentas por Pagar

Definición: Se debe digitar el nombre con el cual se desea se identifique
esta definición de pivote.
Vista: En este campo por medio de un F1 o doble clic se debe elegir una
vista para la definición, el listado de las vistas que aparecerá depende del
módulo escogido para realizar el pivote.
Módulo: Después de elegir la vista se debe guardar, y es en ése momento
cuando se llene este campo mostrando las siglas y el nombre del módulo
elegido en el pivote.

Opciones de pivote
Pivote: Por medio de este tab se pueden observar los elementos (campos)
que componen la vista, estos pueden ser arrastrados a los diferentes campos
del cubo más abajo por medio del mouse, también se tiene la opción de
arrastrar directamente estos campos a la sección llamada datos.
Actualización de diseño diferido: si este check se encuentra marcado la
sección datos y el gráfico se actualiza hasta que se le de clic al botón
“Actualizar” independientemente de los movimientos que se hagan en el
pivote, pero si se encuentra desmarcado todos los movimientos que se estén
realizando en el pivote se van reflejando de una sola vez en los datos y en el
gráfico.
Tipo de gráfico
Existe una barra expandible, que permitirá al usuario elegir un número de
opciones grande para visualizar el gráfico, igualmente existe una buena
cantidad de opciones al momento de elegir los colores del gráfico. Las dos
opciones expandidas se podrían ver de la siguiente manera:
Generar series según las columnas: esta opción sirve para desplegar el
gráfico según las filas o según las columnas.
Graficar únicamente la selección: por medio de esta opción se pueden
visualizar en el gráfico únicamente la selección de datos que se haga con el
mouse
Mostar totales por columna: permite visualizar los totales por columna en
una en una sección más del gráfico.
Mostar totales por fila: permite visualizar los totales por fila en una en una
sección más del gráfico.
Etiquetas de puntos: Por medio de esta opción se pueden etiquetar las
diferentes mediciones del gráfico.
La pantalla de este pivote se podría visualizar como la siguiente:

Pantalla Pivote de vista saldo de proveedores
FUNCIONES ESPECIALES
En esta sección le damos una descripción breve de los botones en el menú
de mantenimiento de pivotes.
Por medio de este botón el usuario puede interactuar con los

datos y el gráfico y colocarlos de manera horizontal (es decir uno arriba del
otro), o de manera vertical (uno a la par del otro); de este modo el usuario
decidirá de cuál manera le resulta más satisfactorio visualizar el pivote.
Además de poder elegir la manera de visualizar el pivote

(en forma horizontal o vertical), el usuario tiene la posibilidad de
intercambiar cual opción desea ver arriba o abajo, o a la izquierda y derecha,
por ejemplo si el gráfico estuviese de manera vertical por medio de este
botón podrá desplegar a la izquierda los datos o el gráfico.
Se puede elegir entre mostrar las opciones siempre o

mantenerlas de forma oculta. Estas opciones son las que el usuario manipula
para configurar el pivote.

El usuario también puede decidir agrupar el pivote, esto quiere
decir que l pivote se visualizará dentro del pivote independientemente,
entonces por medio de una cejilla el usuario decide si observa el gráfico o
los datos.

CAPÍTULO 4
Metas
NOTA INTRODUCTORIA
Para la definición de las metas a evaluar lo primero que se debe hacer es
definir el ó los mantenimientos de metas para dimensiones que se desean
controlar (Configurar metas para ser evaluadas en las opciones de
visualización).
Para facilitar el análisis, el Data-Mart organiza los datos en una estructura
llamada esquema de estrella; esta estructura está compuesta por una tabla
central (tabla de hechos) y un conjunto de tablas organizadas alrededor de
ésta (tablas de dimensiones). En las puntas de la estrella se encuentran las
tablas de dimensión que contienen los atributos de las aperturas que
interesan al negocio que se pueden utilizar como criterios de filtro y son
relativamente pequeñas. Cada tabla de dimensión se vincula con la tabla de
hechos por un identificador.
Por otra parte las medidas son los valores de datos que se analizan; una
medida es una columna cuantitativa, numérica, en la tabla de hechos. Las
medidas representan los valores que son analizados, como cantidad de
pacientes admitidos o llamadas efectuadas por ejemplo. Entonces las
medidas son:
- Valores que permiten analizar los hechos.
- Valores numéricos porque estos valores son las bases de las cuales el
usuario puede realizar cálculos.
La pantalla de ingreso de metas se visualiza como la siguiente:
Softland Análisis Metas  20

Pantalla principal de ingreso de metas
MANTENIMIENTO DE METAS
Dentro de esta opción se deben configurar los mantenimientos que se deseen
manejar, se podrán definir metas por 1 o 2 dimensiones.
El siguiente es un ejemplo de cómo se pueden definir estas metas:
Ejemplo de definición de metas

Descripción de carpetas
Tab general
Dentro del tab general se deben configurar varios aspectos tales como
límites de cumplimiento, cubo, período inicial, cantidad de períodos y
dimensiones. La explicación de cada tópico de estos se da a continuación,
igualmente se presenta la pantalla principal de la opción:
Tab General donde se define las características de una meta
Nombre: Al realizar un nuevo mantenimiento se debe colocar un nombre

cualquiera al mantenimiento, lo mejor en este caso es que sea un nombre el
cual nos de una idea de que es lo que estamos midiendo, por ejemplo
“Ventas Netas Locales”.
Versión: La versión debe ser digitada por el usuario, puede ser
alfanumérica.
Estado: El estado puede ser en planeación, aprobado o histórico, este
campo es simplemente para efectos de visualizar el status del
mantenimiento; este no es un campo editable desde este lugar, sin embargo
el usuario podrá aprobar y desaprobar una meta, al igual que pasarla a
histórica por lo que esos cambios se podrán visualizar desde este lugar.
Configuración
Dentro de la sección “Configuración” se deben llenar los siguientes campos.
Cubo: Se muestra un combo cargado con los cubos disponibles,
actualmente solo se muestra el cubo de facturación que es al cual el usuario
podrá relacionarle metas.
Período inicial: En este espacio se debe elegir un período inicial para
configurar la meta, es decir a partir de qué mes y año se desea evaluar la
meta.
Cantidad de períodos: Cantidad de períodos en meses que se desean
evaluar a partir del período inicial inclusive. Por ejemplo si se elige como

período inicial Enero y la cantidad de períodos es de 6, entonces se está
hablando de configurar una meta para 6 meses desde Enero a Junio.
Importante: En el proceso de exportación se tomará en cuenta la cantidad
de períodos para la generación de los datos.
Dimensiones
Dentro de la sección “Dimensiones” se deben llenar los siguientes campos.
Principal: Para asignar las dimensiones; el usuario deberá seleccionar una
dimensión primaria, el combo nos presenta las diferentes dimensiones
existentes para el cubo.
Es importante decir que la dimensión principal es sobre la cual se evalúa la
meta. Por ejemplo, si se eligió como medida las ventas netas locales, podría
elegirse como dimensión primaria los vendedores, es decir, vamos a ver las
ventas locales contra los diferentes vendedores.
En un segundo campo el usuario debe colocar el nombre que desea para esta
dimensión.
Agrupamiento: El usuario también deberá seleccionar una dimensión de
agrupamiento, el combo nos presenta las diferentes dimensiones existentes
para el cubo.
Siguiendo con el ejemplo de la dimensión principal, si se eligió como
medida las ventas netas locales y como dimensión principal los vendedores,
podríamos elegir como dimensión segundaria las zonas donde se han
realizado dichas ventas.
dimensión.
Medidas: Es un combo donde se seleccionará la medida que queremos
evaluar (podrían ser las ventas netas locales, las ventas brutas, las unidades
devueltas de artículos, etc.), el combo nos presentará las diferentes medidas
asociadas al cubo.
medida
Etiqueta total real: Es el nombre que se desee dar a los datos totales reales.
Etiqueta total meta: Es el nombre que se desee dar a los datos totales de la
meta.
Límites
Estos son los porcentajes de cumplimiento para el valor de las metas, la idea
es poder medir mediante estos porcentajes cuáles metas han sido realmente
satisfechas y cuáles no; igualmente se puede observar quienes han satisfecho
las metas. Es por esto que se debe incluir un porcentaje para el estado de
sobresale, exitoso, deficiente y crítico; es importante decir que estos límites
deben ser ingresados de manera ascendente o descendente.

Estos límites se verán reflejados en la sección indicadores del panel gráfico
de la meta.
Tab metas
Dentro del tab metas se muestran los períodos (meses), que el usuario
decidió configurar en el tab anterior (cantidad de períodos), iniciando
lógicamente con el período inicial elegido.
Dentro de este tab se muestran la medida elegida versus periodos, los datos
ingresados en esta meta han sido digitados por el usuario desde Excel.
Para poder ingresar datos a un tab meta, es necesario exportar la meta a
Excel, llenar los datos e importar de nuevo la meta a Excel, solamente así se
podrán ingresar datos en este tab. Sin embargo, una vez importada la meta
de Excel al ERP, si es posible manipular la información presentada en este
tab. La explicación de cómo realizar este procedimiento se da en la sección
de “Exportación de metas” e “Importación de metas”.
La pantalla se podría observar como la siguiente:
Tab Metas donde se puede apreciar los datos ingresados en la meta
Funciones Especiales del Menú

En esta sección le damos una descripción breve de los botones en el menú
de mantenimiento de metas.
Copiar: Es como un acceso directo al proceso de copia de meta,

este botón se puede localizar dentro de una meta o en la pantalla donde se
encuentran todas las metas. La explicación de este proceso se da en la
sección ¿Cómo copiar metas? en la página 25.
Aprobar: Sirve para aprobar las metas, las metas que son
aprobadas podrán ser consultadas desde el módulo de Softland Análisis
Web.

Desaprobar: Sirve para desaprobar las metas, las metas que se
pueden desaprobar son las que se encuentran aprobadas, y este proceso
coloca el estado de la meta como “en planeación”, estas metas no pueden ser
consultadas desde la parte Web.
A Histórica: Sirve para colocar una meta en estado histórico, es

decir ya no se utilizará más; las metas históricas no pueden ser ni
modificadas ni consultadas desde la parte Web.
Exportar: Sirve para exportar una meta a Excel y entonces

poder ser ingresados los datos en la meta. La explicación de este proceso se
da en la sección ¿Cómo exportar metas? en la página 27.
Importar: Sirve para importar una meta ya exportada a Excel y

entonces subir los datos ingresados en la meta al ERP. La explicación de
este proceso se da en la sección ¿Cómo importar metas? en la página 32.
Procesar cubo de metas: Sirve para procesar los cubos de

información, es decir para que la información nueva que se ha actualizado o
ingresado se pueda visualizar con duchos cambios en la parte Web. La
explicación de este proceso se da en la sección Procesar Cubo en la página
35.
PROCESOS DE METAS
Existen varios procesos que pueden ser ejecutados en las metas, estos
procesos a veces pueden ser “corridos” desde adentro de una meta o desde
la sección “Procesos\Metas” que se encuentra en el ERP. Las explicaciones
de dichos procesos y sus diferencias dependiendo del lugar de donde se
estén ejecutando se dan en los siguientes apartados dentro del manual.
¿CÓMO COPIAR METAS?

Para facilidad del usuario se permite copiar metas desde tres lugares
diferentes, desde la propia meta con todo y versión, desde la tabla de metas
y desde la sección de procesos\metas\copia de metas.

Copia de Metas
Pantalla de copia de metas
Configuración
Meta: Este campo aparece automáticamente lleno y no editable si la copia
se está realizando desde el mantenimiento de la meta, más si no es así será
un campo de búsqueda donde por medio de un F1 o doble clic se puede
elegir la meta deseada.
Versión: Si la meta tiene varias versiones, se puede elegir la versión que se
desea copiar.
Nueva versión: Se debe dar un nuevo consecutivo a la versión que se va a
generar a partir de la copia.
Estado: Básicamente muestra el estado actual de la meta que se va a copiar.
Opciones
Desplazar los períodos iniciando en el mes: Si se elige esta opción el
usuario podrá escoger desplazar los períodos a partir de un mes en
específico, por ejemplo, si un usuario tiene una meta que va de enero a
diciembre en el año 2009, podría utilizar esta copia desplazándose 12
períodos para el siguiente año eligiendo enero 2010.
Copiar sólo las versiones en estado: Se puede elegir si se copian las
versiones en estados en planeación, aprobadas o históricas.

Guardar: Después de realizada la copia, esta pantalla da la opción de
guardar en una bitácora el detalle del proceso y resultado de la copia.
¿CÓMO EXPORTAR METAS?

Cuando un usuario está creando una meta, lo primero que debe hacer es
indicar la cantidad de períodos a evaluar, el cubo, las dimensiones y los
límites. Después de ingresados todos estos datos el usuario deberá guardar
la meta y realizar una exportación de esta a Excel, para llenar el Excel y
después importarlo al ERP. Cuando se realice la importación de la meta el
tab “Meta” se habilitará con los datos ingresados.
Para realizar dicha exportación el sistema tiene un asistente que guiará al
usuario de una forma sencilla de realizarlo, se debe ingresar a este asistente
por medio del botón para “Exportar” , si se encuentra dentro de la

meta, ó realizarlo desde la opción de Procesos\Metas\ Exportar metas.
Exportación de Metas
Primera pantalla del Asistente de exportación de Metas
Dentro de una primera pantalla para exportar metas se muestra un

encabezado que dice que este asistente genera uno o varios archivos de
Excel con la información necesaria para ser usados en el proceso de
importación de metas una vez modificadas.
Meta: Este campo aparece automáticamente lleno y no editable si la
exportación se está realizando desde el mantenimiento de la meta, mas si no

es así será un campo de búsqueda donde por medio de un F1 o doble clic se
pueden elegir la meta deseada.
Versión: Se debe elegir una versión para la meta a exportar.
Estado: En las metas se pueden manejar tres estados, en planeación,
aprobada e histórica; este campo no es editable.
Carpeta destino
Ubicación: Se debe elegir por medio del botón de examinar una
dirección donde se van a ubicar los archivos exportados.
Opciones de Generación de Archivos

Generar un solo libro con una hoja por elemento de agrupación:
Si se marca esta opción se creará en la ubicación escogida un único
archivo de Excel donde se ubicará en diferentes hojas las diferentes
dimensiones de agrupamiento. El archivo generado bajo esta opción
podría verse así:
Región de excel un solo libro varias hojas (dimensiones de agrupamiento)
Generar un solo libro con una sola hoja para todos los elementos
de agrupación: Esta opción marcada genera un único archivo de
Excel con una única hoja de Excel donde aparecerán todas las
dimensiones de agrupamiento.
El archivo generado bajo esta opción podría verse así:
Región de excel con un solo libro y una sola hoja con todas las dimensiones de agrupamiento

Generar un libro por cada elemento de agrupación: Esta opción
marcada generará tantos archivos de Excel como elementos de
agrupación exista en la meta.
Los archivos generados por esta opción para dos centros de costo
podrían verse así:
Región de excel de un primer archivo con la primera dimensión de agrupamiento (Z-01)
Región de excel de un segundo archivo con la segunda dimensión de agrupamiento (Z-02)

Selección de elementos de agrupación
Segunda pantalla del Asistente de exportación de metas
Básicamente dentro de esta pantalla aparecen las dimensiones de

agrupamiento si es que la meta tiene dimensiones de agrupamiento, y acá se
escogerán a manera de filtro las que se desea sean exportadas al archivo de
Excel, esto se puede lograr marcando con el mouse cada dimensión o con
los botones que se muestran al lado izquierdo de la pantalla:
dar clic en este para marcar todas las dimensiones ó
dar clic en este para desmarcar todas las dimensiones.

Selección de elementos de dimensión
principal
Tercera pantalla del Asistente de exportación de metas
Básicamente dentro de esta pantalla aparecen las dimensiones principales, y

acá se escogerán a manera de filtro las que se desea sean exportadas al
archivo de Excel, esto se puede lograr marcando con el mouse cada
dimensión o con los botones que se muestran al lado izquierdo de la
pantalla:
dar clic en este para marcar todas las dimensiones ó
dar clic en este para desmarcar todas las dimensiones.

Creación de archivos
Cuarta pantalla del Asistente de exportación de metas
En esta pantalla aparte de dar clic en iniciar para empezar la exportación, se

podrá visualizar el detalle del proceso de exportación de la información
necesaria para crear los archivos de carga (Excel) para la meta.
La pantalla muestra una barra tipo odómetro donde se muestra de una
manera gráfica el avance del proceso, igualmente dentro de esta barra se
muestra el porcentaje de avance del mismo.
Abrir ubicación destino al finalizar: Marcar esta opción es para indicarle
al sistema que una vez finalizado el proceso de exportación, abra la
ubicación donde el usuario le indicó que guardase los archivos generados,
que serán archivos de tipo Excel.
Guardar: existe un botón de guardar a la derecha de la pantalla que le da la
opción al usuario de guardar en una bitácora el detalle de lo descrito en la
pantalla.
¿CÓMO IMPORTAR METAS?

Después de realizar la exportación de la meta el usuario deberá llenar el
excel con los datos respectivos a la meta y después proceder a realizar la
importación del excel, lo que para efectos de del ERP se llamará importar
metas.
Para realizar dicha importación el sistema tiene un asistente que guiará al
por medio del botón para “Importar” , si se encuentra dentro del

presupuesto, ó realizarlo desde la opción de Procesos\Metas\ Importar
Metas.
Importación de Metas
Primera pantalla del Asistente de importación de Metas
Dentro de una primera pantalla para importar metas se muestra un

encabezado que dice que este asistente realiza la importación de uno o
varios archivos de Excel que posean el formato creado por la exportación de
la meta.
Meta: Este campo aparece automáticamente lleno y no editable si la
importación se está realizando desde el mantenimiento de la meta, más si no
pueden elegir la meta deseada.
Versión: Se debe elegir una versión para la meta a importar.
Opciones Generales
Sobreescribir el monto de meta según el último monto
importado: esta opción marcada lo que hace es básicamente
importar la meta y dejarla en el ERP como la meta actual, sobre-
escribiendo toda la información que antes haya sido importada.
Importar únicamente valores para aquellos registros sin monto:
Esta opción marcada importa únicamente valores para los registros
que no tengan monto en la meta, es decir aunque haya más
información en el Excel esta no será reescrita sobre información que
ya exista en la meta en el ERP.
Selección de Archivos
Segunda pantalla del Asistente de importación de Metas
Esta pantalla es para seleccionar el o los archivos de Excel que se desea sean
cargados a la versión de metas seleccionada. Es importante decir que solo
será posible importar aquellos archivos que poseen la información a como
es generada en proceso de exportación, obviamente con los datos ya
ingresados en el archivo.
Agregar: por medio de este botón se tiene la opción de agregar los archivos
de Excel que anteriormente fueron exportados y modificados.
Eliminar: Si por error o cualquier otro motivo el usuario agregó un archivo
de Excel que no desea esté dentro de la selección, por medio de este botón
lo puede eliminar y sacar de la selección.

Importación de Archivos
Tercera pantalla del Asistente de importación de Presupuestos
En esta pantalla aparte de dar clic en iniciar para empezar la importación, se

podrá visualizar el detalle del proceso de importación para cada uno de los
archivos, información que creará el presupuesto.
pantalla.
PROCESAR CUBO
Este proceso le permite actualizar la base de datos “Análisis Services”
configurada en los parámetros globales, procesando completamente los
cubos de información y actualizar la información del cubo, para que las
modificaciones realizadas sean visibles en el módulo Web.

Pantalla de procesos de cubo
Pantalla de procesamiento de cubos
Opciones
Procesar la base de datos completa: si se checa esta opción el sistema
procesará la base de datos completa, es decir proceso todos los cubos de la
base de datos.
Procesar el cubo seleccionado: si se checa solo este check se procesará
solo el cubo elegido.
Importante: Hay que recordar que el procesamiento de cubos se hace para
actualizar la información del ERP en la parte Web de este módulo.

CAPÍTULO 5
Presupuestos
NOTA INTRODUCTORIA
Desde este módulo se pueden crear presupuestos para las cuentas de estado
de resultados en una moneda y tipo de contabilidad específicas.
Estos presupuestos pueden tener varias versiones, y pueden verse en el
estado de resultados sólo aquellas versiones que estén en un estado de
aprobación. Las versiones de presupuesto que no se quieran usar más se
pueden cambiar a un estado histórico.
La pantalla donde aparecen los presupuestos se podría ver así:
Pantalla tabla de presupuestos
MANTENIMIENTO DE PRESUPUESTOS
Para crear nuevos presupuestos básicamente se le da clic en nuevo , el
sistema levantará una pantalla tipo mantenimiento donde el usuario deberá
digitar el código del presupuesto así como una descripción y una versión
para este, después de esto se debe guardar y entonces se podrá navegar por
las carpetas de esta pantalla.
Softland Análisis Presupuestos  37

Nota: El presupuesto debe ser exportado a excel para ser llenado de acuerdo
a la cantidad de períodos y nivel de detalle que el usuario haya elegido al
realizar el presupuesto; después debe ser importado de nuevo al ERP donde
aparecerán los datos ingresados en el tab “Presupuesto”. La explicación de
este proceso se hace en la sección Procesos de presupuestos
Existen varios procesos que pueden ser ejecutados en los presupuestos, estos
procesos a veces pueden ser “corridos” desde adentro de un presupuesto o
desde la sección “Procesos\Presupuestos” que se encuentra en el ERP. Las
explicaciones de dichos procesos y sus diferencias dependiendo del lugar de
donde se estén ejecutando se dan en los siguientes apartados dentro del
manual.
¿Cómo exportar presupuesto en la página 42.
Descripción de Carpetas
Para acceder cada carpeta basta con accionar el ratón sobre la pestaña
correspondiente.
La opción de presupuestos presenta las siguientes carpetas: General,
Presupuesto, Cuentas contables, Centros de Costo, Tipos de Cambio.
En cada una de ellas existen una serie de campos donde se debe ingresar la
información correspondiente al presupuesto. Algunas veces esta
información está relacionada con información que fue establecida desde
otros módulos.
General
Carpeta General

Dentro de esta carpeta se presenta la información de períodos a presupuestar
para este presupuesto en específico, como regla general se debe tener en
cuenta que el período a presupuestar debe tener un orden cronológico
ascendente (mínimo un mes), si no el sistema no permitirá guardar un
período.
Mes inicial: se debe elegir un mes inicial para el presupuesto que se está
elaborando, también se debe elegir el año para ese mes.
Mes final: se debe elegir un mes final para el presupuesto que se está
elaborando, también se debe elegir el año para ese mes.
Cantidad de meses: se calcula automáticamente la cantidad de meses
para el presupuesto según el mes inicial y final elegidos. Sin embargo es un
campo que puede ser digitado y según el número digitado el sistema re-
calcula el mes final a partir del mes inicial.
Moneda: dentro de esta sección se debe elegir si el presupuesto que se está
creando es en moneda local o en moneda dólar.
Presupuesto
Carpeta Presupuesto
Dentro de esta carpeta se presenta el presupuesto que se exportó

anteriormente a Excel, fue llenado de acuerdo a la cantidad de períodos y
nivel de detalle que el usuario decidió cuando lo creó y después lo importó;
es importante decir que esta carpeta no se habilitará hasta que el presupuesto
llenado en Excel no se haya importado ya que los datos del mismo son los
datos digitados en el Excel.
Para este caso en concreto se puede observar que la base de datos utiliza
centros de costo, por lo que el usuario decidió crear un presupuesto para un
centro de costo (03-01) y tres cuentas contables (4-01-000; 4-02-001; 4-02-

002), así mismo se observa la cantidad de meses escogidos para este
presupuesto mostrando los datos para el mes inicial hasta el mes final.
Además se muestran en la pantalla los totales verticales, es decir por mes
sumando centros de costo y cuentas contables, así como los totales
horizontales sumando meses por cuenta contable, así como un gran total.
Cuentas Contables
Carpeta Cuentas Contables
Dentro de esta carpeta aparecen las cuentas contables que estén en el

catálogo contable de contabilidad que sean de tipo detallado ingreso y/o
gasto, es decir que sean cuentas propias del tipo estado de resultados.
Como se puede ver en esta pantalla aparecen las cuentas contables y sus
respectivas descripciones, básicamente el usuario puede marcar las cuentas
contables a las que desee ingresarles datos, si se marcan las cuentas padres
se desmarcan automáticamente las cuentas descendientes a esta y viceversa;
es así como marcando estas cuentas el usuario decide el nivel de detalle que
desea ver en el presupuesto ya que de acuerdo a estas elecciones se
exportará el presupuesto a Excel.

Centros de Costo
Carpeta Centros de Costo
Dentro de esta carpeta aparecen los centros de costo si la base de datos usa
centros de costo, de lo contrario esta carpeta no aparecerá en el ERP.
En esta carpeta se debe elegir al menos un centro de costo que esté ligado
con una cuenta contable para poder realizar un filtro desde la pantalla de
exportación del asistente de exportación de presupuestos. Al igual que en la
carpeta anterior dependiendo de esta elección dependerá el detalle que se
pueda presupuestar en el Excel.

Tipos de Cambio
Carpeta Tipos de Cambio
Dentro de esta carpeta se debe elegir entre utilizar un tipo de cambio

promedio para todos los períodos o utilizar un tipo de cambio específico
para cada período.
Estos tipos de cambio serán los que Softland Análisis tome al usar los
presupuestos en el estado de resultados vía web, y son para calcular la
moneda contraria a la elegida en el presupuesto.
PROCESOS DE PRESUPUESTOS
Existen varios procesos que pueden ser ejecutados en los presupuestos, estos
procesos a veces pueden ser “corridos” desde adentro de un presupuesto o
desde la sección “Procesos\Presupuestos” que se encuentra en el ERP. Las
explicaciones de dichos procesos y sus diferencias dependiendo del lugar de
donde se estén ejecutando se dan en los siguientes apartados dentro del
manual.
¿CÓMO EXPORTAR PRESUPUESTOS?

Cuando un usuario está creando un presupuesto, lo primero que debe hacer
es indicar la cantidad de períodos a presupuestar, la moneda del mismo, las

cuentas contables y los centros de costo (si la base de datos utiliza centros
de costo). Después de ingresados todos estos datos el usuario deberá guardar
el presupuesto y realizar una exportación de este a Excel, para llenar el
Excel y después importarlo al ERP. Cuando se realice la importación del
presupuesto el tab “Presupuesto” se habilitará con los datos ingresados.
Para realizar dicha exportación el sistema tiene un asistente que guiará al
por medio del botón para “Exportar versión” , si se encuentra dentro del
presupuesto, ó realizarlo desde la opción de Procesos\Presupuestos\
Exportación de presupuestos.
Exportación de Presupuestos
Primera pantalla del Asistente de exportación de Presupuestos
Dentro de una primera pantalla para exportar presupuestos se muestra un

encabezado que dice que este asistente genera uno o varios archivos de
Excel con la información necesaria para ser usados en el proceso de
importación de presupuestos una vez modificados.
Presupuesto: Este campo aparece automáticamente lleno y no editable si la
exportación se está realizando desde el mantenimiento del presupuesto, mas
si no es así será un campo de búsqueda donde por medio de un F1 o doble
clic se pueden elegir el presupuesto deseado.
Versión: Se debe elegir una versión para el presupuesto a exportar.
Estado: En los presupuestos se pueden manejar tres estados, en planeación,
aprobado e histórico; este campo no es editable.

Opciones Generales
Incluir toda la jerarquía hasta las cuentas a presupuestar: Si se
marca esta opción se exportarán a Excel y por ende al presupuesto las
cuentas contables padres de las cuentas elegidas.
Solo incluir las cuentas asignadas al presupuesto: Si se marca
esta opción solo se exportarán a Excel y por ende al presupuesto las
cuentas elegidas.
Carpeta destino\Ubicación: Se debe elegir por medio del botón de
examinar una dirección donde se van a ubicar los archivos
exportados.
Opciones de Generación de Archivos

Generar un solo libro con una hoja por centro de costo: Si se
marca esta opción se creará en la ubicación escogida un único archivo
de Excel donde se ubicarán en diferentes hojas los centros de costo.
Región de excel un solo libro varias hojas (centros de costo)
Generar un solo libro con una sola hoja para todos los centros de
costo: Esta opción marcada genera un único archivo de Excel con una
única hoja de Excel donde aparecerán todos los centros de costo.
Región de excel con un solo libro y una sola hoja con todos los centros de costo
Generar un libro por cada centro de costo: Esta opción marcada

generará tantas archivos de Excel como centros de costo haya en el
presupuesto.

Los archivos generados por esta opción para dos centros de costo
podrían verse así:
Región de excel de un primer archivo con el primer centro de costo (03-01)
Región de excel de un segundo archivo con el segundo centro de costo (03-02)
Selección de Centros de Costo
Segunda pantalla del Asistente de exportación de Presupuestos
Básicamente dentro de esta pantalla aparecen los centros de costo escogidos

en el tab centros de costo en el presupuesto, y acá se escogerán a manera de

filtro los centros de costo que se desea sean exportados al archivo de Excel,
esto se puede lograr marcando con el mouse cada centro de costo o con los
botones que se muestran al lado izquierdo de la pantalla:
dar clic en este para marcar todos los centros de costo ó
dar clic en este para desmarcar todos los centros de costo.
Creación de archivos
Tercera pantalla del Asistente de exportación de Presupuestos
En esta pantalla aparte de dar clic en iniciar para empezar la exportación, se

podrá visualizar el detalle del proceso de exportación de la información
necesaria para crear los archivos de carga (Excel) para el presupuesto.
Abrir ubicación destino al finalizar: Marcar esta opción es para indicarle
al sistema que una vez finalizado el proceso de exportación, abra la
ubicación donde el usuario le indicó que guardase los archivos generados,
que serán archivos de tipo Excel.
pantalla.

¿CÓMO IMPORTAR PRESUPUESTOS?
Después de realizar la exportación del presupuesto el usuario deberá llenar
el excel con los datos en las cuentas y centros de costo y después proceder a
realizar la importación del excel, lo que para efectos de del ERP se llamará
importación de presupuestos.
Para realizar dicha importación el sistema tiene un asistente que guiará al
por medio del botón para “Importar versión” , si se encuentra dentro
del presupuesto, ó realizarlo desde la opción de Procesos\Presupuestos\
Importación de presupuestos.
Importación de Presupuestos
Primera pantalla del Asistente de importación de Presupuestos
Dentro de una primera pantalla para importar presupuestos se muestra un

encabezado que dice que este asistente realiza la importación de uno o
varios archivos de Excel que posean el formato creado por la exportación de
presupuestos.
importación se está realizando desde el mantenimiento del presupuesto, mas
si no es así será un campo de búsqueda donde por medio de un F1 o doble
clic se pueden elegir el presupuesto deseado.
Versión: Se debe elegir una versión para el presupuesto a importar.

Opciones Generales
Sobreescribir el monto del presupuesto según el último monto
importado: esta opción marcada lo que hace es básicamente
importar el presupuesto y dejarlo en el ERP como el presupuesto
actual, sobre-escribiendo toda la información que antes haya sido
importada.
Importar únicamente valores para aquellos registros sin monto:
Esta opción marcada importa únicamente valores para los registros
que no tengan monto en el presupuesto, es decir aunque haya más
información en el Excel esta no será reescrita sobre información que
ya exista en el presupuesto en el ERP.
Selección de Archivos
Segunda pantalla del Asistente de importación de Presupuestos
Esta pantalla es para seleccionar el o los archivos de Excel que se desea sean
cargados a la versión de presupuestos seleccionada. Es importante decir que
solo será posible importar aquellos archivos que poseen la información a
como es generada en proceso de exportación, obviamente con los datos ya
ingresados en el archivo.
Agregar: por medio de este botón se tiene la opción de agregar los archivos
de Excel que anteriormente fueron exportados y modificados.
Eliminar: Si por error o cualquier otro motivo el usuario agregó un archivo
de Excel que no desea esté dentro de la selección, por medio de este botón
lo puede eliminar y sacar de la selección.

Importación de Archivos
Tercera pantalla del Asistente de importación de Presupuestos
En esta pantalla aparte de dar clic en iniciar para empezar la importación, se

podrá visualizar el detalle del proceso de importación para cada uno de los
archivos, información que creará el presupuesto.
pantalla.
IMPORTACIÓN DESDE PRESUPUESTO

FINANCIERO
Este proceso permite seleccionar un presupuesto ya creado y configurado en
el módulo de Presupuesto Financiero para poder ser incluido como un
presupuesto nuevo para el módulo de Softland Análisis.
Si este presupuesto ya esta importado y pasa a ser un presupuesto visible
desde Softland Análisis también podrá ser análizado desde Softland
Análisis Web.

Presupuesto Financiero
Presupuesto: Este campo es editable y por medio de un F1 o doble clic se
podrá elegir un presupuesto que se encuentre en el módulo de Presupuesto
Financiero para ser importado al módulo Softland Análisis.
Nuevo Presupuesto
Presupuesto: Después de elegir el presupuesto a importar al ubicarse en
este campo este se llenará automáticamente con el nombre del presupuesto
importado, el usuario podrá dejar así el nombre del presupuesto e importarlo
con el mismo nombre o podrá cambiar el código por uno nuevo.
Moneda: Se le debe especificar al presupuesto que se va a crear si es un
presupuesto en moneda local o dólar, independientemente de que el
presupuesto base (es decir el importado esté en una u otra moneda).
Guardar: Existe al igual que en otras pantallas de este módulo una opción
de guardar en un archivo tipo bitácora el resultado del proceso.
La pantalla a desplegar se podría visualizar como la siguiente:
Pantalla de importación desde el módulo de Presupuesto Financiero

¿CÓMO COPIAR PRESUPUESTOS?
Para facilidad del usuario se permite copiar presupuestos desde tres lugares
diferentes, desde el propio presupuesto con todo y versión, desde la tabla de
presupuestos y desde la sección de procesos\presupuestos\copia de
presupuestos.
Copia de Presupuesto
Pantalla de copia de presupuestos
Configuración
copia se está realizando desde el mantenimiento del presupuesto, mas si no
pueden elegir el presupuesto deseado.
Nuevo presupuesto: Se debe dar un nuevo nombre al presupuesto que se va
a generar a partir de la copia.
Opciones
Desplazar los períodos iniciando en el mes: Si se elige esta opción el
usuario podrá escoger desplazar los períodos a partir de un mes en
específico, por ejemplo, si un usuario tiene un presupuesto que va de enero a

diciembre en el año 2009, podría utilizar esta copia desplazándose 12
períodos para el siguiente año eligiendo enero 2010.
Copiar sólo las versiones en estado: Se puede elegir si se copian las
versiones en estados en planeación, aprobadas o históricas.
Guardar: Después de realizada la copia, esta pantalla da la opción de
guardar en una bitácora el detalle del proceso y resultado de la copia.

CAPÍTULO 6
Softland Análisis web
NOTA INTRODUCTORIA
Esta página Web es la página principal del módulo y es desplegada luego
que el usuario ha ingresado su identificación y su contraseña.
Pantalla de Inicio de Softland Análisis
Al ingresar al módulo en la página WEB, podemos observar los diferentes

menús a los cuales los usuarios tendrán acceso según los privilegios dados
desde Administración del Sistema.
Desde esta pantalla se pueden observar las diferentes opciones a elegir
siendo los menús principales las secciones de Inicio, Facturación,
Contabilidad General, Pivotes y Salir.
Cada una de estas opciones es explicada con más detalle en los siguientes
capítulos; es claro que las diferentes opciones dentro de cada sección por ser
configurables podrían tener diferentes en nombres y funcionalidades. Es por
esto que el manual se limita a explicar las secciones principales.
Softland Análisis Softland Análisis web  53

Facturación
NOTA INTRODUCTORIA
Lo más interesante de este panel es que puede ser generalizado, para
analizar el comportamiento desde dos perspectivas de ejecuciones vs
presupuestos, en diferentes medidas o rangos de tiempo: de 1 mes, 3 meses,
6 meses, acumulado y anual.
Dentro de esta sección se explicará las funciones generales que presenta un
mantenimiento de una meta, debido a que los mantenimientos pueden ser
varios y tener diferentes características nos basamos en un ejemplo.
EJEMPLO DE MANTENIMIENTO DE META

Se debe filtrar dentro de esta pantalla los diferentes paneles para obtener los
datos deseados.
La pantalla a desplegar para el ejemplo del mantenimiento hecho es la
siguiente:
Pantalla de Paneles Gráfico de un Mantenimiento de Meta
Softland Análisis Facturación  54

Parámetros
El panel que se observa es el siguiente:
Panel de Parámetros de Tiempo
Mes Base: Indica el mes inicio que se utilizará para el rango de tiempo,
a la vez es el mes a partir del cual se tomarán los meses históricos
para la comparación hacia atrás en el gráfico, en este caso Marzo
2009.
Comparativo: Indica la meta contra la cual se desea comparar los datos
reales. Los posibles valores son:
Histórico: Muestra en la tabla de datos y en el gráfico la información
de un año hacia atrás partiendo del mes base, en este caso
desde Marzo del 2009 hasta abril del 2008.
La columna Valor Real muestra para un año hacia atrás los
datos de los meses inmediatos dependiendo del mes base.
La columna Valor Comparativo muestra los datos de estos
mismos meses un año anterior.
Para el ejemplo utilizado podemos observar como para
NITOV2 el valor real para el mes de marzo es de 20 000 (es
lo que NITOV2 vendió para ése mes en el 2009) mientras que
el valor comparativo para ése mismo mes es de 18 000 (es lo
que NITOV2 vendió para el mes de marzo del 2008).
Meta: Muestra en la tabla de datos y en el gráfico la información de

un año hacia atrás partiendo del mes base, en este caso desde
Marzo del 2009 hasta abril del 2008.
La columna Valor Real muestra para un año hacia atrás los
datos de los meses inmediatos dependiendo del mes base.
La columna Meta muestra las metas incluidas para esos
mismos meses.
Para el ejemplo utilizado podemos observar como para
NITOV2 el valor real para el mes de marzo es de 20 000 (es
lo que NITOV2 vendió para ése mes en el 2009) mientras que
la meta para ése mismo mes es de 40 000 (es lo que NITOV2
debió vender para el mes de marzo del 2009).
Ambos: Muestra en la tabla de datos y en el gráfico la información de

un año hacia atrás partiendo del mes base, en este caso desde Marzo
del 2009 hasta abril del 2008.
En este caso se muestran las dos columnas, la de comparativo y la de
la meta.
Período de Comparación (Tabla)

Año Anterior: Compara los rangos elegidos un año hacia atrás. Por
ejemplo si se elige meses compara el mes de un año “x” contra ése
mismo mes el año anterior; si se elige 3 meses compara tres meses
para atrás contando desde el mes base inclusive, contra los mismos
tres meses del año anterior. Para este ejemplo si se elige 3 meses se
comparará marzo, febrero y enero 2009 contra marzo, febrero y
enero 2008.
Período Anterior: Compara contra los datos del período inmediato
anterior. Para este mismo ejemplo de tres meses se comparará marzo,
febrero, enero 2009 contra diciembre, noviembre y octubre 2008.
Rango: Indica el rango de tiempo a utilizar para el despliegue de datos y
visualización del gráfico. Los posibles valores son: mes, 3 meses, 6
meses, últimos 12 meses, y acumulado.
El acumulado hace un análisis acumulando (sumando) desde el inicio
del año calendario actual hasta el mes base para el valor real, y
sumará los mismos meses para el año anterior.
Filtros

Panel de Filtros
Dimensión Primaria: Filtra los valores de la dimensión primaria, para este

caso nos da la opción de filtrar por vendedor que fue la dimensión primaria
que se eligió en el mantenimiento de la meta. Sin embargo filtrar es solo una
opción ya que no es obligatorio.
Dimensión de Agrupamiento: Filtra por la dimensión de agrupamiento. En
la lista derecha se desplegarán los valores existentes para la dimensión de
agrupamiento, donde se le permitirá al usuario seleccionar uno por uno, los
datos de la dimensión, para este caso se podría filtrar por cliente. Al igual
que en la dimensión primaria el filtrar es opcional.
Indicadores
Panel de Indicadores filtrado por dimensión primaria y segundaria
Real: Según los filtros y datos dados; mostrará el total de los datos
analizados. Para este caso se filtró por mes en el rango, NITOV2 como
vendedor y C0008 como cliente; además como se había importado una meta
de 40 000 para NITOV2 para el mes de marzo dicha meta aparece en el
indicador. Este indicador muestra la meta y el real del mes base escogido, en
este caso Marzo.
NOTA: Si no hubiése filtro aplicado por vendedor, se mostraría la suma de
todas las metas de los vendedores para ése mes.
Meta: Se muestran las metas definidas para la medida elegida (ventas netas
locales en este caso) del cubo. En este caso es una meta que se comparará
contra las ventas.

Para el ejemplo mostrado la meta de NITOV2 era vender 40 000 en marzo,
en cambio vendió 20 000(Real), es por esto que la diferencia es de 20 000
negativo y el porcentaje de cumplimiento es de un 50%.
Los colores en el reloj indican los límites de cumplimiento definidos para la
meta, el rojo significa crítico, amarillo deficiente, verde exitoso y azul
sobresaliente. Estos colores y los números del reloj se ubicarán de acuerdo a
estos límites. El punto del reloj tendrá el color del límite alcanzado, para el
ejemplo mostrado el punto será rojo porque es crítica la venta contra la
meta.
Diferencia: Es la resta del valor real de la medida menos el valor de la
meta.
Porcentaje: Porcentaje de cumplimiento de lo real contra la meta.
Tabla de Datos
Panel de Tabla de Datos
También es posible observar dentro de esta pantalla una tabla de datos que
despliega el detalle de los valores utilizados en la creación del gráfico, en
este caso se tiene siempre las siguientes columnas:
Valor Real: Este valor corresponde al valor de la medición para el mes
correspondiente (como el ejemplo es para ventas netas locales, es el valor de
lo vendido por mes para los filtros aplicados).
Porcentaje Real: Este valor corresponde al porcentaje de lo vendido para
un mes contra la suma de las ventas de los últimos 12 meses.
Para este caso analicemos el mes de marzo el vendedor NITOV2: él vendió
20 000 en el mes de marzo (Valor Real), si sumamos todas las ventas de
NITOV2 a partir de marzo 12 meses atrás tendríamos 684 000 como

vendido (ver panel de tabla de datos). Entonces el porcentaje Real es 20 000
/ 684 000 = 0.0292; y este número se debe multiplicar por 100 para pasarlo
a porcentaje: 0.0292 * 100 = 2.92 y al aplicar solo dos decimales se
redondea a 3%.
Fórmula para el porcentaje real:
(Valor Real del mes / Suma de ventas de un año para atrás incluyendo mes
base) * 100
Valor Comparativo: Este valor corresponde al valor contra el cual se está
realizando la comparación, es decir el valor de la medición del año anterior
al mismo mes. Para el ejemplo dado se observa que el valor comparativo
para marzo es de 18 000, que es exactamente lo vendido por NITOV2 en
marzo del año anterior.
Porcentaje Comparativo: Este valor corresponde al porcentaje que
representa en este caso el mes contra el total del Valor Comparativo.
Para este caso NITOV2 vendió 18 000 contra 369 000 que suman las ventas
de la columna valor comparativo; (18 000 / 369 000) * 100 = 5%.
Fórmula porcentaje comparativo:
(Valor comparativo del mes / Suma de las ventas de la columna de valor
comparativo) * 100
Variación: Monto de variación respecto al comparativo (Real – Valor
Comparativo).
Porcentaje Variación: Porcentaje de la variación (Variación / Valor
Comparativo).
Meta: es la meta establecida para una medida, en este caso del mes de
marzo la meta era 40 000.
Porcentaje de Meta: es la división de la meta de un mes entre la suma de
todas las metas de los 12 meses anteriores (inclusive el mes base).
Las metas definidas para NITOV2 son de 40 000 para marzo, 10 000 en
febrero y para los demás meses hacia atrás es de cero, entonces para el caso
de marzo sería (40 000 / 50 000) * 100 = 80%.
Fórmula de porcentaje de metas:
(Meta del mes / Suma de todas las metas) * 100
Gráfico
Para finalizar, lo interesante de este panel es que puede ser generalizado,
para analizar el comportamiento desde dos perspectivas de valores reales vs
metas, en diferentes medidas o rangos de tiempo.
En este gráfico el color naranja es el real vendido, el verde lo que se vendió
para los mismos meses en el año anterior y la línea muestra la variación
entre ambos.
El gráfico que se observa a continuación es el que se despliega para
NITOV2, cliente C0008 y la vista fecha:

Panel Gráfico
Imprimir: Envía el gráfico actual a imprimirse en alguna

impresora configurada.
Exportar: Permite almacenar el gráfico en uno de varios

formatos soportados tales como pdf, xls, png, etc, esto según la preferencia
del usuario.
Paleta: Permite cambiar los colores utilizados en el despliegue de los datos
del gráfico.
Vista: Permite cambiar la forma de observar el gráfico, se podrá observar
por fecha, vendedor o cliente.

CAPÍTULO 7
Contabilidad General
NOTA INTRODUCTORIA
La opción Contabilidad General básicamente nos sirve para generar
reportes de Estados de Resultados y Balances Generales, además nos da
la posibilidad de observar los presupuestos realizados en el módulo de
Softland Análisis en el ERP.
Mediante esta sección se pueden visualizar los saldos contables de las
cuentas, es importante decir que las posibles opciones de visualización
dependen de la configuración que exista en Contabilidad General para
generar estos reportes.
A manera de resumen estos modelos permiten tener una vista totalmente
dinámica de la información contable, de esta manera los dos estados básicos
de la contabilidad y los presupuestos escogidos, pueden ser utilizados de
manera inmediata e interactiva para la toma de decisiones.
En una única ventana se incorporan una gran posibilidad de perspectivas:
 Es posible hacer un análisis cuenta por cuenta a nivel global y
detallado.
 También es posible hacer este análisis por centro de costo, lo que
permite ver el rendimiento de las diferentes unidades estratégica del
negocio (UEN).
 Facilidad para explorar la información en un período específico o en
varios períodos (trimestral, semestral, anual).
 Permite establecer comparaciones inmediatas, ya sea contra el
presupuesto o contra periodos anteriores.
 Permite expandir completamente el detalle de las cuentas del
catálogo contable mostrado.
 La información puede verse en moneda local o moneda reporte. En el
caso de Softland ERP, es importante recordar que no se trata de una
simple conversión de montos, sino que en realidad se refiere a la re
expresión de estados financieros bajo el estándar de FASB52.
ESTADO DE RESULTADOS
Se tiene la posibilidad de comparar el estado de resultados contra dos
diferentes fuentes:
- Comparación contra el presupuesto.
Softland Análisis Contabilidad General  61

- Comparación contra periodos anteriores.
Adicionalmente se cuenta con la posibilidad de visualizar los montos en
moneda Local o moneda Dólar, así mismo, se puede sumar los montos por
periodos de: Mes, Trimestre, Semestre, Año y Acumulado (Entiéndase por
acumulado desde Enero a la Fecha de Visualización).
Dentro de los filtros con los que dispondrá, se contará con la posibilidad de
hacerlo por Centros de Costo.
Existe dentro de esta pantalla un gráfico que servirá para mejorar la
interpretación de los datos mostrados.
La pantalla a desplegar es la siguiente:
Pantalla de Estado de Resultados
BALANCE GENERAL
El Balance General representa la información histórica de una empresa en
un momento dado (actual), refleja la situación financiera de la empresa y
define la ecuación contable, es como una fotografía de la empresa
Además de la posibilidad de realizar diversos filtros tales como tipo de
contabilidad y moneda entre otros, se tiene la posibilidad de visualizar el
balance general de 2 diferentes formas:
- Comparación contra el mes anterior
- Comparación contra periodos anteriores (mismo mes el año anterior).
También al igual que en los estados de resultados, se dispone de un gráfico
para mejorar la comprensión de los datos mostrados.

Pantalla de Balance General
PRESUPUESTOS
Se permite visualizar presupuestos para las cuentas de estado de resultados
en una moneda y tipo de contabilidad específicas. Este presupuesto puede
tener varias versiones, estos presupuestos se realizan en la sección de
presupuestos en Softland Análisis en el ERP.
Por medio web se tiene la posibilidad de elegir un presupuesto, una versión,
la moneda y el tipo de contabilidad; se mostrarán por default el mes inicial y
final del presupuesto así como la cantidad de meses que lo componen.
Más abajo en una tabla se muestra el detalle del presupuesto, donde aparece
el centro de costo, cuenta contable, descripción y los meses que le
componen, la pantalla se podría visualizar de la siguiente manera:
Pantalla de presupuestos

CAPÍTULO 8
Pivotes
NOTA INTRODUCTORIA
Los Pivotes sirven para crear paneles, donde el usuario pueda manipular la
información de todos los cubos, y poder visualizarla en tablas pivotes, cada
pivote tendrá la posibilidad de ser exportadas a Excel, PDF y otros
formatos.
El usuario cada vez que ingrese a la opción de Pivotes podrá seleccionar el
que guste entre todos aquellos que tiene almacenados para cada uno de los
cubos disponibles. O bien, se le permitirá al usuario almacenar las
definiciones, para que puedan ser seleccionados nuevamente.
El pivote en sí cuenta con una funcionalidad importante, entre ellos la
opción de filtrado, ya sea por las dimensiones visibles que forma parte de las
columnas, o filas, o bien existe un apartado de filtrado donde el usuario
podrá arrastrar columnas que no son parte del pivote y realizar filtros
específicos.
Todas y cada una de las columnas del Cubo, son eventualmente columnas
disponibles para ser arrastradas y visualizadas en el pivote.
INGRESO DE DATOS
Pantalla de Pivotes vacía

Descripción de Funciones
Cubos y vistas almacenadas

En esta opción se pueden observar los diferentes cubos que existen con sus
respectivas vistas. Los cubos están al lado izquierdo de la pantalla y las
vistas al lado derecho.
Contabilidad General: cubo de contabilidad general que me dará la opción
de asignarle las vistas correspondientes.
Facturación: cubo de facturación que me dará la opción de asignarle las
vistas correspondientes.
Meta: cubo de metas que me dará la opción de asignarle las vistas
correspondientes.
La opción se visualizará por ejemplo de la siguiente manera:
Pantalla ejemplo de visualización de cubos y vistas
Funciones especiales de la pantalla
Mostrar campos para ser usados en el pivote: primero se debe

seleccionar un cubo, después al dar clic en este botón se levanta una tabla
donde se visualizan las diferentes vistas disponibles, con el Mouse se deben
arrastrar los campos que se desee consultar y colocarlos en la sección
indicada en el orden deseado.
La opción se visualiza de la siguiente manera:

Este es un ejemplo de cómo se visualiza el pivote después de armado; como
a lo largo de este manual hemos trabajado con el vendedor NITOV2 vamos
a armar el pivote para el mismo ejemplo. Entonces el código de vendedor
para NITOV2 es 0002, se puede observar que lo que se hizo fue armar un
pivote con las vistas: Ventas Neta Local, Año y el código del vendedor; se
visualizan tres años de ventas los cuáles indican las 252 000, 734 000 y 67
000 lo cual es correcto.
Pantalla pivote con campos elegidos
Colapsar: Reduce al mínimo el pivote desplegado.
Expandir: Expande al máximo el pivote desplegado.
Guardar: Cuando se coloquen de maneras diferentes las vistas se

podrá guardar el pivote desplegado por medio de esta opción.

Nombre de la vista: Para poder guardar el pivote armado es necesario
asignarle un nombre. Después de asignado en este espacio se debe guardar y
el nombre aparecerá en la sección de vistas a elegir para un cubo
correspondiente.

Glosario
Data Warehousing
Los Data Warehouses o Almacenes de Datos se basan en estructuras
multidimensionales (cubos) en las que se almacena la información
calculando previamente todas las combinaciones de todos los niveles de
todas las aperturas de análisis. Es, por decirlo llanamente, un producto
cartesiano que almacena todas las combinaciones.
Data Mart:
El almacén de datos de un hecho en particular se denomina Data Mart
(DM).
Data Mining:
Está asociado al escalón más alto de la pirámide (Nivel Estratégico) y tiene
por objeto eliminar los errores cometidos por las personas al analizar los
datos debido a prejuicios y dejar que sean los datos los que muestren los
modelos subyacentes en ellos. La Minería de Datos ayuda a crear nuevos
modelos no percibidos por el analista hasta ese momento pero que realmente
existen en los datos.
Inteligencia de Negocios (BI):

Es una disciplina que, junto con sus correspondientes herramientas, hacen
centro en el análisis de la información para la correcta toma de decisiones
que le permita a la organización cumplir con los objetivos de negocio.
Sistemas OLAP:
Los sistemas OLAP (On-Line Analytical Processing) proporcionan una
alternativa a los sistemas transaccionales, ofreciendo una visión de los datos
orientada hacia el análisis y una rápida y flexible navegación por estos.
Sistemas OLPT:
Son las iniciales en inglés de On-Line Transaction Processing, queriendo
significar en su traducción Procesamiento de Transacciones en Línea.
Esquema Estrella:
Para facilitar el análisis, el data-mart organiza los datos en una estructura
llamada esquema de estrella. Esta estructura está compuesta por una tabla
Softland Análisis Glosario  68

central - tabla de hechos - y un conjunto de tablas organizadas alrededor de
ésta - tablas de dimensiones.
En las puntas de la estrella se encuentran las tablas de dimensión que
contienen los atributos de las aperturas que interesan al negocio que se
pueden utilizar como criterios de filtro y son relativamente pequeñas. Cada
tabla de dimensión se vincula con la tabla de hechos por un identificador.
Medidas:
Las medidas son los valores de datos que se analizan.
Una medida es una columna cuantitativa, numérica, en la tabla de hechos.
Las medidas representan los valores que son analizados, como cantidad de
pacientes admitidos o llamadas efectuadas.
Las medidas son:
Valores que permiten analizar los hechos
Valores numéricos porque estos valores son las bases de las cuales el
usuario puede realizar cálculos.
Softland Análisis Glosario  69

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MANUAL DEL USUARIO

Softland Análisis Índice General  ii

Introducción a Softland Análisis 7

Definición de las Características Generales de la Compañía 10

Softland Análisis Acerca de esta Guía  3

Softland Análisis web 53

Softland Análisis Acerca de esta Guía  4

Acerca de esta Guía

Softland Análisis Acerca de esta Guía  5

Softland Análisis Acerca de esta Guía  6

Introducción a Softland Análisis

Softland Análisis Introducción a Softland Análisis  7

Sistemas OLTP: Son las iniciales en inglés de On-Line Transaction

En este grafico se muestra algunos ejemplos de procesos operacionales

Sistemas OLAP: Los sistemas OLAP (On-Line Analytical Processing)

Softland Análisis Introducción a Softland Análisis  8

Softland Análisis Introducción a Softland Análisis  9

Definición de las Características

Softland Análisis Definición de las Características Generales de la Compañía  10

¿CÓMO ENTRAR A SOFTLAND ANÁLISIS POR

1. Localice el ícono en el integrador del sistema.

Softland Análisis Definición de las Características Generales de la Compañía  11

¿CÓMO ENTRAR A SOFTLAND ANÁLISIS POR

Softland Análisis Definición de las Características Generales de la Compañía  12

PARÁMETROS DEL MÓDULO

Conexión a Analysis Services

Pantalla de parámetros del módulo

Nota: si estos parámetros no son llenados, no se podrá ni trabajar ni en la

Softland Análisis Definición de las Características Generales de la Compañía  13

Pantalla de cuentas por pagar en el área financiero contable

La lista de vistas que se agregaron al módulo por área se presenta a

Softland Análisis Pivotes  14

Cuentas por Cobrar

Cuentas por Pagar

Softland Análisis Pivotes  15

Cuentas por Pagar

Softland Análisis Pivotes  16

Softland Análisis Pivotes  17

Por medio de este botón el usuario puede interactuar con los

Además de poder elegir la manera de visualizar el pivote

Se puede elegir entre mostrar las opciones siempre o

Softland Análisis Pivotes  18

Softland Análisis Pivotes  19

Softland Análisis Metas  20

Ejemplo de definición de metas

Softland Análisis Metas  21

Tab General donde se define las características de una meta

Nombre: Al realizar un nuevo mantenimiento se debe colocar un nombre

Softland Análisis Metas  22

Softland Análisis Metas  23

Tab Metas donde se puede apreciar los datos ingresados en la meta

Funciones Especiales del Menú

Copiar: Es como un acceso directo al proceso de copia de meta,

Softland Análisis Metas  24

A Histórica: Sirve para colocar una meta en estado histórico, es

Exportar: Sirve para exportar una meta a Excel y entonces

Importar: Sirve para importar una meta ya exportada a Excel y

Procesar cubo de metas: Sirve para procesar los cubos de

¿CÓMO COPIAR METAS?

Softland Análisis Metas  25

Pantalla de copia de metas

Softland Análisis Metas  26

¿CÓMO EXPORTAR METAS?

por medio del botón para “Exportar” , si se encuentra dentro de la