MANUAL DEL USUARIO

ADMINISTRACIÓN DE
CONTRATOS

Versión 7.00
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 ÍNDICE GENERAL
Acerca de esta Guía 3
Nota Introductoria ......................................................................................................... 3
Audiencia ...................................................................................................................... 3
Conocimiento Necesario ............................................................................................... 3
Convenciones Utilizadas............................................................................................... 3
Documentación Adicional ............................................................................................ 4

Introducción a Administración de Contratos 5

Nota Introductoria ......................................................................................................... 5
Características ............................................................................................................... 5

Definición de las Características Generales de la Compañía 6

Nota Introductoria ......................................................................................................... 6
Integración .................................................................................................................... 6
¿Cómo se Implanta el Módulo? .................................................................................... 7
¿Cómo Entrar a Administración de Contratos? ............................................................ 8
Parámetros del Módulo ................................................................................................. 9
Ingreso de Datos .............................................................................................. 9

Administración 12
Nota Introductoria ....................................................................................................... 12
Periodicidades ............................................................................................................. 12
Ingreso de Datos ............................................................................................ 12
Tipos de contrato ........................................................................................................ 15
Ingreso de Datos ............................................................................................ 15
Razones de suspensión................................................................................................ 16
Ingreso de Datos ............................................................................................ 16

Contratos 17
Nota Introductoria ....................................................................................................... 17
Mantenimiento de Contratos ....................................................................................... 17
Ingreso de Datos ............................................................................................ 17

Reportes 29
Nota Introductoria ....................................................................................................... 29
Contrato ...................................................................................................................... 29
Facturas por contrato .................................................................................................. 30
Lista de contratos ........................................................................................................ 30
Saldos de facturas ....................................................................................................... 31

Procesos 32
Nota Introductoria ....................................................................................................... 32

Facturación de Contratos Índice General • i

 Aumento de Mensualidades ........................................................................... 32
Aumento de precios ....................................................................................... 33
Actualización de tipo de cambio .................................................................... 34
Recalculo de impuestos ................................................................................. 35
Facturación en lote ......................................................................................... 35

Control de Seguridad 38
Nota Introductoria ....................................................................................................... 38
Aclaración de Conceptos ............................................................................................ 38
Definición de los Privilegios.......................................................................... 38

Glosario 41

Facturación de Contratos Índice General • ii

 INTRODUCCIÓN GENERAL

Acerca de esta Guía

NOTA INTRODUCTORIA
El módulo de Administración de Contratos brinda la posibilidad de
realizar el proceso de facturación de contratos de servicios o artículos, de
una forma fácil y eficiente. Da la posibilidad de mantener diferentes tipos de
contrato, mantenimiento de razones de suspensión, mantenimiento de
periodicidades, mantenimiento de contratos, procesos de aumento de
precios, generación de facturas en lote, generación de facturas individuales,
actualización de tipos de cambio en contratos, copia de contratos, re-cálculo
de impuestos, y aumento anual de mensualidades.

AUDIENCIA
Este manual va dirigido a aquellas personas que van utilizar el módulo de
Administración de Contratos y que requieran ejecutar el proceso de
facturar contratos, o el de dar mantenimiento a los diferentes tipos de
contrato.

CONOCIMIENTO NECESARIO
Este manual asume que el lector conoce el ciclo básico operativo de
Facturación, Cuentas por Pagar, Contabilidad General y
Administración del Sistema.

CONVENCIONES UTILIZADAS
Se debe tomar en cuenta:
▪ Cuando se hace referencia al término "sistema", se trata del
conjunto de todos los módulos que componen el producto.
▪ Por lo tanto, el término "módulo" se refiere a cada unidad que
compone el sistema. Los módulos serán por ejemplo:
Contabilidad General, Administración del Sistema,
Cuentas por Cobrar, Control Bancario, Administración
de Contratos, etc.
▪ La guía tomará por un hecho que el usuario tiene instaladas todas
las opciones y características posibles que identifican al sistema, de
manera que, el desarrollo de los temas de cada opción se presentará
con base en este criterio.

Facturación de Contratos Acerca de esta Guía • 3

 DOCUMENTACIÓN ADICIONAL
A continuación se hace referencia a otros documentos que pueden ser
consultados y que se relacionan con este módulo.
Si desea conocer de... Refiérase a...
Seguridad de Softland Manual de Administración del Sistema
Configuración de Softland Manual de Configuración del Exactus.ini
Configuración de Compañías Manual de Administración del Sistema
Definición de Tipos de Cambio Manual de Administración del Sistema
Definición de Centros de Costo Manual de Administración del Sistema
Definición de Períodos Contables Manual de Administración del Sistema

Facturación de Contratos Acerca de esta Guía • 4

 CAPÍTULO 1

Introducción a Administración de
Contratos

NOTA INTRODUCTORIA
Este capítulo muestra aspectos generales del módulo de Administración
de Contratos. Se detalla:
• Las características generales de Administración de Contratos.

CARACTERÍSTICAS
Entre las más importantes característica de este módulo se encuentran:
• Interfaz gráfica y amigable en Microsoft Windows.
• Compatibilidad con Microsoft Excel para traslado de datos.
• Seguridad en el acceso de usuarios para cada opción del módulo.
• Variedad de reportes para diversas funciones.
• Integrado a todos los módulos de inventarios, contabilidad,
facturación y administración del sistema.
• Ayuda en línea sensible al contexto.
• Totalmente operacional en sistemas multiusuario.
• Arquitectura orientada a cliente / servidor.
• Se puede realizar mantenimiento a diferentes tipos de contrato.
• Se puede realizar mantenimiento de razones de suspensión de un
contrato.
• Se puede realizar mantenimiento de periodicidades.
• Se pueden realizar procesos de aumento de precios en los diferentes
contratos.
• Posibilidad de generar facturas en lote.
• Generación de facturas individuales.
• Actualización de tipos de cambio en los contratos.
• Posibilidad de copiar contratos.
• Recálculo de impuestos en los contratos.
• Posibilidad de específicar un aumento anual de mensualidades.

Facturación de Contratos Introducción a Administración de Contratos • 5

 CAPÍTULO 2

Definición de las Características

Generales de la Compañía

NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se explicarán los aspectos generales que tienen que definirse
tanto en el módulo de Administración de Contratos como en otros
módulos de Softland ERP relacionados a éste, para que el sistema se ajuste
a las necesidades particulares de cada compañía.
Dentro de esta sección se van a considerar los siguientes aspectos:
• La integración de Administración de Contratos con los otros
módulos de Softland ERP.
• La secuencia que se debe seguir para implantar el módulo.
• La definición de los Parámetros del Módulo.

INTEGRACIÓN
El módulo de Administración de Contratos está integrado a los
siguientes módulos del sistema Softland:
• Administración del Sistema
• Facturación
• Cuentas por cobrar
• Control de Inventarios
De Administración del Sistema toma la información contenida en las
tablas de datos y las características de seguridad para el acceso a las
opciones del módulo para cada usuario o grupo, así como los impuestos
correspondientes y las condiciones de pago.
En Contabilidad General se registran los asientos contables generados para
todas las transacciones de facturación de un período definido, para lo cual
utiliza las cuentas contables definidas por el usuario.
Del módulo de Facturación toma los clientes, el precio unitario es de la
lista de precios de FA, los consecutivos de factura, los rubros son de los
parámetros de FA.
En el módulo de Cuentas por Cobrar quedarán las facturas que se dan a
crédito a los clientes.
Del módulo de Control de Inventarios se tomarán los artículos y el
impuesto ligado a cada uno de ellos.
A continuación se presenta una figura que ilustra la integración de este
módulo con el sistema:

Facturación de Contratos Definición de las Características Generales de la Compañía • 6

 Integración del Módulo de Administración de Contratos

¿CÓMO SE IMPLANTA EL MÓDULO?

Cuando el sistema está recién instalado, la base de datos está completamente
vacía. Los datos deben ser introducidos de una manera ordenada, con el fin
de que el usuario pueda utilizar el sistema de una manera satisfactoria y sin
complicaciones.
Antes de empezar a ingresar los datos propios del módulo de
Administración de Contratos, es necesario definir los siguientes datos:
 Del módulo de Administración del Sistema
• Las condiciones de pago
• Los códigos de impuesto
• Los niveles de precio
• Los períodos contables
 Del módulo de Facturación
• Los clientes
• Las versiones de los niveles de precio
• Los rubros de los parámetros de Facturación
• Los consecutivos de Factura
 Del módulo de Control de Inventarios
• Los artículos
• Los códigos de impuesto ligados a los artículos
Recuerde que el módulo de Administración de Contratos puede
implantarse, solo si la implantación de los módulos de Administración del
Sistema, Facturación y Control de Inventarios ha sido completada.
Cualquier duda respecto a estos módulos puede consultarse detalladamente
en los manuales respectivos.

Facturación de Contratos Definición de las Características Generales de la Compañía • 7

 ¿CÓMO ENTRAR A
ADMINISTRACIÓN DE
CONTRATOS?
Para entrar a este módulo, los pasos a seguir son:
1. Localice el icono en el integrador del sistema.
2. Sitúe el cursor sobre el icono y presione el botón izquierdo del ratón
una vez.

Es importante que antes de generar las facturas de los

contratos se encuentren registrados Softland.ERP.AC.Com.V700.dll
y Softland.ERP.AC.Cont.exe, para lo cual se puede ejecutar el
archivo RegFilesAC.cmd, que se encuentra en la carpeta de
instalación de Softland ERP.

Facturación de Contratos Definición de las Características Generales de la Compañía • 8

 PARÁMETROS DEL MÓDULO
Los parámetros del módulo son aquellos valores que pueden ser cambiados,
modificados o ajustados según la preferencia o necesidad del usuario, de
manera que el sistema se adapte a sus requerimientos y sea así más
funcional
En esta sección se definen todos los aspectos generales, tanto de formato
como de contenido, que afectarán las funciones del módulo. La ventana de
Parámetros del Módulo en este caso es una única pantalla que se debe
configurar para definir los diferentes tópicos del módulo.

INGRESO DE DATOS
El procedimiento a seguir para agregar la información será el siguiente:
1. Seleccione la opción Administración del menú principal del
módulo y luego la opción Parámetros del Módulo.
2. Después de haber ingresado los datos en la pantalla presione
GRABAR para guardar la información.

Descripción de Campos

General
La opción Parámetros del Módulo presenta varios campos que deben
ser configurados de acuerdo a las necesidades del usuario, la explicación de
estos campos se hace a continuación.
Consecutivo por defecto: se debe digitar un consecutivo que será el que
se sugiera al momento de ingresar un nuevo contrato, este campo es editable
solo la primera vez, es decir después de ingresado un consecutivo y grabada
la pantalla el campo se deshabilitará. Este campo no puede quedar en
blanco. El módulo también puede utilizar los consecutivos globales que se
crean desde el módulo de Administración del Sistema (AS).
Descripción asociada al contrato: Este campo es siempre editable, se
debe digitar una descripción que se desea aparezca al momento de realizar
un nuevo contrato, esto en el comentario en la sección características. Es
importante decir que cada contrato puede tener un comentario diferente, ya
sea porque se ha cambiado este campo en parámetros o porque este campo
solo sugerirá la descripción pero será el usuario que haga el contrato el que
decida si lo cambia o incluso lo puede dejar en blanco; este campo soporta
16 caracteres.
Tipo de contrato por defecto: Los tipos de contrato se deben establecer
en este mismo módulo en la sección Administración\Tipos de Contrato, y
después para llenar este campo solo es necesario dar doble clic o F1 para
atraerlos al campo, el tipo de contrato establecido acá será el que se sugiera
al momento de realizar un nuevo contrato, sin embargo si existiesen otros
tipos de contrato el usuario podrá cambiarlo en el contrato. Este campo es
obligatorio.
Condición de pago por defecto: Las condiciones de pago que se
escojan en este campo es por medio de F1 o doble clic, y son las
Facturación de Contratos Definición de las Características Generales de la Compañía • 9
 condiciones de pago ingresadas en AS, la condición de pago elegida acá
será la sugerida al realizar un nuevo contrato, sin embargo esto será solo una
sugerencia y el usuario podrá cambiar esta condición de pago en cada
contrato. Este campo es obligatorio.
Fecha de finalización Contrato: en este campo se coloca
automáticamente la fecha 01/01/2090 , y será el sugerido en cada contrato
al realizar uno nuevo, sin embargo esta fecha se puede cambiar desde acá y
entonces se sugerirá la nueva fecha ingresada.
Permitir facturación por adelantado: esta opción permite la
facturación de un contrato, a pesar de que su fecha de próxima facturación
aún no haya pasado.
Bodega default para ventas: en este campo se define la bodega de la
cual se tomarán las existencias de los artículos a facturar.
Tipo de desglose: con esta opción se configura la forma en que se
manejará el desglose de las líneas de artículos incluidos en el contrato. El
desglose puede ser informativo, en cuyo caso, las líneas de desglose no
serán obligatorias a la hora de definir el contrato. O bien, se puede definir
como obligatorio, lo cual hará que los contratos sin el desglose de líneas no
puedan ser facturados hasta que este detalle sea definido en el contrato. Y
por último, se puede elegir la opción de no usar desglose, esto hace que a la
hora de ingresar las líneas de artículos al contrato no se deba especificar
ningún desglose adicional.
La pantalla de parámetros a visualizar podría verse como la siguiente:

Pantalla de parámetros del módulo de Administración de Contratos

Rubros
El Tab de Rubros, presenta varios campos que pueden ser configurados de
acuerdo a las necesidades del usuario.
En esta sección se pueden configurar diez rubros diferentes, estos pueden
ser de tipo Alfanumérico, Numérico o Fecha.
Si el rubro se define como numérico, se debe establecer la cantidad de
decimales. Si se define como alfanumérico se debe especificar la longitud.

Facturación de Contratos Definición de las Características Generales de la Compañía • 10

 Pantalla de parámetros del módulo, Tab Rubros

Facturación de Contratos Definición de las Características Generales de la Compañía • 11

 CAPÍTULO 3

Administración

NOTA INTRODUCTORIA
En este capítulo se presentan las opciones del menú en las que se debe hacer
ingreso de información para alimentar el sistema.
Dentro del submenú de Administración se da mantenimiento a las tablas de
las opciones que conforman esta sección y que corresponden a:
• Periodicidades
• Tipos de contrato
• Razones de suspensión

PERIODICIDADES
Las periodicidades son los rangos de tiempo en los que se puede dividir la
facturación de los contratos; es decir, si tengo un contrato con una
periodicidad bimestral significa que se le factura al cliente de este contrato
cada dos meses. El mantenimiento de periodicidad permite insertar,
modificar y eliminar registros; sin embargo para eliminar una periodicidad
es necesario que no esté ligada con ningún contrato. Cada periodicidad
tendrá asociado un código, una descripción y un control de periodicidad.
La pantalla se puede visualizar de la siguiente:

Pantalla de Periodicidades

INGRESO DE DATOS
Para la definición de la Periodicidad se requiere especificar la siguiente
información:

Facturación de Contratos Administración • 12

 Detalle
Código: Se debe digitar un código el cual identificará la periodicidad, este
campo permite máximo 10 caracteres y no se permite dejar en blanco, este
campo solo es editable la primera vez, después se deshabilitará.
Descripción: se debe digitar la descripción que se desea lleve la
periodicidad, es un campo de 40 caracteres como máximo, es siempre
editable y no se puede dejar en blanco.

Periodicidad
Existen varias opciones para configurar la periodicidad, por ejemplo se
pueden elegir periodicidades tales como diario, semanal, mensual o anual.
También se pueden realizar periodicidades cada “X” meses dependiendo de
la necesidad de la organización. Según la periodicidad que se escoja se
tienen diferentes opciones:
➢ Diario: básicamente significa todos los días, es decir todos los días
se facturará este contrato cuando se corra el proceso de facturación
en lote.

➢ Semanal: con esta opción se pueden configurar los días específicos

de facturación del contrato cada “x” tiempo en semanas, o si se
desea todas las semanas.

➢ Mensual: con esta opción se pueden configurar cada cuantos meses

se facturará el contrato o si por el contrario será todos los meses,
además se le podrá decir al sistema el día del mes o si por el
contrario será un primero, segundo, tercero, etc, día específico de la
semana. Por ejemplo el primer lunes de cada mes. Además si un
cliente adquiere un contrato el día 23 de “X” mes, y se desea que el
sistema pueda calcular al 22 del siguiente, se debe utilizar la opción
de “Usa fecha Facturación Contrato”

Facturación de Contratos Administración • 13

 ➢ Anual: Con esta configuración se le dice al sistema que factura
anualmente un día específico de un mes o el primer, segundo,
tercero, etcétera día de un mes en específico. Además si un cliente
adquiere un contrato el día 23 de “X” mes, y se desea que el sistema
pueda calcular al 22 del mismo mes pero en el siguiente año, se
debe utilizar la opción de “Usa fecha Facturación Contrato”.

➢ Ejemplo de cada “X” meses: Con esta configuración se le indica al

sistema que factura cada cierto número de meses. Además si un
cliente adquiere un contrato el día 23 de “X” mes, y se desea que el
sistema pueda calcular al 22 del mismo mes cada “X” meses, se
debe utilizar la opción de “Usa fecha Facturación Contrato”.

Facturación de Contratos Administración • 14

 TIPOS DE CONTRATO
Dentro del módulo de Administración de Contratos se pueden tener varios
tipos de contrato, por ejemplo un contrato de alquiler de un edificio, equipo,
etc., así como contratos tipos membrecías tales como afiliaciones a un club
o gimnasio, televisión por cable, etc. También existen contratos indefinidos
y otros con una fecha de expiración. Toda esta gran variedad de “sabores”
en los contratos puede ser manipulada desde Administración de
Contratos, este campo tipo de contrato servirá para ser ingresado en un
contrato y categorizarlo dentro de un tipo específico.
La pantalla se podría visualizar como la siguiente:

Pantalla de Tipos de Contrato

INGRESO DE DATOS
Para la definición de la Tipos de contrato se requiere especificar la siguiente
información:
Código: se debe digitar un código para identificar el tipo de mantenimiento,
este campo es obligatorio, es decir no puede quedar en blanco y es editable
solo la primera vez. Este campo es de 10 caracteres como máximo.
Descripción: Se debe digitar una descripción para el tipo de contrato, este
campo es siempre editable, es obligatorio y es de un máximo de 40
caracteres.
Pantalla de ingreso de tipos de contrato:

Pantalla de ingreso de tipos de contrato

Facturación de Contratos Administración • 15

 RAZONES DE SUSPENSIÓN
Cuando en una empresa se realizan contratos con los diferentes clientes,
existirán momentos donde por “x” o “y” razón se deba suspender contratos,
es por esto que el módulo de Administración de Contratos da la
posibilidad de establecer “n” razones de suspensión, para tener bien
identificado la razón de una suspensión. Estas razones de suspensión podrán
ser ingresadas en los contratos por medio de un campo de búsqueda donde
con un F1 o doble clic se podrá ingresar a la tabla de razones de suspensión.
La pantalla de razones de suspensión se podría ver como la siguiente:

Tabla de razones de suspensión

INGRESO DE DATOS
Cada razón de suspensión deberá contar con un código y descripción, para
la definición de las razones de suspensión se requiere especificar la
siguiente información:
Código: se debe digitar un código para identificar la razón de suspensión,
este campo es obligatorio, es decir no puede quedar en blanco y es editable
solo la primera vez. Este campo es de 10 caracteres como máximo.
Descripción: Se debe digitar una descripción para la razón de suspensión,
este campo es siempre editable, es obligatorio y es de un máximo de 40
caracteres.
Pantalla de ingreso de razones de suspensión:

Pantalla de ingreso de razones de suspensión

Facturación de Contratos Administración • 16

 CAPITULO 4

Contratos

NOTA INTRODUCTORIA
En esta tabla se muestran todos los contratos existentes en el sistema. Desde
este mantenimiento se permite insertar, modificar y eliminar contratos,
marcar múltiples líneas o desmarcarlas para su aprobación, además de las
opciones estándar de Softland, tal y como lo son el filtro, exportar a Excel,
impresión en el reporte estándar, selección de columnas, crear nuevo
registro, eliminar registro seleccionado y modificar el registro seleccionado,
entre otras.
La pantalla a visualizar es la siguiente:

Tabla de Mantenimiento de Contratos

MANTENIMIENTO DE CONTRATOS
INGRESO DE DATOS
Para crear un contrato en la base de datos haga lo siguiente:
1. Ingrese a la opción contratos.
2. Haga clic en nuevo para crear un nuevo contrato.
3. Llenar los campos contrato, tipo, periodicidad, cliente, cliente origen
y cliente corporativo y después guardar.

Facturación de Contratos Contratos • 17

 Contrato: El sistema sugiere un número de consecutivo para el contrato, sin
embargo esto es solo una sugerencia y el usuario puede cambiar este
número. Este es un campo editable solo la primera vez y no puede quedar en
blanco.
Tipo: El sistema sugiere el tipo de alquiler establecido en parámetros del
módulo en “tipo de contrato por defecto”, sin embargo el usuario puede
cambiarlo por otro tipo de contrato establecido en el módulo.
Periodicidad: Se debe establecer una periodicidad para el contrato, por
medio de F1 o doble clic se ingresa a una lista de periodicidades
establecidas anteriormente en este mismo módulo.
Cliente: Se debe establecer un cliente en el contrato, esto se puede hacer por
medio de un F1 o doble clic donde desde una tabla de clientes ingresados
desde el mantenimiento de clientes de Cuentas por Pagar, se presenta un
listado.
Cliente origen: Es el cliente al cual se le brinda el servicio que el contrato
estipula.
Cliente corporativo: Existen clientes corporativos y sucursales, acá se
define el cliente corporativo, independientemente de que el servicio del
contrato se le brinde a una sucursal. Este campo debe ser no editable.
Vendedor: Por medio de F1 o doble clic se debe indicar un vendedor al
contrato.

Descripción de Carpetas

General
Dentro de una primera carpeta llamada general, se deben llenar los
siguientes campos:
No días de gracia: Este campo se puede dejar en cero, sirve para indicarle
al sistema que sume estos días a la fecha de vencimiento de una factura, es
así que el sistema ayudará al usuario a identificar si un contrato está vigente
o vencido.
Porcentaje de aumento anual: Aumento porcentual a realizar cada vez que
se ejecute el proceso de aumento anual de mensualidades.
Suspendido: Al estar marcado este check, hace que el contrato se encuentre
en un estado suspendido y no sea facturado, además es obligatorio colocarle
una razón de suspensión.

Fechas
Fecha inicio del contrato: Fecha en que se crea o formaliza el contrato, es
un campo editable y no puede quedar en blanco.
Fecha inicio Facturación: Fecha en la que se debe iniciar la facturación del
contrato, es un campo editable y no puede quedar en blanco.
Fecha próxima Facturación: Fecha en la que se deberá realizar la próxima
facturación, será actualizada cada vez que se realice una factura con el
contrato, dependiendo de la periodicidad del mismo, sin embargo es un
campo editable.

Facturación de Contratos Contratos • 18

 Fecha final de Facturación: Indica el final de la facturación para el
contrato. Una vez que se llega a la fecha de final de facturación, no se debe
generar ninguna factura, por “default” el sistema coloca 01/01/2090 pero el
usuario como es obvio puede cambiar esta fecha, sin embargo si se deja esta
fecha no hay ningún problema.
Fecha último aumento anual: Indica la fecha en la que se ejecutó por
última vez el proceso de aumento anual, es un campo editable y no permite
nulos.
Fecha próxima factura según sistema: este campo toma la periodicidad y
calcula esta fecha con respecto al inicio de facturación.

Moneda Contrato
Local o Dólar: Puede ser local o dólar, esta moneda es sugerida en el
proceso de facturación manual y puede ser modificada por el usuario. En el
proceso de facturación en lote, la moneda de la factura es tomada del
contrato y no puede ser modificada por el usuario.

Características
Subtipo documento de Cuentas por Cobrar: Se debe elegir un Subtipo de
documento que se debe generar en CxC al realizar el proceso de facturación.
Condición de pago: Condición de pago asociada al contrato. Esta condición
de pago se ve reflejada en la factura, esta condición de pago es obtenida
desde Administración del Sistema, pero por default se muestra la colocada
en los parámetros de este módulo.
Comentario: Espacio para digitar un comentario en el contrato, por default
aparece el colocado en parámetros de este módulo. Este comentario
aparecerá en la factura.
Diferido: Es la cantidad de meses que tiene la periodicidad escogida. Se
carga en el rubro 2 de la factura.
Total factura: Este es el valor del contrato, según la periodicidad del
mismo, este monto no es editable.
Total contrato anual: Es el monto total del contrato, este monto no es
editable.
Período próxima factura: Indica la vigencia de la próxima facturación.
Uso de CFDI: campo de tipo F1 con las opciones establecidas por el SAT,
se habilita cuando el país de la compañía es MEXICO.
Forma Pago: campo de tipo 1 con las opciones previamente cargadas a
través de una tabla configurada por el usuario y se habilita cuando el país de
la compañía es MEXICO.
Actividad comercial: campo de tipo F1 a la tabla Actividades Comerciales
de AS, estas actividades comerciales son establecidas por el Ministerio de
Hacienda, y se habilita cuando el país de la compañía es Costa Rica.

Nivel de Precio
Moneda Contrato: sirve para indicarle si la moneda del contrato es local o
en dólares.

Facturación de Contratos Contratos • 19

 Moneda Cliente y País Cliente: son campos no editables y se llenan solos
al elegir el cliente para el contrato.
Nivel Precio: este campo es el nivel de precio definido para el cliente, este
es un campo no editable.
Bodega facturación: Muestra la bodega de facturación, esta información
proviene del módulo de Facturación.
Moneda Nivel: este campo muestra en la moneda en que se definió el nivel
de precio para el cliente.
La pantalla a visualizar es la siguiente:

Tab General de un Contrato

Líneas
Dentro de una segunda carpeta llamada líneas, se deben llenar los siguientes
campos:
Solo artículos tipo servicio: Esto es básicamente información para el
usuario, por default aparece marcado y quiere decir que desde este módulo
solo se podrán facturar contratos para artículos tipo servicio. Si se desmarca
esta opción aparecerán todos los artículos disponibles para ser facturados.
Artículo: Se debe por medio de F1 o doble clic elegir uno o varios artículos,
sólo aparecerán los artículos a elegir, este campo es editable y obligatorio.
Descripción Este campo es editable y lo que muestra es la descripción del
artículo elegido, sin embargo el usuario puede cambiar esta descripción.
Cantidad: Cantidad de artículos que se desea facturar, es un campo editable
y no puede quedar en blanco.
Precio unitario: Muestra un precio para el artículo tomado de una versión
de precios asociada al cliente, sin embargo si no tuviese esta asociación el

Facturación de Contratos Contratos • 20

 sistema lo indica y como el campo es editable siempre el usuario puede
colocar el precio deseado.
Descuento línea: Monto de descuento asociado a la línea de contrato, es
editable desde este Tab, no lo carga desde ninguna parte.
Tipo impuesto 1: campo de tipo F1 de la tabla TIPO_IMPUESTO, sin
embargo, es sugerido según la evaluación del impuesto del artículo y el
impuesto del cliente.
Tipo Tarifa 1: el tipo de tarifa es un código asociado al tipo de impuesto
“01” que identifica la tarifa IVA para Costa Rica. Estos datos son
obligatorios para facturación electrónica.
Porcentaje impuesto 1: porcentaje asociado al impuesto.
Total impuesto 1: es el monto correspondiente al impuesto 1 del código de
impuesto asociado al artículo.
Tipo impuesto 2: campo de tipo F1 de la tabla TIPO_IMPUESTO, sin
embargo, es sugerido según la evaluación del impuesto del artículo y el
impuesto del cliente.
Tipo Tarifa 2: el tipo de tarifa es un código asociado al tipo de impuesto
“01” que identifica la tarifa IVA para Costa Rica. Estos datos son
obligatorios para facturación electrónica.
Porcentaje impuesto 2: porcentaje asociado al impuesto
Total impuesto 2: es el monto correspondiente al impuesto 2 del código de
impuesto asociado al artículo.
Precio total: Es el precio calculado por línea, es decir el resultado de la
multiplicación del campo cantidad por el campo precio unitario.
La pantalla a visualizar es la siguiente:

Tab líneas de un Contrato

Detalle
En esta carpeta al ingresar las líneas de los artículos con sus respectivas
cantidades y precios unitarios, es necesario y obligatorio (según se haya
configurado el tipo de desglose en los parámetros del múdulo) ingresar a un
detalle por línea y llenar otros campos.

Mantenimiento de líneas de Detalle

Contrato: muestra el número de contrato al cual pertenecen estas líneas, es
un campo no editable.

Facturación de Contratos Contratos • 21

 Línea: Muestra el número de línea de detalle dentro de un artículo, es un
campo no editable.
Línea Contrato: Muestra el número de línea de artículo en el contrato, es
un campo no editable.
Descripción: Se debe colocar una descripción para cada línea de detalle que
se coloque, este campo es editable y no puede quedar en blanco.
Importe local: Se debe establecer un importe local por línea, este no tiene
que ser igual al monto del contrato, pero si la suma de los importes deben
sumar el monto del contrato, si se digita primero el importe dólar este
campo es calculado según el tipo de cambio del contrato.
Importe dólar: Se debe establecer un importe dólar por línea, este no tiene
que ser igual al monto del contrato, pero si la suma de los importes deben
sumar el monto del contrato, si se digita primero el importe local este campo
es calculado según el tipo de cambio del contrato.
Rubros: Estos campos son los rubros establecidos en el módulo de
Facturación, para efectos de este módulo es obligatorio digitar algo en los
primeros tres.
La pantalla a visualizar es la siguiente:

Pantalla Mantenimiento de Líneas de Detalle

Montos
Dentro de una tercera carpeta llamada montos, se deben llenar los siguientes
campos:
Tipo de cambio: Por default coloca el tipo de cambio de venta del sistema,
sin embargo el usuario puede cambiarlo.
Total mercadería: Muestra la suma de los precios totales del tab líneas,
este campo es calculado y no es editable.
Descuento global: Si el cliente tiene un descuento ingresado desde el
mantenimiento de clientes, este descuento se verá reflejado en este campo,
sin embargo el usuario puede cambiar este porcentaje.

Facturación de Contratos Contratos • 22

 Total impuesto 1: Muestra la suma de los impuestos 1 para cada artículo,
es decir la suma de la columna total impuesto 1 del tab líneas, este campo es
calculado y no editable.
Total impuesto 2: Muestra la suma de los impuestos 2 para cada artículo,
es decir la suma de la columna total impuesto 2 del tab líneas, este campo es
calculado y no editable.
Total factura: Muestra el total de la factura con los impuestos y descuentos
incluidos, este campo es calculado y no editable, por este monto se hará la
factura al cliente.
Información de Referencia para DE (Aplica para el país Costa Rica)
Clave de Referencia: Se digita la clave correspondiente para identificación
del documento.
Fecha de Referencia: Se ingresa la fecha del documento de referencia.
Tipo Doc. Referencia: Se tiene una lista con los diferentes tipos de
documentos establecidos por el Ministerio de Hacienda.
Código Referencia: Se asocia el código de referencia establecidos por el
Ministerio de Hacienda.
La pantalla a visualizar es la siguiente:

Tab Montos de un Contrato

Notas
Dentro de una cuarta carpeta llamada notas se pueden escribir todo tipo de
notas relacionadas con este contrato o el cliente.
Más sin embargo el espacio es totalmente abierto para que el usuario
coloque la información que desee, y que crea que es importante tener
presente.
La pantalla a visualizar es la siguiente:

Facturación de Contratos Contratos • 23

 Tab Notas de un Contrato

Auditoría
Este tab no es editable y básicamente lo que muestra es información acerca
de qué usuario o usuarios han manipulado de una u otra forma el contrato.
La pantalla a visualizar es la siguiente:

Tab Auditoría de un Contrato

Documentos
En este tab se podrán visualizar información acerca de todos los documentos
asociados al contrato, pueden ser documentos por transacciones realizadas
en el mismo módulo de Administración de Contratos, Facturación o
Cuentas por Cobrar.
La pantalla a visualizar es la siguiente:

Facturación de Contratos Contratos • 24

 Estatus
En este tab se podrán visualizar los diferentes estados en que se encuentre el
contrato, además estos estados mostrarán fecha y notas de los mismos.

Funciones Especiales del Submenú

Dentro del mantenimiento de contratos se tienen opciones propias de este
módulo tales como autorizar contratos, desautorizar contratos, desmarcar
contratos y copiar contratos; todo esto además de las funciones estándar de
los módulos de Softland ERP.

Autorizar Contratos
La autorización de contratos básicamente lo que hace es colocar el contrato
en estado “AUTORIZADO” y entonces este será tomado en cuenta por el
proceso de facturación en lote. Cuando un contrato está autorizado en el
contrato en el tab líneas se visualiza una leyenda en color verde que dice
“Contrato Autorizado”. Este contrato después de facturado tomará como
próxima fecha de facturación la fecha que originalmente le correspondía.
Nota: Es importante decir que este botón sirve para colocar el contrato
autorizado y para eliminar esa condición, NUNCA para colocarlo
desautorizado.

Desmarcar Contratos
Por medio de este botón se quitan las marcas de “autorizado” ó “No
autorizados” para todos los contratos, es decir todos quedan sin ninguno de
estos dos estatus.

Desautorizar Contratos
La desautorización de contratos básicamente lo que hace es colocar el
contrato en estado “NO AUTORIZADO” y entonces este no será tomado en
cuenta por el proceso de facturación en lote aunque si cumpla con el filtro
de facturación en lote. Cuando un contrato está desautorizado en el contrato
en el tab líneas se visualiza una leyenda en color rojo que dice “Contrato
NO Autorizado”.
Nota: Es importante decir que este botón sirve para colocar el contrato no
autorizado y para eliminar esa condición, NUNCA para colocarlo
autorizado.

Desmarcar todos los Contratos

Por medio de esta opción se desmarcan todos los contratos que se
encuentren en el mantenimiento de contratos ya sea marcados como
autorizados o no autorizados.

Facturación de Contratos Contratos • 25

 Copiar Contratos
Por medio de esta opción se pueden copiar contratos ya diseñados,
absolutamente toda la información excepto por los campos próxima
facturación y próxima facturación según sistema serán copiados, también se
da la posibilidad que al copiar un contrato se realice para otro cliente.
Para realizar esta copia se presenta una pantalla con la siguiente
información:
Contrato origen: Muestra el número del contrato que se desea copiar, este
es un campo no editable y no puede quedar en blanco.
Contrato destino: Es el nuevo número de contrato que se hará con la copia,
el sistema por default recomienda el siguiente consecutivo de contrato
disponible, sin embargo el usuario puede cambiar por otro consecutivo
siempre y cuando este no se haya utilizado.
Cliente: Se debe escoger un cliente para el cual se hará el contrato, puede
ser el mismo del contrato que se copie u otro cliente.
Copiar líneas de contrato de forma literal: al usar esta opción, las líneas
de los artículos incluidos en el contrato se copiarán al contrato destino,
manteniendo los precios del contrato original.
Actualizar precios de las líneas del contrato: Cuando se copia un
contrato, el contrato destino quedará con los precios del contrato original,
sin embargo, si se marca esta opción y el contrato es copiado a otro cliente,
se actualizarán los precios de acuerdo a la lista de precios del cliente
destino. De la misma forma, si el contrato fuese copiado para el mismo
cliente, esta opción marcada sirve para actualizar los precios en el nuevo
contrato (si es que estos han cambiado).
No copiar el detalle de las líneas: esta opción permite copiar las líneas de
los artículos que se encuentren en el contrato origen, pero sin sus líneas de
desglose.
Copia literal de las líneas de detalle: si se marca esta opción, la copia del
contrato mantendrá las líneas de los artículos y además sus respectivas
líneas de detalle.
Prorratear variaciones entre líneas: si se realiza la copia del contrato con
esta opción, el monto total de la línea del artículo se distribuirá entre sus
líneas de detalle.
Una vez que todos los parámetros deseados se encuentren seleccionados, se
puede oprimir el botón Procesar y la copia se realizará.
La pantalla a visualizar es la siguiente:

Facturación de Contratos Contratos • 26

 Pantalla de copia de contratos

Mantenimiento de estados de contrato

Por medio de esta opción se pueden ingresar diferentes estados a los
contratos, una vez se haga clic en este botón se levantará una pantalla de
mantenimiento de estados de contrato, el usuario puede elegir entre
diferentes estados y además colocar una nota explicando el cambio. Cuando
el contrato se hace por primera vez el estado del contrato se hace
automáticamente y será “Primer Venta”.

Facturación de Contratos Contratos • 27

Facturación de Contratos Contratos • 28
 CAPÍTULO 5

Reportes

NOTA INTRODUCTORIA
La opción Reportes se utiliza para generar reportes con base en los
formatos configurados dentro del sistema.
El objetivo de esta opción consiste en permitir la generación de reportes a
un grupo selecto de empleados de su organización, con el máximo grado de
seguridad para la información clave de su empresa.
Es de mucha utilidad para la empresa debido a que esta opción puede ser
accedida por ejemplo, por usuarios a los cuales sólo se otorgaron derechos
de impresión de los reportes, pero no de modificación de los mismos.
Los reportes que son específicos para un país se podrán obtener
dependiendo del dato que esté definido en el módulo de Administración del
Sistema/ Administración/ Compañías/ Compañía ”X”, en la casilla País.
Además, si no se define a que país pertenece la empresa, el sistema
desplegará todas las opciones de los reportes divididas por país.
El filtro será el mismo para todos los reportes con excepción del reporte de
saldos de facturas que tiene una opción de marcar un check que dice “solo
facturas con saldos vencidos”.
A continuación se describe cada uno de los reportes que se generan en el
modulo:

CONTRATO
Este reporte presentará en pantalla una lista de todos los contratos con una
serie de datos de importancia para el usuario.
Se permite realizar un filtro por fechas creación de contrato, fecha de inicio
y final de contrato, y fecha próxima facturación.
Además por cliente, categorías del cliente, contratos y tipos de contrato;
también por periodicidad, moneda y tipos de contrato suspendidos.
Un reporte de contratos se podría visualizar como el siguiente:

Facturación de Contratos Reportes • 29

 Reporte de contratos

FACTURAS POR CONTRATO

Este reporte presentará una lista de todos los contratos que cumplan con el
filtro definido por el usuario. Por cada contrato se detallarán las facturas que
se han generado. Para cada factura se presentará la información del monto
total, saldo factura, fecha de la factura, cliente asociado, moneda de la
factura, etc.
Se permite realizar un filtro por fechas creación de contrato, fecha de inicio
y final de contrato, y fecha próxima facturación.
Además por cliente, categorías del cliente, contratos y tipos de contrato;
también por periodicidad, moneda y tipos de contrato suspendidos.
Un reporte de facturas por contrato se podría visualizar como el siguiente:

Reporte de facturas por contrato

LISTA DE CONTRATOS
Este reporte presentará en pantalla una lista de todos los contratos sin entrar
en detalles para cada contrato.
Se permite realizar un filtro por fechas creación de contrato, fecha de inicio
y final de contrato, y fecha próxima facturación, fecha corte de vencimiento
de facturación

Además, por cliente, categorías del cliente, contratos y tipos de contrato;

también por periodicidad, moneda y tipos de contrato suspendidos.
Un reporte de lista de contratos se podría visualizar como el siguiente:
Facturación de Contratos Reportes • 30
 Reporte Listado de contratos

SALDOS DE FACTURAS
Este reporte permitirá visualizar todas aquellas facturas que se encuentran
asociadas a un contrato y que tienen un saldo en Cuentas por Cobrar.
Se permite realizar un filtro por fechas creación de contrato, fecha de inicio
y final de contrato, y fecha próxima facturación.
Además por cliente, categorías del cliente, contratos y tipos de contrato;
también por periodicidad, moneda y tipos de contrato suspendidos.
Se tiene como posibilidad en este filtro, la opción de presentar solo facturas
con saldos vencidos.
Un reporte de saldos de facturas se podría visualizar como el siguiente:

Reporte Saldos de Contratos

Facturación de Contratos Reportes • 31

 CAPÍTULO 6

Procesos

NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se presentan aquellos procesos que son ejecutados en el
módulo de Administración de Contratos y que por su naturaleza son
agrupados en una sola opción del menú. Estos procesos son:
• Aumento de mensualidades: Este proceso genera un
aumento de mensualidades para todos los contratos que cumplan
con el filtro. El filtro está definido por un rango de contratos, un
rango de clientes y finalmente por un rango de fechas.
• Aumento de precios: Este proceso permite realizar un aumento
de precio en un porcentaje específico para todos aquellos contratos
que cumplan con el filtro. Se puede filtrar por número de contrato,
por fecha de contrato, moneda de contrato, rango de clientes,
categoría de clientes y además se puede definir si se desea incluir
contratos que se encuentren en estado suspendido.
• Actualización de tipo de cambio: Este proceso permite
realizar una actualización del tipo de cambio en un porcentaje
específico para todos aquellos contratos que cumplan con el filtro.
Se puede filtrar por número de contrato, por fecha de contrato,
moneda de contrato, rango de clientes, categoría de clientes y
además se puede definir si se desea incluir contratos que se
encuentren en estado suspendido.
• Re-cálculo de impuestos: Recalcula los montos de todos los
contratos. No existe filtro en este proceso, únicamente un mensaje
para permitirle al usuario decidir si ejecuta o no el proceso.
• Facturación en lote: Este proceso es el encargado realizar la
facturación de los contratos basándose en las fechas de próxima
facturación, fecha inicial de facturación, fecha final de facturación,
suspendido o detenido (todos son campos del contrato).

AUMENTO DE MENSUALIDADES
En el tab general en todos los contratos se tiene la posibilidad de colocar un
porcentaje de aumento anual, este porcentaje es el que el proceso de
aumento de mensualidades utiliza para recalcular el nuevo monto del
contrato.
Cuando se ejecuta este proceso en “x” contrato el nuevo contrato actualiza
el monto total de la factura en el tab general, el precio unitario, precio total y
recalcula los impuestos en el tab líneas, el importe local del detalle de las
líneas de contrato, y el total de mercadería y recalculo de impuestos en el
tab montos.

Facturación de Contratos Procesos • 32

 Para ejecutar este proceso se debe primero llenar un filtro, los campos a
seleccionar son los siguientes:
Contratos: Sirve para establecer un rango de contratos a ser tomados en
cuenta dentro de este proceso.
Clientes: Sirve para establecer un rango de clientes que tengan facturas por
contratos y puedan ser tomados en cuenta dentro de este proceso
Fechas: Toma las fechas de último aumento anual de cada contrato para
ejecutar este proceso.

Filtro de proceso de aumento anual de mensualidades

AUMENTO DE PRECIOS
Este proceso es muy similar al aumento anual de mensualidades con la
excepción de que el porcentaje del aumento no lo toma del contrato, si no
más bien lo toma del campo porcentaje de aumento de esta misma pantalla.
Es decir aumenta el monto del contrato en el porcentaje digitado por el
usuario en este proceso, los campos a de esta pantalla se explican a
continuación:
Porcentaje de aumento: Se debe digitar el porcentaje en que se desea que
el contrato aumente. Es un campo editable y obligatorio.
Incluir contratos suspendidos: Si se marca este check se da la opción de
no excluir de este proceso los contratos que se encuentren en un estado
suspendido.
Contratos: Rango que contratos que se desea se incluyan en este proceso.
Fechas de contrato: Se fija en las fechas del contrato para realizar este
proceso, es decir los contratos que se encuentren bajo este rango de fechas
serán tomados en cuenta.
Moneda del contrato: Se debe especificar si los contratos a tomar en
cuenta están en moneda local, dólar o inclusive se pueden tomar en cuenta
contratos en las dos monedas.

Facturación de Contratos Procesos • 33

 Cliente: Se puede filtrar por categoría del cliente, o directamente por un
rango de clientes en específico.

Filtro de proceso de aumento de precios

ACTUALIZACIÓN DE TIPO DE CAMBIO

Este proceso actualiza el tipo de cambio de los contratos que cumplan con el
filtro que el usuario estableció:
Usar tipo de cambio definido: si se marca esta opción, se usará el tipo de
cambio que se digite en el espacio del mismo nombre, de lo contrario se
usará el valor que el tipo de cambio tenga registrado en el módulo de AS.
Tipo de cambio: Actualiza el tipo de cambio de los contratos
seleccionados, se debe colocar el nuevo tipo de cambio que se desea para los
contratos que cumplan con el filtro del usuario.
Incluir contratos suspendidos: Si se marca este check se da la opción de
no excluir de este proceso los contratos que se encuentren en un estado
suspendido.
Contratos: Rango que contratos que se desea se incluyan en este proceso.
Fechas: Se fija en las fechas del contrato para realizar este proceso, es decir
los contratos que se encuentren bajo este rango de fechas serán tomados en
cuenta.
Moneda del contrato: Se debe especificar si los contratos a tomar en
cuenta están en moneda local, dólar o inclusive se pueden tomar en cuenta
contratos en las dos monedas
Cliente: Se puede filtrar por categoría del cliente, o directamente por un
rango de clientes en específico.

Facturación de Contratos Procesos • 34

 Filtro de proceso de actualización de tipo de cambio

RECALCULO DE IMPUESTOS
Este proceso toma todos los artículos de todos los contratos de la base de
datos y los recalcula con base en la variación del impuesto modificado en
Administración del Sistema y asociado a cada artículo.
Es decir si un impuesto está ligado a un artículo con un 13% de impuesto 1
y un 10% de impuesto 2, y este impuesto cambia a un 15% en impuesto 1 y
un 14% de impuesto 2 en Administración del Sistema¸ dicho cambio no se
ve reflejado en los contratos si no hasta que se ejecute este proceso de
recalculo de impuestos.
La pantalla para realizar este cálculo es la siguiente:

Pantalla de recálculo de impuestos

FACTURACIÓN EN LOTE
Este proceso es el encargado realizar la facturación de los contratos que
cumplan con el filtro que el usuario ha escogido. Se llama facturación en
lote porque se puede facturar varias facturas al mismo tiempo; es importante
decir que este es el único lugar de donde se puede facturar. Para ello es
necesario llenar el siguiente filtro:

Facturación de Contratos Procesos • 35

 Rango de Contratos: Rango que contratos que se desea se incluyan en este
proceso de facturación.
Tipo: Este filtro permite seleccionar el tipo o los tipos de contrato que se
desea imprimir.
Factura inicial: Por medio de esta opción se debe elegir un consecutivo de
facturación, dependiendo del consecutivo elegido se presentará un número
de factura inicial.
NCF: Si la compañía unas NCF s en las facturas se debe escoger una
máscara para los NCF s.
Revisión al facturar: antes de facturar los contratos es importante saber el
estado actual de los clientes, puede haber clientes con “n” situaciones que
impidan facturarle un contrato; para esto se tienen en este proceso tres
opciones.
Excluir: si se escoge esta opción se excluirán los contratos de los clientes a
los que no se les puede facturar por algún motivo.
Preguntar: si se elige esta opción se le está diciendo al sistema que si algún
cliente tiene un problema al facturar, el sistema informe acerca del problema
y de la opción de facturarle o no facturarle al cliente en específico.
Facturar: al elegir esta opción no el sistema facturará al cliente
independientemente del estado actual de los clientes.
Facturar contratos con fecha última igual a hoy: si la fecha de próxima
facturación es igual a la fecha rige y se desea que el sistema facture
contratos con esta fecha es indispensable marcar esta opción.
Imprimir facturas en lote: si se marca esta opción se imprimirán las
facturas de los contratos elegidos.
Facturar para clientes con moneda local o dólar: se da la opción de
facturar en la moneda del contrato o en la moneda del cliente, sin embargo
la moneda puede ser la misma.
Facturar para clientes multimoneda con otra moneda: para los clientes
que son multimoneda se da la opción de facturarles en moneda local, dólar o
moneda del contrato.
La pantalla a visualizar es la siguiente:

Facturación de Contratos Procesos • 36

 Filtro de Generación de Facturas en Lote

Nota: La cantidad de copias que se imprimen al facturar el contrato

depende del consecutivo que el mismo tenga asociado. Estos consecutivos
son configurados en el módulo Facturación.

Facturación de Contratos Procesos • 37

 CAPÍTULO 7

Control de Seguridad

NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se explica el procedimiento para asignar derechos sobre
cada una de las opciones del módulo de Administración de
Contratos. Los derechos para los grupos de usuarios o para un usuario en
particular, se establecen desde la opción Seguridad! del menú principal
del módulo de Administración del Sistema.

ACLARACIÓN DE CONCEPTOS
Un grupo de usuarios es un conjunto de empleados en la compañía para
quienes se establecen, simultáneamente, los mismos derechos sobre cada
una de las opciones de los módulos del sistema. Por ejemplo, todos los
empleados del Departamento de Ventas podrían tener derechos para facturar
contratos, desde el módulo de Administración de Contratos.
Un usuario es un empleado de la compañía para quien se establecen,
individualmente, los derechos o privilegios sobre cada una de las opciones
de los módulos del sistema. Por ejemplo, el Jefe del Departamento de
Ventas podría ser el único empleado con derecho para Agregar,
Modificar, Eliminar, Copiar y establecer la Seguridad de los contratos,
desde la opción Contratos del menú principal del módulo de
Administración de Contratos.

DEFINICIÓN DE LOS PRIVILEGIOS

El procedimiento para definir los privilegios, sobre las opciones del módulo
de Administración de Contratos, de un grupo de usuarios o de un
usuario en particular, se presenta a continuación:
1. Desde el menú principal del módulo de Administración del
Sistema presione el botón izquierdo del ratón sobre la opción de
Seguridad!. Se desplegará la pantalla para Definición de
Usuarios y Grupos.
2. Si desea establecer los privilegios para un grupo de usuarios,
marque, presionando el botón izquierdo del ratón, la casilla
Grupos.
Si desea establecer los privilegios para un usuario en particular,
marque, presionando el botón izquierdo del ratón, la casilla
Usuarios.
3. Seleccione, marcando con el highlight, el grupo de usuarios o el
usuario en particular, para el cual desea establecer los privilegios o
derechos y active el icono . Se desplegará la pantalla de

Facturación de Contratos Control de Seguridad • 38

 Definición de Privilegios, en la cual aparecen las casillas del
código y el nombre asociado con el grupo de usuarios o el usuario en
particular.
4. Seleccione, mediante un “Combo Box”, la compañía en la cual el
grupo de usuarios o el usuario en particular tendrá derechos o
privilegios sobre las opciones de los módulos del sistema instalados.
5. En la parte intermedia de la pantalla de Definición de Privilegios,
se despliega un árbol que contiene los módulos del sistema
instalados para la compañía seleccionada. Marque con el "highlight"
el módulo de Administración de Contratos.
6. Para expandir el árbol en una rama o nivel haga doble clic sobre la
rama o nivel superior. Por lo tanto, para observar las opciones
asociadas con el menú principal del módulo de Administración
de Contratos, haga doble clic sobre la rama de
Administración de Contratos.
7. Expanda cada una de las opciones del menú principal de
Administración de Contratos. Por ejemplo, si hace doble clic
sobre la rama Mantenimiento se desplegarán cinco ramas:
Agregar, Modificar, Eliminar, Copiar y Seguridad. A su vez,
la rama de Seguridad se puede expandir en tres ramas: Agregar,
Modificar y Eliminar. Se pueden expandir tantos niveles como
opciones existan para rama o nivel.
8. Para asignar los derechos o privilegios sobre cada opción, de manera
individual, marque con el "highlight" la rama y presione el icono
o la opción Permitir del menú de Privilegios. Por ejemplo, si
para un grupo de usuarios o un usuario en particular se desea asignar
solamente el derecho de Agregar contratos se debe marcar con el
"highlight" la rama Agregar de la opción Mantenimiento del
menú principal del módulo de Administración de Contratos y
presionar el icono .

Para asignar los derechos sobre una opción o varias opciones de

nivel superior y todas las opciones que se encuentran dentro de cada
rama o nivel superior, simultáneamente, active el icono o la
opción Replicar del menú de Privilegios, marque con el
"highlight" la rama o nivel superior y presione el icono . Por
ejemplo, si para un grupo de usuarios o un usuario en particular se
desea asignar todos los privilegios especiales relacionados con
Administración de Contratos se debe activar el icono ,
marcar con el "highlight" la rama o nivel superior Privilegios
Especiales y presionar el icono . Por lo tanto, el grupo de
usuarios o el usuario en particular tendrá derecho a Ver Costos y
Ver Utilidades.

Facturación de Contratos Control de Seguridad • 39

 9. Proceda a grabar los privilegios definidos para un grupo de usuarios
o un usuario en particular, presionando con el botón izquierdo del
ratón sobre el icono o la opción Grabar del menú de
Privilegios.

Facturación de Contratos Control de Seguridad • 40

Glosario

Contrato
Convenio o acuerdo mutuo de consentimiento concorde y recíproco que
tienen como consecuencia la creación de un vínculo obligatorio con fuerza
de ley entre las partes contratantes.

Factura
La factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que
refleja toda la información de una operación de compraventa. La
información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega
de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo,
además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.

Impuesto
El impuesto es una clase de tributo (obligaciones generalmente pecuniarias
en favor del acreedor tributario) regido por Derecho público.

Precio
Se denomina precio al valor monetario asignado a un bien o servicio.
Conceptualmente, se define como la expresión del valor que se le asigna a
un producto o servicio en términos monetarios y de otros parámetros como
esfuerzo, atención o tiempo, etc.

Periodicidad
Repetición regular de una cosa cada cierto tiempo, para efectos de este
manual hablamos de la periodicidad de la facturación de los contratos.

Suspensión
Detención o interrupción del desarrollo de una acción durante un tiempo o
indefinidamente, para efectos de este manual se habla de los contratos.

Facturación de Contratos Glosario • 41