Modelo de Informe de Auditoria Al Proceso de Tesoreria

AUDITORÍA INTERNA
Informe de auditoría al proceso de

tesorería
Enero de 202X
CIA XXXXXX
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CONFIDENCIAL
Informe de Auditoría Interna
Fecha: Enero de 20XX
CIA XXXXX
Objeto: Proyecto de auditoría al proceso de tesorería
Descripción: Auditoría Interna para el proceso de tesorería

Período auditado: Agosto a octubre de 20XX
Evaluación de la Auditoría:
Los controles internos son aceptables. Sin embargo, se identificaron un número de hallazgos
con riesgo medio, que deben ser revisados y ajustados para que la ejecución de los controles
Medio
se realice de manera efectiva y se pueda proteger los activos y minimizar la exposición a las
pérdidas.
Informe No.xx
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Lista de Destinatarios Datos de Contacto de los auditores
Gerente de Auditoría
xxxxxx
Dr. XXXXX Presidente. Interna
Directora xxxxxx Senior de Auditoría
Dra. XXXXX Financiera Interna
Tesorera Staff de Auditoría

xxxxxxxx
Dra. XXXXXX General Interna
Directora
Dra. XXXXXX Administrativa
Gerente
Dr. XXXXXXX Sucursal B
Gerente
Dra. XXXXXX Sucursal A
Gerente
Dr. XXXXXX Sucursal Z
Gerente
Dr. XXXXX Sucursal Cali
Gerente
Dr. XXXXX Sucursal C
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TABLA DE CONTENIDO
1. RESUMEN EJECUTIVO.........................................................................................................................................5
1.1. Antecedentes.............................................................................................................................................................................................. 5
1.2. Objetivos y alcance de la auditoría............................................................................................................................................................. 5
1.3. Metodología utilizada y documentos de referencia...................................................................................................................................... 7
1.4. Buenas Prácticas........................................................................................................................................................................................ 8
1.5. Calificación de Controles............................................................................................................................................................................. 9
1.6. Principales resultados............................................................................................................................................................................... 10
1.7. Conclusión................................................................................................................................................................................................ 12
2. INFORME DETALLADO.......................................................................................................................................13
2.1. Hallazgos y Acciones de la Administración................................................................................................................................................ 13
APÉNDICE 1 METODOLOGÍA DE CALIFICACIÓN DE LAS OPORTUNIDADES DE MEJORA..............................52
APÉNDICE 2 – INFORMACIÓN RELATIVA A LA EVALUACIÓN DE CONTROLES................................................53
Apéndice 3 – Información relativa a la evaluación general del informe........................................................................54
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1. Resumen Ejecutivo
1.1. Antecedentes
Dando cumplimiento al Plan de Auditoría aprobado por la Junta Directiva de XXXXX S.A. se efectuó la auditoría al proceso de
tesorería, a continuación, se presenta un resumen de los ingresos a caja elaborados por las sucursales según los registros del
sistema XXXX CCC (Aplicativo Contable) desde el mes de agosto hasta octubre de 201X:
Valor
Sucursal recibido Porcentaje
Dirección General 180.267.922 9,9%
Sucursal A 436.059.254 23,9%
Sucursal B 461.300.734 25,2%
Sucursal C 43.460.549 2,4%
Sucursal M 65.764.852 3,6%
sucursal S 22.401.544 1,2%
sucursal H 440.535.926 24,1%
Sucursal Z 177.434.610 9,7%
Totales 1.827.225.391 100,0%
1.2. Objetivos y alcance de la auditoría
Objetivos
 Evaluar los controles operativos del proceso de Tesorería que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno.
 Promover el establecimiento de compromisos que permitan implementar las oportunidades de mejoramiento formuladas en
el área.
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 Evaluar el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en el Manual de Tesorería emitido por la Dirección
Financiera.
Alcance
En la auditoría se revisará la seguridad del Departamento de Tesorería y las transacciones realizadas teniendo en cuenta:
 Seguridad, Custodia y Control de la Documentación.
 Registro de movimientos de Ingreso de Efectivo a caja.
 Emisión de comprobantes de pago y su respectivo cheque.
 Seguridad de la Información y de elementos de giro de cheques.
 Cumplimiento de pago a terceros por parte del Empresa.
 Cuentas Bancarias y Conciliaciones
 Evaluación de Controles Básicos en Tesorería.
Según los movimientos totales (Créditos: $225,827 Millones y débitos: $222,606 millones) de las cuentas de Caja y Bancos
efectuados entre los meses de enero y octubre de 201X se seleccionaron las siguientes sucursales dentro del alcance de la
revisión:
• Dirección General
• Sucursal A
• Sucursal B
• Sucursal C
El período de revisión de las transacciones corresponde a los meses de agosto, septiembre y octubre de 201X.
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1.3. Metodología utilizada y documentos de referencia
La evaluación se realizó de acuerdo con normas y técnicas de auditoría generalmente aceptada y se desarrollaron las
siguientes actividades:
• Seguridad y Custodia
• Seguridad y Claves
• Custodia de Cheques en Tesorería
• Ingreso a caja de efectivo y/o Títulos Valores
• Control de Recaudos
• Reintegro de porcentaje por concepto de sanción
• Autorizaciones para Cheques posfechados
• Giro de Cheques en Blanco
• Custodia de Cheques en Tesorería
• Creación de Cuentas
• Autorizaciones en Cuentas Bancarias
• Pagos - Desembolsos
• Conciliación de Cuentas
• Control y Supervisión
Para la revisión de los procesos, nos basaremos en el Manual de Tesorería, Circular administrativa y directrices emitidas por la
Presidencia de XXXX S.A.
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1.4. Buenas Prácticas
 Se custodia adecuadamente en la caja de seguridad cheques en blanco, cheques girados no cobrados, acciones,
acciones en clubes, y demás títulos valores y documentos recibidos en garantía a favor de la empresa.
 El manejo de las cajas de seguridad se hace por medio de claves y llaves las cuales están a cargo de los empleados
designados por el Manual de Tesorería.
 La solicitud de cheques a Bancolombia y activación de los mismos se está cumpliendo en las cantidades determinadas
en el Manual de Tesorería.
 El trámite para apertura de cuentas en entidades financieras se hace a través de la Presidencia, de acuerdo con lo
estipulado en el Manual de Tesorería.
 La empresa cuenta con pólizas de infidelidad vigentes que cubre los riesgos del manejo de dinero por parte de los
empleados, tiene un cubrimiento global de $500 millones y por evento el valor de $20 millones.
 Las Conciliaciones Bancarias en las sucursales y agencias de la empresa se están realizando mensualmente y sus
saldos están soportados con los registros en los libros de contabilidad y extractos bancarios.
 Los dineros recaudados por los servicios que presta la empresa se han recaudado oportunamente en las cuentas
bancarias destinadas para tales fines y los depósitos se han efectuado en las mismas especies en que se han recibido.
 No se reciben dineros en efectivo superiores a 3 SMMLV, para los superiores los clientes realizan consignación.
 Se tienen firmas tipo A y tipo B, según el monto de los cheques a girar.
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1.5. Calificación de Controles
Calificación Número Nombre del control

Seguridad y custodia.
Fuerte 1 Seguridad y claves
Custodia de cheques en Tesorería.
Ingreso a caja de efectivo y/o Títulos
Moderado 2 Valores
Control de recaudos
Reintegro de porcentaje por concepto
de sanción.
Normal 3
Autorizaciones para cheques
posfechados.
Normal 4 Giro de cheques en blanco.
Creación de cuentas.
Fuerte 5
Autorizaciones en cuentas bancarias.
Moderado 6 Pagos - Desembolsos.
Normal 7 Conciliación de cuentas.
Débil 8 Control y supervisión.
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1.6. Principales resultados
1.6.1. Seguridades
Dirección General, Sucursal A

 De acuerdo con la revisión efectuada a los arqueos de caja general realizados en el año 201X, se evidenció que no se
están efectuando arqueos quincenales de cheques en blanco.
Sucursal A
 La clave y llaves de la caja de seguridad que manejan en las oficinas de XXXX no se cambian cuando las personas
responsables de su manejo disfrutan de vacaciones. En estos casos, la Auxiliar de Tesorería maneja la clave cuando el
subgerente está en vacaciones.
Dirección General
 No se tiene en custodia en el Banco XXXX copia de la clave de la caja de seguridad, debido a que este banco ya no presta
este servicio. Sin embargo, no se tiene copia de esta clave en otra dependencia.
1.6.2. Ingresos
Dirección General, Sucursal A, C, B
 Una vez efectuada la revisión a una muestra de treinta y ocho (38) documentos de Ingresos a Caja recibidos en cheque
para el período de agosto a octubre de 201X, se evidenció que el 100% de estos comprobantes no tiene impreso el sello
de que se recibe el cheque de manera provisional hasta que se confirme la transacción.
Sucursal C, B
 Durante la revisión de los consecutivos de comprobantes de ingreso del período de agosto a diciembre de 201X, se
evidenciaron cuatro (4) comprobantes de ingreso anulados sin el soporte de la copia blanca y amarilla.
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1.6.3. Consignaciones y cheques recibidos
Sucursal A
 Durante el período evaluado de agosto a diciembre de 201X se reportó la devolución de 3 cheques por valor de $23.6
millones correspondientes al pago de facturas por servicios de los cuales 2 fueron devueltos por la causal de fondos
insuficientes y 1 por firma no registrada. Para estos cheques la Sucursal no cobró la sanción del 20% por valor de $4.7
millones que estipula el artículo 731 del Código de Comercio y el numeral XXX del Manual de Tesorería y los clientes,
aunque pagaron los cheques no pagaron la sanción.
1.6.4. Cuentas en bancos y corporaciones
Sucursal B
 Durante la revisión de los cheques girados y no cobrados en la caja fuerte de la tesorería de la sucursal B, se evidenció la
existencia de tres (3) cheques firmados en blanco por valor de $1,38 millones de pesos por parte del subgerente de la
sucursal.
1.6.5. Comprobantes de egresos y traslados de recursos
Sucursal A
 Cancelación extemporánea de la firma registrada en 6 cuentas de Bancolombia de la ex Gerente de la sucursal, doctor

XXXX, 6 meses después de su retiro de la compañía (28 de abril de 201X).
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1.6.6. Controles básicos
Dirección General, Sucursal A, B

 En arqueos practicados a las cajas menores de la Sucursal A, el día 1 de diciembre de 201X y en Dirección General el día
13 de diciembre de 201X, se evidenciaron 5 vales provisionales por valor total de $117.000, que no contenían la
aprobación previa por parte del ordenador del gasto.
 En la Sucursal B, se evidenciaron 6 recibos legalizados y vales provisionales por valor de $131.000, sin el visto bueno del
jefe inmediato y sin la firma ni cedula de quien recibió el dinero.
Sucursal B
 Durante el desarrollo del arqueo de Caja Menor en la sucursal B, por cuantía de $780.000, se evidencio un faltante por
valor de $264.700 que equivale al 33,9% del valor total de la caja, en el cual se encontraron vales provisionales sin firma de
quien recibe, por valor de $91.000, y la suma de $173.700 sin ningún soporte de entrega del dinero.
1.7. Conclusión
De acuerdo con la revisión realizada se observó que existe un buen control, en general, en el manejo del proceso de Tesorería
y en el cumplimiento de la normatividad vigente, sin embargo, se identificaron algunas oportunidades de mejoramiento en el
proceso en temas de seguridades, ingresos, recibo de cheques y consignaciones, cuentas en bancos, comprobantes de
egresos y cajas menores, los cuales se relacionan en la Sección 2 – Informe Detallado de este documento.
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2. Informe Detallado
2.1. Hallazgos y Acciones de la Administración
Medidas Acordadas, Responsable y Fecha de

Ref.: Hallazgo, Exposición Potencial y Tipo de Riesgo Recomendación y Respuesta de la Administración
Cumplimiento
1. Seguridades
Seguridad y custodia MEDIO
1.1 Incumplimiento de la frecuencia establecida para Recomendación Medidas Acordadas

arqueos de cheques en blanco
Se debe dar instrucciones por escrito al personal para que se Actualmente los arqueos se están realizando de
Dirección General, Sucursal A realicen los arqueos de cheques en blanco con la periodicidad forma trimestral y a la fecha no se han
establecida en el numeral XX del Manual de Tesorería, hasta tanto, evidenciado faltantes o inconsistencias. No
De acuerdo con la revisión efectuada a los arqueos de la Dirección Financiera analice y decida la periodicidad conveniente obstante, con el propósito de implementar
caja general realizados en el año 201X, se evidenció que con la que se deben hacer estos arqueos y haga las modificaciones mayores controles, se estableció que el arqueo se
no se están efectuando arqueos quincenales de cheques si lo considera pertinente. haría de forma quincenal, lo cual no ha resultado
en blanco. viable operativamente debido a las labores del
área.
Según lo establecido en el numeral XX. del Manual de Se actualizará el Manual de Tesorería indicando
Tesorería que ordena: "Por razones de control, con una que el arqueo a los cheques en blanco en
periodicidad quincenal se debe realizar un arqueo de Dirección General se realizará en forma mensual.
cheques en blanco con la participación del Tesorero
General, Analista de Tesorería y Delegado de Auditoría Dra. XXXXX/ Tesorera General
General Interna en la Dirección General. En las sucursales Marzo 31 de 201X
y Oficinas participarán el Sub Gerente o Jefe
Administrativo y Financiero y el Contador ya que no se Hasta tanto no se realice la actualización del
cuenta con personal de Auditoría permanente en las Manual de Tesorería, se dará instrucciones por
diferentes sedes." escrito al Subgerente de la Sucursal para que
quincenalmente se realicen arqueos de cheques
Según los arqueos mencionados, en Dirección General, en blanco, según lo establecido en el numeral XX
los cheques en blanco están reportados en los arqueos del Manual de Tesorería
trimestrales que viene realizando la Tesorería General y
en la Sucursal A, los cheques en blanco están incluidos en Dr. XXXXXX /Gerente Sucursal A
los arqueos de caja mensuales. Diciembre 28 de 201X
Exposición potencial
 Fraude o pérdidas económicas por robo o extravío de
cheques en blanco por no efectuar arqueos periódicos
con la periodicidad determinada en el Manual de
Tesorería.
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Cumplimiento
Seguridad y claves MEDIO
1.2 La clave y llave de la caja de seguridad no se cambian Recomendación Medidas Acordadas

cuando los responsables de su manejo disfrutan de
vacaciones. El Gerente de la Sucursal debe dar instrucciones por escrito a Se solicitará la prestación del servicio para cambio
Subgerencia para que se haga el cambio de clave de la caja de de clave de la caja de seguridad en las situaciones
Sucursal A seguridad en los eventos determinados por el Manual de Tesorería que lo requiera, de acuerdo a lo establecido en el
en el numeral XXX Manual de Tesorería.
De acuerdo con lo indagado con Tesorería y Subgerencia
de la Sucursal la clave y llaves de la caja de seguridad . Dr. XXXXX/ Gerente Sucursal A
que manejan en las oficinas de XXXXX no se cambian Enero 31 de 201X
cuando las personas responsables de su manejo disfrutan
de vacaciones. En estos casos, la Auxiliar de Tesorería
maneja la clave cuando el subgerente está en vacaciones.
No se da cumplimiento a lo señalado en el numeral XXX

del Manual de Tesorería que establece: "Se solicitará el
cambio de claves al proveedor especializado en cada
lugar, en las siguientes oportunidades: ...Por ausencia
temporal del encargado de Tesorería, por vacaciones,
enfermedad o licencia, una vez se reincorpore a sus
funciones."
 Pérdidas económicas por extravío de documentos o

valores en custodia debido a falta en el control de las
responsabilidades de quienes manejan las claves de
seguridad de la caja fuerte.
1.3 No se conserva copia de la clave de seguridad de Recomendación Medidas Acordadas

Tesorería General en otra dependencia.
Debido a que el Manual de Tesorería establece mantener una copia Se actualizará el Manual de Tesorería indicando
Dirección General de la clave de la caja de seguridad en el Banco XXX y en razón a que en la caja fuerte de la Dirección de
que el Banco ya no presta este servicio, se recomienda mantener Operaciones reposará un sobre sellado, con copia
De acuerdo con las pruebas de Auditoría aplicadas al una copia en una caja de seguridad de otra dependencia de la de la llave de la caja fuerte y la clave de la misma
proceso de Tesorería en Dirección General, se evidenció empresa en Dirección General, con el fin de no tener traumatismos y con instrucciones precisas de solo entregar a la
que no se tiene en custodia en el XXXXX de copia de la en cualquier eventualidad que se pueda presentar. Igualmente se persona autorizada en comunicación escrita
clave de la caja de seguridad, debido a que este banco ya recomienda hacer las modificaciones del caso en el Manual de firmada por un Representante Legal de la
no presta este servicio. Sin embargo, no se tiene copia de Tesorería. empresa en la Dirección General.
esta clave en otra dependencia.
Dra. xxxxxx/ Tesorera General.
El Manual de Tesorería en el numeral "XXX Custodia de Marzo 31 de 201x
Clave establece: La clave de la caja fuerte se enviará
junto con las llaves, en sobre cerrado y sellado,
debidamente firmado por el remitente, con la leyenda
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Cumplimiento
“sobre que dice contener Clave y llaves de la Caja Fuerte

de la empresa- Sucursal o Agencia”,
 Traumatismos de tipo administrativo cuando se

presente alguna eventualidad y la persona responsable
tenga imposibilidades de llegar al sitio de trabajo.
Custodia de cheques en Tesorería MEDIO
1.4 Ordenación de gastos por personal que no está Recomendación Medidas Acordadas
incluido en las atribuciones de la Circular
Administrativa. La solicitud de cheques al Banco se debe canalizar a través del Se solicitará por escrito a la Dirección
Gerente de la Sucursal por tener atribuciones para realizar gastos Administrativa que analicen la pertinencia de
Sucursal A de acuerdo con la Circular Administrativa, sin embargo, se incluir al Subgerente de la Sucursal como
recomienda solicitar por escrito a la Dirección Administrativa incluir ordenador del gasto en la Circular Administrativa,
De acuerdo a la revisión efectuada a la solicitud de en la Circular Administrativa atribuciones a los subgerentes de las numeral “2.1.1 Competencias” debido a que por
elaboración de una muestra de 500 cheques de la cuenta sucursales para ordenar estos gastos y poder continuar ejerciendo razón de sus funciones este cargo ejerce estas
corriente No. 223-xxxxxx en Bancolombia Sucursal xxxxxx dichas funciones. facultades, pero no están formalizadas en dicho
de fecha octubre 6 de 201X por $1.650.000, se evidenció manual.
que dicha solicitud la realizó el Subgerente de la
Sucursal, cargo que no está incluido en la Circular Dr. xxxxx/ Gerente Sucursal A
Administrativa como ordenador de gasto. Enero 31 de 201X
 Sobrecostos o excesos en gastos por autorizaciones

realizadas por parte de personal que no está definido
como ordenador de gasto en el Manual Administrativo.
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Cumplimiento
2. Ingresos
Ingreso a caja de efectivo y/o Título Valor MEDIO
2.1 Omisión de sello en el formato de Ingresos a Caja para Recomendación Medidas Acordadas
los cheques sujetos al proceso de canje
Se debe dar instrucciones por escrito a los funcionarios encargados Se enviará memorando por parte de la Dirección
Dirección General, Sucursal A, C, B de elaborar los ingresos a caja, de que se debe colocar el sello de Financiera, a todos los funcionarios de Tesorería a
recibo provisional en todas las copias de comprobantes de ingreso nivel nacional, recordando la importancia de
Una vez efectuada la revisión a una muestra de treinta y que se reciban mediante cheque, para dar cumplimiento a la colocar el sello a los comprobantes de Ingreso a
ocho (38) documentos de Ingresos a Caja recibidos en normatividad vigente en el numeral XXX del Manual de Tesorería. Caja, donde se reciben cheques, informando que
cheque para el período de agosto a octubre de 201X, se los mismos se reciben de manera provisional
evidenció que el 100% de estos comprobantes, no tiene hasta que surtan el proceso de canje con las
impreso el sello de que se recibe el cheque de manera respectivas entidades bancarias y el mismo sea
provisional hasta que se confirme la transacción. efectivo, con el fin de dar cumplimiento al numeral
XXX del Manual de Tesorería, a su vez, los
Se incumple así con lo ordenado en el numeral XXX del Gerentes darán instrucciones internas para dar
Manual de Tesorería que establece: “Recibo provisional. inmediato cumplimiento a lo aquí estipulado.
Los Ingresos de cheques a la tesorería están sujetos al
proceso de canje con los Bancos y a su confirmación Dra. xxxxxxx/ Dirección Financiera.
posterior. Por ello, el comprobante de INGRESO A CAJA
se expide con carácter provisional, dejando constancia en Dr. xxxxxxx/ Gerente Sucursal A
el documento, mediante sello Impreso”.
Dr. XXXXX/ Gerente Sucursal C
En Dirección General el último comprobante de ingreso
que tiene el sello de recibo provisional es del 9 de julio de Dr. XXXXXXXX/ Gerente Sucursal B
201X.
Enero 31 de 201X
 Pérdidas económicas por recibo de cheques que no

tengan fondos disponibles y no tener evidencia de que
fue recibido de forma provisional sujeto a confirmación
del banco.
2.2 Retraso en la consignación de cheques en las cuentas Recomendación Medidas Acordadas:

bancarias del Empresa
La Tesorera General debe recordar mediante comunicación escrita a Se enviará memorando a todos los funcionarios de
Dirección General los funcionarios encargados de realizar las consignaciones, que a Tesorería a nivel nacional, recordando la
más tardar al día hábil siguiente deben realizar la transacción, para importancia de realizar las consignaciones
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Cumplimiento
Durante la revisión de ingresos a caja, de catorce (14) dar cumplimiento al numeral XX del Manual de Tesorería. oportunamente en las fechas establecidas con el
registros en Dirección General, se evidenció que el 7,1% objeto de evitar potenciales pérdidas económicas
correspondiente al cheque recibido de XXXXXX el 21 de . de la empresa-
septiembre de 201X por valor $625.000 se consignó en la
cuenta de ahorros el 23 de septiembre de 201X, Dra. xxxxxxxxx/ Dirección Financiera.
presentando una demora de tres (3) días hábiles, Enero 31 de 201x
Se incumple así con lo estipulado en el Manual de

Tesorería, numeral XX: “Los valores recibidos
directamente por las áreas encargadas de la tesorería en
las diferentes oficinas la empresa, serán consignados
diariamente en las mismas especies en que se recibieron,
en las cuentas dispuestas para cada uno de los conceptos
que originaron el Ingreso. Cuando por razones del horario
bancario no sea posible realizar las consignaciones, los
valores recibidos se guardarán en la Caja de Seguridad
para ser consignados el día hábil siguiente”.
 Afectación de la liquidez de la empresa por no

consignar los recaudos oportunamente.
2.3 Falta de aviso que informe a los clientes el monto de Recomendación Medidas Acordadas
dinero autorizado para ser recibido en Tesorería
Se debe analizar y determinar si es relevante tener este aviso en Se realizarán los trámites correspondientes para
Dirección General lugar visible en la Tesorería General de la empresa, ya que si no es actualizar el Manual de Tesorería en el numeral
necesario se debe hacer las modificaciones pertinentes en el XXX relacionado con el aviso en mención.
No se evidenció en la tesorería de Dirección General el Manual de Tesorería.
aviso que comunica sobre no recibir cantidades superiores Dra. xxxxxxxx/ Tesorera General
a 3 SMMLV y que informe un número de cuenta a Marzo 31 de 201X
consignar los rubros superiores.
De esta manera se incumple con el Manual de Tesorería,

numeral XX: “Se recomienda dejar un aviso en lugar
visible de cada tesorería con la leyenda “No se reciben
sumas de efectivo que superen la suma de…………..
Favor consignar en nuestra cuenta bancaria No. XXX del
Banco XYY”. Este valor se debe actualizar al comienzo de
cada año, una vez se haya decretado por el Gobierno el
nuevo salario mínimo legal”.
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Cumplimiento
 Pérdidas económicas por recaudo de dinero en

efectivo en cantidades superiores a las
recomendadas en el Manual de Tesorería, y que
podrían derivarse en temas de lavado de activos.
2.4 Comprobantes de ingresos a caja anulados, sin la Recomendación Medidas Acordadas

evidencia de las copias anuladas
El Gerente de la sucursal debe recordar por escrito a los Se dará instrucciones por escrito a la persona
Sucursal C, B responsables del proceso, el cumplimiento de los controles responsable del proceso, que una vez sea
establecidos para la conservación de los comprobantes anulados, anulado un Ingreso a Caja se archiven
Durante la revisión de los consecutivos de comprobantes dejando el soporte de los mismos: blanco del cliente, amarillo de conjuntamente el juego completo con el respectivo
de ingreso del período de agosto a diciembre de 201X, se contabilidad y el rosado de tesorería, según lo establecido en el sello de anulado y se conserven en el legajo del
evidenciaron cuatro (4) comprobantes de ingreso numeral X-X.X del Manual de Tesorería. comprobante contable.
anulados sin el soporte de la copia blanca y amarilla.
Dr. XXXXX/ Gerente Sucursal C
De esta forma se incumple con lo establecido en el
numeral X.X.X del Manual de Tesorería: “En caso de Dr. XXXXX/ Gerente Sucursal B
presentarse la anulación de algún comprobante se debe Enero 30 de 201X
conservar el juego completo con el sello de anulado, el
cual reposará en el consecutivo de la Tesorería”.
Sucursal Comprobante Observación

Falta la copia amarilla
XX0113 – Ag anulada
C XX1151 – Sep Falta la copia blanca y
amarilla anulada
XX1154 – Sep
B XX0641- Nov Falta la copia blanca
Exposición Potencial
 Pérdidas económicas por comprobantes de ingreso

anulados sin soporte que pueden generar el uso o
destino indebido de los dineros recaudados.
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Cumplimiento
3. Consignaciones y cheques recibidos
Reintegro de porcentaje por concepto de sanción MEDIO
3.1 En los cheques devueltos los clientes no han pagado Recomendación Medidas Acordadas
la sanción del 20% que establece el Código de
Comercio Se recomienda que la Dirección Financiera evalúe las acciones que Se solicitará por escrito instrucciones a la
deben seguir las sucursales en los casos que los clientes no paguen Dirección Financiera el procedimiento a seguir en
Sucursal A las sanciones del 20% sobre los cheques devueltos, teniendo en la sanción del 20% que se les cobra a los clientes
cuenta que los cobros que se han realizado con los anteriores casos por concepto de cheques devueltos de acuerdo al
Durante el período evaluado de agosto a diciembre de no han tenido resultados satisfactorios. artículo 731 del Código de Comercio, debido a que
201X la Sucursal reporta la devolución de tres (3) cheques la Sucursal efectúa estos cobros, pero los clientes
por valor de $23.594.713 correspondientes al pago de no los pagan.
facturas por servicios de las cuales dos (2) fueron
devueltos por la causal de fondos insuficientes y uno (1) Dr. XXXXX/ Gerente Sucursal A
por firma no registrada. Enero 31 de 201XG
Para estos cheques la Sucursal no cobró la sanción del
20% por valor de $4.718.943 que estipula el artículo 731
del Código de Comercio y el numeral X.X del Manual de
Tesorería y los clientes, aunque pagaron los cheques no
pagaron la sanción.
Fecha Valor Sanción

Cliente Devoluc. Causal Cheque 20%
Fondos
XXXXX 30/08/201X 6.851.847 1.370.370
insuficientes
Firma no
XXXX 09/11/201X 2.784.385 556.877
registrada
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Cumplimiento
Fondos
XXXX 02/08/201X 13.958.481 2.791.696
insuficientes
Totales 23.594.713 4.718.943
 Pérdidas económicas por no lograr el recaudo de la

sanción en devolución de cheques que establece el
Código de Comercio, en compensación del desgaste
administrativo y financiero en que se incurra.
4. Giros de cheques en blanco. Custodia de cheques en Tesorería ALTO
4.1 Cheques firmados en blanco represados en la caja Recomendación Medidas Acordadas

fuerte
El Gerente de la sucursal debe enviar una comunicación a los
Sucursal B funcionarios responsables de las firmas de los cheques, recordando Se enviará comunicado a los funcionarios
el cumplimiento del numeral X.X del manual de Tesorería, ya que responsables de firmas de los cheques,
Durante la revisión de los cheques girados y no esta completamente prohibido la firma de cheques en blanco. recordando el cumplimiento del Manual de
cobrados en la caja fuerte de la tesorería de la Tesorería y se coordinará con la Gerencia la firma
sucursal B, se evidenció la existencia de tres (3) de los cheques en caso de ausencia del
cheques firmados en blanco por valor de $1,38 Subgerente.
millones de pesos por parte del subgerente.
Dr. XXXXXXX/ Gerente Sucursal B
De esta manera se incumple con lo estipulado en el Enero 2 de 201X
Manual de Tesorería, numeral X.X: “Por razones de
seguridad está completamente prohibido el giro, firma y
entrega de cheques en blanco. Por ello, los pagos
deben ser programados con suficiente antelación, a fin
de no paralizar la labor de giro, en el momento en que
se presenten ausencias temporales del titular de la
Cuenta”.
Durante el desarrollo de la auditoría los cheques

firmados en blanco fueron girados, así:
Cheque
Fecha Valor
No.
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Cumplimiento
XX1702 12/12/201X $415.886
XX1703 12/12/201X $544.660
XX1704 12/12/201X $417.600
 Pérdidas económicas por cheques firmados en blanco

que pueden ser utilizados ilícitamente para cometer
fraudes en caso de que sean hurtados.
5. Comprobantes de egresos y traslados de recursos
Pagos – Desembolsos ALTO
5.1 Cancelación extemporánea de firmas registradas en el Recomendación Medidas Acordadas

banco por retiro de empleados
La Dirección Financiera debe dar instrucción por escrito a las Se solicitará por escrito a la Dirección Financiera
Sucursal A sucursales para que informen oportunamente al banco, la para que se haga el trámite de retiro de firmas
cancelación de firmas registradas cuando se presente retiros de obsoletas en las cuentas bancarias de la Sucursal.
De acuerdo con la revisión efectuada a diez (10) cuentas personal.
bancarias que maneja la Sucursal y sus agencias, se Igualmente se solicitará al Banco información
evidenció que para seis (6) cuentas de Bancolombia, que Adicionalmente, solicitar por escrito a los bancos certificación para sobre las firmas registradas, tipo, condiciones y
equivalen al 60% de la muestra revisada, el día 9 de que informen los nombres de las personas que tienen firmas restricciones para el manejo de las cuentas
noviembre de 201X fue retirada la firma de la ex Gerente registradas de tipo A y B y las condiciones y restricciones para el bancarias de la Sucursal.
de la sucursal, doctora XXXX, 6 meses después de su manejo de las cuentas corrientes, con el fin de verificar que las
retiro de la compañía (28 de abril de 201X). instrucciones dadas a los bancos se encuentren actualizadas. De otra parte, se conformará un archivo con
fotocopia de las tarjetas de firmas registradas en
De esta manera se incumple con lo establecido en el En lo sucesivo, se recomienda que las sucursales conformen un las cuentas bancarias.
numeral X.X.X del Manual de Tesorería que ordena: archivo con copia de las tarjetas de firmas registradas en los bancos
“Cambio e Firmas. Cuando por ausencia temporal o que haya autorizado la empresa, con el objetivo de contar con Dr. XXXXX/ Gerente Sucursal A
definitiva de algún titular autorizado para el manejo de la información actualizada y disponible para las consultas y revisiones Enero 31 de 201X
cuenta, se requiera cambio de la firma, se debe proceder que se requieran.
de la misma manera indicada para la constitución de la
cuenta, con la suficiente antelación para no paralizar la
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Cumplimiento
labor normal de giro y con la correspondiente autorización

de la TGA (Ver numeral 4.2).”
De las cuatro (4) cuentas restantes en el BBVA no se

evidenció el retiro de la firma de la doctora Guiomar
Bonilla.
Adicionalmente en los archivos de la sucursal no se

evidenció copia de la tarjeta de registro de firmas
autorizadas en cuatro (4) cuentas bancarias en el BBVA.
 Pérdidas económicas por dejar abierta la posibilidad de

que exfuncionarios puedan realizar cualquier
transacción a nombre de la empresa.
5.2 Comprobantes de egreso sin impresión de la causal Recomendación Medidas Acordadas

de anulación.
La Tesorera General deberá dar instrucciones por escrito al personal Se actualizará el Manual de Tesorería incluyendo
Dirección General a su cargo para que la causal de anulación que se le escribe a los el numeral X.X.X en el cual se establezca el
cheques se haga sin excepción con todos, para llevar una procedimiento a seguir para la anulación de
De acuerdo con la revisión efectuada a 7 cheques estadística que permita aplicar medidas preventivas al respecto. cheques y comprobantes de egreso.
anulados durante el trimestre de agosto a octubre de
201X, se evidenció que para 2 casos, que corresponden al . Dra. XXXXXXX/ Tesorera General.
28,6% de la muestra revisada no se registró la causal de Marzo 31 de 201X
anulación, procedimiento necesario para llevar una
estadística de estas causales, que faciliten establecer las
medidas preventivas para disminuir al máximo la
anulación de cheques y trámites administrativos para
registrar estas operaciones.
Los cheques anulados corresponden a los números

XXX9087 y XXX9190 de septiembre 8 y octubre 26 de
201X, respectivamente, de la cuenta corriente No. XXX8-
50822XXX de Bancolombia.
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Cumplimiento
 Pérdida de la trazabilidad de las causas de anulación

de los cheques para generar los correctivos necesarios
que permitan disminuir la anulación de estos
documentos y los costos por este concepto.
5.3 Consecutivo incompleto de comprobantes de egreso Recomendación Medidas Acordadas
Sucursal B El Gerente de la sucursal debe recordar mediante comunicación al Se envió memorando a la Tesorera de la Sucursal
personal encargado de la tesorería de la sucursal, la obligación de recordándole la obligación, de conservar todos los
Durante la revisión de 638 consecutivos de comprobantes conservar todos los consecutivos de los comprobantes de egreso consecutivos de los comprobantes de egreso.
de egreso entre el período de Julio a Noviembre de 201X, como lo establece el numeral X.X.X del Manual de Tesorería.
(Cuentas de Bancolombia No XXX-XXXXXX03-1XX y Dr. XXXXXXX/ Gerente Sucursal B
cuenta bancaria No XXXX-568XXX4-XX – Enero 7 de 201X
Funcionamiento) , se evidenció que faltan dieciséis (16)
comprobantes en el consecutivo de tesorería de la
sucursal B, casos que impiden llevar un control de la
numeración continua de estos documentos como lo
estipula el numeral X.X.X del Manual de Tesorería.
Ver Anexo No 1
 Pérdida de control de los desembolsos realizados por

la empresa, impidiendo detectar oportunamente las
fallas que pueden estar relacionadas con el proceso.
6. Controles básicos
Conciliación de cuentas MEDIO
6.1. Cheques girados con antigüedad superior a 30 días Recomendación Medidas Acordadas:
que no han sido reclamados por los beneficiarios
Se debe dar instrucciones por escrito a las auxiliares de Tesorería Se darán instrucciones por escrito a los
Dirección General, Sucursal A, C y B para que los cheques que no hayan sido retirados en un término responsables del manejo de Tesorería para que
prudencial de 15 días se comuniquen con los beneficiarios con el fin hagan seguimiento a los cheques girados y no
Revisadas cincuenta y ocho (58) conciliaciones bancarias de que sean reclamados. cobrados, comunicándose con las áreas
del mes de octubre de 201X de las sucursales y agencias, encargadas ordenadoras del giro y con los
se evidenciaron cinco (5) cheques girados de En lo sucesivo los subgerentes deben velar porque estos cheques beneficiarios de los cheques para conseguir que
Bancolombia, pendientes de cobrar por los beneficiarios se entreguen oportunamente y se cumpla con lo ordenado en el estos realicen la gestión de reclamación y cobro
por valor total de $449.476, cheques que a dicho corte, numeral X.X del Manual de Tesorería: “CHEQUES NO COBRADOS. de los mismos.
registraban una antigüedad superior a 30 días. Cuando se presenten cheques girados por el Empresa que no hayan
sido cobrados o retirados por los beneficiarios, dentro de los seis Dra. XXXXXX/ Tesorera General
Sucursal Fecha Valor cheque meses siguientes a la fecha de emisión, se deben anular e informar
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Cumplimiento
Dirección General 08/09/201X 5.150 a contabilidad para su registro. En todo caso se deben agotar todos Dr. XXXXXXX/ Gerente Sucursal A
los medios para informar al beneficiario sobre la existencia del
C 29/03/201X 1.302
cheque y dejar constancia escrita de la gestión realizada". Dr. XXXXXXX/ Gerente Sucursal B
A 08/09/201X 359.224 Enero 31 de 201X
12/07/201X 10.800
B
18/08/201X 73.000
Total 449.476
A la fecha de la auditoría, en la Sucursal B, el cheque No

XXX985, aun no ha sido cobrado, y el cheque No
XXX064, fue anulado y reemplazado.
Ver anexo No 2
 Mayor disponibilidad aparente de saldos en bancos por
desactualización de estos en los registros contables.
6.2. Consignaciones pendientes de contabilizar con Recomendación Medidas Acordadas:

antigüedad superior a treinta (30) días
La Dirección Financiera debe dar instrucciones por escrito a los Se darán instrucciones por escrito a los
Sucursal Z subgerentes para que realicen las gestiones necesarias de cada uno subgerentes de las sucursales para que gestionen
de estos eventos y lograr que se identifiquen las consignaciones con los bancos la obtención de los soportes de las
Efectuada la revisión a cincuenta y ocho (58) pendientes de contabilizar. partidas conciliatorias, dentro de los treinta (30)
conciliaciones bancarias del mes de octubre de 201X a días siguientes al período de la conciliación.
nivel nacional, se evidenciaron tres (3) consignaciones En lo sucesivo los subgerentes deben velar porque estos casos se
pendientes de contabilizar por Sucursal Z, por valor total solucionen dentro del mes siguiente a la realización de las Dra. XXXXXXX/ Tesorera General
de $182.500, que registran antigüedad superior a treinta conciliaciones, de acuerdo con lo establecido en el numeral X.X del Enero 31 de 201X
(30) días. Manual de Tesorería que ordena: "...Como resultado de esta labor,
se producen los ajustes contables y se solicita por escrito a los
Número de Fecha de bancos la aclaración de partidas pendientes, cuya responsabilidad
Banco Valor es del Subgerente o Jefe Administrativo y Financiero en las
cuenta consignación
Sucursales y del Tesorero en Dirección General."
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Cumplimiento
xxxx XXX56870085 20/09/201X 130.500

Respuesta Dirección General
02/09/201X 50.000
xxxxxxx XXXX-10169-3 A diciembre de 2.01X se realizaron los registros correspondientes de
26/03/201X 2.000 las partidas conciliatorias que estaban pendientes al cierre del mes
de octubre, por lo cual no se registraran partidas pendientes.
Total 182.500
Ver anexo No. 3.
 Calificación imprecisa de la cartera de los clientes por

no registrar oportunamente los pagos efectuados por
estos, a través de consignaciones en las cuentas
bancarias.
6.4 Cuentas bancarias inactivas Recomendación Medidas Acordadas
Sucursal A El Gerente de la Sucursal A debe analizar conjuntamente con la La Gerencia solicitó al Jefe, que por tratarse de
Dirección Financiera la conveniencia de mantener esta cuenta o una cuenta de esa dependencia, la cual se
De acuerdo con la revisión del listado de saldos bancarios cancelarla. encuentra inactiva, solicite a la Dirección
en los libros de Contabilidad al corte de octubre de 201X, Financiera su reactivación o cancelación, dado
se evidenció que la cuenta corriente No. XXX-02XX7-6 que dicha cuenta corriente se encuentra inactiva
con un saldo de $19.331.8 en el Banco XXXX en A, se desde marzo de 201X.
encuentra inactiva desde el día 31 de marzo de 201X y la
última conciliación efectuada fue la del mes de agosto de Dr. XXXXXXXXX/ Gerente Sucursal A
201X, con una inactividad de 17 meses a dicha fecha y Enero 31 de 201X
la entidad bancaria no ha vuelto a emitir extractos.
 Posibles fraudes por utilización de las cuentas para
fines diferentes al objeto social de la organización.
7. Control y supervisión
Controles básicos ALTO
7.1 Vales de caja menor sin aprobación previa del Recomendación Medidas Acordadas
ordenador del gasto
Se deben dar instrucciones por escrito a los responsables del Se darán instrucciones por escrito a los
Dirección General, Sucursal A, B manejo de caja menor para que los vales provisionales que se funcionarios responsables de las cajas menores
paguen por caja menor estén autorizados previamente por personas para que los vales que se pagan por caja menor,
En arqueos practicados a las cajas menores de la con atribuciones de ordenadores del gasto según el numeral XX del sin excepción, deban contener la autorización
Sucursal A, el día 1 de diciembre de 201X y en Dirección Manual Administrativo, en razón a que la persona responsable del previa del ordenador del gasto como lo ordena el
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Cumplimiento
General el día 13 de diciembre de 201X, se evidenciaron manejo de caja menor no es ordenadora de gastos. numeral XX del Manual Administrativo.
cinco (5) vales provisionales por valor total de $117.000,
que no contenían la aprobación previa por parte del . Doctor XXXXXXX/ Gerente Sucursal A
ordenador del gasto.
Dr. XXXXXXX/ Gerente Sucursal B
De esta forma se incumple con lo establecido en el
numeral X.X del Manual Administrativo que señala: "...Los Enero 30 de 201X
vales provisionales sin excepción, deberán legalizarse en
un plazo no mayor a 24 horas de su constitución y
deberán contener la autorización expresa del ordenador
para su concesión..."
Así mismo, en la Sucursal B, de dieciocho (18) vales

revisados en el arqueo realizado a la caja menor de
aduanas, se evidenciaron seis (6) recibos legalizados y
provisionales por valor de $131.000, que equivalen al 33%
de la muestra, sin el visto bueno del jefe inmediato y sin la
firma ni cedula de quien recibió el dinero.
Sucursal Fecha Valor

13/12/201X 10.000
Dirección 13/12/201X 40.000
General
13/10/201X 20.000
13/12/201X 7.000
Sucursal A 30/11/201X 40.000
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Cumplimiento
12/12/201X 40.000
12/12/201X 25.000
13/12/201X 6.000
sucursal B
09/12/201X 20.000
12/12/201X 20.000
12/12/201X 20.000
Total 248.000
Ver anexo 4.
 Pérdidas económicas por incremento de los gastos

debido a utilización indebida del dinero de la caja
menor.
7.2 Pagos por caja menor que superan la cuantía máxima Recomendación Medidas acordadas
autorizada.
El Gerente de la sucursal debe enviar comunicación escrita a los Se envió memorando No 1629 a la funcionaria
Sucursal C responsables del manejo de las cajas menores de la sucursal encargada del manejo de la Caja menor
recordando el cumplimiento de lo establecido en el numeral 2.2.2 de informando que debe tomar las medidas
Elaborado el arqueo a la caja menor de Funcionamiento - la Circular Administrativa del año 201X ya que los pagos superiores correctivas al proceso para cumplir con lo
Bodega Mamonal de la sucursal C, se identificó que el 14 a estas cuantías deben hacerse de acuerdo con lo establecido en el ordenado en el numeral X.X.X del Manual de
de diciembre de 201X, se hizo el pago fraccionado en numeral X.X.X del Manual de Tesorería: “Se efectuarán pagos por Tesorería.
efectivo de dos órdenes por valor total de $110.000, a servicios y adquisiciones de bienes, mediante cheque, cuando los
nombre del señor XXXXX por concepto de acarreo. valores excedan el mínimo establecido como base gravable de Dr. XXXXXXX/ Gerente Sucursal C
retención en la fuente que para el año 201X es de $101.000,oo … Enero 31 de 201X
Así mismo, revisados los cuatro últimos reembolsos de Las sumas inferiores a este monto se cancelarán por caja menor”.
esta caja, se evidencio que el mismo día se realizó el
pago fraccionado de dos órdenes, por valor total de
$162.000, a nombre de la señora XXXXXXXX por
concepto de alimentación, evidenciándose que estos
pagos sobrepasan la cuantía máxima que se establece
como desembolso de caja menor.
Se incumple así con lo establecido en el numeral X.X.X de

la Circular Administrativa de 201X que ordena “La cuantía
máxima que puede pagarse por caja menor, es el menor
valor entre la suma equivalente al 20% del valor de la caja
o el valor mínimo establecido como base gravable para
retención en la fuente. Cualquier pago que exceda dicha
suma deberá hacerse mediante transferencia electrónica o
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Cumplimiento
cheque cumpliendo todos los procedimientos establecidos

para ello”.
Doc
Fecha Valor Nombre Concep
equiv.
60.000 110877
14/12/201X XXXX Acarreo
50.000 110878
66.000 110846
30/11/201X XXXXX Aliment.
96.000 110847
 Pérdidas económicas por posibles sanciones en

retenciones de ley que no son liquidados en los
pagos de caja menor.
7.3 Utilización de comprobantes de caja menor pre Recomendación Medidas Acordadas

enumerados sin tener en cuenta el orden consecutivo
El Gerente de la sucursal debe recordar por escrito a los Se enviará memorando recordando a los
Sucursal B funcionarios responsables de las cajas menores la utilización funcionarios responsables de las cajas menores,
correcta de los formatos de caja menor preimpresos para que se sobre el manejo adecuado del consecutivo de
Después de verificar los consecutivos de los utilice en orden numérico y cronológico y guarde concordancia el comprobantes de caja menor utilizándolos en
comprobantes de la caja menor de aduanas en la sucursal consecutivo con las fechas respectivas. orden numérico y cronológico
B, se evidenció que ocho (8) comprobantes estaban en
blanco al momento de realizar el arqueo, lo que Dr. XXXXXXX/ Gerente Sucursal B
demuestra que no se está llevando un control adecuado Enero 10 de 201X
en la utilización de los comprobantes al momento de
entregar el dinero de la caja menor, de acuerdo a la fecha
de cada concepto legalizado.
Ver Anexo No. 10
Así mismo se evidenció que no se lleva el control del

consecutivo de los talonarios entregados a la encargada
de la caja menor de aduanas – Everilde Charris, como
tampoco se encontró un (1) talonario completo de los
consecutivos de la caja menor.
Talonario No. Detalle

XX5301 al XX5350 Lleno
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Cumplimiento
XX5351 al XX5400 No se evidencia

XX5401 al XX5450 Blanco
XX5451 al XX5500 Lleno
XX5501 al XX550 Blanco
 Pérdidas económicas por falta de control de los

pagos de menor cuantía que se hacen con dineros
de caja menor.
7.4 Faltante de Caja Menor Recomendación Medidas acordadas
Sucursal B El Gerente de la sucursal debe recordar por escrito a los Se enviará memorando recordando a los
funcionarios responsables de las cajas menores el manejo funcionarios responsables de las cajas menores,
Durante el desarrollo del arqueo de Caja Menor de la adecuado y el cumplimiento de todas las obligaciones descritas en sobre el manejo adecuado y el cumplimiento de
sucursal B, por cuantía de $780.000, se evidencio un el numeral X.X del Manual Administrativo que ordena “La todas las obligaciones de la normatividad descrita
faltante por valor de $264.700 que equivale al 33,9% del legalización de gastos de caja menor se hace diligenciando el en el numeral x.x del Manual Administrativo.
valor total de la caja, en el cual se encontraron vales sin comprobante que existe para tal fin, los cuales deben contar con el
firma de quien recibe, por valor de $91.000, y la suma de visto bueno del ordenador respectivo. Los vales provisionales sin Se realizarán dos arqueos de caja menor durante
$173.700 sin ningún soporte de entrega del dinero, excepción deberán legalizarse en un plazo no mayor a 24 horas y los meses de enero y febrero de 201X a la caja
desconociendo que las cajas menores no pueden deberán contener la autorización expresa del ordenador, para su menor de aduanas.
presentar faltantes según lo establecido en el numeral X.X concesión, indicando el nombre del funcionario a quien se le
del Manual Administrativo “…En caso de registrarse constituye el vale, el concepto y la fecha en que se constituye el Dr. XXXXXX/ Gerente Sucursal B
faltantes, deberá exigirse la reposición inmediata de los vale”. Enero 10 de 201X
mismos.”
Así mismo debe determinar los controles necesarios para ordenar
Se le informó inmediatamente a la gerencia y subgerencia los correctivos pertinentes en caso de que se llegase a presentar
de la Sucursal, quienes al día siguiente enviaron los vales faltantes sin que se puedan justificar con los respectivos soportes,
ya legalizados y todos los soportes del faltante registrado. según lo establecido en el numeral XX del Manual Administrativo
que señala: “Los valores resultantes por faltantes, pérdidas o multas,
Exposición Potencial ocurridas por errores operativos o negligencia en el cumplimiento de
las actividades desarrolladas por el funcionario en ejercicio de su
 Pérdidas económicas por falta de control periódico y cargo, que afecten los intereses económicos o comerciales de la
efectivo por parte de las personas responsables de la compañía, deberán ser cancelados por el funcionario en quien
operación y supervisión. recaiga la responsabilidad determinada mediante proceso
administrativo y según el procedimiento establecido podrá generar la
anterior situación….”
7.5 Incompleto diligenciamiento del formato de Control de Recomendación Medidas acordadas
Page 29 of 54
Cumplimiento
Diligencias de Mensajeros
El Gerente de la sucursal debe enviar comunicación escrita a los La persona encargada del cargo manifestó, que si
Sucursal C responsables del proceso, recordando la obligación de dar está realizando el proceso de revisar y recibir al
cumplimiento a la normatividad vigente señalada en el numeral xx mensajero diariamente las diligencias de tesorería
Se solicitó el Anexo No 5 – Control de Diligencias a la del Manual de Tesorería, ya que se debe diligenciar en forma entregadas, pero que había obviado la firma de
Tesorera de la sucursal C para el período de agosto a completa los formatos diseñados para dicho control. recibo dentro del control de diligencias.
diciembre de 201X y se evidenció que su diligenciamiento
se hace de forma incompleta, ya que no se anota el Se envió memorando No XXXX a la persona
nombre de la entidad en donde se hace la diligencia ni se encargada del proceso para que diligencie en su
registra el visto bueno del jefe inmediato, totalidad todos los campos del Anexo No. 5,
incluyendo el nombre de la entidad en donde se
incumpliendo así con el Manual de Tesorería, numeral X.X hace la diligencia y se obtenga la firma del jefe
: “Como control, la persona encargada de la Tesorería inmediato, para dar cumplimiento con lo
diligenciará el formato denominado “Control de Diligencias establecido en el numeral XXX del Manual de
de Mensajeros”, Anexo No. 5, en el cual se relacionan la Tesorería.
entidad, fecha, funcionario que recibe, documentos o
valores entregados y firma de recibido. Una vez realizada Dr. XXXXXX/ Gerente Sucursal C
la diligencia, se cotejará su realización efectiva mediante Enero 10 de 201X
los soportes devueltos por el mensajero y se informará al
Jefe Inmediato, de lo contrario debe registrarse en las
observaciones la tarea o documento pendiente para
efectuar el seguimiento”.
 Pérdida de control porque impide el seguimiento al

proceso y reconstrucción de la información en los
casos que se requiera soportar cualquier eventual
reclamación.
7.6 Documentos y elementos en custodia en caja de Recomendación Medidas Acordadas

seguridad que requieren ser evaluados si conservan
algún valor para continuar en estas condiciones Se recomienda que la Tesorera General en coordinación con las Se emitirá memorando de forma paulatina para
áreas que remitieron estos documentos, analice detalladamente coordinar con las áreas que han entregado los
Dirección General, Sucursal C cada uno de ellos y establezca si aún conservan algún valor o documentos que están en custodia, con el objeto
garantía para los intereses de Empresa y definan si deben ser de revisar los títulos y documentos y conocer su
De acuerdo con el arqueo a la Caja General, realizado el devueltos a los titulares o remitidos al archivo inactivo, labor que destino final buscando descongestionar la Caja
13 de diciembre de 201X a los documentos y elementos está encaminada a depurar los documentos que permanecen en Fuerte.
en custodia en caja de seguridad, se evidenció que en custodia y descongestionar la caja de seguridad y hacer más ágiles
algunos casos estos corresponden a operaciones los arqueos periódicos que deben efectuarse en cumplimiento de lo Dra. XXXXXX/ Tesorera General
concluidas y por lo tanto están ocupando ordenado en el Manual de Tesorería. Marzo 30 de 201X
innecesariamente espacio porque no se les ha dado el
trámite requerido para mantener únicamente en custodia Procederemos a enviar comunicación a la Director
los elementos que así lo ameriten. de Operaciones relacionando los títulos antiguos
que ya están cancelados y los no utilizados con
En la Sucursal C, de acuerdo al arqueo realizado a la Caja logo antiguo para que esta determine el proceso a
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Cumplimiento
General, se evidenció que hay títulos valores anulados y seguir.

cancelados, con fechas antiguas sin ningún trámite,
custodiados en la caja fuerte de la Tesorería. Dr. XXXXXX/ Gerente Sucursal C Enero 30
de201X
Anexo No. 11.1 Cheques en custodia (Devueltos)
Anexo No. 11.2 Moneda extranjera en custodia
Anexo No. 11.3 Cheques entregados por CI Ecocafé
Anexo No. 11.4 Pagarés y contratos transacción
Anexo No.11.5 Contratos de prenda sin tenencia por
préstamos de vehículo
Anexo No. 11.6 Pagarés préstamos vehículo
Anexo No. 11.7 Pagarés préstamo vivienda
Anexo No. 11.8 Hipotecas por préstamo vivienda
Anexo No. 11.9 Bonos de seguridad
Anexo No. 11.10 Claves de cajas fuertes de sucursales y
agencias
Anexo No. 11.11 Libros en custodia
Anexo No. 11.12 Otros documentos en custodia
Anexo No 11.13. Títulos Valores antiguos en Sucursal C.
 Pérdida de control sobre documentos de valor y

garantías en custodia.
 Custodia innecesaria de documentos que han perdido
valor y vigencia.
 Desactualización del registro de los valores en custodia
que requieran este procedimiento.
 Mayor demanda de tiempo para realizar los arqueos
periódicos de caja general.
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ANEXOS
Anexo N°1. Falta el consecutivo de los comprobantes de egreso
No. Cuenta
Mes Comprobantes de Egreso
Banco xxxxx
Funcionamiento
1 Julio No X08XX
Funcionamiento
2 Agosto No X090XX
Funcionamiento
3 Agosto No X090XX
Funcionamiento
4 Agosto No X090XX
Funcionamiento
5 Agosto No X090XX
Funcionamiento
6 Octubre No XX16XX
Funcionamiento
7 Octubre No XX16XX
Funcionamiento
8 Octubre No XX16XX
Funcionamiento
9 Noviembre No XX1XX
Funcionamiento
10 Noviembre No XX16XX
11 Septiembre No XX96XX Funcionamiento

12 Octubre No XX97XX Funcionamiento
13 Octubre No XX97XX Funcionamiento

14 Noviembre No XX97XX Funcionamiento

Anexo N°2. Cheques girados del Banco xxx pendientes de cobro

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Sucursal Cuenta Corriente Cheque Beneficiario Fecha Valor
08/09/201
Dirección General XXX-5082XX9-XX XX900XX XXXXX X 5.150
29/03/201
Cali XX0-XX86374-XX XX82XXX XXX X 1.302
08/09/201
A XX3-5XX33-XX XXX48XX XXX X 359.224
12/07/201
XX7-5XX03-1X XX89XX XXXX X 10.800
18/08/201
B XX7-56XX03-1X XX90XX XXXX X 73.000
Total 449.476
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Anexo N°3 - Consignaciones en bancos pendientes de contabilizar por
Empresa
Fecha de
Banco Número de cuenta Ciudad Valor
consignación
Bancolombia XXXXX700XXX 20/09/201X 130.500
XXXXX 02/09/201X 50.000
BBVA XXX10XX9-XX
26/03/201X 2.000
Total 182.500
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Anexo N°4 - Vales de caja menor sin aprobación del ordenador del gasto
Sucursal Fecha Beneficiario Concepto Valor

13/12/201X XXXXXXX Transporte 10.000
13/12/201X XXXXXXX Compra gato zorra 40.000
Dirección General
13/10/201X XXXXXXX Transporte urbanos 20.000
13/12/201X XXXXXXX Transporte Dian y Juzgados 7.000
Sucursal A 30/11/201X XXXXXXX Recarga de celular y transporte 40.000
Sucursal B
12/12/201X XXXXXXX D.O.9026 20.000
12/12/201X XXXXXXX D.O. 9029 20.000
Total 248.000
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Anexo N°5 - Reembolsos de caja menor reintegrados tardíamente
Cuantía Caja Menor 1.311.000
Número Fecha giro

Sucursal Fecha Período Valor % Días hábiles
reembolso reembolso
60 07/12/201X 30 de noviembre al 7 de diciembre 414.511 31,6 En tránsito 4

59 30/11/201X 24 de noviembre al 30 de noviembre 346.448 26,4 En tránsito 9
58 24/11/201X 21 de noviembre al 24 de noviembre 490.041 37,4 02/12/201X 7
55 04/11/201X 31 de octubre al 04 de noviembre 510.510 38,9 22/11/201X 12
54 31/10/201X 24 de octubre a 31 de octubre 503.373 38,4 10/11/201X 9
Dirección 53 24/10/201X 14 de octubre a 24 de octubre 476.189 36,3 01/11/201X 7
General
50 04/10/201X 29 de septiembre al 4 de octubre 440.358 33,6 12/10/201X 7
49 29/09/201X 23 de septiembre al 29 de septiembre 441.594 33,7 05/10/201X 5
45 06/09/201X agosto 31 al 06 de septiembre 468.339 35,7 13/09/201X 6
Sucursal A 68 21/11/201X Noviembre 11 a noviembre 19 743.654 62,8 28/11/201X 6
67 10/11/201X Noviembre 01 a noviembre 10 519.700 43,9 15/11/201X 4
66 31/10/201X Octubre 25 a octubre 31 631.950 53,4 04/11/201X 5
63 08/10/201X septiembre 30 a octubre 8 659.760 55,7 13/10/201X 4
62 30/09/201X septiembre 24 a septiembre 29 883.160 74,6 05/10/201X 4
60 15/09/201X septiembre 08 a septiembre 14 769.626 65 20/09/201X 4
58 31/08/201X Agosto 27 a agosto 31 315.060 27,5 08/09/201X 7
55 03/08/201X Julio 28 a agosto 3 898.950 78,4 09/08/201X 5
54 27/07/201X Julio 14 a julio 27 666.650 58,1 01/08/201X 4
Page 36 of 54
53 14/07/201X Julio 06 a julio 13 610.846 53,3 21/07/201X 5
52 05/07/201X Junio 23 a julio 05 737.750 64,3 12/07/201X 6
Anexo N°6 - Vales legalizados incluidos en reembolsos de períodos posteriores
Fecha de Fecha del

Sucursal Número Beneficiario Concepto Valor
Reembolso vale
Dirección 07/12/201X 28/11/201X XXXX31X XXXXX Transporte mensajero 8.400
General 07/12/201X 28/11/201X XXX83XX XXXXX Transporte revisión proyecto XXX 14.000
(Funcionamiento 07/12/201X 25/11/201X XX85XXX XXX Gasolina camioneta placas XXXX9 20.000
) 07/12/201X 20/11/201X XX83XXX XXXXX Fotocopias 800
Sucursal A 30/11/201X 12/11/201X XXX518XX XX Almuerzo Dian 23.780
Total 66.980
Anexo N°7 - Vales legalizados aprobados por el Coordinador de Servicios Generales
Page 37 of 54
FECHA NUMERO BENEFICIARIO CONCEPTO VALOR
07/12/201X XXXXX XXXXXXXX Transporte mensajería $ 5.600,00
XXXXX XXXXXXXX
09/12/201X Transporte mensajería $ 2.800,00
12/12/201X XXXXX XXXXXXXX Jefe jurídica-reunión Dian $ 8.000,00
13/12/201X XXXXX XXXXXXXX Transporte coordinador seguridad $ 20.000,00
02/12/201X XXXXX XXXXXXXX Autenticaciones $ 22.620,00
12/12/201X XXXXX XXXXXXXX Certificado Representación Legal $ 15.000,00
01/12/201X XXXXX XXXXXXXX Arreglo microondas $ 60.000,00
09/12/201X XXXXX XXXXXXXX Recarga prepago $ 40.000,00
13/12/201X XXXXX XXXXXXXX Pilas $ 11.150,00
12/12/201X XXXXX XXXXXXXX 10 botellas $ 10.989,00
09/12/201X XXXXX XXXXXXXX Cocacola y jugos $ 62.400,00
TOTAL $ 307.559,00
Anexo N°8 - Reembolsos de caja menor solicitados con disponibilidad de efectivo superior a lo
establecido
Page 38 of 54
Cuantía Caja Menor 1.311.000
Número Valor del Efectivo Porcentaje
Fecha Período %
reembolso reembolso disponible del efectivo
07/12/201
60 30 de noviembre al 7 de diciembre 414.511 68,4%
X 31,6 896.489
30/11/201
59 24 de noviembre al 30 de noviembre 346.448 73,6%
X 26,4 964.552
24/11/201
X 37,4 820.959
21/11/201
X 31,6 896.961
15/11/201
X 33,6 870.270
04/11/201
55 31 de octubre al 04 de noviembre 510.510 61,1%
X 38,9 800.490
31/10/201
54 24 de octubre a 31 de octubre 503.373 61,6%
X 38,4 807.627
24/10/201
X 36,3 834.811
14/10/201
X 37,5 819.255
07/10/201
X 35,1 850.510
04/10/201
50 29 de septiembre al 4 de octubre 440.358 66,4%
X 33,6 870.642
29/09/201
49 23 de septiembre al 29 de septiembre 441.594 66,3%
X 33,7 869.406
23/09/201
X 33,7 868.724
15/09/201
X 31,7 896.040
09/09/201
X 32,9 879.401
06/09/201
45 agosto 31 al 06 de septiembre 468.339 64,3%
X 35,7 842.661
Promedio 449.200 34,3 861.800 65,7%
Anexo N°9 – Caja menor con promedio de utilización baja
Page 39 of 54
Valor caja menor desde septiembre 2 de 201X 711.000
Valor caja menor anterior 689.000
Efectivo Porcentaje
Número Fecha Período Valor Porcentaje
disponible del efectivo
8-201X 30/11/201X Octubre 1 a noviembre 30 175.336 24,7% 535.664 75,3%
7-201X 30/09/201X Septiembre 1 a septiembre 30 252.668 35,5% 458.332 64,5%
6-201X 31/08/201X Agosto 1 a agosto 31 237.356 34,4% 451.644 65,6%
5-201X 31/07/201X Junio 30 a julio 31 369.000 53,6% 320.000 46,4%
4-201X 30/06/201X Mayo 31 a junio 30 224.586 32,6% 464.414 67,4%
3-201X 31/05/201X Abril 29 a mayo 31 76.396 11,1% 612.604 88,9%
2-201X 29/04/201X Marzo 10 a abril 29 330.000 47,9% 359.000 52,1%
1-201X 09/03/201X Enero 1 a marzo 9 339.295 49,2% 349.705 50,8%
Anexo N°10 - Consecutivos de Comprobantes de Caja Menor

Page 40 of 54
13/12/201X - Auditoría 14/12/201X - Subgerencia
No. Vale
Valor $ Fecha Valor $ Fecha
XXXXX 20.000 09/12/201X NA NA

XXXXX Sin evidencia NA 21.600 09/12/201X
XXXXX 30.000 08/12/201X NA NA
XXXXX 30.000 09/12/201X NA NA
XXXXX 30.000 09/12/201X NA NA
XXXXX 20.000 09/12/201X NA NA
XXXXX 20.000 09/12/201X NA NA
XXXXX 20.000 09/12/201X NA NA
XXXXX 30.000 09/12/201X NA NA
XXXXX 21.000 09/12/201X NA NA
XXXXX Blanco NA 6.700 10/12/201X
XXXXX 20.000 10/12/201X NA NA
XXXXX 21.000 12/12/201X NA NA
XXXXX 20.000 12/12/201X NA NA
XXXXX 20.000 12/12/201X Anulado 12/12/201X
XXXXX 16.800 12/12/201X NA NA
Anexo N°11.1 – Cheques en custodia (devueltos)
Page 41 of 54
Banco No. Cheque Fecha Cliente Valor ($) Observaciones
Superior XXXX 28/01/2004 XXXXX 8.400.000,00 Cuenta saldada
Superior XXXX 26/01/2004 XXXXX 5.400.000,00 Cuenta saldada
Cheque devuelto no recogido
Superior XXXX 04/03/2004 XXXXX 1.444.432,00
por los señores XXXXXX
Cheque devuelto no ha sido
Colpatria XXXX 07/02/2006 XXXXX 9.250.000,00
retirado por el XXXXXX
Cheque devuelto entregado por
Bancafé XXXX 19/06/2007 XXXXX 280.000.000,00 XXXXXX, Secretario General y
XXXX
A XXXX 19/10/2009 XXXXX 77.697.663.12 Cheque devuelto de XXXX
Total 304.494.432,00
Anexo N°11.2- Moneda extranjera en custodia
TRM a Valor total en

Documento remisorio Moneda Denominación Cantidad
30/12/201X $
Dólares 20 1 1942,7 38.854,00
Memorando XXXX de septiembre 02 de 20XX.
reintegro de USD$ XXXX Dólares por comisión Dólares 10 1 1942,7 19.427,00
del Dr. XXXXX en denominación así:
Dólares 1 7 1942,7 13.598,90
Totales 31,00 9,00 71.879,90
Euros 5 1 2503,95 12.519,75
Memorando XXX de Julio XXX de 201X.
Reintegro de $ XXX Euros por comisión Euros 20 2 2503,95 100.158,00
cumplida en XXX, de la Dra. XXXX en Euros 50 3 2503,95 375.592,50
denominación así:
Euros 500 1 2503,95 1.251.975,00
Totales 575,00 7,00 1.740.245,25
Anexo N°11.3 - CHEQUES ENTREGADOS POR XXXXX - GIRADOS XXXX Cuenta Corriente No.
0XXX-XXXX. No.112-08 A – Recibidos en julio 23 de 20XX
Page 42 of 54
Fecha
Banco No. cheque Valor Concepto
consignación
GARANTIA CUOTA MARZO /2009, OTROSI
ACUERDO DICIEMBRE 19/2008, SEGÚN
A XXXXX 30/01/201X $ 71.261.273,00
COMUNICACIONES: ECOCAFE: EC-0672-09 DE
JULIO 24 DE 2009.
A XXXXX 28/02/201X $ 71.261.273,00 IDEM ANTERIOR, CUOTA ABRIL/2009
A XXXXX 30/03/201X $ 71.261.273,00 IDEM ANTERIOR. CUOTA MAYO/2009
A XXXXX 30/04/201X $ 71.261.273,00 IDEM ANTERIOR, CUOTA JUNIO/2009
A XXXXX 30/05/201X $ 71.261.273,00 IDEM ANTERIOR, CUOTA JULIO/2009
A XXXXX 30/06/201X $ 71.261.273,00 IDEM ANTERIOR, CUOTA AGOSTO /2009
A XXXXX 30/07/201X $ 71.261.273,00 IDEM ANTERIOR.CUOTA SEPTIEMBRE/2009.
A XXXXX 30/08/201X $ 71.261.273,00 IDEM ANTERIOR, CUOTA OCTUBRE/2009
A XXXXX 30/09/201X $ 71.261.273,00 IDEM ANTERIOR, CUOTA NOVIEMBRE/2009
A XXXXX 30/10/201X $ 71.261.273,00 IDEM ANTERIOR, CUOTA DICIEMBRE/2009
A XXXXX 30/11/201X $ 197.884.000,00 GARANTIA SUBPRODUCTOS XXXXXX
Anexo N°11.4 - Pagarés y contratos transacción según memorando 1094 de

febrero 9 de 2005 de Secretaría General y Jurídica
Nombre Valor ($) Observación

Page 43 of 54
XXXXXX 5.562.167 Fechas de pago año 2005
XXXXXX 715.000 Fechas de pago año 2005
Plan de amortización en cinco (5) cuotas de noviembre
3.651.480
2008 a noviembre 201X.
Pagares XXXXX El monto de la obligación será el doble de valor nominal
memorando No. 814 marzo 5.477.220 inicial del presente documento, en tres (3) cuotas
20 de 2002 anuales de noviembre de 2021 a noviembre de 2023.
Pagadero en veintiséis (26) cuotas semestrales a partir
262.544
del 30 de junio de 2006.
Anexo N° - 11.5 - Contratos de prenda sin tenencia por préstamos de activos, sin saldos en
libros de Contabilidad
Page 44 of 54
Fecha
Nombre Vehículo Valor prenda
contrato
Jun-95 XXXXXXX Ilimitada
XXXXXXX
17-Jun-05 XXXXXXX XXXXXXX Ilimitada

11-Ene-06 XXXXXXX XXXXXXX Ilimitada
XXXXXXX XXXXXXX
24-Nov-93 Ilimitada
05-Dic-94 XXXXXXX XXXXXXX Ilimitada

22-Ago-96 XXXXXXX XXXXXXX Ilimitada
02-Oct-99 XXXXXXX XXXXXXX Ilimitada
25-Jun-93 XXXXXXX XXXXXXX 2.540.000
1998 XXXXXXX XXXXXXX Ilimitada
Sep-98 XXXXXXX XXXXXXX Ilimitada
Sin fecha XXXXXXX XXXXXXX Ilimitada
26-Nov-97 XXXXXXX XXXXXXX Ilimitada
26-Nov-97 XXXXXXX XXXXXXX Ilimitada
XXXXXXX XXXXXXX
10-Nov-94 Ilimitada
03-Abr-98 XXXXXXX XXXXXXX Ilimitada

12-Nov-92 XXXXXXX XXXXXXX 7.200.000

23-Nov-94 XXXXXXX Ilimitada
XXXXXX
Anexo N°11.6 - Pagarés préstamos vehículo, sin saldo en libros de
contabilidad
Fecha pagaré Nombre Valor Crédito

Page 45 of 54
28/10/1992 XXXXXXXXXXX
7.200.000
12.000.000
8.800.000
7.000.000
2.800.000
1.410.000
2.900.000
9.000.000
10.000.000
2.409.900
2.409.900
6.000.000
2.540.000
10.000.000
16.000.000
2.500.000
7.000.000
2.000.000
2.000.000
26.850.000
15.000.000
10.000.000
29/06/2007 XXXXXXXXXXX 13.230.000
12.082.000
5.300.000
Total 196.431.800
Anexo N°11.7 - Pagarés préstamos vivienda, sin saldo en libros de Contabilidad
Fecha Nombre Valor de Crédito

Page 46 of 54
27/07/1998 XXXXXXXXXX 6.000.000
04/05/1993 XXXXXXXXXX 2.252.000
16/09/1992 XXXXXXXXXX 14.000.000
15/12/1988 XXXXXXXXXX 3.300.000
03/07/1987 XXXXXXXXXX 800.000
21/01/2005 XXXXXXXXXX 10.436.973
02/10/2003 XXXXXXXXXX 15.000.000
11/04/1995 XXXXXXXXXX 2.100.000
16/01/2004 XXXXXXXXXX 11.100.000
27/12/1994 XXXXXXXXXX 2.200.000
18/10/1995 XXXXXXXXXX 4.200.000
Jun-97 XXXXXXXXXX 13.500.000
Total 84.888.973
Anexo N°11.8 –Hipotecas por préstamos de vivienda, sin saldo en libros de contabilidad
No.
Nombre Ciudad Valor
Escritura
XXXXXXX 2.569 A 6.200.000
XXXXXXX
3.244 A 45.000
XXXXXXX 2.380 C
XXXXXXX Hipoteca a
5.616 A
DAVIVIENDA
XXXXXXX 3.545 A 15.000.000
XXXXXXX 105 Z 11.100.000
Anexo N°11.9 - Bonos de seguridad
Descripción
XXXXXXXX.
Page 47 of 54
XXXXXXXX
XXXXXXXX
XXXXXXXX
XXXXXXXX
Anexo N°11.10 - Claves de cajas fuertes de sucursales y agencias
Descripción
 xxxxxxxxxxx
Page 48 of 54
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
Anexo N°11.11 - Libros en custodia
Descripción
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
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 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
Anexo N°11.12 - Otros elementos en custodia
Descripción
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
Page 50 of 54
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
 xxxxxxxxxxx
Anexo N°11.13 - Títulos Valores Antiguos Sucursal C
No. Título
Cliente Fecha Títulos Observación
Valor
XXXX XXXXXXXX 31/19/2006 XXXXXX Anulado

XXXX XXXXXXXX 02/11/2006 XXXXXX Sin anotación
Page 51 of 54
XXXX XXXXXXXX 30/09/2008 XXXXXX Anulado certificado y bono
XXXX XXXXXXXX 17/05/1995 XXXXXX Cancelado
XXXX XXXXXXXX 13/09/1995 XXXXXX Bono anulado
XXXX XXXXXXXX 08/09/1995 XXXXXX Bono anulado
Apéndice 1 Metodología de calificación de las oportunidades de mejora
Asunto que puede resultar en pérdidas financieras u operacionales en el corto plazo,

Prioridad Alta dentro del área, si no se resuelve. La acción correctiva deberá iniciar dentro de los 30
días siguientes y ser completada en el trimestre corriente.
Asunto que es recurrente en naturaleza o puede resultar en pérdidas operacionales o
financieras dentro del área en los próximos 12 meses si no se resuelve. La acción
Prioridad Moderada
correctiva debe iniciarse dentro de los siguientes 60 días y ser completada dentro de
los dos siguientes trimestres.
Prioridad Baja Asunto que es poco probable que resulte en pérdidas financieras u operacionales,
Page 52 of 54
pero puede incurrir en oportunidades de mejoramiento de la efectividad o eficiencia de
los controles o procesos. Una acción correctiva puede llevarse a cabo, pero no es
requerida. Así como, una respuesta de la gerencia no es requerida.
Apéndice 2 – Información relativa a la evaluación de controles

Solidez del control
1. Fuerte: El control y/o procedimiento de control observado está documentado e implementado, es

apropiado para mitigar los riesgos y siempre es aplicado con la intensidad y rigurosidad
Es suficiente y efectivo.
esperada.
2. Normal: El control y/o procedimiento de control observado es preventivo está documentado e
implementado, es apropiado para mitigar los riesgos, pero el personal no siempre lo cumple
Es efectivo
o aplica.
El control y/o procedimiento de control observado es correctivo, está documentado pero sólo
3. Moderado:
algunas veces es aplicado por múltiples motivos, cuando es implementado ayuda a reducir
Page 53 of 54
Requiere rediseño la exposición al riesgo, puede requerir rediseño.
4. Débil:
El control existente es informal, casi siempre es correctivo, ayuda a mitigar los riesgos, pero
Se debe implementar y
no siempre es aplicado. Se debe realizar una documentación e implementación.
documentar
5. Inexistente:
No se observó o evidenció procedimientos de control o controles que ayuden a reducir o
Se debe definir, documentar, mitigar el riesgo. Se debe definir, documentar, e implementar controles.
e implementar
Apéndice 3 – Información relativa a la evaluación general del informe

1. Evaluación general del informe de auditoría
Los controles internos son inadecuados para proteger los activos o minimizar la exposición a
Alto
las pérdidas.
Los controles internos son aceptables. Sin embargo, se identificaron un número de hallazgos
Medio con riesgo medio, que deben ser revisados y ajustados para que la ejecución de los controles
se realice de manera efectiva.
Los controles internos funcionan correctamente. La mayoría de los temas de auditoría que se
Bajo
identificaron se evaluaron como bajos.
Page 54 of 54

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AUDITORÍA INTERNA

Informe de auditoría al proceso de

Informe de Auditoría Interna

Fecha: Enero de 20XX

Descripción: Auditoría Interna para el proceso de tesorería

Tesorera Staff de Auditoría

1.2. Objetivos y alcance de la auditoría............................................................................................................................................................. 5

1.3. Metodología utilizada y documentos de referencia...................................................................................................................................... 7

1.4. Buenas Prácticas........................................................................................................................................................................................ 8

1.5. Calificación de Controles............................................................................................................................................................................. 9

1.6. Principales resultados............................................................................................................................................................................... 10

APÉNDICE 1 METODOLOGÍA DE CALIFICACIÓN DE LAS OPORTUNIDADES DE MEJORA..............................52

APÉNDICE 2 – INFORMACIÓN RELATIVA A LA EVALUACIÓN DE CONTROLES................................................53

Apéndice 3 – Información relativa a la evaluación general del informe........................................................................54

1.2. Objetivos y alcance de la auditoría

 Seguridad, Custodia y Control de la Documentación.

 Registro de movimientos de Ingreso de Efectivo a caja.

 Emisión de comprobantes de pago y su respectivo cheque.

 Seguridad de la Información y de elementos de giro de cheques.

 Cumplimiento de pago a terceros por parte del Empresa.

 Cuentas Bancarias y Conciliaciones

 Evaluación de Controles Básicos en Tesorería.

 Se tienen firmas tipo A y tipo B, según el monto de los cheques a girar.

Calificación Número Nombre del control

Dirección General, Sucursal A

Dirección General, Sucursal A, C, B

1.6.4. Cuentas en bancos y corporaciones

1.6.5. Comprobantes de egresos y traslados de recursos

 Cancelación extemporánea de la firma registrada en 6 cuentas de Bancolombia de la ex Gerente de la sucursal, doctor

Dirección General, Sucursal A, B

Medidas Acordadas, Responsable y Fecha de

Seguridad y custodia MEDIO

1.1 Incumplimiento de la frecuencia establecida para Recomendación Medidas Acordadas

Seguridad y claves MEDIO

1.2 La clave y llave de la caja de seguridad no se cambian Recomendación Medidas Acordadas

No se da cumplimiento a lo señalado en el numeral XXX

 Pérdidas económicas por extravío de documentos o

1.3 No se conserva copia de la clave de seguridad de Recomendación Medidas Acordadas

“sobre que dice contener Clave y llaves de la Caja Fuerte

 Traumatismos de tipo administrativo cuando se

Custodia de cheques en Tesorería MEDIO

 Sobrecostos o excesos en gastos por autorizaciones

Ingreso a caja de efectivo y/o Título Valor MEDIO

 Pérdidas económicas por recibo de cheques que no

2.2 Retraso en la consignación de cheques en las cuentas Recomendación Medidas Acordadas:

Se incumple así con lo estipulado en el Manual de

 Afectación de la liquidez de la empresa por no

De esta manera se incumple con el Manual de Tesorería,

 Pérdidas económicas por recaudo de dinero en

2.4 Comprobantes de ingresos a caja anulados, sin la Recomendación Medidas Acordadas

Sucursal Comprobante Observación

B XX0641- Nov Falta la copia blanca

 Pérdidas económicas por comprobantes de ingreso

3. Consignaciones y cheques recibidos

Reintegro de porcentaje por concepto de sanción MEDIO

Fecha Valor Sanción

Totales 23.594.713 4.718.943

 Pérdidas económicas por no lograr el recaudo de la

4. Giros de cheques en blanco. Custodia de cheques en Tesorería ALTO

4.1 Cheques firmados en blanco represados en la caja Recomendación Medidas Acordadas

Durante el desarrollo de la auditoría los cheques

XX1702 12/12/201X $415.886

XX1703 12/12/201X $544.660