BI - Manual - Usuario - Softland Análisis

MANUAL DEL USUARIO
SOFTLAND ANÁLISIS
Versión 7.0
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respectivos fabricantes.
ÍNDICE GENERAL
Acerca de esta Guía 5
Nota Introductoria ......................................................................................................... 5
Audiencia ......................................................................................................... 5
Conocimiento Necesario .................................................................................. 6
Introducción a Softland Análisis 7

Nota Introductoria ......................................................................................................... 7
Características .................................................................................................. 7
Definición de las Características Generales de la Compañía 10

Nota Introductoria ....................................................................................................... 10
Integración ..................................................................................................... 10
¿Cómo Entrar a Softland Análisis por el Integrador? .................................... 11
Configuración Análisis Server .................................................................................... 13
Nota Introductoria .......................................................................................... 13
Parámetros del módulo ............................................................................................... 20
Nota Introductoria .......................................................................................... 20
Pivotes 21
Área Financiero Contable .............................................................................. 22
Área Comercial .............................................................................................. 22
Mantenimiento de Pivotes ............................................................................. 23
Ingreso de datos ............................................................................................. 23
Funciones especiales ...................................................................................... 26
Metas 28
Mantenimiento de Metas ............................................................................... 29
Procesos de metas ....................................................................................................... 33
¿Cómo copiar metas? ..................................................................................... 33
¿Cómo exportar metas? ................................................................................. 35
¿Cómo importar metas? ................................................................................. 40
Procesar Cubo ................................................................................................ 43
Presupuestos 45
Mantenimiento de Presupuestos .................................................................... 45
Procesos de presupuestos ............................................................................................ 50
¿Cómo exportar presupuestos? ...................................................................... 50
Softland Análisis Acerca de esta Guía  3

¿Cómo importar presupuestos? ..................................................................... 55
Importación desde presupuesto financiero .................................................... 57
¿Cómo copiar presupuestos? ......................................................................... 59
Vistas 61
Nota Introductoria ...................................................................................................... 61
Mantenimiento de vistas ................................................................................ 61
Glosario 64

INTRODUCCIÓN GENERAL
Acerca de esta Guía
NOTA INTRODUCTORIA
El módulo de Softland Análisis es un sistema que juega un papel de
soporte para la toma de decisiones, de respuesta ágil y rápida, con
información precisa para poder aprovechar las oportunidades: “estar en el
lugar indicado, en el momento oportuno, con la información correcta“, el
módulo es una herramienta que se encargará de desplegar la información
que el usuario requiera para el momento y lugar indicado.
El módulo de Softland Análisis permite la configuración de metas
relacionadas con información obtenida del ERP, para luego ser analizadas
vía web desde cualquier lugar.
AUDIENCIA
Este manual va dirigido a aquellas personas que van a utilizar el módulo de
Softland Análisis y que poseen rangos como Administradores de Nivel
Superior y/o Administradores de Nivel Intermedio quienes son exactamente
las personas que realizan tareas como actividades de análisis, de
seguimiento, de control y toma de decisiones, realizando consultas sobre
información almacenada en el sistema, proporcionando informes y
facilitando la gestión de la información por parte de los niveles intermedios.
Además tiene como objetivo realizar las actividades de planificación a largo
plazo, tanto del nivel de administración como de los objetivos que la
empresa posee.

Pirámide que muestra los diferentes rangos
CONOCIMIENTO NECESARIO
Es importante recalcar que Softland Análisis es una herramienta para
capturar información e interpretarla según sean los requerimientos del
usuario, por lo que es necesario que el usuario tenga conocimientos en el
entorno del negocio para el cual se está aplicando la herramienta.
Adicionalmente si se conoce un poco de sistemas OLPT y OLAP permite
entender en una mejor manera de donde son tomados algunos datos.

CAPÍTULO 1
Introducción a Softland Análisis
NOTA INTRODUCTORIA
Los rápidos cambios que se viven en el mercado actual junto a las
competencias que se generan cada día, hacen que las empresas no puedan
postergar las decisiones relacionadas directamente con el negocio; una
demora en este sentido puede llevar la gestión de la empresa al fracaso.
Los sistemas orientados para la toma de decisiones son los englobados por
el término Softland Análisis. Administrar una empresa sin contar con un
sistema de Inteligencia de Negocios adecuado se parece mucho a caminar
con los ojos vendados; se puede avanzar, ejecutar los procesos
operacionales correctamente, progresar aparentemente según los objetivos y
hasta crecer, pero en cuanto algo falla, los procesos se descontrolan, la
coordinación desaparece y, en el mediano plazo, la empresa se desploma
sobre sí misma.
Tanto en empresas pequeñas como en grandes organizaciones existen
variados sistemas “Informatizados” que tienen como objetivo principal
garantizar la persistencia de las operaciones diarias realizadas. Estas
operaciones se realizan según reglas de negocios predefinidas y se
almacenan en grandes bases de datos.
CARACTERÍSTICAS
Entre las más importantes característica de este módulo se encuentran:
 Dentro de un módulo estándar en ERP se pueden configurar
presupuestos y metas dando mantenimiento a cada uno de estos
desde esta opción.
 Se pueden exportar e importar presupuestos, e igualmente exportar e
importar metas.
 Importar presupuestos desde el módulo de presupuesto financiero.
 Copiar presupuestos.
 Copiar metas
 Los presupuestos aprobados pueden ser vistos desde el módulo
Softland BI-Arcplan.
 Las metas aprobadas pueden ser vistas desde el módulo Softland BI-
Arcplan.
Softland Análisis Introducción a Softland Análisis  7

 Dentro de una sección de mantenimiento de pivotes, se pueden
realizar, eliminar y modificar pivotes.
Sistemas OLTP: Son las iniciales en inglés de On-Line Transaction

Processing, queriendo significar en su traducción Procesamiento de
Transacciones en Línea, las características principales de los sistemas OLTP
son:
 Realizan transacciones en tiempo real del proceso de un negocio, con
lo cual los datos almacenados cambian continuamente.
 Los sistemas OLTP en sus transacciones conducen procesos
esenciales del negocio.
 Los sistemas OLTP son los responsables del mantenimiento de los
datos, ya sea agregando datos, realizando actualizaciones o bien
eliminándolos.
 Las estructuras de datos deben estar optimizadas para validar la
entrada de los mismos, y rechazarlos si no cumplen con
determinadas reglas de negocio.
 Para la toma de decisiones, proporciona capacidades limitadas ya que
no es su objetivo, por lo tanto no es prioridad en su diseño. Si se
quisiera obtener determinada información histórica relativa al
negocio consultando un sistema OLTP, se produciría un impacto
negativo en el funcionamiento del sistema.
Procesos Operacionales
Inventario
Ventas
Proveedores
Marketing
Clientes
Producción
En este grafico se muestra algunos ejemplos de procesos operacionales
Sistemas OLAP: Los sistemas OLAP (On-Line Analytical Processing)

proporcionan una alternativa a los sistemas transaccionales, ofreciendo una

visión de los datos orientada hacia el análisis y una rápida y flexible
navegación por estos, las siguientes son características que la tecnología
OLAP posee:
 Las bases de datos de OLAP tienen un esquema que está optimizado para que
las preguntas realizadas por los usuarios sean respondidas rápidamente.
 Las preguntas que se le hacen a un OLAP, deben permitir un uso interactivo
con los usuarios.
 Los cubos de OLAP almacenan varios niveles de datos conformados por
estructuras altamente optimizadas que responden a las expectativas de
negocio de la empresa.
 Un sistema OLAP está preparado para realizar informes complejos de una
manera simple.
 OLAP proporciona una vista de datos multidimensional. Los cubos
proporcionan una vista de los datos multidimensional que se extiende más
allá del análisis de dos dimensiones que puede proporcionar una simple
planilla de cálculo utilizada como tal.
 Los usuarios pueden cambiar fácilmente las filas, las columnas, y las páginas
en informes de OLAP, pudiendo leer la información de la manera que se
crea más conveniente para el análisis.

CAPÍTULO 2
Definición de las Características

Generales de la Compañía
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se explicarán los aspectos generales que tienen que definirse
tanto en el módulo de Softland Análisis como en otros módulos de
Softland relacionados a éste, para que el sistema se ajuste a las
necesidades particulares de cada compañía.
Dentro de esta sección se van a considerar los siguientes aspectos:
 La integración de Softland Análisis con los otros módulos de
Softland.
 La secuencia que se debe seguir para implantar el módulo.
 La definición de los Parámetros del Módulo.
INTEGRACIÓN
El módulo de Softland Análisis está integrado con los siguientes módulos:
o Administración del Sistema
o Facturación
o Contabilidad General
o Control de Inventarios
o Presupuesto Financiero
Del módulo de Administración del Sistema toma información de las
tablas de datos tal como las bodegas, los tipos de cambio, los códigos y el
porcentaje de los impuestos, y las monedas asociadas de cada país.
Los Estados de Resultados y Balance General por ejemplo serán tomados
del módulo de Contabilidad General; información acerca de artículos,
proveedores, clientes y la relación entre estos será tomada de los módulos de
Facturación e Inventarios, los presupuestos financieros serán importados
desde el módulo de Presupuesto Financiero.
A continuación se presenta una figura que ilustra la integración de este
módulo con el sistema:
Softland Análisis Definición de las Características Generales de la Compañía  10

Integración del Módulo de Softland Análisis
¿CÓMO ENTRAR A SOFTLAND ANÁLISIS POR

EL INTEGRADOR?
Para entrar a este módulo, los pasos a seguir son:
1. Localice el ícono en el integrador del sistema.

2. Sitúe el cursor sobre el ícono y presione el botón izquierdo del ratón
una vez.
La siguiente pantalla es un ejemplo de un integrador de Softland ERP
donde está instalado el módulo de Softland Análisis:

Integrador con Softland Análisis

CONFIGURACIÓN ANÁLISIS
SERVER
NOTA INTRODUCTORIA
Para la utilización de algunas de las funcionalidades del módulo Softland
Análisis, se necesita de un cubo, para su creación dentro del directorio
CuboSA existen varios archivos los cuáles por medio del archivo
Softland.BI.ConfiguradorSSAS.exe servirá para crear bases de datos de
Análisis Services.
Asistente de Configuración Softland Análisis

Al ejecutar el archivo nombrado anteriormente la pantalla a desplegar es la
siguiente:
Pantalla de Creación de Bases de Datos de Análisis Services
Al dar clic en siguiente se presentará una pantalla para configurar

conexiones, los datos a configurar son los siguientes:
Servidor: en este campo se debe digitar el servidor donde se encuentra la
base de datos.
Base de Datos: se debe colocar el nombre de la base de datos.
Esquema: se debe colocar el nombre de la compañía.

Usuario: se debe digitar un usuario con privilegios que será el que use el
servicio de autenticación para verificar conexiones.
Servidor Análisis: se debe digitar el nombre del servidor del análisis
service.
Catálogo: se debe digitar el nombre de la base de cubos.
La pantalla a desplegar es la siguiente:
Pantalla de configuración del Análisis Services
Al dar clic en siguiente se desplegará una pantalla que al iniciar realizará las
operaciones necesarias para la creación de la base de datos en el servidor de
Análisis Services indicado para la conexión.

Si el proceso resulta exitoso se desplegará una pantalla informándonos al
respecto.
Pantalla que nos indica el éxito de la configuración de Analysis Server
Nota: Al momento de crear el cubo, si se usa un servidor SQL2008, después

de haberlo creado se debe desde el Management Studio conectarse al
Analysis Services, abrir el catálogo creado y seguir los siguientes pasos:
1. Abrir el management studio y conectarse al Analysis Services
Pantalla de conexión al Analysis Services

2. Una vez conectado, se debe abrir el catálogo creado, ir a la
carpeta Data Source abrirla y dar clic derecho en Conexión
para elegir la opción propiedades.
La siguiente figura es un ejemplo de como se hará este paso 2.
Ejemplo de paso 2
3. Una vez dado clic en propiedades, se abre la siguiente

pantalla, donde se debe dar clic en el botón que se presenta en
la fila de Connection String.

Pantalla de propiedades de conexión
4. Después de dar clic en el botón indicado se abre una pantalla

Connection Manager, en esta pantalla se debe elegir una
conexión válida al servidor de base de datos. También es
importante marcar el check de “Save my password” para que
cada vez que se procese el cubo el sistema no solicite el
password.
La pantalla a visualizar es como la siguiente:

Pantalla Connection Manager
Nota: Es importante agregar privilegios a nivel de base de datos para todos

los usuarios que van a acceder a los cubos, de igual forma este paso se
ejecuta desde el Analysis Services; en el ejemplo se agregó el usuario
Everyone.

PARÁMETROS DEL MÓDULO
NOTA INTRODUCTORIA
Dentro de este módulo para la parte que corresponde al ERP existe una
única y pequeña pantalla donde básicamente se deben llenar dos campos
para un buen funcionamiento.
Conexión a Analysis Services

Servidor: Se debe digitar el servidor donde se encuentre el cubo de la base
de datos.
Catálogo: Se debe digitar el nombre que se le dio al cubo en el servidor de
análisis services.
Pantalla de parámetros del módulo
Nota: estos parámetros son indispensables para poder realizar la conexión

del ERP con el cubo.

CAPÍTULO 3
Pivotes
NOTA INTRODUCTORIA
Se suministra una serie de vistas y cubos predefinidos para los módulos de
compras, control de inventarios, administración de productos, cuentas por
pagar, cuentas por cobrar, control bancario, facturación y contabilidad
general para ser utilizadas como definiciones de pivotes. Se considera una
definición de un pivote aquel formato que guarda la configuración de
columnas, filas, valores y filtros seleccionados por el usuario para una vista
de un módulo en específico; y un pivote como una manera de visualizar la
información que permite el cruce de diferentes datos en al menos dos
dimensiones de análisis y al menos una dimensión de datos. La pantalla
donde aparecen las definiciones de pivotes se podrían ver así:
Pantalla de cuentas por pagar en el área financiero contable
La lista de vistas o cubos que se agregaron al módulo por área se presenta a

continuación.
Softland Análisis Pivotes  21

ÁREA FINANCIERO CONTABLE
Contabilidad General
 Contabilidad General: Muestra datos como saldos contables y demás
información. Desde esta opción solo se pueden realizar pivotes
sobre el cubo de contabilidad general.
Control Bancario
 Movimientos de Cuentas Bancarias: Documentos que afectan las
cuentas de banco.
 Saldos por cuenta bancaria: Información de cuentas bancarias
Cuentas por Cobrar

 - Saldo de Clientes: Información de los clientes. Principalmente del
saldo del cliente según la tabla cliente.
 - Movimientos de Clientes: Documentos del módulo con información
del cliente asociado.
 - Documentos de Crédito: Relación de documentos de crédito a sus
documentos de débito.
Cuentas por Pagar

 - Saldo de Proveedores: Información de los proveedores.
Principalmente del saldo del proveedor según la tabla proveedor.
 - Movimientos de Proveedores: Documentos del módulo con
información del proveedor asociado.
ÁREA COMERCIAL
Compras
 - Detalle de Facturas de Embarque: Información relacionada a las
facturas de los embarques y su distribución entre las líneas.
 - Artículos por Proveedor: Detalle de la configuración de las
relaciones de artículos con proveedores que existen en el sistema.

 - Resumen de Compras: Información básica de los encabezados de
órdenes de compra.
 - Órdenes De Compra: Información detallada de las órdenes de
compra y sus líneas. Incluye precios y cantidades.
 - Embarques: Información detallada de embarques así como de sus
líneas. Incluye precios y cantidades.
Facturación
 - Facturas por cliente: Información de las facturas por cliente (vista).
 Detalle de facturas: Información de las líneas de las facturas (vista).
 Facturación: Facturación: datos de ventas, clientes y proveedores
(cubo).
Control de Inventarios
 - Artículos: Información detallada del estado actual de los artículos.
Incluye costos unitarios actuales y clasificaciones del 1 al 6.
 - Existencias de Inventario: Existencias actuales por bodega de los
artículos. Incluye todos los tipos de existencia y clasificaciones del
1 al 6.
 - Movimientos de Inventario: Detalle de las transacciones de
inventario realizadas en el sistema.
MANTENIMIENTO DE PIVOTES
El usuario cada vez que ingrese a la opción de Pivotes podrá seleccionar el
que guste entre todos aquellos que tiene almacenados para cada uno de los
cubos disponibles.
Los Pivotes sirven para crear paneles, donde el usuario pueda manipular la
información de todos los cubos, y poder visualizarla en tablas pivotes, cada
pivote tendrá la posibilidad de ser exportadas a Excel, PDF y otros
formatos.
Todas y cada una de las columnas del Cubo, son eventualmente columnas
disponibles para ser arrastradas y visualizadas en el pivote
INGRESO DE DATOS
Para crear definiciones de pivotes lo primero que se debe hacer es escoger
un área para el pivote y dentro de esta área un módulo; debido a que se
pueden realizar muy variados pivotes en este manual hemos escogido el área
financiero contable con el módulo de cuentas por pagar para proceder a

explicar el ingreso de los datos, y de esta manera funcionará el ingreso de
los datos en todos los pivotes para todas las áreas.
Cuentas por Pagar

Definición: Se debe digitar el nombre con el cual se desea se identifique
esta definición de pivote.
Vista: En este campo por medio de un F1 o doble clic se debe elegir una
vista para la definición, el listado de las vistas que aparecerá depende del
módulo escogido para realizar el pivote.
Módulo: Después de elegir la vista se debe guardar, y es en ése momento
cuando se llene este campo mostrando las siglas y el nombre del módulo
elegido en el pivote.
Opciones de pivote
Pivote: Por medio de este tab se pueden observar los elementos (campos)
que componen la vista, estos pueden ser arrastrados a los diferentes campos
del cubo más abajo por medio del mouse, también se tiene la opción de
arrastrar directamente estos campos a la sección llamada datos.
Actualización de diseño diferido: si este check se encuentra marcado la
sección datos y el gráfico se actualiza hasta que se le de clic al botón
“Actualizar” independientemente de los movimientos que se hagan en el
pivote, pero si se encuentra desmarcado todos los movimientos que se estén
realizando en el pivote se van reflejando de una sola vez en los datos y en el
gráfico.
Tipo de gráfico
Existe una barra expandible, que permitirá al usuario elegir un número de
opciones grande para visualizar el gráfico, igualmente existe una buena
cantidad de opciones al momento de elegir los colores del gráfico. Las dos
opciones expandidas se podrían ver de la siguiente manera:
Generar series según las columnas: esta opción sirve para desplegar el
gráfico según las filas o según las columnas.

Graficar únicamente la selección: por medio de esta opción se pueden
visualizar en el gráfico únicamente la selección de datos que se haga con el
mouse
Mostar totales por columna: permite visualizar los totales por columna en
una en una sección más del gráfico.
Mostar totales por fila: permite visualizar los totales por fila en una en una
sección más del gráfico.
Etiquetas de puntos: Por medio de esta opción se pueden etiquetar las
diferentes mediciones del gráfico.
Una vez configurado el pivote se debe proceder a guardar, para visualizar el
gráfico y los datos se debe dar clic en el botón de refrescar, el sistema
realizará una revisión de la cantidad de registros iniciales y se le
recomendará al usuario que aplique filtros en caso de que la cantidad de los
registros sobrepase los 100 000, pero dejando a criterio del usuario si desea
continuar sin filtrar.
El mensaje de aviso se mostrará como el siguiente:
Mensaje de aviso por tener que mostrar en el pivote más de 100 000 registros
El filtro especial para esta opción se explica en la sección Funciones

especiales en la página 26.
La pantalla de este pivote se podría visualizar como la siguiente:

Pantalla Pivote de vista saldo de proveedores
FUNCIONES ESPECIALES
En esta sección le damos una descripción breve de los botones en el menú
de mantenimiento de pivotes.
Por medio de este botón el usuario puede interactuar con los

datos y el gráfico y colocarlos de manera horizontal (es decir uno arriba del
otro), o de manera vertical (uno a la par del otro); de este modo el usuario
decidirá de cuál manera le resulta más satisfactorio visualizar el pivote.
Además de poder elegir la manera de visualizar el pivote

(en forma horizontal o vertical), el usuario tiene la posibilidad de
intercambiar cual opción desea ver arriba o abajo, o a la izquierda y derecha,
por ejemplo si el gráfico estuviese de manera vertical por medio de este
botón podrá desplegar a la izquierda los datos o el gráfico.
Se puede elegir entre mostrar las opciones siempre o

mantenerlas de forma oculta. Estas opciones son las que el usuario manipula
para configurar el pivote.

El usuario también puede decidir agrupar el pivote, esto quiere
decir que l pivote se visualizará dentro del pivote independientemente,
entonces por medio de una cejilla el usuario decide si observa el gráfico o
los datos.
Dentro de cada pivote de una vista se habilitará este botón de filtro,

este es un filtro especial que le permitirá al usuario que esté creando el
pivote filtrar por los diferentes campos que se ubiquen en la sección
“Opciones Pivote” en los cuadrantes de filas o columnas.
Ejemplo: dentro de los cuadros área de filas y área de columnas se
encuentran los campos país, nombre país y proveedor; se nota como
habilitando el filtro se muestra un “Editor de filtros” para estos campos, la
opción de filtrado que dé el editor depende del campo escogido.
Pantallas de opciones pivote (sección cuadrantes) y Editor del filtro según campos en los
cuadros área filas y área columnas

CAPÍTULO 4
Metas
NOTA INTRODUCTORIA
Para la definición de las metas a evaluar lo primero que se debe hacer es
definir el ó los mantenimientos de metas para dimensiones que se desean
controlar (Configurar metas para ser evaluadas en las opciones de
visualización).
Para facilitar el análisis, el Data-Mart organiza los datos en una estructura
llamada esquema de estrella; esta estructura está compuesta por una tabla
central (tabla de hechos) y un conjunto de tablas organizadas alrededor de
ésta (tablas de dimensiones). En las puntas de la estrella se encuentran las
tablas de dimensión que contienen los atributos de las aperturas que
interesan al negocio que se pueden utilizar como criterios de filtro y son
relativamente pequeñas. Cada tabla de dimensión se vincula con la tabla de
hechos por un identificador.
Por otra parte las medidas son los valores de datos que se analizan; una
medida es una columna cuantitativa, numérica, en la tabla de hechos. Las
medidas representan los valores que son analizados, como cantidad de
pacientes admitidos o llamadas efectuadas por ejemplo. Entonces las
medidas son:
- Valores que permiten analizar los hechos.
- Valores numéricos porque estos valores son las bases de las cuales el
usuario puede realizar cálculos.
La pantalla de ingreso de metas se visualiza como la siguiente:
Softland Análisis Metas  28

Pantalla principal de ingreso de metas
MANTENIMIENTO DE METAS
Dentro de esta opción se deben configurar los mantenimientos que se deseen
manejar, se podrán definir metas por 1 o 2 dimensiones.
El siguiente es un ejemplo de cómo se pueden definir estas metas:
Ejemplo de definición de metas

Descripción de carpetas
Tab general
Dentro del tab general se deben configurar varios aspectos tales como
límites de cumplimiento, cubo, período inicial, cantidad de períodos y
dimensiones. La explicación de cada tópico de estos se da a continuación,
igualmente se presenta la pantalla principal de la opción:
Tab General donde se define las características de una meta
Nombre: Al realizar un nuevo mantenimiento se debe colocar un nombre

cualquiera al mantenimiento, lo mejor en este caso es que sea un nombre el
cual nos de una idea de que es lo que estamos midiendo, por ejemplo
“Ventas Netas Locales”.
Versión: La versión debe ser digitada por el usuario, puede ser
alfanumérica.
Estado: El estado puede ser en planeación, aprobado o histórico, este
campo es simplemente para efectos de visualizar el status del
mantenimiento; este no es un campo editable desde este lugar, sin embargo
el usuario podrá aprobar y desaprobar una meta, al igual que pasarla a
histórica por lo que esos cambios se podrán visualizar desde este lugar.
Configuración
Dentro de la sección “Configuración” se deben llenar los siguientes campos.
Cubo: Se muestra un combo cargado con los cubos disponibles,
actualmente solo se muestra el cubo de facturación que es al cual el usuario
podrá relacionarle metas.
Período inicial: En este espacio se debe elegir un período inicial para
configurar la meta, es decir a partir de qué mes y año se desea evaluar la
meta.
Cantidad de períodos: Cantidad de períodos en meses que se desean
evaluar a partir del período inicial inclusive. Por ejemplo si se elige como

período inicial Enero y la cantidad de períodos es de 6, entonces se está
hablando de configurar una meta para 6 meses desde Enero a Junio.
Importante: En el proceso de exportación se tomará en cuenta la cantidad
de períodos para la generación de los datos.
Dimensiones
Dentro de la sección “Dimensiones” se deben llenar los siguientes campos.
Principal: Para asignar las dimensiones; el usuario deberá seleccionar una
dimensión primaria, el combo nos presenta las diferentes dimensiones
existentes para el cubo.
Es importante decir que la dimensión principal es sobre la cual se evalúa la
meta. Por ejemplo, si se eligió como medida las ventas netas locales, podría
elegirse como dimensión primaria los vendedores, es decir, vamos a ver las
ventas locales contra los diferentes vendedores.
En un segundo campo el usuario debe colocar el nombre que desea para esta
dimensión.
Agrupamiento: El usuario también deberá seleccionar una dimensión de
agrupamiento, el combo nos presenta las diferentes dimensiones existentes
para el cubo.
Siguiendo con el ejemplo de la dimensión principal, si se eligió como
medida las ventas netas locales y como dimensión principal los vendedores,
podríamos elegir como dimensión segundaria las zonas donde se han
realizado dichas ventas.
dimensión.
Medidas: Es un combo donde se seleccionará la medida que queremos
evaluar (podrían ser las ventas netas locales, las ventas brutas, las unidades
devueltas de artículos, etc.), el combo nos presentará las diferentes medidas
asociadas al cubo.
medida
Etiqueta total real: Es el nombre que se desee dar a los datos totales reales.
Etiqueta total meta: Es el nombre que se desee dar a los datos totales de la
meta.
Límites
Estos son los porcentajes de cumplimiento para el valor de las metas, la idea
es poder medir mediante estos porcentajes cuáles metas han sido realmente
satisfechas y cuáles no; igualmente se puede observar quienes han satisfecho
las metas. Es por esto que se debe incluir un porcentaje para el estado de
sobresale, exitoso, deficiente y crítico; es importante decir que estos límites
deben ser ingresados de manera ascendente o descendente.

Estos límites se verán reflejados en la sección indicadores del panel gráfico
de la meta.
Tab metas
Dentro del tab metas se muestran los períodos (meses), que el usuario
decidió configurar en el tab anterior (cantidad de períodos), iniciando
lógicamente con el período inicial elegido.
Dentro de este tab se muestran la medida elegida versus periodos, los datos
ingresados en esta meta han sido digitados por el usuario desde Excel.
Para poder ingresar datos a un tab meta, es necesario exportar la meta a
Excel, llenar los datos e importar de nuevo la meta a Excel, solamente así se
podrán ingresar datos en este tab. Sin embargo, una vez importada la meta
de Excel al ERP, si es posible manipular la información presentada en este
tab. La explicación de cómo realizar este procedimiento se da en la sección
de “Exportación de metas” e “Importación de metas”.
La pantalla se podría observar como la siguiente:
Tab Metas donde se puede apreciar los datos ingresados en la meta
Funciones Especiales del Menú

En esta sección le damos una descripción breve de los botones en el menú
de mantenimiento de metas.
Copiar: Es como un acceso directo al proceso de copia de meta,

este botón se puede localizar dentro de una meta o en la pantalla donde se
encuentran todas las metas. La explicación de este proceso se da en la
sección ¿Cómo copiar metas? en la página 33.
Aprobar: Sirve para aprobar las metas, las metas que son
aprobadas podrán ser consultadas desde el módulo de Softland Análisis
Web.

Desaprobar: Sirve para desaprobar las metas, las metas que se
pueden desaprobar son las que se encuentran aprobadas, y este proceso
coloca el estado de la meta como “en planeación”, estas metas no pueden ser
consultadas desde la parte Web.
A Histórica: Sirve para colocar una meta en estado histórico, es

decir ya no se utilizará más; las metas históricas no pueden ser ni
modificadas ni consultadas desde la parte Web.
Exportar: Sirve para exportar una meta a Excel y entonces

poder ser ingresados los datos en la meta. La explicación de este proceso se
da en la sección ¿Cómo exportar metas? en la página 35.
Importar: Sirve para importar una meta ya exportada a Excel y

entonces subir los datos ingresados en la meta al ERP. La explicación de
este proceso se da en la sección ¿Cómo importar metas? en la página 40.
Procesar cubo de metas: Sirve para procesar los cubos de

información, es decir para que la información nueva que se ha actualizado o
ingresado se pueda visualizar con duchos cambios en la parte Web. La
explicación de este proceso se da en la sección Procesar Cubo en la página
43.
PROCESOS DE METAS
Existen varios procesos que pueden ser ejecutados en las metas, estos
procesos a veces pueden ser “corridos” desde adentro de una meta o desde
la sección “Procesos\Metas” que se encuentra en el ERP. Las explicaciones
de dichos procesos y sus diferencias dependiendo del lugar de donde se
estén ejecutando se dan en los siguientes apartados dentro del manual.
¿CÓMO COPIAR METAS?

Para facilidad del usuario se permite copiar metas desde tres lugares
diferentes, desde la propia meta con todo y versión, desde la tabla de metas
y desde la sección de procesos\metas\copia de metas.

Copia de Metas
Pantalla de copia de metas
Configuración
Meta: Este campo aparece automáticamente lleno y no editable si la copia
se está realizando desde el mantenimiento de la meta, más si no es así será
un campo de búsqueda donde por medio de un F1 o doble clic se puede
elegir la meta deseada.
Versión: Si la meta tiene varias versiones, se puede elegir la versión que se
desea copiar.
Nueva versión: Se debe dar un nuevo consecutivo a la versión que se va a
generar a partir de la copia.
Estado: Básicamente muestra el estado actual de la meta que se va a copiar.
Opciones
Desplazar los períodos iniciando en el mes: Si se elige esta opción el
usuario podrá escoger desplazar los períodos a partir de un mes en
específico, por ejemplo, si un usuario tiene una meta que va de enero a
diciembre en el año 2009, podría utilizar esta copia desplazándose 12
períodos para el siguiente año eligiendo enero 2010.
Copiar sólo las versiones en estado: Se puede elegir si se copian las
versiones en estados en planeación, aprobadas o históricas.

Guardar: Después de realizada la copia, esta pantalla da la opción de
guardar en una bitácora el detalle del proceso y resultado de la copia.
¿CÓMO EXPORTAR METAS?

Cuando un usuario está creando una meta, lo primero que debe hacer es
indicar la cantidad de períodos a evaluar, el cubo, las dimensiones y los
límites. Después de ingresados todos estos datos el usuario deberá guardar
la meta y realizar una exportación de esta a Excel, para llenar el Excel y
después importarlo al ERP. Cuando se realice la importación de la meta el
tab “Meta” se habilitará con los datos ingresados.
Para realizar dicha exportación el sistema tiene un asistente que guiará al
usuario de una forma sencilla de realizarlo, se debe ingresar a este asistente
por medio del botón para “Exportar” , si se encuentra dentro de la

meta, ó realizarlo desde la opción de Procesos\Metas\ Exportar metas.
Exportación de Metas
Primera pantalla del Asistente de exportación de Metas
Dentro de una primera pantalla para exportar metas se muestra un

encabezado que dice que este asistente genera uno o varios archivos de
Excel con la información necesaria para ser usados en el proceso de
importación de metas una vez modificadas.
Meta: Este campo aparece automáticamente lleno y no editable si la
exportación se está realizando desde el mantenimiento de la meta, mas si no

es así será un campo de búsqueda donde por medio de un F1 o doble clic se
pueden elegir la meta deseada.
Versión: Se debe elegir una versión para la meta a exportar.
Estado: En las metas se pueden manejar tres estados, en planeación,
aprobada e histórica; este campo no es editable.
Carpeta destino
Ubicación: Se debe elegir por medio del botón de examinar una
dirección donde se van a ubicar los archivos exportados.
Opciones de Generación de Archivos

Generar un solo libro con una hoja por elemento de agrupación:
Si se marca esta opción se creará en la ubicación escogida un único
archivo de Excel donde se ubicará en diferentes hojas las diferentes
dimensiones de agrupamiento. El archivo generado bajo esta opción
podría verse así:
Región de excel un solo libro varias hojas (dimensiones de agrupamiento)
Generar un solo libro con una sola hoja para todos los elementos
de agrupación: Esta opción marcada genera un único archivo de
Excel con una única hoja de Excel donde aparecerán todas las
dimensiones de agrupamiento.
El archivo generado bajo esta opción podría verse así:
Región de excel con un solo libro y una sola hoja con todas las dimensiones de agrupamiento

Generar un libro por cada elemento de agrupación: Esta opción
marcada generará tantos archivos de Excel como elementos de
agrupación exista en la meta.
Los archivos generados por esta opción para dos centros de costo
podrían verse así:
Región de excel de un primer archivo con la primera dimensión de agrupamiento (Z-01)
Región de excel de un segundo archivo con la segunda dimensión de agrupamiento (Z-02)

Selección de elementos de agrupación
Segunda pantalla del Asistente de exportación de metas
Básicamente dentro de esta pantalla aparecen las dimensiones de

agrupamiento si es que la meta tiene dimensiones de agrupamiento, y acá se
escogerán a manera de filtro las que se desea sean exportadas al archivo de
Excel, esto se puede lograr marcando con el mouse cada dimensión o con
los botones que se muestran al lado izquierdo de la pantalla:
dar clic en este para marcar todas las dimensiones ó
dar clic en este para desmarcar todas las dimensiones.

Selección de elementos de dimensión
principal
Tercera pantalla del Asistente de exportación de metas
Básicamente dentro de esta pantalla aparecen las dimensiones principales, y

acá se escogerán a manera de filtro las que se desea sean exportadas al
archivo de Excel, esto se puede lograr marcando con el mouse cada
dimensión o con los botones que se muestran al lado izquierdo de la
pantalla:
dar clic en este para marcar todas las dimensiones ó
dar clic en este para desmarcar todas las dimensiones.

Creación de archivos
Cuarta pantalla del Asistente de exportación de metas
En esta pantalla aparte de dar clic en iniciar para empezar la exportación, se

podrá visualizar el detalle del proceso de exportación de la información
necesaria para crear los archivos de carga (Excel) para la meta.
La pantalla muestra una barra tipo odómetro donde se muestra de una
manera gráfica el avance del proceso, igualmente dentro de esta barra se
muestra el porcentaje de avance del mismo.
Abrir ubicación destino al finalizar: Marcar esta opción es para indicarle
al sistema que una vez finalizado el proceso de exportación, abra la
ubicación donde el usuario le indicó que guardase los archivos generados,
que serán archivos de tipo Excel.
Guardar: existe un botón de guardar a la derecha de la pantalla que le da la
opción al usuario de guardar en una bitácora el detalle de lo descrito en la
pantalla.
¿CÓMO IMPORTAR METAS?

Después de realizar la exportación de la meta el usuario deberá llenar el
excel con los datos respectivos a la meta y después proceder a realizar la
importación del excel, lo que para efectos de del ERP se llamará importar
metas.
Para realizar dicha importación el sistema tiene un asistente que guiará al
por medio del botón para “Importar” , si se encuentra dentro del

presupuesto, ó realizarlo desde la opción de Procesos\Metas\ Importar
Metas.
Importación de Metas
Primera pantalla del Asistente de importación de Metas
Dentro de una primera pantalla para importar metas se muestra un

encabezado que dice que este asistente realiza la importación de uno o
varios archivos de Excel que posean el formato creado por la exportación de
la meta.
Meta: Este campo aparece automáticamente lleno y no editable si la
importación se está realizando desde el mantenimiento de la meta, más si no
pueden elegir la meta deseada.
Versión: Se debe elegir una versión para la meta a importar.
Opciones Generales
Sobre-escribir el monto de meta según el último monto
importado: esta opción marcada lo que hace es básicamente
importar la meta y dejarla en el ERP como la meta actual, sobre-
escribiendo toda la información que antes haya sido importada.
Importar únicamente valores para aquellos registros sin monto:
Esta opción marcada importa únicamente valores para los registros
que no tengan monto en la meta, es decir aunque haya más
información en el Excel esta no será reescrita sobre información que
ya exista en la meta en el ERP.
Selección de Archivos
Segunda pantalla del Asistente de importación de Metas
Esta pantalla es para seleccionar el o los archivos de Excel que se desea sean
cargados a la versión de metas seleccionada. Es importante decir que solo
será posible importar aquellos archivos que poseen la información a como
es generada en proceso de exportación, obviamente con los datos ya
ingresados en el archivo.
Agregar: por medio de este botón se tiene la opción de agregar los archivos
de Excel que anteriormente fueron exportados y modificados.
Eliminar: Si por error o cualquier otro motivo el usuario agregó un archivo
de Excel que no desea esté dentro de la selección, por medio de este botón
lo puede eliminar y sacar de la selección.

Importación de Archivos
Tercera pantalla del Asistente de importación de Presupuestos
En esta pantalla aparte de dar clic en iniciar para empezar la importación, se

podrá visualizar el detalle del proceso de importación para cada uno de los
archivos, información que creará el presupuesto.
pantalla.
PROCESAR CUBO
Este proceso le permite actualizar la base de datos “Análisis Services”
configurada en los parámetros globales, procesando completamente los
cubos de información y actualizar la información del cubo, para que las
modificaciones realizadas sean visibles en el módulo Web.

Pantalla de procesos de cubo
Pantalla de procesamiento de cubos
Opciones
Procesar la base de datos completa: si se checa esta opción el sistema
procesará la base de datos completa, es decir proceso todos los cubos de la
base de datos.
Procesar el cubo seleccionado: si se checa solo este check se procesará
solo el cubo elegido.
Importante: Hay que recordar que el procesamiento de cubos se hace para
actualizar la información del ERP en la parte Web de este módulo.

CAPÍTULO 5
Presupuestos
NOTA INTRODUCTORIA
Desde este módulo se pueden crear presupuestos para las cuentas de estado
de resultados en una moneda y tipo de contabilidad específicas.
Estos presupuestos pueden tener varias versiones, y pueden verse en el
estado de resultados sólo aquellas versiones que estén en un estado de
aprobación. Las versiones de presupuesto que no se quieran usar más se
pueden cambiar a un estado histórico.
La pantalla donde aparecen los presupuestos se podría ver así:
Pantalla tabla de presupuestos
MANTENIMIENTO DE PRESUPUESTOS
Para crear nuevos presupuestos básicamente se le da clic en nuevo , el
sistema levantará una pantalla tipo mantenimiento donde el usuario deberá
digitar el código del presupuesto así como una descripción y una versión
para este, después de esto se debe guardar y entonces se podrá navegar por
las carpetas de esta pantalla.
Softland Análisis Presupuestos  45

Nota: El presupuesto debe ser exportado a excel para ser llenado de acuerdo
a la cantidad de períodos y nivel de detalle que el usuario haya elegido al
realizar el presupuesto; después debe ser importado de nuevo al ERP donde
aparecerán los datos ingresados en el tab “Presupuesto”. La explicación de
este proceso se hace en la sección Procesos de presupuestos
Existen varios procesos que pueden ser ejecutados en los presupuestos, estos
procesos a veces pueden ser “corridos” desde adentro de un presupuesto o
desde la sección “Procesos\Presupuestos” que se encuentra en el ERP. Las
explicaciones de dichos procesos y sus diferencias dependiendo del lugar de
donde se estén ejecutando se dan en los siguientes apartados dentro del
manual.
¿Cómo exportar presupuesto en la página 50.
Descripción de Carpetas
Para acceder cada carpeta basta con accionar el ratón sobre la pestaña
correspondiente.
La opción de presupuestos presenta las siguientes carpetas: General,
Presupuesto, Cuentas contables, Centros de Costo, Tipos de Cambio.
En cada una de ellas existen una serie de campos donde se debe ingresar la
información correspondiente al presupuesto. Algunas veces esta
información está relacionada con información que fue establecida desde
otros módulos.
General
Carpeta General

Dentro de esta carpeta se presenta la información de períodos a presupuestar
para este presupuesto en específico, como regla general se debe tener en
cuenta que el período a presupuestar debe tener un orden cronológico
ascendente (mínimo un mes), si no el sistema no permitirá guardar un
período.
Mes inicial: se debe elegir un mes inicial para el presupuesto que se está
elaborando, también se debe elegir el año para ese mes.
Mes final: se debe elegir un mes final para el presupuesto que se está
elaborando, también se debe elegir el año para ese mes.
Cantidad de meses: se calcula automáticamente la cantidad de meses
para el presupuesto según el mes inicial y final elegidos. Sin embargo es un
campo que puede ser digitado y según el número digitado el sistema re-
calcula el mes final a partir del mes inicial.
Moneda: dentro de esta sección se debe elegir si el presupuesto que se está
creando es en moneda local o en moneda dólar.
Presupuesto
Carpeta Presupuesto
Dentro de esta carpeta se presenta el presupuesto que se exportó

anteriormente a Excel, fue llenado de acuerdo a la cantidad de períodos y
nivel de detalle que el usuario decidió cuando lo creó y después lo importó;
es importante decir que esta carpeta no se habilitará hasta que el presupuesto
llenado en Excel no se haya importado ya que los datos del mismo son los
datos digitados en el Excel.
Para este caso en concreto se puede observar que la base de datos utiliza
centros de costo, por lo que el usuario decidió crear un presupuesto para un
centro de costo (03-01) y tres cuentas contables (4-01-000; 4-02-001; 4-02-

002), así mismo se observa la cantidad de meses escogidos para este
presupuesto mostrando los datos para el mes inicial hasta el mes final.
Además se muestran en la pantalla los totales verticales, es decir por mes
sumando centros de costo y cuentas contables, así como los totales
horizontales sumando meses por cuenta contable, así como un gran total.
Cuentas Contables
Carpeta Cuentas Contables
Dentro de esta carpeta aparecen las cuentas contables que estén en el

catálogo contable de contabilidad que sean de tipo detallado ingreso y/o
gasto, es decir que sean cuentas propias del tipo estado de resultados.
Como se puede ver en esta pantalla aparecen las cuentas contables y sus
respectivas descripciones, básicamente el usuario puede marcar las cuentas
contables a las que desee ingresarles datos, si se marcan las cuentas padres
se desmarcan automáticamente las cuentas descendientes a esta y viceversa;
es así como marcando estas cuentas el usuario decide el nivel de detalle que
desea ver en el presupuesto ya que de acuerdo a estas elecciones se
exportará el presupuesto a Excel.

Centros de Costo
Carpeta Centros de Costo
Dentro de esta carpeta aparecen los centros de costo si la base de datos usa
centros de costo, de lo contrario esta carpeta no aparecerá en el ERP.
En esta carpeta se debe elegir al menos un centro de costo que esté ligado
con una cuenta contable para poder realizar un filtro desde la pantalla de
exportación del asistente de exportación de presupuestos. Al igual que en la
carpeta anterior dependiendo de esta elección dependerá el detalle que se
pueda presupuestar en el Excel.

Tipos de Cambio
Carpeta Tipos de Cambio
Dentro de esta carpeta se debe elegir entre utilizar un tipo de cambio

promedio para todos los períodos o utilizar un tipo de cambio específico
para cada período.
Estos tipos de cambio serán los que Softland Análisis tome al usar los
presupuestos en el estado de resultados vía web, y son para calcular la
moneda contraria a la elegida en el presupuesto.
PROCESOS DE PRESUPUESTOS
Existen varios procesos que pueden ser ejecutados en los presupuestos, estos
procesos a veces pueden ser “corridos” desde adentro de un presupuesto o
desde la sección “Procesos\Presupuestos” que se encuentra en el ERP. Las
explicaciones de dichos procesos y sus diferencias dependiendo del lugar de
donde se estén ejecutando se dan en los siguientes apartados dentro del
manual.
¿CÓMO EXPORTAR PRESUPUESTOS?

Cuando un usuario está creando un presupuesto, lo primero que debe hacer
es indicar la cantidad de períodos a presupuestar, la moneda del mismo, las

cuentas contables y los centros de costo (si la base de datos utiliza centros
de costo). Después de ingresados todos estos datos el usuario deberá guardar
el presupuesto y realizar una exportación de este a Excel, para llenar el
Excel y después importarlo al ERP. Cuando se realice la importación del
presupuesto el tab “Presupuesto” se habilitará con los datos ingresados.
Para realizar dicha exportación el sistema tiene un asistente que guiará al
por medio del botón para “Exportar versión” , si se encuentra dentro del
presupuesto, ó realizarlo desde la opción de Procesos\Presupuestos\
Exportación de presupuestos.
Exportación de Presupuestos
Primera pantalla del Asistente de exportación de Presupuestos
Dentro de una primera pantalla para exportar presupuestos se muestra un

encabezado que dice que este asistente genera uno o varios archivos de
Excel con la información necesaria para ser usados en el proceso de
importación de presupuestos una vez modificados.
Presupuesto: Este campo aparece automáticamente lleno y no editable si la
exportación se está realizando desde el mantenimiento del presupuesto, mas
si no es así será un campo de búsqueda donde por medio de un F1 o doble
clic se pueden elegir el presupuesto deseado.
Versión: Se debe elegir una versión para el presupuesto a exportar.
Estado: En los presupuestos se pueden manejar tres estados, en planeación,
aprobado e histórico; este campo no es editable.

Opciones Generales
Incluir toda la jerarquía hasta las cuentas a presupuestar: Si se
marca esta opción se exportarán a Excel y por ende al presupuesto las
cuentas contables padres de las cuentas elegidas.
Solo incluir las cuentas asignadas al presupuesto: Si se marca
esta opción solo se exportarán a Excel y por ende al presupuesto las
cuentas elegidas.
Carpeta destino\Ubicación: Se debe elegir por medio del botón de
examinar una dirección donde se van a ubicar los archivos
exportados.
Opciones de Generación de Archivos

Generar un solo libro con una hoja por centro de costo: Si se
marca esta opción se creará en la ubicación escogida un único archivo
de Excel donde se ubicarán en diferentes hojas los centros de costo.
Región de excel un solo libro varias hojas (centros de costo)
Generar un solo libro con una sola hoja para todos los centros de
costo: Esta opción marcada genera un único archivo de Excel con una
única hoja de Excel donde aparecerán todos los centros de costo.
Región de excel con un solo libro y una sola hoja con todos los centros de costo
Generar un libro por cada centro de costo: Esta opción marcada

generará tantas archivos de Excel como centros de costo haya en el
presupuesto.

Los archivos generados por esta opción para dos centros de costo
podrían verse así:
Región de excel de un primer archivo con el primer centro de costo (03-01)
Región de excel de un segundo archivo con el segundo centro de costo (03-02)
Selección de Centros de Costo
Segunda pantalla del Asistente de exportación de Presupuestos
Básicamente dentro de esta pantalla aparecen los centros de costo escogidos

en el tab centros de costo en el presupuesto, y acá se escogerán a manera de

filtro los centros de costo que se desea sean exportados al archivo de Excel,
esto se puede lograr marcando con el mouse cada centro de costo o con los
botones que se muestran al lado izquierdo de la pantalla:
dar clic en este para marcar todos los centros de costo ó
dar clic en este para desmarcar todos los centros de costo.
Creación de archivos
Tercera pantalla del Asistente de exportación de Presupuestos
En esta pantalla aparte de dar clic en iniciar para empezar la exportación, se

podrá visualizar el detalle del proceso de exportación de la información
necesaria para crear los archivos de carga (Excel) para el presupuesto.
Abrir ubicación destino al finalizar: Marcar esta opción es para indicarle
al sistema que una vez finalizado el proceso de exportación, abra la
ubicación donde el usuario le indicó que guardase los archivos generados,
que serán archivos de tipo Excel.
pantalla.

¿CÓMO IMPORTAR PRESUPUESTOS?
Después de realizar la exportación del presupuesto el usuario deberá llenar
el excel con los datos en las cuentas y centros de costo y después proceder a
realizar la importación del excel, lo que para efectos de del ERP se llamará
importación de presupuestos.
Para realizar dicha importación el sistema tiene un asistente que guiará al
por medio del botón para “Importar versión” , si se encuentra dentro
del presupuesto, ó realizarlo desde la opción de Procesos\Presupuestos\
Importación de presupuestos.
Importación de Presupuestos
Primera pantalla del Asistente de importación de Presupuestos
Dentro de una primera pantalla para importar presupuestos se muestra un

encabezado que dice que este asistente realiza la importación de uno o
varios archivos de Excel que posean el formato creado por la exportación de
presupuestos.
importación se está realizando desde el mantenimiento del presupuesto, mas
si no es así será un campo de búsqueda donde por medio de un F1 o doble
clic se pueden elegir el presupuesto deseado.
Versión: Se debe elegir una versión para el presupuesto a importar.

Opciones Generales
Sobre-escribir el monto del presupuesto según el último monto
importado: esta opción marcada lo que hace es básicamente
importar el presupuesto y dejarlo en el ERP como el presupuesto
actual, sobre-escribiendo toda la información que antes haya sido
importada.
Importar únicamente valores para aquellos registros sin monto:
Esta opción marcada importa únicamente valores para los registros
que no tengan monto en el presupuesto, es decir aunque haya más
información en el Excel esta no será reescrita sobre información que
ya exista en el presupuesto en el ERP.
Selección de Archivos
Segunda pantalla del Asistente de importación de Presupuestos
Esta pantalla es para seleccionar el o los archivos de Excel que se desea sean
cargados a la versión de presupuestos seleccionada. Es importante decir que
solo será posible importar aquellos archivos que poseen la información a
como es generada en proceso de exportación, obviamente con los datos ya
ingresados en el archivo.
Agregar: por medio de este botón se tiene la opción de agregar los archivos
de Excel que anteriormente fueron exportados y modificados.
Eliminar: Si por error o cualquier otro motivo el usuario agregó un archivo
de Excel que no desea esté dentro de la selección, por medio de este botón
lo puede eliminar y sacar de la selección.

Importación de Archivos
Tercera pantalla del Asistente de importación de Presupuestos
En esta pantalla aparte de dar clic en iniciar para empezar la importación, se

podrá visualizar el detalle del proceso de importación para cada uno de los
archivos, información que creará el presupuesto.
pantalla.
IMPORTACIÓN DESDE PRESUPUESTO

FINANCIERO
Este proceso permite seleccionar un presupuesto ya creado y configurado en
el módulo de Presupuesto Financiero para poder ser incluido como un
presupuesto nuevo para el módulo de Softland Análisis.
Si este presupuesto ya está importado y pasa a ser un presupuesto visible
desde Softland Análisis también podrá ser análizado desde Softland BI-
Arcplan.

Presupuesto Financiero
Presupuesto: Este campo es editable y por medio de un F1 o doble clic se
podrá elegir un presupuesto que se encuentre en el módulo de Presupuesto
Financiero para ser importado al módulo Softland Análisis.
Nuevo Presupuesto
Presupuesto: Después de elegir el presupuesto a importar al ubicarse en
este campo este se llenará automáticamente con el nombre del presupuesto
importado, el usuario podrá dejar así el nombre del presupuesto e importarlo
con el mismo nombre o podrá cambiar el código por uno nuevo.
Moneda: Se le debe especificar al presupuesto que se va a crear si es un
presupuesto en moneda local o dólar, independientemente de que el
presupuesto base (es decir el importado esté en una u otra moneda).
Guardar: Existe al igual que en otras pantallas de este módulo una opción
de guardar en un archivo tipo bitácora el resultado del proceso.
La pantalla a desplegar se podría visualizar como la siguiente:
Pantalla de importación desde el módulo de Presupuesto Financiero

¿CÓMO COPIAR PRESUPUESTOS?
Para facilidad del usuario se permite copiar presupuestos desde tres lugares
diferentes, desde el propio presupuesto con todo y versión, desde la tabla de
presupuestos y desde la sección de procesos\presupuestos\copia de
presupuestos.
Copia de Presupuesto
Pantalla de copia de presupuestos
Configuración
copia se está realizando desde el mantenimiento del presupuesto, mas si no
pueden elegir el presupuesto deseado.
Nuevo presupuesto: Se debe dar un nuevo nombre al presupuesto que se va
a generar a partir de la copia.
Opciones
Desplazar los períodos iniciando en el mes: Si se elige esta opción el
usuario podrá escoger desplazar los períodos a partir de un mes en
específico, por ejemplo, si un usuario tiene un presupuesto que va de enero a

diciembre en el año 2009, podría utilizar esta copia desplazándose 12
períodos para el siguiente año eligiendo enero 2010.
Copiar sólo las versiones en estado: Se puede elegir si se copian las
versiones en estados en planeación, aprobadas o históricas.
Guardar: Después de realizada la copia, esta pantalla da la opción de
guardar en una bitácora el detalle del proceso y resultado de la copia.

CAPÍTULO 5
Vistas
NOTA INTRODUCTORIA
Desde esta opción se pueden especificar los datos de conexión a las actuales
vistas utilizadas en los pivotes. Es decir se crea un mantenimiento de vistas
para que el usuario pueda indicar por vista una conexión diferente a la del
ERP donde se encuentra actualmente. Estos datos de conexión están
cifrados en la base de datos pero serán visibles al usuario en este nuevo
mantenimiento. Si una vista está configurada para realizar una conexión
alterna, esta columna de conexión alterna aparecerá marcada en esta
pantalla. Desde esta pantalla se puede ingresar a una vista pero no crear una
nueva vista.
La pantalla a desplegar es la siguiente:
Pantalla de mantenimiento de conexión alterna de vistas
MANTENIMIENTO DE VISTAS
Desde este mantenimiento es posible configurar una o varias vistas a una
conexión alterna, es decir a que muestre los datos no precisamente del ERP
donde el usuario se encuentra actualmente, si no más bien de otro sistema
gestor de base de datos en SqlServer ó en Oracle.
Softland Análisis Vistas  61

Para esto se debe ingresar a una vista donde se mostrará una pantalla con los
datos principales de la vista, y una sección de conexión donde se podrá
configurar una conexión alterna a la actual. La pantalla tiene los siguientes
campos:
Vista: Es el identificador de la vista en la base de datos, este campo no es
editable.
Nombre: Es el nombre de la vista a nivel de usuario.
Módulo: Presenta el código y el nombre del módulo de donde se obtiene la
vista.
Descripción: es una breve descripción de los datos que obtiene la vista.
Conexión
Tipo: Al ingresar a la vista por primera vez este campo muestra conexión al
ERP actual, sin embargo es un campo tipo combo y si el usuario decide que
realizará una conexión alterna podrá elegir entre “Conexión a SqlServer ó
conexión a Oracle”; estos tipos de conexión alternos harán que se habiliten
los siguientes campos.
Servidor/Servicio: si es un tipo de conexión a SqlServer se debe digitar un
servidor al cual se hará conexión. Si por el contrario es un tipo de conexión
tipo Oracle, se debe digitar el nombre del base de datos en Oracle que
vendría a ser el servicio.
Base de datos: este campo solo se mostrará para conexiones a Sql Server y
acá se debe digitar el nombre de la base de datos.
Compañía: se debe digitar la compañía de la base de datos a la cual se hará
la conexión.
Usuario: se digitará el usuario de la base de datos.
Contraseña: se digitará una contraseña válida de este usuario para la
compañía de la base de datos.
Probar Conexión: Después de configurar la conexión alterna se puede
mediante este botón probar la conexión, si la conexión es exitosa se
desplegará un mensaje que nos indica el éxito la misma, de lo contrario se
desplegará un mensaje que nos indicará el fallo de la misma.
La pantalla a desplegar por esta opción es la siguiente:

Pantalla de mantenimiento de vistas

Glosario
Data Warehousing
Los Data Warehouses o Almacenes de Datos se basan en estructuras
multidimensionales (cubos) en las que se almacena la información
calculando previamente todas las combinaciones de todos los niveles de
todas las aperturas de análisis. Es, por decirlo llanamente, un producto
cartesiano que almacena todas las combinaciones.
Data Mart:
El almacén de datos de un hecho en particular se denomina Data Mart
(DM).
Data Mining:
Está asociado al escalón más alto de la pirámide (Nivel Estratégico) y tiene
por objeto eliminar los errores cometidos por las personas al analizar los
datos debido a prejuicios y dejar que sean los datos los que muestren los
modelos subyacentes en ellos. La Minería de Datos ayuda a crear nuevos
modelos no percibidos por el analista hasta ese momento pero que realmente
existen en los datos.
Inteligencia de Negocios (BI):

Es una disciplina que, junto con sus correspondientes herramientas, hacen
centro en el análisis de la información para la correcta toma de decisiones
que le permita a la organización cumplir con los objetivos de negocio.
Sistemas OLAP:
Los sistemas OLAP (On-Line Analytical Processing) proporcionan una
alternativa a los sistemas transaccionales, ofreciendo una visión de los datos
orientada hacia el análisis y una rápida y flexible navegación por estos.
Sistemas OLPT:
Son las iniciales en inglés de On-Line Transaction Processing, queriendo
significar en su traducción Procesamiento de Transacciones en Línea.
Esquema Estrella:
Para facilitar el análisis, el data-mart organiza los datos en una estructura
llamada esquema de estrella. Esta estructura está compuesta por una tabla
Softland Análisis Glosario  64

central - tabla de hechos - y un conjunto de tablas organizadas alrededor de
ésta - tablas de dimensiones.
En las puntas de la estrella se encuentran las tablas de dimensión que
contienen los atributos de las aperturas que interesan al negocio que se
pueden utilizar como criterios de filtro y son relativamente pequeñas. Cada
tabla de dimensión se vincula con la tabla de hechos por un identificador.
Medidas:
Las medidas son los valores de datos que se analizan.
Una medida es una columna cuantitativa, numérica, en la tabla de hechos.
Las medidas representan los valores que son analizados, como cantidad de
pacientes admitidos o llamadas efectuadas.
Las medidas son:
Valores que permiten analizar los hechos
Valores numéricos porque estos valores son las bases de las cuales el
usuario puede realizar cálculos.
Softland Análisis Glosario  65

BI - Manual - Usuario - Softland Análisis

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MANUAL DEL USUARIO

Introducción a Softland Análisis 7

Definición de las Características Generales de la Compañía 10

Softland Análisis Acerca de esta Guía  3

Softland Análisis Acerca de esta Guía  4

Acerca de esta Guía

Softland Análisis Acerca de esta Guía  5

Softland Análisis Acerca de esta Guía  6

Introducción a Softland Análisis

Softland Análisis Introducción a Softland Análisis  7

Sistemas OLTP: Son las iniciales en inglés de On-Line Transaction

En este grafico se muestra algunos ejemplos de procesos operacionales

Sistemas OLAP: Los sistemas OLAP (On-Line Analytical Processing)

Softland Análisis Introducción a Softland Análisis  8

Softland Análisis Introducción a Softland Análisis  9

Definición de las Características

Softland Análisis Definición de las Características Generales de la Compañía  10

¿CÓMO ENTRAR A SOFTLAND ANÁLISIS POR

1. Localice el ícono en el integrador del sistema.

Softland Análisis Definición de las Características Generales de la Compañía  11

Softland Análisis Definición de las Características Generales de la Compañía  12

Asistente de Configuración Softland Análisis

Pantalla de Creación de Bases de Datos de Análisis Services

Al dar clic en siguiente se presentará una pantalla para configurar

Softland Análisis Definición de las Características Generales de la Compañía  13

Pantalla de configuración del Análisis Services

Softland Análisis Definición de las Características Generales de la Compañía  14

Pantalla que nos indica el éxito de la configuración de Analysis Server

Nota: Al momento de crear el cubo, si se usa un servidor SQL2008, después

Pantalla de conexión al Analysis Services

Softland Análisis Definición de las Características Generales de la Compañía  15

3. Una vez dado clic en propiedades, se abre la siguiente

Softland Análisis Definición de las Características Generales de la Compañía  16

4. Después de dar clic en el botón indicado se abre una pantalla

Softland Análisis Definición de las Características Generales de la Compañía  17

Nota: Es importante agregar privilegios a nivel de base de datos para todos

Softland Análisis Definición de las Características Generales de la Compañía  18

Conexión a Analysis Services

Pantalla de parámetros del módulo

Nota: estos parámetros son indispensables para poder realizar la conexión

Softland Análisis Definición de las Características Generales de la Compañía  20

Pantalla de cuentas por pagar en el área financiero contable

La lista de vistas o cubos que se agregaron al módulo por área se presenta a

Softland Análisis Pivotes  21

Cuentas por Cobrar

Cuentas por Pagar

Softland Análisis Pivotes  22

Softland Análisis Pivotes  23

Cuentas por Pagar

Softland Análisis Pivotes  24

El filtro especial para esta opción se explica en la sección Funciones

Softland Análisis Pivotes  25

Por medio de este botón el usuario puede interactuar con los

Además de poder elegir la manera de visualizar el pivote

Se puede elegir entre mostrar las opciones siempre o

Softland Análisis Pivotes  26

Dentro de cada pivote de una vista se habilitará este botón de filtro,

Softland Análisis Pivotes  27

Softland Análisis Metas  28

Ejemplo de definición de metas

Softland Análisis Metas  29

Tab General donde se define las características de una meta

Nombre: Al realizar un nuevo mantenimiento se debe colocar un nombre